BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum RSUD Sunan Kalijaga Demak 1. Profil RSUD Sunan Kalijaga Demak RSUD Sunan Kalijaga Demak berada di Jl. Sultan Fatah Nomor 669/50 Demak dengan luas + 4 hektar. RSUD Sunan Kalijaga terletak di Kabupaten Demak serta berada di jalur utama pantai utara Jawa Tengah yang lebih dikenal dengan jalur pantura. RSUD Sunan Kalijaga Kabupaten Demak awalmulanya didirikan oleh Pemerintah Belanda pada tahun 1938 dengan lokasi di sekolahan Ongko Loro (saat ini masih digunakan sebagai ruang Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit dan gedung pertemuan rumah sakit). Kepala Rumah Sakit Demak pertama ialah dokter Sastro sesuai dengan Surat Keputusan Departemen Van Gezondheid Semarang. Sejak pertama berdiri yaitu tahun 1938 tidak langsung mendapat status sebagai Rumah Sakit Umum Daerah, namun pada tahun 1938-1949 masih memiliki status sebagai balai kesehatan. Kemudian pada 1949-1979 berubah status menjadi Rumah Sakit Umum Kabupaten Demak kelas D, kemudian pada tahun 1993-2009 status rumah sakit berubah menjadi Rumah Sakit Umum Demak kelas C. Kemudian pada tahun 2010 rumah sakit lulus penuh akreditasi 16 Pokja pelayanan, dan pada tahun 2011 status Rumah Sakit Umum Demak menjadi Badan Layanan Umum Deareh berdasarkan SK Bupati No.900/607/2010. Pada tahun 1997, sebagai wujud mendukung slogan Demak Beramal, H.Djoko Widji Suwito,SIP yang saat itu menjabat sebagai Bupati 24
25 Demak telah menerbitkan Surat Keputusan Nomor 445.1/1.500 /1997 tanggal 12 Nopember 1997 tentang Penetapan Nama RSU Kabupaten Demak dengan nama RSUD Bhakti Karya Husada. Karena nama Bhakti Karya Husada dianggap belum sesuai dengan ciri khas Daerah Kabupaten Demak, untuk memberikan rasa bangga masyarakat di daerah tersebut diganti dengan nama Rumah Sakit Daerah Sunan Kalijaga Kabupaten Demak berdasarkan Perda Nomor 7 tahun 2008, maka resmi memiliki nama RSUD Sunan Kalijaga Kabupaten Demak. 2. Visi, Misi dan Motto RSUD Sunan Kalijaga Demak a. Visi Menjadi Rumah Sakit pilihan utama masyarakat Wilayah Utara Jawa Tengah b. Misi 1) Mengutamakan kepuasaan pelanggan sesuai standar pelayanan rumah sakit 2) Mengembangkan pelayanan Trauma Center dan Rumah Sakit jemput pasien 3) Mengembangkan sumber daya manusia berkelanjutan 4) Menciptakan suasana dan lingkungan Rumah Sakit yang aman dan nyaman 5) Menjalin kerja sama antar mitra kerja. c. Motto Senyum untuk kesembuhan anda
26 3. Struktur Organisasi RSUD Sunan Kalijaga Demak Gambar 4.1 Struktur Organisasi RSUD Sunan Kalijaga Demak 4. Jenis Pelayanan di RSUD Sunan Kalijaga Demak a. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) Tugas pokok dan fungsi TPPRJ yaitu melaksanakan pendaftaran pasien rawat jalan baru maupun pasien lama agar semua pasien rawat jalan dicatat dan dilayani sesuai dengan ketentuan. b. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI) Tugas pokok dan fungsi TPPRI yaitu agar pasien rawat inap dan petugas TPPRI dapat memahami dan menjaga aturan pendaftaran rawat inap di RSUD Sunan Kalijaga Demak dan menjaga kelengkapan data pasien sehingga tertib administrasi akan menghasilkan data yang akurat.
