SISTEM INFORMASI AKADEMIK SISWA BERBASIS SMS GATEWAY PADA TK. ST. THERESIA I PANGKALPINANG Hendra Teknik Informatika STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel email : henz_savio46@hotmail.com Abstract: TK St. Theresia I is one of the kindergarden school in Pangkalpinang. In order to communication with parents about important information, the school staff use Connection Book. There are some problems in the commmunication proccess using Buku Penghubung which the student could not give the book to their parents beside that between school staff with parent in with they can t communicate about the student development because parents could not watch the students activities while they are at school. For that, SMS Gateway is the solution to overcome the problems. The purpose using SMS Gateway is to provide students activities information. Development metodology the writer use is the Sekuensial Linier metodology. With applications is expected to help both school staffs and parents to establish better communication so that can inform students development and enhancement TK St. Theresia I quality by criticism and suggetions from student parents. Keywords : SMS, SMS Gateway, Sekuensial Linier. 1. Pendahuluan SMS merupakan fasilitas yang paling banyak digunakan oleh masyarakat karena informasi dapat disampaikan secara cepat dan menjangkau banyak wilayah, serta didukung dengan tarif yang terjangkau. TK St. Theresia I merupakan sebuah taman kanakkanak yang ada di Pangkalpinang. Dalam berkomunikasi dengan orangtua pihak sekolah menggunakan sebuah buku penghubung, dimana buku tersebut berisi berbagai informasi seperti pengumuman hari libur sekolah dan kelengkapan barang yang harus disediakan untuk melaksanakan praktek di kelas. Dalam skripsi ini fasilitas SMS (Short Message Services) dimanfaatkan untuk memberikan layanan informasi siswa yang ada di TK St. Theresia I Pangkalpinang kepada orang tua siswa, meliputi penyampaian informasi mengenai pengumuman penting, penyediaan informasi nilai serta penyampaian dari orang tua siswa kepada sekolah meliputi laporan perkembangan siswa di rumah dan penyampaian kritik dan saran. Dengan demikian, informasi tersebut akan langsung disampaikan kepada orangtua dan orang tua juga dapat memantau perilaku dan perkembangan mereka saat di sekolah. 2. Tinjauan Pustaka 2.1. CRM (Customer Relationship Management) Customer Relationship Management atau lebih dikenal Manajemen Hubungan Pelanggan adalah strategi bisnis inti yang memadukan proses dan fungsi internal, jaringan eksternal untuk menciptakan dan menyampaikan nilai kepada pelanggan untuk mendapatkan keuntungan. [1] 2.2. Analisis Porter Lima Ancaman-ancaman (Five Forces Model Porter) Di dalam dunia persaingan ditemukan beberapa ancaman yang akan dihadapi oleh perusahaan. Porter menjelaskan bahwa persaingan terdiri dari lima ancaman-ancaman dan ancaman-ancaman tersebut dapat juga menjadi kesempatan bagi perusahaan.lima ancaman-ancaman yang dijelaskan Porter, yaitu : [2] Gambar 1 : Five Forces Model Porter 2.3. Metode Sekuensial Linier Model ini juga disebut dengan siklus kehidupan klasik atau model air terjun, dimana sekuensial linier mengusulkan sebuah pendekatan pengembangan perangkat lunak yang sistematik. Penulis menerapkan beberapa tahap siklus pengembangan Sekuensial Linier, yaitu: [3] Gambar 2 : Model Sekuensial Linier
