ADMINISTRASI DAN PENGORGANISASIAN BUMDes ADMINISTRASI BUMDes A. Pengertian Administrasi BUMDes Administrasi BUMDes adalah suatu proses kegiatan untuk mencatat, mengklasifikasikan dan meringkas seluruh kegiatan BUMDes secara sistematis yang disajikan dalam bentuk Laporan Administrasi BUMDes. Selanjutnya Laporan tersebut digunakan sebagai bahan untuk melakukan analisa dan hasil analisanya menjadi dasar untuk pengambilan keputusan usaha (BUMDes). B. Administrasi dibedakan menjadi 3 jenis : 1. Administrasi sebagai proses atau kegiatan Adalah keseluruan proses kegiatan pemikiran dan pengaturan mulai dari penentuan tujuan sampai dengan bagaimana mencapai tujuan. 2. Administrasi sebagai tatausaha Adalah mengatur segala sesuatu pekerjaan yang berhubungan dengan tulis menulis, surat menyurat dan mencatat (membukukan) setiap perubahan atau kejadian yang terjadi dalam organisasi itu. 3. Administrasi sebagai administrasi negara atau pemerintahan C. Ada 3 faktor yang menyebabkan perlunya suatu administrasi : 1. Adanya kegiatan (melibatkan banyak orang dan kegiatan yang dipilah-pilah) 2. Agar tujuan bisa dicapai secara efektif dan efisien 3. Adanya kebutuhan untuk mendokumentasikan semua kegiatan D. Apakah administrasi itu penting? Keterbatasan menyimpan dalam pikiran orang merupakan hal yang biasa, untuk itu perlu suatu cara agar orang tidak mudah lupa yaitu dengan cara mengadministrasikan. Page 1
E. Pencatatan kegiatan organisasi BUMDes secara umum terdiri dari: 1. Pencatatan dan pendokumentasian segala bentuk kegiatan; proses perencanaan, pelaksanaan, monev, dan pelaporan program. 2. Pencatatan aktivitas fungsionaris (pengelola) BUMDes. 3. Pencatatan segala bentuk Input dan Output kegiatan BUMDes. F. Administrasi terkait dengan keuangan BUMDes 1. Mencatat semua transaksi keuangan yang dilakukan oleh pengelola Bumdes. 2. Semua transaksi yang mengakibatkan berkurangnya aset BUMDes 3. Semua transaksi yang mengakibatkan bertambahnya aset BUMDes G. Jenis-jenis buku administrasi BUMDes ( Umum ) 1. Buku Daftar Pengelola BUMDes 2. Buku Notulen Rapat BUMDes 3. Buku Agenda Surat Masuk 4. Buku Agenda Surat Keluar 5. Buku Rencana Kegiatan BUMDes 6. Buku Kas Harian BUMDes 7. Buku Pinjaman 8. Buku Insentif 9. Buku Laporan BUMDes a. Laporan Kegiatan BUMDes b. Laporan Keuangan BUMDes Page 2
FORMAT BUKU ADMINISTRASI BUMDes 1. BUKU IDENTITAS PENGELOLA BUMDes No Nama Tempat Tgl Lahir Alamat L/P Jabatan Periode Penddk Jenis Pelatihan Ket 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 2. BUKU NOTULEN RAPAT 1. Hari/Tanggal : 2. Tempat : 3. Pukul : 4. Pimpinan Rapat : 5. Materi yang dibahas : 6. Kesimpulan : 7. Lampiran (daftar hadir) : NOTULIS:.... Page 3
3. BUKU AGENDA SURAT MASUK No. Nomor dan Tanggal Isi Pokok Asal Surat Tanggal Surat Penerimaan Surat Surat 1 2 3 4 5 4. BUKU AGENDA SURAT KELUAR No. Nomor dan Tanggal Isi Pokok Ditujukan Tanggal Surat Pengiriman Surat Surat kepada 1 2 3 4 5 Page 4
5. BUKU RENCANA KEGIATAN BUMDES No Uraian Kegiatan JADWAL RENCANA KEGIATAN BUMDES B U L A N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Penanggung Jawab 6. BUKU KAS HARIAN No. Tanggal Keterangan Masuk Keluar Saldo 1 2 3 4 5 6 Page 5
7. BUKU INSENTIF PENGELOLA Jumlah Tanda No. Tanggal Nama Jabatan Penerimaan Tangan 1 3 3 4 5 6 Jenis Buku Laporan BUMDes: a. Laporan Kegiatan BUMDes b. Laporan Keuangan BUMDes Page 6
