SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PASIEN DI PUSKESMAS KETABANG SURABAYA Rinny Yulyani Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Narotama SURABAYA Dengan perkembangan teknologi informasi di bidang kesehatan, maka permasalahan tentang pengolahan data pasien yang dihadapi oleh puskesmas diharapkan dapat diselesaikan. Bila semua permasalahan tentang pengolahan data pasien dilakukan secara manual, akan membosankan sebab membutuhkan waktu yang lama. Penggunaan komputer merupakan solusi yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut, karena komputer dapat dengan cepat dan akurat dalam melakukan proses pengolahan data pasien yang terdapat pada puskemas yang bersangkutan. Pengolahan data pasien dengan menggunakan komputer diharapkan dapat membantu menyelesaikan permasalahan tentang data pasien yang dihadapi puskesmas, dalam laporan ini puskesmas yang dijadikan obyek adalah puskesmas Ketabang Surabaya. Pada laporan ini, perancangan perangkat lunak menggunakan data relational melalui tahap-tahap pembuatan Data Flow, Diagram Jenjang, Data Flow Diagram ( DFD ), Normalisasi, dan Entity Relation Diagram ( ERD ). Bahasa pemrograman menggunakan Borland Delphi 6.0 dan database yang digunakan adalah Interbase. I. PENDAHULUAN Kesehatan pada umumnya merupakan hal yang sangat penting bagi setiap kehidupan masyarakat. Bagi kota kota besar seperti kota Surabaya, Puskesmas sangat dibutuhkan oleh masyarakat, umumnya kalangan masyarakat menengah kebawah karena biaya yang relatif murah dan terjangkau oleh masyarakat luas. Karena banyaknya pasien yang semakin hari semakin bertambah maka sangat diperlukan sekali perancangan sistem yang lebih efisien. Dengan adanya hal tersebut maka sangat diperlukan sekali pengembangan dari sistem yang ada. Puskesmas Ketabang yang berlokasi di Jl. Taman Surya no. 1, yang terletak di kecamatan Genteng Surabaya. Dengan wilayah kerja 2 kelurahan, 23 RW dan 117 RT, luasnya wilayah kerja yang harus diperhatikan maka Puskesmas Ketabang Surabaya semakin kesulitan dalam menangani data pasien yang semakin banyak. Oleh karena itu pengolahan data pasien menjadi
suatu bentuk laporan dengan jumlah data yang banyak setiap harinya. Bukanlah suatu pekerjaan yang mudah jika dilakukan dengan manual, karena memerlukan banyak waktu dan tenaga, data yang sebenarnya siap diolah terpaksa harus ditunda pengolahannya. Hal ini dialami oleh beberapa Puskesmas di Surabaya khususnya Puskesmas Ketabang Surabaya yang dalam pengolahan datanya masih belum bisa menggunakan komputer dengan baik. Data yang masuk pada Puskesmas setiap harinya banyak sekali dan perlu diolah untuk pembuatan laporan. Data tersebut antara lain : - Nama Pasien - Usia / Umur - Jenis Penyakit - Obat yang digunakan. Dari data yang disampaikan oleh bagian loket kepada Tata Usaha yang bertugas melakukan pemeriksaan data pasien, data ini digunakan untuk mengetahui / mengevaluasi perkembangan kesehatan di lingkungan masyarakat disekitar Puskesmas Ketabang Surabaya. Karena hal ini merupakan informasi yang sangat penting bagi pusat untuk mengambil langkah langkah yang dianggap perlu. Permasalahan Hal tersebut bila dikerjakan secara manual akan sangat membosankan dan membutuhkan waktu yang sangat lama dan tenaga yang banyak. Kesalahan kesalahan dalam pengisian data sangat besar sekali peluangnya, karena data yang ditangani terlalu banyak. Hal tersebut akan mengakibatkan laporan yang diberikan kepada pusat akan terlambat dan bahkan mungkin akan banyak kesalahannya. Sedangkan laporan itu sangatlah dibutuhkan bagi pusat guna pengambilan keputusan dan kebijaksanaan yang dianggap perlu. Untuk menghadapi permasalahan ini Puskesmas Ketabang Surabaya dipandang perlu mengembangkan suatu sistem informasi secara terinci tentang data pasien dan faktor faktor lain sesuai dengan kebutuhan Puskesmas Ketabang Surabaya. II. TEORI PENUNJANG 2.1. Sistem Pada Puskesmas Puskemas adalah pusat pengembangan dan pelayanan kesehatan masyarakat yang sekaligus merupakan pos terdepan dalam pembangunan kesehatan masyarakat di wilayah kerjanya. Oleh karena itu Puskesmas merupakan pelayanan masyarakat yang sangat dibutuhkan oleh masyarakat umum. Berdasarkan pengamatan sehari- hari ditiaptiap Puskesmas khususnya di Puskesmas Ketabang Surabaya, dimana setiap bulannya pada saat memberi laporan ke pusat selalu mendapatkan masalah yang sama yaitu mengenai data pasien, stok obat yang ada dan jenis penyakit
