BAB I PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Kemajuan teknologi, khususnya di bidang teknologi informasi merupakan salah satu pemicu terjadinya perubahan pola pikir manusia untuk dapat memperoleh informasi secara cepat, akurat, dan dapat dipercaya. Dinas Perkebunan dan Kehutanan Kabupaten Aceh Tamiang selaku instansi pemerintahan di PEMKAB Aceh Tamiang seharusnya memberikan layanan informasi yang terbaik bagi setiap perusahaan yang membutuhkan. Untuk menjaga kualitas dan performa dari setiap informasi penyediaan barang dan jasa di dinas Perkebunan dan Kehutanan PEMKAB Aceh Tamiang diperlukan adanya bentuk pelayanan yang memberikan kenyamanan dan kemudahan dalam mengakses terhadap barang dan jasa apa saja yang sedang dibutuhkan oleh dinas Kehutanan dan Perkebunan PEMKAB Aceh Tamiang, untuk itu perlu adanya sistem informasi yang menunjang hal tersebut. Untuk itu dinas Kehutanan dan Perkebunan PEMKAB Aceh Tamiang hendaknya memiliki sistem informasi penyediaan barang dan jasa berbasis Web. Adapun sistem informasi berbasis Web telah digunakan oleh perusahaan atau instansi lain yang telah berkembang pesat, hal itu menumbuhkan ide untuk mengembangkan sistem informasi berbasis Web pada dinas Kehutanan dan Perkebunan PEMKAB Aceh Tamiang. Pada aplikasi ini akan mengurangi kelemahan-kelemahan dari penyampaian informasi penyediaan barang dan jasa 1
2 sehingga akan diperoleh sebuah informasi yang lengkap mengenai penyediaan barang dan jasa yang sedang dibutuhkan oleh dinas Kehutanan dan Perkebunan PEMKAB Aceh Tamiang Dengan melihat permasalahan yang terjadi atas, perlu dilakukan peroses pembaharuan terhadap sistem yang selama ini telah berjalan, maka dalam hal ini penulis mengangkat judul PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENYEDIAAN BARANG DAN JASA BERBASIS WEB PADA DINAS KEHUTANAN DAN PERKEBUNAN KABUPATEN ACEH TAMIANG. I.2. Ruang Lingkup Permasalahan I.2.1. Identifikasi Masalah Adapun permasalahan yang penulis temukan dalam skripsi ini antara lain : 1. Lambatnya Informasi penyediaan barang dan jasa yang diterima oleh Perusahaan yang ingin menyediakan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh PEMKAB Aceh Tamiang. 2. Seringnya terjadi kesalahan informasi penyediaan barang dan jasa yang diterima oleh perusahaan 3. Pendaftaran penyediaan barang dan jasa yang dilakukan oleh perusahaan terlalu rumit dan terkesan lambat karena masih menggunakan cara manual.
3 I.2.2. Rumusan Masalah Adapun perumusan masalah dalam penulisan skripsi ini adalah: 1. Bagaimana menyajikan informasi keseluruhan barang dan jasa yang dibutuhkan kepada perusahaan yang ingin menyediakan barang dan jasa yang dibutuhkan dengan berbasis Web 2. Bagaimana mempermudah perusahaan melakukan pendaftaran kegiatan pengadaan barang dan jasa dan mendapatkan informasi mengenai pengadaan barang dan jasa pada dinas Kehutanan dan Perkebunan PEMKAB Aceh Tamiang I.2.3. Batasan Masalah Batasan masalah yang akan digunakan di dalam skripsi ini adalah : 1. Aplikasi ini dirancang khusus hanya untuk menyajikan data barang dan jasa yang dibutuhkan dan bentuk penyajian yang disediakan pada dinas Kehutanan dan Perkebunan PEMKAB Aceh Tamiang. 2.. Data input yang di gunakan adalah elemen-elemen barang dan jasa yang dibutuhkan. 3. Data output yang dihasilkan sistem ialah laporan barang dan jasa. 4. Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Penyediaan Barang dan Jasa Berbasis Web Pada Dinas Kehutanan dan Perkebunan Kabupaten Aceh Tamiang ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL.
