SURAT KEPUTUSAN BERSAMA DIREKSI PT. PELABUHAN INDONESIA I, II, III, IV (PERSERO) Nomor :... TENTANG PEDOMAN PELAKSANAAN KEGIATAN SEKRETARIAT TETAP PT. PELABUHAN INDONESIA I, II, III DAN IV (PERSERO) DIREKSI PT. PELABUHAN INDONESIA I, II, III DAN IV (PERSERO) Menimbang : a. Bahwa dalam rangka menunjang kelancaran optimalisasi program dan kegiatan sekretariat tetap PT. Pelabuhan Indonesia I, II, III dan IV, maka dalam pelaksanaannya perlu ditetapkan pedoman pelaksanaan kegiatan sekretariat tetap PT. Pelabuhan Indonesia I, II, III dan IV (Persero); b. Bahwa untuk maksud tersebut butir a. di atas, maka dalam pelaksanaannya perlu ditetapkan dengan Surat Keputusan Bersama Direksi PT. Pelabuhan Indonesia I, II, III dan IV (Persero) tentang Pedoman Pelaksanaan Kegiatan Sekretariat Tetap PT. Pelabuhan Indonesia I, II, III dan IV (Persero). Mengingat : 1. Undang Undang Nomor: 19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara (Lembaran Negara RI Nomor: 70 Tahun 2003, Tambahan Lembaran Negara RI Nomor: 4297); 2. Undang Undang Nomor: 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas; (Lembaran Negara RI Nomor: 106 Tahun 2007, Tambahan Lembaran Negara RI. No. 4756 ; 3. Undang Undang Nomor: 17 Tahun 2008 tentang Pelayaran (Lembaran Negara Tahun 2007 Nomor: 106, Tambahan Lembaran Negara Nomor: 4849); 4. Peraturan Pemerintah Nomor: 45 Tahun 2005 tentang Pendirian, Pengurusan, Pengawasan dan Pembubaran Badan Usaha Milik Negara (Lembaran Negara RI Tahun 2005 Nomor: 117, Tambahan Lembaran Negara RI Nomor: 4556); 5. Peraturan Pemerintah Nomor: 61 Tahun 2009 tentang Kepelabuhanan (Lembaran Negara RI Tahun 2009 Nomor: 151, Tambahan Lembaran Negara RI Nomor: 5070); 6. Keputusan Menteri Perhubungan Nomor: 54 Tahun 2002 tentang Penyelenggaraan Pelabuhan Laut; 7. Anggaran Dasar PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero), Nomor: 1 tanggal 1 Desember 1992 yang dibuat oleh Imas Fatimah, SH, Notaris di Jakarta, Akta mana telah mengalami beberapa kali perubahan, terakhir dengan Akta Nomor: 88 tanggal 16 Agustus 2012 yang dibuat oleh Rahmad Nauli Siregar, SH, Notaris di Medan; 1
8. Anggaran Dasar PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero), Nomor: 3 tanggal 1 Desember 1992 yang dibuat oleh Imas Fatimah, SH, Notaris di Jakarta, Akta mana telah mengalami beberapa kali perubahan, terakhir dengan Akta Nomor: 12 tanggal 21 September 2012 yang dibuat oleh Nur Muhammad Dipo Nusantara Pua Upa, SH, Notaris di Jakarta; 9. Anggaran Dasar PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero), Nomor: 5 tanggal 1 Desember 1992 yang dibuat oleh Imas Fatimah, SH, Notaris di Jakarta, Akta mana telah mengalami beberapa kali perubahan, terakhir dengan Akta Nomor: 10 tanggal 19 Desember 2012 yang dibuat oleh Stephanus R. Agus Purwanto, SH, Notaris di Surabaya; 10. Anggaran Dasar PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero), Nomor: 7 tanggal 1 Desember 1992 yang dibuat oleh Imas Fatimah, SH, Notaris di Jakarta, Akta mana telah mengalami beberpa kali perubahan, terakhir dengan Akta Nomor: 8 tanggal 31 Juli 2012 yang dibuat oleh Nanda Fauz