TUGAS AKHIR SISTEM PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN KEARSIPAN PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA OLEH : REVINA UDHY WAHYUNI 072103047 PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2010
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR NAMA : REVINA UDHY WAHYUNI NIM : 072103047 PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN JUDUL : SISTEM PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN KEARSIPAN PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Tanggal: 2010 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan ( Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si) NIP. 19620513 199203 2 001 Tanggal:...2010 D e k a n ( Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec) NIP. 19550810 198303 1 004
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR NAMA : REVINA UDHY WAHYUNI NIM : 072103047 PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN JUDUL : SISTEM PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN KEARSIPAN PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Medan,...2010 Menyetujui, Dosen Pembimbing (Dra. Komariah Pandia, M.Si) NIP. 19490919 197803 2 001
KATA PENGANTAR Puji syukur Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang di tangan-nya terletak kendali dan digenggaman-nya terletak segala kemudahan dalam menjalankan setiap hal. Hanya berkat rahmat dan ridho-nya lah Penulis akhirnya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Shalawat beriring salam juga Penulis hadiahkan kepada junjungan seluruh umat muslim nabi besar Muhammad SAW. Dengan segala kerendahan hati dan ketulusan jiwa Penulis menyadari masih banyak kekurangan didalam penulisan Tugas Akhir ini, hal ini dikarenakan kurangnya pengalaman dan keterbatasan kemampuan Penulis. Untuk itu Penulis memohon maaf atas segala kekurangan yang ada didalam penulisan Tugas Akhir ini. Kritik dan saran yang bersifat membangun juga sangat diharapkan Penulis guna kesempurnaan Penulis dimasa yang akan datang. Selama proses penyelesaian tugas akhir ini, dimulai dari pelaksanaan magang, riset hingga akhirnya penyelesaian penulis telah banyak menerima bantuan dan bimbingan. Penulis juga menyadari bahwa segala kerja keras penulis tidak akan berhasil tanpa bantuan dan bimbingan dari semua pihak. Untuk itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati serta rasa hormat perkenanlah penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi.
3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi D-III Kesekterariatan Fakultas Ekonomi. 4. Ibu Komariah Pandia, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu dan pikirannya untuk memberikan bimbingan (saran) yang sangat berguna kepada penulis dalam rangka penyusunan Tugas Akhir ini. 5. Ibu Esa Setiana, SE, MSi dan ibu Yunita Indriani SE, selaku Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi. 6. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 7. Kedua orang Tua, Papa tersayang : Drs. Raden Triyanto M.sn dan Mama tercinta Yuliani Indriati yang telah membesarkan dan memberi kasih sayang berlimpah. 8. Kakak-kakak penulis, Yunia Mega Gemala dan Amelia Ajeng Saraswati yang selalu memberikan kebahagiaan, dukungan dan semangat. 9. Teman-temanku Zahara, Putri, Ira, Ayu, Ulfa, Iin, Latifa, Januardy, Arandhea, terima kasih atas semangatnya dan terima kasih atas hari-hari yang telah ada. 10. Untuk teman-teman magang kelompok 8, serta teman-teman magang gelombang tiga khususnya anak sekretaris. 11. Buat anak-anak kesekretariatan 07 semoga sukses.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itup penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan Tugas Akhir ini agar dapat bermanfaat bagi kita semua. Medan, Juni 2010 Penulis, Revina Udhy Wahyuni
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... iv DAFTAR TABEL... v DAFTAR GAMBAR... vi BAB I BAB II PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Permasalahan... 4 C. Tujuan Penelitian... 4 D. Manfaat Penelitian... 4 E. Jadwal Kegiatan... 5 F. Sistematika Penulisan... 5 GAMBARAN UMUM ORGANISASI A. Sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU... 7 B. Struktur Organisasi... 10 C. Job Description... 13 D. Kegiatan Bagian Kemahasiswaan FE USU... 18 E. Rencana Kegiatan Bagian Kemahasiswaan FE USU... 19 BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian dan Fungsi Kearsipan... 20 B. Pengorganisasian Arsip... 23 C. Jenis Arsip... 24 D. Peranan dan tujuan Kearsipan... 25 E. Alat-alat yang digunakan untuk penyimpanan arsip Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU... 26 F. Sistem Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip pada Bagian Kemahasiwaan Fakultas Ekonomi USU... 30 G. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip... 37 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan... 43 B. Saran... 44 DAFTAR PUSTAKA... 45
DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Jadwal kegiatan... 5
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Struktur organisasi FE USU... 12 Gambar 2.2 Stuktur organisasi bagian Kemahasiswaan FE USU... 22 Gambar 2.3 Berita acara pemusnahaan arsip... 41