SISTEM
PERATURAN PERUNDANGAN UNDANGAN 1. UU NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN 2. PP NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG PERATURAN PELAKSANAAN TERHADAP UU NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN 3. UU NO 8 TAHUN 1997 TENTANG DOKUMEN PERUSAHAAN 4. UU NO 11 TAHUN 2008 TENTANG INFORMASI TRANSAKSI ELEKTRONIK 5. UU NO 14 TAHUN 2008 TENTANG KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK
RUANG LINGKUP ARSIP ARSIP ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS AKTIF INAKTIF ARSIP VITAL
HIRARKI ARSIP ARSIP ARSIP DINAMIS ARSIP DINAMIS AKTIF ARSIP DINAMIS INAKTIF TIDAK BERNILAI GUNA ARSIP USUL MUSNAH BERNILAI GUNA PERMANEN ARSIP STATIS EVIDENSIAL INFORMASIONAL
TERMINOLOGI ARSIP YANG BARU ARSIP Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
TERMINOLOGI ARSIP YANG BARU ARSIP DINAMIS Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. ARSIP STATIS Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan.
TERMINOLOGI ARSIP YANG BARU ARSIP VITAL Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. ARSIP AKTIF Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus. ARSIP INAKTIF Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
TERMINOLOGI ARSIP YANG BARU ARSIP TERJAGA Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. ARSIP UMUM Arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
KEBIJAKAN PEMBINAAN Kegiatan/ Peristiwa D I N A M I S S T A T I S Penciptaan Pemeliharaan Penggunaan Penyusutan PENGELOLAAN ARSIP Akuisisi Pengolahan Preservasi Akses Arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah struktur konteks isi Arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. a. Menjamin terciptanya arsip; b. Menjamin ketersediaan arsip; c. Menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan arsip; d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat; e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional; f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban; g. Menjamin keselamatan aset nasiona; h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik. SUMBER DAYA
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN NASIONAL SKN SIKN Suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antarberbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional Sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional JIKN Sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN BERTUJUAN a. Menjamin terciptanya arsip di pencipta arsip b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah c. Menjamin pengelolaan arsip yang andal d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak hak keperdataan rakyat 12
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN BERTUJUAN d. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional e. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip f. Menjamin keselamatan aset nasional g. Meningkatkan kualitas pelayanan publik 13
Problem Retensi Arsip Kebiasaan menyimpan semua arsip hasil kerja (penting & tidak) Kontrol laju pertambahan arsip sulit karena arsip penting & tidak, bercampur Menimbulkan kurangnya efisiensi dan efektivitas kerja
ARSIP DINAMIS LEMBAGA NEGARA PENYUSUTAN PENCIPTAAN ORGANISASI POLITIK PEMERINTAH DAEARH PENGGUNAAN & PEMELIHARAAN PENCIPTA ARSIP PERSEORANGAN LEMBAGA PENDIDIKAN ORGANISASI MASYARAKAT PERUSAHAAN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA ARSIP PERGURUAN TINGGI LEMBAGA KEARSIPAN ARSIP DAERAH PROVINSI ARSIP DAERAH KAB/KOTA PENCIPTAAN PENGGUNAAN &PEMELIHARA AN PENYUSUTAN AKUISISI PENGOLAHAN PRESERVASI LAYANAN/AKS ES ARSIP STATIS
ARSIP PERGURUAN TINGGI Pasal 27 (1) Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi (2) Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi (3) Pembentukan arsip perguruan tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan (4) Arsip perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari : a. satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi; dan b. Ciivitas akademika di lingkungan perguruan tinggi (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
Arsip dilihat dari bentuknya : arsip tekstual media baru elektronik foto film video audio bentuk khusus peta gambar arsitektur poster 18
KONSEP AUTENTISITAS DAN RELIABILITAS ARSIP Struktur Jenis, format, bentuk susunan naskah dinas Konteks Kewenangan, pejabat yang berwenang Konten Tugas pokok, fungsi unit kerja
Pendekatannya (Pengelolaan) Perkembangan kemajuan IPTEK terutama dibidang teknologi informasi dan komunikasi atau dibidang industri komputer telah menimbulkan spesialisasi baru dalam profesi kearsipan, dan kondisi ini harus dijadikan peluang bagi kemajuan di dunia kearsipan arsip arsip elektronik dibutuhkan pengetahun dasar tentang arsip perubahan dari satu sistem pengetahuan ke sistem pengetahuan yang lain dibutuhkan pengetahun komplementer tentang komputer 20
PROSES ARSIP ELEKTRONIK 1.DIGITALISASI 2.ALIH MEDIA 3.ELEKTRONIKISASI
AUTOMATION RECORDS MANAGEMENT 1. INFORMATION INTEGRITY 2. FINDING FILES (INDEXING) 3. SECURITY AND PRIVACY 4. ARCHIVAL ASPECTS (HISTORICAL VALUE) 5. SCHEDULING/DISPOSAL 6. CORPORATE LEVEL RETRIEVAL 7. LINKS TO PAPER FILES 8. BACKUPS RON ELLIOT CIDA - ASEAN SEMINAR RECORDS MANAGEMENT
-arsip -arsip adalah electronik file generally consist of any collection of information that is recorded in a code that can be stored by a computer and stored on some medium for retrieval viewing and use..patricia E. Wallace, Jo Ann Lee dan Dexter R. Schumbert, Records Management: Integrated Information System, 1992 23
-arsip adalah pada umumnya arsip elektronik terbagi dalam beberapa kumpulan informasi yang direkam dalam kode yang dapat disimpan dalam komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali dan dipergunakan. 24
UU NOMOR 11 TAHUN 2008 TENTANG Informasi Transaksi Elektronik Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahami;
surat item file KUMPULAN INFORMASI records archives
Ilustrasi proses aktivasi elektronik untuk e-arsip : input input input input proses dasar disimpan disimpan disimpan data file data records data archives data surat file ya Stop/ drop nilai ya tdk musnah nilai b tdk musnah Aktivasi elektronik a b data direktory/cloud 27
Ilustrasi proses aktivasi elektronik untuk e-arsip : input aktivasi elektronik aktivasi elektronik aktivasi elektronik proses dasar disimpan disimpan disimpan data file data records data archives data surat file ya Stop/ drop nilai ya tdk musnah nilai b tdk musnah Aktivasi elektronik a b data direktory/cloud 28
Caraka / Pos (masuk) Penyimpanan Arsip Nonelektronik PENGOLAH ARSIP Digitasi PUSAT BERKAS (CENTRAL FILE) Kontrol Operasi Registrasi APLIKA SI KEARSI PAN Penyimpanan Arsip Elektronik komunikasi kedinasan elektronik PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Caraka / Pos (keluar) INTERNET Surat elektronik (e-mail) PENGOLAH ARSIP
TERIMA KASIH