GUBERNUR SULAWESI BARAT PERATURAN GUBERNUR SULAWESI BARAT NOMOR 31 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI LINGKUP PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI BARAT Menimbang : DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA GUBERNUR SULAWESI BARAT, a. Bahwa penyelenggaraan pemerintahan daerah lebih diorientasikan pada peningkatan kinerja unit organisasi dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya untuk melaksanakan tugas umum pemerintahan dan pembangunan serta memberikan pelayanan publik, oleh karena itu perlu diatur Standar Operasional Prosedur sebagai sarana sistem pengendalian manajemen dan penunjang tertib administrasi pemerintahan Provinsi Sulawesi Barat; b. bahwa Standar Operasional Prosedur sebagaimana dimaksud pada huruf a, perlu disusun pedomannya untuk memberikan petunjuk yang jelas tentang langkah-langkah yang harus ditempuh dalam menyelesaikan kegiatan administrasi pemerintahan; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Gubernur tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Di Lingkup Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat. Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 26 Tahun 2004 tentang Pembentukan Provinsi Sulawesi Barat (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 105, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4422); 2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844); 3. Undang-Undang Nomor 39 Tahun 2008 tentang Kementrian Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 166, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4916); 4. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 1951 tentang Lambang Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1951 Nomor 111, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 176);
6. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Antara pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintahan kabupaten/kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737); 7. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741); 8. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Neara Nomor per/15/m/.pan/7/2008 tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi; 9. Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Neara Nomor per/21/m/.pan/11/ 2008 tentang Pedoman Umum Reformasi BirPenyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan; 10. Peraturan Daerah Provinsi Sulawesi Barat Nomor 6 Tahun 2009 tentang Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Pemerintahan Daerah Provinsi Sulawesi Barat (Lembaran Daerah Provinsi Sulawesi Barat Tahun 2009 Nomor 6, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Sulawesi Barat Nomor 39); 11. Peraturan Daerah Provinsi Sulawesi Barat Nomor 6 Tahun 2012 tentang Perubahan atas Peraturan Daerah Provinsi Sulawesi Barat Nomor 1 Tahun 2012 tentang Organisasi dan tata Kerja Sekretariat Daerah Provinsi Sulawesi Barat (Lembaran Daerah Provinsi Sulawesi Barat Tahun 2012 Nomor 6, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Sulawesi Barat Nomor 63); MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR TENTANG TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI LINGKUP PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI BARAT. BAB I KETENTUAN UMUM Bagian Kesatu Pengertian Pasal 1 Dalam Peraturan Gubernur ini, yang dimaksud dengan : 1. Daerah adalah Provinsi Sulawesi Barat. 2. Pemerintah Daerah adalah Gubernur dan perangkat daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah 3. Gubernur adalah Gubernur Provinsi Sulawesi Barat. 4. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Gubernur dalam penyelenggaraan pemerintah daerah yang terdiri dari sekretariat daerah, sekretariat DPRD, dinas daerah, lembaga teknis daerah, inspektorat, Badan Perencanaan pembangunan daerah dan lembaga lain. 5. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD adalah satuan Kerja Perangkat Daerah Provinsi Sulawesi Barat; 6. Satuan Kerja Perangkat Daerah Provinsi selanjutnya disebut SKPD Provinsi adalah Sekretriat Daerah, Sekretariat DPRD, dinas daerah, lembaga teknis daerah dan lembaga lain. 7. Unit pelaksana teknis selanjutnya disebut UPT adalah unsur pelaksana teknis operasional dinas atau badan untuk melaksanakan sebagian urusan dinas atau badan. 8. Unit organisasi layanan internal adalah unit organisasi yang memiliki tugas pokok dan fungsi memberikan layanan secara internal kepada sesama unit organisasi di lingkungan pemerintah daerah.
