BAB III TOPIK PENELITIAN Kas merupakan komponen aktiva yang sangat penting dan sangat mempengaruhi semua transaksi yang terjadi karena berlaku sebagai alat tukar dalam perekonomian kita. Kas terlibat secara langsung maupun tidak langsung dalam hampir semua transaksi usaha. Kas juga menjadi begitu penting karena perorangan, perusahaan atau bahkan pemerintahan harus mempertahankan posisi likuiditas yang memadai yakni mereka harus memiliki sejumlah uang yang mencukupi untuk membayar kewajiban pada saat jatuh tempo agar entitas bersangkutan dapat terus beroperasi. Kas adalah aktiva lancar paling likuid dan terdiri dari bagian yang bertindak sebagai alat pertukaran serta memberikan dasar untuk perhitungan akuntansi. Kas meliputi koin, uang kertas, cek, wesel dan uang yang disimpan di bank yang dapat ditarik tanpa pembatasan dari bank bersangkutan. Lazimnya, kas dapat ditarik sebagai segala sesuatu yang diterima bank untuk disetorkan kerekening bank lainnya. Menurut Suharli (2006:173), kas dan setara kas adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka waktu pendek dan dengan cepat dapat dikonversi menjadi kas dalam jumlah tertentu tanpa harus menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan. Menurut perusahaan kas dan setara kas terdiri dari kas, bank dan semua investasi yang jatuh tempo dalam tiga bulan atau kurang dari tanggal perolehannya dan tidak dijaminkan serta tidak dibatasi penggunaannya. Kas terdiri atas saldo kas yang ada di organisasi/instansi (cash on hand) dan saldo
rekening bank. Setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya likuid, berjangka pendek dan dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa merubah nilai yang signifikan. Suatu investasi baru dapat memenuhi syarat sebagai setara kas hanya jika segera akan jatuh tempo dalam waktu tiga bulan atau kurang dari tanggal perolehannya. Menjaga kas agar tetap aman maka organisasi/instansi perlu membuat sistem pengendalian intern. Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, untuk mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur unsur yang membentuk sistem tersebut. Pengertian pengendalian intern tersebut diatas berlaku baik dalam instansi yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan maupun dengan komputer. Pengendalian intern (Intern Control) adalah langkah langkah yang diambil organisasi/instansi guna memastikan keandalan data akuntansinya, melindungi aset asetnya dari pencurian dan penyalahgunaan, meyakinkan bahwa para karyawan mengikuti kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur organisasi/instansi, dan mengevaluasi kinerja para karyawan, departemen, divisi, dan organisasi secara keseluruhan, Simamora ( 2000:44). Menurut Mulyadi (2001:42), unsur pokok pengendalian intern adalah sebagai berikut : 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap organisasi 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan pimpinan organisasi/instansi mengenai pentingnya pengendalian intern organisasi. Efektivitas unsur pengendalian intern sangat ditentukan oleh atmosfer yang diciptakan lingkungan pengendalian. Tujuan lingkungan pengendalian sebuah organisasi pada umumnya dikembangkan dan dijaga oleh manajemen senior dan dewan komisaris. Mencegah terjadinya kecurangan, lingkungan pengendalian tersebut harus tegas. Manajemen hendaknya menentukan dengan jelas dalam kebijakan tertulisnya mengenai komitmen dalam perlakuan yang adil posisinya dalam konflik kepentingan, persyaratan akan merekrut karyawan karyawan yang jujur, keharusannya akan kontrol internal yang kuat dan diatur dengan baik, serta keteguhannya untuk menghukum yang bersalah. Manajemen bertanggung jawab dalam pembentukan dan pembinaan sistem pengendalian intern. Untuk ini pimpinan perlu mengendalikannya secara terus menerus agar sistem pengendalian intern berjalan dengan semestinya dan dapat dimodifikasi seluruhnya sesuai dengan perubahan. Tujuan pengendalian intern yang efektif dapat digolongkan sebagai berikut: 1. Menjamin kebenaran data akuntasi.
