BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Komputer merupakan sarana pengolahan data dalam membantu manusia untuk dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan lebih cepat, tepat dan akurat. Aplikasi ilmu teknologi pada manajemen menciptakan sebuah sistem informasi yang telah mengakomodasikan hampir keseluruhan kebutuhan manajemen. Teknologi informasi telah memberikan solusi yang terbaik untuk meningkatkan kerja organisasi dan mengelola sumber daya yang menjadikan efektif dan efisiensi. Alat Tulis Kantor ( ATK ) merupakan alat penunjang pekerjaan dalam suatu perusahaan walaupun sekilas dianggap tidak penting, tetapi sebenarnya bagian ini merupakan faktor penunjang kebutuhan dalam suatu pekerjaan. Oleh karena itu masalah pengadaan ATK menjadi sangat penting untuk diperhatikan dan dikelola dengan baik sehingga semua permintaan yang diinginkan oleh suatu perusahaan tersebut dapat terpenuhi dengan manajemen yang baik. Sistem Informasi pengadaan ATK pada PT. Astragraphia masih menggunakan metode manual dengan menggunakan buku-buku catatan. Hal ini dapat mengakibatkan data yang selalu bertumpuk dan apabila ada pihak yang membutuhkan data-data tentang pemakaian ATK maka pencarian data akan memakan waktu yang cukup lama. Perancangan Sistem Informasi pengadaan ATK dari sistem manual ke sistem yang berbasis komputer, memberikan berbagai kemudahan bagi pegawai di dalam setiap Divisi pada PT. Astragraphia dalam proses penginputan data, pemrosesan data, pencetakan laporan-laporan dan penyajian informasi yang akurat pada setiap bagian yang terkait sehingga dapat menciptakan anggaran yang sehat dan transparan. Dalam hal ini penulis mempersempit ruang lingkup permasalahan yang akan dibahas, Sistem Informasi Pengadaan ATK dengan judul Perancangan Sistem Informasi E-Procurement Alat Tulis Kantor (ATK) pada PT. Astragraphia. 1
2 1.2. Perumusan Masalah Sistem yang baik adalah sistem yang mampu menampilkan informasi dengan cepat dan mudah dimengerti oleh user yang membutuhkan. Dengan hal tersebut maka dapat dirumuskan masalah yang dihadapi penulis dalam pembuatan sistem ini, yaitu: a. Membuat dan menghasilkan suatu laporan yang akurat untuk dapat menyimpan, menampilkan dan mengedit data yang dapat digunakan sebagai informasi. b. Dapat memonitoring permintaan pengadaan ATK secara cepat. c. Memudahkan karyawan melakukan permintaan pengadaan ATK 1.3. Ruang Lingkup Untuk memudahkan dalam penyelesaian tugas akhir ini maka perlu kiranya dibuat suatu batasan masalah. Adapun batasan masalah penelitian ini yaitu pengolahan pendokumentasian alat tulis kantor dalam setiap Divisi pada PT. Astragraphia yang meliputi proses permintaan ATK, pemesanan ATK, penyerahan ATK, monitoring jumlah ATK, Penerimaan Barang sampai dengan proses pembuatan laporan. Aplikasi ini tidak membahas sampai Merancang sistem Procurement untuk memenuhi kebutuhan produksinya, mulai pengecekan penawaran harga dari supplier, serta mengurus retur akan barang,serta evaluasi kerja. 1.4. Tujuan dan Manfaat 1.4.1. Tujuan Penelitian yang dilakukan mempunyai tujuan sebagai berikut: 1. Melakukan observasi terhadap sumber-sumber objek penelitian dalam setiap Divisi pada PT. Astragraphia. 2. Melakukan identifikasi terhadap kendala-kendala yang ada pada sistem yang berjalan. 3. Memberikan kemudahan kepada karyawan untuk setiap Divisi pada PT. Astragraphia dalam penginputan, dan pemrosesan data serta dalam penyajian laporan secara cepat dan akurat.
