MANAJEMEN PROYEK MANAJEMEN OPERASIONAL MINGGU KETIGA BY. MUHAMMAD WADUD, SE., M.SI. FAKULTAS EKONOMI UNIV. IGM
POKOK BAHASAN PENGERTIAN PENGORGANISASIAN PROYEK PENJADWALAN PROYEK PERCEPATAN DAN PEMBIAYAAN PROYEK
PENGERTIAN MANAJEMEN MENGANDUNG ARTI POSISI DAN PROSES. POSISI : SEORANG ATAU SEKELOMPOK ORANG YANG BERTANGGUNG JAWAB MELAKUKAN PENGKAJIAN, PENGANALISISAN, PERUMUSAN KEPUTUSAN, DAN PENGAMBILAN INISIATIF ATAS TINDAKAN YANG SESUAI ATAU TERBAIK DI DALAM SEBUAH ORGANISASI. PROSES : FUNGSI DARI PERENCANAAN, PENGKOORDINASIAN, DAN PENGGERAKAN AKTIVITAS DARI SEBUAH ORGANISASI.
PROYEK ADALAH SUATU KEGIATAN YANG MEMPUNYAI TUJUAN KHUSUS YANG HARUS DIWUJUDKAN DALAM WAKTU YANG SUDAH DITENTUKAN DENGAN ANGGARAN BIAYA YANG SUDAH DITETAPKAN DAN TELAH DIBEBANKAN UNTUK DIDEFINISIKAN ATAU DILAKSANAKAN. ATAU DENGAN KATA LAIN PROYEK PADA DASARNYA MERUPAKAN PROSES PEMBUATAN SUATU PRODUK UNIK, BAIK BERUPA PRODUK BARU MAUPUN MENJALANKAN JENIS BISNIS BARU YANG AKAN DISELESAIKAN PADA WAKTU TERTENTU. CONTOH : PROYEK PERUMAHAN, PROYEK KAPAL TERBANG, PROYEK JEMBATAN DLL
MANAJEMEN PROYEK (CHASE, DKK, 2001) SEBAGAI PERENCANAAN, PENGGERAKAN, DAN PENGENDALIAN SUMBER DAYA (6M) UNTUK MEMENUHI SPESIFIKASI TEKNIS, BIAYA DAN WAKTU PENYELESAIAN PENGERJAAN PRODUK YANG BERSIFAT UNIK YANG TELAH DITENTUKAN SEBELUMNYA. MANAJEMEN PROYEK (APICS) YAITUPENGGUNAAN KETERAMPILAN DAN PENGETAHUAN DALAM MENGKOORDINASIKAN PENGORGANISASIAN, PERENCANAAN, PENJADWALAN, PENGGERAKAN, PENGENDALIAN, PEMANTAUAN DAN PENGEVALUASIAN DARI AKTIVITAS YANG TELAH DITENTUKAN SEBELUMNYA UNTUK MENJAMIN BAHWA TUJUAN DARI SUATU PROYEK, BARANG YANG DIOLAH ATAU JASA YANG AKAN DISERAHKAN TERCAPAI.
UNSUR POKOK DALAM MANAJEMEN PROYEK : PRODUK BERSIFAT UNIK ATAU SPESIFIK PROSES TIDAK REPETITIF SPESIFIKASI PRODUK DITENTUKAN OLEH PELANGGAN KEINGINAN PELANGGAN DITERJEMAHKAN OLEH DEWAN DIREKSI MENJADI DESAIN PRODUK/PROYEK UNTUK MELAKSANAKAN PROYEK, DIREKSI MENYUSUN ANGGARAN PROYEK, JADWAL WAKTU PELAKSANAAN DAN ACUAN JAMINAN MUTU PELAKSANAAN PROYEK UNTUK MEMENUHI PESANAN PELANGGAN
GAMBAR : UNSUR DAN PROSES PENGELOLAAN SEBUAH PROYEK PESANAN PELANGGAN DEWAN DIREKSI SPESIFIKASI KEINGINAN & KEBUTUHAN DESAIN PRODUK ANGGARAN PROYEK JAMINAN MUTU WAKTU PELAKSANAAN STEP 1 : PLAN STEP 2 : DIRECT STEP 3 : CONTROL KELUARAN PROYEK
PENGORGANISASIAN PROYEK ADA 3 PENDEKATAN MANAJERIAL DALAM MENGORGANISASIKAN PROYEK : PENDEKATAN MANAJEMEN KLASIK/FUNGSIONAL PADA PENDEKATAN INI KEGIATAN DISUSUN MENURUT FUNGSI- FUNGSI MANAJEMEN (POADC) ADA BEBERAPA PRINSIP POKOK YAITU : DEPARTEMENTALISASI & SPESIALISASI, STRUKTUR ORGANISASI (HIRARKIS-PIRAMID), ASAS KESATUAN KOMANDO, ASAS DAN MEKANISME PEMBUATAN KEPUTUSAN YANG JELAS PENDEKATAN SISTEM PADA PENDEKATAN SISTEM ORGANISASI DILIHAT DARI HUBUNGAN IPO SEHINGGA DEPARTEMEN DISUSUN DENGAN MENGACU PADA POLA HUBUNGAN YANG DIMAKSUD PENDEKATAN SITUASIONAL ORGANISASI DISUSUN MENURUT PERTIMBANGAN YANG DIHADAPI APAKAH PROYEK RUMIT ATAU SEDERHANA.