27 c. Unit Gawat Darurat (UGD) Melayani pasien dengan keadaan gawat darurat di RSUD Sunan Kalijaga Demak dilakukan selama 24 Jam. d. Unit Rawat Jalan Merupakan tempat pelayanan pasien yang berobat di unit rawat jalan, ataupun sebagai penentu apakah pasien perlu dirawat inap atau perlu dirujuk ke rumah sakit lainnya. Jenis pelayanan rawat jalan di RSUD Sunan Kalijaga Demak meliputi : 1) Poliklinik Umum 2) Poliklinik DOTS 3) Poliklinik Gigi 4) Poliklinik VCT/HIV/AIDS 5) Poliklinik Kebidanan dan penyakit Kandungan 6) Poliklinik Penyakit Telinga, Hidung, Tenggorokan(THT) 7) Poliklinik Penyakit Mata 8) Poliklinik Penyakit Dalam 9) Poliklinik Kulit&Kelamin 10) Poliklinik Kesehatan Jiwa 11) Poliklinik Anak 12) Poliklinik Tumbuh dan Kembang 13) Poliklinik Bedah 14) Poliklinik Saraf 15) Poliklinik Rehabilitasi Medik
28 e. Unit Rawat Inap Merupakan inti dari kegiatan rumah sakit, sebagai pengobatan pasien rawat inap. Unit rawat inap terdiri dari 3 kelas dan 12 bangsal serta 1 pelayanan ICU dengan pembagian pelayanan sebagai berikut : 1) Kelas VIP A terdiri dari Bangsal Anggrek 2) Kelas VIP B terdiri dari Bangsal Wiku, Bangsal Amarilys dan Bangsal Melati 3) Kelas I terdiri dari Bangsal Melati, Bangsal Dahlia, Bangsal Bougenville dan Bangsal Kenanga 4) Kelas II terdiri dari Bangsal Melati, Bangsal Dahlia, Bangsal Soka dan Bangsal Kenanga 5) Kelas III terdiri dari Bangsal Mawar, Bangsal Melati, Bangsal Dahlia, Bangsal Soka, Bangsal Kenanga, Bangsal Cempaka, Bangsal Teratai dan Bangsal Lily 6) ICU. B. Gambaran Umum Rekam Medis RSUD Sunan Kalijaga Demak 1. Visi, Misi Dan Motto Rekam Medis RSUD Sunan Kalijaga Demak a. Visi Terwujudnya rekam medis sebagai sumber data utama bagi pelayanan kesehatan dan manajemen di RSUD Sunan Kalijaga Demak. b. Misi 1) Melaksanakan sistem rekam medis sesuai buku pedoman dan standar yang ditetapkan 2) Memberikan pelayanan rekam medis yang bermutu tinggi sesuai standar profesional tertinggi
29 3) Penataan sistem administrasi dan manajemen rekam medis 4) Mengembangkan pola pendidikan dan pelatihan petugas rekam medis untuk mencapai kinerja professional 5) Meningkatkan jalinan kerjasama antar bagian rumah sakit. c. Motto Rekam medis anda bagi kami paling utama. 2. Struktur Organisasi Rekam Medis Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis RSUD Sunan Kalijaga Demak 3. Unit Pelayanan Rekam Medis RSUD Sunan Kalijaga Demak a) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) Di bagian pendaftaran rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak terdapat 9 orang petugas. 5 petugas melayani pendaftaran pasien di loket, 1 petugas diloket kasir, dan petugas lainnya bertugas mengambil dokumen rekam medis dari filing ke poli yang dituju.
30 Tugas pokok dari Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan adalah menerima pendaftaran pasien yang dating untuk berobat di rawat jalan, mencatat registrasi pendaftaran pasien rawat jalan, menyiapkan formulir-formulir rekam medis dalam folder dokumen rekam medis bagi pasien kunjungan baru dan pasien kunjungan lama, mengarahkan pasien ke unit rawat jalan tujuan pasien yang disesuaikan dengan keluhan pasien, memberi informasi tentang pelayanan yang tersedia di rumah sakit atau puskesmas yang bersangkutan. Fungsi dari pelayanan rekam medis bagian Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) antara lain : 1) Sebagai pencatat identitas ke formulir rekam medis rawat jalan, data dasar pasien, KIUP, KIB dan buku register pendaftaran pasien rawat jalan 2) Sebagai pencatat serta pemberi nomor rekam medis sesuai dengan kebijakan penomoran yang ditetapkan 3) Sebagai penyedia DRM baru terhadap pasien baru 4) Penyedia DRM lama untuk pasien lama melalui bagian filing 5) Penggunaan serta penyimpanan KIUP 6) Penyalur DRM untuk pelayanan rawat jalan 7) Penyedia informasi jumlah kunjungan pasien rawat jalan. b) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI) dan Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) Di RSUD Sunan Kalijaga Demak palayanan pendaftaran rawat inap dan gawat darurat dijadikan satu tempat, pada pendaftaran rawat
