BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan Perguruan Tinggi yaitu mencakup, sekolah tinggi, institut, akademi, politeknik dan lain sebagainya. Perpustakaan tersebut berada sekitar lingkungan kampus, dan penggunanya adalah sivitas akademik perguruan tinggi tersebut. Secara sederhana perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang dikelola oleh perguruan tinggi, tujuannya membantu tercapainya tujuan perguruan tinggi. Tugas dan fungsinya yang utama Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah menunjang proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tinggi). Menurut Syahrial-Pamunjak (2000: 5) dalam bukunya Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan mendefinisikan, Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademik, dan perpustakaan sekolah tinggi. Menurut Reitz dalam buku Hasugian yang berjudul Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi (2009: 101) mendefinisikan Perpustakaan Perguruan Tinggi sebagai berikut, A Library or library system established, administered, and funded by a university to meet the information research, and curriculum needs of its students, faculty, and staff. Definisi ini menyatakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang dibangun. Diadministrasikan dan didanai oleh sebuah universitas untuk memenuhi kebutuhan informasi, penelitian dan kurikulum dari mahasiswa, fakultas, dan stafnya. Definisi ini menyatakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi tidak boleh berupa sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan. Sistem perpustakaan
maksudnya adalah kemungkinan adanya berbagai perpustakaan baik perpustakaan pada tingkat universitas, fakultas, departemen/jurusan dan juga pada lembaga lain dibawah suatu perguruan tinggi. Artinya, pada sebuah perguruan tinggi dimungkinkan terdapat berbagai perpustakaan yang dimaksudkan untuk mendukung perguruan tinggi itu sendiri. Perpustakaan perguruan tinggi boleh berupa sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan. Sistem perpustakaan maksudnya adalah kemungkinan adanya berbagai perpustakaan baik perpustakaan pada tingkat universitas, fakultas, departemen/jurusan dan juga pada lembaga lain disuatu perguruan tinggi. Artinya, pada sebuah perguruan tinggi dimungkinkan terdapat berbagai perpustakaan yang dimaksudkan untuk mendukung perguruan tinggi itu sendiri. 2.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi Tujuan perguruan tinggi dikenal dengan nama Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Maka perpustakaan perguruan tinggi bertujuan membantu melaksanakan tri dharma perguruan tinggi. Menurut Sulistyo-Basuki (1991: 52) secara umum tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah : 1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staff pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi. 2. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referensi) pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa tahun pertama hingga mahasiswa program pascasarjana dan pengajar. 3. Menyediakan ruangan belajar untuk pemakai perpustakaan. 4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai. 5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industri lokal. Sedangkan Syahrial-Pamuntjak (2000: 52), mendefinisikan bahwa: Perpustakaan perguruan tinggi bertujuan membantu perguruan tinggi dalam menjalankan program pengajaran. Sebagai unsur penunjang tri dharma perguruan tinggi tersebut, perpustakaan merumuskan tujuannya sebagai berikut:
1. Mengadakan buku, jurnal, dan pustaka lainnya untuk dipakai oleh dosen, mahasiswa, dan staf lainnya bagi kelancaran program pengajaran di perguruan tinggi. 2. Mengadakan buku, jurnal, dan pustaka lainnya yang diperlukan untuk penelitian sejauh dana tersedia. 3. Mengusahakan, menyimpan, dan merawat pustaka yang bernilai sejarah, yang dihasilkan oleh sivitas akademika. 4. Menyediakan sarana bibliografi yang ada untuk menunjang pemakaian pustaka. 5. Menyediakan tenaga yang cukup serta penuh dedikasi untuk melayani kebutuhan pengguna perpustakaan, dan bila perlu, mampu memberikan pelatihan penggunaan pustaka. 6. Bekerja sama dengan perpustakaan lain mengembangkan suatu program perpustakaan. Dari kedua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan utama perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung terlaksananya tri dharma perguruan tinggi. 2.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi Fungsi perpustakaan perguruan tinggi dapat ditinjau dari berbagai segi, yaitu dengan segi proses pelayanannya, segi program kegiatan perguruan tinggi dan segi pelaksanaannya. Di dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004: 3) perpustakaan memiliki berbagai fungsi sebagai berikut: 1. Fungsi Edukasi Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran. 2. Fungsi Informasi Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi. 3. Fungsi Riset Perpustakaan mempersiapkan bahan bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.