4 I.3. Tujuan Dan Manfaat I.3.1. Tujuan Tujuan yang diharapkan dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Merancang dan membuat sebuah Sistem Informasi penyediaan barang dan jasa Secara Online Pada Dinas Kehutanan dan Perkebunan Kabupaten Aceh Tamiang berbasis Web. 1.3.2. Manfaat Manfaat dari hasil penelitian ini adalah : 1. Memberikan kemudahan dan alternatif bagi Instansi / perusahaan terkait. 2. Memudahkan proses pendaftaran, pendataan dan transaksi penyediaan barang dan jasa pada Dinas Kehutanan dan Perkebunan Kabupaten Aceh Tamiang sehingga jarak lokasi tidak lagi menjadi alasan, dan menghemat waktu dalam melakukan pendaftaran, pendataan dan transaksi 3. Agar dapat diketahui kelebihan dan kekurangan dari sistem yang sedang berjalan pada Dinas Kehutanan dan Perkebunan Kabupaten Aceh Tamiang terutama dalam bidang penyediaan barang dan jasa. 4. Dapat menyajikan informasi secara otomatis, cepat dan akurat. I.4. Metode Penelitian Untuk dapat menyelesaikan skripsi ini penulis menerapkan beberapa metode penelitian, yaitu :
5 I.4.1. Analisa Sistem 1.4.1.1. Studi lapangan Merupakan metode yang dilakukan dengan mengadakan studi langsung ke lapangan untuk mengumpulkan data yaitu peninjauan langsung ke lokasi studi. Adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan penulis adalah : a. Observasi (Observation), penulis mengamati proses atau prosedur penyediaan barang dan jasa pada Dinas Kehutanan dan Perkebunan Kabupaten Aceh Tamiang. b. Wawancara (interview), yaitu melakukan wawancara / tanya jawab terhadap bagian Administrasi yaitu Ibu Suriati, Bapak Adrian untuk mendapatkan data seperti data barang dan jasa yang dibutuhkan, ketentuan ketentuan penyediaan barang dan jasa. c. Sampel Yaitu memilih dokumen Dinas Kehutanan dan Perkebunan Kabupaten Aceh Tamiang seperti form data perusahaan yang akan menyediakan barang dan jasa. 1.4.1.2. Studi Kepustakaan (Library Research) Penulis melakukan studi pustaka untuk memperoleh data yang ada hubungan dengan penulisan Skripsi dari berbagai sumber bacaan seperti: buku dan internet yang berhubungan teori-teori pendukung tentang sistem informasi, teori-teori mengenai PHP dan database MySQL
6 I.4.2. Desain Sistem Didalam metode ini penulis membuat beberapa langkah yang membantu dalam proses perancangan sistem informasi yang sedang dilakukan, diantaranya : a. Melakukan perancangan arus data dengan menggunakan UML (Unified Modeling Language) berdasarkan hasil dari identifikasi dan perumusan masalah. b. Menentukan output sistem yang sesuai dengan kebutuhan sistem, dalam perancangan ini output data yang ingin dihasilkan adalah laporan data peserta penyediaan barang dan jasa dan laporan pengelolaan keuangan Dinas Kehutanan dan Perkebunan Kabupaten Aceh Tamiang. c. Menentukan input yang dibutuhan untuk menghasil output yang diinginkan. Data input yang diinginkan adalah berupa data perserta penyediaan barang dan jasa dan juga data pengelolaan dana penyediaan barang dan jasa. d. Merancang database yang sesuai dengan kebutuhan sistem. Database yang dipergunakan dalam proses perancangan adalah database MySQL I.4.3. Membangun Sistem Adapun tahapan yang dilakukan dalam proses pembangunan sistem ini adalah sebagai berikut: a. Membuat database dari sistem dengan menggunakan database MySQL. Karena dalam sebuah database data input dan data output dari suatu sistem nantinya akan disimpan didalamnya.
7 b. Melakukan proses perancangan dan pembuatan interface serta aplikasi dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP. I.4.4. Uji Coba Sistem Sistem yang dirancang telah di uji sebelumnya dengan teknik pengujian sistem. Sistem di uji untuk melihat apakah aplikasi bisa berjalan dengan yang diharapkan yaitu berupa sistem informasi penyediaan barang dan jasa sehingga bisa di akses melalui jaringan intranet Dinas Kehutanan dan Perkebunan Kabupaten Aceh Tamiang. I.5. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: BAB I : Pendahuluan Bab ini menguraikan latar belakang, identifikasi masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, serta sistematika penulisan tugas akhir. BAB II : Tinjauan Pustaka Bab ini menguraikan landasan teori yang membahas masalah sistem informasi, landasan teori sistem informasi mengunakan Bahasa Pemrograman PHP dan database Mysql. BAB III : Analisis dan Desain Sistem Bab ini akan membahas tentang analisis sistem dan perancangan Sistem Informasi Penyediaan Barang dan Jasa Berbasis Web Pada Dinas Kehutanan dan Perkebunan Kabupaten Aceh Tamiang, alur data, proses sistem dalam bentuk DFD serta relasi tabel.
8 BAB IV : Hasil dan Uji Coba Bab ini akan membahas analisis hasil dan uji coba sistem yang akan penulis buat. BAB V : Kesimpulan dan Saran Bab ini menguraikan tentang kesimpulan, dan saran-saran dari hasil akhir perancangan serta pemecahan masalah untuk kesempurnaan sistem yang dibuat.