BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian Kemajuan teknologi informasi yang terintegrasi telah banyak memberikan kontribusi kepada perkembangan bisnis saat ini. Semua proses bisnis dalam suatu organisasi telah banyak didukung dan difasilitasi oleh perkembangan yang cepat dari teknologi informasi. Menurut Sukoharsono (2012), karena kebutuhan untuk efisiensi waktu dan biaya, pengusaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja mereka. Penggunaan IT telah membawa perubahan pada cara kerja pegawai. Dengan teknologi itu, kualitas setiap proses bisnis semakin lebih dan lebih dapat terukur. Penerapan teknologi harus didasarkan pada metodologi yang tepat dan harus sesuai dengan kondisi dan budaya organisasi. Pemilik industri kecil yang biasa mencatat semua jenis transaksi bisnisnya masih menggunakan jurnal manual. Namun, ketika industri menjadi salah satu yang jauh lebih besar, pencatatan berbasis jurnal manual yang sudah tua mungkin tidak lagi digunakan. Sebagai industri yang jauh lebih besar yang mungkin mempekerjakan lebih dari 70 orang operasi industri dan mengelola stok gudang, yang lalu dapat melayani lebih dari 1000 pelanggan dan dengan kebutuhan masingmasing yang berbeda, yang mungkin berhubungan dengan lebih dari 50 pemasok, dan diharuskan membuat sejumlah transaksi keuangan, hal ini pasti membutuhkan sistem untuk menggantikan jurnal manual. Untuk mengatasi meningkatnya kompleksitas produk, jasa, metode distribusi dan untuk mempromosikan efektivitas dan efisiensi, sebuah organisasi mungkin harus mendesain ulang struktur organisasi dan proses bisnisnya. Fenomena muncul, bervariasi dan ditandai dengan situasi bisnis yang dinamis dan kompleks yang dapat menyebabkan persaingan. Bagaimana organisasi dapat bertahan dalam persaingan, tergantung pada proses penyesuaian yang cepat pada situasi yang dinamis. Selain itu, keberhasilan organisasi dalam kompetisi juga tergantung pada kemampuannya dalam sistem informasi bisnis teknologi yang diterapkan untuk memenuhi kebutuhan pengguna informasi. 1
2 Mengenai organisasi terutama dipenyedia pelayanan atau jasa, pemilik harus memikirkan strategi untuk menaklukan pesaing dan pada saat yang sama meningkatkan kompetensi untuk menghadapi dan mengelola persaingan bisnis tertentu. Untuk mengatasi kompleksitas proses bisnis, organisasi mungkin perlu sistem yang terintegrasi teknologi informasi. Teknologi ini dapat membantu organisasi mendukung kegiatan utamanya (main operational), kinerja operasional dan mendapatkan informasi yang akurat atau dalam bentuk data. Informasi atau data dapat dimanfaatkan untuk memecahkan masalah yang ada, proses pengambilan keputusan dan pelaporan operasional maupun keuangan. PT. AJC merupakan sebuah perusahaan jasa yang menyediakan jasa katering untuk proyek-proyek seperti, minyak dan gas, perusahaan pelayaran, dan pabrikpabrik. Kegiatan usaha PT. AJC adalah proyek berbasis kontrak yang berdurasi biasanya berkisar 1-2 tahun. Perusahaan harus mampu merencanakan dan mengelola proyek dengan baik. Dalam project management, perusahaan harus berhati-hati dan mempertimbangkan lingkup pekerjaan, biaya, dan durasi. Ketepatan waktu dalam menyelesaikan sebuah proyek, estimasi biaya yang akurat dan jenis layanan yang diberikan harus memenuhi harapan pelanggan adalah menjadi kunci dari keberhasilan manajemen proyek PT AJC. Sebagian besar proyek-proyek katering dan layanan terkait perusahaan biasanya terletak di daerah terpencil, dibagi menjadi offshore dan onshore. Lokasi atau situs dari area proyek ini, Kantor Cabang perusahaan dan Kantor utama adalah cukup jauh dari satu ke yang lain. PT. AJC membutuhkan sistem yang terintegrasi yang dapat memberikan informasi langsung pada semua kegiatan operasional manajemen. Untuk itu dan juga untuk mencapai visi perusahaan, yaitu untuk menyajikan layanan yang sangat baik yang terukur dan konsisten, PT. AJC telah membangun Enterprise Resource Planning (ERP) sistem berbasis web yang terintegrasi yang dapat mendukung proses berikut 1. Proses Perencanaan kebutuhan bahan pokok 2. Pembelian bahan pokok 3. Pelaporan konsumsi bahan pokok 4. Perencanaan stok minimum persediaan 5. Perencanaan produksi 6. Pelaporan penjualan