4. Fungsi Rekreasi Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan. 5. Fungsi Publikasi Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademik dan staf non-akademik. 6. Fungsi Deposit Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya. 7. Fungsi Interpretasi Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya. Berdasarkan pendapat yang penulis kemukakan di atas fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai sarana pendukung kegiatan organisasi induk dimana perpustakaan tersebut bernaung, dalam hal ini organisasi yang menaungi perpustakaan perguruan tinggi adalah universitas. 2.4 Sistem dan Informasi 2.4.1 Pengertian Sistem Sistem dikatakan sebagai perangkat benda yang saling berhubungan satu sama lain dan membentuk suatu kesatuan secara terpadu. Perpustakaan, pusat informasi, atau lembaga-lembaga pengelola informasi lainnya adalah suatu sistem informasi. Sebagai komoditas pokok dalam suatu sistem, bahkan menjadikan warna sistem tersebut sejalan dengan sifat informasi yang menjadi bahan dasarnya. Salah satu contohnya yaitu perpustakaan, perpustakaan adalah lembaga pengelola dan sekaligus lembaga jasa informasi. Juga lembaga lain yang menjadikan informasi sebagai komoditas unggulnya. Menurut Jogiyanto dalam buku Yakub yang berjudul Pengantar Sistem Informasi (2012: 1) mendefinisikan bahwa, Sistem adalah pendekatan pada prosedur dan pendekatan pada komponen-komponen atau elemen-elemen. Sedangkan menurut McLeod, dalam buku Yakub yang berjudul Pengantar Sistem Informasi (2012: 1) mendefinisikan bahwa, Sistem adalah sekelompok
elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai tujuan. Dari definisi tersebut terlihat bahwa sistem informasi merupakan sebuah rangkaian komponen sistem (sub sistem) yang disusun dan dirancang untuk mengumpulkan, menyebarkan, menyimpan dan memproses data agar informasi dapat diberikan untuk melakukan tindakan-tindakan yang diperlukan. Jadi jelas terlihat bahwa sistem informasi merupakan bentuk keterpaduan yang akan menghasilkan sebuah informasi yang digunakan untuk pengambilan tindakan selanjutnya. Sebuah sistem terdiri dari berbagai unsur yang saling melengkapi dalam mencapai tujuan atau sasaran. Sistem menjadi berkembang sejalan dengan perkembangan budaya manusia. 2.4.1.1 Klasifikasi Sistem Menurut Wahyono (2012: 16) dalam bukunya Sistem Informasi (Konsep dasar, Analisis Desain, dan Implementasi) sistem dapat diklasifikasikan sebagai berikut: 1. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system) yaitu merupakan sistem yang terjadi karena alam dan tidak terdapat campur tangan manusia. Sedangkan sistem buatan manusia dirancang oleh manusia. 2. Sistem Tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system) yaitu merupakan sistem yang bekerja tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang selalu berhubungan dengan lingkungan luarnya untuk melakukan proses mendapatkan output. Secara teoritis, sistem tertutup secara kenyataannya tidak pernah ada sistem yang benar-benar tertutup tanpa campur tangan pihak luar. 2.4.1.2 Elemen-Elemen Sistem Menurut McLeod dalam buku Yakub yang berjudul Pengantar Sistem
Informasi (2012: 1), mengelompokkan beberapa elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem yaitu: tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. a. Tujuan, tujuan ini menjadi motivasi yang mengarahkan pada sistem, karena tanpa tujuan yang jelas sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. b. Masukan, masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa hal-hal terwujud adalah informasi. c. Proses, proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai. d. Keluaran, keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan sistem dan keluaran dapat menjadi masukan untuk subsistem lain. e. Batas, batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem. Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. f. Mekanisme pengendalian dan umpan balik, mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (freedback),sedangkan umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan masukan proses. Tujuannya untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan. g. Lingkungan, lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. 2.4.2 Pengertian Informasi Menurut Kadir (2003: 28) dalam bukunya Pengenalan Sistem Informasi menyatakan bahwa, Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Sedangkan, menurut McLeod dalam bukunya Yakub yang berjudul Pengantar Sistem Informasi (2012: 9) mendefinisikan bahwa, Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Informasi juga disebut data yang diproses atau data yang memiliki arti. Informasi merupakan data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan informasi tersebut. Para