9. Unit organisasi layanan internal adalah unit organisasi yang memiliki tugas pokok dan fungsi memberikan layanan secara eksternal kepada masyarakat pengguna jasa. 10. Unit organisasi layanan internal adalah unit organisasi yang memiliki tugas pokok dan fungsi memberikan layanan secara internal dan eksternal. 11. Prosedur adalah langkah-langkah dan tahapan mekanisme kerja yang harus diikuti oleh seluruh unit organisasi untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan. 12. Kegiatan adalah penjabaran tugas dari rincian tugas untuk mencapai hasil kerja tertentu sesuai dengan langkah-langkah kerja yang telah dalam Standar Operasional Prosedur. 13. Standar Operasional Prosedur yang dibakukan mengenai berbagai prose yang selanjutnya disebut SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. 14. Pelayanan internal adalah berbagai jenis pelayanan yang dilakukan oleh unit-unit pendukung pada sekretariat keseluruh unit-unit atau pegawai yang berada dalam lingkungan internal organisasi pemerintahan sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya 15. Pelayanan eksternal adalah berbagai jenis pelayanan yang dilaksanakan oleh unit-unit lini organisasi pemerintah yang ditujukan langsung kepada masyarakat atau kepada instansi pemerintah lainnya, sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. 16. Administrasi pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah. 17. Pedoman penyusunan Standar Operasional Prosedur adalah dokumen yang berfungsi sebagai acuan dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur yang memuat langkah-langkah persiapan penyusunan, tahap-tahap penyusunan, serta pembuatan diagram alur kegiatan setiap unit organisasi Bagian Kedua Maksud, Tujuan dan manfaat Paragraf 1 Maksud Pasal 2 Pedoman ini dimaksud sebagai acuan bagi seluruh SKPD dalam rangka penyusunan SOP yang meliputi siklus proses pengidentifikasian, perumusan, penulisan, penerapan monitoring dan evaluasi SOP administrasi pemerintahan sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. Paragraf 2 Tujuan Pasal 3 Pedoman ini bertujuan untuk : a. Membantu setiap unit organisasi sampai dengan unit kerja terkecil memiliki SOP; b. Menyempurnakan proses penyelenggaraan pemerintah di daerah; c. Meningkatkan tertib administrasi dalam penyelenggaraan pemerintah daerah; d. Meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat. Paragraf 3 Manfaat Pasal 4 Manfaat Standar Operasional Prosedur dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan daerah adalah :
a. Sebagai ukuran standar kinerja bagi pegawai dalam menyelesaikan, memperbaiki, serta mengevaluasi pekerjaan yang menjadi tugasnya; b. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan seorang pegawai dalam melaksanakan tugas. c. Meningkatkan akuntabilitas, efisien dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan; dan d. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat dari aspek mutu, waktu dan prosedur. Bagian Ketiga Ruang Lingkup Pasal 5 Ruang lingkup Peraturan ini adalah : a. Prinsip penyusunan dan pelaksanaan SOP; b. Jenis SOP; c. Prosedur penyusunan SOP; dan d. Pelaporan dan pengawasan. (1) Prinsip-Prinsip penyusunan SOP, adalah : a. Kemudahan dan kejelasan; b. Efisiensi dan Efektifitas; c. Dinamis; d. Berorientasi pada penggunan; e. Kepatuhan hukum; dan f. Kepastian hukum. BAB II PRINSIP PENYUSUNAN DAN PELAKSANAAN SOP Pasal 6 (2) Prinsip Penyusunan SOP sebag aimana dimaksud pada ayat (1), harus memperhatikan prinsip-prinsip pelaksanaan SOP, yaitu : a. Konsisten; b. Komitmen; c. Perbaikan berkelanjutan; d. Mengikat; e. Seluruh Unsur memiliki peran penting; dan f. Terdokumentasi dengan baik. Jenis SOP terdiri dari : BAB III JENIS STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Pasal 7 a. Standar Operasional Prosedur teknis, digunakan untuk bidang-bidang pekerjaan yang bersifat teknis; dan b. Standar Operasional Prosedur administratif, digunakan untuk proses perencanaan, penganggaran dan/atau siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan.