3 1.4.2. Manfaat Dari hasil penelitian yang dilakukan, diharapkan dapat memberi manfaat sebagai berikut: 1. Menghasilkan laporan hasil observasi yang akan menjadi landasan melakukan analisis terhadap kebutuhan sistem tersebut, guna meningkatkan kinerja pemakai sistem tersebut. 2. Terindentifikasi kendala-kendala setiap Divisi pada PT. Astragraphia khusus dibagian pengolahan alat tulis kantornya. 1.5. Metode Penelitian Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Penelitian Lapangan ( Field Reseach ) Penelitian yang melakukan mengadakan pengamatan langsung ke Bagian Umum pada PT. Astragraphia yang merupakan sumber informasi yang sangat penting yang dapat membantu dalam analisa dan untuk langkah selanjutnya dalam rangka pembangunan sistem yang akan dibuat. Dalam pengumpulan data penulis menggunakan dua cara yaitu: a. Wawancara Yaitu metode pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab langsung dengan para pengguna, dalam hal fungsi dan desain serta memahami akan hal yang akan dikembangkan sesuai dengan permasalahan penelitian. Hal ini dilakukan agar data yang diperoleh adalah data yang benar-benar akurat. Mengetahui apa dan bagaimana dari kegiatan pengolahan data serta informasi apa saya yang dibutuhkan oleh pengguna.
4 b. Observasi Yaitu metode pengumpulan data dengan cara mengamati dan mengetahui secara langsung jalannya sistem yang sedang berjalan saat ini dan proses kerja dari tugas masing-masing serta melihat fortmat-format laporan yang digunakan saat ini. 2. Penelitian Kepustakaan Penelitian yang Mencari topik-topik bahasan dan data teoritis yang bersumber dari buku-buku ilmiah, internet dan tulisan yang berkaitan dengan komputer dan masalah-masalah yang berkaitan dengan penelitian ini. 1.6. Metode Rekayasa Perangkat Lunak Adapun penulis dalam melakukan perancangan E-Procurement dengan menggunakan metode UML (Unified Modelling Languange), dan metode Waterfall yaitu pendekatan secara sistematis dan urut, mulai dari level kebutuhan sistem lalu menuju ke tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam model ini menurut Pressman : a. System / Informasi Engineering and Modeling permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software. Hal ini sangat penting, mengingat software harus dapat berinteraksi dengan elemen-elemen yang lain seperti hardware, database, dsb. Tahap ini sering disebut dengan Project Definition. b. Software Requirements Analysis proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software. Untuk mengetahui sifat dari program yang akan dibuat, maka para software engineer, misalnya fungsi yang dibutuhkan, user interface, dsb. Dari 2 aktivitas tersebut (pencarian kebutuhan sistem dan software) harus didokumentasikan dan ditunjukkan kepada pelanggan.
5 c. Design Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi representasi ke dalam ke dalam bentuk blueprint software sebelum coding dimulai. Desain harus dapat mengimplementasikan kebutuhan yang telah disebutkan pada tahap sebelumnya. Seperti 2 aktivitas lainnya sebelumnya, maka proses ini juga harus didokumentasikan sebagai konfigurasi dari software. d. Coding Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah computer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding. Tahap ini merupakan implementasi dari tahap design yang secara teknis nantinya dikerjakan oleh programmer. e. Testing / Verification Sesuatu yang dibuat haruslah diuji cobakan. Demikian juga dengan software. Semua fungsi-fungsi software harus diuji cobakan, agar software bebas dari error, dan hasilnya harus bener-bener sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya. f. Maintenance Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk didalamnya adalah pengembangan,karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu. Ketika dijalankan mungkin saja masih ada error kecil yang tidak ditemukan sebelumnya, atau ada penambahan fitur-fitur yang belum ada pada software tersebut. Pengembangan diperlukan ketika adanya perubahan dari eksternal perusahaan seperti ketika ada pergantian sistem operasi, atau perangkat lainnya.
6 1.7. Sistematika Penulisan Untuk memahami lebih jelas tugas ini, maka materi materi yang tertera pada tugas ini dikelompokkan menjadi beberapa sub sub bab dengan sistematika penyampaiannya sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN Berisi tentang Latar Belakang, Perumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian, Ruang Lingkup Penelitian dan Sistematika Penulisan. BAB II : LANDASAN TEORI Bab ini berisikan teori yang berupa Pengertian dan Definisi diambil dari kutipan buku yang berkaitan dengan penyusunan tugas ini. BAB III : ANALISA SISTEM BERJALAN Pada bab ini berisikan gambaran tentang Sistem Informasi Pengadaan Alat Tulis Kantor, uraian masalah dan analisa masalah pada sistem yang berjalan. BAB IV : RANCANGAN SISTEM USULAN Pada bab ini akan menerangkan tentang usulan yang berupa tahap rancangan dan desain sistem mengenai prosedur sistem. BAB V : PENUTUP Terdiri dari kesimpulan dan saran mengenai hasil riset dan penelitian secara keseluruhan pada aplikasi dan rancangan sistem usulan yang telah di bahas pada bab sebelumnya dan saran saran untuk penerapan sistem dimasa yang akan datang.