APLIKASI KOPERASI PEGAWAI DALAM KEGIATAN SIMPAN PINJAM DAN PEMBAYARAN PEWARALABA DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC.NET DAN MICROSOFT ACCESS 2003 Nadia Amalinda Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer & Teknologi Informasi 8 September 2012 ABSTRAKSI Seiring perkembangan teknologi, penggunaan komputer dalam membantu menyelesaikan pekerjaan semakin meningkat, tidak terkecuali pada koperasi. Namun masih ada koperasi yang menggunakan sistem manual dalam beberapa kegiatannya, salah satunya adalah Koperasi Pegawai Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan. Beberapa kegiatannya yang masih menggunakan sistem manual adalah kegiatan simpan pinjam dan pembayaran pada pewaralaba milik koperasi tersebut. Banyaknya anggota dan resiko kehilangan serta kesalahan pencatatan data yang tinggi menjadi latar belakang penulis ingin membuat aplikasi koperasi pegawai dalam kegiatan simpan pinjam dan pembayaran pewaralaba dengan menggunakan visual basic.net dan microsoft access 2003. Aplikasi ini dibuat untuk membantu para petugas koperasi agar proses yang ada dapat berjalan lebih efektif, efisien dan lebih cepat. Kata Kunci : Aplikasi, Koperasi, Microsoft Access, VB.Net. 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Seiring perkembangan teknologi, penggunaan komputer merupakan suatu hal yang biasa dalam kehidupan sehari-hari. Selain sebagai hiburan, komputer juga dapat digunakan oleh para badan usaha untuk meningkatkan kualitas pelayanan. Salah satu badan usaha tersebut adalah koperasi. Saat ini masih banyak koperasi yang menggunakan sistem manual dalam pengelolaannya, seperti koperasi pegawai Direktorat 1
Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan. Berdasarkan hasil studi lapangan yang telah dilakukan, koperasi ini masih menggunakan sistem manual untuk kegiatan simpan pinjam dan pembayaran di pewaralaba miliknya. Pada kegiatan simpan pinjam, sistem pendaftaran anggota koperasi dan peminjaman uang masih dilakukan dengan mengisi formulir terlebih dahulu. Selanjutnya petugas koperasi akan mengarsipkan data berdasar formulir yang telah diisi. Hal ini sangat tidak efektif dan efisien mengingat banyaknya jumlah anggota yang ada saat ini yaitu 400 anggota. Selain dalam kegiatan simpan pinjam, koperasi ini juga memiliki masalah pada sistem pembayaran di pewaralaba miliknya. Setiap anggota yang belanja di pewaralaba tersebut dapat melakukan pembayaran secara tunai ataupun dengan pemotongan gaji. Bila pembayaran dilakukan secara tunai, maka struk belanja akan diberikan oleh pembeli. Namun, bila pembayaran dilakukan dengan pemotongan gaji, struk belanja akan disimpan dan dikumpulkan oleh petugas untuk menyusun laporan setiap bulannya. Hal ini sangat tidak efisien dan memiliki tingkat kesulitan serta resiko yang tinggi, karena resiko kehilangan struk belanja dan resiko kesalahan pencatatan akibat banyaknya data yang belum dicatat. Oleh karena itu, penulis akan membuat Aplikasi Koperasi Pegawai Dalam Kegiatan Simpan Pinjam dan Pembayaran Pewaralaba Dengan Menggunakan Visual Basic.Net dan Microsoft Access 2003. Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan dapat membantu para petugas koperasi agar proses yang ada dapat berjalan lebih efektif, efisien dan lebih cepat. 1.2 Batasan Masalah Dalam penulisan ini, penulis akan membatasi aplikasi koperasi pada kegiatan simpan pinjam dan pembayaran di pewaralaba milik koperasi. Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan Visual Basic.NET dan Microsoft Access 2003, yang meliputi proses entri data anggota dan petugas, transaksi setoran, pengambilan dana, 2
