BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian Dalam era globalisasi dewasa ini telah tumbuh dan berkembang bermacam-macam perusahaan manufaktur yang satu sama lain saling bersaing untuk memperluas daerah pemasaran. Persaingan sebenarnya merupakan hal yang wajar, dan jika dilihat dari sisi positifnya, maka dengan persaingan yang sehat perusahaan-perusahaan akan termotivasi untuk mengalahkan pesaingnya. Tiap perusahaan akan berusaha untuk menghasilkan produk yang berkualitas serta memberikan pelayanan terbaik bagi konsumen. Agar perusahaan dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya, maka perusahaan harus memperhatikan semua faktor yang berkaitan dengan kegiatankegiatan yang ada dalam perusahaan. Kegiatan-kegiatan dalam perusahaan saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya. Kegagalan pelaksanaan salah satu kegiatan akan berpengaruh pada kegiatan lainnya. Dengan demikian maka perencanaan sistem dan pengendalian pelaksanaan kegiatan harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Pada hakikatnya perusahaan sangat tergantung pada sistem informasi agar selalu berkompetitif. Salah satu cara agar tujuan ini dapat tercapai yaitu dengan memiliki sistem informasi akuntansi yang akurat dan catatan yang up-to-date. Hal ini sangat mempengaruhi manajemen dalam perencanaan dan pengendalian persediaan. Persediaan bahan baku merupakan aset perusahaan yang cukup besar dan merupakan unsur aktiva perusahaan yang sangat penting dalam kegiatan perusahaan. Sehingga apabila dalam penanganannya tidak dilakukan dengan baik, maka akan menimbulkan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan. Persediaan bahan baku memerlukan perhatian yang sangat besar dari manajemen, karena persediaan bahan baku merupakan aktiva yang paling sensitif terhadap waktu, penurunan harga pasar, kelalaian dalam penggunaan bahan baku, produksi, kegagalan untuk membeli bahan baku dengan harga termurah, pencurian, pekerja-pekerja yang tidak efisien, dan kerusakan. Alasan lain yang mendukung
pentingnya pengendalian persediaan bahan baku adalah jika pos-pos yang belum diproduksi bertumpuk dalam persediaan. Begitu juga manajemen harus memonitor tingkat persediaan secara seksama untuk membatasi pembiayaan akibat banyaknya timbunan persediaan. Dengan adanya sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku yang memadai, diharapkan dapat menunjang tercapainya efektivitas pengendalian internal persediaan bahan baku, sehingga dapat meminimalisasi terjadinya pernyimpangan. Di dalam sistem informasi akuntansi terdapat banyak informasi yang diperlukan oleh manajemen untuk mengendalikan operasi dan keuangan. Salah satu tanggung jawab utama manajemen adalah pengelolaan. Dimana manajemen harus melindungi sumber daya organisasi. Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk menyusun skripsi berjudul Peranan sistem informasi persediaan bahan baku dalam menunjang efektivitas pengendalian intenal persediaan bahan baku. 1.2 Identifikasi Masalah 1) Apakah penerapan sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku dalam perusahaan telah dilaksanakan secara memadai. 2) Apakah pengendalian internal persediaan bahan baku yang diterapkan perusahaan telah efektif. 3) Bagaimana peran sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku dalam menunjang efektivitas pengendalian internal persediaan bahan baku. 1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian 1) Untuk mengetahui sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku yang diterapkan perusahaan. 2) Untuk mengetahui pengendalian internal persediaan bahan baku yang diterapkan perusahaan. 3) Untuk mengetahui peran sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku dalam menunjang efektivitas pengendalian internal persediaan bahan baku.
