40 BAB III METODE PENELITIAN Metode penelitian ini dibuat dengan maksud untuk mempermudah dalam memahami tahapan-tahapan dalam penelitian, dan juga untuk menguraikan urutan-urutan proses agar lebih sistematik dan terarah, sehingga tujuan dari penelitian bisa tercapai semaksimal mungkin. Metode penelitian merupakan sekumpulan tata cara dan prosedur sistematis dan terdokumentasi yang mendefinisikan siklus dan urutan pemecahan masalah untuk menentukan bagaimana suatu sistem dibangun. Adapun tahapan-tahapan yang dilakukan dalam penelitian ini dapat di lihat pada Gambar 3.1 3.1 Metode pemecahan masalah Pendahuluan Penentuan Masalah Penetapan Tujuan Penetapan Metode Sistem Informasi 40 A
41 A Data Sekunder - Wawancara - Pengamatan Tahap Pengumpulan Data Tahap Klarifikasi Data Data Primer Pengumpulan Formulir - Data Organisasi - Data sistem prosedur Identifikasi sistem aktual Perancangan Sistem dan Prosedur - Perancangan sistem usulan - Analisis sistem usulan Penerapan sistem - Penerapan sistem usulan - Analisa perbandingan sistem sebelum dan sesudah Pengambilan Kesimpulan Gambar 3.1 Metode penelitian 3.1.1 Tahapan Pendahuluan Tahapan ini merupakan tahapan awal untuk melakukan penelitian yang dilakukan. Tahapan pendahuluan ini dimaksudkan untuk mengetahui kendala-kendala yang dialami oleh departement Newprinting, dimana
42 penelitian ini dilaksanakan. Pada tahapan ini hal-hal yang dilakukan adalah dengan melakukan tinjauan dan melakukan wawancara-wawancara tahap awal dengan pihak-pihak terkait. Setelah dilakukan tahap pendahuluan dengan melakukan tinjauan ke lapangan dan wawancara tahap awal, maka dilakukanlah penentuan masalah. Masalah yang saat ini dihadapi oleh Departement Newprinting ialah kerumitan sistem informasi yang tersedia berkaitan dengan proses penyimpanan data yang kurang efisien dalam pemenuhan kebutuhan informasi yang berpengaruh dalam pengambilan keputusan Dengan melihat permasalahan yang dihadapi, maka dilakukan tahapan berikutnya yaitu penetapan tujuan. Tujuan yang di tetapkan adalah mengurangi tingkat kerumitan pekerjaan pada bagian pencatat penyimpanan data. Sehingga informasi yang disimpan dapat lebih akurat untuk pengambilan keputusan Setelah tahap penentuan tujuan dilakukan, maka metode pendekatan pengembangan sistem yang akan digunakan adalah pendekatan atas-turun (top-down approach). Alasan pemilihan pendekatan ini adalah keuntungan-keuntungan yang lebih banyak bisa diambil dari pendekatan bawah-naik (bottom-up approach). Selain itu juga ada permasalan yang ditimbulkan dari pendekatan bawah-naik, diantaranya : Pendekatan pernaakat lunak menjadi sulit, biaya perawatan dan pemeliharaan sistem akan mahal 3.1.2 Tahap Pengumpulan Data
43 Tahap pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis dibagi menjadi dua bagian, yaitu data-data primer, dan data-data sekunder. Cara-cara pengumpulan data yang dilakukan pada tahap ini dilakukan dengan tiga cara, yaitu : Wawancara Cara ini mulai dilakukan dari awal penelitian dilaksanakan. Mayoritas wawancara yang dilakukan adalah wawancara kepada kepala bagian Newprinting, dan sebagian kecil kepada supervisor dibagian teknisi dan produksi. Data-data yang dihasilkan dari wawancara ini termasuk kepada data primer karena data-data yang merupakan hasil wawancara tersebut adalah data-data utama yang diolah pada tahap pengolahan data. Pengumpulan formulir Pengumpulan formulir yang dilakukan adalah mayoritas pengumpulan formulir-formulir yang berupa data pembelian barang,data penerimaan barang dan data pengambilan barang. Cara ini dikategorikan ke dalam kelompok data sekunder. Pengamatan ke lapangan Pengamatan ini dilakukan untuk memastikan, apakah data yang didapat dari wawancara, dan dari pengumpulan formulir yang dilakukan sebelumnya, sesuai dengan keadaan yang ada dilapangan. Data hasil pengamatan ini dikategorikan ke dalam data-data primer.
