RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI L15 ONLINE BERBASIS WEB (STUDI KASUS UNIT BILLING COLLECTION UNER V PT. TELKOM INDONESIA TBK) Fadmanova Anantasean 1, Tubagus Purworusmiardi 2, Dwi Rolliawati 3 1,2,3 Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Narotama Surabaya 1 anantasean@gmail.com, 2 tubagus_pr@gmail.com, 3 dwrolliawati@gmail.com Abstrak Seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi, berbagai aspek kehidupan memanfaatkan kemajuan teknologi. Termasuk pada PT. Telkom Indonesia Tbk khususnya Unit Billing and Collection sebagai unit yang memproses tagihan kepada pelanggan. L15 merupakan salah satu surat tagihan dimana selalu terdapat perubahan data setiap bulannya, terkait data pengguna L15 ataupun data pejabat L15. Oleh karena itu, dibuatlah suatu rancang bangun sistem yang memudahkan pengiriman informasi dari Unit Billing and Collection (UBC) kepada Account Manager. Sistem informasi ini berisi tentang data pelanggan terkait tagihan L15 area Jawa Timur. Rancang bangun sistem informasi ini menitikberatkan pada pembuatan desain menu dan tampilan yang dapat memberikan informasi yang efektif dan efisien kepada pengguna. Untuk kedepannya, diharapkan aplikasi sistem informasi L15 Online ini dapat terus dikembangkan. Kata Kunci : L15, aplikasi, tekhnologi, rancang, bangun 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Di era globalisasi ini efisiensi waktu dalam penyajian informasi merupakan poin utama dalam pengembangan teknologi informasi. Efisiensi waktu untuk memberikan informasi antar unit dalam suatu perusahaan bisa berdampak besar seperti ketepatan waktu pengiriman tagihan yang pada akhirnya berpengaruh pada ketepatan pembayaran oleh pelanggan. Oleh karena itu, peningkatan kualitas layanan mutlak dilakukan oleh sebuah perusahaan dalam penyajian data antar unit terkait yang mendukung kelancaran transaksi kepada pelanggan. 1.2 Perumusan Masalah Permasalahan yang muncul dalam membangun Rancang Bangun Sistem Informasi L15 Online UNER V berbasis Web adalah : 1. Bagaimana perancangan Sistem Informasi L15 Online berbasis Web. 2. Bagaimana membuat implementasi dari perancangan sistem yang memudahkan pengiriman informasi dari Unit Billing and Collection (UBC) dan Account Manager. 1.3 Batasan Masalah Batasan-batasan masalah dalam Rancang Bangun Sistem Informasi L15 Online berbasis Web adalah : 1. Sistem informasi ini berisi tentang data pelanggan terkait tagihan L15 area Jawa Timur. 2. Hak akses web dibagi menjadi tiga yaitu Unit Billing and Collection sebagai verifikator, Account Manager sebagai administrator dan Manager sebagai user. 3. Administrator diberikan akses untuk melihat, mengedit dan menambahkan data baik pengguna maupun pejabat sesuai dengan areanya dan download data. 4. Verifikator diberikan akses untuk memberikan keputusan terhadap perubahan data dan update data untuk penguna dan pejabat L15 5. Pihak Account Manager dan User tidak dapat melihat data pelanggan diluar areanya 6. Aplikasi L15 Online ini mencakup penyusunan data pelanggan, view, edit, delete dan download data pelanggan yang sudah valid sebagai hasilnya. 1.4 Tujuan Tujuan Rancang Bangun Sistem Informasi L15 Online berbasis Web ini adalah: 1. Untuk membuat Aplikasi Sistem Informasi L15 Online berbasis Web yang efektif. 2. Memudahkan pengiriman informasi khususnya L15 dari Unit Billing and Collection (UBC) kepada Account Manager yang bersangkutan.