1.4 Kegunaan Penelitian Diharapkan dari hasil penelitian dapat memberi kegunaan bagi. 1) Penulis, untuk memenuhi salah satu syarat menempuh ujian sarjana ekonomi di fakultas ekonomi universitas widyatama dan untuk memperoleh gambaran tentang sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku yang diterapkan dalam dunia usaha sehingga dapat menambah pengetahuan penulis. 2) Perusahaan atau manajemen, untuk meningkatkan efektivitas pengendalian internal persediaan bahan baku. 3) Pihak lain, hasil penelitian ini dapat dijadikan bahan informasi dan bahan kajian untuk melanjutkan atau mengembangkan penelitian lebih lanjut. 1.5 Kerangka Pemikiran Menurut Kieso, Weygandt, dan Warfield yang dialihbahasakan oleh Emil Salim (2002: 444) mendefinisikan persediaan adalah sebagai berikut : Persediaan (inventory) adalah pos-pos aktiva yang dimiliki untuk dijual dalam operasi bisnis normal atau barang yang akan digunakan atau dikonsumsi dalam memproduksi barang yang akan dijual. Dalam perusahaan manufaktur biasanya memiliki tiga akun persediaan yaitu: persediaan bahan baku, persediaan barang dalam proses, dan barang jadi. Biaya yang dibebankan ke barang dan bahan baku yang ada di tangan tetapi belum dialihkan ke produksi dilaporkan sebagai persediaan bahan baku (raw material inventory). Bahan baku dapat ditelusuri secara langsung ke produk akhir. Pada setiap titik dalam proses produksi yang berkelanjutan, ada sejumlah unit yang belum selesai diproses sepenuhnya. Biaya bahan baku untuk produk yang telah dibuat tetapi belum selesai, ditambah biaya tenaga kerja langsung yang diaplikasikan secara khusus ke bahan baku dan biaya overhead yang dialokasikan, merupakan persediaan barang dalam proses (work in process inventory). Biaya yang berkaitan dengan produk yang telah selesai tetapi belum terjual pada akhir periode fiskal, dilaporkan sebagai persediaan barang jadi (finished goods inventory). Persediaan bahan baku merupakan hal yang sangat penting,
maka diperlukan berbagai informasi yang menyangkut persediaan bahan baku. Agar manajer dapat melakukan aktivitas pengendalian terhadap persediaan bahan baku, informasi tersebut harus disediakan oleh suatu sistem informasi akuntansi. Menurut George H. Bodnar dan William S. Hoopwood (2004:1) An accounting information system (AIS) is a collection of resources, such as people and equipment, designed to transform financial and other data into information. This information is communicated to a wide variety of decision makers. Accounting information system perform this information wether they are essentially manual systems or thoroughly computerized. (sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi. Informasi ini disalurkan ke dalam berbagai variasi pembuat keputusan. Sistem informasi akuntansi menjalankan perubahan ini melalui sistem manual maupun melalui komputerisasi ) Salah satu tujuan disusunya sistem informasi akuntansi untuk meningkatkan pengendalian internal guna menjamin bahwa kebijakan dan pengarahan-pengarahan manajemen benar-benar dipatuhi. Dalam perusahaan besar, manajemen berada cukup jauh dari operasi, dan supervisi karyawan. Sebagai penggantinya manajemen harus bergantung pada sejumlah teknik pengendalian untuk mengimplementasikan keputusan dan tujuan-tujuannya dan untuk mengatur kegiatan-kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya. Pengendalian dapat mencakup lingkup kegiatan yang luas, seperti memelihara kuantitas persediaan, pemakaian dalam produksi administrasi. Pengendalian internal yang efektif merupakan faktor kunci bagi manajemen perusahaan yang efektif. Pengendalian internal yang efektif sangat diperlukan untuk memastikan tercapainya tujuan perusahaan dan penentuan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan. Dengan demikian, pemahaman yang sama tentang pengendalian internal yang efektif merupakan suatu hal yang sangat penting. Pengendalian internal yang telah disusun dan diselenggarakan secara memadai dapat saja dianggap telah berjalan efektif karena pada dasarnya struktur pengendalian tidak menjamin sepenuhnya tercapainya tujuan organisasi. Tingkat efektivitas
pengendalian internal diukur dari tercapainya tujuan pengendalian internal tersebut. Untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai pengendalian internal. Berikut dikemukakan pengertian pengendalian internal menurut COSO (Committee of Sponsoring Organization of Treadway Commission) : Internal Control is broadly defined as a process,effected by an entity s board directors,management and other personnel,designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories: i. Effectiveness and efficiency of operations; ii. Reliability of financial reporting;and iii. Compliance with applicable laws and regulation (COSO,1994;3,Arens et al 2006 :270). Pengendalian internal atau internal control adalah suatu proses yang dilakukan oleh orang, dari pimpinan puncak sampai para pelaksana, yang dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal (reasonable assurance) akan tercapainya tujuan organisasi dengan kondisi : (1) efisien dan efektif dari kegiatan; (2) keandalan informasi; dan (3) ketaatan terhadap hukum dan perundang-undangan yang berlaku. Untuk menciptakan pengendalian internal yang memadai harus memenuhi beberapa kriteria. pengendalian internal terdiri dari 5 komponen yaitu : 1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Merupakan keadaan yang mencerminkan tingkat perhatian dan dukungan manajemen terhadap pengendalian internal. lingkungan pengendalian merupakan landasan dari seluruh komponen pengendalian internal. 2. Penaksiran Risiko (Risk Assessment) Merupakan kegiatan identifikasi dan analisis mengenai risiko, baik yang timbul karena faktor eksternal maupun internal, yang berpotensi menghambat pencapaian tujuan perusahaan. 3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Merupakan tindakan-tindakan yang dilakukan dalam suatu proses pengendalian terhadap kegiatan perusahaan pada setiap tingkat dan unit dalam struktur organisasi perusahaan, antara lain mengenai pemisahan wewenang, otorisasi, verifikasi, rekonsiliasi penilaian atas prestasi kerja,
