Prosiding SENTIA 2017 Politeknik Negeri Malang Volume 9 ISSN: 2085-2347 PEMODELAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN STOK BARANG BERBASIS WEB PADA PT. RUANG KREASI Yohannes Yahya Welim 1, Kusniati Rofiah 2 1,2 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur 1 yahyabl88@yahoo.com, 2 yahyabl99@gmail.com Abstrak Semakin meningkatnya jumlah proyek yang dikerjakan oleh PT Ruang Kreasi berbanding lurus dengan jumlah barang yang digunakan untuk mengerjakan proyek tersebut.belum adanya penyimpanan informasi mengenai stok barang yang ada di gudang, jumlah barang yang digunakan untuk proyek, serta jumlah sisa barang dari proyek yang dikembalikan ke gudang menyebabkan berbagai masalah yang menyebabkan keuntungan perusahaan menurun.berbagai masalah yang muncul karena tidak adanya manajemen stok barang yaitu barang hilang yang disebabkan oleh tidak adanya pencatatan history barang dan monitoring barang yang diretur, jumlah barang yang digunakan untuk mengerjakan suatu proyek tidak terkendali karena tidak ada pencatatan penambahan maupun sisa barang dari proyek yang menyebabkan Project Director sulit untuk mengetahui total barang yang digunakan untuk proyek tersebut, serta proyek tidak selesai tepat waktu karena pekerja kurang efektif dalam bekerja karena barang tidak tersedia. Barang yang akan digunakan untuk mengerjakan suatu proyek tidak tersedia karena jumlah barang yang dipesan kepada supplier kurang serta terjadi keterlambatan pengiriman barang dari supplier.untuk mengatasi masalah tersebut maka dibuatlah aplikasi Sistem Informasi Manajemen Stok Barang.Aplikasi ini digunakan untuk menyimpan informasi mengenai stok barang dari pemesanan barang sampai penggunaan barang tersebut. Kata kunci : barang, proyek, supplier, stok 1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang PT Ruang Kreasi yang bergerak di bidang pekerjaan konstruksi sipil dan design interior dalam menjalankan kegiatan bisnisnya memerlukan aplikasi yang berfungsi untuk manajemen stok barang karena munculnya berbagai masalah yang salah satunya menurunnya keuntungan perusahaan. Beberapa masalah yang muncul antara lain pertama, terjadinya kehilangan barang di gudang karena setiap ada pengeluaran barang dari gudang tidak dilakukan pencatatan serta tidak adanya bukti retur jika ada barang yang diretur.jika tidak ada bukti retur maka admin sulit untuk memonitoring barang apa saja yang telah diretur ke supplierserta bagaimana status barang tersebut apakah sudah dikirim ulang oleh supplier atau belum. Kedua, penggunaan barang yang tidak terkendali karena penambahan dan sisa barang dari proyek tidak terkendali.penggunaan barang yang tidak terkendali menyebabkan Project Director sulit untuk mengetahui total barang yang digunakan dalam suatu proyek.hal ini berpengaruh terhadap hasil evalusi proyek.jika total barang yang digunakan dalam suatu proyek melebihi total barang yang sudah direncanakan maka Project Director akan menganalisa I-15 mengapa proyek tersebut menggunakan barang lebih dari yang direncanakan dan begitu juga sebaliknya jika terdapat sisa barang dari proyek. Ketiga, proyek tidak selesai tepat waktu karena barang yang akan digunakan untuk mengerjakan proyek tidak tersedia, jika barang tidak tersedia maka kinerja pekerja menjadi tidak efektif karena pekerja memerlukan barang-barang tersebut untuk mengerjakan proyek.barang tidak tersedia karena total barang yang dipesan kepada supplier kurang serta supplier tidak tepat waktu dalam melakukan pengiriman barang. Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen Stok Barang Berbasis Web dapat menyelesaikan segala kebutuhan Perusahaan. 1.2. Permasalahan. a. Penggunaan barang untuk pengerjaan proyek tidak terkendali karena tidak adanya pencataan penambahandan sisa barang dari proyek sehingga sulit untuk mengetahui total barang yang digunakan untuk mengerjakan suatu proyek. b. Barang hilang yang disebabkan oleh tidak adanya pencatatan history barang serta barang yang diretur tidak termonitoring karena tidak ada bukti retur.
