Modul ke: Salesmanship Surat Bisnis Fakultas Ekonomi & Bisnis Program Studi Manajemen www.mercubuana.ac.id Rizal, S.ST., MM
Pengertian Surat Bisnis Surat bisnis adalah surat yang digunakan oleh seseorang, lembaga organisasi atau institusi yang menyampaikan pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu baik itu berupa pengiriman surat via pos, faksimilie, telepon ataupun lewat jalur internet/email.
Ciri Ciri Surat Surat merupakan pesan tertulis Isi pesan dalam surat berupa informasi, persuasi atau gabungan keduanya Surat memiliki bagian bagian yang standar Surat memiliki satu pesan utama Gaya bahasa surat bisa formal atau informal. Untuk surat dinas pemerintah pasti berbentuk sangat formal, sementara dalam surat bisnis non pemerintah bisa menyelipkan bahasa informal untuk memperkuat keakraban.
Penggolongan Surat Menurut Isi nya Surat Dinas Pemerintah Adalah surat yang dibuat oleh badan pemerintah yang isinya berkaitan dengan pesan kedinasan. Surat Bisnis Surat yang dibuat oleh organisasi profit oriented, yang isinya berkaitan dengan kegiatan organisasi dalam melakukan transaksi bisnis. Misal : surat penawaran, surat pesanan, surat tagihan, surat lamaran kerja, surat pengingat, surat gugatan, dll.
Penggolongan Surat Menurut Isi nya Surat Sosial Surat dalam aktivitas bisnis maupun kedinasan yang isinya tidak terkait langsung dengan urusan bisnis. Misal : surat ucapan terimakasih, surat undangan pesta perusahaan. Tujuannya untuk membina hubungan atau citra yang baik. Surat Legal Adalah surat yang memiliki kekuatan hukum. Berkaitan dengan bisnis seperti surat perjanjian, surat kuasa. Surat Pribadi Hanya bersifat pribadi, tidak berhubungan bisnis
Surat Menurut Tujuan Penulisannya Surat Informatif Jenis Surat Pemberitahuan Perkenalan Laporan Referensi Tujuan Memberi informasi mengenai produk atau perusahaan Memperkenalkan produk/perusahaan Memberi info hal/hasil yang telah dilakukan Memberi info tentang kompetensi orang/perusahaan lain
Surat Menurut Tujuan Penulisannya Surat Persuasif Jenis Surat Penawaran Permintaan Keluhan Penagihan Perintah Tujuan Penerima surat bersedia membeli produk yg ditawarkan Penerima surat bersedia memenuhi permintaan yg diajukan Penerima bersedia memperbaiki kesalahan sesuai keluhan Penerima bersedia membayar hutangnya Penerima bersedia melakukan suatu instruksi
Penggolongan Surat Berdasar Audiens Ditujukan pada 1 orang. Contoh : surat penawaran premi asuransi, email terimakasih pada tamu hotel pasca menginap Ditujukan pada sekelompok orang. Contoh : surat edaran untuk para distributor, memo untuk para supervisor. Ditujukan pada banyak orang. Contoh : surat pengumuman, surat untuk seluruh karyawan
Penggolongan Surat Berdasar Urgensi Sangat Penting. Harus segera di follow up Penting Perlu segera di tindaklanjuti Biasa Diperlakukan seperti surat surat lainnya
Surat sebagai penyampai pesan Karena surat pada dasarnya berisi pesan tertulis Surat sebagai wakil Fungsi Surat Surat merupakan wakil dari perusahaan atau orang yang mengirimnya. Tampilan dan isi surat menunjukkan siapa pengirimnya. Surat yang rapi mengindikasikan pengirimnya juga cermat dan rapi. Bahasa yang santun menunjukkan kesopanan penulisnya. Isi surat yang mudah dipahami menunjukkan kecerdasan si penulis
Fungsi Surat Surat sebagai bukti tertulis Karena bentuknya tertulis, surat bisa dijadikan bukti otentik. Yang bisa dimanfaatkan untuk kepentingan hukum maupun kepentingan historis. Surat bisa menjadi alat bukti secara hukum apabila terjadi gugatan. Surat sebagai pedoman atau dasar bertindak Karena berisi pesan, surat hampir selalu menuntut adanya tindak lanjut berdasar isi pesan dalam surat. Contoh : Surat Order, berarti instruksi untuk mengirim barang sesuai pesanan. Surat perintah kerja berarti dasar untuk mengerjakan sesuatu, dll.