pembagian tugas dan keamanan terhadap asset perusahaan, serta pengendalian atas akses ke program dan data. 4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Merupakan identifikasi, pencatatan, penyebaran dan penggunaan informasi yang relevan secara tepat waktu dalam rangka menunjang terlaksananya tugas dan tanggungjawab manajemen dan karyawan termasuk tugas pengendalian internal. 5. Pemantauan (Monitoring) Merupakan pengujian dan pemantauan atas efektivitas pengendalian internal, baik berupa kegiatan supervisi langsung maupun evaluasi berkala. Pengendalian intern adalah salah satu sarana yang digunakan untuk mengevaluasi efektivitas pengelolaan dari suatu perusahaan. Melalui pengendalian intern ini, pihak manajemen perusahaan dapat mengetahui sampai sejauh mana pelaksanaan efektivitas perusahaan dapat tercapai. Tujuan pengendalian internal dapat dicapai bila elemen pengendalian itu sendiri benar-benar dipatuhi, dan agar pengendalian itu berjalan efektif, maka diperlukan suatu bagian tertentu yang mengawasi dan mengevaluasi keefektifan pengendalian intern sangat penting dalam perusahaan. Pengendalian intern meliputi rencana organisasi dari semua metode serta kebijakan yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan akan membantu manajemen dalam menjaga keamanan hak milik perusahaan, disamping itu dapat pula mencegah serta menemukan kesalahan-kesalahan dan penggelapan yang dapat merugikan perusahaan yang dikelolanya. Maka pengelolaan usaha yang baik harus berdasarkan sistem informasi akuntansi yang dimiliki suatu entitas bisnis. Sistem pengendalian internal yang efektif yang ada dalam perusahaan dimaksudkan untuk meminimalkan terjadinya penyimpangan (irregularities) dan kecurangan (fraud) dalam batas-batas biaya yang layak, yaitu dengan memperhatikan biaya yang di korbankan dengan hasil yang mungkin dicapai, walaupun penyimpangan (irregularities) dan kecurangan (fraud) kemungkinan masih terjadi, tetapi dengan pengendalian internal yang efektif maka penyimpangan dan kecurangan tersebut dapat segera diatasi.
Agar pengendalian internal dapat berjalan dengan baik, maka dalam penerapannya harus dilaksanakan bersama-sama dengan sistem informasi akuntansi, karena antara sistem dengan pengendalian tidak dapat dipisahkan. Jadi terdapat hubungan positif antara sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku dengan pengendalian persediaan bahan baku, karena dengan sistem informasi akuntansi yang memadai dapat menunjang pengendalian internal bahan baku yang efektif. Tujuan sistem informasi akuntansi persediaan adalah menyajikan informasi yang dibutuhkan pemakai untuk melaksanakan pengendalian internal persediaan. Berdasarkan uraian dalam kerangka pemikiran ini, maka bagan kerangka pemikiran dapat dijelaskan sebagaimana gambar 1.1 sebagai berikut : Gambar 1.1 Bagan Kerangka Pemikiran PT Kimia Farma (Persero) Tbk.Plant Bandung Sistem Informasi Akuntansi Bahan Baku yang memadai Efektivitas Pengendalian Internal Persediaan Bahan Baku 1. Sumber daya manusia 2. Sumber daya modal 3. Sistem dan Prosedur Keterangan : : Alur berfikir : Yang diteliti 1. Lingkungan pengendalian 2. Perkiraan resiko 3. Aktivitas Pengendalian 4. Informasi dan komunikasi 5. Pemantauan
Berdasarkan gambar di atas tampak terlihat ada hubungan yang saling menunjang antara sistem informasi akuntansi dengan pengendalian internal, kedua alat tersebut harus berjalan bersama-sama dalam suatu perusahaan. Tidak mungkin suatu perusahaan yang telah melaksanakan sistem informasi akuntansi yang baik tanpa memiki sistem pengendalian internal yang baik pula, karena salah satu tujuan akuntansi adalah meningkatkan sistem pengendalian internal. Dengan kata lain sistem informasi akuntansi secara berbagai metode dan prosedur yang berlaku, harus mendukung terciptanya kegiatan sistem pengendalian internal. Akan tetapi sering terjadi pada suatu perusahaan yang telah memiliki sistem akuntansi manual dan terkomputerisasi telah dijalankan, tetapi berbagai kegiatan-kegiatan sistem pengendalian internal, antara lain internal cek dan lain-lain secara formil dan materil tidak dilaksanakan secara sempurna sehingga laporan berkala yang diterbitkan sebagai produk sistem akuntansi tidak terkendali dan tidak dapat diuji kebenarannya. Dipihak lain sistem pengendalian internal yang dijalankan harus ditunjang oleh sistem informasi akuntansi yang baik agar sistem pengendalian internal dapat mencapai sasaran antara lain mengamankan kekayaan perusahaan, menguji ketelitian data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong ketaatan pada kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah digariskan pimpinan perusahaan. Agar hal ini dapat tercapai, maka perlu didukung oleh pelaksanaan sistem dan prosedur pencatatan yang baik. 1.6 Hipotesis Penelitan Hipotesis penelitian merupakan jawaban sementara terhadap rumusan masalah penelitian. Dikatakan sementara karena jawabannya baru menggunakan teori yang relevan, belum didasarkan pada fakta-fakta empiris yang diperoleh melalui pengumpulan data (Sugiyono 2004 : 51). Berdasarkan kerangka pemikiran maka hipotesis penelitian ini adalah sebagai berikut : Sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku yang dilakukan secara memadai berperan dalam menunjang efektivitas pengendalian internal persediaan bahan baku.