2.4. SMS (Short Message Service) Short Message Services (SMS) atau layanan pesan singkat merupakan sebuah revolusi di media penyebaran informasi, dimana layanan yang digunakan tidak berbasis suara tetapi berbasis teks singkat. [4] 2.5. SMS Gateway Pada prinsipnya, SMS Gateway adalah sebuah perangkat lunak yang menggunakan bantuan komputer dan memanfaatkan teknologi seluler yang diintegrasikan guna mendistnbusikan pesan-pesan yang di-generate lewat sistem informasi melalui media SMS yang di-handle oleh jaringan seluler. SMS Gateway ini memanfaatkan modem untuk server pengiriman SMS. SMS memanfaatkan jaringan operator seluler untuk penginman sms, service gammu sebagai software sms gateway, dan database mysql yang di integrasikan dengan database. [5] 2.6. MySQL MySQL adalah sebuah program database server yang mampu menerima dan mengirimkan datanya dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan perintah standar SQL (Structured Query Language). Dimana MySQL dapat berperan sebagai client dan server, sehingga sering disebut database client/server. [6] 2.7. PHP PHP (Hypertext Processor) adalah bahasa pemrograman scripting sisi server yaitu bahasa pemrograman yang digunakan oleh server web untuk menghasilkan dokumen HTML secara onthe-fly yang merupakan interpreter yang dapat di eksekusi sebagai program CGI untuk server web atau dijadikan model dari server web. 2.8. Gammu Gammu berfungsi untuk menghubungkan antara komputer dengan ponsel. Gammu bisa dikoneksikan dengan berbagai macam handphone seperti Nokia, Siemens, dll. Gammu menggunakan bahasa C, dimana gammu bersifat open source sehingga source code dari gammu dapat dianalisa bagaimana gammu memparsing SMS atau memberi perintah kepada telepon genggam. [9] Gambar 3: Rich Picture Prosedur Penyampaian Informasi dari Pihak Sekolah 3.2. Analisis Permasalahan Berdasarkan analisis sistem dari TK St. Theresia I, maka dapat diidentifikasikan beberapa permasalahan yang akan diuraikan dengan menggunakan kerangka PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, and Service). Berikut ini diuraikan beberapa permasalahan yang muncul berdasarkan hasil identifikasi masalah pada TK St. Theresia I dengan menggunakan kerangka PIECES. P I E C E S Tabel 1 : Metode Framework PIECES Proses pembayaran manual yang perlu direkap sehingga terjadi penundaan waktu. Tidak ada penyampaian informasi dan penyimpanan dalam berkas yang banyak. Tidak ada permasalahan ekonomi. Kehilangan data. Beberapa siswa tidak menyampaikan buku penghubung kepada orangtua. Kurang komunikasi antara pihak sekolah dan orangtua. 3.3. Solusi Sistem yang Diusulkan Solusi Sistem yang diusulkan berupa pengembangan sistem menggunakan sms gateway, dimana orangtua siswa dapat melakukan request untuk mengetahui nilai, informasi pembayaran uang sekolah, dan orangtua siswa dapat mengirimkan perkembangan anaknya di rumah, serta kritik dan saran. Sedangkan dari sisi sistem, sistem dapat melakukan broadcast pesan berupa broadcast pengumuman penting. 3. Metode Penelitian 3.1. Prosedur Sistem yang berjalan Prosedur Sistem yang berjalan mencakup proses penyampaian informasi dari pihak sekolah, dimana proses dimulai dari Petugas TU/admin yang mengetik informasi dan dicetak sejumlah buku penghubung yang ada, dan kemudian diberikan ke setiap siswa, lalu siswa akan memberikan kepada orangtua mereka, dan setelah dibaca, orangtua akan menandatanganinya, kemudian keesokkan harinya siswa akan mengembalikan ke guru. Prosedur dapat dilihat pada Rich Picture dibawah ini; Gambar 4 : Rich Picture Sistem yang diusulkan
