BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dewasa ini bidang peternakan mebutuhkan sumber daya manusia yang dapat meningkatkan kapasitas hasil ternak, misalnya terhadap hewan sapi dan kambing. Pemerintah memiliki peraturan dalam menggalakkan ekspor dan sebisa mungkin menekan angka impor daging untuk Indonesia. Dalam rangka terciptanya kualitas hasil peternakan yang memuaskan di Indonesia, pemerintah berusaha meningkatkan pengetahuan sumber daya manusia di Indonesia baik dari kalangan aparatur yang bekerja di suatu instansi bidang peternakan maupun dari kalangan non aparatur yang termasuk kelompok masyarakat maupun perusahaan swasta. Untuk meningkatkan sumber daya manusia di Indonesia dalam bidang peternakan, Balai Besar Pelatihan Peternakan (BBPP) Batu memiliki program pendidikan dan pelatihan (diklat) bagi kalangan aparatur maupun non aparatur sebagai upaya membantu menambah wawasan baik teori maupun praktek terhadap pengelolaan hewan-hewan ternak. Proses diklat yang diselenggarakan oleh BBPP Batu diikuti oleh para peternak dari kalangan masyarakat dan para pegawai instansi pemerintah maupun swasta. Peternak dan pegawai swasta termasuk ke dalam golongan non aparatur dan pegawai instansi pemerintah termasuk ke dalam golongan aparatur. Proses pendaftaran diklat masih terjadi secara konvensional yaitu koordinator yang ditunjuk para calon peserta diklat mendaftarkan langsung ke BBPP Batu, padahal calon peserta bisa jadi tidak berasal dari batu / dari daerah lain di Indonesia. 1
2 Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) tidak terlepas dari kebutuhan manusia dalam melakukan aktivitas sehari hari, khususnya aktivitas di berbagai instansi pemerintahan maupun swasta. Untuk itu berbagai cara dilakukan untuk meningkatkan kemudahan, kecepatan dan hasil dalam melakukan aktivitas tersebut. Dari sisi calon peserta diklat, banyak permasalahan yang timbul dikarenakan belum adanya sistem pendaftaran yang berbasis website, seperti calon peserta diklat yang berasal dari luar kota harus mendaftar diklat secara manual atau dengan cara yang konvensional dengan langsung datang ke BBPP Batu. Calon peserta diklat harus menempuh perjalanan yang jauh dan waktu yang cukup lama, belum lagi berkas calon peserta diklat yang dibawa riskan hilang. Dari sisi staff pengurus pendaftaran diklat, data calon peserta yang hanya disimpan dalam arsip seringkali hilang akibat kesalahan manusia atau human error, dan dalam pencarian data dalam arsip tersebut juga cukup memakan waktu yang lama. Sedangkan dilihat dari kebutuhan lainnya, pengurus pendaftaran diklat memerlukan data diklat yang telah dilaksanakan sebagai evaluasi diklat apa saja yang sebaiknya diadakan di tahun yang akan datang. Pemrosesan data pendaftaran diklat sangat vital bagi suatu instansi pemerintahan maupun swasta. Belum adanya media penyimpanan data secara digital menjadikan staff pengurus diklat harus merekap ulang data-data diklat tersebut, sehingga perlu adanya sistem yang menyimpan data pendaftaran diklat agar dapat mempermudah dalam melihat data-data pendaftar diklat sebelumnya. Oleh karena itu, penulis merancang suatu sistem untuk mempermudah suatu proses kerja khususnya dalam pendaftaran diklat pada Balai Besar Pelatihan Peternakan Batu.
