BAB I PENDAHULUAN 1. 1. Latar Belakang Masalah Hubungan terpenting dalam organisasi adalah hubungannya dengan karyawan di semua level. Istilah publik internal atau publik karyawan mengacu pada baik itu manajer maupun orang-orang yang menjadi bawahannya. Publik ini merupakan sumber daya terbesar dari organisasi. Organisasi akan kehilangan sebagian besar potensi sumber daya manusianya karena tidak memprioritaskan komunikasi dua arah yang efektif yang merupakan landasan untuk hubungan manajemen dengan karyawan dan kinerja pekerja secara keseluruhan. Hubungan tersebut biasa dikenal sebagai hubungan internal dalam dunia Humas. Hubungan internal melibatkan lebih dari sekadar komunikasi dengan publik karyawan. Namun tugas paling penting dalam hubungan internal adalah berinteraksi dengan karyawan atau tenaga kerja. Hubungan dengan tenaga kerja adalah hubungan penting yang sangat mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi. Pemeliharaan hubungan dengan tenaga kerja merupakan sebagian besar dari pekerjaan spesialis hubungan internal terutama di organisasi dengan tenaga kerja yang banyak. Media internal merupakan sarana komunikasi yang biasa digunakan oleh humas untuk menjangkau khalayak internalnya. Media internal digunakan untuk menyampaikan informasi baik mengenai perkembangan bisnis perusahaan sampai bagaimana perusahaan menjalin hubungan baik dengan karyawan. Program ini 1
2 juga biasa digunakan humas untuk membangun hubungan baik dengan karyawan melalui media internal dengan konten yang tidak hanya menarik tetapi dibutuhkan sehingga perusahaan mendapat dukungan dari karyawan sesuai dengan harapan pimpinan. Harapan ini terkait dengan citra perusahaan yang tercermin dari karyawan yang menjunjung tinggi nilai-nilai perusahaan. Namun yang perlu diperhatikan adalah apakah media internal ini telah mampu memenuhi kebutuhan informasi karyawan, baru bisa dikatakan media internal tersebut efektif. Informasi merupakan faktor penting dalam penyusunan media internal. Tingkat kebutuhan informasi dalam perusahaan bisa jadi berbeda-beda dan beragam. Terkait dengan kebutuhan informasi tersebut sudah menjadi tugas humas untuk menyusun informasi sesuai kebutuhan karyawannya. Informasi dapat berupa kebijakan pimpinan, perkembangan bisnis perusahaan, apresiasi terhadap karyawan, maupun nilai dan norma yang diinginkan pimpinan kepada karyawan dalam menjalankan aktifitas sebagai cerminan perusahaan dimata masyarakat. Humas sebagai fungsi manajemen sudah sepatutnya untuk mengelola kegiatan hubungan internal melalui sarana komunikasi media internal. Dalam fungsi tersebut humas bertanggung jawab dalam menjalankan dan mengelola media internal agar terjalin arus komunikasi dalam hubungan internal yang baik. Menciptakan hubungan internal yang baik dibutuhkan kecakapan dalam mengelola media internal yang baik pula. Humas tidak hanya memenuhi kebutuhan informasi karyawan, namun humas juga harus dapat mengemas media
3 internal tersebut. Oleh karena itu bagaimana humas mengelola media internal menjadi penting dan menarik untuk diteliti. Meneliti bagaimana sebuah divisi Humas dalam menjalankan hubungan internal melalui sarana komunikasi media internal tidak bisa kepada sembarang organisasi/perusahan. PT Kimia Farma Tbk adalah salah satu yang terbaik dalam bidang Media Internal. Terbukti setelah mendapatkan peringkat ke-2 (dua) dalam penghargaan BUMN Corporate Secretary Public Relations Award 2013. 