Iwan, SH, M.Kn, Notaris di Makasar; 11. Surat Keputusan Menteri Negara BUMN Nomor: KEP-174/MBU/2011 tanggal 25 Juli 2011 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Anggota-anggota Direksi Perseroan (Persero) PT. Pelabuhan Indonesia I; 12. Surat Keputusan Menteri Negara BUMN Nomor: SK.77/MBU/2012 tanggal 23 Februari 2012 tentang Pemberhentian, Pengangkatan dan Pengalihan Tugas Anggota-Anggota Direksi Serta Perubahan Struktur Direksi Perusahaan Perseroan (Persero) PT. Pelabuhan Indonesia II dan Keputusan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara selaku Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Perseroan (Persero) PT. Pelabuhan Indonesia II Nomor: SK-126/MBU/2012 tanggal 4 Februari 2012 tentang Penegasan Pemberhentian, Pengangkatan dan Pengalihan Tugas Anggota-Anggota Direksi serta Perubahan Struktur Direksi Perusahaan Perseroan (Persero) PT. Pelabuhan Indonesia II; 13. Surat Keputusan Menteri Negara BUMN Nomor: KEP-109/MBU/2009 tanggal 8 Mei 2009 tentang Pengangkatan dan Pemberhentian Anggota-Anggota Direksi Perusahaan Perseroan (Persero) PT. Pelabuhan Indonesia III; 14. Surat Keputusan Menteri Negara BUMN Nomor: KEP-175/MBU/2011 tanggal 25 Juli 2011 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Anggota-Anggota Direksi Perusahaan Perseroan (Persero) PT. Pelabuhan Indonesia IV. MEMUTUSKAN Menetapkan : SURAT KEPUTUSAN BERSAMA DIREKSI PT PELABUHAN INDONESIA I, II, III DAN IV (PERSERO) TENTANG PEDOMAN PELAKSANAAN KEGIATAN PT. PELABUHAN INDONESIA I, II, III DAN IV (PERSERO) 2
BAB I PENDAHULUAN Pasal 1 Pengertian a. SEKTAP adalah Sekretariat Tetap PT. Pelabuhan Indonesia I, II, III dan IV (Persero) yang dalam hal ini dipimpin oleh Direktur SDM dan Umum PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero). b. Koordinator SEKTAP adalah pejabat dari PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) yang ditunjuk dan ditetapkan oleh pimpinan SEKTAP. c. Perusahaan adalah PT. Pelabuhan Indonesia I, II, III dan IV (Persero). d. Penyelenggara adalah pelabuhan tuan rumah sebagai pelaksana dan fasilitator akomodasi kegiatan SEKTAP melalui surat penunjukan SEKTAP. e. Akomodasi adalah kamar hotel, ruang rapat beserta fasilitasnya. f. Tamu perusahaan adalah pihak di luar PT. Pelabuhan Indonesia I, II, III dan IV (Persero), namun menjadi beban tanggungan bersama PT. Pelabuhan Indonesia I, II, III dan IV (Persero). g. Panitia lokal adalah petugas/pelaksana yang merupakan personil dari perusahaan penyelenggara yang ditunjuk oleh masing-masing perusahaan yang memiliki tugas untuk membantu kelancaran persiapan pelaksanaan, evaluasi dan pertanggungjawaban kegiatan SEKTAP. Pasal 2 Maksud dan Tujuan (1) Pedoman pelaksanaan kegiatan SEKTAP dimaksudkan sebagai pedoman untuk mempersiapkan, melaksanakan, mengevaluasi dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan kegiatan SEKTAP (2) Tujuan ditetapkannya pedoman pelaksanaan SEKTAP adalah sebagai berikut : a. Untuk menjamin tertib administrasi dan keuangan. b. Untuk mengefektifkan dan mengoptimalkan komunikasi dan koordinasi antar perusahaan. c. Sebagai alat kontrol pelaksanaan kegiatan SEKTAP. d. Untuk menjamin transparansi dan akuntabilitas kegiatan SEKTAP. Pasal 3 Penyelengaraan Kegiatan (1) SEKTAP dapat menunjuk salah satu perusahaan sebagai pelaksanaan dan penanggungjawab pelaksanaan kegiatan SEKTAP. 3
