KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA DAERAH SUMATERA SELATAN BIRO SARANA DAN PRASARANA STANDAR OPERASI DAN PROSEDUR ( SOP ) BIDANG PELAYANAN SARANA DAN PRASARANA POLDA SUMSEL 1. UMUM BAB I PENDAHULUAN a. Biro Sarpras secara umum bertugas sebagai fungsi pembinaan bidang sarana dan prasarana di satker Mapolda dan satker wilayah yang meliputi perbekalan umum (BMP, perlengkapan mesin kantor) fasilitas jasa dan kontruksi, adminstrasi tanah, peralatan (angkutan, senmu dan alsus), SIMAK BMN, LPSE, pemeliharaan dan perbaikan, inventory dan pergudangan; b. bahwa dalam rangka pelaksanaan program kerja, transpormasi Polri dalam meningkat pelayanan publik untuk meningkatkan polri yang mandiri, profesional dan di percaya masyarakat, maka perlu adanya standar operasi dan prosedur bidang pelayanan baik tingkat pusat maupun tingkat ke wilayah yang transparan dan akuntabel; c. fungsi standar operasi dan prosedur di bidang pelayanan baik untuk tingkat pusat maupun kewilayahan dalam upaya mewujudkan pelayanan kepada anggota Polri dan pns yang prosedural, cepat, murah, terjangkau dan terukur serta dapat di pertanggung jawabkan. 2. DASAR a. Undang-undang Nomor 2 tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia; b. Surat Sdelog Kapolri No.Pol : B / 833 / III / 2005 / Sdelog tanggal 29 Maret 2005 tentang penghapusan amunisi; c. Surat Telegram Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia No.Pol : ST / 1191 / XI / 2005 tanggal 24 November 2005 tentang pengajuan usul penghapusan agar lebih selektif dan minimal berusia pakai dua belas tahun; d. Surat Sdelog Kapolri No.Pol : B / 514 / V / 2006 / Sdelog tanggal 16 Mei 2006 tentang petunjuk senjata api hilan, yang di TPTGR ditentukan; e. Surat Kapolri No.Pol : B / 592 / VI / 2006 / Sdelog tanggal 05 Juni 2006 tentang senjata api yang hilang TPTGR; f. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia tahun 2006 tentang pengelolaan BMN / BMD; g. Perkap No 15 Tahun 2007 Tanggal 17 Agustus 2007 tentang Naskah Dinas Dilingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia; h. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 96 / PMK.06 / 2007 tentang Tata Cara Pelaksanaan, Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan, dan pemindah tanganan Barang Milik Negara;
2 i. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor : 54 tahun 2010 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah; j. Peraturan Menteri Pekejaan Umum Nomor : 45 / PRT / M / 2007 tentang pedoman tehnisi pelaksanaan pembangunan Gedung Negara; k. Keputusan Menteri Keuangan Nomor : 31 / KM.6 / 2008 tanggal 19 Juni 2008 tentang pelimpahan sebagian Wewenang Pengelolaan Barang Milik Negara kepada Kepala Kantor Wilayah dan Kepala Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang di Lingkungan Direktorat Jenderal Kekayaan negara untuk dan atas nama Menteri Keuangan Mendatangani Surat dan / atau Keputusan Menteri Keuangan; l. Surat Keputusan Kepolisian Negara Republik Indonesia No.Pol : Skep / 348 / VIII / 2008 tanggal 21 Agustus 2008 tentang Pelimpahan Wewenang Kapolri Kepada Para Kapolda untuk dan atas nama Kapolri Mengusulkan Penetapan Status Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan dan pemindah tanganan Barang Milik Negara Di Lingkungan Polri Kepada Kepala Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang; m. Peraturan Kapolri Nomor 22 tahun 2010 tentang Organisasi dan Prosedur Polri di tingkat Polda; n. Peraturan Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 22 tahun 2011 tanggal 28 November 2011 tentang Ada pertanggung jawaban Keuangan Kepolisian Negara Republik Indonesia; o. Peraturan Menteri Keuangan Nomor : 191 / PMK.05 / 2011 tentang sistem akuntansi Hibah. Program ke II Penataan Tata Laksana Reformasi Birokrasi Polri ( RBP ) Polri Nomor 1 pembuatan Standar Operational Procedure ( SOP ); p. Peraturan Pemeritah Nomor 24 tahun 1997 tentang pendaftaran pensertifikatan tanah; q. Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 1999 tentang pensertifikatan tanah (sertifikasi); r. Peraturan Pemerintah Nomor 13 Tahun 2010 tentang pensertifikatan tanah (biaya); s. Surat Kapolri Nomor : B / 4724 / XII / 2010 / Sarpras tanggal 31 Desember 2010 tentang pensertifikatan tanah Polri. 3. MAKSUD DAN TUJUAN a. Maksud Untuk memberikan gambar tentang standar operasi dan prosedur pelaksanaan tugas bidang sarana dan prasarana di lingkungan Biro Sarpras Polda Sumsel dan ke wilayahan serta mekanismenya sesuai dengan ketentuan dan perundang-undangan yang berlaku. b. Tujuan Pedoman bagi pengemban fungsi sarpras di lingkungan Polda Sumsel maupun ke wilayahan dalam pelaksanaan tugas, sehingga memiliki standar dan keseragaman untuk tercapainya prinsip pelayanan secara profesional, sesuai kebutuhan, pengawasan, transparan, akuntabel dengan tidak mengabaikan aspek keamanan (security), serta tertib administrasi. 4. RUANG LINGKUP Ruang lingkup standar operasi dan prosedur bidang sarana dan prasarana tentang tata laksana penata usahaan tugas meliputi bidang pelayanan pada Subbag Renmin (Urusan Keuangan), Bag Info Sarpras, Bag Bekum, Bag Pal, Bag Faskon, dan Urusan Gudang di Polda Sumsel.
3 5. TATA URUT BAB I BAB II BAB III PENDAHULUAN PELAKSANAAN STANDAR OPERASIONSAL SARANA DAN PRASARANA BIRO SARPRAS POLDA SUMSEL PENUTUP 6. PENGERTIAN-PENGERTIAN a. Kepolisian Negara Republik Indonesia yang selanjutnya disebut Polri adalah alat negara yang berperan dalam memelihara keamanan dan keterbitan masyarakat, menegakkan hukum, serta memberikan perlindungan, pengayoman dan pelayanan kepada masyarakat dalam rangka terpeliharanya keamanan dalam negeri. b. Kepala Kepolisian Daerah Sumatera Selatan yang selanjutnya disingkat Kapolda Sumsel adalah pejabat pimpinan Kepolisian Daerah Sumatera Selatan. c. Kepala Biro Sarana dan Prasana Polda Sumatera Selatan yang selanjutnya disingkat Karosarpras Polda Sumsel adalah personel Polri yang ditunjuk oleh Kapolri dengan batas kewenangannya. d. Standar Operasi dan Prosedur (SOP) adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan yang harus dilakukan sesuai dengan peraturan dan perundangan-undangan serta ketentuan yang berlaku guna tercapainya prinsip pelayanan secara profesional, sesuai kebutuhan, pengawasan, transparan, akuntabel dengan tidak mengabaikan aspek keamanan (security), serta tertib administrasi. e. Kuasa Pengguna Barang (KPB) adalah Kasatker / Kasatwil yang berkuasa atas kepemilikan barang / aset. f. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) adalah daftar anggaran yang ada pada Satker / Satwil. g. Memorendum Of Understanding (MOU) adalah kesepakatan bersama antara pihak Kasatker / Kasatwil dengan pihak ke dua. h. Surat Perintah Kerja (SPK) adalah surat perintah yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh PPK. i. Rekening Koran adalah rekening yang dikeluarkan oleh Bank. j. Lembaga Kebijakan Pengadaan barang/jasa Pemerintah yang selanjutnya disingkat LKPP adalah Lembaga Pemerintah yang bertugas mengembangkan dan merumuskan Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Presiden nomor 106 Tahun 2007 tentang Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;