pembuat keputusan memahami bahwa informasi menjadi faktor kritis dalam menentukan kesuksesan atau kegagalan dalam suatu bidang usaha. Informasi tidak hanya sekedar produk sampingan, namun sebagai bahan yang menjadi faktor utama yang menentukan kesuksesan atau kegagalan, oleh karena itu informasi harus dikelola dengan baik. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna, lebih berarti dan bermanfaat bagi penggunanya. Sistem apapun tanpa ada informasi tidak akan berguna, karena sistem tersebut akan mengalami kemacetan dan akhirnya berhenti. Informasi dapat berupa data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran informasi, dan sebagainya. Hubungan antara data dan informasi digambarkan, lihat Gambar-1 sebagai berikut: Database Data Proses Informasi Pemakai Gambar-1. Pemrosesan data menjadi informasi (Sumber: Kadir, 2003: 29) 2.4.2.1 Data dan Informasi Perbedaan antara data dan informasi sering menjadi titik awal untuk memahami sistem informasi. Menurut Kadir dalam bukunya Pengenalan Sistem Informasi (2003: 29) mendefinisikan, Data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Sedangkan menurut Davis dalam bukunya Abdul Kadir yang berjudul Pengenalan Sistem Informasi (2003: 31) mendefinisikan, Informasi adalah data
yang diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Adapun gambar siklus data dan informasi, lihat Gambar-2 sebagai berikut: Masukan (Data) Proses (Model) Keluaran (Informasi) Data (Ditangkap) Database Penerima Hasil Tindakan Tindakan Keputusan Gambar-2. Siklus Data dan Informasi (Sumber: Kadir, 2003: 32) Jika data dalam komputer dikenal dengan nama file, maka data konvensional disebut dengan dokumen atau arsip. Data konvensional maupun data yang ada dalam komputer, merupakan sumber informasi yang harus dijaga, sebab informasi yang ada di dalamnya merupakan asset yang cukup berharga bagi dunia informasi, lihat Gambar-3 sebagai berikut: Konvensional Dokumen Data Komputer File Gambar-3. Proses data menjadi file (Sumber: Yakub, 2012: 25) Informasi adalah hasil dari data yang berupa masukan (input) dari berbagai sumber, kemudian pengolahan (processing) yang berupa sistem yang
berfungsi sebagai pengolahan data. Untuk menghasilkan informasi yang berupa keluaran-keluaran (output) yang siap disajikan bagi pemakai. Informasi terdiri atas berbagai jenis data, yaitu data numerik, audio, citra, dan tekstual atau gabungan dari beberapa jenis data. Jadi, pengertian umum mengenai informasi itu adalah suatu bentuk yang mempunyai arti atau nilai bagi pemakai dan dapat digunakan untuk membantu mengambil keputusan bagi pemakai tertentu. 2.4.2.2. Nilai Informasi Menurut Jogiyanto dalam buku Yakub yang berjudul Pengantar Sistem Informasi (2012: 9) mendefinisikan nilai informasi (Value of information) ditentukan oleh dua hal yaitu, manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan biaya mendapatkannya. Sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya memperolehnya. Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan-keputusan berulang yang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Sedangkan parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi tersebut, ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (use) dan biaya (cost). Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. 2.4.2.3 Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi dapat dilihat dari dimensi-dimensi yang dimiliki oleh informasi. Menurut Jogiyanto dalam buku Yakub yang berjudul Pengantar Sistem Informasi (2012: 9), mengelompokkan kualitas dari informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal yaitu: accurate, timeliness, dan relevance (quality of information).
a. Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya dan relevansi informasi untuk tiap-tiap orang akan berbeda-beda. b. Tepat waktu (timeliness), berarti informasi tersebut datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. c. Akurat (Accuracy), berarti informasi harus bebas dari kesalahankesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan pendengaran (noise) yang dapat merusak informasi. 2.5 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi merupakan susunan yang disusun secara sistematis dan teratur dari jaringan-jaringan aliran informasi yang menghubungkan setiap bagian dari suatu sistem, sehingga memungkinkan diadakannya komunikasi antar bagian atau suatu fungsional. Sementara pengertian umum mengenai sistem adalah bagian-bagian dari suatu rangkaian kegiatan yang saling berkaitan dan beroperasi secara bersamaan dalam suatu prosedur atau cara kerja tertentu untuk mencapai suatu tujuan yang telah dikelola. Adapun gambar transformasi data menjadi informasi, lihat Gambar-4 sebagai berikut: Data Proses Informasi Gambar-4. Transformasi data menjadi informasi (Sumber: Kadir, 2003: 31) Menurut O Brian dalam buku Yakub yang berjudul Pengantar Sistem Informasi (2012: 17) mendefinisikan, Sistem informasi (information system) merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras (hardware),
perangkat lunak (software), jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang tergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik, perintah dan prosedur pemrosesan informasi, saluran telekomunikasi atau jaringan, dan data yang disimpan atau sumber daya data. Menurut Jogiyanto dalam buku Yakub yang berjudul Pengantar Sistem Informasi (2012: 17) mendefinisikan bahwa, Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan data transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi serta menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan. 2.5.1 Perancangan Sistem Perancangan sistem terdiri dari aktivitas rancangan logika dan rancangan fisik, keduanya menghasilkan spesifikasi sistem untuk memenuhi persyaratan sistem yang akan dikembangkan. Perancangan sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Tujuan dari rancangan sistem adalah: a. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem b. Untuk memberikan gambaran secara jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dah ahli-ahli teknik lainnya. Alat perancangan sistem untuk merancang sistem, baik itu proses maupun datanya, terdapat berbagai macam peralatan yang dapat dipakai. Masingmasing mempunyai kelebihan dan kekurangan yaitu alat perancangan proses dan alat peracangan data. Perlunya pengadaan sarana dan prasarana yang menunjang dalam pemakaian aplikasi perpustakaan ini, seperti adanya fasilitas hardware dan software yang akan menunjang pemakaian aplikasi perpustakaan serta pengarahan kepada staf perpustakaan dalam penggunaan aplikasi dari database yang digunakan agar penggunaan aplikasi perpustakaan akan dirasakan lebih optimal.
