BAB 2 LANDASAN TEORI Landasan teori merupakan uraian dari pemecahan masalah yang akan ditemukan melalui pembahasan-pembahasa secara teoritis. Teori-teori yang dikemukakan merupakan dasar-dasar bagi penulis untuk meneliti masalah-masalah yang akan dihadapi oleh penulis pada pelaksanaan pengumpulan data tugas akhir di Perpustakaan SMA Santa Maria Medan. 2.1. Pengertian Sistem Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu System yang berarti kesatuan atau keseluruhan. Didalam mendefenisikan sistem terdapat dua kelompok dalam mendefenisikannya, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pengertian sistem yang menekankan pada prosedurnya adalah suatu kerangka kerja yang saling berintegrasi satu sama lainnya untuk melakukan kegiatan guna menyelesaikan sasaran tertentu. Sedangkan berdasarkan elemen atau komponennya sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
11 William A. Shrode dalam bukunya Organization and Management yang menyebutkan 6 ciri dari sebuah sistem sebagai berikut: 1. Perilaku. Yang berarti sistem terorientasikan pada sasaran tertentu. 2. Keseluruhan. Keseluruhan melebihi jumlah semua bagian. 3. Sistem saling berhubungan dengan sebuah sistem yang lebih besar yakni lingkungan. 4. Transformasi. Yaitu bagian-bagian yang beroperasi menciptakan sesuatu yang mempunyai nilai. 5. Antar hubungan. Yaitu segala komponen harus mempunyai kecocokan satu antar lainnya. 6. Mekanisme kontrol. Yaitu adanya kesatuan yang mempersatukan dan mempertahankan sistem yang bersangkutan. Penganut pendekatan elemen adalah Davis (1985) yang mendefinisikan sistem sebagai bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Sedangkan Lucas (1989) mendefinisikan sistem sebagai suatu komponen atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung, satu sama lain dan terpadu. Sebuah sistem mempunyai tujuan atau sasaran. McLeod berpendapat, sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Begitu pula Robert G. Murdick (1993), mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemenelemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan bersama (Al-Bahra, 2005: 2-3).
12 Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan bagian unsur atau komponen yang saling berhubungan satu sama lain secara teratur yang merupakan satu kesatuan untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran tertentu. 2.2. Pengertian Program atau Aplikasi Program adalah kombinasi yang disusun dan dirangkai menjadi satu kesatuan prosedur yang berupa urutan langkah untuk menyelesaikan masalah yang diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrogramaan sehingga dapat dieksekusi oleh komputer. Dalam pembuatan program tidak dapat terlepas dari tata cara penulisan sintaks yaitu aturan gramatikal yang mengatur tata cara penulisan kata, ekspresi dan pernyataan. Selain itu sintaks juga berperan dalam penulisan program yaitu aturan untuk menyatakan suatu arti agar dapat dieksekusi dan menghasilkan output yang sesuai dengan yang diinginkan. (Sutejo,Budi dan AN, Michael : 2000). 2.3. Komputer Komputer adalah alat yang dipakai untuk mengolah data menurut prosedur yang telah dirumuskan. Kata computer pada awalnya dipergunakan untuk menggambarkan orang yang pekerjaannya melakukan suatu perhitungan aritmatika, dengan atau tanpa alat bantu, tetapi arti kata ini kemudian dipindahkan kepada mesin itu sendiri.
13 Komputer mempunyai 3 bagian penting untuk melaksanakan tugasnya, yaitu: 1. Hardware (Perangkat Keras) Hardware adalah komponen-komponen yang membentuk suatu sistem komputer yang saling berhubungan dengan komponen lainnya, sehingga memungkinkan komputer dapat melaksanakan tugasnya. 2. Software (Perangkat Lunak) Software adalah komponen dalam sistem komputer berupa program untuk mengatur hubungan antara hardware dan brainware serta mengawasi seluruh kegiatan di dalam CPU. 3. Brainware (Pengguna) Brainware adalah faktor yang paling penting dari sistem komputer, tanpa adanya brainware komputer tidak akan ada kegunannya. Brainware dalam sistem komputer dapat dibagi menjadi 3 bagian yakni user atau pengguna, programmer sebagai pembuat sistem, dan sistem analisis sebagai jembatan antara komputer, manusia dan program. 2.4. Pengertian perpustakaan Perpustakaan menurut L. Madiwasitu, merupakan bentuk kata dasar dari Pustaka dalam bahasa Sansekerta berarti buku, naskah tulisan menurut kamus jawa kuno (kawi) Indonesia. Perpustakaan dikatakan juga sebagai gedung taman pustaka, taman bacaan, pengertian yang sempit demikian menyebabkan apreseasi terhadap perpustakaan di Indonesia makin rendah.