Manajemen harus memiliki data akuntansi yang dapat diuji ketepatannya untuk melaksanakan operasi organisasi/instansi. Berbagai macam data dapat digunakan untuk mengambil keputusan yang penting. 2. Mengamankan harta kekayaan dan catatan pembukuan. Harta fisik organisasi/instansi dapat saja dicuri, disalahgunakan ataupun rusak secara tidak sengaja. Sistem pengendalian intern dibentuk guna mencegah ataupun menemukan harta yang hilang dan catatan pembukuan pada saat yang tepat. 3. Menggalakkan efisiensi usaha. Pengendalian dalam suatu organisasi/instansi juga dimaksudkan untuk menghindari pekerjaan berganda yang tidak perlu, mencegah pemborosan terhadap semua aspek usaha termasuk pencegahan terhadap penggunaan sumber-sumber dana yang tidak efisien. 4. Mendorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah digariskan. Manajemen menyusun prosedur dan peraturan untuk mencapai tujuan organisasi seperti memberikan jaminan akan ditaatinya prosedur dan peraturan tersebut oleh organisasi/instansi. Fungsi pengendalian intern yaitu untuk menentukan apakah ada penyimpangan dalam pelaksanaan. Untuk dapat menentukan adanya penyimpangan perlu diketahui ukuran yang menjadi dasar hasil pelaksanaan yang diharapkan dan kebijakan dalam pelaksanaan. Pengawasan dan penelaahan pada sistem pengendalian intern yang baik akan mampu melindungi kelemahan manusia dan mengurangi kemungkinan kesalahan dan ketidaktelitian yang terjadi.
A. Pengendalian intern atas penerimaan kas Umumnya organisasi/instansi yang telah maju dan besar skopnya, telah menyelenggarakan staf pemeriksaan intern, secara ideal. Pengendalian intern harus ada dan dilaksanakan dengan baik, selalu dimonitori atau diawali serta di sesuaikan dengan kemajuan dan keadaan organisasi/instansi saat itu. Pemeriksaan intern yang merupakan alat bantu pengendalian manajemen (Managerial Control) dan melakukan kegiatan penilaian bebas terhadap semua kegiatan organisasi/instansi harus selalu dalam keadaan dinamis dan aktif. Dalam rangka itu pemeriksa intern dapat menyusun pengendalian intern yang baik dan tepat, mengadakan pengawasan pelaksanankannya, mengukur dan menilai serta memberi saran-saran perbaikan dan komentar-komentar yang sangat diperlukan oleh manajemen. Manajemen yang berkepentingan langsung terhadap pengendalian intern dan pemeriksaan intern harus sadar dan terbuka atas temuan ( hasil ) pemeriksaan dan saran-saran perbaikan yang diberikannya dan melakukan tindakan segera apa yang harus diperbaikinya. Adanya dengan sistem pengendalian intern yang selalu dinilai, dievaluasi akan menghasilkan suatu keluaran atau output seperti yang diharapkan atau direncanakan manajemen. Sehubungan dengan hal tersebut maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memerlukan adanya sistem pengendalian intern kas, karena kas merupakan komponen yang paling penting didalam melaksanakan aktivitas usahanya. Disamping itu kas juga merupakan aktiva yang paling mudah diselewengkan.
B. Prosedur Penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi meliputi serangkaian proses pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan kas serta pertanggungjawaban kembali, proses ini dapat dilakukan secara manual ataupun menggunakan sistem terkomputerisasi. Adapun yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara lebih rinci meliputi : a. Setoran SPP Mahasiswa ke Biro Rektor. b. Pihak Fakultas mengirimkan rencana anggaran ke Biro Rektor. c. Setelah diteliti, pihak Biro akan menyetujui rencana anggaran tersebut. d. Pihak Biro mengirimkan cek kepada Fakultas Ekonomi USU yang nilainya sesuai dengan anggaran yang diajukan sebelumnya. e. Fakultas melampirkan dokumen bukti penerimaan uang / cek. f. Mencatat pada buku besar di Bagian Keuangan jumlah cek yang diterima dari Birek. g. Cek/Dana tersebut dikelola oleh pihak Fakultas ( Bagian Keuangan Fakultas) untuk membiayai semua kebutuhan / kegiatan operasional Fakultas. h. Bagian Keuangan membuat pembukuan atas pemakaian cek/dana tersebut. i. Pembukuan tersebut berisi tentang Realisasi Anggaran yang akan diserahkan kepada Biro Rektor setiap bulannya sebagai pertanggungjawaban fakultas.