Bagian Bagian Surat Secara umum surat memiliki bagian bagian sbb : Kepala (Kop) Surat Nomor Surat Tanggal, Bulan, Tahun Lampiran (jika ada) Hal atau perihal Salam pembuka Tubuh surat Salam penutup Nama dan tanda tangan pengirim atau penanggung jawab Tembusan
Kepala (Kop) Surat Hal Hal yang perlu dimasukkan dalam kepala surat biasanya adalah : Nama perusahaan Logo/Lambang Alamat Pengirim Nomor telp/fax Email Address/website Nomor rekening bank
Nomor Surat Penulisan surat resmi selalu mencantumkan nomor surat. Pencantuman nomor surat berfungsi untuk : Memudahkan pengarsipan Untuk rujukan ketika menulis surat lain atau surat lanjutan Memudahkan pelacakan surat keluar dan surat masuk
Nomor Surat Contoh penulisan nomor surat : No. 112/SK/BPJS-Risk/0614 Tahun Surat dibuat Bulan surat dibuat Singkatan dari Risk Management Singkatan dari Badan Penyangga Jaminan Sosial Singkatan dari Surat Keputusan Nomor urut
Hal/Perihal atau Subjek (incl. email) Setiap surat harus mencantumkan subjek yang akan disampaikan. Fungsi subjek atau hal/perihal adalah seperti fungsi judul dalam karangan, dengan membacanya, penerima surat langsung tahu apa isi suratnya. Penulisan subjek menjadi penting karena menentukan minat bagi pembacanya untuk melanjutkan membaca sampai bawah dengan seksama atau tidak.
Hal/Perihal atau Subjek (incl. email) Cara menulis Hal atau Subjek : Singkat Cukup satu sampai lima kata Spesifik Memberi pengertian yang jelas, spesifik, dan tidak mendua arti. Misal : Penawaran TV Samsung Terbaru, bukan Penawaran TV atau Penawaran Barang Elektronik - Menerangkan isi surat - Tidak diakhiri dengan titik - Ditulis dengan huruf kecil dan tiap kata diawali dengan huruf besar
Penulisan Kepada Yth (Yang Terhormat) Dalam prakteknya, penulisan Kepada tidak wajib ditulis. Ungkapan Yth digunakan apabila surat ditujukan kepada orang atau jabatan. Misal : Kepada Yth. Bapak Kepada Yth. Direktur Utama Ungkapan Yth tidak digunakan apabila surat ditujukan kepada perusahaan, organisasi, instansi. Misal : Kepada Bagian Penjualan PT Trakindo Utama
Penulisan u.p (Untuk Perhatian) U.p yang sering dicantumkan dalam surat adalah singkatan dari Untuk Perhatian. Artinya surat tersebut ditujukan kepada orang tertentu, namun apabila orang tersebut tidak ada, maka surat boleh dibuka oleh orang lain dalam lingkup satu bagian yang disebutkan dalam surat, contoh : Yth. Direksi PT Jual Mahal u.p. Ibu Lacita Eti Nugraha, SE, MM Direktur Pemasaran Jl Menteng Huis no 6 Jakarta 10340
Salam Pembuka Fungsi salam pembuka adalah menunjukkan rasa hormat dan sopan santun. Salam pembuka berlaku untuk surat pribadi, surat bisnis, maupun surat dinas tertentu. Penggunaan salam pembuka dipengaruhi oleh hubungan pengirim dan penerima surat. Maka bisa formal maupun lebih informal. Contoh salam pembuka : Dengan hormat, Salam pembuka yang sangat umum digunakan
Salam Pembuka Contoh salam pembuka : Saudara yth. Salam pembuka ini menunjukkan penulis surat sudah kenal dengan pembaca surat. Dalam hal ini penulis mencoba menjaga jarak dengan pola formal. Bapak/Ibu yth. Salam pembuka ini hampir sama dengan diatas, namun lebih bersifat formal atau ditujukan untuk orang yang lebih dihormati
Isi Surat Isi surat terbagi atas 3 bagian : 1. Pembuka Pembuka surat berfungsi mengantarkan pembaca untuk menerima pesan inti yang akan disampaikan. Karena bersifat pengantar maka penulis harus memulai pembicaraan dari hal yang telah diketahui bersama 2. Pesan Inti Adalah isi surat sesungguhnya. Tanpa pesan inti, tidak ada gunanya menulis surat. Maka pesan inti harus mudah dipahami pembacanya. 3. Penutup Surat Penutup surat memiliki peran penting dalam menciptakan kesan pembaca terhadap keseluruhan isi surat. Kewibawaan, ketegasan, kesopanan, harapan, akan menonjol dalam paragraf ini.
