KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI PERATURAN DIREKTUR JENDERAL IMIGRASI NOMOR IMI-1868.PR.08.01 TAHUN 2010 TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MANAJEMEN BLANGKO DOKUMEN KEIMIGRASIAN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA DIREKTUR JENDERAL IMIGRASI, Menimbang : a. bahwa manajemen blangko dokumen keimigrasian yang terstandardisasi merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen Keimigrasian yang dibangun Direktorat Jenderal Imigrasi dalam rangka memberikan kejelasan prosedur permohonan, registrasi, distribusi, dan penggunaan blangko dokumen keimigrasian secara terpadu dengan menerapkan teknologi informasi dan komunikasi; b. bahwa untuk menjamin kejelasan, keseragaman alur permohonan, dan ketaatan terhadap prosedur registrasi, distribusi, dan penggunaan blangko dokumen keimigrasian bagi pejabat atau petugas pada kantor imigrasi, Divisi Keimigrasian Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, Subdirektorat Visa, Subdirektorat Fasilitas Keimigrasian, Subdirektorat Dokumen Perjalanan Tenaga Kerja Indonesia, Subdirektorat Izin Tinggal, Subdirektorat Detensi dan Deportasi, dan Subdirektorat Registrasi, Distribusi dan Penggunaan Dokumen Keimigrasian pada Direktorat Jenderal Imigrasi, Perwakilan Republik Indonesia, dan Kantor Dagang dan Ekonomi Indonesia di luar negeri, perlu adanya standardisasi ketatalaksanaan operasional prosedur manajemen blangko dokumen keimigrasian; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Direktur Jenderal Imigrasi tentang Standar Operasional Prosedur Manajemen Blangko Dokumen Keimigrasian; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 9 Tahun 1992 tentang Keimigrasian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1992 Nomor 33, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3474) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 37 Tahun 2009 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 3 Tahun 2009 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 9 Tahun 1992 tentang Keimigrasian Menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 145, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5064);
- 2-2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4843); 3. Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1994 tentang Visa, Izin Masuk, dan Izin Keimigrasian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1994 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3563) sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2005 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1994 tentang Visa, Izin Masuk, dan Izin Keimigrasian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 95, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4541); 4. Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 1994 tentang Surat Perjalanan Republik Indonesia (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1994 Nomor 65, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3572); 5. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara; 6. Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor M.09-PR.07.10 Tahun 2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor M.HH-10.OT.01.01 Tahun 2009 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor M.09-PR.07.10 Tahun 2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia; 7. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum Pelayanan Publik; 8. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/20/M.PAN/04/2006 tentang Pedoman Penyusunan Standar Pelayanan Publik; MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN DIREKTUR JENDERAL IMIGRASI TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MANAJEMEN BLANGKO DOKUMEN KEIMIGRASIAN. Pasal 1 (1) Standar operasional prosedur manajemen blangko dokumen keimigrasian merupakan pedoman ketatalaksanaan bagi pejabat atau petugas keimigrasian dalam prosedur permohonan, registrasi, distribusi, dan penggunaan blangko dokumen keimigrasian di dalam maupun di luar negeri.
- 3 - (2) Blangko dokumen keimigrasian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. paspor biasa; b. paspor untuk orang asing; c. surat perjalanan laksana paspor untuk warga negara Indonesia; d. surat perjalanan laksana paspor untuk orang asing; e. pas lintas batas; f. kartu izin tinggal tetap; g. kartu izin tinggal terbatas; h. surat keterangan keimigrasian; i. surat keterangan (affidavit) kewarganegaraan ganda terbatas; j. stiker visa perwakilan Republik Indonesia; k. stiker visa kunjungan saat kedatangan/visa on Arrival ; l. stiker visa kunjungan saat kedatangan on board/on shipping; m. voucher visa kunjungan saat kedatangan; n. buku pengawasan orang asing; o. permohonan dokumen keimigrasian (Perdim); p. kartu kedatangan/keberangkatan untuk warga negara Indonesia; dan q. arrival/departure card untuk warga negara asing. Pasal 2 (1) Standar operasional prosedur sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 ayat (1) dilaksanakan pejabat atau petugas imigrasi pada: a. Direktorat Jenderal Imigrasi; b. Divisi Keimigrasian, Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia; c. kantor imigrasi; d. kantor Perwakilan Republik Indonesia; dan e. kantor dagang dan ekonomi Indonesia di luar negeri. (2) Pejabat atau petugas keimigrasian pada Direktorat Jenderal Imigrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilaksanakan oleh: a. Subdirektorat Visa; b. Subdirektorat Fasilitas Keimigrasian; c. Subdirektorat Dokumen Perjalanan Tenaga Kerja Indonesia; d. Subdirektorat Izin Tinggal; e. Subdirektorat Detensi dan Deportasi, dan f. Subdirektorat Registrasi, Distribusi dan Penggunaan Dokumen Keimigrasian. (3) Standar operasional prosedur pada Kantor Perwakilan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d dan Kantor Dagang dan Ekonomi Indonesia sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf e dilaksanakan setelah terintegrasinya sistem E-Office antara Kantor Perwakilan Republik Indonesia dan Kantor Dagang dan Ekonomi Indonesia dengan Sistem Informasi Manajemen Keimigrasian pada Direktorat Jenderal Imigrasi.
