38 BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM III.1 Analisa Sistem yang sedang berjalan PT. Infomedia Nusantara merupakan sebuah perusahaan pada Telkom Group yang mengkhususkan diri di bidang media penerbitan dan iklan sebagai jembatan komunikasi antar pelaku bisnis dan juga saluran informasi bagi pelanggan telepon Telkom. 51% sahamnya dimiliki langsung oleh Telkom, dan 49% sisanya dimiliki oleh anak perusahaan Telkom yang lain, Multimedia Nusantara Permasalahan yang terjadi dalam sistem informasi penyusutan aktiva tetap pada PT. Infomedia Nusantara diantaranya disebabkan adanya nilai penyusutan harga perolehan aktiva yang tidak dilakukan proses perhitungan yang tepat. Dalam pelaksanaan kegiatan investasi perusahan khususnya untuk aktiva tetap sampai saat ini masih dilakukan dengan menggunakan aplikasi Excel, namun tidak ada mengkaji atau mengolah mengenai nilai penyusutan terhadap aktiva tetap yang diperoleh atau dibelanjakan. Berdasarkan hal tersebut diatas, maka perusahaan tidak dapat memperoleh perkiraan nilai aktiva tetap yang terus menurun di masa yang akan datang. Hal ini mengakibatkan perusahaan dapat mengurangi nilai pendapatan yang disebabkan tidak adanya laporan penyusutan aktiva tetap yang jelas.
39 III.1.1 Input Analisa masukan (input) bertujuan untuk mengidentifikasi permasalahan atau bentuk masukan data yang ada pada sistem berupa form atau dokumen. Gambar III.1. Laporan Keuangan dan Penyusutan Aset Tetap
40 III.1.2 Proses Berdasarkan input yang telah ada maka selanjutnya dilakukan penganalisaan terhadap proses. Proses yang dilakukan sistem yang berjalan di gambarkan pada Flow of Document (FOD) dibawah ini. Penyusutan Aktiva Tetap Petugas Inventory Bagian Keuangan Pimpinan Daftar Pengadaan Aktiva Tetap Daftar Pengadaan Aktiva Tetap Mencatat Aktiva Masuk Daftar Aktiva Tetap Kendaraan Peralatan Perhitungan Penyusutan Bangunan Mencatat Penyusutan Aktiva Persediaan Aktiva Tetap Laporan Penyusutan Aktiva Tetap Daftar Aktiva Tetap Laporan Penyusutan Aktiva Tetap Gambar III.2. Flow of Document Sistem yang Sedang Berjalan
41 III.1.3 Output Analisa output bertujuan untuk mengidentifikasi data keluaran berupa laporan atau informasi yang merupakan hasil dari suatu sistem yang telah berjalan. Data yang telah dicatat atau disimpan akan diproses untuk menghasilkan keluaran dalam bentuk informasi atau laporan serta menentukan atribut yang dibutuhkan dalam perancangan sistem yang akan dibangun. Adapun laporan yang di analisa meliputi laporan penyusutan aktiva tetap. III.2 Evaluasi Sistem yang berjalan Dalam hal ini sistem yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penyusutan aktiva tetap PT. Infomedia Nusantara sering mengalami berbagai kesulitan dan kendala. Setelah mempelajari dan mengamati sistem yang sedang berjalan pada perusahaan, berikut ini merupakan permasalahan yang terdapat di PT. Infomedia Nusantara antara lain : 1. Sistem yang digunakan di PT. Infomedia Nusantara masih lambat karena pengolahan data masih dilakukan menggunakan Microsoft Excel. 2. Sulitnya dalam memperoleh informasi dan laporan aset atau aktiva tetap serta laporan penyusutan aktiva tetap. Adapun rancangan pengembangan sistem yang diusulkan yaitu : 1. Membangun program web dalam melakukan perolehan perhitungan penyusutan aktiva tetap. 2. Menggunakan metode garis lurus dalam menentukan penyusutan aktiva tetap 3. Melakukan perhitungan penyusutan perbulan dan pertahun, berikut ini :
42 ( ) ( ) ( ) Adapun beberapa kelebihan yang diharapkan setelah terciptanya sistem informasi yang dirancang adalah : 1. Mempermudah dalam mengelola data pengadaan aktiva tetap. 2. Dengan adanya sistem informasi akuntansi penyusutan aktiva tetap dapat mempermudah dalam memberikan dan memperoleh informasi atau laporan. 3. Memberikan informasi yang akurat dan cepat kepada manager atau pihak yang membutuhkan. III.3 Desain Sistem Setelah perancangan sistem direncanakan, maka akan dilakukan perancangan sistem baik global, terinci/detail dan perancangan database. III.3.1 Desain Sistem Secara Global Rancangan global digunakan untuk mempermudah dalam melakukan perancangan secara terinci, selain itu juga memberikan gambaran tentang hubungan antara sub-sub sistem, juga dapat memberikan kemudahan bagi
