Sistem Informasi Pengadaan Barang pada Rumah Sakit Umum Daerah Sawahlunto dengan Menggunakan Bahasa Pemrograman Java Didukung oleh Database MySql Ramalia Noratama Putri DosenTeknik Informatika STMIK AMIK RIAU ramalianoratamaputri@yahoo.com ABSTRAK Pemanfaatan teknologi komputer dalam pengadaan barang pada Rumah Sakit Umum Daerah Swahlunto belum efektif dan efisien sehingga dalam pembuatan laporan barang habis pakai dan inventaris membutuhkan waktu lama.dengan menggunakan desain sistem baru untuk membantu dalam pengadaan barang, menghasilkan suatu sistem diinginkan maka dibuatlah suatu sistem yaitu dengan menggunakan bahasa Pemrograman Java berbasis Database MySQL.Dalam hal ini penulis menggunakan beberapa metode dalam mengumpulkan data diantaranya adalah penelitian lapangan, dan penelitian perpustakan. Dimana data-data diperoleh dikelompokan terlebih dahulu dan dalam analisa dan hasil digunakan Aliran system Informasi (ASI), Contex Diagram, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram(ERD), dan Flowchart yag didukung dengan alat Bantu komputer sehingga menghasilkan database.diterapkan sistem baru ini nantinya akan meningkatkan kualitas informasi dihasilkan sehingga rancangan-rancangan tersebut dapat bermanfaat bagi Rumah sakit Umum Daerah Sawahlunto. Kata kunci: Sistem informasi, Pengadaan, Pemrograman Java, Database MySQL PENDAHULUAN jelas 1.1 Latar Belakang Masalah peningkatan kualitas sistem informasi sekali akan menunjang dalam ada dalam perusahaan Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, suatu perusahaan atau organisasi dituntut untuk dapat saling meningkatkan mutu dan kualitas sistem informasinya, agar bisa bersaing dalam persaingan di era globalisasi. Dengan adanya penggunaan teknologi 63 Rumah Sakit Umum Daerah Sawahlunto merupakan sebuah organisasi bergerak dalam bidang pelayanan kesehatan memberikan pelayanan umum pada masyarakat luas baik itu di Sawahlunto ataupun diluar kota Sawahlunto. informasi secara optimal maka
Oleh karena itu perlu diperhatikan 2. Bagaimana cara membangun sebuah untuk menjaga dan mengetahui tingkat sistem dapat membantu pihak persediaan dari suatu barang perlu diadakan gudang sistem informasi pengadaan barang ke setiap ruangan? barang dalam mendistribusikan baik. Seperti halnya pada Rumah Sakit 3. Bagaimana cara membuat sistem Umum Daerah Sawahlunto dalam pengadaan informasi berbasis komputer dalam barang dibutuhkan. Selama ini pihak memproses laporan BHP (Barang pengadaan barang masih melakukan sistem Habis Pakai) dan seluruh stock manual, misalnya pada pencatatan opname barang pertahun? dibutuhkan dan dalam perhari, perbulan, dan pelaporan mengenai barang-barang 4. Bagaimana cara membuat sistem telah digunakan. Dengan begitu, pihak informasi berbasis komputer dalam gudang membutuhkan waktu lama memproses dalam pencatatan laporan dan dalam hal barang persemester? laporan inventaris pengadaan barang dibutuhkan. Begitu juga dalam mengetahui persediaan ada 1.3 Tujuan Penelitian di gudang, pihak gudang harus melihat dan menghitung barang masih tersedia di gudang, sehingga membutuhkan waktu lama. Tujuan penelitian adalah sebagai berikut : 1. Untuk mempelajari dan menganalisa Sistem Informasi Pengadaan Barang pada Rumah Sakit Umum Daerah 1.2 Perumusan Masalah Dalam penulisan ini akan dibahas masalah mengenai: 1. Bagaimana cara memperbaiki proses pengolahan data barang akan di order serta menghitung sisa barang Sawahlunto. 2. Mendesain dan menguji Sistem Informasi Pengadaan Barang pada Rumah Sakit Umum Daerah Sawahlunto. 3. Mengevaluasi Sistem Informasi masih ada di gudang, dan Pengadaan Barang pada Rumah jumlah permintaan barang setiap Sakit Umum Daerah Sawahlunto. ruangan ada di Rumah Sakit Umum Daerah Sawahlunto dengan membangun sebuah sistem informasi berbasis komputer? LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi Menurut (Jogiyanto. HM, 2008 : 64