3 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat diketahui suatu permasalahannya yakni bagaimana membangun sistem informasi yang mampu mengelola pendaftaran diklat sehingga calon peserta diklat dari seluruh Indonesia tidak harus datang langsung ke Batu, dan pihak BBPP Batu dapat menginformasikan dengan cepat mengenai diklat yang akan dilaksanakan. 1.3 Batasan Masalah Batasan masalah dalam membangun Sistem Informasi Pendaftaran Diklat berdasarkan rumusan masalah di atas adalah sebagai berikut : 1. Sistem tidak menggunakan seleksi bagi calon peserta (calon peserta yang telah didaftarkan oleh koordinator, asalkan data nya lengkap dapat mengikuti diklat). 2. Sistem tidak menyeleksi fasilitator yang akan memfasilitasi diklat (fasilitator sudah ditunjuk oleh pihak BBPP Batu untuk memfasilitasi suatu diklat, sistem hanya menerima data fasilitator saja). 3. Sistem tidak mencetak riwayat pendaftaran bagi layanan koordinator (hanya admin yang dapat mencetak riwayat pendaftaran tiap-tiap peserta pada saat mencetak data personal peserta). 4. Sistem tidak memuat perhitungan biaya atau akomodasi apapun terkait diklat. 1.4 Tujuan Tujuan dari penelitian ini adalah membangun sistem informasi pendaftaran diklat di Balai Besar Pelatihan Peternakan BBPP Batu berbasis web sesuai dengan standar prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya di BBPP Batu. 1.5 Manfaat 1. Mempermudah proses pendaftaran dan mempercepat informasi diklat yang akan dilaksanakan bagi calon peserta diklat kalangan aparatur maupun non aparatur.
4 2. Mengefisiensikan waktu koordinator diklat dalam melakukan proses pendaftaran diklat. 3. Menghemat biaya dan waktu calon peserta diklat yang ingin mendaftar diklat. 4. Meminimalisir berkas hilang/sobek sewaktu perjalanan dalam proses mendaftar diklat bagi calon peserta diklat. 5. Mempercepat informasi mengenai diklat yang akan dilaksanakan kepada koordinator/calon peserta diklat. 6. Mengefisiensikan waktu pencarian diklat yang sudah dilaksanakan bagi staff pengurus pendaftaran diklat. 7. Pengelolaan data pendaftaran diklat bagi staff pengurus pendaftaran diklat yang lebih mudah dan terstruktur. 8. Meminimalisir resiko arsip pendaftaran diklat hilang bagi staff pengurus pendaftaran diklat. 1.6 Metodologi Penelitian Dalam menyusun penelitian Tugas Akhir ini, metode yang digunakan untuk memperoleh data-data antara lain : 1. Observasi Observasi dalam penelitian Tugas Akhir dilakukan di BBPP Batu yakni dengan mengumpulkan data dan informasi yang berkaitan dengan penelitian. Observasi ini menghasilkan temuan permasalahan-permasalahan yang ada pada sekolah dan pemahaman terhadap proses bisnis yang dibutuhkan. 2. Wawancara Wawancara dilakukan dengan ketua bagian kediklatan, dan peserta diklat. Wawancara tersebut yakni tentang bagaimana proses pendaftaran yang terjadi pada calon peserta diklat, prosedur yang berlaku di BBPP Batu hingga kebutuhan apa saja untuk pengelolaan data pendaftaran diklat. Dari hasil wawancara ini, dapat disimpukan bahwa kebutuhan akan sistem pengelolaan hasil belajar siswa terdapat pada proses pencatatan nilai, perhitungan nilai, dokumentasi nilai dan ekspor laporan nilai.
