Berbagai Dokumen Penting Ekspor Pertemuan ke-6
BERBAGAI DOKUMEN EKSPOR 1. Invoice 2. Sales Contract 3. PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang ) 4. Full Set on Board Ocean Bill of Lading / Airway bill 5. Packing / weight List 6. Certificate of Origin (COO) 7. Insurance policy 8. Shipping Agent Certificate 9. Exporter s Certificate
DOKUMEN-2 EKSPOR (lanjutan) 10. Manufacturer s Certificate 8. Beneficiary s Certificate 9. Surveyor s Certificate 10. Drafts 11. Certificate of Quality 12. Manufacturer s Quality Certificate 13. Sanitasi Helth and Veterinary Certificate 14. Weight Note and Measurement List 15. Letter of Credit ( L/C)
2. SALES CONTRACT Adalah suatu kontrak dagang antara pihak penjual dengan pihak pembeli komoditi. Sebelum sales contract diterbitkan, maka dokumen pertama yg muncul adalah Enquiry, yaitu permintaan pembelian dari potential buyer. Enquiry akan dibalas dengan Quotation atau penawaran harga, jika quotation tersebut disetujui, maka tahap berikutnya adalah penerbitan sales contract oleh saller. Sales contrac tsb akan dijadikan dasar pembuatan Leter of Credit (L/C).
URUTAN-URUTAN SALES CONTRACT Ada 13 hal yg harus menjadi perhatian dalam sales contract: 1. Adanya penunjukan oleh supplier kepada pihak importir / buyer / distributor 2. Setelah penunjukan diterima oleh pihak yg ditunjuk, kesepakatan diantara kedua belah pihak telah terjadi yakni perihal perjanjian pendistribusian komoditas tertentu yg diatur dlm pasal/clausel tertentu 3. Adanya pernyataan yg jelas tentang jenis komoditas yg akan disepakati.
4. Setelah disepakati jenis komoditasnya, lalu dijelaskan kemana komoditi tersebut didistribusikan serta wilayah yg ditunjuk 5. Kewajiban / target-target yang harus dicapai oleh distributor, misal dalam satu bulan harus tercapai berapa peti kemas, sebaliknya supplier pun wajib mematuhi ketentuan kelancaran pencapaian target 6. Supplier & distributor wajib menjaga misalnya harga penjualan, promosi maupun strategi pemasaran lainnya. 7. Dalam perjanjian harus diperjelas berbagai kemungkinan risiko di luar kemampuan manusia, seperti gempa, banjir dll (force majeur), para pihak tidak dapat disalahkan, baik tidak tercapainya target maupun terlambat pengiriman
8. Perlu dijelaskan tentang penggunaan merk dagang/trade marks, logo, disain, hak cipta dll yang berhubungan dg hak milik intelektual. Juga diperjelas bila salah disain, pihak mana yang bertanggung jawab 9. Syarat pembayaran dan penerimaan barang harus tercantum di dalam sales contract 10. Dalam kontrak perjanjian tersebut hukum di negara mana yang berlaku, jika sampai terjadi sengketa atau selisih pendapat
1. INVOICE q Adalah bukti perincian tentang barang-2 yg dijual/beli, ada tiga macam invoice: 1. Proforma Invoice: Penawaran dlm bentuk invoice (faktur) 2. Commercial Invoice: merupakan bukti transaksi yang memuat tentang perincian barang termasuk merek, berat, ukuran, nama kapal, harga satuan barang, nama kapal, nama pelabuhan dll. 3. Consular Invoice: Invoice yg dikeluarkan Kedutaan/Konsulat Jenderal, tujuannya untuk mengetahui adanya dumping atau tidak pada suatu negara.
11. Kontrak tersebut akan berlaku efektif sejak kapan, berapa jangka waktu yang dianggap ideal. Dalam keadaan bagaimana sales contrac tersebut berakhir. Bila supplier melakukan wanprestasi / ingkar janji tidak tepat waktu, tidak mengirim sesuai yang diminta, spesifikasi komoditi tidak sesuai dengan sales contract apa solusinya 12. Jika terjadi wanprestasi, maka pihak-pihak yang merasa dirugikan dapat mengajukan gugatan / claim 13. Hal-hal lain di luar 12 poin di atas, maka perlu dicantumkan juga misal biaya pembuatan kontrak tanggung jawab siapa, after sales service, jika terjadi likuidasi/kepailitan, pihak siapa yang harus merealisasikan proses tersebut.
ISI SALES CONTRACT Isi kontrak dagang (sales contract) meliputi: 1. Nilai, harga satuan dan total komoditi 2. Volume komoditi 3. Syarat-syarat / metode pembayaran 4. Syarat-syarat / metode penyerahan barang 5. Berbagai dokumen yg diperlukan spt : Commercial invoice / faktur dagang, Bill of exchange, B/L dan atau AWB, wesel, packing list, COO, Certificate of analysis, dll 6. Cara-cara pengapalan (part shipment / transhipment)
7. Cara pembuatan dokumen 8. Perusahaan pelayaran mana yg ditunjuk 9. Nama Bank pengirim L/C (advising bank) 10. Jenis, bentuk & cara penyampaian L/C 11. Pihak yang menanggung biaya L/C 12. Cara penyelesaian claim 13. Klausal asuransi 14. Pelabuhan muat & pelabuhan bongkar termasuk (Place of delivery & Place of receipt ) 15. Tanggal pengapalan terakhir & berlakunya L/C 16. Jangka waktu penyerahan dokumen 17. Shipping marks pada kemasan & 18. Special condition.