11), Sistem informasi adalah suatu sistem di kegiatan pekerjaan dalam manual manual pengolahan penghubung penghubunhg suatu organisasi mempertemukan kebutuhan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu dalam organisasi dan menyediakan pihak luar halaman tertentu dengan laporan-laporan diperlukan. satu simpanan simpan data offline secara 2.2 Aliran Sistem Informasi (ASI) manual Aliran sistem informasi merupakan hard bagan alir menunjukan arus dari disk penyimpanan program dan formulir termasuk tembusan- data tembusannya. elektronik Aliran sistem informasi secara mempunyai simbol-simbol.sebagian simbol- simbol garis alir arus akan digunakan dalam menggambarkan aliran sistem informasi dari proses dapat dilihat pada tabel 2.1 Tabel 2.1. - Pada Aliran Sistem Informasi Gambar Keterangan 2.3Data Flow Diagram (DFD) DFD menggambarkan sistem Fungsi sedang berjalan dan diusulkan secara logika Menunjukkan tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik proses proses data. DFD memiliki beberapa simbol yaitu : Tabel 2.2. alternative alternative multi dokumen dokumen input dan ouput untuk - Pada Flow Diagram (DFD) Keterangan proses kegiatan dari proses proses komputer manual, mekanik atau entitas suatu entitas komputer 65 Fungsi atau entity
aliran data aliran atau 1. Database tidak hanya berisi data arus dari tetapi juga berisi rencana atau model data. proses file 2. Database dapat menjadi sumber Untuk menyimpan utama digunakan data secarabersama-sama oleh berbagai pemakai dalam perusahaan sesuai 2.4 Konsep Dasar Database dengan kebutuhan. Adapun pengertian database banyak dikemukanan oleh para ahli komputer. 2.5 Keuntungan Database Pengertian databaseterbagi dua yaitu: 1. Secara Umum yaitu: Data besar tersimpan dapat 2. Tingkat redudancy (kemubaziran) data dapat dikurangi. dalam mediumseperti harddisk, pita magnetik, floppy disk, dan tersimpan dipergunakan secara bersamaan. 1. Adanya kumpulan data dalam jumlah 3.Inkosistem (ketidakcocokan) data sampai batas-batas tertentu. lain-lain. 2. Berkenaan dengan kumpulan data tersebut terdapat seperangkat program aplikasi dilakukan secara bacth melakukan operasi retrive, update, insert, dan delete. ANALISA DAN HASIL 3.1 Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan Gudang Rumah Sakit Umum Daerah Database adalah sekumpulan data / Sawahlunto pada saat sekarang ini belum informasi teratur berdasarkan menggunakan kriteria pengolahan datanya. Dimana dalam proses tertentu saling komputer sebagai alat berhubungan. Dalam dunia komputer pembuatan bisa pengadaan ke ruangan masih menggunakan dikatagorikan sangat spesial laporan dan pada proses karena selalu menjadi hal utama dalam sistem perancangan sistem komputer suatu memperlambat proses pengolahan data untuk perusahaan. pembuatan laporan serta proses pengendalian Database menjadi manual. Ini tentunya akan perioritas dalam kinerja manajemen pada barang di gudang perusahaan, diantaranya: tercapainya efektifitas dan efesiensi kerja. 66 sehingga tidak
misalnya apabila terjadi kesalahan pada pencatatan barang keluar, maka terjadi pula kesalahan terhadap jumlah sisa barang ada di gudang, sehingga informasi mengenai sisa barang ada di gudang menjadi salah. Dengan demikian jumlah barang akan dipesan yaitu pada bon pasar, juga terjadi kesalahan. Masalah ini juga menyulitkan pihak gudang dalam hal pembuatan laporan stock opname. Selama ini proses pembuatan laporan berdasarkan kartu stock opname, apabila terjadi kesalahan pencatatan pada kartu stock opname maka laporan stock opname juga mengalami kesalahan mengenai jumlah barang tersedia di Gambar 3.1 AliranSistemInformasi(ASI) Lama Pengadaan Barang Rumah Sakit gudang. 