j. Jika terjadi kelebihan dana, maka dana tersebut akan dikembalikan lagi ke Biro Rektor. Laporan yang dihasilkan dari prosedur penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi USU adalah Laporan Realisasi Anggaran yaitu laporan yang menyajikan informasi realisasi, pendapatan, dan pembiayaan fakultas dalam suatu periode tertentu. Jenis jenis penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersumber dari : a. Mahasiswa, berupa kewajiban pembayaran uang kuliah untuk program studi S1 reguler maupun mandiri, Diploma III, Ekstensi, dll. b. Sumbangan pribadi. c. Sumbangan Instansi / perusahaan. Namun dalam Tugas Akhir ini penulis hanya membahas lebih dalam mengenai prosedur penerimaan kas yang berasal dari SPP Mahasiswa. Karena sumber inilah yang lebih bersifat rutin. Prosedur penerimaan kas dalam fakultas perlu dirancang sedemikian rupa sehingga kemungkinan tidak tercatat dan tidak diterimanya uang yang seharusnya diterima dapat dikurangi menjadi sekecil mungkin. Prosedur penerimaan kas perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. Terdapat pemisahan tugas antara yang menyimpan, menerima, dan mencatat penerimaan uang. b. Setiap penerimaan uang langsung disetor ke bank sebagaimana adanya. Untuk dapat memenuhi prinsip-prinsip pengendalian intern dalam hal penerimaan kas perlu pemisahan fungsi seperti pemisahan antara fungsi
penerimaan uang, pencatatannya, penyimpanan kas serta yang melakukan rekonsiliasi bank. Unsur pengendalian intern penerimaan kas yang sehat menurut Mulyadi (2001: 60) untuk organisasi, sistem otoritas dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat adalah: 1. fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan, 2. fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi, 3. debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindah bukuan (giro bilyet), 4. fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piuatang yang harus ditagih yang disebut fungsi akuntansi, 5. pengkreditan rekening pembantu piuatang oleh fungsi akuntansi (bagian piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur, 6. hasil perhitungan kas direkam dalam berita cara perhitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera, 7. para penagih dan kasir harus diasuransikan, 8. kas dalam perjalanan (baik yang ada ditangan kasa maupun ditangan penagih perusahaan) harus diasuransikan (cash in safe dan cash in transit insurance).
Prosedur Penerimaan Kas Setoran SPP Mahasiswa Fakultas Mengajukan Rencana Anggaran Biro Rektor USU (Setelah disetujui) Mengirimkan Cek Mencatat di Buku Besar Keuangan Fakultas Fakultas Ekonomi USU Melampirkan Bukti Penerimaan cek Pengelolaan Dana Oleh Fakultas Pembukuan Biro Rektor USU Realisasi Anggaran
Gambar 3.1 : Prosedur Penerimaan Kas Pada Fakultas Ekonomi USU Sumber : Fakultas Ekonomi USU, (2010) C. Pengendalian intern atas pengeluaran kas Pengendalian internal atas pembayaran kas harus memberikan jaminan yang memadai bahwa pembayaran dilakukan hanya untuk transaksi yang diotorisasi. Disamping itu, pengendalian harus memastikan bahwa kas digunakan secara efisien. Pengeluaran kas dalam organisasi/instansi dilakukan dengan menggunakan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya karena jumlah relatif kecil), dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah satu sistem: fluctuating fund balance system dan imperst system. Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut : 1. Digunakannya cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek, dengan demikian pengeluaran kas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud pihak pembayaran. 2. Dilibatkannya pihak luar, dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas organisasi/instansi. Dengan digunakannya cek dalam setiap pengeluaran kas organisasi/instansi, transaksi pengeluaran kas direkam juga oleh bank, yang secara priodik mengirimkan rekening koran
bank (bank statement) kepada perusahaan nasabahnya. Rekening koran bank inilah yang dapat digunakan oleh organisasi/instansi untuk mengecek ketelitian catatan transaksi kas organisasi dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas. 3. Sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada cek is-user. Pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tanbahan bagi organisasi/instansi yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya cancelled check sebagai tanda terima pembayaran lebih andal karena didalam endorsement terkait pihak bank yang merupakan pihak yang independen bagi pembayar maupun bagi penerima pembayaran. D. Prosedur Pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Prosedur pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU meliputi serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi mulai pencatatan, penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian keuangan serta pelaporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban yang berkaitan dengan pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi. Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi meliputi: a. Menerima berkas/kwitansi tagihan pembayaran. b. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang. c. Membuat bukti pengeluaran kas/cek dan mencetaknya. d. Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti pengeluaran kas/cek.