(2) Perusahaan dapat menunjuk personil yang dapat membantu kelancaran dan kesuksesan kegiatan SEKTAP, baik yang menyangkut sisi keuangan, SDM, kerumahtanggaan dan Sekretaris Perusahaan. BAB II PENGELOLAAN DANA Pasal 4 Sumber Pendanaan (1) SEKTAP bertanggungjawab terhadap pengelolaan dana untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan SEKTAP. (2) Pendanaan kegiatan SEKTAP merupakan iuran dari masing-masing perusahaan yang disetor ke dalam kas SEKTAP, dana SEKTAP disimpan dalam rekening SEKTAP atas nama Direktur SDM dan Umum PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) selaku SEKTAP. (3) Sumber pendanaan SEKTAP sebesar 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah) untuk masing-masing perusahaan. (4) SEKTAP membuat laporan pertanggungjawaban secara periodik bulanan atas pelaksanaan kegiatan SEKTAP paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya. (5) Pengeluaran dana SEKTAP untuk mendukung kegiatan SEKTAP ditandatangani oleh Direktur SDM dan Umum PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) selaku SEKTAP. Pasal 5 Pembebanan Biaya (1) Pembebanan biaya atas seluruh kegiatan SEKTAP masing-masing perusahaan sebagai berikut : a. PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero) : 17% b. PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) : 40% c. PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) : 27% d. PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) : 16% (2) Biaya yang menjadi beban bersama SEKTAP adalah : a. Akomodasi yang meliputi kamar hotel beserta fasilitas penyelenggaraan rapat. b. ATK dan fasilitas penunjang rapat. c. Makan pagi, makan siang dan makan malam. d. Snack pagi, snack siang dan snack malam. e. Entertainment dan sarana olah raga. f. Perjalanan dinas peserta dari luar Perusahaan. g. Honorarium seluruh peserta rapat. h. Transportasi untuk peserta rapat. i. Promosi/pameran bersama. j. Seminar dan Diklat. 4
k. Conference. l. Pengadaan barang dan jasa. n. Biaya uang saku, penginapan dan biaya perjalanan dinas Pimpinan, Koordinator dan staf SEKTAP serta panitia lokal. o. Biaya-biaya yang disepakati oleh masing-masing perusahaan yang dituangkan dalam Berita Acara Kesepakatan Bersama. (3) Seluruh biaya sebagaimana ayat (2) pasal ini beserta pajak-pajak sesuai ketentuan yang berlaku dibayarkan terlebih dahulu oleh perusahaan penyelenggara yang ditunjuk untuk selanjutnya akan ditagihkan ke SEKTAP. (4) Bagi peserta tambahan di luar undangan maka beban kamar hotel menjadi beban masing-masing perusahaan. (5) Pembebanan biaya sebagaimana ayat (1) pasal ini tidak berlaku apabila ada kesepakatan lain atas pendanaan seluruh kegiatan SEKTAP yang dituangkan dalam Berita Acara kesepakatan bersama. Pasal 6 Mekanisme Pengeluaran Dana (1) Mekanisme pengeluaran dana SEKTAP diatur sebagai berikut : a. Tahapan pengeluaran dana SEKTAP untuk keperluan kegiatan SEKTAP di lingkungan PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) adalah sebagai berikut : 1) Berdasarkan permintaan penyelenggaraan kegiatan, Koordinator SEKTAP mengajukan Rencana Anggaran Biaya (RAB) serta permohonan kepada pimpinan SEKTAP untuk pengeluaran uang muka pembiayaan kegiatan dimaksud. 