31 inap dan gawat darurat terdapat 3 sift yaitu pagi, siang dan malam. Masing-masing sift terdapat 2 petugas pendaftaran. Tugas pokok Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI) adalah melakukan pencatatan mutasi pasien rawat inap ialah keluar masuknya pasien di bangsal rawat inap untuk memperoleh informasi yang akurat tentang tempat tidur (TT) yang kosong dan nama-nama pasien yang sedang dirawat inap. Fungsi pelayanan rekam medis di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI) antara lain : 1) Pusat informasi pelayanan rawat inap rumah sakit 2) Pengatur penggunaan tempat tidur bangsal rawat inap berdasarkan catatan penggunaan tempat tidur 3) Pengatur mutasi pasien yang diperoleh dari informasi bangsal atau SHRI c) Assembling Di RSUD Sunan Kalijaga Demak terdapat 4 orang petugas assembling, masing-masing petugas mendapat tanggung jawab assembling dokumen rekam medis bangsal yang berbeda. Tugas pokok dari assembling antara lain : 1) Melakukan perakitan kembali formulir-formulir dalam folder DRM dari rawat jalan, gawat darurat, dan rawat inap menjadi urut atau runtut sesuai dengan kronologi penyakit pasien yang bersangkutan
32 2) Melakukan pengecekan terhadap kelengkapan data yang telah tercatat di dalam formulir rekam medis sesuai dengan kasus penyakit pasien pada dokumen rekam medis 3) Melakukan pengendalian terhadap DRM yang dikembalikan ke unit pencatat data karena isinya tidak lengkap 4) Melakukan pengendalian terhadap penggunaan nomor rekam medis 5) Melakukan pengendalian dan distribusi penggunaan nomor rekam medis. Fungsi dari assembling antara lain : 1) Sebagai perakit formulir-formulir dokumen rekam medis. 2) Peneliti isi data rekam medis. 3) Pengendali dokumen rekam medis ang tidak lengkap. 4) Pengendali penggunaan nomor rekam medis dan formulir rekam medis. d) Koding dan Indeksing Di RSUD Sunan Kalijaga Demak terdapat petugas koding dengan bagian berbeda yaitu koding rawat inap dan koding rawat jalan. Tugas pokok dari petugas koding indeksing antara lain : 1) Melakukan penelitian dan pencatatan serta menetapkan kode penyakit dari diagnosis yang ditulis dokter, kode penyakit dari tindakan medis yang ditulis dokter atau petugas medis lainnya serta kode penyebab kematian dari sebab kematian yang ditetapkan oleh dokter
33 2) Melakukan pencatatan terhadap hasil pelayanan ke dalam formulir indeks operasi atau tindakan medis, indeks penyakit, indeks sebab kematian dan indeks dokter sesuai dengan ketentuan mencatat indeks 3) Melakukan penyimpanan indeks tersebut sesuai dengan ketentuan penyimpanan indeks yang berlaku 4) Melakukan pelaporan penyakit (morbiditas) dan laporan kematian (mortalitas) berdasarkan indeks penyakit, indeks operasi dan indeks sebab kematian. e) Filing Di RSUD Sunan Kalijaga Demak terdapat 2 ruang filing karena sistem penyimpanan yang ditetapkan adalah desentralisasi yaitu menyimpan dokumen rekam medis rawat inap dan dokumen rekam medis rawat jalan disimpan secara terpisah. RSUD Sunan Kalijaga Demak terdapat 5 petugas filing, yaitu 2 orang petugas filing rawat inap dan 3 petugas filing rawat jalan. Tugas pokok filing antara lain : 1) Menerima dokumen rekam medis yang telah lengkap 2) Melakukan penyimpanan dokumen rekam medis dengan metode Terminal Digit Filing (TDF) 3) Menyiapkan dokumen rekam medis sebagai sarana pelayanan pasien 4) Melakukan pelacakan dokumen rekam medis yang tidak ditemukan pada tempat penyimpanan dokumen rekam medis