Adapun penelitian sebelumnya dilakukan oleh mahasiswa Universitas Widyatama yang bernama Sasmita Sariwana (01.02.070) dengan judul Peranan sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku dalam menunjang efektivitas pengendalian internal persediaan bahan baku, pada tahun 2006. Perbedaan antara peneliti sebelumnya dengan sekarang terdapat pada objek penelitian, objek penelitian sebelumnya survei pada pabrik Gondorukeun dan Terpentin Sindangwangi, sedangkan penelitian sekarang dilakukan pada PT Kimia Farma (Persero) Tbk. Plant Bandung. 1.7 Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif analitis mengkhususkan pada studi kasus. Metode deskriptif merupakan penelitian terhadap masalah-masalah berupa fakta-fakta saat ini dari suatu populasi, yang bertujuan untuk menguji hipotesis atau menjawab pertanyaan yang berkaitan dengan current status dari subyek yang diteliti. Studi kasus merupakan penelitian dengan karakteristik masalah yang berkaitan dengan latar belakang dan kondisinya saat ini dari subyek (individu, kelompok, lembaga atau komunitas tertentu) yang diteliti, lingkup penelitian kemungkinan hanya mencakup bagian tertentu yang difokuskan pada faktor-faktor atau unsur-unsur tertentu dan kejadian secara keseluruhan. 1.7.1 Teknik Pengumpulan Data Proses pengumpulan data dilakukan dengan 3 (tiga) cara yaitu: 1) Studi lapangan (field Research) Yaitu pengumpulan data secara langsung dengan mengadakan penelitian terhadap objek yang diteliti untuk memperoleh data primer, yaitu berupa : a. Observasi, yaitu pengamatan langsung terhadap aktivitas-aktivitas perusahaan yang erat hubungannnya dengan objek yang diteliti b. Wawancara, yaitu tanya jawab langsung dengan bagian yang terkait dengan objek yang diteliti dalam perusahaan tersebut c. Kuesioner, yaitu berupa serangkaian pertanyaan tertulis dengan cara menyebarkan daftar isian berupa angket pada sebagian
karyawan. Tujuannya adalah untuk mengumpulkan data mengenai peranan sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku dalam menunjang efektivitas pengendalian internal persediaan bahan baku. 2) Studi kepustakaan (Library Research) Penelitian ini dimaksudkan untuk memperoleh landasan teori guna mendukung data primer yang diperoleh selama penelitian. Data ini diperoleh dari buku-buku dan referensi lainnya. 1.7.2 Operasionalisasi Variabel Dalam penelitian ini terdapat dua variabel yang akan diteliti yaitu : 1. Peranan sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku sebagai variabel independen (X) atau variabel bebas, yang keberadaannya bebas tanpa dipengaruhi oleh variabel-variabel lain. 2. Efektivitas pengendalian internal persediaan bahan baku sebagai variabel dependen (Y) atau variabel terikat, yang keberadaannya dipengaruhi oleh variabel independen. 1.8 Lokasi dan Waktu Penelitian Lokasi penelitian untuk memperoleh data yang diperlukan dalam penyusunan skripsi adalah PT Kimia Farma (Persero) Tbk. Plant Bandung yang berlokasi di Jl. Pajajaran No.29-31 Bandung. Waktu penelitian ini akan dilaksanakan mulai 12 Januari 2009 sampai dengan 24 Februari 2009