Definisi Activity Based Management Aktivitas utama manjemen adalah mancari laba untuk kelangsungan hidup perusahaan. Setiap aktivitas harus memperoleh manfaat yang lebih besar daripada pengorbanannya, karena setiap aktivitas adalah biaya. Manajemen berdasarkan aktivitas adalah perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian aktivitas untuk mencapai sasaran kerja dan tujuan organisasi melalui proses perbaikan terus menerus. Perbaikan itu meliputi bidang alat kerja, metode kerja, tenaga kerja, sasaran kerja, tingkat harga, kualitas produk, dan kualitas pelanggan. Semua aktivitas adalah biaya karena aktivitas adalah pengorbanan sumber-sumber daya yang dapat diukur dengan satuan uang atau aktivitas adalah pengorbanan input untuk memperoleh output dan keuntungan. Manajemen harus berusaha meningkatkan aktivitas yang bernilai tambah dan mengurangi aktivitas yang tidak bernilai tambah secara sistematis. Aktivitas bernilai tambah seperti riset pasar, merancang dan mengembangkan produk, membuat dan menjual produk, serta pelayanan purna jual produk. Sedangkan aktivitas yang tidak bernilai tambah seperti pemeriksaan pekerjaan, pengerjaan ulang, memindahkan bahan baku dan barang setengah jadi, penjadwalan, waktu tunggu, dan penyimpanan. Aktivitas ini harus dikurangi kalau mungkin dihapuskan. Activity Based Management (ABM) adalah suatu pendekatan di seluruh sistem dan terintegrasi, yang memfokuskan perhatian manajemen pada berbagai aktivitas, dengan tujuan meningkatkan nilai untuk pelanggan dan laba sebagai hasilnya (Hansen dan Mowen, 2006; 11). Menurut Mulyadi (2007; 731), Activity-Based Management (ABM) adalah pendekatan manajemen yang memusatkan pengelolaan pada aktivitas dengan tujuan untuk melakukan improvement berkelanjutan terhadap value yang dihasilkan bagi customer, dan laba yang dihasilkan dari penyedia value tersebut. Sedangkan menurut Blocher (2007; 239), Activity Based Management (ABM) analisis aktivitas yang digunakan untuk memperbaiki nilai produk atau jasa bagi pelanggan dan meningkatkan keuntungan perusahaan. Berdasarkan definisi-definisi diatas, ABM mempunyai dua frasa penting, yaitu manajemen berbasis aktivitas berfokus pada pengelolaan aktivitas untuk meningkatkan nilai yang diterima oleh konsumen, dan pemusatan pengelolaan pada aktivitas untuk menghasilkan laba dari penyedia nilai tersebut. 1
Tujuan dan Manfaat Activity Based Management ABM merupakan pusat dari sistem manajemen biaya oleh karena itu untuk mengelola organisasi atau perusahaan dengan baik, harus menekankan pada ABM. ABM bertujuan untuk meningkatkan nilai produk atau jasa yang diterima oleh para konsumen, dan oleh karena itu dapat digunakan untuk mencapai laba dengan menyediakan nilai tambah bagi konsumennya. Manfaat yang diperoleh dengan menggunakan ABM adalah manajemen dapat menentukan wilayah untuk melakukan perbaikan operasi, mengurangi biaya, atau meninggkatkan nilai bagi pelanggan. Dengan mengidentifikasi sumber daya yang dipakai konsumen, produk, dan aktivitas, ABM memperbaiki fokus manajemen atas faktor-faktor kunci perusahaan dan meningkatkan keunggulan kompetitif (Blocher, 2007; 239). Manfaat ABM menurut Supriyono (1999;356) adalah : a. Mengukur kinerja keuangan dan pengoperasian (nonkeuangan) organisasi dan aktivitasaktivitasnya. b. Menentukan biaya-biaya dan profitabilitas yang benar untuk setiap tipe produk dan jasa. c. Mengidentifikasikan aktivitas-aktivitas