Adapun tabel dari kelebihan dan kekurangan alat perancangan sistem, lihat Tabel-1 sebagai berikut : Tabel-1. Kelebihan dan kekurangan alat perancangan sistem MANAJEMEN/ USER TIM AHLI (Sumber: Kadir, 2003: 42) PROSES DATA FLOW DIAGRAM SYSTEM FLOWCHART DATA ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM DATA DICTIONANRY 2.5.2 Komponen Sistem Informasi Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen atau elemen. Menurut Yakub (2012: 20) mengelompokkan komponen sistem informasi tersebut terdiri dari blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), dan basis data (database block) sebagai berikut: a. Blok masukan (input block), Input memiliki data yang masuk ke dalam sistem informasi, juga metode-metode untuk menangkap data yang dimasukkan. b. Blok model (model block), blok ini terdiri dari kombinasi prosedur logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data. c. Blok keluaran (output block), produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. d. Blok teknologi (technology block), blok teknologi digunakan untuk menerima input, menyimpan, mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu: teknisi (brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware). e. Basis data (database block), basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak (software) untuk memanipulasinya. Pada prakteknya, tidak semua sistem informasi mencakup keseluruhan komponen-komponen tersebut. Sebagai contoh, sistem informasi pribadi yang
hanya melibatkan sebuah pemakai dan seluruh komputer tidak melibatkan fasilitas jaringan dan komunikasi. 2.5.3 Perangkat Sistem Informasi Menurut Wahyono (2004: 19) mengelompokkan sebuah sistem informasi yang lengkap memiliki kelengkapan sistem sebagai berikut: 1. Hardware Bagian ini merupakan bagian perangkat keras sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat keras seperti komputer, printer dan teknologi jaringan komputer. 2. Software Bagian ini merupakan bagian perangkat lunak sistem informasi. Sistem informasi modren memiliki perangkat lunak memerintahkan komputer melaksanakan tugas yang harus dilakukanya. Software dapat digolongkan menjadi beberapa kelompok yaitu : Sistem Operasi, seperti misalnya program Microsoft Windows, LINUX, Novel Netware, dan lain sebagainya. Aplikasi, seperti Microsoft Office, General Ledger, Corel Draw, dan lain sebagainya. Utilitas, seperti anti virus, Norton Utilitas, Disk Doctor, dan lainlain. Bahasa Pemrograman, seperti Visua Foxpro, Bahasa C ++, Borland Delphi, dan lain-lain. 3. Data Meruapakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. Seperti contoh adalah dokumen bukti-bukti transaksi, nota, kuitansi, dan lain sebagainya. 4. Prosedur Merupakan bagian yang berisikan dokumentasi prosedur atau prosesproses yang terjadi dalam sistem. Prosedur dapat berupa buku-buku penuntun operasional seperti prosedur sistem pengendalian intern atau
buku penuntun teknis seperti buku manual menjalankan program komputer dan sebagainya. 5. Manusia Manusia merupakan bagian utama dalam suatu sistem informasi. Yang terlibat dalam komponen manusia antara lain: Clerical personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan inquiry = operator). First level manager untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-ofcontrol dan pengambilan keputusan level menengah ke bawah. Staff specialist digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan pelaporan. Management untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khusus, analisis khusus, laporan khusus, pendukung, identifikasi masalah dan peluang, pendukung analisis pengambilan keputusan level atas. 2.5.4 Perancangan Basis Data (Database) Basis data atau database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi karena merupakan basis data dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Beberapa definisi basis data (database) dari beberapa orang ahli basis data (database) adalah sebagai berikut: 1. Database adalah sekumpulan data store (bisa dalam jumlah yang sangat besar) yang tersimpan dalam magnetic disk, magnetic drum atau media penyimpanan sekunder lainnya. 2. Database adalah sekumpulan program-program aplikasi umum yang mengeksekusi dan memproses data secara umum (seperti pencarian, peremajaan, penambahan, dan penghapusan terhadap data).
3. Database terdiri dari data yang akan digunakan terhadap banyak user. Dimana masing-masing user akan menggunakan data tersebut sesuai dengan tugas dan fungsinya, dan user lain dapat juga menggunakan data tersebut dalam waktu yang bersamaan. 4. Database adalah koleksi terpadu dari data-data yang saling berkaitan dari suatu enterprise (perusahaan, instansi pemerintah atau swasta) mudah sehingga akan cepat mendapatkan informasi yang diperlukan. Basis data diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan data merupakan representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, konsep, keadaan, dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya. Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan (punya relasi). Relasi biasanya ditunjukkan dengan kunci (key) dari tiap file yang ada. Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record terdiri dari field-field yang saling berhubungkan dan menunjukkan dalam satu pengertian yang lengkap dan satu record. Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa basis data (database) mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu: bersifat data oriented dan bukan program oriented, yang dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya. Hal ini juga dapat dikembangkan dengan mudah baik volume maupun strukturnya sehingga dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah. Prinsip utama basis data (database) adalah pengaturan data dengan tujuan utama fleksibilitas dan kecepatan dalam pengambilan data kembali. Adapun tujuan basis data (database) diantara sebagai efisiensi yang meliputi speed, space & accurancy, menangani data dalam jumlah besar, kebersamaan pemakaian (sharebility), dan meniadakan duplikasi dan inkosistensi data.