1 Menjadi menarik untuk di teliti bagaimana efektivitas sebuah media internal dalam memenuhi kebutuhan informasi karyawan, dalam hal ini GEMA KAEF yaitu media internal milik PT Kimia Farma Tbk. Majalah tersebut kemudian didistribusikan ke kantor, pabrik dan toko apotek Kimia Farma yang tersebar diseluruh Indonesia. Dalam kegiatan komunikasi internal dibutuhkan media yang mampu menjangkau khalayak yang dituju. Dengan adanya perkembangan teknologi komunikasi baru, publikasi cetak tetap masih menjadi media pilihan utama untuk komunikasi internal pada PT Kimia Farma, Tbk. GEMA KAEF adalah nama yang dipilih untuk menjadi media internal organisasi pada perusahaan tersebut. Penyampaian informasi pada stakeholder dalam hal ini adalah karyawan merupakan salah satu tugas humas, peran dan fungsi humas, dalam perusahaan ini dilaksanakan oleh Corporate Secretary, menjadi sebuah tugas penting untuk tidak hanya menyampaikan informasi saja namun menjadikan majalah GEMA KAEF sebagai sumber informasi bagi karyawan, pada penelitian ini penelitian dilakukan 1 Annual Report Kimia Farma 2013, Hal 13
4 kepada karyawan kantor pusat kimia farma. Setiap publikasi, setiap edisi, setiap kalimat yang dicetak adalah bagian dari program komunikasi karyawan yang didesain untuk mencapai tujuan. Tujuan media internal dipublikasikan menurut Cutlip, Canter dan Broom adalah pertama menjaga karyawan tetap mendapat informasi strategi dan tujuan organisasi; kedua memberikan informasi yang dibutuhkan karyawan untuk menjalankan tugas mereka dengan baik; ketiga mendorong karyawan untuk memelihara dan memperkuat standart organisasi dan komitmen pada peningkatan kualitas, meningkatkan pelayanan, dan tanggung jawab sosial yang lebih besar; keempat mengakui prestasi dan kesuksesan karyawan; kelima menciptakan peluang komunikasi dua arah dengan meminta umpan balik, pertanyaan, dan perhatian karyawan. 2 Jika kita mengacu pada pendapat diatas, maka humas Kimia Farma memiliki tanggung jawab besar dalam mengelola Media Internal mereka. Efektivitas Media Internal adalah komunikasi penyampaian pesan/informasi melalui media yang telah dipilih dan mampu mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan pesan diterima oleh khalayak sesuai dengan tujuan sehingga pesan pun berhasil tersampaikan dan menimbulkan sebuah komunikasi yang efektif. Memberikan informasi yang dibutuhkan tentu saja adalah tujuan utama, namum mereka juga harus dapat mendorong karyawan untuk berkerja lebih baik, memelihara dan memperkuat loyalitas melalui nilai-nilai perusahaan, bahkan menciptakan umpan balik. Dalam penelitian ini kita akan melihat sejauh mana efektivitas Media Internal dalam memenuhi kebutuhan informasi karyawan. Hal ini menjadi penting karena media internal yang baik akan membawa citra yang baik bagi perusahaan. 2 Cutlip, Scott M. Dkk. Effective Public Relations. Dialihbahasakan oleh Tri Wibowo, B.S. 2009. Kencana. Jakarta. Hal 271
5 Kimia Farma adalah perusahaan industri farmasi pertama di indonesia yang didirikan oleh Pemerintah Hindia Belanda tahun 1817. Nama perusahaan ini pada awalnya adalah NV Chemicalien Handle rathkamp & Co. Berdasarkan keputusan nasionalisasi atas eks perusahaan Belanda di masa awal kemerdekaan, pada tahun 1958, Pemerintah republik indonesia melakukan peleburan sejumlah perusahaan farmasi menjadi PNF (Perusahaan Negara Farmasi) Bhinneka Kimia Farma. Kemudian pada tanggal 16 agustus 1971, bentuk badan hukum PNF diubah menjadi Perseroan Terbatas, sehingga nama perusahaan berubah menjadi PT Kimia Farma (Persero). 