BAB TEKNOLOGI KOMUNIKASI BISNIS 7 Capaian Pembelajaran Setelah Mempelajari Materi Ini Mahasiswa Akan Dapat: Memahami peranan teknologi dalam komunikasi Menyebutkan contoh-contoh alat bantu dalam komunikasi lisan dan tilisan Menjelaskan manfaat dan kelemahan teknologi komunikasi 7.1 TEKNOLOGI DALAM KOMUNIKASI BISNIS Teknologi merupakan alat, teknik, atau cara yang dapat membantu manusia dalam melakukan pekerjaan menjadi lebih ringan, lebih cepat, lebih baik, atau lebih banyak hasilnya (Haryani, 2001;72). Teknologi telah menyusup ke dalam setiap praktik bisnis serta menciptakan keunggulan dan kemampuan komunikasi yang semakin canggih. Kemajuan teknologi dalam komunikasi telah memungkinkan terciptanya kerja sama dengan berbagai pihak, kapanpun, dan di manapun berada. Penggunaan internet, e-mail, voic mail, dan faks memudahan para pihak untuk bekerja tidak dalam satu lokasi. Bekerja tidak perlu dilakukan di kantor konvensional, tetapi bisa di rumah, di jalan, atau di berbagai negara. Teknoligi tidak hanya mengubah cara-cara berkomunikasi, tetapi juga mengubah cara kerja. Teknologi memberikan berbagai pilihan dalam melakukan komunikasi bisnis. Untuk membantu melakukan pemilihan tekologi komunikasi, Bovee dan Thill (2003;29) memberikan pedoman: 1. Harapan penerima pesan Setelah mengetahui siapa penerima pesan, perlu dipertimbagkan lebih lanjut harapan penerima terhadap teknologi yang dipergunakan untuk mengirim pesan. Ada yang menghendaki pesan melalui telpon, faks, dan e-mail. 63
2. Waktu dan biaya Waktu menjadi faktor penting dalam memilih teknoligi yang dipergunakan. Pesan yang mendesak biasanya dikirim melalui telpon, faks, atau internet dengan biaya yang relatif lebih mahal dari pada pengiriman lewat pos. Sementara itu pesan yang tidak mendesak dan kurang penting bisa dikirim melalui pos saja. 3. Sifat pesan Pesan-pesan tertentu yang memerlukan penjelasan rumit dan komplek akan lebih baik bila disampaikan secara langsung melalui tatap muka. Sementara pesan yang memelukan gambar tentu tidak tepat bila dikirim melalui telpon. 4. Perlunya penampilan Teknologi yang dipergunakan dala berkomunikasi seringkali dijadikan salah satu indikator untuk menilai kemajuan perusahaan. Demikian pula untuk tujuan tertentu, pesan bisnis akan lebih baik bila dicetak dengan printer laser di atas kertas. Pelaku bisnis diharapkan memiliki keterampilan dalam memanfaatkan teknologi agar dapat berkomunikasi secara efeftif. Kemampuan untuk menangani tantangan teknologi (misalnya kelebihan informasi dan keamanan data) juga sangat diperlukan. 7.2 TEKNOLOGI DALAM KOMUNIKASI TERTULIS Menurut Dewi (2007;43). Komunikasi bisnis pada umumnya barsifat resmi. Pesan bisnis bisa dikomunikasikan secara lisan atau tertulis. Pesan-pesan penting biasanya dikomunikasikan dengan dokumen tertulis. Dokumen tertulis dapat ditulis dengan tangan, diketik dengan mesin ketik manual atau elektronik, dicetak dalam bentuk prin-out atau menggunaka e-mail. Saat ini hampir setiap perusahaan telah menyediakan berbagai alat bantu berupa hardware dan software komputer untuk melakukan komunikasi bisnis tertulis. Word processor merupakan salah alat software yang banyak dipergunakan sebagai pengolah kata (teks). Word processor yang ada saat ini bukan lagi hanya sekedar sebagai pengganti mesin tik, tetapi sudah mampu memadukan antara teks dengan spreadsheet, gambar, atau grafik. Di samping itu, pembuataan satu 64