2. Dalam hal pendistribusian barang dari gudang ke setiap ruangan, Umum Daerah Sawahlunto selama ini menggunakan 3.1.1Evaluasi Sistem Ada untuk Berdasarkan sistem sedang berjalan saat ini pada Rumah Sakit Umum Daerah Sawahlunto terdapat beberapa masalah. gudang blanko permintaan mengetahui jumlah permintaan dan jumlah barang telah di distribusikan ke ruangan, sehingga apabila terjadi kesalahan dalam pencatatan jumlah permintaan 1. Selama ini Pihak Gudang dalam menghitung sisa barang ada di gudang dengan cara mencatat jumlah barang keluar ke dalam kartu stock 67 pihak opname, hal kesulitan pada ini memberikan pihak pada blanko permintaan dan pada tanda terima mengenai maka jumlah informasi permintaan menjadi salah. Dengan demikian pada laporan mengenai laporan gudang,
barang habis pakai juga terjadi otomatis jumlah barang ada di gudang kesalahan, karena laporan barang akan dikurangi dengan jumlah barang habis pakai berdasarkan diminta tanda ruangan. Sehingga kesalahan terima barang tiap ruangan mengenai jumlah sisa barang ada di dikumpulkan. gudang tidak terjadi lagi dan informasi 3. Dalam hal pengelolaan permintaan mengenai jumlah barang akan dipesan mengenai inventaris selama ini pihak pada bon pasar akan akurat dan sesuai gudang dan ruangan menggunakan dengan kebutuhan. Maka kesalahan dalam blanko permintaan inventaris, pihak pembuatan laporan stock opname dan barang ruangan akan mencatatkan jumlah habis pakai dapat diatasi. Begitu juga dengan permintaan inventaris dan diberikan pendistribusian inventaris dari gudang ke kepada pihak gudang. Kemudian ruangan dengan menggunakan sistem baru pihak gudang akan membuatkan laporan permintaan inventaris mengenai inventaris masuk dan keluar akan diberikan kepada Tata Usaha. dari gudang menjadi teratur dan terjamin. mengandalkan database data-data Sehingga tidak terjaminnya data-data inventaris masuk dan keluar, karena sistem penyimpanan datanya tidak teratur dan masih mengandalkan kertas-kertas arsip. Berdasarkan beberapa masalah telah dijabarkan, maka penulis mengusulkan sebuah sistem baru, sehingga dapat membantu pihak gudang Rumah Sakit Umum Daerah Sawahlunto. Pada sistem baru diusulkan, pihak gudang tidak lagi 3.2 Desain Sistem 3.2.1Aliran Sistem Informasi(ASI) Baru Pengadaan Barang Rumah Sakit Umum Daerah Sawahlunto Mengenai tahapan-tahapan data pengadaan dari gudang ke ruangan ini maka penulis akan menggambarkannya dalam aliran sistem informasi sedang berjalan pada Gudang Rumah Sakit Umum Daerah Sawahlunto pada gambar berikut: menggunakan kartu stock opname, untuk mengetahui jumlah sisa barang ada di gudang. Pada sistem baru penulis menggunakan database untuk penyimpanan. Pada saat pihak ruangan meminta barang dibutuhkannya, pihak gudang akan menginputkan permintaan tersimpan database, 68 ke dan maka akan dengan
dikembangkan terdiri atas sebuah lambang proses diberi nama dengan Sistem Informasi pengolahan data produksi diberi label 0 berinteraksi dengan empat entity, yaitu Ruangan, gudang, Kasubag Umum, dan TU Adapun Context Diagram dari sistem informasi berjalan dapat dilihat pada Gambar dibawah ini: Gambar 3.2 Aliran Sistem Informasi Baru Pengadaan Barang Rumah Sakit Umum Daerah Sawahlunto Gambar 3.3 Context Diagram 3.2.2 Context Diagram Context Diagram adalah gambaran umum tentang suatu sistem terdapat di 3.2.3 Data Flow Diagram (DFD) dalam suatu organisasi memperlihatkan batasan (boundary) sistem, adanya interaksi antara eksternal entity dengan suatu sistem, dan informasi secara umum mengalir di antara entity dan sistem. Context Diagram ini merupakan alat Bantu digunakan dalam 69 menganalisa sistem akan Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran sistem secara logical. Gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data Keuntungan atau organisasi file. menggunakan Data Flow Diagram (DFD) adalah untuk memudahkan