14 Dalam suatu lembaga pendidikan perpustakaan sebagai suatu sarana yang berperan aktif dalam peningkatkan sumber informasi sangatlah penting artinya dalam usaha mencerdaskan kepentingan bangsa. Perpustakaan dilambangkan sebagai tempat bertanya dan sumber informasi tentang ilmu pengetahuan yang sifatnya khusus maupun umum. jadi secara umum tujuan perpustakaan pada suatu lembaga pendidikan adalah supaya setiap siswa dapat memperoleh ilmu yang lebih dari ilmu yang didapat dari proses belajar di sekolah. Secara global perpustakaan pada umumnya akan mempunyai fungsi fungsi sebagai berikut : 1. Sebagai Sumber Informasi. 2. Sebagai Media dan Alat Pendidikan. 3. Sebagai Tempat Penelitian. 4. Sebagai Tempat Untuk Kebutuhan Kultur dan Spiritual Masyarakat. 2.5. Visual Basic Microsoft Visual Basic merupakan sebuah bahasa pemrograman yang menawarkan Integrated Development Environtment visual untuk membuat program perangkat lunak berbasis sistem operasi Microsoft Windows dengan menggunakan model pemrograman. Visual basic merupakan turunan bahasa pemrograman BASIC dan menawarkan pengembangan perangkat lunak komputer berbasis dengan cepat. Beberapa bahasa skrip seperti visual basic for Aplication (VBA) dan Visual Basic Scripting Edition (VBScript), mirip seperti halnya visual basic, tetapi cara kerjanya yang berbeda. Para programmer dapat membangun aplikasi dengan menggunakan
15 komponen-komponen yang disediakan oleh Microsoft Visual Basic. Programprogram yang ditulis dengan Visual Basic juga dapat menggunakan windows API, tapi membutuhkan deklarasi fungsi luar tambahan. Menurut Wahana komputer (2010, h.iii) Visual Basic merupakan salah satu Bahasa pemrograman andal dalam lingkungan windows dan banyak digunakan untuk mengembangkan berbagai software dalam lingkungan windows. Visual Basic 2010 adalah teknologi terbaru yang masuk kedalam Visual studio 2010 bersama C#, C++, dan lainnya. Visual Basic 2010 merupakan aplikasi pemrograman yang menggunakan teknologi.net Framework. 2.5.1. Sejarah Visual Basic Bill Gates, memulai bisnis perangkat lunak dengan mengembangkan interpreter bahasa Basic untuk Altair 8800, untuk kemudian ia ubah agar dapat berjalan di atas IBM PC dengan sistem operasi DOS. Visual Basic merupakan event-driven programming yang berasal dari BASIC, artinya program menunggu sampai adanya respon dari user berupa event atau kejadian tertentu. Ketika event terdeteksi, event yang berhubungan akan melakukan aksi sesuai dengan kode yang diberikan. Sejarah Visual Basic diawali dari perkembangan bahasa BASIC di darthmouth College, Amerika Serikat, pada awal tahun 1960-an. Pada tahun 1982 IBM/PC diperkenalkan pada masyarakat, Microsoft pun membuat sistem operasi MS-DOS untuk komputer ini. Didalamnya disertakan pula bahasa BASIC yang dikenal sebagai QuickBasic. Apple BASIC dikembangkan oleh Steve Wozniak,