34 5) Meretensi dan menyortiran dokumen rekam medis untuk menjadi aktif atau in-aktif 6) Bersama tim pemusnah memusnahkan formulir yang tidak diabadikan 7) Bersama kepala instalasi membuat abstrak dokumen rekam medis yang diabadikan. Fungsi pokok filing antara lain : 1) Melakukan penyimpanan dokumen rekam medis dan menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis 2) Melayani proses peminjaman dokumen rekam medis 3) Meretensi dokumen rekam medis menjadi dokumen yang aktif/ non aktif. f. Analising dan Reporting (A/R) Di RSUD Sunan Kalijaga Demak terdapat beberapa petugas analising dan reporting dengan pebagian tugas yang berbeda-beda. Tugas pokok Analising dan Reporting (A /R) antara lain : 1) Menerima sensus harian dari fungsi 2) Merekap sensus harian ke rekapitulasi harian, bulanan dan tribulan 3) Melakukan pelaporan mortalitas rumah sakit berdasar indeks kematian 4) Melakukan pelaporan jenis operasi rumah sakit berdasar indeks operasi
35 5) Membuat pelaporan BOR, LOS, TOI, BTO, NDR, GDR rumah sakit berdasar rekapitulasi bulanan 6) Membuat pemetaan pelayanan rawat jalan, rawat inap, gawat darurat, laboratorium, radiologi 7) Menyajikan grafik baber johson dari setiap bangsal rawat inap 8) Setiap tribulan membuat pelaporan RL.1 (data kegiatan rumah sakit) berdasar rekapitulasi dan data tambahan lain yang diperlukan 9) Setiap bulan membuat data laporan RL.2a (data morbiditas pasien rawat inap) dan RL.2b (data morbiditas rawat jalan) berdasar indeks penyakit rawat inap dan rawat jalan 10) Setiap tahun membuat pelaporan RL.3 (data invetaris rumah sakit) sesuai data yang diberikan bagian tata usaha, perlengkapan dan IPSRS 11) Setiap tahun membuat RL.4 (data ketenagaan rumah sakit) berdasar data dari bagian kepegawaian 12) Setiap tahun membuat RL.5 (data peralatan medis rumah sakit) berdasar data peralatan, asal alat dan keadaan dari IPSRS 13) Setiap tahun menyusun RL.6 (infeksi nosokomial) dari rawat inap 14) Mengirimkan laporan rumah sakit berdasar Depkes 15) Membuat analisis dan laporan untuk keperluan manajemen RS.
36 Fungsi pokok analising dan reporting yaitu mengolah data dan menyajikan dalam bentuk laporan sehingga dapat diperoleh informasi yang akurat dan dapat digunakan untuk proses pengambilan keputusan pihak manajemen RSUD Sunan Kalijaga Demak. C. Gambaran Pengelolaan Bagian Filing Rawat Jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak 1. Karakteristik Petugas Filing Rawat Jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak Tabel 4.1 Hasil Wawancara Karakteristik Petugas No Nama Petugas Umur Pendidikan Masa Kerja Jenis Kelamin (tahun) Terakhir (tahun) 1 A 42 Laki-laki SMA 16 2 B 32 Laki-laki SMA 7 3 C 30 Laki-laki SMA 2 Berdasar tabel diatas, petugas filing rawat jalan masih tergolong usia kerja produktif yaitu 15-64 tahun, prosentase jenis kelamin petugas filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak adalah 100% laki-laki, pendidikan terakhir seluruh petugas filing rawat jalan adalah SMA sehingga prosentase pendidikan petugas filing rawat jalan adalah 100% SMA. Pengalaman kerja di bagian filing rawat jalan paling lama adalah 16 tahun. Seluruh petugas filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak sudah pernah mengikuti pelatihan sebagai petugas filing rawat jalan saat pertama kali menjadi petugas filing rawat jalan.
