BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM III.1. Analisa Sistem Yang Berjalan Analisa sistem yang sedang berjalan dijelaskan sebagai bahan perbandingan dengan sistem yang akan dirancang. Sistem yang sedang berjalan sebelumnya masih menggunakan prosedur yang belum efisien, sehingga membutuhkan waktu yang lama. Setelah penulis melakukan penelitian, dan mengamati kegiatan yang berhubungan dengan objek penilitian, prosedur kerja, dan cara pengolahan data meliputi data karyawan dan dari sistem yang akan penulis buat adalah sistem informasi mutasi dan pensiun pegawai pada Kantor Kesehatan Pelabuhan Belawan. Adapun Kendala-kendala yang sering di hadapi adalah sebagai berikut : 1. Sulitnya pegawai untuk melakukan perekapan data mutasi dan pensiun pegawai dikarenakan sistem yang digunakan masih semi komputerisasi. 2. Belum adanya sistem database yang digunakan dalam penyimpanan serta pengolahan data mutasi dan pensiun pegawai di Kantor Kesehatan Pelabuhan. III.1.1. Analisa Input Adapun input data dalam pengolahan data mutasi dan pensiun pegawai pada masih menggunakan sistem semi komputerisasi. Adapun input data nya adalah sebagai berikut: 32
33 a. Input Data Pegawai DATA PEGAWAI Gambar NIP Nama Tempat Lahir Tanggal Lahir Agama Status Tanggal Nikah Nama Pasangan Jumlah Anak Kota ID Dinas ID Golongan Masa Kerja Telp Alamat : PG0005 : Martinus Dharma : Medan : 2o Agustus 1980 : islam : Menikah : 11 Januari 2005 : Kartika Lubis : 3 anak : Medan : DN00005 : GL00005 : 30 Tahun : 0852-xxxx-xxxx : Martubung Gambar III.1.1. Input Data Pegawai (Sumber : ) b. Input Data Mutasi Pegawai DATA MUTASI PEGAWAI Gambar No. SK Mutasi NIP Nama : SKM0001 : PG0001 : Martinus Dharma ID Dinas Kota Ket.Mutasi ID Dinas Baru : DN00005 : Medan : Minta Pindah : DB0000001 Gambar III.1.2. Input Data Mutasi Pegawai (Sumber : )
34 c. Input Data Pensiun Pegawai DATA PENSIUN PEGAWAI Gambar No. Sk Pensiun NIP Nama : SKP0001 : PG0001 : Rijal Sitorus ID Golongan Ket. Pensiun Gaji Pokok : GL00001 : Masa Jabatan : Rp. 6.000.000,00 Gambar III.1.3. Input Data Pensiun Pegawai (Sumber : ) III.1.2. Analisa Proses Analisa Proses adalah suatu bagian dimana suatu input data akan di kelola agar output yang diiginkan dapat dilihat. Adapun proses pengolahan data mutasi dan pensiun pegawai pada Kantor Kesehatan Pelabuhan Belawan yang sedang berjalan dapat digambarkan dalam bentuk Flow Of Document (FOD) sebagai berikut.
35 Gambar III.1. Flow Of Document (Sumber : )
36 Dari Gambar III.1. diatas dapat dilihat aliran dokumen yang sedang berjalan diperusahaan Kantor Kesehatan Pelabuhan dapat diuraikan sebagai berikut: A1 : Arsip data pegawai A2 : Arsip data mutasi A3 : Arsip data pensiun 1. Pegawai menyerahkan data-datanya kepada bagian keuangan kemudian diproses. 2. Bagian keuangan menerima data-data karyawan kemudian dilakukan proses validasi atau pengecekan data-data karyawan dan melakukan pengarsipan data pegawai. 3. Setelah melakukan validasi data pegawai, maka bagian keuangan membuat Surat Keputusan Mutasi dan Surat Keputusan Pensiun Pegawai dan kemudian memberikan Surat Keputusan Mutasi dan Surat Keputusan Pegawai kepada pimpinan. 4. Pimpinan menerima Surat Keputusan Mutasi dan Surat Keputusan Pensiun Pegawai dari bagian keuangan kemudian melakukan pengecekan dan melakukan persetujuan. Jika disetujui maka SK Mutasi dan SK Pensiun Pegawai akan diberikan kembali kepada bagian keuangan untuk diserahkan kepada pegawai dan SK Mutasi Dan SK Pensiun tersebut akan diarsipkan. 5. Bagian keuangan membuat SK Mutasi dan SK Pensiun Pegawai menjadi 2 rangkap rangkap 1 diberikan kepada karyawan rangkap ke 2 diasipkan oleh bagian keuangan.