- 4 - Pasal 3 Tata cara, alur kerja, format permohonan, registrasi, distribusi, dan penggunaan blangko dokumen keimigrasian sebagaimana tercantum dalam Lampiran dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Direktur Jenderal Imigrasi ini. Pasal 4 Peraturan Direktur Jenderal Imigrasi ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Plt. DIREKTUR JENDERAL IMIGRASI, Dr. MUHAMMAD INDRA, SH., MH. NIP. 19520831 197803 1 001
Lampiran I Peraturan Direktur Jenderal Imigrasi Nomor : IMI-1868.PR.08.01 Tanggal : 08 November 2010 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MANAJEMEN BLANGKO DOKUMEN KEIMIGRASIAN I. UMUM Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, mendorong kebutuhan akan peningkatan pelayanan yang efektif dan efisien melalui penerapan sistem aplikasi berbasis teknologi informasi dan komunikasi yang memberikan kejelasan, kepastian, keamanan dan kemudahan dalam manajemen blangko dokumen keimigrasian. Sistem aplikasi elektronik manajemen blangko dokumen keimigrasian merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen Keimigrasian yang dibangun oleh Direktorat Jenderal Imigrasi dalam memfasilitasi kebutuhan pelayanan permohonan, registrasi, distribusi, pelaporan, serta penggunaan dokumen keimigrasian oleh pelaksana fungsi keimigrasian pada pada kantor imigrasi, Divisi Keimigrasian Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, Subdirektorat Visa, Subdirektorat Fasilitas Keimigrasian, Subdirektorat Dokumen Perjalanan Tenaga Kerja Indonesia, Subdirektorat Izin Tinggal, Subdirektorat Detensi dan Deportasi, dan Subdirektorat Registrasi, Distribusi dan Penggunaan Dokumen Keimigrasian pada Direktorat Jenderal Imigrasi, serta Perwakilan Republik Indonesia, dan Kantor Dagang dan Ekonomi Indonesia di luar negeri. Untuk memberikan kejelasan dan kepastian keseragaman alur, serta kemudahan pemahaman pelaksanaan sistem aplikasi elektronik dalam prosedur permohonan, registrasi, distribusi, pelaporan, serta penggunaan dokumen keimigrasian, diperlukan pedoman ketatalaksanaan yang terstandardisasi bagi pejabat atau petugas imigrasi dalam Standar Operasional Prosedur Manajemen Dokumen Keimigrasian. II. MAKSUD DAN TUJUAN 1. Maksud Standar operasional prosedur manajemen blangko dokumen keimigrasian merupakan pedoman ketatalaksanaan dalam prosedur permohonan, registrasi, distribusi, serta penggunaan blangko dokumen keimigrasian bagi pelaksana fungsi keimigrasian di dalam maupun di luar negeri, yang terdiri atas: a. kantor imigrasi; b. Divisi Keimigrasian pada Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia; c. Direktorat Jenderal Imigrasi: 1) Subdirektorat Visa; 2) Subdirektorat Fasilitas Keimigrasian; 3) Subdirektorat Dokumen Perjalanan Tenaga Kerja Indonesia; 4) Subdirektorat Izin Tinggal; 5) Subdirektorat Detensi dan Deportasi, dan
2 6) Subdirektorat Registrasi, Distribusi dan Penggunaan Dokumen Keimigrasian; d. kantor Perwakilan Republik Indonesia; dan e. kantor Kantor Dagang dan Ekonomi Indonesia di luar negeri. 2. Tujuan Terciptanya standardisasi pelaksanaan manajemen blangko dokumen keimigrasian yang aman, lancar, tertib, terukur, terkendali, dan akuntabel. III. RUANG LINGKUP TUGAS DAN KEWENANGAN 1. Kantor Imigrasi, meliputi: a. Pengajuan permohonan blangko dokumen keimigrasian; b. Penerimaan blangko dokumen keimigrasian; c. Pemeriksaan, penyimpanan, pengamanan, pengeluaran dan penggunaan blangko dokumen keimigrasian; d. Pelaporan penerimaan dan penggunaan blangko dokumen keimigrasian; e. Pelaporan blangko dokumen keimigrasian yang rusak, cacat, atau hilang; dan f. Rekapitulasi dan rekonsiliasi blangko dokumen keimigrasian. 2. Divisi Keimigrasian pada Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, meliputi: a. Pengajuan permohonan blangko dokumen keimigrasian; b. Penerimaan blangko dokumen keimigrasian; c. Pemeriksaan, penyimpanan, pengamanan, dan pendistribusian blangko dokumen keimigrasian; d. Pelaporan penerimaan dan pendistribusian blangko dokumen keimigrasian; e. Pelaporan blangko dokumen keimigrasian yang rusak, cacat atau hilang; dan f. Rekapitulasi blangko dokumen keimigrasian. 3. Subdirektorat Dokumen Perjalanan Tenaga Kerja Indonesia, Subdirektorat Fasilitas Keimigrasian, Subdirektorat Visa, Subdirektorat Izin Tinggal, Subdirektorat Detensi dan Deportasi pada Direktorat Jenderal Imigrasi, meliputi: a. Pengajuan permohonan blangko dokumen keimigrasian; b. Penerimaan blangko dokumen keimigrasian; c. Pemeriksaan, penyimpanan, pengamanan, dan penggunaan blangko dokumen keimigrasian; d. Pelaporan penerimaan dan penggunaan blangko dokumen keimigrasian; e. Pelaporan blangko dokumen keimigrasian yang rusak, cacat, atau hilang; dan f. Rekapitulasi blangko dokumen keimigrasian. 4. Subdirektorat Registrasi, Distribusi dan Penggunaan Dokumen Keimigrasian, meliputi: a. Pengajuan usulan kebutuhan blangko dokumen keimigrasian; b. Penerimaan blangko dokumen keimigrasian; c. Pemeriksaan, penyimpanan, pengamanan, dan pendistribusian blangko dokumen keimigrasian; d. Pelaporan penerimaan dan pendistribusian blangko dokumen keimigrasian;
3 e. Pelaporan blangko dokumen keimigrasian yang rusak, cacat, atau hilang; dan f. Rekapitulasi blangko dokumen keimigrasian. 5. Kantor Perwakilan Republik Indonesia dan Kantor Dagang dan ekonomi Indonesia di luar negeri, meliputi: a. Pengajuan permohonan blangko dokumen keimigrasian; b. Penerimaan blangko dokumen keimigrasian; c. Pemeriksaan, penyimpanan, pengamanan, dan penggunaan blangko dokumen keimigrasian; d. Pelaporan penerimaan dan penggunaan blangko dokumen keimigrasian; e. Pelaporan blangko dokumen keimigrasian yang rusak, cacat, atau hilang; dan f. Rekapitulasi blangko dokumen keimigrasian. IV. TATA LAKSANA 1. Kantor Imigrasi. a. Pengajuan permohonan blangko dokumen keimigrasian. 1) Kepala Kantor Imigrasi u.p. Kepala Bagian Tata Usaha/Kepala Subbagian Tata Usaha/Kepala Urusan Umum mengajukan permohonan blangko dokumen keimigrasian kepada Kepala Divisi Keimigrasian secara elektronik dan manual apabila persediaan blangko dokumen keimigrasian tersisa 20% (dua puluh persen) dari kebutuhan rata-rata perbulan; 2) Format surat permohonan blangko dokumen keimigrasian sebagaimana tercantum dalam lampiran II. b. Penerimaan blangko dokumen keimigrasian. 1) Dalam hal blangko dokumen keimigrasian dikirim kepada kantor imigrasi, Kepala Kantor Imigrasi memerintahkan Kepala Bagian Tata Usaha/Kepala Subbagian Tata Usaha/Kepala Urusan Umum menerima blangko dokumen keimigrasian, kemudian menandatangani dan mengirim kembali surat pengantar bukti penerimaan tersebut kepada Kepala Divisi Keimigrasian secara elektronik dan manual; 2) Dalam hal blangko dokumen keimigrasian diambil di Divisi Keimigrasian Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, Kepala Kantor Imigrasi atau melalui Kepala Bagian Tata Usaha/Kepala Subbagian Tata Usaha/Kepala Urusan Umum atau pegawai yang ditunjuknya menerima blangko dokumen keimigrasian tersebut, yang kemudian menandatangani surat pengantar bukti penerimaan; 3) Kepala Kantor Imigrasi memerintahkan Kepala Bagian Tata Usaha/Kepala Subbagian Tata Usaha/Kepala Urusan Umum untuk memeriksa, menyimpan dan mengamankan secara fisik dan memasukkan data blangko dokumen keimigrasian tersebut ke dalam inventori sistem manajemen blangko dokumen keimigrasian. c. Pemeriksaan, penyimpanan, pengamanan, pengeluaran dan penggunaan blangko dokumen keimigrasian. 1) Blangko dokumen keimigrasian yang diterima atau diambil dari Divisi Keimigrasian Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, harus dihitung dan diperiksa satu per satu kondisi fisiknya oleh Kepala Bagian Tata Usaha/Kepala Subbagian Tata Usaha/Kepala Urusan Umum atau pegawai yang ditunjuk. Apabila ditemukan kekurangan atau