MENURUT CHASE & AQUALINO (1995) ORGANISASI PROYEK DAPAT DISUSUN DENGAN MEMAKAI 3 MACAM PENDEKATAN PENGORGANISASIAN YAITU : PROYEK MURNI PROYEK FUNGSIONAL PROYEK MATRIK
KELEBIHAN DAN KEKURANGAN TIPE PROYEK TIPE PROYEK KELEBIHAN KEKURANGAN PROYEK MURNI 1. MANAJER PROYEK MEMILIKI OTORITAS PENUH ATAS PROYEK 2. MANAJER BAGIAN HANYA MELAPOR KEPADA SEORANG ATASAN DENGAN TANPA HARUS MEMBAGI LOYALITAS PADA MANAJER FUNGSIONAL 3. GARIS KOMUNIKASI LEBIH PENDEK, KEPUTUSAN LEBIH CEPAT 4. KEBANGGAN, MOTIVASI DAN KOMITMEN STAF PROYEK TINGGI PROYEK FUNGSIONAL 1. STAF DAPAT BEKERJA DI BEBERAPA PROYEK 2. KEMAMPUAN TEKNIS PERSONIL TERPELIHARA KARENA ADA FUNGSIONALISASI 3. ADA JAMINAN PEKERJAAN SETELAH PROYEK SELESAI 4. KEAHALIAN SPESIALISASI DAPAT MEMBANGUN SINERGITAS YANG EFEKTIF 1. TERJADI INEFISIENSI SUMBER DAYA TIDAK TERPAKAI SEMUA 2. TUJUAN DAN KEBIJAKAN ORGANISASIONAL TERABAIKAN, STAF PROYEK TERGANTUNG KEPALA KANTOR 3. TIDAK ADA JAMINAN PEKERJAAN SETELAH PROYEK SELESAI 4. ORGANISASI KETINGGALAN TEKNOLOGI KARENA ADA FUNGSIONALISASI 1. MOTIVASI STAF PROYEK RENDAH 2. KEBUTUHAN DARI CLIENT BERSIFAT SEKUNDER DAN RESPONS RENDAH 3. ASPEK YANG TIDAK BERKAITAN SECARA LANGSUNG DENGAN FUNGSI YANG ADA, LAMBAN PENANGANA PROYEK MATRIKS 1. KOMUNIKASI DENGAN DIVISI LANCAR 2. DUPLIKASI SUMBER DAYA MINIMUM 3. ADA JAMINAN KEAMANAN KERJA PADA STAF PROYEK SESUDAH PROYEK SELESAI 4. KEBIJAKAN ORGANISASI INDUK DIJABARKAN DI PROYEK SEHINGGA DUKUNGAN TINGGI 5. MANAJER PROYEK TETAP BERTANGGUNG JAWAB ATAS KEBERHASILAN PROYEK 1. ADA DUA ATASAN MANAJER PROYEK DAN FUNGSIONAL, MANAJER FUNGSIONAL KADANG DITAATI 2. KEBERHASILAN PROYEK TERLETAK PADA KEKUATAN MANAJER PROYEK MEMBUAT NEGOSIASI 3. SIFAT MEMENTINGKAN PROYEK TERTENTU SANGAT BERBAHAYA, SUMBER DAYA DAPAT SAJA DITAHAN DAN TIDAK DIALOKASIKAN KE PROYEK LAIN
PENJADWALAN PROYEK BAGAN GANTT JADWAL METODE JARINGAN KERJA ACUAN PENYELENGGARAAN PROYEK PERT CPM
PERT (PROGRAMMING EVALUATING AND REVIEW TECHNIQUES) ADALAH TEKNIK MERENCANAKAN MENGEVALUASI, DAN MENELAAH PROYEK. CPM (CRITICAL PATH METHOD) ADALAH MERUPAKAN METODE PENJADWALAN YANG DIKEMBANGKAN KEMUDIAN SEBAGAI PENYEMPURNA TERHADAP KEKURANGAN DAN KETERBATASAN METODE PERT.
