SISTEM INFORMASI PRODUCTION PLANNING AND INVENTORY CONTROL BERBASIS MULTI USER PADA PT. SAI GARMENT INDUSTRIES SEMARANG Mu tazilah Sekolah Tinggi Elektronika Dan Komputer STEKOM - Semarang Abstrak PT. Sai Garment Industries Semarang yang beralamat di Jl. Brigjend Sudiarto km12 Semarang.Dalam menjalankan proses manufaktur perusahaan, PT. Sai Garment Industries Semarang teruma sistem perencanaan dan pengendalian bahan bakunya masih dilakukan pencatatan menggunakan Microsoft Excel, selain itu komputer bagian PPIC, Gudang dan Pimpinan databasenya belum terintegrasi dalam sebuah sistem. Hal ini mengakibatkan lambatnya pendataan bahan baku, proses perencanaan dan pembuatan laporan kepada Pimpinan. Berdasarkan permasalahan diatas, penulis membuat sebuah rancang bangun Sistem Informasi Production Planning And inventory Control berbasis multi user untuk dijadikan pertimbangan dalam membantu mempercepat proses perencanaan, pendataan bahan baku, pembuatan laporan kepada pimpinan serta dapat memberikan informasi stok bahan yang ada di gudang dengan menggunakan Visual Basic 6.0 dan database My Sql. Penelitian ini menggunakan metode Research and Development (R&D). Uji coba Prototype aplikasi oleh User Sistem Informasi Production Planning And inventory Control berbasis multi user pada PT. Sai Garment Industries Semarang dinyatakan layak digunakan. Kata Kunci : R&D,PPIC, MultiUser, Microsoft Visual Basic 6.0, My SQL 1. Pendahuluan Sejalan dengan perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini, Perkembangan teknologi informasi yang cepat menyebabkan informasi memegang peranan yang penting dan tidak dapat dipisahkan dari kehidupan manusia. Persaingan antara perusahaan dagang, maupun jasa sering terjadi. Persaingan tersebut mengakibatkan permasalahan yang ada dalam sebuah perusahaan semakin kompleks karena masih sering terjadinya pengolahan data secara manual. Agar penyajian informasi dapat dihasilkan secara tepat, akurat, dan relevan maka di butuhkan suatu sistem informasi baru yang bisa menunjang aktivitas perusahaan. Sistem merupakan perangkat yang sangat mutlak dan harus 1
2 ada dalam hal mengorganisasikan seseorang, perusahaan dan instansi pemerintahan. PT. Sai Garment yang beralamat di Jl. Brigjen Sudiarto Km.12. Selama ini perusahaan menggunakan sistem produksi yang dilakukan berdasarkan PO dari buyer, ketersediaan bahan baku (stok bahan baku), kemudian perencanaan produksi dan terakhir proses produksi. Pada saat ini PT. Sai Garment Industries Semarang dalam proses produksi masih sering terjadi keterlambatan dalam memenuhi permintaan pelanggan, hal ini dikarenakan stok bahan yang ada di gudang belum tersedia pada saat dibutuhkan. Kejadian seperti ini dapat menimbulkan pengiriman barang ke buyer terlambat, sehingga sering terjadi klaim dari bayer dan hal terburuk adalah perusahaan dapat di tinggalkan oleh pelanggan dan kehilangan keuntungan penjualan. Selain itu aplikasi yang digunakan untuk perencanaan produksi masih menggunakan Microsoft Excel dengan komputer yang stand alone (berdiri sendiri) antara gudang dan PPIC. Yang menyebabkan pihak PPIC lambat untuk merencanakan proses produksi karena pihak PPIC harus menunggu sampai proses pendataan selesai dilakukan oleh gudang tersebut dan diterima dalam bentuk laporan dokumen oleh pihak PPIC. Hal ini mengakibatkan keterlambatan dalam perencanaan produksi yang dampaknya mengakibatkan proses produksi menjadi terlambat. Sehingga mengakibatkan keterlambatan pengiriman barang sehingga perusahaan mendapatkan denda klaim dari keterlambatan tersebut. Melihat kenyataan pada permasalahan yang ada pada bagian Production Planning dan Inventory Control (PPIC) PT. Sai Garment Industries Semarang tersebut, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian guna untuk merancang dan membangun sebuah Sistem Informasi PPIC berbasis Multi User, dengan harapan sistem yang dibangun nantinya bisa meningkatkan kinerja pada bagian PPIC dan Gudang, mampu meningkatkan hasil produksi. Dengan adanya Sistem Informasi