pemakai kurang menguasai bidang Gambar 3.4 Data Flow Diagram (DFD) komputer untuk mengerti sistem akan Level 0 dikembangkan. Dengan mengacu kepada Context Diagram, dapat memperjelas proses 3.2.4 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram digunakan terjadi adalah menguraikan proses tersebut untuk ke dalam bentuk Data Flow Diagram (DFD). datadalam basis data berdasarkan persepsi Sehingga awam adanya keterkaitan saling mendukung antara satu data dengan data lainnya. mengerti pemakai bagaimana masih sistem menjelaskan jelasnya, hubungan antar dikembangkan dapat bekerja secara efektif Untuklebih EntityRelationship dan efisien membantu pekerjaan sipemakai Diagram (ERD) dapat dilihat pada Gambar sistem. dibawah ini : Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar Data Flow Diagram (DFD) level 0. Gambar 3.5 Entity Relationship Diagram (ERD) 3.2.5 Struktur Program Gambar 3.6 merupakan struktur 70
program aplikasi dirancang secara interface dan penulisan kode program sesuai keseluruhan. dengan sistem telah di rancang. Sesuai dengan metodologi penelitian telah di buat sebelumnya maka perancangan telah ditetapkan sebelumnya di diagram alir data datri sistem dirancang. 4.3 Menu Utama Form ini merupakan Jendela Menu Utama dari aplikasi Sistem Informasi pengandaan Barang Rumah Sakit Umum Daerah Sawahlunto. Dimana untuk bisa masuk ke sub menu entry, laporan dan informasi kita harus masuk ke jendela Menu Utama terlebih dahulu. Sub menu tersedia yaitu sub menu entry, laporan dan informasi. Form ini memudahkan kita untuk Gambar 3.6 Struktur Program mengolah data atau hanya sekedar melihat data-data dibutuhkan. Form menu IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN utama dapat dilihat pada Gambar 4.1 4.1 Implementasi Sistem Informasi Tahap implementasi sistem merupakan salah satu tahap meletakkan sistem informasi supaya siap untuk dipakai. Dalam tahap ini berlangsung beberapa aktifitas secara berurutan yakni mulai dari menerapkan melakukan rencana kegiatan implementasi, implementasi, dan Gambar 4.1 login tindak lanjut implementasi. Untuk melakukan maka di komputer perlukan dengan sebuah implementasi pembutan program menggunakan suatu aplikasi, dimaksud dengan pembuatan program 71 kompoter adalah perancangan
2. Ruangan Merupakan form digunakan untuk memasukkan data nama-nama ruangan. Form entry data ruangan dapat dilihat pada Gambar 4.4 Gambar 4.2 Form Menu Utama 4.4 Sub Menu Entry Dari menu utama menu paling kiri adalah menu entry dari semua data akan dipakai untuk operasi berikutnya. 1. Data barang Gambar 4.4 Form Entry Ruang 3. Permintaan Barang Merupakan menu entry data barang dimasukkan ke From digunakan untuk entry database Nomor blanko barang bagi ruangan melalui form ini, dengan ketentuan akan meminta barang ke gudang. setiap barang memiliki kode berbeda. Form entry data barang dapat dilihat pada Gambar 4.3 Gambar 4.5 Form Entry Permintaan Barang 4. Entry Transaksi Barang Form digunakan untuk Gambar 4.3 Form Entry Barang menginputkan barang akan diminta oleh ruangan sesuai dengan nomor blanko barang. Pada form ini barang diminta akan langsung 72
dikurangkan otomatis dengan stock barang ada di gudang. Sehingga barang di bawah Barang 6. Entry Inventaris Merupakan menu entry data batas maksimum akan masuk pada inventaris bon pasar. database melalui form ini, dengan ketentuan dimasukkan setiap ke inventaris memiliki kode berbeda Gambar 4.6 Form Entry Transaksi Barang Gambar 4.8 Form Entry inventaris 7. Entry Nomor Blanko Inventaris 5. Entry Pembelian Barang Form digunakan untuk From digunakan untuk menginputkan barang akan entry Nomor blanko inventaris bagi dibeli. Pada form ini jumlah stock ruangan pada barang akan bertambahdengan inventaris ke gudang. otomatis sesuai dengan akan meminta jumlah barang di beli. Gambar 4.9 Form EntryNo Blanko inventaris Gambar 4.7 Form Entry Pembelian 73 8. Entry Permintaan Inventaris