4 kelebihan jumlah blangko dokumen keimigrasian, maupun rusak atau cacat untuk dicatat dan dilaporkan kepada Kepala Kantor Imigrasi; 2) Blangko dokumen keimigrasian yang sudah diperiksa disimpan dalam tempat penyimpanan berupa brankas di ruang Kepala Kantor Imigrasi. Khusus untuk Perdim, Kartu Keberangkatan dan Kedatangan bagi warga negara Indonesia, serta Arrival/Departure Card bagi warga negara asing disimpan di ruang Kepala Bagian Tata Usaha/Kepala Subbagian Tata Usaha/Kepala Urusan Umum; 3) Blangko dokumen keimigrasian dikeluarkan dari tempat penyimpanan oleh Kepala Bagian Tata Usaha/Kepala Subbagian Tata Usaha/Kepala Urusan Umum atas permintaan tertulis dari kepala bidang/kepala seksi sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing untuk digunakan dalam penerbitan perizinan keimigrasian. 4) Format neraca penerimaan, pengeluaran dan penggunaan blangko dokumen keimigrasian sebagaimana tercantum dalam lampiran III. d. Pelaporan blangko dokumen keimigrasian yang rusak, cacat, atau hilang. 1) Rusak atau cacat karena proses produksi: a) Blangko dokumen keimigrasian yang rusak atau cacat karena proses produksi dilaporkan dan dikembalikan oleh Kepala Kantor Imigrasi kepada Kepala Divisi Keimigrasian Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia untuk diteruskan dan dikembalikan kepada Direktur Sistem Informasi Keimigrasian secara utuh tanpa dilakukan pengguntingan dan/atau tindakan lainnya yang dapat mengaburkan sebab terjadinya kerusakan atau cacat; b) Format laporan kerusakan atau cacat blangko dokumen keimigrasian karena proses produksi sebagaimana tercantum dalam lampiran IV. 2) Rusak atau cacat karena proses penerbitan: a) Blangko dokumen keimigrasian yang rusak karena proses penerbitan di kantor imigrasi maupun pada Tempat Pemeriksaan Imigrasi ataupun Pos Pemeriksaan Lintas Batas Imigrasi yang berada di wilayah kerja kantor imigrasi yang bersangkutan, disebabkan antara lain oleh matinya sumber daya listrik, gagal uji kualitas, gagal cetak, kerusakan perangkat, dan/atau ditolak sistem dilaporkan kepada Kepala Divisi Keimigrasian Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia dengan tembusan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi, Direktur Sistem Informasi Keimigrasian, dan Direktur Dokumen Perjalanan Visa dan Fasilitas Keimigrasian; b) Format laporan kerusakan atau cacat blangko dokumen keimigrasian karena proses penerbitan sebagaimana tercantum dalam lampiran V. 3) Rusak karena kesalahan petugas. a) Blangko dokumen keimigrasian yang rusak karena kesalahan petugas yang terjadi di kantor imigrasi maupun pada Tempat Pemeriksaan Imigrasi ataupun Pos Pemeriksaan Lintas Batas Imigrasi yang berada di wilayah kerja kantor imigrasi yang bersangkutan, dilaporkan kepada Kepala Divisi Keimigrasian Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia dengan tembusan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi, Direktur Dokumen Perjalanan Visa dan Fasilitas Keimigrasian dan Direktur Sistem Informasi Keimigrasian disertai dengan Berita Acara Pemeriksaan;
5 b) Format laporan kerusakan blangko dokumen keimigrasian karena kesalahan petugas sebagaimana tercantum dalam lampiran VI. 4) Rusak karena pemohon memberikan keterangan tidak benar. a) Blangko Paspor, Kartu Izin Tinggal Tetap atau Kartu Izin Tinggal Terbatas yang rusak karena pemohon memberikan keterangan tidak benar yang mengakibatkan Paspor, Kartu Izin Tinggal Tetap atau Kartu Izin Tinggal Terbatas menjadi tidak berlaku karena duplikasi yang terjadi di kantor imigrasi dilaporkan kepada Kepala Divisi Keimigrasian Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia dengan tembusan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi, Direktur Dokumen Perjalanan, Visa dan Fasilitas Keimigrasian, Direktur Izin Tinggal dan Status Keimigrasian, Direktur Penyidikan dan Penindakan Keimigrasian, Direktur Intelijen Keimigrasian, dan Direktur Sistem Informasi Keimigrasian; b) Blangko Paspor yang rusak karena pemohon memberikan keterangan tidak benar yang mengakibatkan Paspor menjadi tidak berlaku karena duplikasi yang terjadi di Subdirektorat Dokumen Perjalanan Tenaga Kerja Indonesia dilaporkan kepada Direktur Dokumen Perjalanan, Visa dan Fasilitas Keimigrasian dengan tembusan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi, Direktur Penyidikan dan Penindakan Keimigrasian, Direktur Intelijen Keimigrasian, dan Direktur Sistem Informasi Keimigrasian; c) Format laporan kerusakan blangko dokumen keimigrasian karena pemohon memberikan keterangan tidak benar sebagaimana tercantum dalam lampiran VII. 5) Rusak karena bencana alam. a) Blangko dokumen keimigrasian yang rusak karena bencana alam seperti banjir atau kebakaran, dibuatkan Berita Acara Kerusakan, kemudian dilaporkan kepada Kepala Divisi Keimigrasian Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia dengan tembusan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi dan Direktur Sistem Informasi Keimigrasian; b) Format laporan kerusakan blangko dokumen keimigrasian karena bencana alam sebagaimana tercantum dalam lampiran VIII. 6) Hilang karena pencurian atau perampokan. a) Blangko dokumen keimigrasian yang hilang karena pencurian atau perampokan, dilaporkan kepada kantor kepolisian setempat pada kesempatan pertama dan dibuatkan Berita Acara Kehilangan, selanjutnya dilaporkan kepada Kepala Divisi Keimigrasian Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia dengan tembusan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi, Direktur Dokumen Perjalanan, Visa dan Fasilitas Keimigrasian, Direktur Izin Tinggal dan Status Keimigrasian, Direktur Penyidikan dan Penindakan Keimigrasian, Direktur Intelijen Keimigrasian, serta Direktur Sistem Informasi Keimigrasian; b) Format laporan blangko dokumen keimigrasian yang hilang sebagaimana tercantum dalam lampiran IX.