ini akan memudahkan bagian PPIC melakukan perencanaan, bagian Gudang memudahkan dalam menginput barang datang, barang keluar bahkan stok bahan sedangkan pimpinan dapat dengan mudah mendapatkan laporan dari bagian PPIC, laporan bagian Gudang karena terintegrasinya sistem databasenya 2. Bahan Dan Metode A. Model Pengembangan Model pengembangan Sistem informasi Production Planning and Inventory Control Berbasis Multi User yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian dan pengembangan Research and Development (R&D). Borg & Gall mengungkapkan bahwa siklus R&D tersusun dalam beberapa langkah penelitian meliputi : 1. Penelitian dan pengumpulan informasi (Research And Information Collectin). 2. Perencanaan (Planning). 3. Pengembangan produk pendahuluan (Develop Premilinary Form Of Product). 4. Uji coba pendahuluan (Preliminary Field Testing). 5. Perbaikan produk utama (Main Product Revision). 6. Uji coba utama (Main Field Testing). 7. Operational Product Revision
3 8. Operational Field Testing 9. Final Product Revision 10. Dissemination and implemetatione Model penelitian dan pengembangan yang digunakan untuk penelitian ini penulis melakukan pendekatan model Research and Development (R & D) dari Borg and Gall dengan 6 (enam) tahapan saja. Secara prosedural langkah-langkah pendekatan model R & D Borg and Gall (1983) sebagaimana gambar berikut : Penelitian dan Pengumpulan Informasi (1) Perencanaan (2) Pengembangan Produk (3) Uji Lapangan Lanjut (6) Revisi Produk Utama (5) Uji Lapangan Awal (4) Gambar 1 Pendekatan Model R & D Borg and Gall (1983) B. Prosedur Pengembangan Prosedur pengembangan memaparkan langkah-langkah prosedural yang ditempuh oleh pengembang dalam membuat produk. Adapun prosedur pengembangan sistem informasi PPIC berbasis Multi User pada PT. Sai Garment Industries Semarang digambarkan sebagai berikut : Analisis Kebutuhan Kajian Pustaka Observasi & Wawancara Perencanaan Produk Desain & pembuatan Produk Uji Coba Revisi produk Acc Tidak Acc Prototype Sistem Informasi PPIC Berbasis Multiuser pada PT. Sai Garment Industries Semarang
4 Gambar 2 Prosedur Pengembangan 3. Simpulan Berdasarkan hasil analis data pada penelitian pengembangan produk sistem Informasi Production Planning And Inventory Control (PPIC) berbasis Multi User yang telah dilakukan di PT. Sai Garment Industries Semarang dengan menggunkan metode Research and Developmnet (R&D), dianalisa bahwa kerja sistem lama dalam memproses perencanaan dan pengendalian bahan baku masih terdapat banyak kelemahan, dengan aplikasi yang digunakan bagian PPIC masih menggunakan Microsoft Excel, bagian PPIC dan gudang masih menggunakan komputer yang stand alone (berdiri sendiri) sehingga pihak PPIC lambat untuk membuat perencanakan produksi sehingga sering mengalami keterlambatan dalam pengiriman pesanan pelanggan. Setelah dibangun sistem baru yang telah melalui beberapa pengujian dan validasi oleh pakar dan juga uji coba produk oleh user, sistem informsi Production Planning And Inventory Control (PPIC) berbasis multiuser pada PT. Sai Garment Industries Semarang yang telah dirancang dinyatakan layak untuk di gunakan di PT. Sai Garment Industries Semarang, karena dapat membantu mengatasi berbagai permasalahan permasalahan di PT. Sai Garment Industries Semarang. Dari hasil pengamatan dapat ditarik suatu kesimpulan sebagai berikut: A. Adanya sistem informasi Production Planning And Inventory Control berbasis Multiuser yang dikembangkan, proses input data sampai proses output data akan lebih akurat, serta dapat mengurangi kesalahan kesalahan akibat dari sistem yang berjalan pada PT. Sai Garment Industries yaitu masih memakai cara manual yaitu dengan mengunakan Microsoft Excel. B. Dengan uji coba sistem informasi Production Planning And Inventory Control berbasis Multiuser pada PT. Sai Garment Industries, dapat memberikan kemudahan dan keakuratan dalam melakukan pengolahan data perencanaan dan pengendalian bahan baku dalam memberikan informasi status perencanaan produksi kepada pimpinan.