rata - rata yang diderita oleh masyarakat daerah itu. Untuk mengetahui data pasien pada tiap bulan harus memeriksa laporan bulanan data pasien yang masuk pada bagian penerimaan pasien dan digunakan secara manual. Sedangkan untuk mengetahui penyakit haruslah memilah- milah jenis penyakit yang ada tiap hari selama 1 sebulan. Hal ini banyak menyita waktu bagi para petugas Puskesmas Ketabang Surabaya yang jumlahnya terbatas khususnya pada bagian loket, sedangkan masalah yang ditemui setiap hari pada tiap - tiap pasien berbeda. Oleh karena itu penulis mencoba membuat suatu program yang sangat berfungsi untuk mengetahui data pasien yang datang berobat maupun rujukan ke Rumah Sakit Umum Daerah ( RSUD ) setiap hari di Puskesmas Ketabang Surabaya. Output/keluaran dari program ini berupa data yang sangat membantu menunjukkan data pasien yang berobat pada wilayah Puskesmas Ketabang Surabaya dengan jenis penyakit rata-rata yang terjangkit pada wilayah kerja puskesmas Ketabang Surabaya. 2.2. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen ( Management Information System ) merupakan penerapan sistem informasi didalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Sistem Informasi Manajemen didefinisikan sebagai berikut : Suatu Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari interaksi - interaksi sistem - sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi. ( Edhi Sutanta, Sistem Basis Data, Konsep dan Perannya dalam Sistem Informasi Manajemen, Andi Offset, Yogyakarta, 1993 ) Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi - fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi. Sistem Informasi Manajemen merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. 2.3. Pengembangan Sistem Informasi Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah lama ada Siklus Pengembangan Sistem Informasi, meliputi empat tahap : a) Perencanaan sistem b) Analisis sistem c) Rancangan sistem d) Implementasi Tahap-tahap ini ditunjukkan pada gambar di bawah :
Gambar 2.1.Tahap Pengembangan Sistem Pengembangan Sistem a) Perencanaan Sistem : Perencanaan sistem merupakan tahapan awal atau pedoman untuk melakukan pengembangan sistem. Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan umumnya terlebih dahulu dimulai dengan adanya suatu kebijakan - kebijakan perencanaan untuk mengembangkan sistem itu. Tanpa adanya perencanaan yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan b) Analisis Sistem : Perencanaan Sistem Analisis Sistem Rancangan Sistem Implementasi Sistem Analisa sistem didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian - bagian komponennya dengan maksud mengidentifikasikan dan mengevaluasikan permasalahan - permasalahan, hambatan - hambatan yang terjadi dan perbaikan - perbaikannya. Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap rancangan sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang krisis dan penting. Karena kesalahan didalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. c) Rancangan Sistem : Rancangan sistem atau desain sistem adalah tahap analisis setelah analisis dari siklus pengembangan sistem, pendefinisian dari kebutuhankebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi, mengambarkan bagaimana suatu sistem dbentuk. d) Implementasi Sistem : Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan supaya siap untuk dioperasikan setelah dilakukan pengujian dan pengkajian ulang. III. ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1. Tinjauan Sistem Kerja Puskesmas Puskesmas merupakan salah satu bagian terpenting dalam pelayanan masyarakat di bidang kesehatan, terutama di pelosok pelosok pedesaan yang terpencil jauh dari kota.