16 mantan karyawan Hewlet-Packard dan teman dekat Steve Jobs. Steve Jobs pernah bekerja dengan Wozniak sebelumnya (mereka membuat game arcade Breakout untuk Atari). Mereka mengumpulkan uang dan bersama-sama merakit PC, dan pada tanggal 1 April 1976 mereka secara resmi mendirikan perusahaan komputer Apple. Popularitas dan pemakaian BASIC yang luas dengan berbagai jenis komputer turut berperan dalam mengembangkan dan memperbaiki bahasa itu sendiri, dan akhirnya berujung pada lahirnya Visual Basic yang berbasis GUI bersamaan dengan Microsoft Windows. Pemrograman Visual Basic begitu mudah bagi pemula dan programer musiman karena ia menghemat waktu pemrograman dengan tersedianya komponen-komponen siap pakai. Pada tahun 1990-an era DOS berlalu digantikan era Windows. Tampilan grafis windows yang sangat bagus dan lebih interaktif mengubah pemrograman menjadi lebih efisien. Microsoft pun akhirnya membuat BASIC versi Windows yang dikenal dengan Microsoft Visual Basic. 2.5.2. Perkembangan Visual Basic Berikut ini adalah perkembangan Visual Basic : 1. Proyek Thunder dirintis 2. Visual Basic 1.0 (May 1991) Dirilis untuk windows pada Comdex/Windows Wordltrade yang dipertunjukan di Atlanta, Georgia. 3. Visual Basic 1.0
17 Untuk DOS dirilis pada bulan September 1992. Bahasa ini tidak kompatibel dengan Visual Basic For Windows. VB 1.0 for DOS ini pada kenyataannya merupakan versi kelanjutan dari versi-versi sebelumnya compiler BASIC, QuickBasic dan BASIC Professional Development System. 4. Visual Basic 2.0 Dirilis pada November 1992, Cakupan pemrogramannya cukup mudah untuk digunakan dan kecepatannya juga telah di modifikasi. Khususnya pada Form yang menjadikan object dapat dibuat secara seketika, serta konsep dasar dari Class modul yang berikutnya di implementasikan pada VB 4. 5. Visual Basic 3.0 Dirilis pada musim panas 1993 dan dibagi menjadi versi standard dan professional. VB 3 memasukan Versi 1.1 dari Microsoft Jet Database Engine yg dapat membaca serta menulis database Jet (atau Access). 6. Visual Basic 4.0 (Agustus 1995) Merupakan versi pertama yang dapat membuat windows program 32 bit sebaik versi 16 bit nya. VB 4 juga memperkenalkan kemampuan untuk menulis non-gui class pada Visual Basic. 7. Visual Basic 5.0 (February 1997) Microsoft merilis secara eksklusif Visual basic untuk versi windows 32 bit. Programmer yang menulis programnya pada versi 16 bit dapat dengan mudah melakukan import programnya dari VB4 ke VB5. dan
18 juga sebaliknya, program VB5 dapat diimport menjadi VB4. VB 5 memperkenalakan kemampuan untuk membuat User Control. 8. Visual Basic 6.0 (pertengahan 1998) Memperbaiki beberapa cakupan, temasuk kemampuannya untuk membuat Aplikasi Web-based. Visual Basic 6 di jadwalkan akan memasuki Microsoft fasa non Supported dimulai pada maret 2008. 9. Visual Basic.NET (VB 7) Dirilis pada tahun 2002. Beberapa yang mencoba pada versi pertama.net ini mengemukakan bahwa bahasa ini sangat kuat tetapi bahasa yang digunakan sangat berbeda dengan bahasa sebelumnya, dengan kekurangan diberbagai area, termasuk runtime-nya yang 10 kali lebih besar dari paket runtime VB 6 serta peningkatan penggunan memory. 10. Visual Basic.NET 2003 (VB 7.1) Dirilis dengan menggunakan NET framework versi 1.1. 11. Visual Basic 2005 (VB 8.0) Merupakan iterasi selanjutnya dari Visual Basic.NET dan Microsoft memutuskan untuk menghilangkan kata-kata.net pada judulnya. Pada perilisan ini, Microsoft memasukan beberapa fitur baru, diantaranya : a. Edit dan Continue, mungkin inilah kekurangan fitur terbesar dari VB.NET. Pada VB 2005 ini kita diperbolehkan melakukan perubahan kode pada saat program sedang dijalankan.