5 C. Adanya sistem informasi ini, sistem Production Planning And Inventory Control dapat terpantau dengan baik, sehingga saat pimpinan ingin mengetahui hasil produksi perperiode dapat dilaporkan dengan cepat. D. Sistem informasi Production Planning And Inventory Control berbasis Multi User pada PT. Sai Garment Industries, dapat memberikan kemudahan dan keakuratan dalam bagian PPIC untuk mengecek stok bahan yang ada di gudang untuk melakukan perencanaan produksi.
6 Daftar Pustaka Andi dan Elcom, 2012; Computer Networking, Yogyakarta: Andi Borg.W.R dan Gall, M.D. 1983; Education Research : An Introduction, New York: Longman. Connolly, Thomas and Begg, Carolyn. 2010; Database Systems : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management, Fifth Edition. Pearson Education, Boston Diana, Anastasia, 2011; Sistem Informasi Akutansi Perancangan, Proses dan Penerapan, Yogyakarta: Andi Offset Gaspersz, Vincent, 2001; Producion planning and Inventory Control, Jakarta: Gramedia. Haryati, Sri, 2012; Research and Development (R&D) Sebagai Salah Satu Model Penelitian Dalam Bidang Pendidikan, Johor Bahru, UTM, http://jurnal.utm.ac.id/index/article/view/13] Jogiyanto, 2005; Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi Jogiyanto. 2009; Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, Andi. Kristanto, Andi, 2003; Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Yogyakarta: Gava Media. Kristanto, Andri, 2008; Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Yogyakarta: Gava Media. Kusrini, 2007; Membangun Sistem Informasi Akutansi dengan VB & SQL Server, Yogyakarta: Andi Offset Mangkulo, Hengky.A, 2011; Cara Mudah Menguasai Visual Basic 6, Jakarta: Alex Media Komputindo. Melwin, Syafrizal, 2005; Pengantar Jaringan Komputer, Yogyakarta: Andi. Mulyanto, Agus, 2009; Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi, Yogyakarta: Pustaka pelajar.
7 Nandika, Irfan, 2012; Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Perencanaan Produksi dengan Menggunakan Data Flow Diagram Pada PT. Yamakou Indonesia,Bekasi:UniversitasGunadarma,http://repository.gunadarma.ac.id/bitstream/123456789/6231/1/jurnal.pdf Nugroho, 2008; Aplikasi Pemrograman dengan MySQL, Semarang: Aneka Ilmu. Nungroho, Bunafit, 2007; Aplikasi Pemograman dengan MySQL, Semarang: Aneka Ilmu. Nugroho, LP Ario, 2011; Pengembangan Model Supervisi Akademik Pembelajaran,Bandung:UPI,http://repository.upi.edu/operator/upload/d _ipa_0602831_chapter3.pdf] Ramadhan, Arief, 2011; Pemograman Web Database Dengan PHP & My SQL, Jakarta: Alex Media Komputindo. Raymon McLeod, Jr. & George P.Schell, 2008; Sistem Informasi Manajemen, Edisi 10, Jakarta: Salemba Empat. Salim, Yefriansiah, 2013; Rancang Bangun Sistem Informasi Perencanaan dan Pengendalian Bahan Baku Mebel Pada PT. Ardi Indah Surabaya, Banjarmasin:STIMIK,http://kopertis11.net/jurnal/sosial/vol.5%20No.1,% 20Februari%202013/Yeffriansjah%20Salim%20Editan.pdf Sugiyono, 2009; Metode Penelitian Administrasi Di lengkapi Metode R & D, Bandung: Alfabeta Sutabri, Tata, 2005; Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta: Andi Yakub, 2012; Pengantar Sistem Informasi, Yogyakarta: Edisi Pertama, Graha ilmu