dokumen dapat dilakukan secara bersama-sama (sharing) dan memudahkan proses editing. Di samping komputer, alat bantu scanner juga sering digunakan untuk menyiapkan dokumen bisnis. Alat itu dipergunakan untuk menduplikasikan teks atau gambar yang sudah ada tanpa memerlukan pengetikan atau penggambaran ulang. Selanjutnya, proses editing atas teks atau gambar yang sudah di scan dilakukan dengan komputer. Dokumen bisnis yang telah disiapkan menggunakan komputer, lalu dicetak dengan printer barwarna atau hitam-putih. Sebagai alat pencetak, printer bisa diperintahkan untuk melakukan percetakan ulang atau penggandaan. Untuk keperluan penggandaan dapat melakukan dengan mesin faks. Dengan alasan efisiensi, biasanya penggandaan dalam jumlah banyak dilakukan mesin fotocopy. Dan saat ini ada sudah banyak alat bantu yang multifungsi, misalnya satu alat bisa berfungsi sebagai printer, scanner, dan sekaligus fotocopy. Perusahaan bisa membentuk jaringan komunikasi elektronik terbatas untuk interval perusahaan yang badara dalam satu lokasi tertentu. Jaringan yang berada dalam satu lokasi itu disebut LAN (Local Area Network). Jaringan yang lebih luas untuk melakukan komunikasi antarlokal yang berjauhan disebut Wide Area Network (WAN). Dalam era globalisasi saat ini telah berkembang jaringan komunikasi elektronik yang sangat luas dan melewati batas-batas wilayah negara yang disebut internet. Internet adalah jaringan komunikasi terbesar di dunia yang dapat diakses oleh individu, perusahaan, perguruan tinggi, pemerintah dan lembaga-lembaga lain di seluruh dunia. Word wide web (www) merupakan bagian dari internet yang banyak digunakan untuk mengakomodasi informasi berupa grafik. Informasi biasanya disimpan dalam berbagai situs yang memiliki banyak halaman web. Agar dapat membaca halaman web diperlukan perangkat lunak web browser seperti Netscape Navigator atau Internet Explorer. E-mail atau pos elektronik merupakan salah satu unggulan internet yang paling bermanfaat untuk bisnis. File berupa teks atau gambar, baik panjang atau pendek bisa dikirim dengan cepat ke seluruh dunia melalui e-mail. E-mail juga telah 65
mendorong kerja sama yang lebih kuat antara karyawan dan meningkatkan produktivitas karena mampu merampingkan proses komunikasi. E-mail telah mengubah gaya komunikasi bisnis secara dramatis. 7.3 TEKNOLOGI DALAM KOMUNIKASI LISAN Ada alat bantu komunikasi yang dapat dipergunakan secara individu dan ada yang bisa dipergunakan secara berkelompok. Pager, telepon, dan voice mail merupakan contoh alat bantu komunikasi lisan individu. Secara berkelompok, komunikasi lisan bisa dilakukan menggunakan alat bantu : 1. Teleconference Untuk dapat melakukan pertemuan atau rapat penting, para peserta rapat tidak harus berkumpul di satu tempat tertentu. Tekknologi teleconference dapat membantu berlangsungnya pertemuan antara beberapa orang yang berada di wilayah yang berjauhan. Peralatan yang dipergunakan dalam konferensi jarak jauh tanpa bertatap muka disebut audiconference. Sementara bila mereka bisa saling bertatap dalam jarak jauh, maka peralatan yang digunakan disebut videoconference. 2. Presentation system Apabila peserta pertemuan berkumpul di satu tempat tertentu, peralatan presentasi sangat membantu jalannya komunikasi, contoh perlatan presentasi yang paling sederhana: Overhead Projector, alat bantu yang dapat memproyeksikan secara langsung material presentasi berupa plastik transparan yang ditulis tangan atau dicetak dengan printer. Slide Projector, menggunakan material presentasi berupa film slide Direct Projector, projektor yang dapat memproyeksikan plian paper (kertas biasa) secara langsung (tanpa harus dikopi terlebih dulu ke plastik transparasi). LCD Projector, merupakan peralatan proyeksi yang bisa menggunakan berbagai input, misalnya plain paper, tranparancy, video, audio, CD/VCD player, komputer, dan handycam. 66
