Sistem Informasi Pembimbingan Akademik di Universitas PGRI Yogyakarta Sunggito Oyama Jurusan Teknik Informatika, Universitas PGRI Yogyakarta e-mail: oyama@upy.ac.id Intisari Dosen Pembimbing Akademik adalah dosen yang mengarahkan dan mendampingi mahasiswa selama masih menjadi mahasiswa di suatu Universitas. Peran dari Dosen Pembimbing Akademik memegang peran penting dalam kesuksesan mahasiswa menyelesaikan Perkuliahan di Universitas. Selama ini mahasiswa bisa langsung bisa krs tanpa harus menghadap ke dosen PA untuk melakukan bimbingan dan itu menyulitkan dalam mengontrol mahasiswa yang di bimbing. Dengan menggunakan sistem Aktifasi PIN ini, mahasiswa yang sudah melakukan regitrasi tidak bisa mengisi KRS tanpa persetujuan dosen PA, ini akan memudahkan Dosen Pembimbing Akademik dalam mengontrol dan mengarahkan mahasiswa. Kata kunci Dosen Pembimbing, Sistem Informasi,Aktivasi PIN Abstract Lecturer Academic Supervisor is professor who directs and accompanies the students for was a student at a University. The role of Lecturer Supervisor Academic holding the role of theimpor tant in the success of thestud ents complete Lectures at the University. By using the information system Academic Tutoring will further facilitate the Supervising Lecturer in Academic control and direct the student body. Keywords Academic Supervisor, Information Systems 43
Sistem Informasi Pembimbingan Akademik di Universitas PGRI Yogyakarta (Sunggito Oyama) PENDAHULUAN Perkembangan dan Pemanfaatan Teknologi Informasi diera sekarang dan akan datang sangat pesat, Sehingga kebutuhan akan sebuah informasi yang berkualitas sangat dipelukan. Perkembangan teknologi banyak mempengaruhi tatanan sebuah aturan dan sistem tertentu dan dapat dimanfaatkan dalam berbagai bidang, salah satunya bidang pendidikan. Bagi sebuah instansi Seperti Universitas tentunya pengolahan administratif yang lebih tepat, cepat dan informatif sangatlah diperlukan. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan (Tata Sutabri, 2004). Pembimbingan akademik di Universtas PGRI Yogyakarta sebelumnya menggunakan manual, kelemahannya dari sistem tersebut adalah masih banyak mahaiswa yang tidak pernah konsultasi ke dosen dan langsung melakukan pengisian krs, sehingga ada mahasiswa yang kekurangan jumlah Sks ketika akan di yudisium. Dosen Pembimbinga Akademik (PA) merupakan Dosen yang memantau dan mengarahkan,memberikan konsultasi masalah akademik maupun non akademik kepada mahasiswa supaya bisa kuliah dengan baik. Peran dosen pembimbing akademik akan semakin mudah bila di tunjang dengan sistem informasi. Dari permasalahan yang dijabarkan diatas, solusi yang ditawarkan adalah dengan menggunakan Sistem Informasi Pembimbing akademik, sehingga mahasiswa yang akan melakukan KRS harus menghubungi dulu dosen PA. Dengan adanya komunikasi akan lebih memudahkan dalam mengontrol mahasiswa. 44
METODE PENELITIAN 2.1. Analisa Permasalahan Analisa dilakukan untuk mengetahui permasalahan yang sedang dialami Oleh Dosen Pembimbing Akademik. Yaitu dengan melakukan Analisa dan wawancara dengan Dosen Pembimbing Akademik tentang permasalahan yang terjadi selama ini. 2.2. Analisa Kebutuhan Penentuan kebutuhan Merupakan fase dimana penelitian melakukan pengumpulan informasi apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan Sistem Informasi Pembimbingan Akademik.analisa kebutuhan meliputi kebutuhan penyelesaian masalah dalam pembuatan sistem. 2.3. Desain Sistem Setelah mendapatkan fitur-fitur yang didapatkan maka selanjutnya adalah dengan merancang database dan merancang tampilan dan menu sistem informasi PA. menu yang ditampilkan berupa Menu pengaktifan NPM mahasiswa, supaya mahasiswa bisa melakukan pengisian KRS. Penentuan arsitektur disesuaikan dengan kebutuhan sekarang dan bisa kemudian waktu dikembangakan sehingga lebih sempurna. HASIL DAN PEMBAHASAN Pembimbingan akademik yang dilakukan dosen dan mahasiswa sebelumnya adalah dengan mencatat dibuku besar dan bila mahasiswa yang bersangkutan tidak melakukan bimbingan, mereka tetap bisa KRS. Dari cara ini muncul permasalahan yaitu dosen susah dalam mengontrol arsip akademik mahasiswa.dari ini maka muncul ide untuk mengembangkan suatu sistem infomasi. Pembimbingan akademik dilakukan setiap awal semester ini digunakan untuk mengontrol dan mengaktifkan Nomor Pokok Mahasiswa yang bersangkutan. Dengan diaktifkanya maka mahasiswa bisa melakukan KRS sesuai dengan matakuliah yang telah di sarankan oleh pembimbing. Sistem ini digunakan sebagai 45