c. Proyek tidak selesai tepat waktu karena pekerja kurang efektif dalam bekerja.hal ini disebabkan karena barang yang akan digunakan untuk mengerjakan proyek tidak tersedia.jika barang tidak tersedia maka pekerja tidak bisa mengerjakan apa yang seharusnya mereka kerjakan dihari tersebut. Ada dua alasan kenapa barang tidak tersedia.alasan pertama yaitu karena barang yang dipesan kepada supplier tidak datang tepat waktu karena tidak ada evaluasi kinerja supplier sehingga sulit untuk mengetahui kinerja supplier.salah satu indicator yang menentukan kinerja supplier bagus adalah pengiriman barang bisa dilakukan tepat waktu. Alasan kedua kenapa barang tidak tersedia yaitu untuk mengerjakan suatu proyek Project Directorsudah memperhitungkan berapa banyak barang yang diperlukan untuk mengerjakan proyek tersebut.jika barang yang diperlukan masih tersedia di gudang maka barang yang ada di gudang tersebut akan digunakan tetapi jika barang tidak tersedia di gudang maka akan dilakukan pemesanan barang ke supplier tetapi karena data stok barang yang ada digudang tidak real time maka terkadang jumlah barang yang dipesan ke supplier kurang. 1.3. Tujuan. Memberikan suatu solusi untuk penyelesaian masalah pada sistem berjalan di PT Ruang Kreasi berupa suatu rancangan sistem informasi manajemen stok barang berbasis web. 1.4. Metode Penelitian. a. Wawancara Suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengajukan beberapa pertanyaan kepada narasumber yang mempunyai tanggung jawab terhadap kegiatan sistem perkreditan barang di Prioritas. Dalam hal ini penulis melakukan wawancara dengan staff administrasi dan Kepala Operasional selaku pimpinan cabang Prioritas pada cabang Beringin Tangerang dalam memperoleh data yang diperlukan. b. Observasi Kegiatan ini dilakukan untuk mengumpulkan data dengan cara pengamatan terhadap hal-hal yang berkaitan dengan masalah yang terjadi pada Prioritas sekaligus sebagai bahan masukan. I-16 c. Teknik Dokumentasi Merupakan metode pengumpulan data melalui arsip-arsip serta dokumendokumen yang terkait dengan kegiatan perkreditan barang agar dapat dijadikan sebagai acuan dalam perancangan sistem perkreditan barang yang terkomputerisasi. d. Analisa Sistem Adalah suatu metode pengembangan sistem yang menghasilkan sistem yang Object Oriented di mana sistem itu sendiri mampu memberikan suatu definisi dan penjelasan secara baik dan jelas. Tahapan tahapan yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1) Melakukan analisa pada sistem dengan mempelajari apa saja yang mampu dihasilkan oleh sistem yang telah ada. 2) Melakukan spesifikasi pada sistem, yaitu melakukan spesifikasi masukan seperti data, tahapan kegiatan dan lain lain sehingga menghasilkan keluaran yang diinginkan. Adapun tahapannya adalah sebagai berikut : a) Activity Diagram Diagram yang menggambarkan alur kerja atau workflow sebuah proses bisnis dan urutan aktifitas di dalam suatu proses. b) Use Case Diagram Diagram yang menggambarkan kebutuhan sistem dari sudut pandang user atau dilihat menurut pandangan orang yang berada di luar sistem. e. Metode Perancangan Sistem Dalam tahap perancangan sistem yang berfungsi sebagai alat proses atau pengolahan data dengan menggunakan metode berorientasi objek. Tahapan merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model sistem yang diusulkan dengan disertai perancangan database dan spesifikasi program. Adapun tahapan tahapan yang dipergunakan adalah sebagai berikut : 1) Entity Relationship Diagram (ERD) Merupakan alat yang dapat mempresentasikan hubungan yang
