ANALISA SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN BARANG DAN TERKOMPUTERISASI PROGRAM PADA PT.TIKINDO. Tugas Kelompok Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas nilai mata kuliah metode penelitian Nama Kelompok : 1. Andes 12128574 2. Resti Puji. Permatasari 12129605 3. July Ayu Winarsih 12129594 4. Ade Riani 12129825 5. Novi 12129344 12.4A.25 Jurusan Manajemen Informatika AMIK Bina Sarana Informatika
Jakarta 2014 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Umum Tingginya persaingan bisnis mendorong setiap perusahaan untuk berlomba menjadi yang tercepat dan yang terbaik.perusahaan atau instansi pemerintah maupun swasta untu\k dapat menyesuaikan dengan perkembangan teknologi supaya informasi yang dihasilkan dapat diperoleh dengan cepat, tepat dan akurat. Seperti halnya dengan industri jasa pengiriman. Bidang jasa merupakan bidang yang menawarkan pelayanan yang mementingkan kebutuhan pelangan dalam berbagai hal. Dalam bidang jasa, kepuasan pelanggan menjadi prioritas utama. Berbagai kemudahan ditawarkan dalam bidang jasa. Jasa pengiriman merupakan salah satu bidang jasa yang paling banyak digunakan. Jasa pengiriman sangat membantu untuk pengiriman kepada pelanggan. Meskipun jarak lokasi pengiriman yang sangat jauh, akan tetapi jasa pengiriman juga mempunyai andil dalam waktu
lamanya pengiriman tersebut. Persaingan dalam industri jasa pengiriman juga tampak ketat. Perusahaan yang meramaikan industri jasa pengiriman yaitu seperti PT. JNE, FedEx, DHL, Wahana dan TIKI. Tidak menutup kemungkinan jika perusahaan TIKI bersaing untuk menjadi yang terbaik. PT. TIKI indonesia merupakan jasa kurir pengiriman barang, paket dalam wilayah lokal ataupun internasional. PT. TIKI juga memberikan fasilitas yang beragam. PT. TIKI memiliki cabang yang bernama PT. TIKINDO yang berdiri sejak maret 2001. PT.TIKINDO yang sudah mempunyai beberapa cabang diseluruh indonesia untuk mempermudah pelanggan dalam pengiriman barang. Terkait dengan itu semua kami akan mencoba menganalisa sebuah sistem informasi pengiriman barang dan terkomputerisasi pada PT.TIKINDO di Rawabuaya. Kami akan menyajikan suatu penyusunan dengan judul : ANALISA SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN BARANG DAN TERKOMPUTERISASI PROGRAM PADA PT.TIKINDO. 1.2 Maksud dan Tujuan Maksud dari penelitian ini adalah : 1. Memperoleh informasi data yang berkaitan dengan proses pengiriman barang pada PT. Tikindo.
2. Menambah kemampuan dalam menganalisa masalah yang sering terjadi didalam suatu perusahaan, kemudian memecahkan permasalahan tersebut dan menuangkannya dalam bentuk tulisan. 3. Menetapkan teori-teori yang telah penulis peroleh selama mengikuti perkuliahan, dengan praktik sesungguhnya diperusahaan. 4. Menambah wawasan penulis mengenai dunia kerja. Tujuan penelitian ini adalah : 1. Untuk memenuhi tugas mata kulia Metode Penelitian. 2. Untuk mengetahui sistem informasi dalam pengiriman barang. 3. Menambah pengetahuan tentang analisa sistem yang berjalan dalam perusahaan tersebut. 1.3 Metode Penelitian Bedasarkan penulisan data yang telah penulis peroleh, data tersebut diperoleh dari ketentuan-ketentuan berikut : 1. Metode Wawancara Yaitu Pada metode ini penulis melakukan wawancara secara langsung dan wawancara secara tatap muka dengan bagian-bagian yang terkait, serta mendapat pengarahan dari kepala bagian cabang Tikindo. 2. Metode Observasi
Penulis melakukan pengamatan langsung di lapangan untuk mengamati secara langsung kegiatan di PT. TIKINDO Dan hasil penelitian Riset yang penulis peroleh secara langsung di cabang Tikindo Rawabuaya, Jakarta Barat. 3. Metode Studi Pustaka Penulisan mengumpulkan data dengan membaca buku yang diperoleh dari buku-buku yang berkaitan dengan ilmiah dan buku dari PT. TIKINDO tersebut. 1.4 Ruang Lingkup Pada penulisan makalah ini adalah untuk semua pelanggan yang ingin menggunakan jasa pengiriman barang di PT. TIKINDO dari pendaftaran, pembayaran dan pengiriman barang, pengembalian barang sampai pembuatan laporan. 1.5 Sistematika Penyajian Pada bagian ini penulis akan memberikan penjelasan secara singkat mengenai bab-bab yang akan diuraikan, sehingga pembaca akan mengetahui secara umum isi tugas akhir semester empat ini. Sistematika penulisan tugas akhir semester empat ini terdiri dari empat bab, antara lain :
BAB I PENDAHULUAN Bab ini penulis menjelaskan tentang latar belakang penyusunan penulisan, maksud dan tujuan yang menerangkan alasan-alasan pemilihan penulisan judul dari tujuannya, ruang lingkup yang menjelaskan tentang batasan-batasan dalam penyusunan tugas akhir semester empat, dan sistematika penulisan yang menjelaskan tentang gambaran secara garis besar dari penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini membahas mengenai arti system pengiriman barang dengan menggunakan jasa PT. TIKINDO, dan konsep dasar
