SALINAN WALIKOTA BATU PROVINSI JAWA TIMUR PERATURAN WALIKOTA BATU NOMOR 9 TAHUN 2016 TENTANG MANAJEMEN KUNJUNGAN TAMU DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA BATU DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA WALIKOTA BATU, Menimbang : a. bahwa dalam rangka tertib administrasi, efisiensi, dan efektifitas dalam mengelola kunjungan tamu ke Pemerintah Kota Batu, perlu adanya pengaturan mengenai manajemen kunjungan tamu pada Perkantoran Terpadu Pemerintah Kota Batu; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Peraturan Walikota Batu tentang Manajemen Kunjungan Tamu di Lingkungan Pemerintah Kota Batu; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi Kolusi dan Nepotisme (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851); 2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2001 tentang Pembentukan Kota Batu (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2001 Nomor 27, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4118); 3. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286); 4. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 126,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4438); 5. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234); 6. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679); 7. Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 292, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5601); 8. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 140, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4578); 9. Peraturan Presiden Nomor 87 Tahun 2014 tentang Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 199); 10. Peraturan Daerah Kota Batu Nomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kecamatan dan Kelurahan; 11. Peraturan Daerah Kota Batu Nomor 3 Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Kota Batu dan Sekretariat DPRD; 12. Peraturan Daerah Kota Batu Nomor 4 Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Bappeda, dan Lembaga Teknis Daerah; 13. Peraturan Daerah Kota Batu Nomor 5 Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah; 14. Peraturan Daerah Kota Batu Nomor 6 Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Satuan Polisi Pamong Praja; Halaman 2 dari 10 hlm
MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN WALIKOTA TENTANG MANAJEMEN KUNJUNGAN TAMU DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA BATU. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Walikota ini yang dimaksud dengan: 1. Daerah adalah Kota Batu. 2. Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menurut azas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. 3. Pemerintah Daerah adalah Walikota sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom. 4. Walikota adalah Walikota Batu. 5. Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah yang selanjutnya disingkat APBD adalah rencana keuangan tahunan pemerintahan daerah yang dibahas dan disetujui bersama oleh pemerintah daerah dan DPRD dan ditetapkan dengan peraturan daerah. 6. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah di Kota Batu. 7. Bagian Umum adalah Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Batu. 8. Bagian Protokol dan Rumah Tangga adalah Bagian Protokol dan Rumah Tangga Sekretariat Daerah Kota Batu. 9. Tamu adalah tamu dinas Pemerintah Kota Batu baik yang diatur secara keprotokolan maupun tidak dan tamu umum. Halaman 3 dari 10 hlm
10. Tokoh Masyarakat tertentu/orang yang paling dihormati adalah seseorang yang karena kedudukan sosialnya menerima kehormatan dari masyarakat dan/atau pemerintah pusat dan pemerintah daerah. BAB II RUANG LINGKUP Pasal 2 (1) Peraturan ini mengatur tentang pedoman manajemen kunjungan tamu. (2) Manajemen kunjungan tamu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. jenis dan kegiatan tamu; b. mekanisme kunjungan dan penerimaan tamu; c. waktu kunjungan tamu; dan d. tempat penerimaan tamu. BAB III MAKSUD DAN TUJUAN Pasal 3 (1) Maksud pengaturan mengenai manajemen kunjungan tamu adalah sebagai pedoman dalam pelaksanannya agar berjalan dengan tertib, efektif, dan efisien. (2) Tujuan pengaturan mengenai manajemen kunjungan tamu adalah: a. agar tamu yang berkunjung di Pemerintah Kota Batu dapat diterima dengan baik oleh pejabat yang berwenang; dan b. mengatur penempatan ruang untuk menerima tamu. BAB IV JENIS DAN KEGIATAN TAMU Pasal 4 (1) Jenis tamu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a adalah meliputi: a. tamu dinas Walikota/Wakil Walikota; b. tamu dinas Sekretaris Daerah/Asisten Sekretaris Daerah/Staf Ahli; dan c. tamu dinas SKPD/Bagian. Halaman 4 dari 10 hlm