3.4. Analisis Kebutuhan Fungsional Dari Sistem Informasi Akademik Siswa Berbasis SMS Gateway pada TK St. Theresia I Pangkalpinang yang akan dibuat didefinisikan bentuk kebutuhan fungsional sebagai berikut : 1) Aplikasi dapat menerima dan mengirimkan sms (auto reply) mengenai : a) Pendaftaran registrasi Untuk dapat menggunakan aplikasi ini, orang tua/wali siswa harus mendaftarkan diri terlebih dahulu. b) Nilai semester Sms yang dikirimkan dari orang tua / wali siswa mengenai nilai semester yang diperoleh siswa dan akan disampaikan nilai yang diperoleh siswa lewat sms c) Pengumuman Pengumuman akan dikirim kepada orang tua/wali siswa baik lewat broadcast/request. d) Info Pembayaran Orang tua / wali siswa dapat melihat Info pembayaran lewat sms. 3.5. Analisis Kebutuhan Non Fungsional Analisis Kebutuhan non Fungsional perlu dilakukan agar sistem yang dibangun dan diimplementasikan pada TK St. Theresia I dapat memahami kebutuhan pengguna. Kebutuhan non fungsional yang dibangun yaitu : 1) User Interface Sistem yang dibangun harus user-friendly agar dapat mempermudah user dalam menggunakannya. 2) Control Sistem yang dibangun disertai dengan penggunaan User ID yang hanya dapat digunakan oleh pengguna yang mempunyai hak akses. 3) Service Sistem ini diharapkan memberikan respon yang cepat untuk user. 3.6. Class Diagram Diagram Kelas dari sistem ini terdiri dari 12 tabel, dimana memiliki keterikatan satu sama lain. Diagram Kelas sistem ini dapat dilihat di bawah ini; 2) Terdapat form yang berfungsi untuk mendata siswa, baik siswa baru ataupun mengupdate data siswa yang sudah ada. 3) Terdapat form yang berfungsi untuk menampilkan data dari orang tua / wali siswa yang telah melakukan registrasi sms gateway. 4) Terdapat form yang berfungsi untuk menampilkan data dari guru kelas. 5) Terdapat form yang berfungsi untuk membuat pengumuman. 6) Terdapat form yang berfungsi untuk menginput nilai siswa. 7) Terdapat form yang berfungsi untuk melihat sms yang masuk. 8) Terdapat form yang berfungsi untuk melihat sms yang keluar. 9) Terdapat form yang berfungsi untuk menampilkan keyword format sms. Gambar 5 : Class Diagram 4. Hasil dan Pembahasan 4.1. Tampilan Antarmuka Pada tampilan antarmuka, pengguna akan dihadapkan pada form Login dahulu sebelum menggunakan sistem. 10) Terdapat form yang berfungsi untuk mendata dan mengatur user pengguna sistem. 11) Terdapat basis data / database yang berfungsi untuk menyimpan data, yang meliputi data user, data siswa, data guru, data pengumuman, nilai siswa, sms masuk, sms keluar dan keyword format sms. Gambar 6 : Form Login
Setelah melakukan Login, pengguna akan masuk ke form menu utama seperti pada gambar di bawah ini. Gambar 10 : Form Nilai Gambar 7 : Form Menu Utama Di sisi lain, pihak sekolah dapat melakukan broadcast pesan ke orangtua melalui form broadcast pesan, dimana pihak sekolah dapat mengirimkan informasi ke semua siswa, ataupun siswa dari kelas tertentu, seperti pada gambar di bawah ini. 4.2. Pengujian Salah satu implementasi sistem ini, yaitu request pesan dari orang tua siswa yang berisi permintaan informasi nilai dan dibalas secara autoreply oleh sistem seperti pada gambar di bawah ini. Gambar 11 : Autoreply Request Informasi Nilai Gambar 8 : Form Broadcast Kemudian pihak sekolah menerima pesan dari orangtua ataupun request melalui form inbox, dimana form inbox berfungsi melakukan pengecekkan inbox yang diterima seperti pada gambar di bawah ini. 4.3. Pembahasan Dalam pembahasan diuraikan menggunakan analisis Porter Competitive Model dari Michael Porter, dimana analisisnya seperti gambar di bawah ini. Gambar 12 : Analisa Daya Saing Porter Gambar 9 : Form Inbox Dalam pengisian data nilai, pengguna dapat menggunakan form input nilai. Pada form input nilai ini pengguna mengisi nilai siswa dan akan tersimpan di dalam database seperti pada gambar berikut. 1. Persaingan antar aplikasi Sistem Informasi Akademik berbasis teknologi SMS Dimana dapat dikatakan TK St. Theresia I menjadi pionir dalam penggunaan sistem ini. 2. Pendatang Baru Pendatang baru yang menjadi ancaman meliputi Multimedia Message Service (MMS), dan Call Center.