3. PEB (PEMBERITAHUAN EKSPOR BARANG ) Pasal 2 Bab II SK Menkeu RI No. 557/KMK.04/2002 tentang Tata Laksana Ekspor, dinyatakan bahwa: ⑴ Barang yang akan diekspor wajib diberitahukan dan didaftarkan ke Kantor Pabean dengan menggunakan PEB ⑵ Penyampaian PEB dapat dilakukan secara langsung dg tulisan di atas formulir atau melalui media elektronik ⑶ Eksportir wajib mengisi PEB dg lengkap & benar dan bertanggung jwb atas kebenaran hal-2 yg diberitahukan dlm PEB
4. a. FULL SET ON BOARD OCEAN BILL OF LADING ( B/L) q B/L adalah dokumen pengapalan yg membuktikan bahwa barang yg tercantum di dalammnya sudah termuat di dalam kapal. q FUNGSI BIL OF LADING ( B / L ) 1. Bukti tanda penerimaan barang oleh carrier dari shipper 2. Bukti Kontrak pengangkutan dan penyerahan barang antara pengangkut dan pengirim 3. Bukti pemilikan yg menyatakan bahwa orang yg memegang B/L adalah merupakan pemilik syah dr barang yg tercantum dlm B/L
b. Air Way Bill (AW/B) Adalah tanda bukti pengiriman barang (komoditi) yg dikirim via pesawat udara utk / kepada orang dan alamat tertentu. 5. PACKING / WEIGHT LIST q Dokumen yg berisi tentang uraian barang-2 yg dipak, dibungkus, atau diikat dlm peti, kaleng, kardus dsb yg fungsinya utk memudahkan pemeriksa-an oleh Kantor Bea Cukai (KBC) dan pembongkaran di negara tujuan
6. CERTIFICATE OF ORIGIN (COO) Surat Keterangan Asal ( SKA) q Surat pernyataan yg ditanda-tangani utk membuktikan asal usul barang-2 yg diekspor dan bahwa barang-2 tsb benar-2 hasil produksi dari negara eksportir.
7. INSURANCE DOCUMENT Dokumen asuransi atau polis asuransi mencantumkan pihak yg meminta asuransi dan kpd siapa claim harus dibayarkan jika terjadi risiko. 8. SHIPPING AGENT CERTIFICATE Dikeluarkan oleh Shipping Agent atas perintah beneficiary berdasarkan perintah L/C, isinya mengenai jenis kapal beserta jalur pelayarannya.
9. EXPORTER S CERTIFICATE Merupakan surat keterangan dari eksportir yg menyatakan bahwa barang-2 yg dikapalkan merupakan hasil produksi sendiri atau produksi dari pihak lain 10. MANUFACTURER S CERTIFICATE Merupakan surat keterangan dari pembuat barang yg menyatakan bahwa barang itu merupakan benar-2 hasil sendiri.
11. BENEFICIARY S CERTIFICATE Surat keterangan yang menyatakan tentang telah dikirimnya dokumen asli / copy yang dibuat oleh eksportir. 12. SURVEYOR S CERTIFICATE q Merupakan sertifikat / keterangan tentang : 1) Keadaan barang yang dibuat oleh independent surveyor, 2) Juru pemeriksa barang / badan resmi yang disahkan oleh pemerintah (di Indonesia oleh PT Sucofindo) dan dikenal oleh dunia perdagangan internasional. q Surat / sertifikat ini memberikan jaminan : 1) Mutu dan jumlah barang, 2) Ukuran dan berat barang, 3) Keadaan barang, pembungkus dan pengepakan, 4) Banyaknya satuan isi masing-masing pengepakan.
13. DRAFTS / BILL OF EXCHANGE (WESEL) Dalam hubungannya dengan L/C maka wesel tersebut disebut juga sebagai documentary draft (wesel yang disertai dengan dokumen). q Jenis-jenis wesel : Sight draft dan Time Draft (Usance Draft)
14. Bill of Lading (B/L) Jenis-jenis B/L : 1. Short Form B/L : di dalam B/L tidak mencantumkan syarat-syarat peng-angukutan 2. Long Form B/L : di dalam B/L mencantumkan syarat-2 peng-angukutan secara terperinci 3. Trought B/L : dapat digunakan terus meskipun terdapat transhipment 4. Liner B/L : dikeluarkan oleh pelayaran yg memiliki jalur khusus 5. Charter B/L: digunakan utk penyewaan sebagian atau sebuah kapal
letter of credit (L/C) Jaminan pembayaran bersyarat, artinya surat yg diterbitkan oleh suatu bank (bank devisa) / issuing bank yg ditujukan kpd suatu bank di negara tujuan / advising / negotiating bank untuk kepentingan suatu pihak (beneficiary), atas permintaan suatu pihak (applicant) agar sejumlah dana disiapkan utk dibayarkan bila syarat-2 di dlm L/C terpenuhi. Syarat-2 L/C seperti: tgl pengapalan, daluarsa L/C, uraian barang, dokumen-2 yg diminta dll.