6 e. Statistik blangko dokumen keimigrasian yang rusak, cacat, atau hilang. Format statistik blangko dokumen keimigrasian yang rusak atau cacat karena proses produksi, proses penerbitan, kesalahan petugas, pemohon memberikan keterangan tidak benar, bencana alam, atau hilang sebagaimana tercantum dalam lampiran X. f. Rekapitulasi dan rekonsiliasi blangko dokumen keimigrasian. 1) Kepala Kantor Imigrasi melakukan rekapitulasi dan rekonsiliasi pengeluaran blangko dokumen keimigrasian meliputi blangko Paspor Biasa 24 (dua puluh empat) Halaman, Paspor Biasa 48 (empat puluh delapan) Halaman, Paspor RI untuk Orang Asing, Surat Perjalanan Laksana Paspor RI untuk warga negara Indonesia, Surat Perjalanan Laksana Paspor RI untuk Orang Asing, Buku Pas Lintas Batas, Kartu Izin Tinggal Tetap, Kartu Izin Tinggal Terbatas, Surat Keterangan Keimigrasian, dan blangko Stiker Visa Kunjungan Saat Kedatangan, melalui pencocokan jumlah register pengeluaran dan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) pada setiap awal minggu hari kerja; 2) Format tabel rekapitulasi dan rekonsiliasi sebagaimana tercantum dalam lampiran XI. 2. Divisi Keimigrasian pada Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia. a. Pengajuan Permohonan blangko dokumen keimigrasian. 1) Kepala Divisi Keimigrasian setiap waktu memeriksa secara fisik dan/atau elektronik persediaan blangko dokumen keimigrasian. 2) Apabila sisa persediaan blangko dokumen keimigrasian 50% (lima puluh persen) dari kebutuhan rata-rata per bulan, Kepala Divisi Keimigrasian mengajukan permohonan blangko dokumen keimigrasian kepada Direktur Sistem Informasi Keimigrasian. 3) Format permohonan blangko dokumen keimigrasian, sebagaimana tercantum dalam lampiran XII. b. Penerimaan blangko dokumen keimigrasian. 1) Dalam hal blangko dokumen keimigrasian dikirim, Kepala Divisi Keimigrasian menandatangani bukti penerimaan dan menerima blangko dokumen keimigrasian, kemudian mengirim kembali surat tersebut kepada Direktur Sistem Informasi Keimigrasian. 2) Dalam hal blangko dokumen keimigrasian diambil, Kepala Divisi Keimigrasian atau pegawai yang ditunjuk menandatangani bukti penerimaan dan menerima blangko dokumen keimigrasian. c. Pemeriksaan dan penyimpanan blangko dokumen keimigrasian. 1) Setelah menerima blangko dokumen keimigrasian, Kepala Divisi Keimigrasian memerintahkan pegawai yang ditunjuk untuk menghitung dan memeriksa jumlah keseluruhan boks tersegel yang memuat blangko dokumen keimigrasian dan mencatat nomor perforasi atau seri yang tertera pada label boks tersegel yang dimuat dalam tas pengiriman. 2) Blangko dokumen keimigrasian yang sudah diperiksa disimpan dalam tempat penyimpanan berupa brankas di ruang Kepala Divisi Keimigrasian. Perdim, Kartu Keberangkatan dan Kedatangan bagi warga negara Indonesia serta, Arrival/Departure Card bagi warga negara asing disimpan di ruang Kepala Bidang Intelijen, Penindakan, dan Sistem Informasi Keimigrasian.
7 3) Format neraca penerimaan dan pengeluaran blangko dokumen keimigrasian sebagaimana tercantum dalam lampiran XIII. d. Pelaporan blangko dokumen keimigrasian berupa blangko Paspor Biasa, Paspor untuk Orang Asing, Surat Perjalanan Laksana Paspor RI untuk warga negara Indonesia, Surat Perjalanan Laksana Paspor RI untuk Orang Asing, Buku Pas Lintas Batas, Kartu Izin Tinggal Tetap, Kartu Izin Tinggal Terbatas, Surat Keterangan Keimigrasian, Stiker Visa Kunjungan Saat Kedatangan, dan blangko Buku Pengawasan Orang Asing yang rusak atau cacat karena proses produksi: 1) Laporan yang diterima dari kantor imigrasi tentang dokumen keimigrasian yang rusak atau cacat: a) karena proses produksi diinventarisasi, dilaporkan, dan dikembalikan oleh Kepala Divisi Keimigrasian kepada Direktur Sistem Informasi Keimigrasian dengan tembusan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi; b) karena proses penerbitan diinventarisasi dan dilaporkan oleh Kepala Divisi Keimigrasian kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi dengan tembusan kepada Direktur Sistem Informasi Keimigrasian; c) karena kesalahan petugas diinventarisasi dan dilaporkan oleh Kepala Divisi Keimigrasian kepada Direktur Dokumen Perjalanan, Visa dan Fasilitas Keimigrasian dengan tembusan kepada Direktur Sistem Informasi Keimigrasian; d) karena memberikan keterangan tidak benar diinventarisasi dan dilaporkan oleh Kepala Divisi Keimigrasian kepada Direktur Penyidikan dan Penindakan Keimigrasian dengan tembusan kepada Direktur Intelijen Keimigrasian dan Direktur Sistem Informasi Keimigrasian; e) karena bencana alam diinventarisasi dan dilaporkan oleh Kepala Divisi Keimigrasian kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi dengan tembusan kepada Direktur Sistem Informasi Keimigrasian; f) karena hilang diinventarisasi dan dilaporkan oleh Kepala Divisi Keimigrasian kepada Direktur Penyidikan dan Penindakan Keimigrasian dengan tembusan kepada Direktur Intelijen Keimigrasian dan Direktur Sistem Informasi Keimigrasian. 2) Format laporan kerusakan atau cacat blangko dokumen keimigrasian karena proses produksi sebagaimana tercantum dalam lampiran XIV. 3) Format laporan blangko dokumen keimigrasian yang rusak karena proses penerbitan, kesalahan petugas, pemohon memberikan keterangan tidak benar, bencana alam sebagaimana tercantum masing-masing dalam lampiran XV, lampiran XVI, lampiran XVII, dan lampiran XVIII. 4) Blangko dokumen keimigrasian yang rusak atau cacat yang dilaporkan oleh Kantor Imigrasi dicatat dan dirinci (rekapitulasi) dalam aplikasi blangko dokumen keimigrasian yang rusak atau cacat. e. Blangko dokumen keimigrasian yang hilang karena pencurian atau perampokan: 1) Dilaporkan kepada kantor kepolisian setempat pada kesempatan pertama dan dibuatkan Berita Acara Kehilangan, yang selanjutnya dilaporkan kepada Direktorat Jenderal Imigrasi u.p. Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi dengan tembusan Direktur Dokumen Perjalanan, Visa dan Fasilitas Keimigrasian, Direktur Izin Tinggal dan Status Keimigrasian,
8 Direktur Penyidikan dan Penindakan Keimigrasian, Direktur Intelijen Keimigrasian, serta Direktur Sistem Informasi Keimigrasian; 2) Format laporan blangko dokumen keimigrasian yang hilang sebagaimana tercantum dalam lampiran XIX. f. Format statistik laporan blangko dokumen keimigrasian yang rusak atau cacat karena proses produksi, proses penerbitan, kesalahan petugas, pemohon memberikan keterangan tidak benar, bencana alam, atau hilang yang dilaporkan oleh kantor imigrasi sebagaimana dalam lampiran XX. g. Pengiriman atau pengambilan blangko dokumen keimigrasian. 1) Permohonan blangko dokumen keimigrasian yang telah mendapat persetujuan dari Direktur Sistem Informasi Keimigrasian u.p. Kepala Subdirektorat Registrasi, Distribusi dan Penggunaan Dokumen Keimigrasian: a) Kepala Subdirektorat Registrasi, Distribusi dan Penggunaan Dokumen Keimigrasian u.p. Kepala Seksi Registrasi dan Distribusi Dokumen Keimigrasian mengirim blangko dokumen keimigrasian melalui perusahaan jasa pengiriman dokumen dan barang ditujukan kepada Kepala Divisi Keimigrasian yang memohon; atau b) Kepala Divisi Keimigrasian memerintahkan Kepala Bidang Intelijen, Penindakan, dan Sistem Informasi Keimigrasian u.p. Kepala Subbidang Sistem Informasi Keimigrasian untuk mengambil blangko dokumen keimigrasian di Direktorat Jenderal Imigrasi. 3. Subdirektorat Dokumen Perjalanan Tenaga Kerja Indonesia, Subdirektorat Fasilitas Keimigrasian, Subdirektorat Visa, Subdirektorat Izin Tinggal, Subdirektorat Detensi dan Deportasi pada Direktorat Jenderal Imigrasi. a. Pengajuan permohonan blangko dokumen keimigrasian. 1) Masing-masing Kepala Subdirektorat, yaitu: a) Kepala Subdirektorat Dokumen Perjalanan Tenaga Kerja Indonesia setiap waktu memeriksa secara fisik dan/atau elektronik persediaan blangko Paspor Biasa 24 (dua puluh empat) Halaman dan Perdim 11; b) Kepala Subdirektorat Fasilitas Keimigrasian setiap waktu memeriksa secara fisik dan/atau elektronik persediaan blangko A/D Card untuk warga negara asing dan Stiker Visa Kunjungan Saat Kedatangan (VKSK); c) Kepala Subdirektorat Visa setiap waktu memeriksa secara fisik dan/atau elektronik persediaan Perdim 21; d) Kepala Subdirektorat Izin Tinggal setiap waktu memeriksa secara fisik dan/atau elektronik persediaan Perdim 29; dan e) Kepala Subdirektorat Detensi dan Deportasi setiap waktu memeriksa secara fisik dan/atau elektronik persediaan Perdim 25. 2) Apabila sisa persediaan blangko dokumen keimigrasian 20% (dua puluh persen) dari kebutuhan rata-rata per bulan, masing-masing Kepala Subdirektorat sebagaimana dimaksud pada angka 1) harus segera mengajukan permohonan blangko dokumen keimigrasian berupa Perdim berkaitan dengan tugas pokok dan fungsinya kepada Direktur Sistem Informasi Keimigrasian. 3) Format surat permohonan blangko dokumen keimigrasian, sebagaimana tercantum dalam lampiran XXI.