2) Pemegang kas SEKTAP mengeluarkan dana kas tetap untuk pembiayaan kegiatan SEKTAP setelah mendapatkan rekomendasi/persetujuan. 3) Setelah selesai, Koordinator SEKTAP mempertanggungjawabkan penggunaan biaya kegiatan kepada SEKTAP dan membuat berita acara pembebanan biaya bersama mengenai biaya yang telah dikeluarkan dimaksud paling lambat 1 (satu) minggu dari pelaksanaan kegiatan. b. Tahapan pengeluaran Kas SEKTAP untuk keperluan kegiatan SEKTAP di lingkungan PT. Pelabuhan Indonesia I, III dan IV (Persero) sebagai berikut : 1) Berdasarkan permintaan penyelenggaraan kegiatan, Koordinator SEKTAP mengajukan permohonan fasilitasi kepada perusahaan penyelenggara kegiatan SEKTAP kepada Direktur SDM dan Umum yang ditembuskan ke SM. Treasury. 2) Perusahaan penyelenggara kegiatan SEKTAP mengeluarkan dana untuk pembiayaan kegiatan SEKTAP. 3) Setelah selesai, perusahaan penyelenggara mengirimkan tagihan disertai dokumen/bukti pendukungnya paling lambat 1 (satu) bulan setelah pelaksanaan kegiatan kepada SEKTAP. 4) SEKTAP melaksanakan verifikasi atas tagihan beserta dokumen/buktinya. 5
5) SEKTAP membayarkan tagihan kegiatan SEKTAP kepada perusahaan penyelenggara. (2) Form pertanggungjawaban dan tagihan sebagaimana lampiran Surat Keputusan Bersama ini. BAB IV STANDARD AKOMODASI HOTEL Pasal 7 Standard Akomodasi Hotel Standar akomodasi hotel sebagai berikut : NO JABATAN KELAS HOTEL KETERANGAN 1 Komisaris/Direksi/ Peserta Eksternal Setingkat Direksi VIP Single 2 Direksi Anak Perusahaan, Senior Manager, General Manager, Kepala Unit / setingkat Deluxe Single 3 Asisten Senior Manager / setingkat Deluxe Twins 4 Staf / Supervisor / setingkat Standard Twins 5 Pelaksana / setingkat Standard Twins Pasal 8 Honorarium (1) Besaran honorarium peserta rapat diatur sebagai berikut : NO TINGKAT JABATAN JUMLAH 1 A Komisaris Utama / Direktur Utama / setingkat 1.500.000,- 2 Anggota Dewan Komisaris / Direksi / Esselon 2 / B setingkat 1.250.000,- 3 Senior Manager / Setingkat/ Kasubdit / Sekretaris 1.000.000,- C Dekom/ setingkat 4 Asisten Senior Manager / Setingkat /Kasie/ 750.000,- D setingkat 5 E Staf / Supervisor / setingkat 500.000,- 6 F Pelaksana / setingkat 300.000,- (2) Besaran honorarium sebagaimana ayat (1) pasal ini sudah termasuk Pph yang berlaku. 6
BAB VI PENUTUP Pasal 20 Lain-lain (1) Dengan berlakunya Surat Keputusan Bersama ini maka Surat Keputusan Bersama PT. Pelabuhan Indonesia I, II, III dan IV dan PT. (Persero) Pengerukan Indonesia Nomor: HK.56/2/14/PI.II-97 tanggal 5 September 1997 tentang Pembebanan Biaya Bersama dan Surat Keputusan Bersama Direksi PT. Pelabuhan Indonesia I, II, III dan IV (Persero) No. UM.50/7/10/PI.-09, No. HK.56/3/6/PI.II-09, No. HK.051/06.1/P.III-2009, No. 18/UM.207/DT-2009 tanggal 6 Maret 2009 perihal Standar Pelaksanaan Rapat Koordinasi PT. Pelabuhan Indonesia I, II, III dan IV (Persero) dinyatakan tidak berlaku lagi. (2) Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan. Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapannya akan diadakan perubahan dan perbaikan sebagaimana mestinya. (3) Hal-hal lain yang dipandang perlu dan belum diatur dalam Surat Keputusan Bersama ini akan ditetapkan kemudian. DITETAPKAN DI : PADA TANGGAL : DIREKSI PT. PELABUHAN INDONESIA I (PERSERO) DIREKSI PT. PELABUHAN INDONESIA II (PERSERO) ALFRED NATSIR DIREKSI PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) R. J. LINO DIREKSI PT. PELABUHAN INDONESIA IV (PERSERO) DJARWO SURJANTO HARRY SUTANTO 7
Lampiran : Surat Keputusan Bersama Direksi PT. Pelabuhan Indonesia I, II, III dan IV (Persero) Nomor : Tanggal : Nama Kegiatan : Tempat : Tanggal : Dasar : REALISASI BIAYA KEGIATAN SEKTAP NO PESERTA URAIAN JUMLAH 1 Honor Peserta - PT Pelabuhan Indonesia I - Tingkat A Org X - Tingkat B Org X - Tingkat C Org X - Tingkat D Org X - Tingkat F Org X - PT Pelabuhan Indonesia II - Tingkat A Org X - Tingkat B Org X - Tingkat C Org X - Tingkat D Org X - Tingkat F Org X - PT Pelabuhan Indonesia III - Tingkat A Org X - Tingkat B Org X - Tingkat C Org X - Tingkat D Org X - Tingkat F Org X - PT Pelabuhan Indonesia IV - Tingkat A Org X - Tingkat B Org X - Tingkat C Org X - Tingkat D Org X - Tingkat F Org X - Sektap - Tingkat A Org X - Tingkat B Org X - Tingkat C Org X - Tingkat D Org X - Tingkat F Org X - Instansi Lain - Tingkat A Org X - Tingkat B Org X - Tingkat C Org X - Tingkat D Org X - Tingkat F Org X 2 Kamar Hotel a. Executive 8
- PT Pelabuhan Indonesia I Kmr X - PT Pelabuhan Indonesia II Kmr X - PT Pelabuhan Indonesia III Kmr X - PT Pelabuhan Indonesia IV Kmr X - Sektap Kmr X - Instansi Lain Kmr X b. Deluxe single - PT Pelabuhan Indonesia I Kmr X - PT Pelabuhan Indonesia II Kmr X - PT Pelabuhan Indonesia III Kmr X - PT Pelabuhan Indonesia IV Kmr X - Sektap Kmr X - Instansi Lain Kmr X c. Deluxe Twin - PT Pelabuhan Indonesia I Kmr X - PT Pelabuhan Indonesia II Kmr X - PT Pelabuhan Indonesia III Kmr X - PT Pelabuhan Indonesia IV Kmr X - Sektap Kmr X - Instansi Lain Kmr X d. Standard Twin - PT Pelabuhan Indonesia I Kmr X - PT Pelabuhan Indonesia II Kmr X - PT Pelabuhan Indonesia III Kmr X - PT Pelabuhan Indonesia IV Kmr X - Sektap Kmr X - Instansi Lain Kmr X e. Kamar Hotel Beban Biaya Sendiri (Peserta Tambahan) Kmr X 3 Paket Meeting - Half Day Org. X 4 Makan Siang Org. X 5 Makan Malam Org. X 6 Snack Org. X 7 Lain-lain - ATK dan Foto Copy Ls X - Sewa Mobil Hari X - BBM/Parkir Hari X TOTAL PT PELABUHAN INDONESIA I (PERSERO) 17 % PT PELABUHAN INDONESIA II (PERSERO) 40 % PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) 27 % PT PELABUHAN INDONESIA IV (PERSERO) 16 % 9
TEMPAT, TANGGAL, BULAN, TAHUN PEJABAT TERKAIT NIPP DIREKSI PT. PELABUHAN INDONESIA I (PERSERO) DIREKTUR UTAMA DIREKSI PT. PELABUHAN INDONESIA II (PERSERO) DIREKTUR UTAMA ALFRED NATSIR R.J. L I N O DIREKSI PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) DIREKTUR UTAMA DIREKSI PT. PELABUHAN INDONESIA IV (PERSERO) DIREKTUR UTAMA DJARWO SURJANTO HARRY SUTANTO 10