BIMBINGAN TEKNIS (BIMTEK) TENAGA KEPENDIDIKAN BIDANG PERPUSTAKAAN TINGKAT PENGELOLA

1 PEDOMAN PENYELENGGARAAN BIMBINGAN TEKNIS (BIMTEK) TENAGA KEPENDIDIKAN BIDANG PERPUSTAKAAN TINGKAT PENGELOLA DIREKTORAT KARIR DAN KOMPETENSI SDM DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA IPTEK DAN DIKTI KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI 2018

i KATA PENGANTAR Buku pedoman ini disusun sebagai acuan bagi peserta, narasumber, fasilitator dan panitia pelaksana kegiatan Bimbingan Teknis (BIMTEK) tenaga kependidikan bidang perpustakaan yang dilaksanakan pada tahun anggaran 2018. Bimtek di bidang perpustakaan merupakan salah satu dari program pemberdayaan tenaga kependidikan Direktorat Karir dan Kompetensi SDM, Direktorat Jenderal Sumber Daya Iptek dan DIKTI tahun 2018 dengan target pustakawan dan/atau pengelola perpustakaan tingkat pengelola sebanyak 100 orang yang akan dilaksanakan secara bertahap di dua tempat (Bandung dan Yogyakarta). Secara khusus, Bimtek pustakawan tahun 2018 diarahkan untuk menyikapi perubahan dan kecenderungan (trend) yang terjadi di lingkungan pendidikan tinggi, terutama dalam hal peningkatan peran dan kapasitas pustakawan dalam komunikasi ilmiah (Scholarly Communication). Tujuan Bimtek adalah memberikan kemampuan sinergis antara aspek manajemen dan operasional serta mengakselerasi upaya bersama perpustakaan perguruan tinggi dalam: 1) meningkatkan kemampuan kepemimpinan bagi para pengelola Perpustakaan; 2) memahami konsep Scholarly Communication dalam pengelolaan, penyebaran dan pemanfaatan informasi; 3) mengembangkan berbagai program untuk membekali pemustaka dengan kemampuan dalam mendukung kegiatan riset sivitas akademika; dan 4) mengelola pengetahuan maupun upaya pengembangan keilmuan yang merupakan salah satu tugas utama perguruan tinggi. Pada akhirnya, Bimtek diharapkan dapat menumbuhan kesadaran bahwa perpustakaan perguruan tinggi bukan sekedar unit pengelola bahan perpustakaan tetapi juga merupakan media pendukung riset yang berkontribusi secara signifikan dalam meningkatkan publikasi karya sivitas akademika. Jakarta, April 2018

ii DAFTAR ISI KATA PENGANTAR i DAFTAR ISI ii 1. Latar Belakang 1 2. Tujuan Umum Bimtek 3 3. Tujuan Khusus Bimtek 3 4. Materi Sajian dan Alokasi Waktu 3 5. Mekanisme Bimtek 4 6. Penyelenggaraan Bimtek 4 7. Peserta 6 8. Narasumber 7 9. Evaluasi 7 10. Sertifikat 7 11. Tata Tertib 7 12. Jadwal Kegiatan 7 13. Penutup 8