Sistem Informasi Pembimbingan Akademik di Universitas PGRI Yogyakarta (Sunggito Oyama) aktifasi,jadi kalau ada mahasiswa yang belum melakukan bimbingan tidak bisa melakukan pengisian Kartu Rencana Studi(KRS). Sistem informasi ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman berbasis Web dengan database yang tekoneksi dengan Sistem Informasi Akademik UPY(SIAK). Berikut ini adalah Arsitektur Sistem Informasi Pembimbingan Akademik. Gambar 1. Arsitektur web PA Konsep arsitektur Sistem Informasi ini menggunakan konsep three-tier dimana ada lapisan yaitu web server dan database server. Pada web server di tempatkan souce code untuk menjalankan programnya dan kemudian meload atau mengambil data dari database server. Setelah konsep Arsitektur sudah terbentuk maka dibuat aplikasinya. Bahasa yang digunakan adalah PHP dengan database MySQL. Kemudian juga di sediakan domain dengan nama www.pa.upy.ac.id. berikut adalah tampilan awal dari program tersebut. 46
Gambar 2. Halaman Login Username dan password di bagikan kepada masing-masing dosen Pembimbing Akademik dengan menggunakan Surat yang di tujukan kemasing-masing yang bersangkutan, jadi username dan password ini bersifat pribadi. Setelah mengisikan username dan password lalu klik YA dan kemudian Login. Jika data yang dimasukkan tidak sesuai maka akan keluar peringatan password salah. Berikut adalah tampilanya Gambar 3. Pesan kesalahan Jika data yang dimasukkan adalah benar maka dosen Pembimbing akademik akan mendapatkan tampilan sebagai berikut: 47
Sistem Informasi Pembimbingan Akademik di Universitas PGRI Yogyakarta (Sunggito Oyama) Gambar 4. Tampilan aktifasi Bimbingan Akademik Kemudian dosen akan memasukkan Nomor Pokok Mahasiswa di Kolom NPM, dan juga bisa menggunakan pencarian berdasarkan Nama, setelah ketemu maka diklik di status mahasiswa dan dipastikan menjadi biru. Dan jika masih berwarna merah maka artinya mahasiswa belum diaktifkan. KESIMPULAN Adapun kesimpulan yang di peroleh dari Sistem Informasi Pembimbingan Akademik adalah sebagai berikut : 1. Aplikasi ini menggunakan koneksi internet sehingga bisa diakses dimana saja. 2. Dosen lebih mudah dalam mengkoordinir mahasiswa yang bimbingan. 3. Sistem ini untuk mengontrol dan mentertibkan mahasiswa supaya bimbingan terlebih dahulu sebelum mengisi KRS. 48
SARAN Berdasarkan perancangan sistem ini ada beberapa saran yang muncul agar dapat di kembangkan selanjutnya, diantaranya adalah: 1. Menu terintegrasi dengan Kartu Hasil Studi Mahasiswa. 2. Terdapat Menu SMS Gateway untuk mempermudah dalam mengingatkan mahasiswa. 3. Terdapat menu jumlah SKS yang belum ditempuh. DAFTAR PUSTAKA [1] ajib, hanani. 2008. Rancang bangun siste informasi Online universitas islam negeri malang [2] Rony, Muhammad Ainur and Putra, Putu Utama Sanjaya and Kalvinly, and Asmarani, Bimby Dara (2012) SISTEM INFORMASI DOSEN PENASEHAT AKADEMIK PADA FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI UNIVERSITAS BUDI LUHUR. Semantik 2012. pp. 42-46. ISSN 979-26 - 0255-0 diakses 20 agustus 2017 [3] http://digilib.unsri.ac.id/download/2tier%20vs%203tier14082009.pdf, diakses 27 April 2011 [4] Herlambang, Soendoro, dan Tanuwijaya, Haryanto. 2005. Sistem Informasi: konsep, teknologi, dan manajemen. Graha Ilmu. Yogyakarta [5] Septian, Gugun. 2011. Trik Pintar Menguasai Codeigniter. Jakarta: PT. Elex Media. [6] Wardana, 2010 Menjadi Master PHP dengan Framework CodeIgniter, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta. [7] Siswoutomo, Wiwit. 2005. Membuat Aplikasi Database Berbasis Web. PT. Gramedia: Jakarta 49