1.5 Manfaat Manfaat dari Rancang Bangun Sistem Informasi L15 Online berbasis Web ini adalah : 1. Adanya sistem informasi yang efektif guna memenuhi kebutuhan internal PT. Telkom Indonesia Tbk. 2. Meningkatkan kualitas pelayanan PT. Telkom Indonesia Tbk khususnya Unit Billing and Collection kepada pelanggan. 2. Landasan Teori 2.1. Surat Penagihan Hutang (L15) Surat Penagihan atau biasa disebut invoice, merupakan surat edaran yang dikeluarkan oleh PT. Telkom kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran rekening pelanggan. Terdapat berbagai jenis surat antara lain : L11, L15 dan sebagainya. 2.2. Basis Data Basis data hanyalah sebuah objek yang pasif atau mati. Basis data ada karena ada pembuatnya. Basis data tidak akan pernah berguna jika tidak ada pengelola atau penggeraknya. Pengelola atau penggerak basis data secara langsung adalah program atau aplikasi ( software). Gabungan keduanya yaitu basis data dan pengelola akan menghasilkan sebuah sistem. 2.3. Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) merupakan aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan sebagai perjalanan data dari input ke output. Sistem analisa melakukan identifikasi alur data yang khas dan proses yang tepat untuk mengubah alur data itu. Sebelum membuat DFD, alur data ini dirangkum menjadi satu dalam DFD. flowchart. Basic Flowchart digunakan untuk mendokumentasi proses dari awal hingga akhir secara berurutan. 2.6. Wireframe Sebuah wireframe website, juga dikenal sebagai skema halaman atau cetak biru layar, adalah panduan visual yang merupakan kerangka kerangka dari sebuah situs web. Gambar rangka ini menggambarkan tata letak halaman atau susunan konten situs web, termasuk elemen antarmuka dan sistem navigasi dan bagaimana mereka bekerja sama. 2.7. Mockflow Mockflow adalah perangkat lunak berbasis web untuk membuat maket dan wireframes. Aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk membuat maket dan wireframes untuk situs web dan pengembangan perangkat lunak dan berkolaborasi dengan orang lain dalam akun yang dilindungi password online. 3. Analisa dan Perancangan System 3.1. Flowchart System Pada gambar 3.1, digambarkan bahwa apabila setelah melakukan login dan login terdaftar sebagai user, maka yang bisa dilakukan oleh user antara lain melihat data L15 berupa data pengguna, data pejabat dan revenue sesuai dengan previledge masingmasing. 2.4. Dokumen Flow Menerangkan aliran data, urutan aktivitas dan proses yang dilakukan secara manual dan hubungannya dengan sistem yang akan dibuat. Proses yang dilakukan seperti proses pembacaan data, pemrosesan data, pengambilalihan keputusan terhadap data dan penyajian hasil pemrosesan. 2.5. Flowchart Flowchart (Diagram Alur) digunakan untuk menggambarkan alur atau urutan kerja atau proses dari sebuah algoritma maupun kejadian tertentu. Flowchart dapat juga digunakan perusahaan untuk menggambarkan proses bisnis. Terdapat beberapa template yang disediakan oleh Visio untuk membantu permbuatan flowchart, antara lain basic Gambar 3.1 Flowchart System Siklus User
Gambar 3.2 Flowchart System Siklus Account Manager Berbeda dengan gambar 3.1, pada gambar 3.2 dijelaskan alur proses apabila login terdaftar sebagai account manager. Yang bisa dilakukan antara lain melihat data L15 (sesuai previledge), memasukkan dan mengubah data baru sesuai permintaan pelanggan. Semua data yang dimasukkan oleh user account manager ini akan menjadi permohonan, yang selanjutnya diproses validasi oleh account Unit Billing and Collection (UBC). Sedangkan pada gambar 3.3, digambarkan bahwa jika login teridentifikasi sebagai UBC, maka yang bisa dilakukan adalah mengolah keseluruhan data yang ada pada database L15 Online. Diantaranya, pemeliharaan data pengguna, data pejabat dan revenue. Juga memproses validasi data yang dimasukkan user account manager. Gambar 3.3 Flowchart System Siklus UBC
3.2. Diagram Berjenjang Pada gambar 3.4 digambarkan bahwa sistem L15 Online ini memiliki beberapa proses di dalamnya, yaitu proses penginputan data pelanggan dengan input data pelanggan dan tampil data yang diverifikasi sebagai subprocess. Kemudan proses verifikasi data pelanggan dengan tiga subproses di dalamnya, yaitu tampil data permohonan pelanggan, verifikasi data permohonan pelanggan dan update data. Yang terakhir adalah Proses Pemeliharaan Data, dengan hanya tampil data pelanggan dan update profil sebagai subproses di dalamnya. 3.4. DFD Level 0 Pada DFD Level 0 digambarkan lebih rinci proses-proses yang terdapat di dalam Sistem Informasi L15 Online. Proses tersebut adalah Proses Input Data, Proses Verfikasi Data Pelanggan dan Proses Pemeliharaan Data. Seperti terlihat pada gambar 3.6. 