BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang PT Gemah Ripah Loh Jinawi Industri (GRLJI) merupakan salah satu perusahaan swasta nasional yang bergerak dalam bidang industri pupuk. Cikal bakal perusahaan ini sebelumnya adalah berawal dari pertemuan Bapak Joni Eko Saputro selaku direktur PT Trans World Freight dengan Bapak Sumono Eko Saputro selaku direktur industri pupuk di Gresik pada tahun 2006, mereka sepakat untuk bergabung dalam sebuah perusahaan yang bernama CV Gemah Ripah Loh Jinawi yang berdiri di Desa Wotan Panceng Gresik. Seiring dengan perkembangan CV Gemah Ripah Loh Jinawi, pada tahun 2010 berubah menjadi PT Gemah Ripah Loh Jinawi Industri yang bertempat di Manyar Resort A2 No. 1 Gresik. Saat ini PT Gemah Ripah Loh Jinawi Industri (GRLJI) hanya memproduksi dua jenis pupuk yaitu phospat alam dan dolomite dikarenakan banyaknya permintaan dari customer rata-rata sekitar ±500 ton per transaksi dengan tingkat kadar berbeda-beda. Kadar yang diproduksi tiap phospat diantaranya kadar 18%, 20%, 22%, 24%, 25%, dan 27%. Adapun proses bisnis di dalamnya tergolong cukup besar yang dimulai dari transaksi pemesanan bahan baku pada suplier, transaksi penerimaan bahan baku, transaksi pemesanan produk dari customer, proses produksi, dan transaksi pengiriman produk pada customer. Proses pencatatan persediaan bahan baku pupuk yang ada saat ini dapat dikatakan kurang efektif dan efisien karena semua pencatatan masih dilakukan 1
2 secara manual, seperti proses pencatatan data bahan baku yang dibeli dari pemasok, jumlah pemakaian bahan baku untuk setiap produksi pupuk phospat dan dolomite masih dilakukan secara manual yaitu dicatat satu per satu kedalam masing-masing buku oleh bagian gudang dan bagian produksi. Hal ini menimbulkan masalah seperti lambannya proses pencatatan laporan persediaan yang mengakibatkan keterlambatan penyampaian laporan kepada manajer produksi dan direktur. Lambannya proses pencatatan laporan persediaan menyebabkan kontrol persediaan bahan baku digudang menjadi tidak terkendali dan membuat perusahaan kesulitan dalam menentukan kebijakan terkait dengan pembelian bahan baku yang seharusnya. Selain itu masalah yang ada pada pengelolaan sekarang adalah pada saat melakukan produksi sering mengalami kekurangan stok bahan baku yang dapat menimbulkan kerugian waktu dan finansial, dikarenakan waktu tunggu bahan baku dari pemasok umumnya membutuhkan waktu dua hari setelah pemesanan sehingga berdampak terganggunya proses produksi, dan juga mengakibatkan kerugian finansial terkait pemesanan bahan baku yang tidak terjadwal berdampak seperti perbedaan suku bunga dan biaya pengangkutan bahan baku Berdasarkan permasalahan yang telah dijelaskan diatas, maka diperlukan suatu sistem aplikasi pengendalian persediaan bahan baku yang dapat mencatat dan menghasilkan laporan tentang persediaan bahan baku pupuk phospat alam dan dolomite pada PT GRLJI secara tepat dan sesuai dengan kebutuhan produksi setiap periode, sehingga bagian gudang dapat dengan mudah menentukan pemesanan kembali terhadap bahan baku yang sudah hampir mencapai safety stock (stok cadangan) dan dapat menjaga persediaan bahan baku agar tidak sampai
3 kehabisan atau kosong. Pengendalian terhadap stok bahan baku ini dapat dilakukan dengan menggunakan metode Economic Order Quantity (EOQ). Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari adanya penumpukan atau kekurangan stock bahan baku yang diperlukan untuk melakukan proses produksi. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang di atas, perumusan masalahnya adalah bagaimana merancang dan membangun aplikasi pengendalian persediaan bahan baku pada PT Gemah Ripah Loh Jinawi Industri. 1.3 Pembatasan Masalah Berdasarkan perumusan masalah di atas, adapun batasan masalah pada penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Data yang digunakan dalam penelitian bukan data asli melainkan data sinopsis yang sesuai dengan format data sebenarnya dan telah diketahui oleh perusahaan. Dikarenakan data asli merupakan data rahasia perusahaan. Yang antara lain adalah data suplier, data pesanan, data penyimpanan, dan data lainnya yang berhubungan dengan biaya. 2. Metode untuk pengendalian persediaan menggunakan metode Economic Order Quantity (EOQ). 3. Tidak membahas kegiatan bagian pembelian. 4. Aplikasi yang dibangun merupakan aplikasi berbasis desktop dengan menggunakan tools Microsoft Visual Studio 2012, SQL Server 2012, dan SAP Crystal Reports.
4 1.4 Tujuan Dengan melihat perumusan masalah di atas, maka tujuan yang hendak dicapai adalah menghasilkan rancang bangun aplikasi pengendalian persediaan bahan baku dengan metode Economic Order Quantity pada PT Gemah Ripah Loh Jinawi Industri. 1.5 Sistematika Penulisan Laporan Tugas Akhir ini terbagi menjadi lima bab, dimana masing-masing terdiri dari sub-sub bab yang menjelaskan isi dari tiap bab tersebut. Adapun sistematika penulisan laporan ini adalah sebagai berikut: BAB I : PENDAHULUAN Pada Bab I ini menguraikan hal-hal yang berkaitan dengan masalah-masalah yang melatarbelakangi dibangunnya sistem, antara lain : latar belakang dari sistem yang dibuat, perumusan masalah, batasan masalah yang menjelaskan batasan dari sistem yang dibuat serta tujuan sistem. BAB II : LANDASAN TEORI Pada Bab II ini berisi uraian teori yang terkait dalam permasalahan tugas akhir. Teori yang terkait sebagai berikut: metode penentuan harga pokok penjualan, faktor yang mempengaruhi harga pokok penjualan, sistem yang digunakan perusahan untuk menghitung harga pokok penjualan, dan analisis dan desain sistem.
5 BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Pada Bab III ini dilakukan analisis permasalahan dan bagaimana melaksanakan perancangan sistem yang dibuat. Desain sistem tersebut antara lain system flow, blok diagram, diagram berjenjang, context diagram, data flow diagram (DFD), conceptual data model (CDM), physical data model (PDM) dan desain input output serta desain uji coba. BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM Pada Bab IV dilakukan implementasi terhadap sistem yang dibuat untuk menguji kesesuaian rancangan yang dibuat dengan tujuan yang diharapkan dan berisi permbahasan pengujian yang dilakukan. BAB V : PENUTUP Pada Bab V ini disampaikan hasil penelitian yang menjawab permasalahn agar sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Bab ini juga disampaikan hal-hal yang belum dapat diselesaikan untuk lebih lanjut dikembangkan sehingga sistem menjadi jauh lebih baik.