dan mengendalikannya. d. Mengelompokkan aktivitas-aktivitas bernilai tambah dan tidak bernilai tambah. e. Mengefisienkan aktivitas bernilai tambah dan mengeliminasi aktivitas-aktivitas tidak bernilai tambah. f. Menjamin bahwa pembuatan keputusan, perencanaan dan pengendalian didasarkan pada isu-isu bisnis yang keluar dan tidak semata berdasar informasi keuangan. g. Menilai penciptaan rangkaian nilai tambah (value-added chain) untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasan konsumen. Model Dimensi dan Penerapan Activity Based Manajemen 1) Model Dimensi Activity Based Management Activity based management menekankan pada biaya berdasarkan aktivitas atau Activity- Based Costing (ABC) dan analisis nilai proses. Jadi, Activity Based Management memiliki dua dimensi, yaitu dimensi biaya dan dimensi proses (Hansen dan Mowen, 2006; 487). a. Dimensi Biaya Dimensi biaya adalah dimensi ABM yang memberikan informasi biaya mengenai sumber, aktivitas, produk, dan pelanggan. Dimensi biaya ini bertujuan untuk memperbaiki keakuratan 2
pembebanan biaya. Sebagaimana sumber biaya ditelusuri pada aktivitas dan kemudian biaya dibebankan pada produk dan pelanggan. Dimensi biaya atau dimensi Activity-Based Costing (ABC), didasarkan pada ABC generasi kedua yang merupakan perkembangan lebih lanjut dari ABC generasi pertama. ABC generasi pertama adalah sistem penentuan biaya produk yang terdiri atas dua tahap yaitu melacak biaya pada berbagai aktivitas dan membebankan biaya pada produk. ABC semula diakui sebagai metode untuk menyempurnakan ketelitian biaya produk, namun ABC generasi kedua merupakan sistem pengukuran kinerja yang bersifat komprehensif yang digunakan sebagai sumber informasi utama Activity-Based Management (ABM). ABC generasi kedua adalah metodologi untuk mengukur dan menyediakan informasi mengenai biaya sumber-sumber, aktivitas-aktivitas, dan pembebanan biaya pada objek-objek biaya. Asumsi yang mendasari adalah objek-objek biaya menciptakan perlunya aktivitas-aktivitas dan aktivitas-aktivitas menciptakan perlunya sumber-sumber. ABC juga merupakan sistem yang bermanfaat untuk mengorganisasi dan mengkomunikasikan informasi. b. Dimensi Proses Dimensi proses atau analisis nilai proses adalah dimensi ABM yang memberikan informasi tentang aktivitas apa yang dikerjakan, mengapa dikerjakan dan seberapa baik dikerjakannya. Tujuan dimensi proses adalah pengurangan biaya. Dimensi inilah yang memberikan kemampuan untuk mengukur perbaikan berkelanjutan. Dimensi proses adalah dimensi model ABM yang berisi informasi kinerja mengenai pekerjaan yang dilaksanakan dalam organisasi sehingga mencakup analisis penyebab biaya, analisis aktivitas-aktivitas dan evaluasi kinerja dengan menggunakan informasi dari ABC. Dimensi proses menyediakan informasi mengenai pekerjaan yang dilakukan dalam suatu aktivitas dan hubungan antara pekerjaan tersebut dengan aktivitas lainnya. Proses adalah serangkaian aktivitas yang terkait untuk melaksanakan tujuan tertentu. 2) Penerapan Activity Based Manajemen Activity based Management lebih komprehensive dibandingakn ABC. ABM dapat dipandang sebagai suatu sistem yang memliki 2 tujuan utama, yaitu: a. Meningkatkan kualitas pengambilan keputuan dengan menyajikan informasi biaya yang lebih akurat. 3