(1) SOP disusun oleh tim BAB IV PROSEDUR PENYUSUNAN SOP Bagian Kesatu Pembentukan Tim Pasal 8 (2) Tim SOP dibentuk pada SKPD, Unit kerja SKPD atau antar SKPD dengan pertimbangan luasnya jangkauan SOP. Pasal 9 (1) Tim SOP SKPD dibentuk dan bertanggung jawab kepada Kepala SKPD. (2) Luas jangkauan SOP yang disusun meliputi pelaksanaan administrasi pemerintahan pada lingkup tugas pokok dan fungsi SKPD. (3) Anggota Tim SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) sekurang-kurangnya adalah pejabat yang melaksanakan tugas dibidang penyusunan program dan ketatausahaan dan pejabat yang terkait langsung dengan alur pelaksanaan SOP. (4) Tim SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diketuai oleh pejabat tertinggi yang membidangi tugas kesekretariatan. Pasal 10 (1) Tim SOP unit kerja SKPD dibentuk dan bertanggung jawab kepada SKPD. (2) Luas jangkauan SOP yang disusun meliputi pelaksanaan administrasi pemerintahan lingkup tugas pokok dan fungsi unit kerja berupa pelayanan internal. (3) Anggota Tim SOP adalah pejabat yang terkait langsung dengan alur pelaksanaan SOP. (4) Tim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diketuai oleh unit kerja yang bersangkutan. Pasal 11 (1) Tim SOP antar SKPD dibentuk dan bertanggung jawab kepada Gubernur. (2) Luas jangkauan SOP yang disusun meliputi pelaksanaan administrasi pemerintahan pada lingkup tugas pokok dan fungsi lebih dari 1 (satu) SKPD. (3) Anggota Tim SKPD sekurang-kurangnya adalah pejabat yang melaksanakan tugas dibidang penyusunan program dan pejabat yang tugas pokok dan fungsinya terkait langsung dengan alur pelaksanaan SOP. (4) Tim SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menyusun SOP lembaga pelayanan publik atau lembaga lain yang dalam proses pembentukan. (5) Tim SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (4) berakhir setelah Tim SOP lembaga pelayanan publik atau lembaga lain terbentuk. (6) Tim SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diketuai oleh Sekretaris Derah atau Pejabat di lingkungan Sekretaris Daerah yang diberi Mandat. Pasal 12 (1) Dalam rangka mendukung tugas Tim, Sekretaris Daerah atau Kepala SKPD memfasilitasi pembentukan dan pelatihan anggota tim. (2) Tim SOP, kecuali Tim SOP unit kerja SKPD dalam melaksanakan tugasnya dapat dibantu oleh jasa konsultan dalam penyusunann SOP yang bersifat kompleks dan memerlukan kajian akademis. Bagian kedua Lingkup Tugas Tim SOP Paragraf 1 Tugas TIM SOP Pasal 13
Tim SOP bertugas membantu Gubernur dan/atau Kepala SKPD dalam melakukan penilaian kebutuhan, penyusunan dan pengembangan, integrasi penerapan, monitoring dan evaluasi penerapan SOP. Paragraf 2 Penilaian Kebutuhan SOP Pasal 14 (1) Penilaian kebutuhan SOP merupakan penilaian terhadap lingkup, jenis dan jumlah SOP dan atau perubahan SOP yang telah ada dengan memperhatikan aspek lingkungan operasional, kebijakan pemerintah, kebutuhan organisasi dan stakeholder. (2) Langkah-langkah penilaian kebutuhan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi : a. Penyusunan rencana tindak penilaian kebutuhan. b. Penilaian kebutuhan tingkat organisasi dan pemerintah daerah, dan c. Penyusunan dokumen penilaian kebutuhan. Paragraf 3 Pengembangan SOP Pasal 15 Langkah-langkah pengembangan SOP meliputi : a. Pengumpulan informasi; b. Analisis dan pemilihan alternatif; c. Penulisan SOP; d. Pengujian dan review SOP; dan e. Pengajuan usulan bahan pengesahan SOP. Langkah-langkah pengintegrasian SOP meliputi : a. Perencanaan pengintegrasian; b. Sosialisasi kepada