3.5. DFD Level 1 Gambar 3.6 DFD Level 0 Gambar 3.4 Diagram Berjenjang 3.3. Diagram Konteks Diagram konteks merupakan top level atau tingkatan tertinggi di dalam proses aliran data dari sistem informasi L15 Online. Entitas yang ada diantaranya adalah User, Account Manager dan UBC sesuai gambar 3.5. a. Subproses Input Data Pada proses input data terdapat 2 subproses di dalamnya, yaitu proses input data pelanggan dan tampil data yang diverifikasi sebagai hasilnya. Seperti terlihat pada gambar 3.7. Gambar 3.7 DFD Input Data b. Subproses Verifikasi Data Pelanggan Pada tahap ini dijelaskan dekomposisi dari proses verifikasi data pelanggan diantaranya terdapat subproses tampil data permohonan pelanggan, verifikasi data permohonan pelanggan, dan update data. Seperti terlihat pada gambar 3.8. Gambar 3.5 Diagram Konteks
3.7. Physical Data Model (PDM) Tahap ini digambarkan pada gambar 3.11. Gambar 3.8 DFD Verfikasi Data c. Subproses Pemeliharaan Data Tahap ini merupakan dekomposisi dari proses Pemeliharan data. Didalamnya terdapat 2 subproses, yaitu tampil data pelanggan dan update profil. Seperti terlihat pada gambar 3.9. Gambar 3.11 PDM 4. Implementasi Sistem 4.1 Kebutuhan dan Konfigurasi Sistem Gambar 3.9 DFD Pemeliharaan Data 3.6. Conceptual Data Model (CDM) Tahap ini digambarkan pada gambar 3.10. a. Hardware Hardware adalah komponen atau peralatan yang terdapat pada sebuah komputer yang diperlukan agar komputer tersebut dapat beroperasi. Untuk mengimplementasikan aplikasi ini spesifikasi yang direkomendasikan adalah sebagai berikut: i. RAM minimal 64 MB ii. Processor minimal Intel Pentium Pro atau lebih (diatas 100Mhz) iii. Harddisk minimal 4 GB iv. Monitor 14 v. VGA Card 4 MB vi. Keyboard dan mouse b. Software Software adalah program atau instruksi yang terpasang di dalam komputer yang memiliki fungsi tertentu tujuan utamanya adalah memudahkan pekerjaan manusia. Software yang dibutuhkan dalam mengimplementasikan aplikasi ini adalah sebagai berikut: i. Sistem Operasi Windows ii. XAMPP versi 1.6.6a (Apache, MySQL, PHP). Offline iii. Browser Opera atau Mozila Firefox Gambar 3.10 CDM c. Brainware Brainware mutlak diperlukan karena aplikasi ini memerlukan perawatan atau maintenance, baik perawatan hardware maupun software. Aplikasi ini
tidak dapat beroperasi dengan sendirinya tanpa ada instruksi dari administrator. Administrator diperlukan untuk proses administrasi seperti proses update data pengguna dan pejabat. Selain itu juga diperlukan Super Admin yaitu pada user UBC, karena user mempunyai hak khusus untuk mengolah semua data area juga menambah user pengguna L15 Online. b. Tampilan Online Hasil akhir tampilan online sistem ini dapat dilihat pada gambar 4.5 atau diakses langsung pada alamat http://l15online.co.cc 4.2 Hasil Akhir Sistem a. Konten Sistem Hasil akhir dari sistem ini dapat dilihat pada konten sistem. Halaman index dapat dilihat pada gambar 4.1. Homepage akses previledge user dapat dilihat pada gambar 4.2. Homepage akses previledge admin dapat dilihat pada gambar 4.3 dan homepage akses previledge UBC dapat dilihat pada gambar 4.4 Gambar 4.1 Halaman Login Gambar 4.2 Halaman akses user Gambar 4.5 Halaman l15online.co.cc 5. Kesimpulan dan Saran 5.1. Kesimpulan Berdasarkan pembahasan dari bab-bab sebelumnya, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Rancang bangun sistem informasi L15 Online masih belum maksimal mengingat banyaknya kebutuhan data dan terbatasnya waktu, namun dapat terus dikembangkan seiring berjalannya waktu. 2. Rancang bangun sistem ini memudahkan pengiriman informasi data internal PT. Telkom Indonesia khususnya Unit Billing and Collection UNER V dengan Account Manager di area. 5.2. Saran Untuk kedepannya sebaiknya aplikasi ini dapat terus dikembangkan dan diintegrasikan dalam intranet PT. Telkom agar dapat segera digunakan sebagai wujud pelayanan yang utuh dari PT. Telkom Indonesia Tbk khususnya Unit Billing and Collection kepada pelanggan setia pengguna L15. Daftar Pustaka: Gambar 4.3 Halaman akses admin Gambar 4.4 Halaman akses UBC Arief, M. Rudyanto (2011), Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL,Penerbit Andi, Yogyakarta. Data Flow Diagram, http://id.wikipedia.org/wiki/data_flow_dia gram.htm diakses 15 April 2012 07:00 pm McLeod, Raymond, Jr. (1993), Management Information System, 5 th, Macmillan Publishing Company, New York. Miller, Eric, Mockflow Review-Web-Based Mockup and Wireframe Software, http://graphicdesign.about.com/od/onlinere sources/fr/mockflow.htm diakses 15 April 2012 06:40 pm