3 Pada tanggal 4 Juli 2001, PT Kimia Farma (Persero) kembali mengubah statusnya menjadi perusahaan terbuka, PT Kimia Farma (Persero) Tbk, dalam penulisan berikutnya disebut Perseroan. Bersamaan dengan perubahan tersebut, Perseroan telah dicatatkan pada Bursa efek Jakarta dan Bursa efek surabaya (sekarang kedua bursa telah merger dan kini bernama Bursa efek indonesia). Berbekal pengalaman selama puluhan tahun, Perseroan telah berkembang menjadi perusahaan dengan pelayanan kesehatan terintegrasi di indonesia. Perseroan kian diperhitungkan kiprahnya dalam pengembangan dan pembangunan bangsa, khususnya pembangunan kesehatan masyarakat indonesia. 4 Melihat sejarah yang panjang bagi perusahaan sebesar Kimia Farma, maka sudah pasti memiliki karyawan yang banyak dan tersebar di Indonesia. Oleh karena itu sangat disayangkan apabila perusahaan tidak memiliki media yang 3 Annual Report Kimia Farma 2013. Hal 7 4 Ibid
6 efektif dalam berkomunikasi dengan karyawan. Media Internal dapat dikatakan efektif apabila mampu mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Media Internal secara umum memiliki tujuan untuk mampu memberikan informasi yang dibutuhkan, mendorong karyawan menjaga dan memperkuat nilai-nilai perusahaan, menciptakan ruang agar terjadi umpan balik atau reaksi, dan memberikan apresiasi kepada karyawan apabila memiliki prestasi. GEMA KAEF adalah media internal yang dipilih Kimia Farma berbentuk majalah. Majalah GEMA KAEF yang memiliki tagline Komunikatif, Terbuka dan Bersahabat pada edisi ke-38 tahun 2015 ini mengangkat tema Hadir Untuk Negeri. Pada edisi kali ini terlihat bagaimana perusahaan ingin mengkomunikasikan bagaimana kinerja perusahaan. Majalah ini memiliki beberapa rubrik yang menarik yakni manajemen, gema utama, agenda peristiwa, kronik, info kesehatan, tips, nurani. Namun pada edisi ini pula majalah baru terbit kembali setelah terlambat terbit, karena ada kesibukan yang ada di redaksi. Oleh karena itu penelitian ini dilakukan tepat pada waktunya, untuk melihat seberapa efektifnya sebuah media internal dalam tujuan memenuhi kebutuhan informasi karyawan. 1. 2. Perumusan Masalah Berdasarkan fenomena yang ada, peneliti menemukan suatu permasalahan yang dapat diangkat sebagai tolak ukur dari riset kali ini. Permasalahan inilah yang kemudian membuat rasa ingin tahu peneliti untuk kemudian menjawab pertanyaan Sejauhmana Efektifitas Media Internal GEMA KAEF Edisi 38 Tahun 2015 Dalam Memenuhi Kebutuhan Informasi Karyawan PT Kimia Farma Tbk?
7 1. 3. Tujuan Penelitian Berkaitan dengan latar belakang masalah dan perumusan masalah diatas maka tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui dan menjelaskan efektifitas media internal GEMA KAEF edisi 38 tahun 2015 dalam memenuhi kebutuhan informasi karyawan PT Kimia Farma Tbk. 1. 4. Kegunaan Penelitian Dalam penelitian ini peneliti mengemukakan kegunaan penelitian. Kegunaan penelitian dibagi menjadi kegunaan akademis dan kegunaan praktis. 1. 4. 1. Kegunaan Akademis Dapat memberikan masukan baru bagi pengembangan pengetahuan kehumasan atau Public Relations di Indonesia mengenai pentingnya Komunikasi Internal dalam menjalin Employee Relations salah satunya dengan membuat Media Internal. 1. 4. 2. Kegunaan Praktis Agar penelitian yang dilakukan penulis bermanfaat dan dapat memberikan sumbangan saran bagi PT Kimia Farma Tbk dan organisasi/perusahaan sejenis dalam membangun employee relations yang baik terhadap karyawan. Sebab dengan adanya hubungan baik dengan karyawan, perusahaan akan mendapatkan sumber daya manusia yang loyal terhadap perusahaan.