37 2. Standar Operasional Prosedur Penjajaran, Tracer dan Retensi RSUD Sunan Kalijaga Demak Berdasar hasil observasi dan diskusi dengan petugas filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak sudah memiliki peraturan tetap terhadap sistem penjajaran, tracer dan retensi untuk menunjang pelaksanaan penjajaran, tracer dan retensi pada filing rawat jalan dengan kebijakan sebagai berikut : a. Penjajaran Berdasar kebijakan yang ditetapkan dalam prosedur tetap nomor 700/05.19/2009 meyatakan bahwa penjajaran dokumen rekam medis disimpan dengan sistem desentralisasi yaitu dokumen rekam medis rawat jalan serta rawat inap disimpan di ruang filing yang berbeda dan penjajaran dokumen rekam medis menggunakan metode Terminal Digit Filing yaitu penjajaran terhadap dokumen rekam medis berdasarkan dua digit terakhir nomor rekam medis yang terdapat pada dokumen rekam medis. Penjajaran dokumen rekam medis menggunakan prosedur sebagai berikut : 1) Sistem penjajaran dokumen rekam medis dengan metode terminal digit filing (berdasarkan angka akhir) 2) Penjajaran secara terminal digit filing diurutkan berdasar kelompok angka tersier kemudian diikuti kelompok angka sekunder dan kelompok angka primer 3) Pada waktu akan menyimpan dokumen rekam medis, petugas harus mengambil langkah-langkah sebagai berikut :
38 a) Perhatikan nomor primer, kemudian menuju ketempat penyimpanan nomor tersebut, yaitu 06 b) Kemudian cari lokasi nomor sekunder, yaitu 65 c) Lalu simpan dokumen rekam medis pada rak dengan urutan angka tersier 4) Nomor rekam medis terdiri atas enam digit, 06 65 78 A B C A : disebut angka primer B : disebut angka sekunder C : disebut angka tersier 5) Contoh penjajaran dalam satu rak adalah : 01-00-84 01-78-84 21-00-84 31-00-84 41-00-84 56-65-84 74-77-84 6) Setiap rak diberikan petunjuk angka penyimpanan 7) Setiap saat petugas melakukan pengecekan ulang terhadap penjajaran dokumen rekam medis 8) Penjajaran tersebut membantu petugas untuk pelacakan dokumen rekam medis yang salah letak.
39 b. Tracer Berdasarkan kebijakan yang ditetapkan dalam prosedur tetap nomor 700/05.22/2009 mengenai tracer menjelaskan bahwa fungsi tracer adalah sebagai petunjuk keberadaan dokumen rekam medis dengan digunakannya tracer tersebut petugas filing rawat jalan dapat bertanggungjawab atas penyimpanan, peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis rawat jalan. Penggunaan tracer (out guide/ lembar perunut) menggunakan prosedur sebagai berikut : 1) Tracer adalah lembaran yang berfungsi untuk mengetahui keberadaan dokumen rekam medis 2) Tracer memuat informasi tentang nomor rekam medis, tanggal keluar dokumen rekam medis dan instalasi pengguna dokumen rekam medis 3) Petugas mencatat nomor rekam medis, tanggal pengambilan dokumen, instalasi peminjam, kegunaan dokumen rekam medis pada tracer 4) Petugas menyisipkan tracer pada tempat dokumen yang akan diambil 5) Petugas mencatat nomor dan identitas dokumen rekam medis yang telah diambil pada buku ekspedisi. c. Retensi Berdasarkan kebijakan yang ditetapkan dalam prosedur tetap retensi dilakukan berdasarkan prosedur tetap nomor
40 700/05.16/2009 menganai penyimpanan dokumen rekam medis aktif yang telah disimpan selama lima tahun dari tanggal terakhir kunjungan pasien dan prosedur tetap nomor 700/05.17/2009 mengenai penyimpanan dokumen rekam medis in-aktif yang telah disimpan selama dua tahun dari tanggal pemindahan aktif ke inaktif, ini dikarenakan belum adanya prosedur tetap retensi dokumen rekam medis. Penyimpanan dokumen rekam medis aktif menggunakan prosedur sebagai berikut : 1) Petugas penyimpanan menerima dokumen rekam medis yang telah selesai dari fungsi koding/ indeksing 2) Dokumen rekam medis disimpan secara desentralisasi yaitu rawat jalan dan rawat inap terpisah 3) Petugas mengurutkan dokumen rekam medis menurut penjajaran yaitu terminal digit filing 4) Petugas mengawasi penggunaan dokumen rekam medis 5) Dokumen rekam medis harus selalu dikontrol setiap saat dari masa aktif atau masa berlaku penyimpanan aktif 6) Dokumen rekam medis aktif disimpan selama lima tahun. Penyimpanan dokumen rekam medis in-aktif menggunakan prosedur sebagai berikut : 1) Petugas melakukan penyisiran terhadap dokumen rekam medis yang tidak aktif selama lima tahun dari tanggal kunjungan terakhir 2) Petugas mencatat nomor rekam medis yang telah in-aktif
