TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN, DAN PEMELIHARAAN ARSIP DI RUANG KEPALA TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Oleh: INDAH PERMATA SARI 082103097 D-III Kesekretariatan Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Medan 2011
KATA PENGANTAR Assalamu alaikum Wr. Wb. Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulillah penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan. Adapun judul Tugas Akhir ini adalah SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN, DAN PEMELIHARAAN ARSIP DI RUANG KEPALA TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA. Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan waktu, ilmu, dan pengetahuan penulis. Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini. Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik
secara langsung maupun tidak langsung sehingga memungkinkan penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Teristimewa kepada Kedua Orang Tua saya Ir. H. M. Sueib Thahir Nst (Ayahanda) dan Hj. Tinneke Nurhayati Lbs (Ibunda) tercinta serta Adik saya M. Taufik Fadli Nst. Terima kasih atas dukungannya yang merupakan pendorong semangat bagi penulis yang telah membesarkan, mendidik, dan memberikan kasih sayang, doa, dukungan, semangat, serta kesabaran sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya dengan baik. Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan hidayah-nya kepada mereka. 2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi. 3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan. 4. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi. 5. Ibu Frida Ramadhini, MM selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan dorongan kepada penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini. 6. Bapak M. Simba Sembiring, SE, Msi selaku Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi. 7. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
8. Buat yang spesial Yovi Hamdani yang telah banyak memberikan semangat serta pengertiannya selama ini dan selalu setia mendampingi penulis. 9. Sahabat-sahabatku tersayang Dian, Arini, Putri, Nadia, Dina, Tuti, Mira, Liza, Dania, Ririn, Milna, dan Ocy terima kasih buat kalian semua atas motivasi dan dukungannya yang telah selalu menemani penulis selama perkuliahan baik suka maupun duka. 10. Buat teman-teman DIII Kesekretariatan stambuk 2008 yang tidak mungkin penulis sebutkan satu-persatu, terima kasih semuanya telah memberikan pelajaran berharga dalam hidup penulis selama tiga tahun ini. 11. Teman-teman seperjuangan selama magang Group 4 Shinta, Dwischa, Fina, Grace, Rizky, dan Imran yang telah kita lewati bersama selama sepuluh minggu, banyak cerita suka dan duka yang kita hadapi. Penulis akan selalu mengenang saat-saat bersama kalian. Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian. Medan, Maret 2011 Penulis Indah Permata Sari
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... iv DAFTAR TABEL... vi DAFTAR GAMBAR... vii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 4 C. Tujuan Penelitian... 4 D. Manfaat Penelitian... 4 E. Jadwal Kegiatan... 5 F. Sistematika Penulisan... 6 BAB II PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU... 7 B. Jenis Kegiatan... 9 C. Struktur Organisasi... 10 D. Uraian Tugas... 12 E. Kinerja Organisasi Terkini... 17 F. Rencana Kegiatan... 18 BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Arsip dan Kearsipan... 19 B. Fungsi Arsip... 21 C. Peranan Arsip... 22 D. Tujuan Kearsipan dan Pokok Unit Kearsipan... 23 E. Jenis-Jenis Arsip... 23 F. Peralatan Penataan Arsip... 26 G. Sistem Penyimpanan, Pengamanan, dan Pemeliharaan Arsip... 29
BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan... 44 B. Saran... 45 DAFTAR PUSTAKA... 46
DAFTAR TABEL TABEL 1.1 Jadwal Kegiatan... 5
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU. 11