Pelaksanaan laporan ini tidak lepas dari proses kerja yang dilakukan oleh dinas kesehatan sampai pada pasien. Fungsi pokok dari laporan ini lebih ditujukan pada pelayanan pasien agar wabah penyakit dapat diketahui secara dini. Pemeriksaan yang dilakukan lebih condong pada kesehatan masyarakat pada umumnya. Hal ini dapat dibagi antara lain: START BARU? TIDAK REGISTER PASIEN DOKTER PENYAKIT YA DAFTAR PASIEN DIAGNOSA PENENTUAN PENYAKIT KAMAR OBAT 1. Pendaftaran Pasien Pada saat pasien datang harus menuju loket ke pendaftaran untuk mengambil nomor urut yang telah disediakan. Bagi pasien baru diharuskan mendaftarkan diri terlebih dahulu dan bagi pasien yang pernah berobat menunjukan kartu berobat. Selanjutnya petugas pendaftaran mengisikan data pasien sesuai dengan nomor urut yang ada. RESEP PEMBUATAN RESEP RESEP RESEP END 2. Bukti Pemberian Resep. Bukti ini dikeluarkan pada saat pasien telah diperiksa Dokter untuk mengambil obat di kamar obat. Gambar 3.1. Dokumen Flow Resep 3.2. Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan pada sistem persediaan obat : 1. Laporan Keluar Obat. 2 Laporan Persediaan Obat.
TAHAP I 1. Pasien baru diharuskan mendaftarkan diri ke loket untuk pembuatan kartu berobat. Pasien lama menunjukkan kartu berobat ke loket dan mengambil nomor urut. 2. Pasien umum mendaftarkan diri ke loket untuk membayar biaya berobat, sedangkan pasien askes dapat mendaftarkan diri ke loket dengan menunjukkan kartu askes yang berlaku. 3. Bagian loket memberikan nomor panggil poli yang dituju sesuai dengan keadaan pasien, baik poli gigi, umum dan BKIA. TAHAP II 1. Pasien setelah mendaftarkan diri ke loket, akan dipanggil sesuai poli yang dituju. 2. Untuk pasien balita masuk ke BKIA untuk konsultasi penyakit yang diderita, bila balita tersebut sakit maka BKIA akan melimpahkan ke BP penyuluhan, pemeriksaan dan pengobatan pasien untuk diperiksa dokter dan diberi resep. 3. Untuk pasien periksa kehamilan, KB, Imunisasi masuk ke BKIA 4. Untuk pasien umum masuk ke BP Penyuluhan, pemeriksaan dan pengobatan pasien untuk di periksa dokter dan mendapatkan resep. 5. Untuk pasien sakit gigi masuk ke BP Gigi untuk mendapatkan perawatan dan pemeriksaan dari dokter gigi dan mendapatkan resep. 6. Untuk pasien umum dan gigi apabila di puskesmas tidak bisa menangani maka dokter dapat merujuk pasien ke rumah sakit umum daerah. 7. Setelah pasien diperiksa dan diberi resep maka pasien diharap menunggu panggilan dari kamar obat untuk mengambil obat. TAHAP III 1. Bagian kamar obat mendapat resep dari dokter untuk menyiapkan dan meracik obat sesuai dosis dan cara pemakaian. 2. Obat yang sudah disiapkan dan diracik, langsung diberikan pada pasien sesuai nomor, nama dan alamat pasien. 3. Setelah pasien mendapatkan obat maka pasien diperbolehkan untuk pulang. 4. Untuk pasien yang dirujuk ke rumah sakit umum daerah tinggal mengambil surat rujukkan dan langsung diperbolehkan untuk pulang. 3.3. Multi User Program multi user adalah program yang dapat digunakan oleh beberapa user dengan data yang terpusat. Dengan data yang terpusat maka membutuhkan suatu system keamanan yang berfungsi untuk mencegah adanya
penggunaan yang tidak berwenang untuk mengakses data tersebut. Program ini sudah memenuhi syarat multi user dengan alasan sudah memiliki system keamanan yang berdasarkan atas nama user. Dengan database yang mendukung multi user maka data dapat dimasukkan oleh beberapa user secara bersamaan tanpa mengalami masalah penumpukan data ataupun mengatasi penghapusan data yang bertingkat. 3.4. Skema Jaringan Komputer Jaringan komputer yang digunakan di puskesmas ketabang adalah jaringan komputer yang menggunakan model star, dimana komputer pada masing-masing bagian dapat terhubung antara satu dengan yang lainnya. Pada jaringan ini terdapat sebuah komputer yang berfungsi sebagai server yang digunakan sebagai komputer penyimpanan data (database), sehingga pada masingmasing bagian tidak perlu menyimpan data pada komputer yang terdapat di masing-masing ruangan tetapi data cukup tersimpan pada komputer server. Hal tersebut dapat kita lihat pada gambar di bawah ini. Gambar 3.3. Skema Jaringan Komputer Puskesmas Ketabang IV. IMPLEMENTASI PROGRAM 4.1. Implementasi Program Dalam implementasi ini digunakan bahasa pemrograman yang berbasis pada sistem operasi Windows yaitu bahasa pemrograman Delphi 6 dengan menggunakan database Interbase. Pada bab ini ditunjukkan rencana dari tampilan program yang dapat dilihat pada sub bab berikut ini. 4.2. Tampilan Program Pada tampilan program ini yang ditunjukkan pertama kali dari program tersebut yaitu Splash Screen (Tampilan menu utama) :
Pada pilihan menu master terdapat menu yang dapat dilihat sebagai berikut. Gambar 4.1 Interface Menu Utama Apabila akan memulai penggunaan aplikasi maka klik kiri mouse maka akan muncul pop up menu seperti di bawah ini. Setelah memilih Login maka muncul tampilan untuk mengisi password. Gambar 4.2. Form Login Gambar 4.3 Menu Master Pada pilihan Pasien akan terdapat aplikasi pengisian master pasien. Pada saat menginput data pasien disini akan diketahui pasien yang lama dan pasien yang baru. Pasien baru akan dibuatkan cetakkan kartu berobat dan mempunyai no.sid. Dengan no.sid pasien dapat berobat tanpa mendaftarkan diri lagi. Input data pasien dapat dilihat pada gambar dibawah ini. Setelah pengisian login dan password maka pengguna akan dapat menjalankan aplikasi ini sesuai dengan yang telah ditentukan.