44 Tujuan pengklarifikasian data adalah untuk mempermudah pengolahan data yang akan dilakukan. Pengklarifikasian data tersebut dikelompokan sesuai dengan kriteria yang diinginkan. Dengan pengklarifikasian data tersebut, maka data yang dikumpulkan akan lebih terarah, tidak bercampur. Dengan demikian kita akan mudah untuk mengolah data tersebut, dan kita akan segera mengetahui tentang data apa saja yang harus dicari atau dikumpulkan agar kegiatan penelitian ini menjadi lancar Data-data pada bagian ini adalah data yang didapatkan dari mayoritas wawancara yang dilakukan. Tetapi pada penyampaian data yang didapatkan tersebut tidak akan berbentuk berupa data wawancara, tetapi penulis langsung menggambarkannya dengan perangkat-perangkat sistem informasi yang digunakan. Penggunaan perangkat sistem yang digunakan akan ditampilkan pada pengolahan data. Penulis juga memberikan beberapa penjelasan-penjelasan tentang penggambaran sistem prosedur yang sedang berjalan ini. Data-data tentang sistem prosedur penyimpanan data yang diperolah, dibagi menjadi beberapa subsistem, hal ini bertujuan untul mempermudah penyusun dalam mengenali sistem secara keseluruhan dan secara rinci. Penjelasan tentang pembagian subsitem, diterangkan pada bagian selanjutnya. Sistem informasi dibutuhkan dalam pengambilan sebuah keputusan. Dari informasi ini para pengambil keputusan akan mendapatkan gambaran mengenai hal apa saja yang harus dilakukan sehingga keputusan yang diambil tidak menyimpang dari tujuan yang
45 diharapkan. Dari beberapa alternative keputusan yang dapat diambil maka akan membutuhkan jenis informasi yang berbeda antara satu keputusan dengan keputusan yang lainnya. Setelah mendapatkan data-data yang dibutuhkan, kemudian dilakukan pengolahan data. Metode yang dipergunakan pada masalah ini adalah pendekatan atas-turun (top-down approach). Dalam melakukan pengolahan data pada penelitian ini, penulis mempermudah beberapa tahapan-tahapan. 3.2 Perancangan Sistem dan Prosedur 3.2.1 Mengidentifikasi dan menganalisa sistem saat ini Data-data hasil pengumpulan yang dilakukan berkenaan dengan sistem dan prosedur yang saat ini sedang berjalan, pada tahap ini dicoba untuk digambarkan kedalam perangkat-perangkat sistem informasi. Pada bagian ini penulis mencoba untuk memecahkan data sistem prosedur dan aliran informasi yang didapatkan. Pertama-tama data yang ditampilkan adalah prosedur penyimpanan data di Dpt. Newprinting secara umum. Tujuan utama dari tahap ini adalah untuk mengetahui, baik itu secara umum maupun secara khusus, tentang sistem dan prosedur penyimpanan distribusi data di Dept. New Printing serta aliran informasinya, khususnya yang berkaitan dengan cara pemesanan, seperti telah dikatakan sebelumnya bahwa data didapatkan berdasarkan sistem informasi yang sedang berjalan saat ini, Tahapan-tahapan yang dilakukan
46 untuk mengidentifikasi sistem pada saat ini yaitu dengan menggunakan beberapa perangkat sistem informasi, yaitu : - Membuat flowchart sistem prosedur saat ini. - Membuat hierarchy sistem prosedur saat ini. - Membuat data flow diagram (DFD) sistem prosedur saat ini. - Membuat entity relationship diagram sistem prosedur saat ini. Data pengidentifikasian sistem yang telah dilakukan selanjutnya dilakukan analisis terhadap gambaran sistem prosedur yang berjalan saat ini. Pada tahap ini analisis terhadap informasi-informasi yang beredar diseputar prosedur pemenuhan