9 b. Pengambilan dan penerimaan blangko dokumen keimigrasian. 1) Kepala Subdirektorat Dokumen Perjalanan Tenaga Kerja Indonesia, Kepala Subdirektorat Fasilitas Keimigrasian, Kepala Subdirektorat Visa, Kepala Subdirektorat Izin Tinggal, Kepala Subdirektorat Detensi dan Deportasi memerintahkan pegawai yang ditunjuk untuk mengambil dan menerima blangko dokumen keimigrasian. 2) Kepala Subdirektorat Dokumen Perjalanan Tenaga Kerja Indonesia, Kepala Subdirektorat Fasilitas Keimigrasian, Kepala Subdirektorat Visa, Kepala Subdirektorat Izin Tinggal, Kepala Subdirektorat Detensi dan Deportasi atau pegawai yang ditunjuk menerima blangko dokumen keimigrasian dan menandatangani bukti penerimaan. c. Pemeriksaan, penyimpanan dan pengeluaran blangko dokumen keimigrasian. 1) Blangko dokumen keimigrasian yang diterima atau diambil dari Direktorat Sistem Informasi Keimigrasian, dihitung dan diperiksa satu per satu kondisi fisiknya oleh pegawai yang ditunjuk. Apabila ditemukan kekurangan atau kelebihan jumlah blangko dokumen keimigrasian, maupun kerusakan atau cacat untuk dicatat dan dilaporkan kepada masing-masing Kepala Subdirektorat. 2) Untuk blangko Paspor Biasa dan Stiker VKSK yang sudah diperiksa disimpan dalam tempat penyimpanan berupa brankas di ruang masingmasing Kepala Subdirektorat, sedangkan untuk Perdim disimpan di ruang Kepala Seksi. 3) Format neraca penerimaan dan pengeluaran blangko dokumen keimigrasian sebagaimana tercantum dalam lampiran XXII. d. Pelaporan blangko dokumen keimigrasian yang rusak atau cacat. 1) Rusak atau cacat karena proses produksi: a) Blangko Paspor Biasa atau Stiker VKSK yang rusak atau cacat karena proses produksi dilaporkan dan dikembalikan oleh Kepala Subdirektorat Dokumen Perjalanan Tenaga Kerja Indonesia atau Kepala Subdirektorat Fasilitas Keimigrasian kepada Direktur Sistem Informasi Keimigrasian secara utuh tanpa dilakukan pengguntingan dan/atau tindakan lainnya yang dapat mengaburkan sebab terjadinya kerusakan atau cacat dengan tembusan kepada Direktur Dokumen Perjalanan, Visa dan Fasilitas Keimigrasian; b) Format laporan kerusakan atau cacat blangko dokumen keimigrasian karena proses produksi sebagaimana dalam lampiran XXIII. 2) Rusak atau cacat karena proses penerbitan: a) Blangko Paspor Biasa yang rusak karena proses penerbitan di Subdirektorat Dokumen Perjalanan Tenaga Kerja Indonesia yang disebabkan antara lain oleh matinya sumber daya listrik, gagal uji kualitas, gagal cetak, kerusakan perangkat, dan/atau ditolak sistem dilaporkan kepada Direktur Dokumen Perjalanan Visa dan Fasilitas Keimigrasian dengan tembusan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi dan Direktur Sistem Informasi Keimigrasian; b) Format laporan kerusakan atau cacat blangko Paspor Biasa karena proses penerbitan sebagaimana tercantum dalam lampiran XXIV. 3) Rusak karena kesalahan petugas: a) Blangko Paspor Biasa yang rusak karena kesalahan petugas yang terjadi di Subdirektorat Dokumen Perjalanan Tenaga Kerja Indonesia dilaporkan kepada Direktur Dokumen Perjalanan Visa dan Fasilitas
10 Keimigrasian dengan tembusan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi dan Direktur Sistem Informasi Keimigrasian disertai dengan Berita Acara Pemeriksaan; b) Format laporan kerusakan blangko Paspor Biasa karena kesalahan petugas sebagaimana tercantum dalam lampiran XXV. 4) Rusak karena pemohon memberikan keterangan tidak benar: a) Blangko Paspor Biasa yang rusak karena pemohon memberikan keterangan tidak benar yang mengakibatkan paspor menjadi tidak berlaku karena duplikasi yang terjadi di Subdirektorat Dokumen Perjalanan Tenaga Kerja Indonesia dilaporkan kepada Direktur Dokumen Perjalanan, Visa dan Fasilitas Keimigrasian dengan tembusan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi, Direktur Penyidikan dan Penindakan Keimigrasian, Direktur Sistem Informasi Keimigrasian dan Direktur Intelijen Keimigrasian; b) Format laporan kerusakan blangko Paspor Biasa karena pemohon memberikan keterangan tidak benar sebagaimana tercantum dalam lampiran XXVI. 5) Rusak karena bencana alam: a) Blangko Paspor Biasa atau stiker VKSK yang rusak karena bencana alam seperti banjir atau kebakaran dibuatkan Berita Acara Kerusakan, kemudian dilaporkan kepada Direktur Dokumen Perjalanan, Visa dan Fasilitas Keimigrasian dengan tembusan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi dan Direktur Sistem Informasi Keimigrasian; b) Format laporan kerusakan blangko Paspor Biasa/stiker VKSK yang rusak karena bencana alam sebagaimana tercantum dalam lampiran XXVII. 6) Hilang karena pencurian atau perampokan: a) Blangko Paspor Biasa atau stiker VKSK yang hilang karena pencurian atau perampokan, dilaporkan kepada kantor kepolisian setempat pada kesempatan pertama dan dibuatkan Berita Acara Kehilangan, yang selanjutnya dilaporkan kepada Direktur Dokumen Perjalanan, Visa dan Fasilitas Keimigrasian dengan tembusan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi, Direktur Dokumen Perjalanan, Visa dan Fasilitas Keimigrasian, Direktur Izin Tinggal dan Status Keimigrasian, Direktur Penyidikan dan Penindakan Keimigrasian, Direktur Intelijen Keimigrasian, serta Direktur Sistem Informasi Keimigrasian; b) Format laporan blangko paspor biasa atau stiker VKSK yang hilang sebagaimana tercantum dalam lampiran XXVIII. e. Statistik Paspor Biasa atau stiker VKSK yang rusak, cacat, atau hilang Format statistik blangko Paspor Biasa atau stiker VKSK yang rusak atau cacat karena proses produksi, proses penerbitan, kesalahan petugas, pemohon memberikan keterangan tidak benar, bencana alam, atau hilang sebagaimana tercantum dalam lampiran XXIX. f. Rekapitulasi dan rekonsiliasi blangko Paspor Biasa. 1) Kepala Subdirektorat Dokumen Perjalanan Tenaga Kerja Indonesia melakukan rekapitulasi dan rekonsiliasi pengeluaran blangko Paspor Biasa melalui pencocokan jumlah register pengeluaran dan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) pada setiap awal minggu hari kerja.
