BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada saat sekarang ini teknologi bukanlah hal yang baru yang dimana sudah banyak berkembang seperti salah satunya teknologi informasi. Yang dimana sudah banyak kegiatan-kegiatan yang memerlukan dan berhubungan dengan teknologi informasi seperti salah satu teknologinya adalah komputer. Karena komputer saat ini merupakan salah satu teknologi yang memegang peranan penting, sehingga sampai saat ini komputer masih terus berkembang sehingga proses kerja pun dapat terbantu dan menjadi lebih efektif dan efisien dari sebelum-sebelumya secara manual dengan penulisan tangan. Untuk mendapatkan informasi, komputer dan segala teknologinya merupakan alat bantu yang paling cepat dan mudah dalam mendapatkan informasi. Yang dimana hal ini telah memiliki istilah yang bernama komputerisasi, yang mengganti suatu kegiatan secara penulisan tangan dengan komputer. Dikarenakan komputer merupakan teknologi informasi yang dapat memanipulasi sejumlah data dengan lebih cepat dan tepat. Dan dirancang untuk dapat menyimpan data input, memprosesnya, dan menampilkan output dibawah pengawasan user. Akan tetapi masih saja banyak beberapa perusahaan baik yang sudah berdiri lama maupun baru kurang mengetahui seberapa besar pentingnya penggunaan komputer dalam proses kerja yang mereka lakukan. Contoh 1
2 signifikannya adalah sistem aplikasi pembelian, penjualan, persediaan dan sales information yang belum diterapkan oleh PT. MITRA SUBUR LESTARI. PT. MITRA SUBUR LESTARI merupakan salah satu distributor resmi dalam bidang bahan-bahan kue. Pada tahun 1994, perusahaan ini belum terbentuk saat itu masih dalam usaha kecil-kecilan yang bernama toko Subur yang menjual bahan-bahan kue. Pada tahun 2007, toko Subur telah menjadi distributor, kemudian toko Subur merubah namanya menjadi CV. LESTARI INDAH UTAMA. Pada tahun 2011 sampai sekarang CV. LESTARI INDAH UTAMA telah menjadi PT. MITRA SUBUR LESTARI dan dari semula hingga saat ini bertujuan untuk memenuhi kebutuhan konsumen untuk mendapatkan bahan-bahan kue. PT. MITRA SUBUR LESTARI menjual bahan-bahan kue memiliki aneka ragam label ada yang berasal dari luar negeri seperti gold bullion, dan dalam negeri seperti blue band, meses garuda. Saat ini sistem yang digunakan di perusahaan ini masih tergolong standart yang dimana perusahaan ini baru menggunakan Ms.Office dalam pembuatan faktur dan surat-surat. Dan perusahaan ini hanya menggunakan kertas dan alat tulis dalam melakukan pencatatan keluar masuk barang di gudang. Oleh karena itu, sistem yang berjalan di perusahaan ini masih kurang efektif dan efisien dalam melakukan proses pembelian, penjualan, dan persediaan. Dikarenakan permasalahan dari perusahaan ini ada pada kondisi stock barang yang dimana masih dikontrol secara manual dengan hanya mengunakan kertas dan alat tulis. Oleh karena itu hanya staf bagian gudang saja yang dapat
3 mengetahui secara detail seberapa besar jumlah stock yang ada pada saat itu.. Sehingga, pada saat staf lain yang memiliki jabatan berbeda membutuhkan data stock akan sulit untuk mendapatkan data tersebut dari staf bagian gudang. Terutama pada saat staf gudang berhalangan hadir akan lebih mempersulit kinerja perusahaan. Oleh karena itu, penulis memilih topik yang dapat memecahkan permasalahan yang dimiliki oleh PT. MITRA SUBUR LESTARI, sehingga sistem yang lama dapat diganti menjadi sistem yang terkomputerisasi dengan baik. Penulis ingin membuat suatu aplikasi yang sistemnya berbasis data yang dimana data-data yang dimiliki oleh perusahaan tersebut dapat tersusun dengan rapih, teratur dan terintegrasi dengan baik. Sehingga proses keluar masuknya barang dapat diketahui oleh berbagai staf, terutama staf yang bertanggung jawab atas hal tersebut. Oleh karena itu penulis akan melakukan analisis dan perancangan sistem basis data pembelian, penjualan dan persedian berbasis web pada PT. MITRA SUBUR LESTARI. 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup dari penulisan skripsi ini adalah pembuatan aplikasi pembelian, penjualan dan persediaan dalam berbasis web untuk mendukung kinerja perusahaan PT. MITRA SUBUR LESTARI yang meliputi bagian : 1. Pemasukan data-data staf. 2. Pemasukan data-data barang.