5 3. Studi literatur Studi literatur dilakukan dengan mengumpulkan dan mempelajari informasi-informasi yang berhubungan dengan penelitian Tugas Akhir pengelolaan pendaftaran diklat yang sudah ada sebelumnya, termasuk perancangan, analisis, dan implementasi sistem. Pada kegiatan ini, diperoleh informasi bahwa masih perlu adanya analisis sistem yang baik agar dapat mengelola hasil belajar siswa benar-benar sesuai dengan prosedur dan proses bisnis yang dijalankan di sekolah. 4. Pengembangan Sistem Dalam merencanakan dan membuat sistem yang sesuai, metode pengembangan sistem ini digunakan untuk merancang segala kebutuhan sistem hingga proses akhir sistem telah jadi. Metode ini digunakan dalam proses pembuatan sistem. 5. Analisis Kebutuhan Sistem Menganalisis kebutuhan sistem baik kebutuhan fungsional maupun kebutuhan non fungsional. Menganalisis prosedur penilaian, dan proses bisnis pada sistem pengelolaan pendaftaran diklat yang akan dibuat. 6. Perancangan Sistem Perancangan sistem yakni dengan melakukan penggambarn secara garis besar tentang kegunaan sistem secara keseluruhan, adanya proses, aktivitas, maupun perancangan data yang dibutuhkan sistem menggunakan. Pada bagian ini, pemodelan yang dipakai adalah Unified Modelling Language (UML). Adapun kegiatan lain yakni untuk mengetahui struktur data dengan melakukan perancangan Entity Relationship Diagram (ERD) hingga sampai pada tahap merancang user interface sistem untuk pengguna. 7. Implementasi Sistem Implementasi dilakukan setelah proses perancangan sistem telah berhasil dilakukan. Hasil perancangan sistem diimplementasikan melalui kode program yang akan menghasilkan suatu sistem informasi yang dibutuhkan. Pada bagian ini implementasi dilakukan dengan menggunakan kerangka kerja
6 dalam pembuatan sistem atau sering disebut framework dengan menggunakan metode Model View Controller (MVC). 8. Pengujian Tahapan pengujian dan pembahasan mengenai sistem merupakan tahapan pengujian sistem yang dilaksanakan di BBPP Batu. 9. Dokumentasi dan Pelaporan Tahapan dokumentasi dan pelaporan merupakan tahapan pembuatan laporan dan juga dokumentasi dari sistem yang telah dibuat. Dokumentasi dimulai dari awal penemuan permasalahan, analisis proses bisnis, perancangan, hingga pemecahan masalah. 1.7 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan laporan Tugas Akhir ini dibagi menjadi beberapa bab sebagai berikut. BAB I PENDAHULUAN Dalam bab ini membahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian, serta sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Berisi uraian sistematis tentang informasi hasil penelitian sebelumnya, yang relevan dengan topik tugas akhir dan disajikan dalam pustaka. BAB III LANDASAN TEORI Berisi konsep dan teori yang mendukung analisis dan rancangan dalam pembuatan sistem informasi, seperti pengetahuan tentang teori mendasar tentang sistem, serta bahasa pemrograman terkait dengan pembuatan sistem.
7 BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini memaparkan analisis kebutuhan perangkat lunak yang digunakan untuk mendefinisikan hal-hal yang diperlukan dalam pengembangan sistem. Analisis kebutuhan tersebut meliputi analisis sistem, rancangan proses, rancangan basis data, dan rancangan antar muka pengguna. BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Bab ini menguraikan tentang implementasi proses perancangan yang telah dibuat dengan melibatkan pekerjaan langsung dalam pembuatan sistem. BAB VI HASIL PENGUJIAN DAN PEMBAHASAN Bab ini menguraikan tentang pengujian sistem yang telah dibuat. Mengenai hasil dan uji coba terhadap sistem yang telah dihasilkan selama tugas akhir. BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini menyajikan kesimpulan secara keseluruhan hasil yang diperoleh dari tugas akhir berdasarkan tema permasalahan yang diangkat serta saran terhadap tugas akhir yang telah dilakukan. Saran diperlukan sebagai upaya pengembangan sistem selanjutnya. DAFTAR PUSTAKA Memuat tentang sumber referensi literatur yang digunakan dalam penyusunan laporan tugas akhir ini. LAMPIRAN Memuat dokumen pendukung yang melengkapi bagian proses penelitian tugas akhir yang meliputi dokumen petunjuk tata cara penggunaan sistem dan surat keterangan hasil penelitian.