(2) Kegiatan tamu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah sebagai berikut: a. orientasi lapangan; b. studi banding/benchmarking; dan c. kunjungan kerja. (3) Kegiatan tamu sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c meliputi: a. kunjungan Presiden dan/atau Wakil Presiden, ketua/pimpinan lembaga-lembaga tinggi negara beserta rombongan; b. kunjungan Menteri dan/atau Wakil Menteri atau kepala/pimpinan lembaga setingkat Menteri beserta rombongan; c. kunjungan Gubernur dan/atau Wakil Gubernur, Bupati dan/atau Wakil Bupati, dan Walikota dan/atau Wakil Walikota beserta rombongan; d. kunjungan Pimpinan DPRD Provinsi/ Kabupaten/Kota beserta rombongan; e. kunjungan Ketua Fraksi/Komisi/Pansus DPRD Provinsi/ Kabupaten/ Kota beserta robongan; f. kunjungan Kepala SKPD beserta rombongan; dan g. kunjungan Pejabat Eselon III dan/atau IV beserta rombongan. Pasal 5 Tamu Walikota di luar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf a, dapat berupa tamu khusus Walikota, baik dari perorangan, tokoh masyarakat, maupun masyarakat umum. BAB V MEKANISME KUNJUNGAN DAN PENERIMAAN TAMU Pasal 6 (1) Mekanisme kunjungan tamu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) wajib: a. mengirim surat permohonan melalui Bagian Umum paling lambat 2 (dua) minggu sebelum tanggal kedatangan; b. melakukan konfirmasi terlebih dahulu dan mengirimkan surat melalui fax kepada Bagian Umum dengan alamat Jalan Panglima Sudirman Nomor 507 Batu, nomor telpon 591026/fax 596089; dan c. diharuskan menginap di wilayah Kota Batu. Halaman 5 dari 10 hlm
(2) Bagian Umum dapat menerima atau menolak kunjungan tamu Sekretaris Daerah, Asisten, Staf Ahli dan/atau SKPD/Bagian setelah dikonfirmasikan dengan Pejabat terkait kunjungan tamu. (3) Tamu dengan kegiatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf a dan huruf b harus menyampaikan maksud kedatangannya paling lambat 1 (satu) minggu sebelum penyelenggaraan kegiatan kepada Bagian Umum serta menyampaikan kisi-kisi materi yang dilakukan orientasi lapangan dan studi banding. (4) Tamu dengan kegiatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2) huruf c harus mengirimkan materi/kuisioner yang akan digunakan dalam kunjungan kerja. Pasal 7 (1) Tamu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf a dan huruf b untuk kunjungan ke Perkantoran Terpadu Pemerintah Kota Batu diatur oleh Bagian Umum. (2) Tamu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) melapor kepada petugas Satuan Polisi Pamong Praja yang sedang bertugas atau petugas front office untuk selanjutnya diarahkan ke gedung pertemuan sesuai jadwal kegiatan yang telah ditentukan oleh Bagian Umum. (3) Tamu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diterima oleh Bagian Umum untuk selanjutnya mengikuti kegiatan sesuai jadwal dengan Master of Ceremony (MC) dari Bagian Protokol dan Rumah Tangga. (4) Tamu Walikota/Wakil Walikota sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf a untuk kunjungan ke pendopo/rumah dinas diterima oleh Bagian Protokol dan Rumah Tangga, selanjutnya mengikuti protokoler kenegaraan yang telah ditetapkan. (5) Petugas front office sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus berpenampilan menarik, komunikatif, berwawasan, dan paling sedikit menguasai 1 (satu) bahasa asing. Pasal 8 (1) Kunjungan tamu Walikota sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf a dapat diterima langsung oleh Walikota atau diwakilkan kepada Wakil Walikota atau Sekretaris Daerah atau pejabat yang ditunjuk. Halaman 6 dari 10 hlm
(2) Kunjungan tamu Wakil Walikota sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf a dapat diterima langsung oleh Wakil Walikota atau diwakilkan kepada Sekretaris Daerah atau pejabat yang ditunjuk. (3) Wakil Walikota atau Sekretaris Daerah atau pejabat yang ditunjuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat menerima kunjungan tamu Walikota, sepanjang telah mendapat perintah langsung Walikota. (4) Sekretaris Daerah atau pejabat yang ditunjuk sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat menerima kunjungan tamu Wakil Walikota, sepanjang telah mendapat perintah langsung Wakil Walikota. Pasal 9 (1) Kunjungan tamu Sekretaris Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf b dapat diterima langsung oleh Sekretaris Daerah atau Asisten atau pejabat yang ditunjuk. (2) Asisten atau pejabat yang ditunjuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat menerima kunjungan tamu Sekretaris Daerah, sepanjang