e. Meminta pengesahan pejabat ( Pudek II ) yang berhak menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran kas/bank. f. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek / giro. g. Menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar pada cek/giro. h. Mencatat pada buku kas atau buku besar keuangan setiap jumlah pengeluaran. i. Membuat laporan dalam bentuk Realisasi Anggaran untuk selanjutnya dilaporkan kembali ke Birek USU. Dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur akuntansi pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi terdiri atas: 1. Kwitansi penagihan yang harus segera dibayar. 2. Kwintansi pembayaran dan bukti penerimaan lainnya merupakan dokumen sebagai tanda bukti pembayaran. 3. Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang diterbitkan oleh bendahara / pejabat Fakultas yang memiliki kewenangan. 4. Bukti transfer merupakan dokumen atau bukti apabila pembayaran dilakukan melalui transfer antar bank. 5. Buku besar pengeluaran kas merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat atau menggolongkan semua transaksi atas kejadian yang berhubungan dengan pengeluaran kas.
6. Buku besar pembantu merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat transaksi-transaksi dan kejadian yang berisi rincian item buku besar untuk setiap rekening yang dianggap perlu. 7. Bukti pembayaran pajak ( PPh Pasal 21 dan 22 ) Jenis-jenis pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, baik keperluan operasi program S-1 reguler, mandiri, program Diploma III, dan ekstensi, secara umum mencakup : a. Belanja pegawai Belanja pegawai terdiri dari : 1. Pendidikan, mencakup : a. Kuliah di kelas, Kegiatan perkuliahan ini mengeluarkan dana seperti, gaji dosen serta alat-alat pendukung lainnya b. Dosen pembimbing dan penguji skripsi, Setiap dosen pembimbing/penguji biasanya diberikan uang insentif atas jasa yang telah diberikannya c. Pengawas ujian/koreksi/panitia ujian, Setiap ujian mid ataupun semester biasanya diperlukan pengawas untuk mengawasi peserta ujian, untuk itu diperlukan dana lebih untuk membayar pengawas dan panitia ujian tersebut d. Pembimbing praktikum / PKL,
Mahasiswa yang hendak melakukan PKL akan mempunyai pembimbing praktikum, dana yang dikeluarkan adalah untuk pembimbing praktikum tersebut e. Tim pengembangan program pendidikan, Fakultas Ekonomi tentu selalu ingin meningkatkan akreditasnya, untuk itu diperlukan pengembangan program pendidikan. Untuk mencapai tujuan ini diperlukan tim agar semuanya bisa berjalan lancar 2. Biaya penelitian Fakultas Ekonomi biasaya melakukan penelitian untuk mendapatkan perbandingan yang nantinya berguna untuk kegiatan program fakultas kedepannya agar bisa menjadi lebih baik 3. Pengabdian kepada masyarakat Kegiatan seperti mengunjungi serta membantu masyarakat korban bencana ataupun lebih seperti kegiatan-kegiatan sosial 4. Pembinaan dan pelayanan kesejahteraan masyarakat Memberi bimbingan serta arahan kepada masyarakat untuk bisa meningkatkan kesejahteraan hidupnya. b. Belanja barang, mencakup : 1. Bahan,