Prosiding SENTIA 2017 Politeknik Negeri Malang Volume 9 ISSN: 2085-2347 terjadi antara satu atau lebih komponen sistem. 2) Relasi Digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan model conceptual secara terperinci dengan adanya primary key dan foreign key. 3) Logical Record Structure (LRS) Terdiri dari link diantara tipe record, link ini menunjukan arah dari satu tipe record lainnya. 4) Spesifikasi Basis Data Digunakan untuk menjelaskan tipe data yang ada pada model data konseptual secara detil. 5) Normalisasi Untuk mengorganisasikan field dengan menghilangkan group elemen yang berulang atau sebuah langkah atau proses untuk menyederhanakan hubungan elemen data di dalam tabel (record) dapat dilakukan dengan cara normalisasi. 6) Sequence Diagram Menggambarkan berbagai aliran aktifitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing masing aliran berawal, decision yang mungkin terjadi dan bagaimana mereka berakhir. 7) Class Diagram Menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan, asosiasi, dan lain-lain. 2. Hasil dan Pembahasan. Langkah dalam membuat uraian prosedur mengacu pada sistem berjalan manajemen stok barang pada PT Ruang Kreasi. a. Proses pemesanan barang Pemesanan barang dilakukan jika PT Ruang Kreasi mendapatkan proyek baru.project Director akan menghitung jumlah barang yang diperlukan untuk proyek tersebut.jika barang yang dibutuhkan tersedia di gudang maka tidak perlu dilakukan pemesanan barang kepada supplier tetapi jika barang tidak tesedia di gudang maka Project Director akan menyuruh Admin untuk membuat Purchase Order. Sebelum membuat Purchase Order Admin akan menghubungi Supplier melalui email atau telepon untuk menanyakan harga barang yang akan dipesan.jika sudah terjadi persetujuan harga antara Admin dan Supplier maka Admin akan membuat PurchaseOrder lalu menyerakan PurchaseOrder tersebut kepada Project Director untuk direview dan ditandatangani.jika Project Director sudah menandatangani PurchaseOrder maka Admin akan mengirimkan PurchaseOrder tersebut kepada Supplier melalui fax. Supplier akan mengirimkan barang pesanan jika PurchaseOrder sudah diterima.lama pengiriman barang dari Supplier kepada PT Ruang Kreasi sesuai dengan delivery date yang ada di PurchaseOrder. b. Proses penerimaan barang Barang pesanan dari Supplier akan dikirimkan ke alamat pengiriman yang ada di PurchaseOrder.Jika barang pesanan tersebut dikirimkan ke kantor PT Ruang Kreasi maka Admin yang akan menerima barang pesanan tersebut tetapi jika barang pesanan dikirimkan ke lokasi proyek maka mandor proyek yang akan bertanggung jawab untuk menerima barang tersebut. Saat Supplier mengirimkan barang pesanan, Supplier akan menyerahkan Surat Jalan,Faktur, dan Faktur Pajak lalu Admin atau Mandor Proyek yang bertanggung jawab terhadap penerimaan barang tersebut akan mengecek apakah barang yang dikirim sudah sesuai pesanan atau tidak.jika barang yang dkirim tidak sesuai pesanan maka Admin atau Mandor Proyek akan mengembalikan barang tersebut kepada Supplier.Jika yang mengembalikan barang pesanan adalah Mandor Proyek maka Mandor Proyek akan lapor kepada Admin bahwa ada barang yang dikembalikan ke Supplier supaya Admin bisa meng-followup barang yang dikembalikan tersebut. Jika semua barang yang dikirim oleh Supplier sudah dicek maka Admin atau Mandor Proyek akan menandatangani Surat Jalan. c. Proses pengembalian barang kepada Supplier Jika barang pesanan tidak sesuai dengan PurchaseOrder yang telah I-17