PENGORGANISASIAN BUMDes 1. Organisasi Kepengurusan Organisasi Kepengurusan Badan Usaha Milik Desa terdiri dari Pemerintah Desa dan Masyarakat. 1. Susunan Organisasi Kepengurusan terdiri : a. Komisaris (penasehat) b. Direksi (pelaksana operasional) 2. Komisaris (penasehat) secara ex officio dijabat oleh Kepala Desa yang bersangkutan 3. Direksi dan Kepala Unit Usaha, ditunjuk oleh masyarakat setempat berdasarkan musyawarah yang dituangkan dalam Berita Acara 4. Kepengurusan ditetapkan dengan Keputusan Kepala Desa dan disampaikan kepada Bupati/Walikota melalui Camat. 2. Kewajiban dan Kewenangan Pengurus Kewajiban dan Kewenangan Komisaris. Kewajiban. Komisaris sebagai penasehat BUMDes dalam melakukan tugasnya berkewajiban : a. Memberi nasehat kepada Direksi dan Kepala Unit Usaha dalam melaksanakan pengelolaan BUMDes b. Memberikan saran dan pendapat mengenai masalah yang dianggap penting bagi pengelolaan BUMDes c. Mengawasi pelaksanaan kegiatan usaha apabila terjadi gejala menurunnya kinerja kepengurusan Page 7
Kewenangan Untuk melaksanakan kewjibannya Komisaris mempunyai kewenangan : a. Meminta penjelasan dari pengurus mengenai segala persoalan yang menyangkut pengelolaan usaha desa b. Melindungi usaha desa terhadap hal-hal yang dapat merusak kelangsungan dan citra BUMDes. Pemilihan Direksi / Kepala Unit Usaha. Pemilihan Direksi /Kepala Unit Usaha dipilih berdasarkan persyaratan sebagai berikut : a. Warga desa yang mempunyai jiwa wirausaha b. Bertempat tinggal dan menetap di desa sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun c. Berkepribadian baik, jujur, adil, cakap, berwibawa, penuh pengabdian terhadap perekonomian desa d. Pendidikan yang memadai minimal SLTA Masa bakti kepengurusan Direksi dan Kepala Unit Usaha disesuaikan dengan situasi dan kondisi masyarakat setempat. Kepengurusan dapat diberhentikan : a. Telah selesai masa baktinya b. Karena meninggal dunia c. Karena mengundurkan diri d. Tidak dapat melaksanakan tugas dengan baik sehingga menghambat pertumbuhan dan perkembangan badan usaha desa e. Karena tersangkut tindak pidana Kepengurusan BUMDes mendapat tunjangan penghasilan yang besarnya disesuaikan dengan kemampuan dan keuntungan usaha. Page 8
Tugas dan Kewajiban Direksi / Kepala Unit Usaha 1. Tugas. a. melayani kebutuhan ekonomi warga masyarakat b. Mengembangkan dan membina badan usaha agar tumbuh dan berkembang menjadi lembaga yang dapat mengusahakan agar tetap tercipta pelayanan ekonomi desa yang adil dan merata c. Memupuk usaha kerjasama dengan lembaga-lembaga perekonomian lainnya yang ada di desa. d. Menggali dan memanfaatkan potensi ekonomi desa untuk meningkatkan pendapatan asli desa e. Memberi laporan perkembangan usaha kepada masyarakat desa melalui forum musyawarah desa minimal 2 (dua) kali dalam setiap tahun 2. Kewajiban a. Unit Usaha wajib menyampaikan laporan berkala setiap bulan berjalan kepada Direksi mengenai : 1) Laporan Keuangan unit usaha 2) Progres kegiatan dalam bulan berjalan b. Direksi menyampaikan laporan dari seluruh kegiatan usaha kepada Komisaris setiap tiga bulan sekali c. Laporan secara keseluruhan dalam 6 bulan harus diketahui oleh warga desa dalam suatu rembung/musyawarah desa. Page 9