43 pemakai dalam mempelajari dan menggunakan aplikasi ini dan apa saja yang dihasilkan oleh sistem. Dalam perancangan global ini, diuraikan rancangan proses sistem yang diusulkan berupa Use Case Diagram, Class Diagram, Activity Diagram, dan Sequence Diagram. III.3.1.1 Use Case Diagram Berikut adalah model use case diagram sistem informasi pada PT. Infomedia Nusantara dapat dilihat pada gambar berikut: SIA Penyusutan Aktiva Tetap Login Input Data Kendaraan Input Data Peralatan Input Data Bangunan Input Pengadaan Kendaraan Input Pengadaan Peralatan Admin Input Pengadaan Bangunan Laporan Aktiva Tetap Laporan Penyusutan Logout Pimpinan Gambar III.3. Use Case Diagram
44 Tabel III.1. Keterangan Use Case Diagram Penyusutan aktiva tetap Nama Use Case Use Case SIA Penyusutan Aktiva Tetap Deskripsi Singkat User Admin dapat mengakses semua form dan laporan yang ada di aplikasi sedangkan user pimpinan hanya dapat mengakses laporan aktiva tetap dan laporan penyusutan aktiva tetap. Aktor Admin, Pimpinan Tindakan Utama Setelah user admin login, user dapat dapat mengakses form dan laporan yang ada di dalam aplikasi. III.3.1.2 Class Diagram Berikut ini merupakan class diagram pada sistem informasi akuntansi penyusutan aktiva tetap pada PT. Infomedia Nusantara, yaitu : Kendaraan -KodeKendaraan -Merk -Tipe -Jenis -Keterangan +Simpan() +Hapus() +Edit() 1 1..* Pengadaan -NoBukti -Tanggal -KodeAktiva -JenisAktiva -HargaPerolehan -MasaEkonomis -NilaiSisa +Simpan() +Hapus() +Edit() 1..* 1 Peralatan -KodeBarang -NamaBarang -Merk -Satuan -Fungsi -Keterangan +Simpan() +Hapus() +Edit() 1..* 1 Bangunan -KodeBangunan -Nama -Jenis -Keterangan +Simpan() +Hapus() +Edit() Gambar III.4. Class Diagram
45 III.3.I.3. Activity Diagram Berikut ini merupakan activity diagram pada sistem informasi penyusutan aktiva tetap. 1. Login Admin Berikut ini merupakan gambar activity diagram login admin. Login Admin Cek Login Tidak valid Apakah Ada? valid Tampil Halaman Admin 2. Akses Admin Gambar III.5. Activity Diagram Login Admin Berikut ini merupakan gambar activity diagram akses admin. Input Data Kendaraan Halaman Admin Input Data Peralatan Input Data Bangunan Pengadaan Kendaraan Pengadaan Peralatan Pengadaan Bangunan Input Penyusutan Aktiva Laporan Aktiva Tetap Laporan Penyusutan Aktiva Tetap Gambar III.6. Activity Diagram Akses Admin
46 3. Input Data Kendaraan Berikut ini merupakan gambar activity diagram input data kendaraan. 4. Input Data Peralatan Gambar III.7. Activity input data kendaraan Berikut ini merupakan gambar activity diagram input data Peralatan. 5. Input Data Bangunan Gambar III.8. Activity input data Peralatan Berikut ini merupakan gambar activity diagram input data Bangunan. Gambar III.9. Activity input data Bangunan
47 6. Input Data Pengadaan Kendaraan Berikut ini merupakan gambar activity diagram input data Pengadaan Kendaraan. Gambar III.10. Activity input data Pengadaan Kendaraan 7. Input Data Pengadaan Peralatan Berikut ini merupakan gambar activity diagram input data Pengadaan Peralatan. Gambar III.11. Activity input data Pengadaan Peralatan
48 8. Input Data Pengadaan Bangunan Berikut ini merupakan gambar activity diagram input data Pengadaan Bangunan. Gambar III.12. Activity input data Pengadaan Bangunan 9. Input Data Penyusutan Aktiva Berikut ini merupakan gambar activity diagram input data Penyusutan Aktiva. Gambar III.13. Activity input data Penyusutan Aktiva III.3.1.3 Sequence Diagram Berikut ini merupakan sequence diagram yang terdapat pada sistem informasi akuntansi penyusutan aktiva tetap.