dibuat maka barang tersebut akan dikembalikan kepada Supplier untuk diganti.saat terjadi retur barang maka Admin akan menghubungi Supplier melalui email atau telepon untuk memberitahukan bahwa ada barang yang diretur. d. Proses penggunaan barang untuk proyek Stok barang yang ada hanya digunakan untuk mengerjakan suatu proyek.jika proyek sudah siap untuk dikerjakan maka Project Director akan memberikan perintah kepada Mandor Proyek untuk menggunakan barang tersebut untuk mengerjakan proyek. e. Proses sisa penggunaan barang dari proyek Terkadang tidak semua barang yang digunakan untuk mengerjakan suatu proyek terpakai semua. Jika hal tersebut terjadi maka Mandor Proyek akan memberikan informasi kepada Project Director melalui verbal atau telepon bahwa ada sisa barang dari proyek tersebut.kemudian Project Director akan memerintahkan Mandor Proyek untuk menyimpan sisa barang tersebut ke gudang. Gambar 2. Activity Diagram Penerimaan Barang Aktivitas Retur Gambar 3. Activity Diagram Retur Aktivitas penggunaan barang 2.1. Analisa Proses. Pada analisa proses ini akan dijelaskan seluruh aktifitas yang dilakukan pada sistem berjalan melalui activity diagram di bawah ini : Aktivitas dalam Pemesanan Barang Gambar 4. Actvity Diagram Penggunaan Barang Aktivitas sisa penggunaan barang Gambar 5. Activity Diagram Sisa Penggunaan Barang Gambar 1. Activity Diagram Pemesanan Barang Aktivitas Penerimaan Barang I-18
Prosiding SENTIA 2017 Politeknik Negeri Malang Volume 9 ISSN: 2085-2347 Entry Karyawan Admin Entry Kategori Barang Entry Supplier Entry Barang Project Director Entry Proyek Gambar 6. Use case Diagram Master Gambar 9. Entity Relationship Diagram Entry Penggunaan Barang Project Director Entry Sisa Penggunaan Barang Entry Pemesanan Barang Admin Entry Penerimaan Barang Entry Retur Gambar 7. Use case Diagram Transaksi Cetak Laporan Kinerja Supplier Gambar 10. Logical Record Structure Cetak Laporan Total Penggunaan Barang Project Director Cetak Laporan Stok Barang 2.2. Rancangan Layar Cetal Laporan History Barang Cetak Laporan Retur Cetak Laporan Stok Barang Admin Cetal Laporan History Barang Cetak Laporan Retur Gambar 8. Use case Diagram Laporan Gambar 11 Rancangan Layar Menu Utama I-19
diatasi sehingga pekerja bisa bekerja dengan efektif supaya proyek bisa dikerjakan tepat waktu. Gambar 12 Rancangan Layar Master 3.2. Saran a. Bukti - bukti pendukung hendaknya didokumentasikan dengan baik sehingga tidak mengalami kesulitan jika dibutuhkan. b. Menyediakan peralatan pendukung seperti software dan hardware untuk menerapkan sistem informasi ini. c. Memberikan pelatihan kepada karyawan untuk memperkenalkan sistem baru, agar sistem baru ini bisa digunakan dengan maksimal. d. Melakukan audit secara berkala. e. Melakukan backup secara berkala untuk menghindari kehilangan data. f. Melakukan pemeliharaan software dan hardware secara berkala untuk menjaga kinerja sistem supaya selalu stabil. Daftar Pustaka: Gambar 13 Rancangan Layar Transaksi Henderi,S.Kom, 2010, Unified Modelling Languange, Tangerang: Raharja Enrichment Centre Ladjamudin, Al-Bahra bin, 2013, Analisis dan Sistem Informasi, Yogyakarta:Graha Ilmu Nugroho, Adi, 2010, Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML dan JAVA, Yogyakarta:Andi, 2010 O Brien, James A., 2015, Pengantar Sistem Informasi, Jakarta:Salemba Empat Pudjo, Widodo, Prabowo, Herlawati, 2011, Menggunakan UML,Bandung:Informatika Gambar 14 Rancangan Layar Laporan 3. Penutup 3.1. Kesimpulan a. Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen Stok Barang penggunaan barang untuk pengerjaan proyek bisa terkendali kerena setiap ada penambahan ataupun sisa barang dari proyek selalu di record diaplikasi. b. Masalah kehilangan barang bisa diatasi dengan adanya pencatatan history barang dan monitoring retur. c. Dengan adanya laporan stok barang yang real time dan laporan kinerja supplier maka masalah stok barang yang tidak tersedia bisa Subrata, Tata, 2012, Analisa Sistem Informasi, Yogyakarta : Andi Soemarso S.R, 2009, Akuntansi : Suatu Pengantar. Buku Satu Edisi Lima, Jakarta: Salemba Empat Siswosoediro, Henry S., 2008, Buku Pintar pengurusan Perizinan & Dokumen, Jakarta : Transmedia Pustaka Wicaksono, Yogi, 2008, Membangun Bisnis Online dengan Mamboo++ CD. Jakarta: PT Elex Media Komputindo Yakub, 2012, Pengantar Sistem Informasi, Yogyakarta:Graha Ilmu I-20