Untuk membantu kegiatan perkuliahan diperlukan alat-alat pembantu seperti white board, proyektor, dll 2. Inventaris, Inventaris adalah harta-harta fakultas seperti meja-meja kantor, komputer, dll 3. Langganan daya dan Jasa, Seperti pembayaran rekening air dan telepon 4. Penyelenggaraan, mencakup : a. proses belajar-mengajar, b. seminar dan workshop, c. penyelenggaraan ujian dan kegiatan ilmiah, Dies natalis, penataran, d. Dll. c. Belanja pemeliharaan, mencakup : 1. Pemeliharaan perabot/ inventaris, Untuk menjaga keawetan inventaris fakultas diperlukan pemeliharaan seperti mengecat ulang meja-meja agar terlihat bagus lagi, menservice komputer-komputer, dll 2. Pemeliharaan kendaraan operasional, Diperlukan pemeliharan kendaraan-kendaraan operasional untuk menjaga keawetan kendaraan tersebut, untuk itu diperlukan service rutin untuk kendaraan tersebut 3. Pemeliharaan gedung, Instalasi air dan listrik,
Perlu diperhatikan kelayakan gedung fakultas seperti toilet, untuk menjaga agar toilet fakultas layak dipakai maka diperlukan pemeliharaan seperti membetulkan saluran-saluran air. d. Belanja perjalanan, mencakup : 1. Perjalanan dinas tugas belajar dosen dan pegawai, 2. Bantuan perjalanan bagi tenaga akademik dan administrasi, 3. dll... Semua pengeluaran kas pada fakultas ekonomi akan disusun dalam surat pertanggung jawaban (SPT) fakultas/unit kerja. Pengendalian pengeluaran kas pada fakultas ekonomi akan dipertanggung jawabkan pada SPT dan dikirimkan ke Badan Pusat Akreditasi (BPA), dan kelebihan anggaran kerja akan dikembalikan sehingga tidak ada kas yang di simpan di fakultas yang dapat di salah gunakan atau diselewengkan. Pada dasarnya untuk dapat menghasilkan sistem pengendalian yang baik, prosedur pengeluaran kas harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut : 1. Semua pengeluaran dilakukan dengan cheque, pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil. 2. Semua pengeluaran kas harus memperoleh persetujuan dari yang berwenang terlebih dahulu. 3. Terdapat pemisahan tugas antara yang berhak menyetujui pengeluaran kas, yang menyimpan uang kas dan melakukan pengeluaran serta yang mencatat pengeluaran kas. Unsur pengendalian intern pengeluaran kas yang sehat menurut Mulyadi (2001:78) untuk organisasi, sistem otoritas dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat adalah :
1. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. 2. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian kasir sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan fungsi yang lain. 3. Pengeluaran kas harus mendapat otoritas dari pejabat yang berwenang. 4. Pembukuan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang. 5. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otoritas dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dokumen pendukung yang lengkap. 6. Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya. 7. Dokumen dasar dan pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap lunas oleh bagian kasir setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan. 8. Penggunaan rekening koran bank (bank statement) yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksaan intern (internal audit function) yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas. 9. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima atau dengan pemindah bukuan. 10. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melaluai dana kas kecil yang akuntansinya diselenggarkan dengan imperst sistem.