Gambar 4.4 Master Pasien Pada menu master pasien terdapat fasilitas untuk mencetak kartu berobat pasien, seperti dapat dilihat pada gambar dibawah ini. Gambar 4.6 Master Dokter Pada pilihan master Obat maka akan muncul aplikasi seperti di bawah ini Gambar 4.5 Form Kartu Berobat Gambar 4.7 Master Obat Pada menu master juga terdapat pengisian data Dokter yang terdapat pada puskesmas yang dapat ditangani, seperti gambar dibawah ini.
Pada pilihan master Penyakit maka akan muncul aplikasi seperti di bawah ini. Pada aplikasi ini terdapat pula menu Proses dengan tampilan seperti dapat dilihat dibawah ini Gambar 4.8 Master Penyakit Pada pilihan master Kelurahan maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini Gambar 4.10 Menu Proses Pada menu Proses terdapat menu Diagnosa seperti dapat dilihat dibawah ini Gambar 4.9 Master Kelurahan Gambar 4.11 Form Diagnosa
Pada menu diagnosa terdapat tombol rujukan yang bertujuan untuk mencetak form rujukan pasien askes kepada rumah sakit yang dirujuk. Seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Pada menu Proses selain terdapat menu Diagnosa terdapat pula menu Resep seperti dapat dilihat dibawah ini Gambar 4.13 Form Resep Gambar 4.12 Form Rujukan Pasien
Pada menu Laporan terdapat laporan tentang data pasien, obat, dokter, rujukan pasien dan penyakit seperti terlihat pada gambar di bawah ini. Pada laporan data pasien dapat dilihat semua dengan memasukkan tanggal registrasi pasien, seperti terlihat pada gambar dibawah Gambar 4.16 Laporan Data Pasien Gambar 4.14 Menu Laporan Pada menu laporan data pasien ada dua laporan yaitu : semua data pasien dan data pasien sesuai poli. Laporan data pasien dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Setelah memasukkan input yang berupa tanggal registrasi pasien maka akan keluar tampilan untuk mencetak laporan data pasien, seperti terlihat pada gambar di bawah ini. Gambar 4.17 Cetak Laporan Data Pasien Gambar 4.15 Laporan Data Pasien
Selain data semua pasien, ada laporan data pasien sesuai poli yang dituju khususnya pasien askes yang dirujuk. Laporan data pasien sesuai poli dapat dilihat dibawah ini. seperti terdapat pada gambar di bawah ini. Gambar 4.20 Cetak Laporan Data Obat yang terpakai Gambar 4.18 Cetak Laporan Data Pasien Sesuai Poli Ada juga laporan data persediaan obat di kamar obat Puskesmas Ketabang, untuk mencetak laporan tersebut terdapat pada gambar di bawah ini. Pada menu laporan data obat dimasukkan tanggal obat keluar, seperti pada gambar dibawah ini. Gambar 4.19 Input Laporan Data Obat Setelah memasukkan tanggal obat yang dipakai maka muncul tampilan untuk mencetak laporan Gambar 4.21 Cetak Laporan Data Persediaan Obat
Untuk mengetahui data dari dokter yang bertugas maka disertakan pula laporan tentang data dokter yang bertugas, seperti gambar di bawah ini. Gambar 4.22 Laporan Data Dokter Tampilan laporan data dokter yang akan dicetak dapat dilihat pada gambar dibawah ini. Gambar 4.24 Input Laporan Rujukan Tampilan data pasien yang dirujuk ketika akan dicetak dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Gambar 4.23 Cetak Laporan Data Dokter Gambar 4.25 Cetak Laporan Rujukan Untuk mengetahui data pasien yang dirujuk disertakan pula laporannya, dengan memasukkan tanggal registrasi semua laporan akan muncul. Laporan seperti terdapat pada gambar dibawah ini.