3. Struktur Organisasi BUMDes Usaha Desa/ Masyarakat Komisaris BBH Perusdes Direksi/ Ka Unit Usaha Direksi/ Ka Unit Usaha Direksi/ Ka Unit Usaha Warga Masyarakat Setempat Agar tata organisasi BUMDes berjalan dengan baik setidaknya harus memiliki kelengkapan organisasi yang terdiri dari, Anggaran Dasar Anggaran Rumah Tangga (AD-ART); Administrasi Organisasi dan Administrasi Keuangan. A. ANGGARAN DASAR DAN ANGGARAN RUMAH TANGGA (AD-ART) a.1. Apa itu AD-ART dan apa fungsinya? AD-ART adalah aturan tertulis organisasi yang dibuat dan disepakati bersama oleh seluruh anggota yang berfungsi sebagai pedoman organisasi dalam mengambil kebijakan serta menjalankan aktivitas dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Sifat dari AD-ART adalah mengikat bagi setiap komponen organisasi dan bersifat melindungi kepentingan bersama. Page 10
a.2. Apa Perbedaan AD dan ART? Bagaimana Langkah Penyusunannya? Anggaran Dasar (AD): Adalah peraturan tertulis memuat dan terdiri dari aturan-aturan pokok saja dalam organisasi yang berfungsi sebagai pedoman dan kebijakan untuk mencapai tujuan serta menyusun aturan-aturan lain. Biasanya disusun sebelum kepengurusan terbentuk. Langkah penyusunan Anggaran Dasar (AD): Pemdes mengundang masyarakat, lembaga-lembaga masyarakat desa, dan tokoh masyarakat. Membentuk Tim Perumus ( dengan melibatkan golongan miskin/ kurang mampu dan perempuan dalam tim ) Tim Perumus menggali aspirasi dan merumuskan pokok-pokok aturannya dalam bentuk draf AD Pertemuan desa untuk membahas draf AD Dibuat Berita Acara Pengesahan draf AD menjadi AD Penyusunan dan Pembentukan Pengelola BUMDes Dibuat Berita Acara Pembentukan dan Pemilihan Pengelola Anggaran Rumah Tangga (ART) Adalah aturan tertulis, sebagai bentuk operasional yang lebih terinci dari aturan-aturan pokok dalam anggaran dasar (AD) Page 11 dalam melaksanakan tata kegiatan organisasi. Biasanya disusun setelah pengelola terbentuk, dan disyahkan melalui rapat anggota. Langkah penyusunan: Pengelola mengundang masyarakat pemanfaat, kelembagaan desa, pemerintah desa dan tokoh masyarakat. Membentuk tim perumus (sebisa mungkin golongan miskin dan perempuan dilibatkan). Tim perumus menggali aspirasi dan merumuskna pokok-pokok aturannya dalam bentuk draft ART.
Rembug Desa untuk membahas draft ART Dibuat berita acara pengesahan draft ART menjadi ART. Setelah AD/ ART dan pengelola BUMDes terbentuk maka ditetapkan melalui Peraturan Desa (Perdes) tentang BUMDes a.3. Apa saja yang diperlu diatur dalam AD-ART Secara umum AD-ART memuat hal-hal pokok sebagai berikut: Nama dan kedudukan Asas dan tujuan Kegiatan atau usaha Keanggotaan Hak dan kewajiban anggota Kepengurusan Hak dan kewajiban Pengelola Rapat pengelola dan atau anggota (masyarakat beserta Pemdes) Sumber permodalan Pengelolaan keuntungan B. ADMINISTRASI ORGANISASI b.1 Fungsi Administrasi Sebagai alat untuk mengetahui keadaan harta kekayaan lembaga setiap saat, termasuk kondisi keuangannya. Sebagai alat kontrol bagi komponen kelembagaan (anggota, pengelola, dan badan pengawas) dalam menjalankan kegiatan dan pengendalian organisasi. Sebagai alat monitoring dan evaluasi bagi lembaga untuk menyusun rencana kerja. Sebagai bahan pengambilan keputusan. Sebagai alat pemersatu antar komponen kelembagaan. Sebagai modal (selain uang) dalam mengembangkan organisasi. Page 12
b.2 Kelengkapan Aministrasi Administrasi organisasi yang minimal harus ada adalah; Buku daftar anggota Buku Daftar kegiatan Absensi dan Notulen Hasil Rapat-Rapat C. ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam pengeloaan BUMDes, maka kelengkapan administrasi keuangan yang disiapkan oleh pengelola terdiri dari buku : Buku Kas Harian, Buku Jurnal, Buku Besar, Neraca Saldo, Laporan Rugi Laba, Neraca, Laporan Ekuitas dan Laporan Arus Kas. Page 13