menganalisa program terkomputerisasi yang digunakan oleh pihak PT. TIKINDO dalam penginputan barang yang akan dikirim, dan Diagram Alir Data (DAD) BAB III PEMBAHASAN Bab ini berisi uraian secara umum, tinjauan perusahaan yang terdiri dari sejarah PT. TIKINDO, struktur organisasi dan fungsi. Dan implementasi system informasi paket pengiriman barang BAB IV PENUTUP Bab ini merupakan bab terakhir yang berisi tentang kesimpulan dari seluruh pokok bahasan yang ada pada babbab sebelumnya dan saran yang berguna bagi pengembangan system agar menjadi lebih baik. BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Kosep dasar sistem dalam perancangan sistem yang akan dibuat, agar dapat mengambil keputusan, adapun tahapan rincian kosep sistem informasi yang diterapkan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 2.1.1 Pengertian Sistem
Sistem menurut Jogiyanto jaringan dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau melakukan sasaran tertentu. Sistem dapat didefinisikan dalam 2 kelompok pendekatan.didalam pendefinisian sistem yaitu menekankan prosedurnya dan menekankan pada komputernya atau elemennya. Pendekatan yang lebih menekan pada prosedurnya mendefinisikan sebagai berikut : Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkimpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau melakukan sasaran tertentu. Selain itu menurut Jogiyanto definisi sistem yang lebih menekan pada elemen atau komponen, yaitu Sistem merupakan kumpulan elemenelemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Jadi sistem adalah Kumpulan dari bagian atau komponen atau sub sistem baik fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara hamonis untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2.1.2 Pengertian Informasi Informasi adalah suatu hal yang penting dalam suatu sistem. Sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi kurang berguna dan mungkin berakhir. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. Sumber dari
informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian - kejadian dan kesatuan yang nyata. 2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan. Sedangkan dari tujuan Sistem dari Keberadaan sistem informasi adalah : 1. Untuk menyajikan sistem informasi sebagai pendukung pengambilan Keputusan. 2. Untuk menyajikan informasi sebagai pendukung kegitan operasional sehari-hari. 3. Untuk menyajikan informasi yang berkenaan dengan kepengurusan/ struktur management. 2.1.4 Elemen Sistem Elemen dari suatu sistem bersifat terpadu. Dalam pandangan ini, sistem mentransformasikan input menjadi output. Mekanisme kontrol memonitor sistem dan mengatur operasinya, sehingga proses transformasi dapat berjalan dengan baik. Bila pengaturan elemen ini digunakan untuk menjelaskan sistem pemanasan, misalnya, maka input adalah bahan bakarnya, seperti gas alam atau batu bara. Proses pemanasan mengubah bentuk (transform) bahan bakar ini menjadi panas, yaitu
output. Mekanisme kontrolnya adalah thermostat, yang dapat disusun pada tingkat penampilan yang dikehendaki. 2.2 Arti Sistem Informasi Pengiriman Barang Menurut Hall sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pada pemakai. Menurut kamus umum Bahasa Indonesia, pengiriman adalah kiriman hal (perbuatan dan sebagainya) mengirimkan. Menurut (www.wikipedia.org) pengiriman adalah proses pengangkutan barang-barang kebanyakan barang-barang diantarkan lewat jaringan transportasi. Muatan (barang-barang fisik) terutama diantarkan melalui darat dengan memakai transportasi darat, melalui jalur laut dengan memakai transportasi laut, dan melalui jalur udara dengan memakai transportasi udara. Jadi dapat di simpulkan bahwa sistem informasi pengiriman barang adalah sebuah rangkaian prosedur dimana data-data tentang cara dan hasil pekerjaan dari menyampaikan barang kepada seseorang yang diolah menjadi informasi yang bermanfaat bagi manajemen perusahaan. 2.3 Konsep Dasar Pengiriman Barang Pengiriman barang merupakan suatu proses mempersiapkan pengiriman fisik barang dari gudang ke tempat tujuan yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman. Sebelum melakukan pengiriman, aktifitas yang dilakukan setelah barang disiapkan adalah pengepakan (pack) dan pemilahan (sortasi). Packaging dilakukan secara sendiri-sendiri atau digabungkan untuk keamanan barang. Sedangkan Sortasi adalah mengumpulkan picking atau packaging ke route yang benar dan harus membandingkan antara kapasitas