37 III.1.3. Analisa Output Analisa output bertujuan untuk menghasilkan output yang bermanfaat, setelah selesai analisa input dan analisa proses maka dalam analisa output di lakukan berdasarkan data yang di input dan diolah dalam pembuatan laporan. Adapun analisa output Surat Keputusan Mutasi dan Pensiun pegawai pada Kantor Kesehatan Pelabuhan Belawan dapat dilihat pada Gambar III.3. sebagai berikut : Gambar III.2 Output Surat Mutasi pegawai (Sumber : Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas 1 Medan )
38 Gambar III.3. Output Surat Pensiun pegawai (Sumber : Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas 1 Medan )
39 III.2. Evaluasi Sistem yang Berjalan Sistem yang berjalan pada Kantor Kesehatan Pelabuhan Belawan saat ini masih bersifat semi komputerisasi akibatnya sistem yang ada kurang akurat dan sistem yang ada menghambat pemberian Surat Keputusan Mutasi danpensiun pegawai. Bagian Admin pegawai membutuhkan waktu yang lama dalam pembuatan laporan data mutasi dan pensiun pegawai dan sistem yang digunakan adalah Microsoft Word 2007 & Microsoft Excel 2007 Pada Kantor Kesehatan Pelabuhan Belawan. Sedangkan sistem yang dirancang akan mempermudah bagian Admin dalam pembuatan laporan mutasi dan pensiun pegawai pada Kantor Kesehatan Pelabuhan Belawan. Sistem yang dirancang menggunakan sistem komputerisasi dengan menggunakan bahasa pemograman PHP dan Database SQL Server dimana keunggulan sistem ini data dapat tersimpan dalam database dan tidak sulit mencari data yang berhubungan dalam pengolahan data mutasi dan pensiun pegawai. III.3. Desain Sistem Dalam desain sistem yang akan dibuat penulis mengusulkan pembuatan sistem dengan menggunakan aplikasi program yang lebih akurat dan lebih mudah dalam pengolahannya dengan menggunakan PHP dan database SQL Server dengan merancang sistem menggunakan bahasa pemodelan UML.
40 III.3.1. Desain Sistem Global Dalam Perancangan sistem ini Admin bisa melihat bagaiaman rancangansistem yang dibuat. Adapun perancangan sistem ini terdiri dari tahap perancangan yaitu : III.3.1.1. Use Case Diagram Use case diagram merupakan gambaran dari beberapa atau semua aktor use case, interaksi diantara komponen komponen tersebut yang memperkenalkan suatu sistem. Diagram ini menunjukan fungsionalitas suatu sistem dan bagaimana sistem tersebut berkomunikasi dengan kegiatan yang lain. Use Case yang dapat dilihat pada Gambar III.4. Gambar III.4. Use Case Adapun keterangan dari gambar III.4. adalah sebagai berikut:
41 a. Admin bisa melakukan login untuk mengelola data pegawai, data mutasi dan data pensiun untuk diinput, diedit, dihapus, dan melihat hasil dari data yang sudah diolah. b. Untuk melihat laporannya, Kepala Bidang akan melakukan login terlebih dulu dan melihat data pegawai, data mutasi pegawai, data pensiun pegawai yang telah dikerjakan oleh Admin, Setelah itu laporan data pegawai, mutasi dan pensiun pegawai bisa dilihat III.3.1.2. Class Diagram Class Diagram adalah sebuah sepesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain beorientasi objek. Class menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem sekaligus menawarkan layaanan untuk menanipulasi keadaan (metoda/fungsi). Class Diagram dapat dilihat pada Gambar III.5. tersebut
42 Gambar III.5. Class Diagram III.3.1.3. Sequence Diagram Sequence diagram adalah interaksi diagram yang memperlihatkan event-event yang berurutan sepanjang berjalannya waktu. Selain itu Sequence Diagram merupakan salah satu diagram interaksi yang menjelaskan bagaimana suatu operasi itu dilakukan. Masing-masing sequence diagram akan menggambarkan aliran-aliran pada suatu use case.