4 3. Pemasukan data-data customer 4. Pembuatan laporan faktur. 5. Pembuatan rekap laporan faktur 6. Permintaan sales / order sales. 7. Permintaan purchase order. 8. Pelaporan retur barang dari konsumen ke perusahaan. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah : - Menganalisa informasi-informasi yang dibutuhkan lalu mencari permasalahan-permasalahan pada sistem yang sedang berjalan dan mencari dan membuat pemecahan masalah yang dibutuhkan PT. MITRA SUBUR LESTARI. - Merancang sistem basis data berbasis web yang dibutuhkan oleh PT. MITRA SUBUR LESTARI untuk mempermudah karyawan dalam pemasukan data barang, customer, karyawan / staff, dalam pembuatan laporan faktur, invoice, rekap data, pengecekan stok item dan juga mempermudah sales dalam melakukan pemesanan. - Merancang aplikasi sistem basis data penjualan, pembelian dan persedian berbasis web untuk menyelesaikan masalah yang ada pada perusahan PT. MITRA SUBUR LESTARI.
5 Manfaat dari sistem ini adalah : - Menyediakan aplikasi database berbasis web yang dapat membantu para staff dalam mengakses keperluan - Mempermudah pemasukan data customer. - Mempermudah pemasukan data staff. - Mempermudah pembuatan laporan faktur dan invoice. - Mempermudah sales melakukan order barang. - Mempermudah membuat purchase order. - Dapat membuat rekap faktur, invoice, dan item barang. - Stok barang akan menjadi tersusun rapih dan mudah dikontrol. 1.4 Metodologi Penelitian Dalam melakukan analisis perancangan dan pembuatan aplikasi database pada aplikasi pembelian, penjualan dan persediaan, akan digunakan beberapa metodologi antara lain sebagai berikut : a. Metode analysis Dalam tahap ini dilakukan beberapa teknik dalam proses pengumpulan data dan informasi dengan menggunakan teknik fact-finding yang meliputi sebagai berikut :
6 1. Observasi Dengan menggunakan metode observasi ini, penulis dapat melihat secara langsung sistem yang sedang berjalan pada PT. MITRA SUBUR LESTARI, dan mengumpulkan datadata yang nyata yang diperlukan oleh penulis. 2. Wawancara Wawancara adalah teknik pencarian fakta yang biasanya sering digunakan yang bertujuan untuk mengumpulkan dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan seperti sistem yang sedang berjalan dan sistem yang dibutuhkan oleh PT. MITRA SUBUR LESTARI dari general manager dengan tatap muka langsung. 3. Studi pustaka Studi pustaka bertujuan untuk membantu penulis dalam melengkapi data-data dari beberapa buku referensi yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem ini. 4. Penyusunan Data Flow Diagram Data Flow Diagram bertujuan untuk membantu penulis dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi.
7 b. Metode perancangan Untuk dapat membantu dalam merencanakan, mengatur, mengontrol, dan mengevaluasi sistem program yang dibangun, maka penulis menggunakan teknik metode design yang dibagi menjadi 3 tahap, yaitu : 1. Conseptual Database Design Proses membangun model informasi yang digunakan dalam suatu perusahaan, independent dari semua pertimbangan fisik. 2. Logical Database Design Proses membangun model informasi berdasarkan data spesiifik model, tetapi independent dari DBMS tertentu dan pertimbangan fisik lainnya. 3. Physical Database Design Proses menghasilkan deksripsi implementasi database pada penyimpanan sekunder.
8 1.5 Sistematika Penulisan Penulisan skripsi dibagi ke dalam lima bab, di mana masing-masing bab dapat dibagi lagi menjadi beberapa sub bab. Sistematika dari masing-masing bab tersebut adalah sebagai berikut: BAB I : PENDAHULUAN Bab ini akan menjelaskan mengenai latar belakang diambilnya topik penulisan, ruang lingkup penulisan, tujuan dan manfaat dari pembuatan sistem, metode penelitian yang digunakan, dan sistematika penulisan pada skripsi. BAB II : LANDASAN TEORI Bab ini memberitahukan mengenai landasan teori yang dapat berguna untuk membantu dan juga mendukung penulis dalam melakukan penulisan skripsi ini. Seperti yang akan dijelaskan secara jelas mengenai pengertian dari database, perancangan aplikasi database, tipe data, entitas, relasi, dan segala yang berhubungan dengan pembuatan aplikasi database. BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASISDATA Bab ini akan menerangkan teori-teori yang mendukung analisis dan perancangan sistem yang meliputi perancangan database, Entity Relationship Diagram (ERD), Data Flow Diagram (DFD). Serta
9 diuraikan sekilas tentang pemrograman dengan database PHP, database MYSQL, dan teori-teori lainya yang bersangkutan. BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM Bab ini akan menerangkan mengenai perancangan dan implementasi aplikasi database. Perancangan tersebut berisiskan tentang langkah-langkah dalam pembuatan sistem ini. Juga mencakup masalah - masalah yang dihadapi oleh perusahaan serta pendekatan yang digunakan dalam penelitian. BAB V : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan kesimpulan dari hasil analisis dan perancangan yang diperoleh penulis serta saran-saran yang disampaikan sebagai bahan masukan bagi penerapan sistem yang dibuat