2.5.5 Pengelola Sistem Informasi Salah satu perangkat yang paling penting dari sistem informasi adalah manusia sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya. Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh kaarena itu bentuk atau jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya. Manajemen Level Atas, untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan. Manajemen Level Menengah, untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan. Manajemen Level Bawah, untuk perencanaan dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan. Operator, untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan. (Wahyono, 2004: 21). Kemudian pada perkembangannya, dengan semakin besarnya lingkup sebuah sistem informasi memerlukan adanya penataan kembali personil dengan baik terutama pada struktur organisasi personil. Manajemen sumber daya manusia perlu dilakukan dengan benar agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik. Hal itu dilakukan untuk mengurangi terjadinya kesalahan-kesalahan yang bersifat manusiawi yang dapat mengurangi mutu informasi yang dihasilkan sebuah sistem. Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Wahyono yang berjudul Sistem Informasi Konsep Dasar, Analisis Desain, dan Implementasi (2003: 22) dan memberikan contoh kesalahan-kesalahan tersebut seperti misalnya: Metode pengumpulan data dan pengukuran data yang tidak tepat. Operator sistem tidak mengikuti prosedur pengolahan yang benar. Kehilangan data atau data tidak terolah. Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah. Salah dalam menggunakan dokumen induk atau file induk.
Kesalahan dalam prosedur pengolahan. Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja. Kesulitan dan kesalahan dapat diatasi dengan dua teknik yaitu dengan pengontrolan data dan penambahan batas kepercayaan pada data. Pengontrolan secara intern dapat dilakukan untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang terjadi. Selain itu perlu juga dilakukan pemeriksaan auditing baik secara intern maupun ekstern. Adapun gambar dari struktur organisasi sistem informasi, lihat Gambar-5. Direktur Sistem Informasi Manajer Pengembangan Sistem Manajer Komputer dan Operasional Analisis Sistem Programmer Gambar-5. Contoh Struktur Organisasi Sistem Informasi (Sumber: Wahyono, 2004: 22) 2.5.6 Sumber Daya Sistem Informasi Menurut Yakub (2012: 21) mengelompokkan sumber daya sistem informasi memiliki lima sumber daya dasar, yaitu sumber daya manusia, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), data dan jaringan, sebagai berikut: a. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia dibutuhkan untuk mengoperasikan semua sistem informasi. Sumber daya manusia ini meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi.
1) Pemakai akhir adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut. 2) Pakar sistem informasi adalah orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi baik itu programmer, operator, teknis, dan staf administrasi lainnya. b. Sumber Daya Hardware Sumber daya hardware meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan dalam pemrosesan informasi. Sumber daya ini meliputi sistem komputer dan perlengkapan lainnya. 1) Sistem komputer, yang terdiri dari unit pemrosesan pusat yang berisi pemrosesan mikro, dan berbagai peralatan periperial yang saling berhubungan seperti: laptop, desktop, dan lain-lain. 2) Periperial komputer, berupa peralatan seperti: keyboard, mouse, monitor, printer, disket, dan lain-lain. c. Sumber Daya Software Sumber daya software meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. Sumber daya ini meliputi software sistem, software aplikasi, dan prosedur. 1) Software sistem, seperti program sistem operasi yang mengendalikan serta mendukung operasi sistem komputer. 2) Software aplikasi, yang memprogram pemrosesan langsung dari penggunaan tertentu komputer oleh pemakai akhir, misalnya pengolah data. 3) Prosedur, perintah bagi orang-orang yang akan menggunakan sistem informasi misalnya, perintah untuk mengisi formulir atau dengan menggunakan software. d. Sumber Daya Data Sumber daya data yang harus dikelola secara efektif dan efisien agar dapat memberikan manfaat para pemakai atau pengguna.