peminjaman uang dan pembayaran di pewaralabanya serta pembuatan laporan. 2. Landasan Teori 2.1 Koperasi Pegawai Koperasi Pegawai Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan merupakan sebuah koperasi yang berdiri sejak tahun 1969. Koperasi ini memiliki 400 anggota dengan 9 pengurus. Selain sebagai koperasi simpan pinjam, koperasi pegawai ini juga memiliki beberapa kegiatan usaha lain seperti pewaralaba, kuliner, tiketting serta menjadi supplier dalam komoditi beras. Namun beberapa sistem yang digunakan di koperasi ini masih dilakukan secara manual. Beberapa sistem yang masih dilakukan secara manual adalah sistem koperasi simpan pinjam anggota dan sistem pembayaran belanja pada pewaralaba milik koperasi. Berikut akan diuraikan secara singkat tentang analisa sistem koperasi simpan pinjam yang sedang berjalan di koperasi ini : 1. Calon anggota koperasi datang ke ruangan koperasi lalu meminta formulir pendaftaran dan mengisinya. Setelah itu, formulir yang telah diisi dikembalikan kepada petugas untuk diarsipkan. 2. Setelah menjadi anggota, untuk melakukan setoran setiap bulan, proses dicatat secara manual. 3. Untuk melakukan pinjaman, anggota harus meminta formulir kepada petugas koperasi dan mengisinya terlebih dahulu. 4. Untuk pembayaran pinjaman, dilakukan dengan cara pemotongan gaji setiap anggota yang melakukan pinjaman. 5. Petugas koperasi membuat laporan daftar anggota koperasi, laporan setoran transaksi dan laporan pinjaman. 6. Saat ini, jumlah anggota koperasi pegawai mencapai 500 orang. Banyaknya data yang ada, membuat sistem secara manual sangat tidak efektif dan efisien. Selain hal tersebut diatas, koperasi ini juga memiliki masalah pada sistem pembayaran pewaralaba yang dimiliki koperasi, yaitu : 1. Anggota koperasi simpan pinjam yang membeli barang di pewaralaba milik koperasi dapat melakukan 3
pembayaran secara tunai atau dengan pemotongan gaji. Jika pembayaran dilakukan secara tunai maka struk belanja akan diberikan kepada pembeli. Namun jika pembayaran tidak dilakukan secara tunai melainkan dengan pemotongan gaji, struk belanja akan disimpan oleh pegawai koperasi. Selanjutnya pegawai koperasi melakukan pengarsipan berdasarkan struk belanja yang dilakukan setiap anggota yang melakukan pembayaran tidak tunai pada setiap bulannya. Hal ini sangat tidak efisien dan memiliki tingkat kesulitan serta resiko yang tinggi, karena resiko kehilangan struk belanja dan resiko kesalahan pencatatan akibat banyaknya data yang belum dicatat. 2.2 Visual Basic.Net Visual Basic.Net merupakan salah satu tool development Microsoft yang dapat digunakan untuk membuat aplikasi di lingkungan kerja berbasis sistem operasi Windows. Visual Basic.NET menyediakan tools bagi para developer untuk membangun aplikasi yang berjalan di.net Framework. Visual Basic.Net membawa perubahan besar dalam gaya pemrograman, karena setiap programmer dituntut untuk memahami.net object model dan Object Oriented Programming dengan baik, jika tidak ingin menghasilkan aplikasi dengan performa rendah. Visual Basic.Net juga semakin mempertipis jarak antara Windows Programmer dengan Web Programmer. Dalam Microsoft Visual Basic.Net terdapat dua komponen utama yaitu : a) Net Framework Class Library. Komponen ini digunakan untuk menjalankan aplikasi melalui objek yang telah didefinisikan, antara lain : label, form, textbox, button, listbox, datetimepicker, dan lainlain. b) Common Language Runtime (CLR). Komponen ini digunakan untuk mengeksekusi program yang ditulis dalam bahasa pemrograman yang ada dalam lingkungan Microsoft Visual Studio.Net, seperti: C#.Net, C++.Net, J#.Net, dan juga Visual basic.net. 4