1 1. Latar Belakang Indonesia merupakan negara yang indeks produksi karya ilmiahnya relatif rendah dibanding dengan Negara-negara ASEAN lainnya seperti Malaysia, Thailand dan Singapura, padahal Indonesia memiliki sivitas akademika yang jumlahnya tidak sedikit. Laporan terbaru dari Scimago Journal & Country Rank yang datanya bersumber dari data Scopus, menyatakan bahwa jumlah publikasi ilmiah Indonesia tahun 1996-2016 yang terindeks Scopus jumlahnya 54.146 judul dokumen, yang dapat diakses (Citable documents) 51.665 judul. Dokumen tersebut pernah disitir sebanyak 380.569 kali dan disitir oleh penulis dari Indonesia sendiri sebanyak 50.906 kali. Sehingga, rata-rata sitiran per dokumen (Citations per document) adalah 7,3 kali (380.569/51.665). Jika dibandingkan dengan negara lain, utamanya di Asia Tenggara, posisi Indonesia termasuk rendah, masih di bawah Singapura, Malaysia, dan Thailand. Fakta lapangan di atas menunjukkan bahwa sivitas akademika di perguruan tinggi merupakan penghasil karya ilmiah yang besar, namun saat ini karya sivitas akademika di perguruan tinggi belum terkelola dengan baik sehingga tidak mudah diakses dan dimanfaatkan oleh sesama sivitas akademika. Sampai dengan sekarang ini, terdapat lebih dari 3000 perguruan tinggi di Indonesia, akan tetapi, hanya terdapat 11 (sebelas) jurnal terbitan perguruan tinggi yang terakreditasi internasional dan 66 (enam puluh enam) jurnal yang terakreditasi nasional. Hal ini menunjukkan lemahnya pengelolaan publikasi karya ilmiah yang dihasilkan perguruan tinggi. Lemahnya pengelolaan publikasi tersebut, juga menunjukkan lemahnya kemampuan dan pengetahuan pustakawan dalam mengelola repositori perguruan tinggi. Padahal, repositori perguruan tinggi dapat berfungsi sebagai: 1. Sarana komunikasi ilmiah di antara ilmuwan berbagai bidang ilmu; 2. Pertanggungjawaban perguruan tinggi terhadap pemangku kepentingan; dan 3. Salah satu bentuk transparansi akuntabilitas perguruan tinggi terhadap publik. Di samping itu, pengelolaan yang baik atas repositori institusi perguruan tinggi akan bermanfaat untuk: 1. Meningkatkan jumlah publikasi karya ilmiah Indonesia; 2. Memberi peluang terjadinya kolaborasi penelitian di lingkungan perguruan tinggi; 3. Melakukan penelitian lanjutan atas penelitian-penelitian sebelumnya; dan 4. Meningkatkan sitasi karya ilmiah yang dihasilkan oleh sivitas akademika. Untuk mencapai tujuan di atas, peran pustakawan perguruan tinggi menjadi sangat penting untuk mendukung dan memfasilitasi publikasi sivitas akademika. Salah satu di antaranya adalah melalui peningkatan peran pustakawan dalam scholarly communication. Oleh karena itu, Bimtek untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan pustakawan rujukan untuk mendukung publikasi karya ilmiah sivitas akademika sangat diperlukan. Seiring dengan perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), pustakawan juga memerlukan kemampuan dan keahlian dalam pengelolaan repositori institusi yang berbasis TIK. Oleh karena itu, Bimtek pengelolaan repositori institusi ini adalah pengelolaan repositori institusi yang harus berbasis teknologi informasi atau disebut juga sebagai repositori digital atau elektronik (digital repository/electronic repository) dalam rangka mendukung scholarly communication. Pengelolaan repositori perguruan tinggi biasanya dibebankan pada pustakawan. Oleh karena itu, kemampuan pustakawan dalam pengelolaan repositori institusi seperti skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian atau karya ilmiah lainnya merupakan kemampuan yang penting.