11. Secara priodik dilakukan pencocokan jumlah fisik kas yang ada ditangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi. 12. Kas yang ada ditangan (cash in safe) dan kas yang ada diperjalanan (cash in transit) di asuransikan dari kerugian. 13. Kasir di asuransikan (fidelity bond insurance). 14. Kasir dilengkapi dengan alat alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada ditangan (misalnya mesin register kas, alamari besi da strong room). 15. Semua nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kas. Pengendalian intern kas ini harus dilakukan secara benar karena kas merupakan komponen yang paling penting didalam melaksanakan aktivitas suatu organisasi. Masalah-masalah yang mungkin terjadi biasanya pengeluaran kas yang dikeluarkan bukan yang diprioritaskan sehingga penggunaan dana kas tidak efisien, dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur akuntansi atas pengeluaran kas tidak lengkap ini juga bisa menimbulkan masalah dan mengganggu kelancaran aktivitas organisasi. Prosedur-prosedur yang dilakukan Fakultas Ekonomi seperti pemeriksan terhadap penerimaan kas dan prosedur atas pengeluaran kas itu semua telah dilakukan secara benar, dilihat dari kebenaran data akuntansinya. Fakultas juga membuat sistem pengendalian intern atas inventaris. Dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur akuntansi pengeluaran kas ataupun penerimaan kas semuanya juga telah lengkap. Dilihat dari itu semua Fakultas ekonomi telah melaksanakan sistem pengendalian intern kas secara efektif.
Bagan Prosedur Pengeluaran Kas Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang Menerima berkas tagihan pembayaran Membuat bukti pengeluaran kas Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan pengeluaran uang Untuk pembayaran melalui Bank dibuatkan Cek/Giro Meminta pengesahan pejabat ((Pudek II ) yang berhak menyetujui pembayaran Mencatat pengeluaran di Buku Besar keuangan pembayaran pengeluaran uang Membuat Laporan Realisassi Anggaran Gambar 3.2 : Prosedur Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi USU Sumber : Fakultas Ekonomi USU, (2010)
BAB IV PENUTUP A. KESIMPULAN Berdasarkan data yang telah disusun oleh penulis maka dapat disimpulkan bahwa setiap organisasi/instansi ( dalam hal ini lembaga pendidikan) harus tetap menjaga jumlah uang kasnya agar tetap mencukupi pembiayaan operasionalnya sehari-hari. Manajemen kas yang efektif juga memerlukan pengendalian internal yang baik guna melindungi kas dari pencurian atau penggelapan kas. Hal ini karena kas merupakan aktiva yang paling lancer, sehingga lebih mudah untuk diselewengkan jika tidak dijaga dengan baik. Secara umum Sistem pengendalian kas selalu membedakan antara pihak yang menangani pemasukan dan pengeluaran dengan pihak yang melakukan pembukuan. Hal ini bertujuan mengurangi kemungkinan terjadinya manipulasi dalam pencatatan/pembukuan. Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem pengawasan sistem internal kas pada Fakultas Ekonomi, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi berasal dari SPP Mahasiswa, Bantuan dana dari Pemerintah dan Sumbangan Masyarakat. 2. Pengendalian internal merupakan suatu sistem yang meliputi semua cara yang dipakai dalam suatu perusahaan/ Instansi untuk mengawasi kegiatan organisasi/instansi yang tujuannya adalah untuk mencegah terjadinya
kecurangan dari penyelewengan, agar semua rencana yang telah ditetapkan dapat berjalan secara baik.. 3. Prosedur penerimaan kas dan pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi sudah cukup efektif dengan adanya buktibukti yang dilaporkan & disimpan oleh pihak yang berwenang serta telah dilakukan pencatatan langsung dari penerimaan dan pengeluaran kas. B. SARAN Berdasarkan kesimpulan diatas, maka penulis mencoba memberikan saransaran yang mungkin bermanfaat kepada pihak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam memajukan fakultas ekonomi adalah sebagai berikut : 1. Sistem pengendalian intern kas yang telah efektif harus tetap di pertahankan agar fakultas ekonomi dapat mencapai sasaran atau tujuan yang diharapkan. 2. Fakultas ekonomi sebaiknya tidak hanya mempercayakan pada satu petugas bagian keuangan, tetapi dua atau tiga petugas, hal ini agar kas lebih terjamin keamanannya. 3. Jika memungkinkan sebaiknya dilakukan pemeriksaan secara berkala terhadap prosedur penerimaan dan pengeluaran kas di Fakultas Ekonomi.