11 2) Format tabel rekapitulasi dan rekonsiliasi Paspor Biasa pada Subdirektorat Dokumen Perjalanan Tenaga Kerja Indonesia sebagaimana tercantum dalam lampiran XXX. 4. Subdirektorat Registrasi, Distribusi dan Penggunaan Dokumen Keimigrasian pada Direktorat Sistem Informasi Keimigrasian a. Direktorat Sistem Informasi Keimigrasian Ditjenim u.p. Kepala Subdirektorat Registrasi, Distribusi dan Penggunaan Dokumen Keimigrasian menerima, menyimpan persediaan blangko dokumen keimigrasian. 1) Blangko dokumen keimigrasian diterima dari Sekretariat Jenderal Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia atau Sekretariat Direktorat Jenderal Imigrasi disertai tanda bukti penerimaan yang ditandatangani oleh Kepala Subdirektorat Registrasi, Distribusi dan Penggunaan Dokumen Keimigrasian. 2) Direktur Sistem Informasi Keimigrasian, setelah menerima blangko dokumen keimigrasian memerintahkan Kepala Subdirektorat Registrasi, Distribusi dan Penggunaan Dokumen Keimigrasian atau pegawai yang ditunjuk untuk memeriksa jumlah keseluruhan boks tersegel yang memuat blangko dokumen keimigrasian dan mencatat nomor perforasi atau seri yang tertera pada label boks tersegel pembungkus (boks) dan surat pengantar pengiriman. 3) Blangko dokumen keimigrasian yang diterima dicatat dalam aplikasi penerimaan dan pendistribusian blangko dokumen keimigrasian. 4) Blangko dokumen keimigrasian yang diterima disimpan pada rak penyimpanan di ruang gudang penyimpanan dokumen keimigrasian, yang kemudian disusun berdasarkan nomor urut dan jenis blangko. 5) Apabila sisa persediaan blangko dokumen keimigrasian sebanyak 50% (lima puluh persen) dari kebutuhan rata-rata per bulan, Kepala Seksi Registrasi dan Distribusi Dokumen Keimigrasian melaporkan kondisi persediaan blangko dokumen keimigrasian tersebut kepada Kepala Subdirektorat Registrasi, Distribusi dan Penggunaan Dokumen Keimigrasian. 6) Kepala Subdirektorat Registrasi, Distribusi dan Penggunaan Dokumen Keimigrasian meneruskan laporan sisa persediaan blangko dokumen keimigrasian kepada Direktur Sistem Informasi Keimigrasian: a) dalam hal persediaan blangko Paspor Biasa, Paspor untuk Orang Asing, Surat Perjalanan Laksana Paspor RI untuk warga negara Indonesia, Surat Perjalanan Laksana Paspor RI untuk Orang Asing dan Perdim disampaikan kepada Kepala Biro Perlengkapan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia melalui Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi; b) untuk blangko keimigrasian lainnya disampaikan Kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi. b. Pendistribusian blangko dokumen keimigrasian. 1) Direktur Sistem Informasi Keimigrasian atau Kepala Subdirektorat Registrasi, Distribusi dan Penggunaan Dokumen Keimigrasian setelah menerima surat permohonan blangko dokumen keimigrasian dari Kepala Divisi Keimigrasian, Kepala Subdirektorat Dokumen Perjalanan Tenaga Kerja Indonesia, Kepala Subdirektorat Fasilitas Keimigrasian, Kepala Subdirektorat Visa, Kepala Subdirektorat Izin Tinggal, dan Kepala Subdirektorat Detensi dan Deportasi pada Direktorat Jenderal Imigrasi,
12 serta Kepala Perwakilan Republik Indonesia atau Kepala Kantor Dagang dan Ekonomi di luar negeri, memerintahkan Kepala Seksi Registrasi dan Distribusi Dokumen Keimigrasian mempersiapkan surat pengantar, bukti penerimaan, dan fisik blangko dokumen keimigrasian yang akan didistribusikan dengan menyebutkan jenis dan jumlah blangko. 2) Format surat pengantar dan bukti penerimaan blangko dokumen Keimigrasian yang masing-masing ditujukan kepada: a) Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia u.p. Kepala Divisi Keimigrasian adalah sebagaimana tercantum dalam lampiran XXXI; b) Direktur di lingkungan Direktorat Jenderal Imigrasi: (1) Direktur Dokumen Perjalanan, Visa dan Fasilitas Keimigrasian u.p. Kepala Subdirektorat Dokumen Perjalanan Tenaga Kerja Indonesia atau u.p. Kepala Subdirektorat Visa; (2) Direktur Izin Tinggal dan Status Keimigrasian u.p. Kepala Subdirektorat Izin Tinggal; atau (3) Direktur Penyidikan dan Penindakan Keimigrasian u.p. Kepala Subdirektorat Detensi dan Deportasi. adalah sebagaimana tercantum dalam lampiran XXXII; c) Kepala Perwakilan Republik Indonesia atau Kepala Kantor Dagang dan Ekonomi Indonesia di luar negeri adalah sebagaimana tercantum dalam lampiran XXXIII. 3) Kepala Seksi Registrasi dan Distribusi Dokumen Keimigrasian dan staf gudang penyimpanan mempersiapkan blangko dokumen keimigrasian yang terbungkus dalam boks tersegel (packing) dengan memperhatikan keamanan, yang selanjutnya diserahterimakan: a) kepada perusahaan jasa pengiriman dokumen dan barang untuk dikirim ke alamat masing-masing Kepala Divisi Keimigrasian; b) kepada Kepala Subdirektorat Dokumen Perjalanan Tenaga Kerja Indonesia, Kepala Subdirektorat Visa, Kepala Subdirektorat Fasilitas Keimigrasian, atau Kepala Subdirektorat Izin Tinggal; c) kepada Kepala Perwakilan Republik Indonesia melalui Kementerian Luar Negeri atau Kepala Kantor Dagang dan Ekonomi Indonesia melalui Sekretariat Jenderal Kementerian Perdagangan, dengan fasilitas kantong diplomatik (diplomatic bag), disertai tanda bukti penerimaan yang ditandatangani oleh Kepala Subbagian Tata Usaha Direktorat Konsuler, Direktorat Jenderal Protokol dan Konsuler atau Kepala Subbagian di lingkungan Sekretariat Kementerian Perdagangan yang ditunjuk dan bertanggung jawab mengenai kegiatan Kantor Kantor Dagang dan Ekonomi Indonesia di luar negeri. c. Pelaporan penerimaan dan pendistribusian blangko dokumen keimigrasian. 1) Staf gudang penyimpanan, setiap hari kerja membuat laporan penerimaan dan pendistribusian blangko dokumen keimigrasian. 2) Format laporan harian penerimaan dan pendistribusian blangko dokumen keimigrasian sebagaimana tercantum dalam lampiran XXXIV. 3) Kepala Seksi Registrasi dan Distribusi Dokumen Keimigrasian, setiap awal bulan membuat laporan penerimaan dan pendistribusian blangko dokumen keimigrasian.