Surat Edaran No. 2050/E/T/2011 tentang Kebijakan Unggah Karya Ilmiah dan Jurnal yang mewajibkan seluruh mahasiswa dan dosen mengunggah karya di portal telah ditindaklanjuti oleh sejumlah perguruan tinggi di Indonesia dengan membangun repositori institusi berbasis TIK. Namun, perkembangan pengelolaan repositori institusi berbasis TIK belum merata dilakukan pada setiap perguruan tinggi, utamanya pada perguruan tinggi yang berstatus Satker (Satuan Kerja) dan BLU (Badan Layanan Umum). Seiring dengan perkembangan konten digital, pustakawan dituntut untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dalam pengelolaan sumber-sumber informasi ilmiah berbasis digital. Pustakawan akan berhasil mengelola informasi ilmiah di lingkungan perguruan tingginya masing-masing, jika melibatkan produsen dan konsumennya, yakni sivitas akademika. Oleh karena itu, pustakawan harus bermitra dengan sivitas akademikanya dalam menjalankan tugasnya dan berkoordinasi dengan pustakawan lain di lingkungannya. Sebagai mitra sivitas akademika, pustakawan harus mampu mempengaruhi pimpinan perguruan tinggi dan sivitas akademika di lingkungannya, di samping meyakinkan pustakawan lainnya tentang pentingnya pengelolaan informasi ilmiah. Untuk keperluan ini, kepemimpinan (leadership) dan pemahaman pustakawan akan lingkungan akademik di perguruan tinggi menjadi penting. Pemahaman mengenai peran pustakawan dalam komunikasi ilmiah dan akses atas repositori institusi merupakan hal yang juga penting. Sebelumnya, karya tulis ilmiah tugas akhir mahasiswa yang berupa skripsi, tesis, dan disertasi maupun laporan hasil penelitian yang dilakukan oleh dosen tersimpan rapat di perpustakaan dengan akses yang sangat terbatas. Hal ini dilakukan karena kekhawatiran terjadinya tindakan plagiat, pencurian gagasan, dan pelanggaran etika akademik lainnya. Dengan telah diterbitkannya Undang- Undang RI No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, semakin memperkuat desakan pada institusi publik seperti perpustakaan untuk menyediakan akses yang luas terhadap informasi, termasuk repositori yang dikelolanya. Keyakinan bahwa pengetahuan berkembang ketika disebarluaskan dan harus didukung dengan kebijakan dan upaya nyata. Hal tersebut akan dapat memberikan perlindungan hak atas kekayaan intelektual bagi penulis di satu sisi, serta memberikan hak kepada publik untuk mengakses informasi secara bertanggung jawab, agar terhindar dari tindakan plagiasi. Oleh karena itu, pustakawan bersama dengan pimpinan perguruan tinggi serta sivitas akademika perlu menyepakati tentang mekanisme pengelolaan informasi di lingkungannya dan akses atas repositori institusinya. Mekanisme pengelolaan koleksi repositori dalam hal ini tidak hanya terbatas pada kebijakan umum terkait standar data dan metadata, namun juga standar teknis lain yang memungkinkan terjadinya interoperabilitas dan terlaksananya upaya pelestarian konten repositori untuk pemanfaatan di masa yang akan datang. Hal yang juga tidak kalah penting dalam pengelolaan repositori institusi perguruan tinggi adalah menjaga kualitas layanan koleksi repositori maupun kualitas layanan perpustakaan pada umumnya. Perkembangan teknologi informasi telah memunculkan paradigma baru dalam layanan informasi dari yang bersifat pasif ke arah jemput bola (outreach). Sementara itu, ketersediaan beragam sumber informasi, termasuk koleksi repositori, dalam bentuk digital yang terus bertambah dan bertumbuhnya jumlah pengguna generasi digital di sisi lain menuntut perpustakaan untuk dapat melayani pengguna lintas generasi. 2

3 Berkaitan dengan hal-hal yang telah dijelaskan di atas, maka diperlukan Bimtek Pustakawan perguruan tinggi yang dilakukan secara berkelanjutan. 2. Tujuan Umum Bimtek Bimtek pengelolaan repositori institusi dalam rangka mendukung scholarly communication bertujuan memberikan pengetahuan dan keterampilan kepada pustakawan mengenai peran pustakawan perguruan tinggi dalam komunikasi ilmiah serta memberikan akses kepada publik atas karya ilmiah yang dihasilkan oleh sivitas akademika perguruan tingginya. Selain itu, kegiatan ini juga diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan dan keterampilan pustakawan perguruan tinggi dalam mengembangkan sistem pengelolaan repositori institusi. 3. Tujuan Khusus Bimtek Setelah mengikuti Bimtek, diharapkan peserta: Memiliki pemahaman yang lebih baik tentang lingkungan akademik di perguruan tinggi saat ini; Meningkatkan kompetensi pustakawan agar dapat terlibat di dalam proses Scholarly Communication; Memahami pengelolaan dan pemanfaatan repositori institusi dalam kerangka Scholarly Communication dan terlibat langsung dalam penentuan kebijakan pengelolaan; Merancang dan menerapkan Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mengelola repositori institusi; Memperoleh keterampilan memanfaatkan sejumlah program dan aplikasi untuk pengelolaan repositori, kegiatan riset, dan publikasi karya ilmiah. Mampu mendukung proses penelitian di perguruan tinggi; 4. Materi Sajian dan Alokasi Waktu Topik materi, alokasi waktu, dan metode Bimtek adalah sebagai berikut: Topik Metode Bimtek Jml Jam 1. Ice breaking dan Brainstorming Ceramah 1 Jam 2. Pemahaman yang lebih baik tentang lingkungan akademik di perguruan tinggi saat ini Ceramah, diskusi 3 Jam 3. Pemahaman umum tentang sejarah dan proses publikasi ilmiah, serta kaitannya dalam konteks Ceramah, diskusi 2 Jam komunikasi ilmiah 4. Peran pustakawan dalam Scholarly Communication Ceramah, diskusi 2 Jam