Form digunakan untuk menginputkan dibutuhkan inventaris ruangan sesuai oleh dengan nomor blanko inventaris dimiliki ruangan. Gambar 4.11 Form Entry Transaksi inventaris 4.5 Sub Menu Laporan Gambar 4.10 Form Entry Permintaan Pada sub menu laporan dapat ditampilkan tanda terima barang, tanda terima inventaris inventaris, bon pasar, permintaan inventaris, 9. Entry Transaksi Inventaris Form digunakan untuk laporan barang habis pakai perhari, laporan menginputkan inventaris akan habis pakai perbulan, laporan habis pakai diminta oleh ruangan sesuai dengan pertahun, dan laporan inventaris perenam nomor blanko inventaris. Pada form bulan sebelum kita mencetaknya ke printer. ini inventaris diminta akan Laporan-laporan dihasilkan antara lain: langsung dikurangkan otomatis dengan inventaris tersedia. 74
1. Tanda Terima Barang 3. Permintaan Inventaris Gambar 4.14 Permintaan Inventaris 4. Tanda terima Inventaris Gambar 4.12 Tanda Terima Barang 2. Bon Pasar Gambar 4.15 Tanda Terima Inventaris 5. Laporan Stock Opname Perhari Gambar 4.13 Bon Pasar Gambar 4.16 Laporan Stock Opname Perhari 75
6. Laporan Barang Habis Pakai Perhari 8. Laporan Barang Habis Pakai Pertahun Gambar 4.17 Laporan Barang Habis Gambar 4.19 Laporan Barang Habis Pakai Perhari Pakai Pertahun 7. Laporan Barang Habis Pakai Perbulan 9. Laporan Inventaris Perenam Bulan Gambar 4.18 Laporan Barang Habis Pakai Perbulan Gambar 4.20 Laporan Inventaris Perenam bulan 76
dan inventaris barang sesuai Gambar 4.21 Laporan Grafik Permintaan dengan Barang Ruangan transaksi permintaan barang dan inventaris terjadi. KESIMPULAN DAN SARAN Saran- Saran Kesimpulan Dari kesimpulan di atas dapat dilihat Dari uraian dan penjelasan telah hasil dari penelitian terhadap pengadaan diterapkan pada bab-bab sebelumnya serta barang. didukung hasil analisa terhadap sistem beberapa saran diharapkan dapat informasi pengadaan barang pada Rumah menjadi bahan pertimbangan lebih lanjut Sakit Umum Daerah Sawahlunto ditemukan dalam upaya peningkatan pelayanan, kinerja, bahwa : ataupu untuk upaya pengembangan sistem 1. Dengan penggunaan informasi sistem berbasis komputer itu perlu dikemukakan selanjutnya. Saran-saran dirasa perlu yaitu: memberikan manfaat bagi pihak 1. Terlebih dahulu harus dilakukan gudang yakni pihak gudang dapat penyesuaian dengan sistem menyajikan informasi mengenai baru barang akan di order, sisa keunggulanya barang masih ada di gudang, dibanding dengan sistem lama. dan jumlah permintaan barang Misalnya dengan memberikan masa setiap ruangan dengan benar dan uji coba selama 1 tahun. cepat. 2. Selain ini sehingga akan dan terasa kelebihanya 2. Memberikan arahan kepada petugas Dengan memakai komputer dan gudang akan menggunakan Bahasa pemrograman java dan sistem baru ini. database opensource mendukung barang, dalam maka pengadaan penyajian data 3. Dilakukannya peninjauan ulang terhadap sistem baru sehingga jika terdapat kekurangan atau barang dibutuhkan lebih kelemahan dari sistem baru ini cepat sesuai dengan prosedur maka dilakukan perbaikan. diterapkan 3. Penerapan teknologi informasi dalam pengolahan data secara DAFTAR PUSTAKA optimal dan kinerja lebih Jogiyanto HM.2005. Pengenalan Komputer, teratur dapat menghasilkan laporan Ed.V, Yogyakarta:Andi Offset. Barang Habis Pakai, stock opname 77
Jogiyanto HM.2008.Metodologi Penelitian Sistem Informasi. Yogyakarta:Andi Offset. Kadir, Abdul. 2008. Dasar Perancangan & implementasi.. Yogyakarta:Andi Offset Mcleod, Raymond. George Shell.2007.Sistem P Informasi Manajemen. Jakarta:Indeks Sanjaya, Ridwan. Database 2004. MySQL Pengolahan 5 Dengan java.semarang:andi 78