b. Melakukan pengurangan biaya dengan mendorong dilakukannya program-program pengurangan biaya. Tujuan penting dari ABM adalah untuk mengidentifikasi dan menghilangkan aktivitas dan biaya tak bernilai tambah. Aktivitas yang tidak bernilai tambah adalah operasi yang tidak perlu dan tidak penting, perlu tapi tidak efisien dan tidak dapat dikembangkan. Biaya yang tidak bernilai tambah adalah hasil dari beberapa aktivitas, biaya dari beberapa aktivitas yang bisa dihilangkan tanpa mengurangi kualitas produk, daya guna, dan nilai yang dirasakan. Berikut adalah lima langkah yang menyediakan strategi untuk menghilangkan biaya tak bernilai tambah pada perusahaan manufaktur dan jasa, yaitu: a. Mengidentifikasi aktivitas, langkah pertama adalah analisis aktivitas, yang mengidentifikasi semua aktivitas penting organisasi. b. Mengidentifikasi aktivitas tak bernilai tambah, tiga kriteria untuk menentukan aktivitas yang bernilai tambah adalah: Apakah aktivitas tersebut perlu? Apakah aktivitas tersebut efisien? Apakah aktivitas tersebut kadang bernilai tambah, kadang tidak? c. Memahami rantai aktivitas, akar masalah, dan pemicunya, dalam mengidentifikasi aktivitas yang tidak bernilai tambah, sangat penting untuk memahami jalan dimana aktivitas terhubung bersama. d. Menetapkan ukuran kinerja, dengan pengukuran kenerja secara terus-menerus dan membandingkan kinerja dengan tolak ukur, perhatian manajemen mungkin terarah pada aktivitas yang tidak perlu dan tidak efisien. e. Melaporkan biaya yang tidak bernilai tambah, biaya tak bernilai tambah harus disoroti pada laporan pusat biaya. Dengan mengedintifikasi akktivitas tak bernilai tambah, dan melaporkan biayanya, manajemen dapat bekerja keras untuk mengembangkan proses dan menghilangkan biaya tak bernilai tambah. Faktor-faktor yang Mendukung Keberhasilan Penerapan ABM Dalam Suatu Organisasi Usaha perbaikan secara terus-menerus dengan cara penerapan system manajemen biaya yang baru ke dalam suatu organisasi tidak secara otomatis bisa diterima oleh organisasi tersebut. Karyawan dari organisasi tersebut umumnya cenderung untuk menolak perubahan yang terjadi, 4
karena perubahan dapat merupakan ancaman untuk berbagai alasan. Faktor-faktor yang mendukung keberhasilan penerapan activity based management dalam suatu organisasi adalah sebagai berikut: 1) Budaya Organisasi Budaya organisasi mencerminkan kerangka berpikir dari karyawan termasuk perilaku, nilai, keyakinan yang dianut oleh karyawan. Budaya organisasi menunjukkan keterlibatan, kerja sama serta partisipasi yang tinggi dari seluruh karyawan. Budaya organisasi sangatlah mendukung keberhasilan dari penerapan ABM di suatu organisasi. 2) Top management support and commitment Penerapan suatu system manajemen biaya yang baru seperti ABM dan ABC membutuhkan waktu dan sumber daya, oleh karena itu dukungan dan peran serta top manajer sangatlah diperlukan untuk keberhasilan penerapannya. 3) Change process Perubahan bisa terjadi apabila diterapkannya suatu proses yang sudah dirancang untuk menghasilkan perubahan tersebut. Perbaikan dari proses yang sudah ada sangat mendukung keberhasilan penerapannya. Elemen-elemen dari proses diantaranya adalah daftar dari aktivitas, sekumpulan tujuan, dan tindakan lanjutan. 4) Continuing education Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengikuti pelatihan serta meningkatkan keahlian mereka terhadap lingkungan kerja yang cepat sangatlah penting. Keberhasilan penerapan dari program manajemen biaya yang baru membutuhkan keahlian, peran serta dan kerja sama dari karyawan suatu organisasi. 5