3. Produk Pengganti Teknologi telepon dan SMS merupakan produk pengganti dari aplikasi ini, dimana telepon dan sms merupakan fasilitas yang dimiliki oleh setiap handphone. 4. Konsumen dan Pengguna Konsumen dan pengguna aplikasi ini yaitu orangtua siswa dan siswa, dimana hal ini dimaksudkan agar dapat memberikan pelayanan terbaik. 5. Pemasok Pemasok aplikasi ini adalah siswa dan orangtua siswa, dimana pemasok menggunakan sistem ini yang dimaksudkan memberikan kemudahan bagi orangtua siswa dan siswa 5. Kesimpulan dan Saran 5.1. Kesimpulan Berdasarkan uraian bab-bab sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan dari penelitian skripsi ini adalah sebagai berikut : a. Sistem informasi akademik berbasis mobile ini dapat memberikan informasi nilai dan informasi pembayaran SPP kepada Wali Murid TK St. Theresia I setiap bulannya, serta dapat menampung saran dan kritik yang di kirimkan oleh orang tua. b. Sistem informasi akademik berbasis mobile ini diwujudkan dengan pembuatan suatu aplikasi menggunakan PHP sebagai bahasa pemrograman, MySQL sebagai basis data dan Gammu sebagai Engine SMS Gateway. c. Dengan aplikasi berbasis SMS ini, penyampaian informasi secara otomatis lebih efisien karena tidak perlu lagi pemberitahuan secara lisan maupun edaran yang banyak memakan waktu dan media kertas. d. Proses sistem akademik yang sedang berlangsung digambarkan dengan activity diagram. e. Sistem Informasi Akademik berbasis SMS Gateway ini terdiri dari 8 request dan 1 broadcast. f. Modul-modul yang diperlukan dalam sistem Informasi Akademik meliputi pendataan sampai dengan modul untuk melihat sms masuk dan keluar. g. Basis data yang diperlukan pada Sistem Informasi Akademik berbasis SMS Gateway berjumlah 12 tabel. DAFTAR PUSTAKA [1] Buttle, Francis 2007, Manajemen Hubungan Pelanggan, Bayumedia, Jakarta. [2] Jogiyanto 2006, Sistem Informasi Strategik: Edisi ke - 2.Andi Offset, Yogyakarta. [3] Pressman, R.S 2004, Rekayasa Perangkat Lunak : Pendekatan Praktisi, Andi, Yogyakarta. [4] Zakaria, Marcus Teddy dan Josef Widiadhi 2006, Aplikasi SMS Untuk Berbagai Keperluan, Informatika, Jakarta. [5] Fahrudin, Tora 2012, PEMBUATAN MODEL SMS GATEWAY UNTUK PENYEBARAN DAN PENGOLAHAN REQUEST INFORMASI CIVITAS AKADEMIKA POLITEKNIK TELKOM, <diakses 25 Juli 2014, dari http://ebookbrowse.com/pemanfaatan-smsgateway-utk-penyebaran-informasi-mahasiswa-pdfd327596841/>. [6] Nugroho, Bunafit 2005, Database Relasional dengan MySQL, Andi Offset, Yogyakarta. [7] Sidik, Ir, Betha 2005, MySQL untuk Pengguna, Administrator, dan Pengembang Aplikasi Web, Informatika, Bandung. [8] Suryani 2008, RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI SEKOLAH VIA SMS GATEWAY BERBASIS CMS, <diakses dari http://lib.uinmalang.ac.id/> pada tanggal 23 Juli 2014. 5.2. Saran a. Diperlukan sosialisasi yang baik kepada orang tua siswa akan hadirnya sistem informasi akademik berbasis mobile ini. b. Pengembangan sistem informasi berbasis mobile yang lebih lengkap lagi, tidak hanya sebatas informasi, pembayaran, dan nilai, tetapi informasi yang lain juga. c. Diperlukan adanya perawatan dan pengawasan dari pihak yang bertanggung jawab dalam pemeliharaan sistem, agar sistem dapat berjalan dengan baik dan lancar.