3 7. Sumber Daya Manusia (perencanaan tenaga kerja & sistem gaji) 8. Pelaporan Overhead. ERP, menurut Sukoharsono (2012) adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang tersedia yang meliputi sistem manajemen perusahaan. Hal ini diterapkan oleh perusahaan untuk seluruh kegiatan mulai dari perencanaan hingga monitoring. Sistem ERP menawarkan manfaat besar bagi organisasi, seperti: efisiensi waktu, peningkatan produktivitas dan kualitas manajemen, pengurangan biaya dan kecepatan pengambilan keputusan (Alballaa dan Al-Mudimigh, 2011). Sistem terpadu biasanya diadopsi untuk meningkatkan operasional, menciptakan lingkungan yang terstruktur, dan menyediakan pelacakan persediaan yang efisien dan dalam hal pemilihan (Bose et al. 2008). Dengan kata lain, sistem ERP dapat membantu perusahaan mengintegrasikan dan mengotomatisasi seluruh bidang fungsional bisnis yang berhubungan dengan proses operasional, produksi dan distribusi. Hal ini juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah untuk laporan manajemen yang pada gilirannya memberikan dukungan keputusan yang efektif. Selain itu ERP berbasis web dibuat untuk membantu manajemen dalam menghadapi tantangan, untuk meningkatkan nilai kompetitif, dan menjadi solusi yang tepat untuk mempromosikan kemampuan perusahaan untuk memberikan akses secara langsung. Definisi software ERP sebagai satu set modul perangkat aplikasi lunak berupa bisnis disesuaikan dan sangat integratif dalam berbagi database umum dan mendukung bisnis inti, produksi, dan fungsi administrasi, seperti: logistik, manufaktur, penjualan, distribusi, keuangan dan akuntansi. Dengan cara ini, sistem ERP membantu perusahaan mengendalikan semua kegiatan usaha. Secara teknis, fungsi ERP untuk mengintegrasikan berbagai sistem informasi dari setiap divisi perusahaan. Dengan sistem yang terintegrasi, masing-masing unit fungsional dalam perusahaan dapat berbagi data dan informasi. Dengan demikian, meningkatkan sinergi antar elemen di perusahaan. Sistem ERP tidak hanya mengintegrasikan dan mengotomatisasi seluruh bidang fungsional bisnis, mengendalikan semua kegiatan usaha, meningkatkan sinergi antar elemen di perusahaan, tetapi juga membantu perusahaan untuk membakukan proses organisasi melalui penerapan praktek terbaik. Untuk mencapai standarisasi proses operasional, terutama di perusahaan besar yang memiliki banyak unit bisnis yang berbeda, perusahaan harus terlebih dahulu menstandarisasi data dan informasi melalui standarisasi pelaporan. Untuk membuat perusahaan sukses dalam
4 melakukan bisnis, sangat penting untuk secara efektif menerapkan sistem ERP. Saat ini, perusahaan tidak hanya membuat sistem menjadi kebutuhan mereka, tetapi mereka juga dituntut untuk lebih mengembangkan efektivitas dari sistem itu sendiri. Mengacu pada penjelasan di atas pada sistem ERP, PT. AJC membutuhkan sistem tersebut. Tampaknya sistem ERP cocok untuk PT. AJC yang perlu dipromosikan pelaksanaan sistem manajemen proyek dan untuk mengelola proyekproyek yang jauh lebih besar dan penting. Sistem ini mampu mengelola informasi, untuk menyediakan data yang terintegrasi, aktual dan akurat, untuk meningkatkan efisiensi waktu pelaksanaan proyek, untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan nilai perusahaan dan untuk membuat proses bisnis menjadi lebih efisien. Ini harus menjadi alasan mengapa PT. AJC menentukan untuk memilih dan menerapkan sistem ERP. Pelaksanaan sistem oleh perusahaan ini lebih menekankan pada integrasi dan koneksi antar Divisi dalam perusahaan. Dengan cara ini, dapat memfasilitasi proses administrasi, permintaan material, pembayaran klaim material, perencanaan material gudang dan proses transaksi antara klien dan perusahaan. Namun, selama pelaksanaan sistem ERP, PT AJC menghadapi beberapa hambatan. Sistem tidak berjalan seperti yang diharapkan. Kendalanya pada saat pengguna menerapkan sistem, mereka cenderung tidak disiplin dalam memasukkan data atau memperbarui data laporan perusahaan. Mereka berpikir bahwa sistem ERP tidak fleksibel jika sistem ini diterapkan oleh pengguna yang memiliki jam kerja lebih dan berada di luar kantor atau di situs. Akibatnya, pemutakhiran data yang dibutuhkan oleh divisi tertentu dalam perusahaan dianggap terlambat. Keterlambatan update pasti akan mempengaruhi top management dalam mengambil keputusan dan menentukan strategi masa depan perusahaan. Sebagai sistem juga mengintegrasikan divisi lain dari perusahaan, data divisi yang disebutkan juga akan berpengaruh. Berdasarkan pada masalah latar belakang di atas, penulis termotivasi untuk belajar memahami dan menginformasikan para pembaca pada sistem ERP dan keunggulannya. Dalam penulisan ini, penulis fokus untuk mengimplementasi sistem ERP di PT. AJC dan mempelajari cara PT. AJC mengintegrasikan peran dan tugas divisi dan apakah sistem yang diterapkan dianggap tepat untuk mewujudkan visinya. Penulis akan membahasnya lebih lanjut, kemudian menulis dalam Bab berikut dari skripsi ini yang diberi judul Analisis Implementasi Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) Berbasis Web pada PT. Anugrah Jasa Catarindo.