Isi Surat - Pembuka Contoh : Sesuai pembicaraan kita per telepon tanggal 23 November lalu, berikut saya sampaikan price list terbaru Memenuhi permintaan Anda pada surat nomor 25/RED-BUKU/PBP/0614 tentang penagihan, berikut saya kirimkan bukti transfer
Isi Surat - Pembuka Contoh dengan pola lebih panjang: Seperti telah kita rasakan bersama, sejak kenaikan BBM dan tarif daya listrik mengakibatkan kenaikan terhadap biaya produksi di banyak perusahaan. Di samping itu, bahan baku lain seperti gula, mentega, dan bahan kimia juga melonjak harganya. Karena alasan tersebut, dengan berat hati kami terpaksa menaikkan harga jual produk kami
Isi Surat Pesan Inti Contoh :.. Kami menjamin pelayanan purna jual kami sangat memuaskan. Selama satu tahun sejak penjualan kami memberikan servis berikut ganti oli gratis setiap bulan. Dan selama enam bulan sejak pembelian kami akan mengganti onderdil yang rusak secara gratis pula. Semua onderdil tersedia lengkap di bengkel bengkel resmi kami. Kami juga menyediakan teknisi yang siap dipanggil ke rumah atau di jalan jika mobil anda mengalami kerusakan.
Isi Surat Pesan Inti Contoh : Barang yang kami kirim dikemas dalam tiga lapis. Lapisan pembungkus paling luar adalah kertas karton tebal. Di atas karton tercantum isi dan jumlah barang, sekaligus petunjuk penanganannya. Lapisan pembungkus kedua adalah papan tripleks. Lapisan ketiga adalah plastik untuk menghindari agar tidak terkena air. Selain itu, di dalam lapisan plastik terdapat pula potongan potongan kertas yang menutupi barang untuk menghindari pecahnya barang akibat goncangan.
Isi Surat Penutup Contoh :.... Demikianlah penawaran kami. Mohon dapat dipertimbangkan dan kami menunggu kabar baik selanjutnya. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terimakasih.
Isi Surat Penutup Contoh :.... Semoga proyek Anda selalu berjalan lancar. Kami berharap bisa berpartisipasi dalam proyek lain di tahun mendatang. Semoga sukses dan terimakasih.
Nama dan Tanda Tangan Pengirim Suatu surat harus di akhiri dengan tanda tangan, nama terang serta jabatan. Untuk surat via email, tidak wajib untuk membubuhkan tanda tangan. Contoh : Hormat kami, Salam, Nurul Umrah Rustinah Manajer Pemasaran Yohana Permana Kepala Cabang
Penggunaan Atas Nama a.n. atau atas nama dipakai apabila yang berwenang melimpahkan kekuasaan kepada bawahannya untuk membuat surat dan menandatangani atas nama orang yang memberi wewenang. Disini penanda tangan bertindak sebagai wakil orang yang memberi wewenang dan bertanggung jawab atas isi surat yang ditandatanganinya. Contoh : a.n. Direktur PT Untung Terus Septi Dwita Puspita Manajer Pemasaran
Penggunaan Untuk Beliau u.b. atau untuk beliau mengandung pengertian bahwa penanda tangan bukanlah orang yang bertanggung jawab atas isi surat. Penandatangan hanya diberi tugas untuk tanda tangan, dan tanggung jawab tetap pada si pemberi tugas. Contoh : Direktur Pemasaran PT Maju Makmur u.b Putri Jouhon Sipahutar Sekretaris Direktur
Latihan. Buatlah suatu surat bisnis anda kepada customer anda. Tujuan surat : penawaran produk / jasa.
Terima Kasih Rizal, S.ST., MM