BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Semakin berkembangnya teknologi saat ini, memacu Perusahaan PT. DASS untuk terus memaksimalkan dalam mempertahankan dan meningkatkan sistemsistem yang ada saat ini. Terutama dalam hal Purchasing Order, dimana permasalahan disini adalah masih bergantung dengan kertas dan mesin Fax. Setiap kertas yang di pergunakan oleh perusahaan merupakan biaya yang harus di perhitungkan juga walau kelihatan nilainya kecil tapi kalau di lihat secara keseluruhan pemakaian kertas per 1 bulan bahkan pertahun, tentu ini menjadi pengeluaran serius yang harus di perhatikan, di samping itu berapa banyak biaya yang akan di pergunakan dengan pengiriman cetakan PO melalui mesin Fax. Selain itu mesin Fax tidak selamanya menghasilkan cetakan PO yang baik, entah karena perawatannya atau tintanya. Terlebih lagi pengiriman menggunakan kurir yang dimana biayanya per PO, dan tidak dapat menjamin pengiriman tepat waktu karena kendala-kendala selama pengiriman dan masih banyak lagi biayabiaya yang tidak terduga. Kegiatan tersebut di atas belum sepenuhnya didukung oleh teknologi aplikasi komputer sehingga informasi yang dihasilkan tidak sepenuhnya mempermudah pekerjaan di karenakan harus mencetak PO dan melakukan pengiriman PO melalui mesin Fax dan tentunya akan membuat pekerjaan yang manual terlalu banyak dan bisa menghambat kinerja pegawai lebih efisien. Dari sisi waktu dan tenaga. Karyawan yang awalnya mengerjakan 2 pekerjaan menjadi 1 pekerjaan. 1
2 Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa kemajuan teknologi komputer dan telekomunikasi (teknologi informasi) telah membawa suatu revolusi tersendiri di dalam dunia bisnis. Dari sekian banyak teknologi yang dikembangkan, mungkin teknologi internet yang paling banyak menawarkan berbagai perubahanperubahan signifikan terkait dengan cara praktisi bisnis menjalankan aktivitas sehari-harinya. Walaupun secara sekilas isu di sekitar proses pembelian terkesan cukup sederhana, namun di dalam kenyataannya terdapat sejumlah variabel yang perlu diperhatikan sungguh-sungguh, terutama yang berkaitan dengan karakteristik barang dan faktor-faktor eksternal di sekitar perusahaan. Persoalan ini menjadi semakin kompleks ketika ditambah dengan kenyataan akan tingginya dinamika persaingan di bisnis pengadaan yang memaksa perusahaan untuk benarbenar memikirkan, mempertimbangkan, dan memutuskan sebuah strategi yang jitu dan efektif. Seiring permasalahan yang terjadi diatas, penulis ingin memberikan sedikit perubahan untuk memperbaiki sistem yang ada dengan melakukan Perancangan E-Procurement Pada PT. DASS. 1.2 Perumusan Masalah Dan Ruang Lingkupnya Berdasarkan latar belakang masalah tersebut,masalah-masalah yang dibahas dapat dirumuskan sebagai berikut : a) Bagaimana merancang sebuah sistem yang dapat mengakomodir kebutuhan supplier dan purchasing. b) Bagaimana perusahaan dapat meningkatkan pendapatan dengan melakukan perubahan memperbaiki sistem.
3 Dari permasalahan Perancangan E-Procurement pada PT. DASS terbatas pada ruang lingkup : a) Perancangan E-Procurement berbasis web pada PT. DASS. b) Penyajian informasi yang berhubungan tentang purchase order yang di order ke supplier dan pencetakan PO secara Online. 1.3 Metode Penelitian Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis menggunakan metode metode sebagai berikut : 1. Field Reseach ( Pendekatan Lapangan ) 1.1. Observasi Observasi adalah pengumpulan data dengan pengamatan langsung terhadap objek yang diteliti. Karena penulisan ini merupakan pengamatan yang terstruktur maka aspek aktivitas yang akan diamati akan lebih sistematik dan lebih terarah. Sehingga dapat digunakan sistem kategori yaitu memecah persoalan persoalan dalam beberapa kategori untuk dicari prioritas untuk diteliti lebih dahulu. Kemudian diadakan pencatatan terhadap hasil observasi tersebut. Dalam hal ini penulis akan mencatat berkas berkas yang berhubungan dengan pembelian barang, struktur database yang ada kaitannya dengan order pembelian barang dan aplikasi yang digunakan. Sehingga dapat dibuatkan kategori kategori terhadap objek tertentu yang nantinya akan dianalisis misalkan tentang prosedur prosedur sistem, pemakaian database dan aplikasi yang digunakan. Dengan demikian dapat