telah mendapat perintah langsung Sekretaris Daerah. (3) Kunjungan tamu Asisten atau Staf Ahli sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf b dapat diterima langsung oleh Asisten atau Staf Ahli atau pejabat yang ditunjuk. (4) Pejabat yang ditunjuk sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dapat menerima kunjungan tamu Asisten atau Staf Ahli, sepanjang telah mendapat perintah langsung Asisten atau Staf Ahli. Pasal 10 (1) Kunjungan tamu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf c wajib diterima oleh Kepala SKPD yang terkait. (2) Apabila Kepala SKPD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sedang melaksanakan tugas kedinasan lain atau berhalangan, dapat diwakilkan kepada Kepala Bagian pada Sekretariat Dewan, Sekretaris atau Kepala Bidang untuk Dinas dan Badan, dan Kepala Sub Bagian untuk Bagian Sekretariat Daerah. Halaman 7 dari 10 hlm
BAB VI WAKTU KUNJUNGAN TAMU Pasal 11 (1) Kunjungan tamu dinas Walikota/Wakil Walikota sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf a, dapat dilakukan pada saat jam kerja atau di luar jam kerja disesuaikan dengan agenda acara yang disusun Sekretaris Pribadi Walikota/Wakil Walikota. (2) Kunjungan tamu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 dapat dilakukan pada saat jam kerja atau di luar jam kerja disesuaikan dengan agenda acara yang disusun Sekretaris Pribadi Walikota. Pasal 12 (1) Kunjungan tamu dinas Sekretaris Daerah, Asisten, dan Staf Ahli sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf b dilakukan pada saat jam kerja. (2) Kunjungan tamu dinas SKPD/Bagian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf c dilakukan pada saat jam kerja. (3) Jam kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), hanya dilakukan pada hari Selasa sampai dengan Jum at. BAB VII TEMPAT PENERIMAAN TAMU Pasal 13 (1) Penerimaan kunjungan tamu dilaksanakan di ruang pertemuan Perkantoran Terpadu Pemerintah Kota Batu. (2) Ruang pertemuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditentukan Kepala Bagian Umum atau Unit Kerja yang ditunjuk. (3) Selain ruang pertemuan yang ditentukan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dapat diterima di ruang kerja masing masing SKPD/ Bagian yang disesuaikan dengan kapasitas dan jumlah tamu. Pasal 14 (1) Penerimaan tamu Walikota/Wakil Walikota sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf a dapat dilaksanakan di Perkantoran Terpadu/ruang kerja/pendopo/rumah dinas Walikota/Wakil Walikota. Halaman 8 dari 10 hlm
(2) Tamu khusus Walikota sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 dapat diterima langsung di Perkantoran Terpadu/ruang kerja/pendopo/rumah dinas Walikota. Pasal 15 (1) Penerimaan kunjungan tamu Sekretaris Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf b dapat dilaksanakan di Perkantoran Terpadu atau di ruang kerja Sekretaris Daerah. (2) Penerimaan kunjungan tamu Asisten dan Staf Ahli sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf b dapat dilaksanakan di Perkantoran Terpadu atau di ruang kerja masing-masing. BAB VIII PENGAWASAN DAN EVALUASI Pasal 16 (1) Dalam menjaga ketertiban, kenyamanan, dan memberikan kenangan terhadap tamu yang berkunjung di Perkantoran Terpadu, perlu dilakukan pengawasan dan evaluasi secara terpadu antar SKPD/Bagian yang terkait. (2) Untuk meningkatkan pengawasan dan evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dibentuk Tim. (3) Tim sebagaimana dimaksud pada ayat (2) terdiri dari: a. Asisten Pemerintahan dan Pembangunan sebagai Ketua; b. Kepala BKD sebagai Sekretaris; c. Kepala Dinas Perhubungan sebagai anggota; d. Kepala Dinas PU Cipta Karya dan Tata Ruang sebagai anggota; e. Kepala BPKAD sebagai anggota; f. Kepala Kantor Satuan Polisi Pamong Praja sebagai anggota; g. Kepala Bagian Umum sebagai anggota; h. Kepala Bagian Humas sebagai anggota; i. Kepala Bagian Protokol dan Rumah Tangga; dan j. Kepala UPT Perkantoran Terpadu. Halaman 9 dari 10 hlm
BAB IX KETENTUAN PENUTUP Pasal 17 Peraturan Walikota ini mulai berlaku pada tanggal 4 Januari 2016. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Walikota ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kota Batu. Diundangkan di Batu pada tanggal 22 Februari 2016 WALIKOTA BATU, ttd Diundangkan di Batu pada tanggal 22 Februari 2016 SEKRETARIS DAERAH KOTA BATU, EDDY RUMPOKO ttd WIDODO BERITA DAERAH KOTA BATU TAHUN 2016 NOMOR 9/E SALINAN SESUAI DENGAN ASLINYA KEPALA BAGIAN HUKUM SETDA KOTA BATU MUJI DWI LEKSONO,SH.MM Pembina TK.I (IV/b) NIP.19641010 198503 1 017 Halaman 10 dari 10 hlm