4 k. Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik (E-Procurement) adalah pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan Perundang-Undangan; l. Pelelangan secara elektronik (E-Tendering) adalah tata cara pemiliharaann penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang terdaftar pada system pengadaan secara elektronik dengan cara menyampaikan dalam waktu yang telah ditentukan; m. Layanan Pengadaan Secara Elektronik yang selanjutnya disingkat LPSE adalah unit kerja lembaga Polri yang dibentuk untuk menyelenggarakan system pelayanan pengadaan barang/jasa secara elektronik; n. Portal Pengadaan Nasional adalah pintu gerbang system informasi elektronik yang terkait dengan informasi pengadaan barang/jasa secara nasional yang dikelola oleh LKPP; o. Pengguna Anggaran yang selanjutnya disingkat PA adalah pejabat pemegang kewenangan penggunaan anggaran Lembaga Polri; p. Kuasa Penggunaan Anggaran yang selanjutnya disingkat KPA adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA untuk menggunakan APBN atau sumber anggaran lain yang dipersamakan dengan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran; q. Pejabat Pembuat Anggaran yangs selanjutnya disingkat PPK adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA untuk bertanggungjawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa; r. Sistem akuntasi Barang Milik Negara (Simak BMN) adalah aplikasi pengelolan data yang dikeluarkan oleh Kementerian Keuangan. s. Surat Perintah Penerimaan Materiil (SPPM) adalah surat tanda bukti telah menerima barang/materiil t. Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) adalah kantor pemerintah di bawah Kementerian Keuangan yang mengurusi bidang keuangan baik tahap penerimaan dan pencairan. u. Badan Pertanahan Nasional (BPN) adalah kantor pemerintah dibawah Kementerian Dalam Negeri yang mengurusi bidang pensertifikatan tanah dan pendataan tanah. v. Kantor Pelayanan Kas Negara dan Lelang (KPKNL) adalah kantor pemerintah dibawah Kementerian Keuangan yang mengurusi bidang keuangan khusunya hasil dari hibah, lelang dan sewa menyewa.
5 BAB II STANDAR OPERASIONAL SARANA DAN PRASARANA POLDA SUMSEL B. BAGIAN INFORMASI SARANA DAN PRASARANA (BAG INFOSARPRAS) 1. SUB BAGIAN FASILITAS JASA LAYANAN PENGADAAN SISTIM ELEKTRONIK ( LPSE ) a. Prosedur Administrasi : 1) membuat Surat Keputusan yang ditandatangani Kapolda tentang Petugas pelaksana LPSE terdiri dari petugas admin agency, petugas verifikator, petugas helpdesk; 2) Auditor/pemeriksa menunjukkan surat tugas dari pimpinan auditor yang bersangkutan; 3) membuat surat keputusan yang ditandatangani oleh KPA tentang penetapan PPK dan Panitia. b. Pelaksana Layanan Pengadaan Sistim Elektronik (LPSE) 1) Tahap Pendaftaran a) Menerima pendaftaran calon penyedia melalui LPSE Polda untuk dimasukkan kedalam daftar calon rekanan Polri di Polda; b) Memberikan user ID dan pasword untuk calon penyedia 2) Pelaksana LPSE Polda Sumsel : a) Admin PPE (Perantara Pedagang Efek) Diakhir tahun anggaran menyusun rencana struktur organisasi tingkat Satker/Satwil, yang terdiri dari : (1) Admin Agency (2) Verifikator (3) Help Desk (4) Auditor b) Admin Agency Satker dan Satwil menyusun struktur