43 1. Sequence Diagram Login Serangkaian kegiatan yang dilakukan dalam mengelola data pengguna dapat diterangkan dengan langkah langkah state, dimulai dari memasukkan username, memasukkan password. Jika valid maka sistem akan mengaktifkan menu pengguna. Sedangkan jika tidak valid, maka ditampilkan pesan kesalahan yang ditunjukkan. Login Admin dapat dilihat pada gambar III.6. Gambar III.6. Sequence Diagram Login 2. Sequence Diagram Data Pegawai Serangkaian kinerja sistem yang dilakukan oleh administrasi pada pengolahan data dapat diterangkan dengan langkah langkah state berikut, pengguna menampilkan form alert untuk pengolahan data pegawai, Form ini berfungsi untuk memberikan informasi, kegiatan ini ditunjukkan pada gambar III.7. :
44 Gambar III.7. Sequence Diagram Data Pegawai 3. Sequence Diagram Data Pensiun Serangkaian kinerja sistem yang dilakukan oleh administrasi pada pengolahan data dapat diterangkan dengan langkah langkah state berikut, pengguna menampilkan form alert untuk pengolahan data pegawai, Form ini berfungsi untuk memberikan informasi, kegiatan ini ditunjukkan pada gambar III.8. :
45 Gambar III.8. Sequence Diagram Data Pensiun 4. Sequence Diagram Data Mutasi Serangkaian kinerja sistem yang dilakukan oleh administrasi pada pengolahan data dapat diterangkan dengan langkah langkah state berikut, pengguna menampilkan form alert untuk pengolahan data pegawai, Form ini berfungsi untuk memberikan informasi, kegiatan ini ditunjukkan pada gambar III.9. :
46 Gambar III.9. Sequence Diagram Data Mutasi III.3.1.4. Activity Diagram Activity Diagram menggambarkan berbagai aliran aktivitas dalam sebuah sistem yang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. 1. Activity Diagram login admin dapat dilihat pada gambar III.10. Gambar III.10. Activity Diagram Login
47 Adapun penjelasan dari gambar III.10. adalah sebagai berikut Admin akan memulai user ID dan Password nya, jika benar maka admin akan masuk ke menu utama namun jika salah sistem akan mengirim unformasi untuk meminta username dan pasword yang benar. 2. Activity Data Pegawai dapat dilihat pada gambar III.11. Gambar III.11. Activity Diagram Data Pegawai Adapun penjelasan dari gambar III.11. adalah sebagai berikut: Admin akan memulai dengan masuk ke menu utama dan memilih data pegawai, di data pegawai ini admin bisa menambah data pegawai yang ingin ditambahkan dan meyimpannya. Setelah itu, jika admin ingin mengedit data pegawai maka, admin bisa menekan tombol edit dan mengedit data pegawai yang diinginkan dan jika ingin menghapus data pegawai maka admin juga menekan tombo, delete untuk menghapus data yang diinginkan. Untuk melihat laporan admin harus mengklik laporan maka laporan tersebut akan keluar.
48 3. Activity Data pensiun dapat dilihat pada gambar III.12. Gambar III.12. Activity Diagram Data pensiun Adapun penjelasan dari gambar III.12. adalah sebagai berikut: Admin akan memulai dengan masuk ke menu utama dan memilih data pegawai, di data pegawai ini admin bisa menambah data pegawai yang ingin ditambahkan dan meyimpannya. Setelah itu, jika admin ingin mengedit data pegawai maka, admin bisa menekan tombol edit dan mengedit data pegawai yang diinginkan dan jika ingin menghapus data pegawai maka admin juga menekan tombo, delete untuk menghapus data yang diinginkan. Untuk melihat laporan admin harus mengklik laporan maka laporan tersebut akan keluar.