4 dikembangkan suatu aplikasi yang berhubungan dengan sistem pencetakan PO online menjadi lebih baik dan efisien. 1.2. Wawancara Pengumpulan data dengan wawancara ini informasi diperoleh langsung dari responden atau pemakai (user) suatu aplikasi dengan cara tatap muka dan berdialog. Dengan demikian fakta yang berhubungan dengan objek yang kita amati dapat lebih jelas diketahui. Dalam hal ini penulis lebih menekankan pada kebutuhan pemakai dalam aplikasi. Apa yang menjadi kendala bagi pemakai dalam penerapan aplikasi selama ini. Sehingga penulis dapat memberikan solusi atas kekurangan kekurangan yang ada. 1.3. Library Research ( Studi Pustaka ) Untuk dapat memperoleh ide, keterangan keterangan, metode metode yang berhubungan dengan order pesanan ke supplier dan sistem informasi yang berkembang pada saat ini, juga aplikasi aplikasi yang dipakai dalam sistem pencetakan PO online maka penulis banyak mengutip, mempelajari dari buku buku yang berhubungan dengan masalah di atas. 1.4 Metode Rekayasa Perangkat Lunak Adapun penulis dalam melakukan perancangan E-Procurement dengan menggunakan metode UML (Unified modelling Languange), metode ERD (Entity Relational Diagram), dan metode Waterfall yaitu pendekatan secara sistematis dan urut, mulai dari level kebutuhan sistem lalu menuju ke tahap sebelumnya dan
5 berjalan berurutan. Penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam model ini menurut Pressman : a. System / Information Engineering and Modeling Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software. Hal ini sangat penting, mengingat software harus dapat berinteraksi dengan elemen-elemen yang lain seperti hardware, database, dsb. Tahap ini sering disebut dengan Project Definition. b. Software Requirements Analysis Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software. Untuk mengetahui sifat dari program yang akan dibuat, maka para software engineer harus mengerti tentang domain informasi dari software, misalnya fungsi yang dibutuhkan, user interface, dsb. Dari 2 aktivitas tersebut (pencarian kebutuhan sistem dan software) harus didokumentasikan dan ditunjukkan kepada pelanggan. c. Design Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi representasi ke dalam bentuk blueprint software sebelum coding dimulai. Desain harus dapat mengimplementasikan kebutuhan yang telah disebutkan pada tahap sebelumnya. Seperti 2 aktivitas sebelumnya, maka proses ini juga harus didokumentasikan sebagai konfigurasi dari software. d. Coding Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui
6 proses coding. Tahap ini merupakan implementasi dari tahap design yang secara teknis nantinya dikerjakan oleh programmer. e. Testing / Verification Sesuatu yang dibuat haruslah diuji cobakan. Demikian juga dengan software. Semua fungsi-fungsi software harus diuji cobakan, agar software bebas dari error, dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya. f. Maintenance Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu. Ketika dijalankan mungkin saja masih ada error kecil yang tidak ditemukan sebelumnya, atau ada penambahan fiturfitur yang belum ada pada software tersebut. Pengembangan diperlukan ketika adanya perubahan dari eksternal perusahaan seperti ketika ada pergantian sistem operasi, atau perangkat lainnya. 1.3 Tujuan Dan Manfaat Penulisan Tujuan dari penulisan yang akan dilakukan adalah : Menciptakan suatu sistem pencetakan PO yang berbasis web pada bagian purchasing PT. Dass yang bisa diakses dari tempat yang berbeda-beda dan memanfaatkan fasilitas LAN yang sudah ada. Dengan adanya sistem pencetakan PO online ini dapat membantu bagian purchasing PT. Dass dalam mengatasi berbagai masalah yang berhubungan dengan supplier sehingga dapat lebih efisien dalam penggunaan kertas,menghemat waktu dan mengurangi penggunaan tenaga kerja dalam prosesnya.
7 1.4 Sistematika Penulisan Untuk memudahkan pembahasan, maka tugas akhir ini akan di bagi menjadi lima bab dengan sistematika sebagai berikut : Bab I Pendahuluan Dalam bab ini akan diuraikan latar belakang, Perumusan masalah dan ruang lingkupnya, tujuan dan manfaat penulisan, metode penelitian dan sistematika penulisan. Bab II Landasan Teori Dalam bab ini akan diuraikan teori-teori yang berhubungan dengan sistem penerapan E-procrument sistem pencetakan PO online khususnya pencetakan order barang ke supplier. Kemudian pembahasan akan dikhususkan pada pengertian dan teori-teori tentang Sistem Informasi, Desain Sistem, Bagan Alir Sistem, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Kamus Data, Spesifikasi Proses dan Format Rancangan. Bab III Rancangan E-Procurement pada PT. Dass Dalam bab ini penulis akan menguraikan sistem informasi yang sedang berjalan di PT. Dass dan mendesain sistem yang sedang berjalan dengan menggunakan sistem analisa berorientasi objek, kemudian membuat analisa terhadap sistem yang sedang berjalan dan kemudian merancang sistem yang diajukan berupa rancangan sistem, rancangan Input dan Output dan rancangan database.
8 Bab IV Implementasi dan Analisa Perancangan E-Procurement Pada PT. Dass Bab ini akan menguraikan jalannya proses sistem informasi pencetakan PO online yang dibuat berdasarkan data yang ada di PT. Dass kemudian melakukan analisa seberapa efisien dan efektifnya sistem informasi yang dibuat dibandingkan dengan sistem yang sedang berjalan. Bab V Kesimpulan dan Saran Dalam bab ini penulis akan menguraikan mengenai kesimpulan dan saran yang dapat ditarik dari hasil penelitian yang bermanfaat bagi pihak yang akan menjalankan sistem pencetakan PO online.