kebutuhan pesanan dan peyimpanan distribusi data. Tujuan analisis ini adalah untuk mengetahui informasiinformasi apa saja yang diperlukan dan dapat mengetahui kelemahan yang ada pada sistem prosedur saat ini. 3.2.2 Perancangan Design Aliran Informasi Secara Umum Dari kelompok-kelompok data yang telah dibuat, maka akan dirancang suatu pola aliran informasi dalam pembuatan rancangan sistem prosedur pemenuhan pesanan terhadap yang dilakukan oleh Dpt.New Printing secara umum. Perancangan terhadap pola aliran informasi yang akan terjadi dari data yang diperoleh, sehingga akan jelas arah aliran dari informasi yang diperoleh tersebut, Namun guna memudahkan dalam perancangan pola aliran informasi ini terlebih dahulu dilakukan pelacakan arus dokumen. Dengan teknik ini dapat diketahui suatu dokumen akan
47 melalui stasiun kerja apa saja serta apa kepentingannya bagi stasiun tersebut. 3.2.3 Penerapan Sistem Informasi Pada tahapan ini sistem informasi yang telah dibuat akan dilakukan pengujian sistem dengan cara menerapkan aplikasi sistem informasi di Dpt New Printing untuk mengkontrol penyediaan barang yang dimiliki. Kemudian dilakukanlah analisa perbandingan sebelum sistem informasi di gunakan dan sesudah digunakan. 3.2.4 Analisa Sistem Setelah Perubahan Pada tahap ini dilakukan analisa sistem yang telah berjalan setelah melakukan perubahan sehingga dapat dianalisa perbandingan dengan sistem yang lama. 3.3 Perancangan Model Sistem Perancangan sistem dilakukan untuk memudahkan dalam mengetahui aliran dari suatu data. Perangkat yang digunakan untuk memodelkan suatu sistem yaitu : 3.3.1. Context Diagram a Penyediaan dan penggunaan Laporan Stock persediaan 0 Sistem Data base Inventory Laporan Transaksi b Budget Holder Gambar 3.2 Context Diagram
48 3.3.2. Hierarchy Chart 0 Sistem Data Base Inventory 1 2 3 4 Form Pembelian Data Persediaan Data Transaksi Cetak Laporan 1.1 Menentukan Barang yang di order 1.2 Membuat Data Barang yang di order 2.1 Membuat data persediaan barang 2.2 Pembukuan Data Persediaan 3.1 Membuat Data Penerimaan dan Pemakaian 3.2 Pembukuan Data Penerimaan dan Penggunaan 3.3.3. Sketsa Data Flow Diagram Gambar 3.3 Hierarchy Chart a Penyediaan dan penggunaan Laporan Stock persediaan 0 Sistem Data base Inventory Laporan Transaksi b Budget Holder Gambar 3.4 Data Flow Diagram Budget Holder 1.0 Baca Transaksi dan jumlah Barang 2.0 3.0 Hitung Jumlah Cetak Laporan 4.0 Stock Transaksi Laporan Gambar 3.5 DFD level 1
49 Transaksi D1 D2 Data Pembelian Data Penerimaan 3.1 Membuat Data transaksi Jenis Barang yang di order 1.0 D1 Data Pembelian Form Pembelian Data Pembelian Penawaran Harga 3.2 Pembukuan Data transaksi D2 D3 Data Penerimaan Data Pemakaian D4 Data Persediaan Purchasing Data Persediaan Data Persediaan Pemilik Perusahaan LEVEL 2 Gambar 3.6 DFD level 2 3.3.4. Structured Analysis and Design Technique (SADT) Produk barang Melakukan pemeriksaan persediaan Data persediaan produk Form pembelian Data pembelian Membukukan data transaksi Data transaksi Menerima Laporan transaksi Expense report Budget Holder Gambar 3.7 Structured Analysis and Design Technique
50 3.3.5. Entity Relationship Diagram (ERD) Penyerahan data Keperluan barang 1 1 Penyerahan data persediaan Budget Holder Penyerahan Form Pembelian Pemilik Perusahaan Pemberian Material reference dan order no N Purchasing 1 N 1 Form pembelian Gudang utama N Penerimaan barang Gambar 3.8 Entity Relationship Diagram