organisasi pelaksana pengadaan barang / jasa untuk tingkat Satker dan Satwil setelah mendapatkan user ID dan pasword dari admin PPE c) Help Desk membantu para pengguna LPSE ( panitia, penyedia barang/jasa, auditor ) apabila menemui permasalahan dalam pengoperasian aplikasi SPSE (Sistem Pelayanan Secara Elektronik). d) Verifikator melakukan verifikasi kepada seluruh calon penyedia barang / jasa yang mendaftar untuk dapat atau tidaknya para calon penyedia tersebut masuk kedalam aplikasi SPSE; e) Trainer memberikan pelatihan operasi / aplikasi SPSE bagi para personel jajaran Polda Sumsel yang mengemban fungsi pengadaan barang / jasa, yang terdiri dari pelatihan : (1) Pengoperasian Aplikasi Panitia / Pejabat pengadaan (2) Pengoperasian Aplikasi Penyedia Barang / Jasa (3) Pengoperasian Aplikasi Sub Admin Agency Polda Sumsel
6 f) Auditor akan melaksanakan audit terhadap proses pelelangan melalui e-proc setelah mendapatkan pasword dari PPE dengan masa waktu tertentu sesuai dengan Surat Keputusan dari Auditor 3) Tahap Pelaksanaan Lelang a) Panitia akan melaksanakan pelelangan setelah mendapatkan ID dan pasword dari admin agency dengan langkah-langkah sebagai berikut : (1) mengumumkan paket pelelangan melalui LPSE (2) melakukan proses evaluasi pelelangan melalui LPSE (3) menetapkan pemenang lelang yang memenuhi syarat melalui LPSE (4) mengumumkan pemenang lelang melalui LPSE b) PPK menerima hasil pemenang lelang dari Panitia kemudian menerbitkan surat penunjukan pemenang lelang c) apabila PPK menolak dengan alasan yang dapat dipertanggung jawabkan maka panita melaksanakan evaluasi ulang d) apabila tidak ada kesepakatan antara PPK dan Panitia, keputusan pemenang ditetapkan oleh KPA c. struktur organisasi LPSE TINGKAT POLDA LKPP KETUA LPSE POLDA KABAG INFOSARPRAS / KSB FASJAS POLDA ADMIN PPE ADMIN AGENCY SATKER/WIL VERIFIKATOR SATKER/WIL HELPDESK SATKER/WIL AUDITOR SESUAI SK 1. PPK 2. PANITIA/ULP/ POKJA Penyedia barang/jasa : 1. Badan Usaha; 2. Perseorangan; 3. Lain-lain.
7 4) Mengembangkan aplikasi SPSE melalui upgrade atau mengunduh program LPSE yang aktual dan mengusulkan kepada Karo Sarpras tentang rencana pelatihan aplikasi SPSE secara berkala. d. Pengendalian, Pengawasan dan Pemeliharaan Dalam rangka tertib pelaksanaan LPSE, pelaksanaan pengendalian dan pengawasan : 1) Pengendalian : a) Kasubbag Fasjas melakukan cek operasionalisasi aplikasi SPSE didampingi oleh Admin Agency LPSE Polda Sumsel, melalui : (1) Pemeriksaan jaringan / server LPSE dan perangkat pendukungnya; (2) Pengecekan akurasi data personel pelaksana LPSE, calon penyedia, yang tertera dalam aplikasi SPSE; b) Kasubbag Fasjas melaporkan secara berkala perkembangan pelaksanaan LPSE Polda Sumsel kepada Karo Sarpras cq. Kabag Infosarpras dan Bagian RBP Biro Rena Polda Sumsel. 2) Pengawasan : a) Kabag Infosarpras memonitor dan menerima laporan pelaksanaan LPSE Polda Sumsel, dan diteruskan kepada Karo Sarpras; b) Kabag Infosarpras melakukan anev dan usulan perkuatan sarana dan prasarana pendukung LPSE Polda Sumsel. 3) Pemeliharaan Kabag Infosarpras cq. Kasubbag Fasjas selaku pengemban LPSE mengusulkan kepada Karo Sarpras tentang pemeliharaan opresional LPSE Polda Sumsel melalui : a) Mengusulkan anggaran pemeliharaan sarana dan prasarana LPSE Polda Sumsel; b) Mengupayakan regenerasi personel pelaksana LPSE yang mengalami mutasi; c) Meningkatkan kemampuan personel pelaksanan LPSE melalui usulan pelatihan di Mabes Polri.