19 b. Perbaikan pada Konversi dari VB ke VB NET12Visual Basic.NET 2003 (VB 7.1), dirilis dengan menggunakan NET framework versi 1.1. c. IsNot Patent, merupakan salah satu fitur dari Visual Basic 2005 merupakan konversi If Not X Is Y menjadi If X IsNot Y. 12. Visual Basic 2005 Express, merupakan bagian dari Product Visual Studio. Microsoft membuat Visual Studio 2005 Express edition untuk pemula dan yang gemar dengan VB, salah satu produknya adalah Visual Basic 2005 Express yang merupakan produk gratis dari Microsoft. 13. Visual Basic Orcas (VB 9.0) Dijadwalkan akan dirilis pada tahun 2007 dan dibangung diatas.net 3.5. Pada rilis ini, Microsoft menambahkan beberapa fitur baru diantaranya : a. True Tenary operator, yaitu fungsi If(boolean,value, value) yang digunakan untuk menggantikan fungsi IIF. b. LINQ Support c. Ekspresi Lambda d. XML Literals e. Nullable types f. Type Inference 14. Visual Basic VBx (VB 10.0)
20 Visual Basic 10, yang juga dkenal dengan nama VBx, akan menawarkan dukungan untuk Dynamic Language Runtime. VB 10 direncanakan akan menjadi bagian dari SilverLight 1.1. 2.5.3. Struktur Aplikasi Visual Basic Lingkungan pemrograman Visual Basic mengandung semua sarana yang anda butuhkan untuk membangun program-program yang hebat untuk windows dengan cepat dan efisien. Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang terstruktur. a. Struktur aplikasi Visual Basic terdiri dari : 1. Form, yaitu windows atau jendela di mana anda akan membuat user interface atau tampilan yang merupakan antarmuka program yang akan dibuat. 2. Control, yaitu tampilan berbasis grafis yang dimasukkan pada form untuk membuat interaksi dengan memakai seperti textbox, label, frame dan lain-lain. 3. Properties, yaitu nilai atau karakteristik yang dimiliki oleh sebuah objek visual basic. Contohnya name, caption, size, dan lain-lain. 4. Metode, yaitu serangkaian perintah yang sudah tersedia untuk suatu yang dapat diminta untuk mengerjakan tugas khusus. 5. Prosedure Kejadian/ Event Prosedure, yaitu kode yang berhubungan dengan suatu objek yang dapat diminta untuk mengerjakan tugas khusus. Kode ini akan mengeksekusi ketika ada respon dari pemakai kode ketika ada event tertentu.
21 6. Prosedure Umum, yaitu kode yang tidak berhubungan dengan suatu objek, karena kode ini harus diminta oleh aplikasi. 7. Modul/Module, yaitu kumpulan dari prosedure umum, deklarasi variabel dan defenisi konstanta yang digunakan oleh aplikasi. b. Tampilan Layar Visual Basic juga memiliki tampilan layar yang terdiri dari : 1. Main Windows (Jendela Utama) Yang terdiri dari title bar (baris judul), menu bar, dan tool bar, baris judul yang berisi nama proyek. Baris judul juga berisi mode operasi. Visual Basic sekarang dan form yang aktif. Menu bar merupakan menu drop-down di mana dapat mengontrol operasi lingkungan Visual Basic. Tool bar berisi kumpulan gambar yang mewakili perunahan yang ada di menu. Jendela utama juga menampilkan lokasi dari form aktif yang ada di sudut kiri atas layar, lebar serta panjang form. 2. Form Windows (Jendela Form) Adalah pusat dari pengembangan aplikasi Visual Basic. Disinilah tempat merancang aplikasi yang akan kita inginkan. 3. Project Windows (Jendela Project) Menampilkan daftar form dan modul proyek. Proyek merupakan kumpulan dari modul form, modul class, modul standard dan file sumber yang membentuk suatu aplikasi. 4. Toolbox