Untuk mengetahui data penyakit yang terdapat pada tanggal tertentu, disertakan pula laporan data penyakit seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Dari laporan data penyakit nantinya semua akan mengetahui penyakit yang sering terjangkit oleh pasien khususnya diwilayah puskesmas ketabang. Laporan semua data penyakit dapat dilihat pada gambar dibawah ini. Gambar 4.26 Input Laporan Data Penyakit Gambar 4.28 Cetak Laporan Data Semua Penyakit Dengan tampilan laporan yang akan dicetak seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Sebagai kelengkapan terdapat menu utility yang berisi setting password dan setting dakter jaga, seperti terdapat pada gambar dibawah ini. Gambar 4.27 Cetak Laporan Data Penyakit Gambar 4.29 Menu Utility
Pada menu setting password dapat dipilih modul yang akan dipakai sesuai dengan hak user, hal ini terdapat pada gambar diwah ini. Gambar 4.30 Setting Password Menu set dokter jaga digunakan untuk menentukan dokter yang bertugas, seperti terdapat pada gambar dibawah ini. V. PENUTUP 5.1. Kesimpulan Dari penulisan laporan tugas akhir yang berjudul Sistem informasi Pengolahan Data Pasien di puskesmas Ketabang Surabaya ini dapat diambil kesimpulan : 1. Program ini dapat meningkatkan kinerja di Puskesmas yang secara tidak langsung dapat meningkatkan pelayanan terhadap pasien sehingga diharapkan dapat meringankan penderitaan pasien. 2. Pimpinan dapat memperoleh data dan laporan mengenai semua riwayat pasien yang pernah berobat di Puskesmas secara cepat dan tepat. Dari data laporan penyakit yang ada, puskesmas dapat melakukan penanganan penyakit terhadap suatu daerah dengan cepat yang kemudian dapat dipakai sebagai acuan apabila terdapat kasus yang serupa. Gambar 4.31 Set Dokter Jaga 5.2. Saran dan Pengembangan Sistem yang telah dibuat ini dapat lebih dikembangkan sesuai kebutuhan yang diinginkan pemakai : 1. Sistem ini dapat pula dikembangkan dengan jaringan online database pusat, sehingga data dapat
langsung dikirim ke pusat untuk mengetahui data pasien dan penanganan penyakit yang terjadi di suatu puskesmas. 2. Mengoptimalkan laporan ini dengan menggunakan sistem yang berbasis Web sehingga masyarakat dapat berkonsultasi, dalam hal ini sistem dapat mengatasi jarak antara daerah dengan pusat. 3. Memasyarakatkan penggunaan teknologi dibidang informasi kepada para pegawai sehingga dapat dengan mudah menggunakan aplikasi ini. 4. Sistem ini dapat pula digunakan oleh masyarakat, khususnya dalam program Dokter Keluarga, dimana setiap keluarga tahu tentang data penyakit dan dokter yang digunakan. DAFTAR PUSTAKA 1. Abdul Kadir, Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta, 1990. 2. Antony, Pemrograman Borland Delphi, Edisi 3, Andi Offset, Yogyakarta, 1996. 3. Edhi Sutanta, Sistem Basis Data, Konsep dan Perannya dalam Sistem Informasi Manajemen, Andi Offset, Yogyakarta, 1993. 4. Fatahansyah, Basis data, Informatika Bandung, 1999. 5. Harianto Kristanto, Konsep dan Perancangan database, Andi Offset, Yogyakarta, 1994. 6. Jogiyanto. HM, Analisa dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, 1990. 7. Jayanto, Membuat Aplikasi Database dengan Borland Delphi, Elex Media Komputindo, Jakarta, 1999. Riwayat Hidup Rinny Yulyani, lahir pada tanggal 2 Juli 1981 di Surabaya merupakan anak ke-4 dari 4 bersaudara.lulus dari SMF Surabaya pada tahun 1999.Pada tahun 2003 diterima menjadi mahasiswi di Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Narotama Surabaya.