13 4) Format statistik penerimaan dan pendistribusian blangko dokumen keimigrasian sebagaimana tercantum dalam lampiran XXXV. 5) Kepala Subdirektorat Registrasi, Distribusi dan Penggunaan Dokumen Keimigrasian, setiap awal tahun membuat laporan statistik penerimaan dan pendistribusian masing-masing blangko dokumen keimigrasian. 6) Format statistik penerimaan dan pendistribusian blangko dokumen keimigrasian sebagaimana tercantum dalam lampiran XXXVI dan lampiran XXXVII. d. Pemeriksaan surat permohonan dan fisik blangko dokumen keimigrasian. 1) Staf gudang penyimpanan blangko dokumen keimigrasian setiap hari kerja membuka dan memeriksa laporan status permohonan blangko dokumen keimigrasian dalam aplikasi serta menyiapkan administrasi pendistribusian blangko untuk diperiksa oleh Kepala Seksi Registrasi dan Distribusi Dokumen Keimigrasian. 2) Surat pengantar pendistribusian blangko dokumen keimigrasian ditanda tangani: a) Direktur Sistem Informasi Keimigrasian u.p. Kepala Subdirektorat Registrasi, Distribusi dan Penggunaan Dokumen Keimigrasian, menandatangani surat pengantar pendistribusian blangko dokumen keimigrasian, meliputi blangko Paspor Biasa, Paspor untuk Orang Asing, Surat Perjalanan Laksana Paspor RI untuk warga negara Indonesia, Surat Perjalanan Laksana Paspor RI untuk Orang Asing, Kartu Izin Tinggal Tetap, Kartu Izin Tinggal Terbatas, Buku Pas Lintas Batas, dan blangko Stiker Visa. b) Kepala Subdirektorat Registrasi, Distribusi dan Penggunaan Dokumen Keimigrasian u.p. Kepala Seksi Registrasi dan Distribusi Dokumen Keimigrasian menandatangani surat pengantar pendistribusian blangko dokumen keimigrasian, meliputi Surat Keterangan Keimigrasian, Buku Pengawasan Orang Asing, Perdim, Kartu Keberangkatan dan Kedatangan bagi warga negara Indonesia, serta, Arrival/Departure Card bagi warga negara asing. e. Pengamanan dan ruangan penyimpanan blangko dokumen keimigrasian. 1) Staf gudang penyimpanan blangko dokumen keimigrasian setiap hari kerja menerima dan memeriksa pengiriman blangko dokumen keimigrasian dari Sekretariat Jenderal Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia atau Sekretariat Direktorat Jenderal Imigrasi, untuk kemudian disimpan dan disusun di gudang serta dicatatkan ke dalam aplikasi. 2) Staf gudang penyimpanan blangko dokumen keimigrasian setiap hari kerja melakukan pengamanan blangko dokumen keimigrasian. 3) Staf gudang penyimpanan blangko dokumen keimigrasian setiap hari kerja memelihara keamanan dan ketertiban, kebersihan ruangan, serta menjaga temperatur ruangan pada 23 C (dua puluh tiga derajat Celcius). f. Penerimaan dan Penyampaian blangko dokumen keimigrasian yang rusak atau cacat karena proses produksi. 1) Penerimaan blangko dokumen keimigrasian yang rusak atau cacat karena proses produksi yang diterima dari Kepala Divisi Keimigrasian dicatat dalam aplikasi blangko dokumen keimigrasian yang rusak atau cacat. a) blangko Dokumen Perjalanan Republik Indonesia yang rusak atau cacat karena proses produksi oleh Perusahaan Umum Percetakan Uang Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat Perum Peruri,
14 dicatat dan dilakukan penginventarisasiannya disertai surat pengantar yang kemudian disampaikan dan dikembalikan kepada Perum Peruri agar dapat dilakukan penggantian dengan nomor urut pencetakan berikutnya, secara berkala setiap 6 (enam) bulan sekali. b) blangko dokumen keimigrasian selain Dokumen Perjalanan Republik Indonesia yang rusak atau cacat karena proses produksi oleh perusahaan percetakan lain, dicatat dan dilakukan penginventarisasiannya disertai surat pengantar yang kemudian disampaikan dan dikembalikan kepada perusahaan percetakan bersangkutan agar dapat dilakukan penggantian dengan nomor urut pencetakan berikutnya, yang disampaikan setiap terjadi kerusakan pada saat blangko diterima. c) format surat pengembalian blangko paspor biasa yang rusak atau cacat karena proses produksi ke Perum Peruri atau Perusahaan percetakan lain sebagaimana tercantum dalam lampiran XXXVIII. 5. Perwakilan Republik Indonesia atau Kantor Dagang dan Ekonomi Indonesia di luar negeri. a. Pengajuan permohonan blangko dokumen keimigrasian. 1) Kepala atau pelaksana fungsi keimigrasian pada Perwakilan Republik Indonesia atau Kantor Dagang dan Ekonomi Indonesia di luar negeri mengajukan permohonan blangko dokumen keimigrasian berupa Paspor Biasa, SPLP, dan Stiker Visa kepada Direktur Jenderal Imigrasi u.p. Direktur Sistem Informasi Keimigrasian secara elektronik dan manual apabila persediaan blangko dokumen keimigrasian tersisa 20% (dua puluh persen) dari kebutuhan rata-rata perbulan; 2) Format surat permohonan blangko dokumen keimigrasian sebagaimana tercantum dalam lampiran XXXIX. b. Penerimaan blangko dokumen keimigrasian. 1) Dalam hal blangko dokumen keimigrasian dikirim kepada Perwakilan Republik Indonesia atau Kantor Dagang dan Ekonomi Indonesia di luar negeri, Kepala atau pelaksana fungsi keimigrasian pada Perwakilan Republik Indonesia atau Kantor Dagang dan Ekonomi Indonesia memerintahkan pegawai yang ditunjuk menerima blangko dokumen keimigrasian, kemudian menandatangani dan mengirim kembali surat pengantar bukti penerimaan tersebut kepada Direktur Sistem Informasi Keimigrasian, Direktorat Jenderal Imigrasi secara elektronik dan manual; 2) Dalam hal blangko dokumen keimigrasian diambil di Direktorat Jenderal Imigrasi, Kepala atau pelaksana fungsi keimigrasian pada Perwakilan Republik Indonesia atau Kantor Dagang dan Ekonomi Indonesia di luar negeri atau pegawai yang ditunjuk menerima blangko dokumen keimigrasian tersebut, yang kemudian menandatangani surat pengantar bukti penerimaan; 3) Kepala atau pelaksana fungsi keimigrasian pada Perwakilan Republik Indonesia atau Kantor Dagang dan Ekonomi Indonesia di luar negeri memerintahkan pegawai yang ditunjuk untuk memeriksa, menyimpan dan mengamankan secara fisik dan memasukkan data blangko dokumen keimigrasian tersebut ke dalam inventori sistem manajemen blangko dokumen keimigrasian.