49 4. Activity Data Mutasi dapat dilihat pada gambar III.13. Gambar III.13. Activity Diagram Data Mutasi Adapun penjelasan dari gambar III.13. adalah sebagai berikut: Admin akan memulai dengan masuk ke menu utama dan memilih data pegawai, di data pegawai ini admin bisa menambah data pegawai yang ingin ditambahkan dan meyimpannya. Setelah itu, jika admin ingin mengedit data pegawai maka, admin bisa menekan tombol edit dan mengedit data pegawai yang diinginkan dan jika ingin menghapus data pegawai maka admin juga menekan tombo, delete untuk menghapus data yang diinginkan. Untuk melihat laporan admin harus mengklik laporan maka laporan tersebut akan keluar. III.3.2. Desain Sistem Detail Desain sistem detail dari sistem informasi mutasi dan pensiun pegawai pada Kantor Kesehatan Pelabuhan Belawan adalah sebagai berikut :
50 III.3.2.1. Desain Output Adapun bentuk rancangan output dari sistem informasi mutasi dan pensiun pegawai pada Kantor Kesehatan Pelabuhan Belawan adalah sebagai berikut : 1. Rancangan Desain Output Data Pegawai Desain yang disajikan oleh sistem adalah untuk melihat laporan data pegawai pada gambar dibawah ini Gambar III.14. Desain Output Data Pegawai 2. Rancangan Desain Output Data Mutasi Desain yang disajikan oleh sistem adalah untuk melihat laporan data mutasi pada gambar dibawah ini
51 Gambar III.15. Desain Output Data Mutasi 3. Rancangan Desain Output Data Pensiun Desain yang disajikan oleh sistem adalah untuk melihat laporan data pensiun pada gambar dibawah ini Gambar III.15. Desain Output Data Mutasi
52 III.3.2.2 Desain Input Perancangan input merupakan masukan yang penulis rancang guna lebih memudahkan dalam entry data. Entry data yanng dirancang akan lebih mudah dan cepat dan memimalisir kesalahan penulisan dan memudahkan perubahan. Perancangan input yang akan dirancang adalah sebagai berikut : 1. Input Form Login Desain yang disajikan oleh sistem untuk melakukan Login admin dapat dilihat seperti pada gambar III.16. Gambar III.16. Desain Input Login 2. Input Data Pegawai Desain yang disajikan oleh sistem untuk melakukan data pegawai dapat dilihat seperti pada gambar III.17.
53 Gambar III.17. Desain Input Data Pegawai 3. Input Data Mutasi Desain yang disajikan oleh sistem untuk melakukan data mutasi dapat dilihat seperti pada gambar III.18.
54 Gambar III.18. Desain Input Data Mutasi
55 4. Input Data Pensiun Desain yang disajikan oleh sistem untuk melakukan data pensiun dapat dilihat seperti pada gambar III.19. Gambar III.19. Desain Input Data Pensiun
56 III.3.2.3. Perancangan Database III.3.2.3.1. Desain Tabel/File Perancangan struktur database adalah untuk menentukan file database yang digunkan seperti field, tipe data dan ukuran data. Sistem ini dirancang dengan menggunakan database SQL. Berikut adalah desain database dan tabel dari sistem yang dirancang. 1. Tabel Admin Nama database : pensiun Nama Tabel : admin Primary key :- Foreign Key : Tabel III.1. Rancangan Tabel Admin Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan Username 30 Username Password 30 Password Level 5 Level 2. Tabel Data Pegawai Nama database : pensiun Nama Tabel : pegawai Primary key : NIP Foreign Key : -
57 Tabel III.2. Rancangan Tabel Pegawai Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan *NIP 20 NIP Nama_Pegawai 40 Nama_Pegawai Tempat_Lahir 40 Tempat_Lahir Tanggal_Lahir 50 Tanggal_Lahir Agama 10 Agama Status 15 Status Tgl_Nikah 50 Tgl_Nikah Nama_Pasangan 20 Nama_Pasangan Jumlah_Anak 20 Jumlah_Anak Kota 20 Kota ID_Dinas 10 ID_Dinas ID_Golongan 10 ID_Golongan Masa_Kerja 20 Masa_Kerja Telp 20 Telp Alamat 40 Alamat 3. Tabel Data Pensiun Nama database : pensiun Nama Tabel : mutasi Primary key : No_SK Mutasi Foreign Key :-