PERT METODE PERT MEMPUNYAI ASUMSI BAHWA PROYEK YANG AKAN DILAKSANAKAN ADALAH PROYEK BARU, TIDAK ADA CONTOH SEBELUMNYA SEHINGGA BERSIFAT PROBABILISTIK. BERDASARKAN ASUMSI ITU MAKA ORIENTASI METODE PERT ADALAH MENGOPTIMALKAN WAKTU PENYELESAIAN PROYEK DAN BELUM MENEKANKAN SOAL MINIMASI BIAYA. ADA 3 KATEGORI WAKTU DALAM METODE PERT : a=optimistic TIME, PERKIRAAN WAKTU PENYELESAIAN PEKERJAAN ATAS DASAR ASUMSI BAHWA TIDAK ADA KENDALA. b=pessimistic TIME, PERKIRAAN WAKTU PENYELESAIAN PEKERJAAN ATAS DASAR ASUMSI TERDAPAT BERBAGAI MACAM KENDALA m=most LIKELY TIME, WAKTU PALING MUNGKIN UNTUK MENYELESAIKAN PEKERJAAN YANG BERSANGKUTAN. te=expected TIME, HARAPAN WAKTU UNTUK MENYELESAIKAN SEBUAH PROYEK
RUMUS PERT LANGKAH2 DALAM MENYUSUN DIAGRAM JARINGAN KERJA : MERUMUSKAN VISI DAN TUJUAN MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN YANG HARUS DISELESAIKAN PADA PROYEK- PROYEK YANG BERSANGKUTAN MENGIDENTIFIKASI URUTAN PELAKSANAAN PEKERJAAN YANG ADA MEMBUAT DIAGRAM PENGERJAAN PROYEK MENETAPKAN JALUR KRITIS PROYEK MENGHITUNG STANDAR DEVIASI JALUR KRITIS PROYEK MENGHITUNG PROBABILITA PENYELESAIAN PROYEK SESUAI YANG DIMINTA OLEH PEMILIK PROYEK MENGHITUNG BIAYA NYATA PROYEK MENGEVALUASI ALTERNATIF PERCEPATAN YANG MUNGKIN
PADA DIAGRAM PERT WAKTU SETIAP EVENT ADA DUA MACAM YAITU WAKTU PALING CEPAT MEMULAI DAN MENYELESAIKAN KEGIATAN (TE, EARLIEST TIME TO START AND COMPLETION ACTIVITY) DAN WAKTU PALING LAMBAT MEMULAI DAN MENYELESAIKAN KEGIATAN (TL, LATEST TIME TO START AND COMPLETION ACTIVITY). CARA PENULISAN SBB : TE = O KEGIATAN A 1 2 3 TE = 2 MINGGU TE = 0+TE=0 TE = 2+4 =6 KEGIATAN B TE = 4 MINGGU AGAR PEKERJAA DAPAT SELESAI DALAM WAKTU 6 MINGGU, MAKA TL PALING LAMBAT SELESAI ADALAH 6 MINGGU TL = 2 2 = 0 TL = 6 4 = 2 TL = 6
SELANJUTNYA PADA PENDEKATAN KEDUA LANGKAH PERTAMA PEMECAHAN ADALAH MENCARI NILAI SLACK SETIAP KEGIATAN DAN LINTASAN YANG MELALUI PEKERJAAN YANG MEMILIKI WAKTU LUANG (SLACK TIME) = 0 ADALAH JALUR KRITIS PROYEK, WAKTU LUANG DIHITUNG SBB : TS = TL - TE
CPM CPM (CRITICAL PATH METHOD) ATAU METODE JALUR KRITIS MERUPAKAN DIAGRAM KERJA YANG MEMANDANG WAKTU PELAKSANAAN KEGIATAN YANG ADA DALAM JARINGAN YANG BERSIFAT UNIK/TUNGGAL DAN DETERMINISTIC/PASTI DAN DAPAT DIPREDIKSI KARENA ADA PENGALAMAN MENGERJAKAN PEKERJAAN YANG SAMA PADA PROYEK SEBELUMNYA.
MODEL SEDERHANA CPM KEGIATAN B ES A LS 3 D EF 2 LF C 4 WAKTU PENGERJAAN 5 GARIS HUBUNGAN PRESEDENSI (URUTAN)
PERBEDAAN PERT DAN CPM NO UNSUR PERT CPM 1 SIFAT WAKTU KEGIATAN PROBABILISTIK DETERMINISTIK 2 ASUMSI YANG MENDASARI BELUM ADA PENGALAMAN SEBELUMNYA ADA PENGALAMAN SEBELUMNYA 3 ARTI GARIS PANAH KEGIATAN HUBUNGAN PRESIDENSI 4 ARTI LINGKARAN KECIL EVENT AWAL DAN AKHIR KEGIATAN KEGIATAN 5 JENIS WAKTU JARINGAN TE DAN TL ES, EF, LS, LF 6 KEGIATAN DUMMY ADA TIDAK ADA 7 SASARAN UTAMA OPTIMALISASI WAKTU OPTIMALISASI WAKTU DAN BIAYA KET : ES (EARLIEST TO START, WAKTU PALING AWAL UNTUK MEMULAI SEBUAH KEGIATAN),N EF (EARLIEST FINISH, WAKTU PALING AWAL UNTUK MENYELESAIKAN KEGIATAN) LS (LATES START, WAKTU PALING LAMBAT UNTUK MEMULAI SEBUAH KEGIATAN), LF (LATEST FINISH, WAKTU PALING LAMBAT UNTUK MENYELESAIKAN SEBUAH KEGIATAN)