15 c. Pemeriksaan, penyimpanan, pengamanan, pengeluaran dan penggunaan blangko dokumen keimigrasian. 1) Blangko dokumen keimigrasian yang diterima atau diambil dari Direktorat Jenderal Imigrasi, dihitung dan diperiksa satu per satu kondisi fisiknya oleh pegawai yang ditunjuk oleh Kepala atau pelaksana fungsi keimigrasian pada Perwakilan Republik Indonesia atau Kantor Dagang dan Ekonomi Indonesia di luar negeri. Apabila ditemukan kekurangan atau kelebihan jumlah blangko dokumen keimigrasian, maupun rusak atau cacat untuk dicatat dan dilaporkan kepada Kepala Perwakilan Republik Indonesia atau Kantor Dagang dan Ekonomi Indonesia di luar negeri; 2) Blangko dokumen keimigrasian berupa Paspor Biasa dan Stiker Visa pada Perwakilan Republik Indonesia atau Kantor Dagang dan Ekonomi Indonesia di luar negeri, yang sudah diperiksa disimpan dalam tempat penyimpanan berupa brankas di ruang pelaksana fungsi keimigrasian sedangkan Perdim dapat disimpan secara aman di ruangan lain yang ditunjuk/ditetapkan Kepala atau pelaksana fungsi keimigrasian; 3) Blangko dokumen keimigrasian dikeluarkan dari tempat penyimpanan oleh pelaksana fungsi keimigrasian untuk digunakan dalam penerbitan dokumen keimigrasian dan pelayanan keimigrasian lainnya. 4) Format neraca penerimaan, pengeluaran dan penggunaan blangko dokumen keimigrasian sebagaimana tercantum dalam lampiran XXXX. d. Pelaporan blangko dokumen keimigrasian yang rusak, cacat, atau hilang. 1) Rusak atau cacat karena proses produksi: a) blangko dokumen keimigrasian yang rusak atau cacat karena proses produksi dilaporkan dan dikembalikan oleh pelaksana fungsi keimigrasian kepada Direktur Jenderal Imigrasi u.p. Direktur Sistem Informasi Keimigrasian secara utuh tanpa dilakukan pengguntingan dan/atau tindakan lainnya yang dapat mengaburkan sebab terjadinya kerusakan atau cacat; b) format laporan kerusakan atau cacat blangko dokumen keimigrasian karena proses produksi sebagaimana tercantum dalam lampiran XXXXI. 2) Rusak atau cacat karena proses penerbitan: a) blangko dokumen keimigrasian yang rusak karena proses penerbitan yang disebabkan antara lain oleh matinya sumber daya listrik, gagal uji kualitas, gagal cetak, kerusakan perangkat, dan/atau ditolak sistem dilaporkan kepada Direktur Sistem Informasi Keimigrasian, dan Direktur Dokumen Perjalanan, Visa dan Fasilitas Keimigrasian; b) format laporan kerusakan atau cacat blangko dokumen keimigrasian karena proses penerbitan sebagaimana tercantum dalam lampiran XXXXII. 3) Rusak karena kesalahan petugas. a) blangko dokumen keimigrasian yang rusak karena kesalahan petugas dilaporkan kepada Direktur Jenderal Imigrasi u.p. Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi dengan tembusan kepada Direktur Dokumen Perjalanan Visa dan Fasilitas Keimigrasian dan Direktur Sistem Informasi Keimigrasian disertai dengan Berita Acara Pemeriksaan;
16 b) format laporan kerusakan blangko dokumen keimigrasian karena kesalahan petugas sebagaimana tercantum dalam lampiran XXXXIII. 4) Rusak karena pemohon memberikan keterangan tidak benar. a) blangko Paspor yang rusak karena pemohon memberikan keterangan tidak benar yang mengakibatkan menjadi tidak berlaku karena duplikasi dilaporkan kepada Direktur Jenderal Imigrasi u.p. Direktur Sistem Informasi Keimigrasian dengan tembusan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi, Direktur Penyidikan dan Penindakan Keimigrasian, Direktur Dokumen Perjalanan, Visa dan Fasilitas Keimigrasian, dan Direktur Intelijen Keimigrasian; b) format laporan kerusakan blangko dokumen keimigrasian karena pemohon memberikan keterangan tidak benar sebagaimana tercantum dalam lampiran XXXXIV. 5) Rusak karena bencana alam. a) blangko dokumen keimigrasian yang rusak karena bencana alam seperti banjir atau kebakaran, dibuatkan Berita Acara Kerusakan, kemudian dilaporkan kepada Direktur Jenderal Imigrasi u.p. Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi dengan tembusan kepada Direktur Sistem Informasi Keimigrasian; b) format laporan kerusakan blangko dokumen keimigrasian karena bencana alam sebagaimana tercantum dalam lampiran XXXXV. 6) Hilang karena pencurian atau perampokan. a) blangko dokumen keimigrasian yang hilang karena pencurian atau perampokan, dilaporkan kepada kantor kepolisian negara setempat pada kesempatan pertama dan dibuatkan Berita Acara Kehilangan, selanjutnya dilaporkan kepada Direktur Jenderal Imigrasi u.p. Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi dengan tembusan kepada Direktur Penyidikan dan Penindakan Keimigrasian, Direktur Sistem Informasi Keimigrasian, Direktur Dokumen Perjalanan, Visa dan Fasilitas Keimigrasian, serta Direktur Intelijen Keimigrasian; b) format laporan blangko dokumen keimigrasian yang hilang sebagaimana tercantum dalam lampiran XXXXVI. e. Statistik blangko dokumen keimigrasian yang rusak, cacat, atau hilang. Format statistik blangko dokumen keimigrasian yang rusak atau cacat karena proses produksi, proses penerbitan, kesalahan petugas, pemohon memberikan keterangan tidak benar, bencana alam, atau hilang sebagaimana tercantum dalam lampiran XXXXVII. f. Rekapitulasi dan rekonsiliasi blangko dokumen keimigrasian. 1) Pelaksana fungsi keimigrasian atau pegawai yang ditunjuk melakukan rekapitulasi dan rekonsiliasi pengeluaran blangko dokumen keimigrasian meliputi blangko Paspor Biasa 24 (dua puluh empat) Halaman, Paspor Biasa 48 (empat puluh delapan) Halaman, SPLP, dan blangko Stiker Visa, melalui pencocokan jumlah register pengeluaran dan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) pada setiap awal minggu hari kerja; 2) Format tabel rekapitulasi dan rekonsiliasi sebagaimana tercantum dalam lampiran XXXXVIII.