2.3 Microsoft Access 2003 Microsoft Access adalah program database unggulan dari Microsoft Office yang dibuat untuk membantu user yang sama sekali kurang mendalami tentang pemrograman database, dimana di Microsoft Access tersebut bisa menggunakan fasilitas Wizard untuk membantu pembuatan tabel, query, form, report maupun page. Microsoft Access dapat terdiri dari satu atau beberapa tabel, query, form, report, page, macro dan module. Sebuah database tidak harus memiliki ketujuh elemen yang disebutkan. Kita dapat menyebutkan kumpulan data kita sebuah database kendati hanya ada sebuah tabel didalamnya. Namun, tidak jarang pula database sebuah perusahaan besar memiliki ratusan tabel, ratusan form, dan ratusan objek lainnya. Yang pasti, dalam sebuah database haruslah terdapat sebuah tabel karena tabel atau entiti dalam model relasional digunakan untuk mendukung antar muka komunikasi antara pemakai dengan para pengguna komputer. Dalam tabel tersebut merupakan matriks dari item-item data yang diorganisasikan dalam bentuk baris dan kolom. 3. Analisis dan Pembahasan 3.1 Analisa Aplikasi Yang Dibuat Berdasarkan tinjauan langsung pada koperasi pegawai Direktorat Jendral Peternakan dan Kesehatan Hewan, penulis akan membuat aplikasi koperasi pegawai untuk kegiatan simpan pinjam dan pembayaran pewaralaba agar proses yang ada dapat berjalan lebih efektif, efisien dan lebih cepat. Dengan aplikasi koperasi pegawai ini, petugas koperasi tidak perlu membuat laporan secara manual berdasarkan arsip yang ada pada setiap kegiatan. Pada kegiatan simpan pinjam, untuk pendaftaran anggota koperasi, petugas koperasi dapat langsung memasukkan data calon anggota. Untuk melakukan transaksi setoran setiap bulan, petugas koperasi hanya memilih ID Anggota lalu memasukkan data jenis setoran dan jumlah setoran. Untuk melakukan pinjaman, petugas koperasi hanya memilih ID Anggota lalu memasukkan jumlah pinjaman dan lama cicilan yang 5
diajukan anggota, bunga per tahun serta angsuran setiap bulannya. Sedangkan untuk pembayaran cicilannya, petugas koperasi hanya memilih ID Anggota lalu memasukkan data angsuran dan denda. Untuk mengetahui laporan data anggota, transaksi setoran, peminjaman dan pembayaran cicilan, petugas dapat memilih menu laporan lalu mencetaknya berdasarkan hari atau bulan. Sedangkan untuk kegiatan pewaralaba, karena sudah ada aplikasi pada pewaralaba, penulis hanya menambahkan untuk cara pembayarannya saja. Sehingga pada saat melakukan pembayaran, petugas koperasi tidak perlu mengarsipkannya berdasarkan struk belanja. Petugas hanya perlu memilih ID Anggota lalu memasukkan data tipe pembayaran dan jumlah belanja. Untuk mengetahui laporan pembayaran pewaralaba, petugas dapat memilih menu laporan lalu mencetaknya berdasarkan hari ataupun bulan. 3.2 Flowchart Untuk menggambarkan hubungan antar form yang ada pada program ini digunakan suatu diagram alur sebagai urutan-urutan instruksi program, yang akan memudahkan pembuatan program. 3.3 Uji Coba Program Untuk mengetahui kinerja aplikasi secara fungsional maka dilakukanlah uji coba aplikasi dengan metode Black Box. Pengujian black box dilakukan dengan menggunakan data uji berupa sebuah data masukan dari pengisian data pada aplikasi. 3.4 Spesifikasi Hardware dan Software Dalam penulisan ini, spesifikasi hardware dan software yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut : Processor : Intel Inside Pentium III 500 GHz Memory : RAM 128 MB HardDisk : 40 GB Sistem Operasi : Windows XP SP2 Software : Visual Basic.Net, Microsoft Access 2003 dan Crystal Report 8.5. 6
4. Penutup 4.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil kuesioner, aplikasi ini dapat membantu para petugas sehingga proses yang ada berjalan lebih efektif, efisien dan lebih cepat. 4.2 Saran Diharapkan untuk ke depannya, tampilan aplikasi ini menjadi lebih menarik dan informasi yang dihasilkan lebih lengkap serta akurat. Referensi [2] Eko Priyo Utomo, Membuat Aplikasi Database dengan Visual Basic.Net, Yrama Widya, Bandung, 2006. [3] URL : http://digilib.petra.ac.id/, 28 Mei 2012, 21.00 WIB. [4] URL : http://ilmukomputer.org/, 28 Mei 2012, 21.00 WIB. [5] URL : http://julhamafandi.files. wordpress.com/, 29 Mei 2012, 21.30 WIB. [6] URL : http:// www.konsultasivb. com/, 1 Juni 2012, 10.00 WIB. [1] Alexander F.K. Sibero, Dasar-Dasar Visual Basic.Net, MediaKom, Yogyakarta, 2010. 7