41 3) Petugas menyusun dokumen rekam medis menurut tahun kunjungan terakhir dan dijajarkan berdasarkan angka terakhir 4) Dokumen rekam medis in-aktif disimpan secara terpisah dari ruangan penyimpanan aktif 5) Dokumen rekam medis in-aktif disimpan selama dua tahun. 3. Sarana Pendukung Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur Filing Rawat Jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan petugas rekam medis di filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak didapatkan hasil sebagai berikut : a) Rak file RSUD Sunan Kalijaga Demak di bagian filing rawat jalan memiliki 13 rak file sebagai tempat dokumen rekam medis. Dari 13 rak file 10 diantaranya berada diruang filing rawat jalan untuk kunjungan pasien sebelum tahun 2015 dan 3 rak file berada di ruang filing rawat jalan untuk tahun kunjungan 2015, 10 rak file terbuat dari besi dengan sekat besi sedangkan 3 rak file terbuat dari besi dengan sekat kayu. b) Map dokumen rekam medis Map folder digunakan untuk menyimpan formulir-formulir berkas pemeriksaan pasien mulai dari pasien pertama kali mendapatkan pelayanan rawat jalan sampai pasien selesai mendapatkan palayanan rawat jalan. Map folder rawat jalan tahun kunjungan dibawah 2015 terbuat dari kertas map yang mudah rusak dan berwarna biru tua,
42 sedangkan untuk tahun kunjungan mulai dari 2015 berwarna kuning dengan menggunakan bahan yang lebih tebal sehingga lebih awet dan tidak mudah rusak. c) Tracer Di bagian filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak sudah memiliki tracer sebagai petunjuk keberadaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan. Tracer tersebut berisi nomor rekam medis yang tercantum dalam dokumen rekam medis yang akan digunakan, tanggal peminjaman, unit peminjaman dan tanda tangan petugas filing, dengan warna biru dan ukuran 33 x 21,3 cm. Namun petugas filing rawat jalan tidak menggunakan tracer tersebut karena dengan mengisi tracer tersebut akan membutuhkan waktu yang lebih lama sehingga dapat menyebabkan pelayanan filing rawat jalan semakin lama. d) Pengatur suhu Di bagian ruang filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak menggunakan pengatur suhu berupa air conditioner (AC), penggunaan pengatur suhu tersebut guna menjaga kelembapan dokumen rekam medis agar tidak mudah rusak. e) Kode warna Dokumen rekam medis rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak belum seluruhnya menggunakan kode warna dikarenakan kode warna pada dokumen rekam medis baru diterapkan pada dokumen rekam medis rawat jalan kunjungan 2015 dengan map yang lebih
43 tebal daripada map dokumen rekam medis tahun kunjungan dibawah 2015 dan berwarna kuning. f) Komputer Petugas filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak menggunakan komputer untuk mengetahui distribusi dokumen rekam medis pasien rawat jalan, mengetahui jumlah pasien dan mengetahui riwayat kunjungan pasien. Komputer yang digunakan petugas filing rawat jalan berada pada ruang filing rawat jalan kunjungan dibawah 2015 berada dibagian pojok kanan ruang filing rawat jalan. 4. Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur Penjajaran, Tracer dan Retensi Filing Rawat Jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak Dalam pelaksanaan standar operasional prosedur penjajaran, tracer dan retensi di bagian filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak terdapat beberapa standar yang belum dilaksanakan antara lain : a. Hasil pengamatan pelaksanaan Prosedur Tetap Penjajaran Tabel 4.2 Pelaksanaan Prosedur Tetap Penjajaran No 1 2 Aturan Protap Sistem penjajaran dokumen rekam medis dengan metode terminal digit filing (berdasarkan angka terakhir). Penjajaran secara terminal digit filing diurutkan berdasar kelompok angka tersier kemudian diikuti angka sekunder dan kelompok angka perimer. Observasi Keterangan Ya Tidak (diisi bila tidak dilaksanakan) v Masih terdapat dokumen rekam medis yang belum dijajarkan secara TDF v Petugas menjajarkan dokumen rekam medis terburu-buru, sehingga belum bisa diterapkan dengan baik.