4 Topik Metode Bimtek Jml Jam 5. Merancang dan menerapkan Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mengelola repositori Ceramah, diskusi 2 Jam institusi 6. Manajemen repositori institusi berbasis digital, termasuk Aspek hukum dan kekayaan intelektual Ceramah, diskusi 2 Jam dalam pengelolaan Repositori Institusi 7. Sistem aplikasi dan infrastruktur untuk mengelola repositori institusi Ceramah, diskusi 2 Jam 8. Demo sistem aplikasi Simulasi, diskusi 3 Jam 9. Pemanfaatan berbagai tools pendukung Scholarly Communication Simulasi, diskusi 3 Jam 10. Pengalaman pengembangan repositori institusi Ceramah, diskusi 3 Jam 11. Kunjungan Disksusi 6 jam 12. Evaluasi Bimtek dan Usulan Tindak lanjut Diskusi/Pengisian kuesioner evaluasi 1 Jam Acara pembukaan dan penutupan Total jumlah jam pelaksanaan Bimtek Keterangan: Satu jam Bimtek adalah 45 menit 30 Jam 5. Mekanisme Bimtek Mekanisme Bimtek adalah sebagai berikut: Arahan dan masukan narasumber; Diskusi; Kerja Mandiri; Presentasi kelompok; Evaluasi dan rencana tindak lanjut. Dalam pelaksanaan Bimtek ini, pengajar/fasilitator diwajibkan pendekatan andragogi (pendekatan pembelajaran bagi orang dewasa). menggunakan 6. Penyelenggaraan Bimtek Bimtek bidang kepustakaan bagi tenaga kependidikan diselenggarakan oleh Direktorat Karir dan Kompeteni SDM, Direktorat Jenderal Sumber Daya Iptek dan DIKTI. Waktu pelaksanaan Bimtek adalah 30 jam @ 45 menit dengan jadwal Bimtek sebagai berikut: Waktu Kegiatan Narasumber Hari Pertama 12.00 14.00 Check-in dan Registrasi Peserta Dit. Diktendik Dikti

5 Waktu Kegiatan Narasumber 14.00 14.15 Pembukaan dan arahan kebijakan umum peningkatan mutu tenaga kependidikan Pendidikan Tinggi Dit. Diktendik Dikti 14.15 15.00 Ice breaking dan Brainstorming 15.00 15.15 Rehat kopi 15.15 17.30 17.30 19.00 Istirahat Pemahaman akan lingkungan akademik di perguruan tinggi saat ini dan Kepemimpinan (leadership) pustakawan di era digital Pemahaman umum tentang sejarah dan proses publikasi ilmiah, serta kaitannya 19.00 20.30 dalam konteks komunikasi ilmiah dan kaitannya dengan Manajemen repositori institusi berbasis digital 20.30 22.00 Peran pustakawan dalam Scholarly Communication 22.00 Istirahat Hari Kedua Manajemen repositori institusi berbasis 08.00 09.30 digital, termasuk Aspek hukum dalam pengelolaan Repositori Institusi 09.30 09.45 Rehat kopi 09.45 11.15 11.15 12.00 12.00 13.00 Istirahat Pengenalan Sistem aplikasi dan infrastruktur untuk mengelola repositori institusi Demo sistem aplikasi Demo sistem aplikasi (Slims, DSpace, E-Print, dll) 13.00 14.30 Demo sistem aplikasi (lanjutan) 13.30 15.45 16.00 16.15 Rehat kopi 16.15 18.30 17.45 Hari Ketiga Pemanfaatan berbagai tools pendukung riset (Creativity Tools dan Reference Manager) Pengalaman pengembangan repositori institusi Layanan Istirahat Narsum Lokal 08.00 08.45 Kunjungan 08.45 09.30 Kunjungan