22 Toolbox adalah kumpulan dari proyek yang digunakan atau membuat user interface serta control bagi program aplikasi. Ada 2 cara untuk menempatkan control pada suatu form : a. Klik ganda kontrol dalam toolbox, selanjutnya anda dapat mengubah besar dan ukuran serta memindahkannya dengan memindahkannya drag atau drop. b. Klik langsung kontrol pada toolbox, kemudian pindahkan pointer mouse pada jendela form, kursor akan berubah menjadi crosshairt(+). 5. Properti Windows (Jendela Properti) Berisi daftar struktur setting property yang digunakan pada sebuah objek yang terpilih. Kotak drop-down pada bagian atas jendela berisi daftar semua objek pada form yang aktif. Ada 2 tab tampilan, yaitu tampilan Alphabetic (diurutkan berdasarkan urutan abjad) dan Categorized (diurutkan berdasarkan kelompok). 6. Form Layout Windows (Jendela Layout Form) Menampilkan posisi form relatif terhadap layar monitor pada saat program dijalankan atau di eksekusi (Running/Compiling). 2.5.4. Kelebihan dan Kekurangan Visual Basic Bahasa pemrograman Visual Basic memiliki beberapa keunggulan serta juga memiliki beberapa kekurangan. Berikut ini adalah kelebihan dari Visual Basic :
23 1. Pengguna dengan dasar pemrograman apapun bisa dengan mudah menggunakannya. 2. Ketika kita melakukan instalasi program lain yang mendukung penggunaannya dalam Visual Basic, maka komponen dari program tersebut bisa di masukkan dalam daftar komponen Visual Basic. 3. Ketika kita melakukan kesalahan pada penulisan kode, Visual Basic secara otomatis membenarkannya dan tidak perlu bersusah payah mendeklarasikan komponen ke dalam list kode. Serta berikut ini adalah kekurangan dari penggunaan Visual Basic : 1. Sifatnya komersial 2. File Visual Basic sering menjadi target serangan virus. 3. Dokumentasi sebenarnya lengkap dalam MSDN, namun untuk masalah instalasi membutuhkan biaya dan space hardisk yang cukup besar. 2.6. Microsoft Access Microsoft Access merupakan salah satu aplikasi pengolahan database (basis data) yang sudah disediakan secara gratis bersama dengan aplikasi microsoft lainnya dalam satu paket Microsoft Office. Hadirnya Microsoft Access memberikan berbagai kemudahan yang ditawarkan kepada setiap penggunanya, seperti pengaturan data, sistem penyaringan data dan masih banyak lagi. Untuk perkembangannya sendiri Microsoft Access masih mengikuti perkembangan Microsoft Office. Microsoft Office memiliki fungsi sebagai salah satu aplikasi yang menangani proses pembuatan sistem dan memanipulasi data. Microsoft Access juga
24 bisa digunakan sebagai salah satu pembuatan database untuk sebuah aplikasi web dasar. Maka dalam pembuatan aplikasi pengarsipan surat ini penulis menggunakan aplikasi Microsoft Access dalam pengolahan databasenya. 2.7. Pengertian Database Database (basis data) adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lain, dimana data yang disimpan berada pada perangkat komputer da menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen penting dalam sebuah sistem, karena merupakan sebuah basis dalam menyediakan informasi bagi pemakai. Menurut Fabbri dan Schwab, basis data adalah sistem berkas terpadu yang dirancang terutama untuk meminimalkan pengulangan data. Menurut Date, sistem basis data dasarnya adalah sistem terkomputerisasi, yang tujuan utamanya adalah memelihara dan membuat informasi tersebut tersedia saat dibutuhkan (Kadir, 1999). 2.7.1. Database Management System Database Management System (DBMS) adalah sekumpulan data yang saling berelasi dan satu set program yang digunakan untuk mengakses data tersebut (Harianto, 2002). Tujuan utama Database Management System adalah untuk
25 menyediakan lingkungan yang sesuai dan efisien bagi pengaksesan data atau informasi. Tujuan sistem database pada dasarnya merupakan suatu sistem penyimpanan atau pemeliharaan record yang berbasis komputer. Database sendiri dianalogikan sebagai kabinet atau lemari file elektronik tempat penyimpanan data yang terkomputerisasi. 2.8. Crystal Report Crystal Report merupakan program khusus untuk membuat laporan yang terpisah dengan program Visual Basic tetapi keduanya dapat dihubungkan (linkage). Mencetak dengan Crystal Report memiliki hasil yang lebih efektif dan lebih efisien. Hal ini dikarenakan pada Crystal Report banyak tersedia objek-objek maupun komponen yang mudah digunakan (Madcoms, 2002).