Pemilihan terhadap peralatan presentasi yang akan digunakan tergantung pada jumlah paserta, atau input presentasi, luas ruangan, dan keadaan cahaya dalam ruangan pertemuan. Selain antar individu dan kelompok, komunikasi massa juga melibatkan alat-alat komunikasi lisan mekanik. Seperti film, radio, dan televisi. Televisi mampu manyita lebih banyak perhatian tanpa mengenal usia, pekerjaan, jenis kelamin, dan pendidikan. Hal itu disebabkan televisi mampu menyatukan antara audio dan visual serta kemampuannya dalam memainkan warna. Di samping itu penonton leluasa menentukan sendiri saluran mana yang paling disenangi. Walupun demikian, televisi ternyata belum mampu menggeser radio. 7.4 PENGARUH TEKNOLOGI TERHADAP KOMUNIKASI Perkembangan teknologi telah mengubah komunikasi dalam bisnis dan menghadirkan tantangan baru. Selanjutnya, pengaruh positif teknologi akan diuraikan sebagai manfaat dan pengaruh negatif diuraikan sebagai kelemahan. 4.4.1 Manfaat Teknologi komunikasi Menurut Bovee dan Thill (2002;390), manfaat teknologi dalam komunikasi: 1. Meningkatka aliran komunikasi Dengan teknologi, informasi mengalir lebih cepat dari sumber yang lebih banyak. 2. Mempermudah komunikasi Individu dan organisasi semakin mudah melakukan komunikasi akibat adanya teknologi. 3. Mengubah struktur organisasi Struktur organisasi banyak mengalami perubahan akibat teknologi komunikasi. Berkomunikasi dengan atasan dan rekan sekerja tidak perlu dilakukan di satu lokasi dalam suatu pertemuan formal. 4. Menurunkan biaya komunikasi Teknologi mempermudah pembuatan dan pendistribusian informasi. Mudahnya pembuatan dan pendistribusian informasi akan mengakibatkan menurunnya biaya komunikasi. 67
4.4.2 Kelemahan Teknologi Komunikasi 1. Kelebihan Informasi Kemajuan teknologi telah memampukan pekerja untuk mengakses semua informasi yang diinginkan. Informasi mengalir dengan cepat melalui feks, telepon, voice mail, radio, televisi, koran, dan internet. Akibatnya terjadi kesulitan dalam membedakan antara informasi ang berguna dengan yang tidak berguna dab semakin banyak waktu dihabiskan untuk menangani informasi yang diterima. Ketidakmampuan dalam menangani kelebihan informasi justru dapat mangakibatkan turunnya produktivitas. 2. Keamanan Data Sebelum menggunakan komputer, file dokumen perusahaan biasanya dibuat dalam bentuk kertas dan disimpan di suatu ruangan yang terkunci. Tidak sembarang orang dapat mengakses data perusahaan. Pengambilan dan penyimpanan file dilakukan dengan suatu sistem pengamanan yang sangat ketat. Kini, data perusahaan mulai beralih dari kertas-kertas ke bentuk data elektronik.oleh karena itu perusahaan diharapkan terus meningkatkan sistem keamanan data elektronik. Misalnya, dengan kata kunci (password), mematikan komputer bila tidak digunakan, atau menggunakan sandi untuk alamat E-mail rahasia. 3. Privasi Informasi dan Produktivitas Karyawan Menganggap bahwa e-mail bersifat amat pribadi merupakan hal yang keliru. Teknologi telah memungkinkan berpindahnya e-mail secara cepat. E-mail sering kali terkirim kepada orang yang tidak tepat. Sebuah survey yang dilakukan oleh American Management association menunjukkan bahwa 35% perusahaan di Amerika serikat mengawasi pekerja dengan merekam telepon atau voice mail dan memeriksa file dan e-mail karyawan (Bovee dan Thill,2002;390). Perusahaan memiliki hak legal untuk memonitor web, e-mail, dan file di dalam komputer yang dipergunakan karyawan untuk bekerja. E-mail bisa dipergunakan sebagai barang bukti di pengadilan. 68
4. Kurangnya Hubungan Antarindividu Alat bantu memberikan banyak kemudahan dalam berkomunikasi. Frekuensi berkomunikasi secara langsung atau tatap muka menjadi semakin berkurang. Hal itu mengakibatkan berkurangnya kepuasan hubungan sosial antarindividu. PERTANYAAN 1. Apakah yang dimaksud dengan teknologi komunikasi 2. Mengapa teknologi diperlukan dalam komunikasi bisnis 3. Jelaskan adakah pengaruh teknologi terhadap komunikasi bisnis 4. Jelaskan manfaat teknologi komunikasi bisnis terhadap kemajuan organisasi. 5. Jelaskan efisien manakah pembuatan data dengan manual atau mnggunakan teknologi. Dan berikan contoh perbedaannya. 6. Jelaskan peranan internet dalam organisasi bisnis. 7. Jelaskan adakah hambatan bila organisasi menggunakan teknologi komunikasi. Dan berikan contohnya. 69
70