6 Waktu Kegiatan Narasumber 09.30 10.15 Kunjungan 10.15 10.30 Rehat kopi 10.30 11.15 Kunjungan 11.15 12.00 Kunjungan 12.00 13.00 Istirahat 13.00 13.45 Simulasi Peran Pustakawan dalam mendukung publikasi karya ilmiah Sivitas Akademika 13.45 14.30 Presentasi 14.30 15.15 Membangun Pathfinder online sebagai informasi rujukan 15.15 16.00 Presentasi 16.00 16.15 Rehat kopi 16.15 17.00 Evaluasi Materi Bimtek 17.00 17.45 Penyerahan sertifikat dan penutupan Panitia dan peserta 17.45 Istirahat Hari Keempat 08.00 09.30 Selesai dan Check Out Keterangan: Satu jam Bimtek adalah 45 menit. 7. Peserta Bimtek ini ditujukan bagi tenaga kependidikan yang bekerja di perpustakaan perguruan tinggi. Peserta Bimtek harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: Staf perpustakaan perguruan tinggi yang bekerja di bagian layanan; Minimal berpendidikan Diploma 3 (D-3); Mampu mengoperasikan komputer untuk akses ke sumber informasi digital; Setiap peserta diwajibkan membawa komputer jinjing (laptop). Proses pendaftaran dilaksanakan secara online melalui http://bit.ly/bimtekpustakawan2018. Panitia akan melakukan seleksi administrative terhadap calon peserta yang mendaftar. Panitia akan mengumumkan dan mengundang calon peserta yang lolos seleksi. Bimtek akan dilakukan 2 (dua) kali dengan jumlah peserta masing-masing sebanyak 50 orang. Panitia menyediakan akomodasi dan konsumsi selama kegiatan berlangsung, sedangkan biaya transportasi dan uang saku peserta ditanggung oleh masing-masing perguruan tinggi pengirim.

7 8. Narasumber Narasumber dan/atau fasilitator dalam Bimtek ditetapkan oleh Direktur Karir dan Kompetensi SDM Ditjen Sumber Daya Iptek dan Dikti, yakni terdiri atas: 1. Pakar Bidang Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi; 2. Pakar Bidang Pengembangan Sistem Aplikasi untuk Mengelola Repositori Institusi; 3. Pengelola Repositori Institusi yang Sukses Mengembangkan RI (Role Model). 9. Evaluasi Evaluasi keberhasilan pelaksanaan Bimtek diukur berdasarkan evaluasi kelas dan berbagai indikator lainnya. 10. Sertifikat Sertifikat hanya diberikan kepada peserta yang memenuhi persyaratan berikut: a) Mempunyai tingkat keikutsertaan yang tinggi dalam pelaksanaan Bimtek (berdasar daftar hadir); b) Memiliki tanggung jawab, kedisplinan, sikap, dan perilaku yang baik selama mengikuti Bimtek (berdasar hasil penilaian tim); c) Memahami dan menguasai keterampilan terhadap materi Bimtek (berdasar hasil evaluasi kelas). Sertifikat dikeluarkan oleh Direktur Karir dan Kompetensi SDM Ditjen Sumber Daya Iptek dan Dikti. 11. Tata Tertib Selama Bimtek berlangsung, tata tertib yang harus ditaati oleh peserta Bimtek sebagai berikut: a) Mengikuti kegiatan Bimtek seperti yang tercantum dalam jadwal yang telah ditetapkan; b) Mengisi daftar hadir yang ditentukan oleh panitia; c) Berpakaian sopan (tidak memakai kaos, T-shirt, dan sandal); d) Berperan aktif dalam setiap mata ajar, terutama dalam diskusi kelompok; e) Dilarang meninggalkan Bimtek tanpa ijin panitia; f) Memiliki tanggung jawab, kedisplinan, sikap, dan perilaku yang baik selama mengikuti Bimtek (berdasar hasil penilaian tim); g) Mematuhi peraturan lain yang ditetapkan panitia. 12. Jadwal Kegiatan Jadwal pelaksanaan Bimtek adalah sebagai berikut: Jumlah Peserta No. Lokasi Tanggal (orang) 1. Bandung 1 4 Mei 2018 50 2. Yogyakarta 7 10 Agustus 2018 50 Total peserta (orang) 100

8 13. Penutup Pustakawan melakukan transformasi dari peran pasif ke peran aktif dan dinamis dalam komunikasi ilmiah yang dilakukan oleh sivitas akademika. Hal ini dapat dilakukan jika pustakawan menjalankan multi-fungsi, sanggup bermitra dengan pengguna, dan proaktif dalam menyikapi kebijakan serta kemungkinan baru yang ditimbulkan oleh teknologi dan pengetahuan. Pedoman penyelenggaraan Bimtek ini disusun sebagai bahan acuan untuk pengambilan keputusan berkenaan dengan rencana Bimtek bagi pustakawan. Hal-hal teknis yang belum diatur dalam pedoman ini akan diatur kemudian.