truck dan route yang akan dilalui. Terdapat hal-hal penting dalam proses pack dan sortasi, yaitu : a. Adanya alamat/label untuk per tujuan b. Mengurangi waktu pencarian dalam packaging c. Pengelompokkan antara katon, boxes atau pcs d. Memberikan label khusus untuk packaging boxes e. Menghitung jumlah koli f. Mengelompokkan packaging ke dalam alur keberangkatan yang benar 2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Pengiriman Barang Sistem informasi pengiriman barang adalah sebuah sistem yang menyatukan setiap elemen-elemen kerja yang memiliki hubungan dengan pengiriman barang untuk mencapai tujuan agar standar operasi prosedur kerja tercapai. Perusahaan yang bergerak di bidang pengiriman barang telah memiliki aturan-aturan sendiri atau telah memiliki standar operating procedure dalam pengiriman barang. Aktifitas sistem informasi pengiriman barang membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan, menganalisis kegiatan perusahaan, dan menciptakan suatu kemudahan bagi para pengguna termasuk dalam mengatur prosedur-prosedur pengiriman barang. Standar operating procedure (SOP) merupakan suatu instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk atau direktif yang mencakup hal-hal operasi yang memiliki prosedur terstandarisasi, tanpa kehilangan keefektifannya.
2.5 Konsep Dasar Program Pengertian dasar pemrograman menurut Sugiyono (2005:21) Pemrograman terstruktur adalah suatu urutan instruksi-instruksi dalam bahasa komputer yang disusun secara logis dan sistematis,akan tetapi bertujuan untuk memecahkan suatu masalah serta membuat mudah pekerjaan yang diinginkan oleh pemakai. Programming merupakan suatu susunan instruksi dan merupakan suatu ilmu, namun disana juga ada seninya, sehingga wajar bila masing-masing programmer menulis programnya dengan cara berbeda-beda. Istilah programming seperti yang sudah dijelaskan adalah merupakan seluruh kegiatan mulai dari penyusunan program hingga pada penulisan program itu sendiri. 2.6 Pengertian Bahasa Pemrograman Bahasa pemrograman atau sering diistilahkan sebagai bahasa komputer, adalah teknik komando atau instruksi standar untuk memerintah komputer. Bahasa pemrograman merupakan himpunan atau kumpulan dari aturan sintaks dan semantik yang dipakai untuk mendefinisikan program komputer. 2.7 Pemrograman Terkomputerisasi Pengiriman Barang Pada pengiriman barang di PT.TIKINDO pada saat penginputan barang yang akan dikirim telah menggunakan program untuk menginput data barang tersebut, agar lebih efektif dan efisien. PT.TIKINDO menggunakan program aplikasi yang bernama Microsoft Visual Studio 6.0.
2.8 Peralatan Pendukung (Tools System) Untuk mendesain suatu model sistem informasi dapat digunakan tools sistem untuk menggambarkan bentuk sistem secara struktural dan actual, dengan suatu pendekatan analisa terstruktur. Adapun tools sistem yang dapat dijelaskan sebagai model sistem yang akan dirancang adalah sebagai berikut : 2.8.1 Diagram Alir Data (DAD) Diagram alir data adalah diagram yang menggambarkan suatu sistem automat atau komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang menggambarkannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Simbol-simbol diagram alir data yang digunakan dalam pembuatan DAD terdiri dari empat simbol yaitu sebagai berikut: 1. Kesatuan luar (external entity) Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujun data. 2. Proses (procces) Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau tranformasi data. 3. Arus Data (data flow) Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan. 4. Simpanan Data (data store) Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah di simpan atau diarsip.
Bentuk rambu-rambu aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram alir data untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut : a. Didalam DAD tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara langsung. b. Didalam DAD tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan data store yang lainya secara langsung. c. Didalam DAD tidak boleh atau tidak diperkenankan menghubungkan datastore dengan external entity secara langsung. d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar. Langkah-langkah didalam membuat diagram alir data dibagi menjadi tiga tahap, yaitu sebagai berikut : 1. Diagram konteks (context diagram). Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sistem secara global atau umum dari keseluruhan sistem yang ada. 2. Diagram Nol (overview diagram). Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks, yang penjabarannya secara lebih rinci. 3. Diagram Detail (detail diagram). Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail dari tahap proses yang ada didalam diagram nol.