44 Tabel 4.2 Pelaksanaan Prosedur Tetap Penjajaran No 3 4 5 6 Aturan Protap Pada waktu menyimpan dokumen rekam medis petugas harus melakukan langkah-langkah sebagai berikut : a. Perhatikan nomor primer, kemudian menuju tempat penyimpanan nomor tersebut, b. Kemudian cari lokasi nomor sekunder, c. Lalu simpan dokumen rekam medis pada rak dengan urutan angka tersier Setiap rak diberikan petunjuk angka penyimpanan. Setiap saat petugas melakukan pengecekan ulang terhadap penjajaran dokumen rekam medis Penjajaran tersebut membantu petugas untuk pelacakan dokumen rekam medis yang salah letak Observasi Ya Tidak v v v v Keterangan (diisi bila tidak dilaksanakan) Terkadang petugas merasa gugup dengan jumlah dokumen rekam medis yang banyak untuk dimasukkan kembali ke rak filing rawat jalan dikarenakan akan mengurangi waktu pelayanan terhadap pasien rawat jalan Petugas tidak memiliki waktu yang cukup untuk melakukan pengecekan ulang b. Hasil Pelaksanaan Prosedur Tetap Tracer Tabel 4.3 Pelaksanaan Prosedur Tetap Tracer No 1 Aturan Protap Tracer adalah lembaran yang berfungsi untuk mengetahui keberadaan dokumen rekam medis Observasi Keterangan Ya Tidak (diisi bila tidak dilaksanakan) v Karena petugas tidak menggunakan tracer maka fungsi dari tracer tersebut tidak terlaksana
45 Tabel 4.3 Pelaksanaan Prosedur Tetap Tracer No 2 3 4 5 Aturan Protap Tracer memuat informasi tentang nomor rekam medis, tanggal keluar dokumen rekam medis dan instalasi pengguna dokumen rekam medis Petugas mencatat nomor rekam medis, tanggal pengambilan dokumen, instalasi peminjam, kegunaan dokumen rekam medis pada tracer Petugas menyisipkan tracer pada tempat dokumen yang akan diambil Petugas mencatat nomor dan identitas dokumen rekam medis yang telah diambil Observasi Ya Tidak v v v v Keterangan (diisi bila tidak dilaksanakan) Petugas tidak memiliki waktu yang cukup untuk melakukan pencatatan tersebut dikarenakan akan menghambat pelayanan pasien rawat jalan. Petugas tidak menggunakan tracer. Petugas tidak menggunakan tracer. c. Dalam pelaksanaan standar operasional prosedur retensi belum dilaksanakan dengan baik, diantaranya tidak dilakukan pemisahan antara dokumen rekam medis rawat jalan aktif dan dokumen rekam medis rawat jalan in-aktif sehingga retensi belum bisa dilaksanakan, berdasar hasil wawancara pemisahan dokumen rekam medis aktif dan in-aktif belum bisa dilaksanakan dikarenakan jumlah tenaga filing rawat jalan yang masih kurang. 5. Jumlah Missfile dan Dokumen Rekam Medis yang Tidak Menggunakan Tracer saat Pengambilan dan Pengembalian Dokumen Rekam Medis Pada filing bagian rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak seluruh dokumen rekam medis saat dilakukan pengambilan dan pengembalian tidak menggunakan tracer. Sehingga dapat menyebabkan terjadinya
46 missfile yang berupa salah letak dokumen rekam medis atau penjajaran yang belum sesuai dengan sistem yang ditetapkan yaitu Terminal Digit Filing. Di bagian filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak peneliti melakukan penelitian missfile dengan mengambil 6 sampel sub rak dokumen rekam medis pasien berdasarkan rak filing yang memiliki dokumen rekam medis paling banyak dan penjajaran yang tidak rapi, dengan hasil penelitian sebagai berikut : Tabel 4.2 Jumlah Missfile Waktu Observasi Subrak Jumlah Jumlah Missfile DRM Prosentase Jum at, 24 Juni 2016 97 20 683 2,8% Senin, 27 Juni 2016 21 23 678 3,3% Selasa, 28 Juni 2016 14 17 692 2,3% Rabu, 29 Juni 2016 46 18 684 2,6% Kamis, 30 Juni 2016 81 21 688 3,0% Jum at, 1 Juli 2016 55 20 691 2,8% Jumlah 6 119 4116 2,8% Dari hasil wawancara dengan petugas filing rawat jalan RSUD Sunan Kalijaga Demak kejadian missfile tersebut terjadi karena kurangnya jumlah petugas filing rawat jalan sedangkan jumlah dokumen rekam medis yang keluar dan masuk dari rak filing rawat jalan sangat banyak sehingga petugas tidak menggunakan tracer dan kurang memperhatikan dokumen rekam medis rawat jalan yang keluar dan masuk dari rak filing rawat jalan.
Gambar 4.3 Dokumen Rekam Medis Missfile 47