1) Data alfanumerik 2) Data teks 3) Data gambar 4) Data audio e. Sumber Daya Jaringan Sumber daya jaringan yang menekankan bahwa teknologi komunikasi dan jaringan, meliputi media komunikasi dan dukungan jaringan. 1) Media komunikasi, yang meliputi kabel yang terkoneksi jaringan, LAN,WAN atau wifi. 2) Dukungan jaringan, yang menekankan bahwa hardware, software, dan teknologi dibutuhkan untuk mendukung operasi dan penggunaan jaringan internet. 2.5.7 Asas-Asas Sistem Informasi Menurut Yakub (2012: 19) menyatakan beberapa asas-asas sistem informasi meliputi: a. Output dari sistem informasi adalah informasi, relevansi dan kualitas informasi yang dihasilkan tergantung sepenuhnya pada keinginan manusia. Selain itu sistem informasi harus tergantung pada empat komponen, yaitu: data, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan manusia. Perangkat keras maupun perangkat lunak hanya merupakan alat bantu yang tidak akan melakukan apa-apa, apabila tidak ada data yang diproses dan tidak ada yang memerintahkan, yaitu: sebagai pemberi data, pengolah data, dan pengguna data. b. Sistem informasi harus jelas tujuannya dan bukan berarti komputerisasi total. Komputerisasi hanya dikenakan secara selektif terhadap aktivitasaktivitas yang berhubungan dengan data yang berskala besar tapi memerlukan proses yang menuntut ketelitian dan kecepatan tinggi, serta pekerjaan yang secara manual sudah tidak mungkin dipertahankan.
c. Sistem informasi adalah proses berlangsung secara periodik dan beroperasi dalam suatu siklus yang bergerak secara teratur. Oleh karena itu, sistem informasi lebih berorientasi pada informasi yang bersifat rutin. d. Sistem informasi memerlukan suatu pengelola yang berperanan sebagai kordinator baik dalam pemeliharaan maupun dalam pengembangan. Hal ini berarti bahwa sistem informasi perlu ditempatkan dalam bentuk fungsi tersendiri dari suatu organisasi atau unit kerja. e. Sistem informasi manajemen pada hakikatnya menuntut adanya suatu keteraturan dari seluruh jajaran unit organisasi dan unit kerja yang menggunakannya. Hal ini berarti diperlukan adanya persiapan-persiapan dari pada personil unit organisasi dan unit kerja, karena kelak akan terjadi perubahan. 2.5.8 Pemanfaatan Sistem Informasi Sistem informasi yang dikelola dengan baik dan telah tersedia dapat dimanfaatkan untuk pemakai dan pengguna sistem informasi. Sistem informasi menunjukkan bahwa dengan mudah pemakai dan pengguna perpustakaan menemukan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Pemanfaataan sistem informasi perpustakaan khususnya sistem simpan dan temu balik informasi. Penerapan sistem teknologi informasi temu balik di perpustakaan sudah harus memenuhi harapan pemakai atau belum pengguna lah yang dapat menilainya. Suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya Dalam undang-undang No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan Bab I Pasal I dinyatakan bahwa Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara professional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka. Definisi ini menekankan posisi perpustakaan sebagai institusi atau lembaga pengelola media cetak dan rekam. Akan tetapi disisi lain bahwa perpustakaan adalah juga sebagai fasilitas. Perpustakaan adalah fasilitas atau tempat yang menyediakan sarana bahan bacaan.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian perpustakaan adalah suatu institusi atau unit kerja yang menyimpan berbagai jenis bahan perpustakaan secara sistematis dan mengelolanya dengan cara yang sistematis untuk dapat digunakan oleh penggunanya. Kumpulan buku atau bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan yang ditata rapi menurut sistem tertentu dapat dimanfaatkan atau dipakai oleh setiap pengguna.