No.234, 2013 BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA ARSIP NASIONAL. Surat Elektronik. Pengelolaan. Pencipta Arsip. Petunjuk Pelaksanaan. PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 15 TAHUN 2012 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN PENGELOLAAN SURAT ELEKTRONIK DI PENCIPTA ARSIP DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa dalam rangka mendukung pelaksanaan e-government di lingkungan pencipta arsip dengan pelaksanaan pengelolaan arsip elektronik melalui surat elektronik yang tercipta di masing-masing pencipta arsip; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Surat Elektronik di Pencipta Arsip; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4843); 2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
2013, No.234 2 3. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038); 4. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); 6. Keputusan Presiden Nomor 27/M Tahun 2010 tentang Pengangkatan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia; 7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis; 8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2011 tentang Tata Cara Pembuatan Daftar, Pemberkasan dan Pelaporan serta Penyerahan Arsip Terjaga; 9. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2011 tentang Penilaian Kriteria dan Jenis Arsip yang Memiliki Nilai Guna Sekunder; 10.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2011 tentang Pedoman Autentikasi Arsip Elektronik; 11.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 21 Tahun 2011 tentang Standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Statis untuk Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan; 12.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional; 13.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2011 tentang Tata Cara Penyediaan Arsip Dinamis sebagai Informasi Publik;
3 2013, No.234 MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN PENGELOLAAN SURAT ELEKTRONIK DI PENCIPTA ARSIP. Pasal 1 Dalam Peraturan Kepala ini, yang dimaksud dengan: 1. Surat Elektronik adalah surat yang diciptakan (dibuat atau diterima dan disimpan) dalam format elektronik. 2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 5. Arsip Elektronik adalah arsip yang diciptakan (dibuat atau diterima dan disimpan) dalam format elektronik. 6. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. 7. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 8. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 9. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu peyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
2013, No.234 4 10. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. 11. Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. 12. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. 13. Sistem Surat Elektronik adalah aplikasi komputer yang digunakan untuk membuat, menerima, dan mengirimkan pesan serta dokumen lainnya di Local Area Network (LAN) dan Wide Area Network (WAN) serta melalui pintu gerbang (gateway) yang menghubungkan keduanya dengan Internet. 14. Pesan Surat Elektronik adalah adalah dokumen yang dibuat dan diterima pada suatu sistem surat elektronik termasuk catatan singkat, dokumen narasi yang lebih formal atau substantif, dan setiap lampiran, seperti dokumen pengolah kata dan dokumen elektronik lainnya, yang dapat ditransmisikan dengan pesan tersebut. 15. Sistem Informasi Kearsipan adalah suatu sistem elektronik di mana arsip dihimpun, disusun, dan diklasifikasikan untuk memfasilitasi pelestarian, penemuan kembali, penggunaan, serta penyusutannya. 16. Meta Data adalah data yang menjelaskan konteks, konten, dan struktur arsip serta pengelolaannya dari waktu ke waktu. 17. Migrasi adalah tindakan gerakan perpindahan atau perubahan arsip elektronik dari satu sistem atau media ke sistem atau media lainnya untuk memastikan akses terhadap arsip tetap menjaga autentisitas, integritas, realibilitas, serta kegunaannya. 18. Data Penerimaan adalah informasi dalam sistem surat elektronik tentang tanggal dan waktu penerimaan pesan, dan/atau tanda terima atau akses oleh penerima. 19. Data Transmisi adalah informasi dalam sistem surat elektronik tentang identitas pengirim dan penerima, serta tanggal dan waktu pesan surat elektronik yang dikirim. 20. Autentikasi merupakan proses pemberian tanda dan/atau pernyataan tertulis atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukan bahwa arsip yang diautentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya.
5 2013, No.234 21. Identitas adalah keseluruhan karakteristik suatu dokumen yang unik mengidentifikasinya serta membedakannya dengan dokumen atau arsip lainnya. 22. Integritas adalah kualitas lengkap dan tidak berubah dalam setiap komponen pentingnya. 23. Autentisitas adalah kualitas suatu arsip yang sebagaimana adanya dan tidak mengalami perubahan. 24. Autentik adalah layak diterima atau dipercaya berdasarkan fakta dan ini identik (tidak berbeda sedikit pun) dengan asli serta bonafide (dapat dipercaya dengan baik). 25. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi. 26. Penanda Tangan adalah subjek hukum yang terasosiasikan atau terkait dengan tanda tangan elektronik. 27. Backlogs Surat Elektronik adalah akumulasi dari waktu ke waktu surat elektronik yang telah disimpan baik dalam inbox surat elektronik individu atau pada kaset cadangan (backup). 28. Log file adalah file yang berisi catatan (log) aktivitas dari sebuah program. Pasal 2 (1) Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Surat Elektronik di Pencipta Arsip merupakan acuan bagi pencipta arsip dalam mengelola surat elektronik yang merupakan arsip yang mempunyai nilai guna. (2) Ketentuan mengenai Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Surat Elektronik di Pencipta Arsip sebagaimana ayat (1) tercantum dalam Lampiran Peraturan ini merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini. Pasal 3 Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Surat Elektronik di Pencipta Arsip meliputi a. latar belakang; b. ketentuan umum, kategori, metode, dan integritas pesan surat elektronik; c. prinsip, kedudukan, dan kelengkapan unit kearsipan; d. fungsi dan tugas unit kearsipan; e. JRA surat elektronik;
2013, No.234 6 f. checklist untuk identifikasi surat elektronik yang harus disimpan dalam sistem informasi kearsipan; dan g.checklist untuk implementasi pedoman pengelolaan surat elektronik sebagai arsip pada pencipta arsip. Pasal 4 Pencipta surat elektronik bertanggung jawab menerapkan program pengelolaan surat elektronik dan melibatkan upaya kerja sama antar unitunit kerja terkait di lingkungannya. Pasal 5 (1) Penulisan pesan surat elektronik mengikuti panduan penulisan surat elektronik. (2) Ketentuan mengenai Panduan Penulisan Surat Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran ini merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini. Pasal 6 Untuk kepentingan keamanan surat elektronik dapat ditambahkan tanda tangan digital. Peraturan Kepala ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Agar setiap orang mengetahuinya pengundangan Peraturan Kepala ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 28 Desember 2012 KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, M. ASICHIN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 11 Februari 2013 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, AMIR SYAMSUDIN