stakeholder; c. Pelatihan SOP; d. Supervisi Paragraf 4 Pengintergrasian SOP Pasal 16 Paragraf 5 Monitoring dan Evaluasi Penerapan SOP Pasal 17 (1) Monitoring yang dilaksanakan oleh Tim SOP merupakan proses pengukuran kinerja penerapan SOP dengan membandingkan antara kinerja nyata dengan standar kinerja yang telah dibakukan. (2) Evaluasi yang dilaksanakanoleh Tim SOP merupakan serangkaian proses kegiatan untuk mengetahui keakuratan dan ketepatan SOP dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan tugas pokok organisasi. (1) Dokumen SOP memuat, terdiri atas : a. Halaman Judul (Cover); Bagian Ketiga Dokumen SOP Pasal 18
b. Lembar pengesahan dokumen SOP, yang merupakan Keputusan Gubernur tentang Penetapan Dokumen SOP yang ditandatangani oleh Pimpinan unit organisasi atas nama Gubernur; c. Standar operasional produk yang dilaksanakan dengan prosedur kegiatan pada masingmasing unit organisasi pemerintah daerah. (2) Halaman Judul (Cover) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, memuat : a. Lembar daerah; b. Judul dokumen Standar Operasional pada Instansi/satuan kerja; c. Tahun pembuatan; d. Alamat Instansi; e. Informasi lain yang diperlukan. (3) SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c, terdiri atas : a. SOP-1; b. SOP-2; dan SOP-3. Pasal 19 (1) SOP-1 sebagaimana yang dimaksud dalam Pasal 18 ayat 3 huruf a, meliputi informasi yang memuat : a. Visi; b. Misi; dan c. Motto/Janji Layanan. (2) SOP-2 sebagaimana yang dimaksud dalam Pasal 18 ayat 3 huruf b, merupakan informasi mengenai prosedur yang akan distandarkan memuat : a. Nama Standar Operasional Prosedur; b. Satuan Kerja/Unit Kerja; c. Nomor Dokumen; d. Tanggal pembuatan; e. Tanggal Revisi; f. Tanggal efektif; g. Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten; h. Dasar hukum; i. Keterkaitan; j. Peringatan; k. Kualifikasi personel; l. Peralatan dan perlengkapan; dan m. Pencatatan. (3) SOP-3 sebagaimana yang dimaksud dalam Pasal 18 ayat 3 huruf c, merupakan penjelasan mengenai langkah-langkah kegiatan secara terinci dan sistematis dari prosedur yang distandarkan dan disusun dalam bentuk diagram alur flowchart dengan menggunakan simbol-simbol proses kegiatan. Pasal 20 Format halaman judul (cover), lembar pengesahan dan SOP tercantum dalam lampiran yang tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur. BAB VI ANGGARAN Pasal 21
Anggaran yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan ini, Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Provinsi Sulawesi Barat. BAB VII PELAPORAN DAN PENGAWASAN Pasal 22 (1) Pelaporan penyelenggaraan SOP disampaikan kepada Gubernur oleh Sekretaris Daerah atau Kepala SKPD berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi yang dilaksanakan oleh Tim SOP secara berkala paling sedikit 2 (dua) kali dalam 1 (satu) tahun (2) Gubernur dibantu oleh Inspektorat melakukan pengawasan terhadap penyelenggara SOP. BAB VIII KETENTUAN PENUTUP Pasal 23 Hal-hal yang belum diatur dalam Peraturan Gubernur ini sepanjang mengenai teknis pelaksanaan, ditetapkan oleh Kepala satuan Kerja Perangkat Daerah. Pasal 24 Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya memerintahkan pengundangan Peraturan Gubernur ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Provinsi Sulawesi Barat Ditetapkan di Mamuju pada tanggal, 18 Desember 2012 GUBERNUR SULAWESI BARAT, Diundangkan di Mamuju pada tanggal, 18 Desember 2012 SEKRETARIS DAERAH PROVINSI SULAWESI BARAT, H. ANWAR ADNAN SALEH H. ISMAIL ZAINUDDIN BERITA DAERAH PROVINSI SULAWESI BARAT TAHUN 2012 NOMOR 31