BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Saat ini perkembangan teknologi informasi telah dirasakan mengalami perkembangan yang sangat pesat. Kemajuan teknologi khususnya komputer memberikan kemudahan bagi setiap penggunanya agar lebih efisiensi waktu dan tenaga. Untuk itulah diperlukan suatu sistem yang bisa diandalkan untuk dapat menunjang kebutuhan akan informasi tersebut. Suatu sistem dikatakan baik apabila akan memudahkan semua proses, salah satunya dengan jalan sistem pengolahan data komputerisasi. Pemakaian komputer sebagai alat pengolah data dapat dikatakan yang terbaik untuk saat ini, karena dapat meningkatkan kecepatan pekerjaan sehingga dicapai efisiensi tenaga dan waktu dalam mengolah data. Sistem pendokumentasian kegiatan program studi sistem informasi fakultas ilmu komputer Universitas Mercu Buana masih berjalan dengan manual, mengakibatkan dosen dan pembuat laporan dokumentasi program studi kesulitan untuk membuat laporan tersebut dan tidak efisien dalam waktu pengerjaan karena masih digunakannya pembuatan laporan dokumentasi secara manual. Dengan adanya perkembangan teknologi perancangan perangkat lunak pada program studi sistem informasi, diharapkan dapat terstruktur dalam pembuatan laporan kegiatan dan dapat mempermudah semua kegiatan pendokumentasian kegiatan program studi. 1
2 Makauntukmengatasisemuapermasalahandiataspenulismencobam embuat Perancangan SistemDigitalisasi Arsip Fakultas Ilmu Komputer Universitas Mercu Buana Berbsis WEB. Dengan adanya perangkat lunak tersebut maka diharapkan terciptanya suatu mekanisme kegiatan pendokumentasian yang efektif dan terkontrol yang mampu menghasilkan suatu informasi yang baik, cepat dan akurat yang akan digunakan oleh pihak - pihak yang membutuhkan informasi tersebut. 1.2 RUMUSAN MASALAH Mengingat akan perlunya pembuatan laporan yang baik dan dilakukan secara komputerisasi, maka perlu untuk melakukan pengembangan alat bantu yang lebih baik. Hal ini diharapkan agar pembuatan dan pencarian data dapat dikerjakan dengan cepat dan baik. Adapun masalah yang akan muncul dalam kegiatan pendokumentasian program studi yaitu sebagai berikut : 1. Adanya kesulitan dalam melakukan pencarian data laporan yang bersifat manual dan masih berantakan. 2. Masih digunakany acara manual dalam pembuatan laporan kegiatan. Sehingga memakan waktu, tidak efisien dan kemungkinan kesalahannya masih tinggi dikarenakan data datanya masih belum terintegrasi. 3. Masih digunakannya pembuatan notulen rapat fakultas secara manual dalam kegiatan program fakultas ilmu komputer.
3 1.3 BATASAN MASALAH Pengamatan difokuskan pada Perancangan SistemDigitalisasi Arsip Fakultas Ilmu Komputer Universitas Mercu Buana, yang akan dibuat perangkat lunak melalui tahap ananalisis dan perancangan pada perangkat lunak tersebut. Batasan yang diamati yaitu : 1. Perangkat lunak ini menangani pembuatan laporan setiap kegiatan mengajar dosen-dosen fakultas ilmu komputer. 2. Perangkat lunak ini menangani apa yang di butuhkan oleh seorang user untuk mencari data-data yang sudah ada 3. Perangkat lunak menangani pencarian data yang sangat mudah dan cepat. 4. Aplikasi mencegah kesalahan redudancy data atau data ganda dalam pembuatan pendokumentasian surat keluar dan surat masuk. 1.4 RUANG LINGKUP Untuk menghasilkan penelitian yang lengkap dan akurat maka batasan ruang lingkup penelitian ini mencakup pada para dosen program studi sistem informasi, kegiatan apa saja yang dilakukan para dosen dalam kegiatan Tri Dharma. 1.5 TUJUAN PENULISAN Penelitian yang dilakukan mempunyai tujuan sebagai berikut: 1. Untuk memudahkan proses pembuatan laporan kegiatan pendokumentasian dosen. 2. Penginputan dibuat terkomputerisasi menggunakan perangkat lunak ini dan memudahkan pencetakan laporan. 3. Perangkat lunak ini akan mempermudah dalam pendokumentasian surat menyurat fakultas ilmi komputer.
4 4. Memudahkan dalam pengambilan keputusan yang efektif dan efisien, dengan adanya laporan-laporan kegiatan dosen. 5. Pencarian data kegiatan akan mudah dicari dan tidak akan terjadi redudancy data atau data ganda. 1.6 METODE PENELITIAN Dalam penelitian ini di kaji melalui beberapa metode pengumpulan data yang digunakan penulis sebagai bahan penulisan laporan tugas akhir ini adalah : 1. Studi Kepustakaan Studi ini dilakukan dengan mengumpulkan data dengan membaca dan mempelajari buku atau literatur serta tulisan lain yang ada kaitannya dengan permasalahan yang di bahas dalam laporan tugas akhir. 2. Studi Lapangan Studi lapangan yaitu studi yang dilakukan dengan cara : a. Pengamatan secara langsung (observasi) Observasi yang dilakukan adalah dengan cara melakukan pengamatan mengenai proses kegiatan yang berhubungan dengan akademik dan pendokumentasian dosen dalam mengajar, meneliti, dan mengabdi atau biasa disebut Tri Dharma perguruan tinggi. b. Wawancara (interview) Melakukan tanya jawab secara langsung (interview) pada dosen program studi dan jajarannya dalam hal kegiatan pendokumentasian program studi guna memperoleh data yang tepat dan akurat.
5 1.7 SISTEMATIKA PENULISAN Sistematika penulisan ini dibuat untuk memberi gambaran secara global atau ringkas yang dibuat oleh penulis. Penulis membagi hal ini dalam lima bab : BAB I PENDAHULUAN Bab ini penulis mengemukakan pendahuluan penulisan. Bab ini terdiri dari latar belakang masalah, identifikasi masalah, ruang lingkup permasalahan, perumusan masalah, tujuan penulisan, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Berisi pengertian-pengertian pokok yang berhubungan dengan permasalahan. Pada bab ini terdapat penjelasan secara ilmiah dan akademis yang terdapat pada buku referensi-referensi yang penulis peroleh. BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN Pada bab ini berisikan gambaran tentang perancangan sistem informasi. Menganalisa sistem yang berjalan dengan membuat diagram konteks dan diagram nol, analisa masukan dan analisa keluaran, aliran data, spesifikasi proses serta menganalisa masalah yang ada dan membuat alternatif pemecahan masalahnya. BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN Bab ini membahas rancangan sistem informasi digitalisasi arsip fasilkom dengan memecahkan masalah yang
6 diusulkan terlebih dahulu dan kemudian membuat rancangan masukan dan keluaran, spesifikasi proses, aliran data dan simpanan data, normalisasi, spesifikasi file, spesifikasi modul dan bagan terstruktur. BAB V PENUTUP Merupakan bab penting dari penulisan ini. Pada bagian ini penulis memberikan suatu kesimpulan dari penelitian dan dari kesimpulan yang diperoleh penulis memberikan alternatif pemecahan masalah atau saran yang mungkin bermanfaat bagi perusahaan dimasa yang akan datang.