58 Tabel III.3. Rancangan Tabel Mutasi Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan *No_SK Mutasi 20 No_SK Mutasi NIP 20 NIP Nama_Pegawai 40 Nama_Pegawai ID_Dinas 10 ID_Dinas ID_Dinas_Baru 50 ID_Dinas_Baru Ket_Mutasi 40 Ket_Mutasi Kota 20 Kota 4. Tabel Data Mutasi Nama database : pensiun Nama Tabel : pensiun Primary key : No_SK Pensiun Foreign Key : Tabel III.4. Rancangan Tabel Pensiun Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan *No_SK Pensiun 20 *No_SK Pensiun NIP 20 NIP Nama_Pegawai 40 Nama_Pegawai Ket_Pensiu 20 Ket_Pensiu ID_Golongan 20 ID_Golongan Gaji_Pokok 10 Gaji_Pokok
59 III.3.2.3.2. Kamus Data Kamus Data (Data dictionary) digunakan untuk melakukan penyederhanaan deklarasi atribur yang digunakan pada Diagram ERD notasi yang digunakan pada sistem informasi mutasi dan pensiun pegawai pada adalah : 1. Admin = {User Name} + {Password} + {Level}. 2. Pegawai = {NIP}+ {Nama_Pegwai} + {Tempat_Lahir} {Tanggal_Lahir} + {Agama} + {Status} + {Tgl_Nikah} + {Jumlh_Anak} + {Kota} + {ID_Dinas} {Nama_Pasangan} + + {ID_Golongan} + {Masa_Kerja} + {Tlp} + {Alamat}. 3. Mutasi = {No_SK Mutasi} + {NIP} + {Nama_Pegawai} + {ID_Dinas } + {ID_Dinas Baru} + {Ket_Mutasi} + {Kota} 4. Pensiun = {No_SK Pensiun} + {NIP} + {Nama_Pegawai} + {Ket_Pensiun} + {ID_Golongan} + {Gaji_Pokok} III.3.2.3.3. Normalisasi Normalisasi merupakan tahapan proses sistematis yang dilakukan pada struktur tabel basis data menjadi struktur tabel yang memiliki integritas data sehingga tidak memiliki data anomali. Anomali adalah penyimpangan yang diakibatkan dari suatu proses pembentukan tidak normal suatu struktur tabel. Berikut adalah tahap normalisasi sistem informasi mutasi dan pensiun pegawai pada Kantor Kesehatan Pelabuhan Belawan. 1. Step 1 bentuk tidak normal (dalam bentuk ini masukan semua file tanpa terkecuali walaupun file-file tersebut ganda).
60 Tabel III.5. Tabel Bentuk Tidak Normal Nip Nama pegawai Tempat_lahir Tgl_lahir Agama Status Tgl_nikah Nama_pasangan Jlh_anak Kota Id_dinas Id_golongan Masa_kerja Telp Alamat No sk_mutasi Nip Nama pegawai Id_dinas Kota Ket_mutasi Id_dinas baru No sk_pensiun Nip Nama pegawai Id_golongan Ket_pensiun Gaji_pokok 2. Step 2 bentuk 1 NF ( dalam bentuk kesatu pisahkan file-file tersebut menjadi milikinya sendiri dalam 1 tabel tersendiri). Tabel III.6. Tabel Normalisasi 1 NF Nip Nama pegawai Tempat_lahir Tgl_lahir Agama Status Tgl_nikah Nama_pasangan Jlh_anak Kota Id_dinas Id_golongan Masa_kerja Telp Alamat No sk_mutasi Nip Nama pegawai Id_dinas Kota Ket_mutasi Id_dinas baru No sk _pensiun Nip Nama pegawai Id_golongan Ket_pensiun Gaji_pokok
61 3. Step 3 bentuk 2 NF (dalam bentuk kedua sudah dalam bentuk normal kesatu) lalu tiap tiap tabel diberikan nama file dan primary Tabel III.7. Tabel Normalisasi 2 NF 4. Step 4 bentuk 3 NF (dalam bentuk ketiga sudah dalam bentuk normal kedua) masing-masing tabel diberikan relasi antar tabel. Tabel III.8. Tabel Normalisasi 3 NF
62 III.3.2.3.4. ERD ( Entity Relationship Diagram) Setelah merancang database maka dapat dibuatkan relasi antar tabel sebagai kebutuhan data. Relasi ini menggambarkan antara satu tabel dengan tabel yang lain. Apakah hubungan satu dengan satu, satu dengan banyak dan banyak dengan banyak. Adapun relasi antar tabel ditunjukkan pada gambar berikut ini III.20. Gambar III.20. Entity Relationship Diagram