5 1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan uraian dan penjelasan dalam Latar Belakang Masalah di atas, masalah yang akan dibahas adalah sebagai berikut 'Keunggulan dan kegagalan apa yang berpengaruh dengan PT. Anugrah Jasa Caterindo dalam menerapkan sistem ERP?' 1.3 Ruang Lingkup Penelitian Penelitian ini adalah untuk mengeksplorasi terutama integrasi antar divisi HRD untuk profil perusahaan, divisi IT untuk sistem ERP dan pengimplementasiannya, dan Branch Office Manager untuk pengoperasiannya di PT. Anugrah Jasa Caterindo dengan dukungan sistem ERP. 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Untuk menggambarkan implementasi ERP di PT. Anugrah Jasa Caterindo. 2. Untuk menganalisis keunggulan dan kegagalan implementasi sistem ERP di PT. Anugrah Jasa Caterindo. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut: 1. Untuk berbagi keunggulan sistem informasi ERP untuk stakeholder. 2. Untuk meningkatkan kesadaran perusahaan untuk memiliki laporan operasional yang lebih baik. 1.5 Teknik Menganalisis Data Analisis data adalah proses menempatkan data dalam rangka, mengorganisir mereka dalam pola, kategori dan satuan penjelasan dasar Moleong (2004). Untuk tujuan penulisan ini, penulis telah menerapkan metode kualitatif untuk analisis. Menurut Moleong (2004), proses analisis telah dimulai dengan mempelajari semua data yang tersedia dari berbagai sumber, yaitu kuesioner, wawancara, observasi ditulis di on-site catatan, dokumen pribadi dan resmi, gambar dan lain-lain. Selama proses analisis data, ada komponen utama yang harus dipahami, komponen meliputi reduksi data, penelitian data dan penarikan kesimpulan atau verifikasi. Untuk menganalisis data yang sudah tersedia, Penulis telah menerapkan
6 metode deskriptif analisis. Metode ini adalah untuk menguraikan data yang diambil dari proses analisis menyeluruh dalam bahasa teratur atau narasi. Proses analisis data adalah sebagai berikut 1. Mengumpulkan data Penulis membaca, mencatat, mempelajari gambar dan obyektif mengamati semua data dan kegiatan. Lalu Penulis menuangkan apa yang telah diamati dan mendengarkan dalam keterangan tertulis. 2. Membaca, memahami dan editing hasil keusioner dan wawancara Pada fase ini, Penulis telah memberikan kuesioner berupa 22 pertanyaan seputar ERP dan lalu mewawancarai informan yang berhubungan dengan sistem. Selanjutnya, menulis ulang atau diedit semua data hasil wawancara. Dari hal pikiran sempit atas sudut pandang, fase ini berarti sebuah proses penulisan ulang atau editing data, namun secara ilmiah berarti proses data atau data akhir diselesaikan di mana Penulis dapat mengedit atau drop data yang tidak perlu dan tidak relevan dan melengkapi data yang tidak mencukupi. Hasil dari wawancara dibandingkan dengan yang dipengamatan dari lapangan dan dokumentasi. Setelah itu, membandingkan data hasil wawancara dengan orang-orang dari pengamatan di lapangan dan dokumentasi. 3. Menafsirkan hasil yang sudah diedit dari wawancara Penulis menjelaskan fokus masalah yang ditentukan secara rinci dalam rangka mencari solusinya. Berarti untuk memberikan solusi atau rekomendasi mengenai sistem informasi yang meliputi teknologi informasi, sistem informasi, pengumpulan data, penyimpanan, pemeliharaan dan keamanan tentang organisasi. 4. Menggambarkan temuan Untuk memberikan gambaran temuannya dalam perintahkan narasi terstruktur dan kronologis untuk membantu Penulis membuat kesimpulan dan saran. 5. Kesimpulan dan Saran.