49 1. Sequence Diagram Login Admin Gambar III.14. Sequence Diagram Login Admin 2. Sequence Diagram Form Kendaraan Admin Open() Form Kendaraan Akses Simpan() Hapus() Edit() Cetak() Keluar() Gambar III.15. Sequence Diagram Form Kendaraan
50 3. Sequence Diagram Form Peralatan Admin Open() Form Peralatan Akses Simpan() Hapus() Edit() Cetak() Keluar() Gambar III.16. Sequence Diagram Form Peralatan 4. Sequence Diagram Form Bangunan Admin Open() Form Bangunan Akses Simpan() Hapus() Edit() Cetak() Keluar() Gambar III.17. Sequence Diagram Form Bangunan
51 5. Sequence Diagram Pengadaan Aktiva Tetap Admin Open() Form Pengadaan Akses Pilih Kriteria Kriteria Aktiva() Simpan() Hapus() Edit() Cetak() Keluar() Gambar III.18. Sequence Diagram Form Pengadaan Aktiva Tetap III.3.2. Desain Sistem Secara Detail Perancangan terinci atau detail disebut juga desain teknis sistem secara fisik (physical system design) atau disebut juga desain internal (internal design), yaitu perancangan bentuk fisik atau bagan arsitektur sistem yang diusulkan. Dalam merancang suatu sistem perlu diketahui hal yang akan menunjang sistem, agar dapat mempermudah pengolahan data nantinya. Berdasarkan hal tersebut diatas, penulis akan menguraikan lebih detail rancangan sistem yang diusulkan.
52 III.3.2.1 Desain Output 1. Laporan Penyusutan Aktifa Tetap per Bulan Berikut ini merupakan format laporan penyusutan aktifa tetap. Laporan Penyusutan Aktiva Tetap per Bulan PT. Infomedia Nusantara Aktiva Tetap Kode Aktiva Jenis Aktiva Harga Perolehan Masa Ekonomis Nilai Sisa Penyusutan per Bulan xxxxxx xxxxxx xxxxxx Xxxxx xxxxx xxxxx Diketahui Oleh (Pimpinan) Gambar III.19. Desain Laporan Penyusutan Aktiva Tetap per Bulan 2. Laporan Penyusutan Aktifa Tetap per Tahun Berikut ini merupakan format laporan penyusutan aktifa tetap. Laporan Penyusutan Aktiva Tetap per Tahun PT. Infomedia Nusantara Aktiva Tetap Kode Aktiva Jenis Aktiva Harga Perolehan Masa Ekonomis Nilai Sisa Penyusutan per Bulan xxxxxx xxxxxx xxxxxx Xxxxx xxxxx xxxxx Diketahui Oleh ( Pimpinan ) Gambar III.20. Desain Laporan Penyusutan Aktiva Tetap per Tahun
53 III.3.2.2 Desain Input 1. Input Data Login Input data login sistem merupakan rancangan input yang digunakan untuk memasukkan data pengguna dengan mengisi username, password kemudian klik Login. Input Login Username Password Login Gambar III.21. Form Input Data Login 2. Input Data Kendaraan Pada desain input data Kendaraan digunakan untuk mengelola data Kendaraan berupa proses simpan, hapus, edit. Input Data Kendaraan Kode Kendaraan Merk Tipe Kendaraan Jenis Keterangan Simpan Batal Cetak Kodekendaraan merk Tipe Jenis Keterangan proses Hapus Edit Gambar III.22. Form Input Data Kendaraan
54 3. Input Data Peralatan Pada desain input data Peralatan digunakan untuk mengelola data Peralatan berupa proses simpan, hapus, edit. Input Data Peralatan Kode Barang Nama Barang Merk Satuan Fungsi Keterangan Simpan Batal Cetak Kode Nama Merk Satuan Fungsi Keterangan proses Hapus Edit Gambar III.23. Form Input Data Peralatan 4. Input Data Bangunan Pada desain input data Bangunan digunakan untuk mengelola data Bangunan berupa proses simpan, hapus, edit. Input Data Bangunan Kode Bangunan Nama Jenis Keterangan Simpan Batal Cetak Kode Bangunan Nama Jenis Keterangan proses Hapus Edit Gambar III.24. Form Input Data Bangunan
55 5. Input Pengadaan Aktiva Tetap Pada desain input Pengadaan Aktiva Tetap digunakan untuk mengelola Pengadaan Aktiva Tetap berupa proses simpan, hapus. Input Pengadaan Aktiva Tetap No.Bukti Tanggal Kode Aktiva Harga Perolahan Masa Ekonomis Nilai Sisa Simpan Batal Gambar III.25. Form Input Pengadaan Aktiva Tetap III.3.2.3 Desain Database Desain database bertujuan untuk merancang struktur tabel sebagai pengolahan data. Adapun teknik pemodelan database yang digunakan dalam mendesain database sistem informasi asuransi kendaraan adalah sebagai berikut : III.3.2.3.1 Kamus Data Kamus data merupakan uraian yang menjelaskan tentang tabel data atau entitas serta field-field yang terdapat pada entitas yang ada. Kamus data digunakan sebagai acuan dalam pembangunan suatu database dan sebagai panduan bagi pemakai sistem maupun untuk keperluan pengembangan sistem database. Adapun tabel data atau entitas yang dibentuk adalah seperti berikut ini. 1. Tabel Admin {username, password} 2. Tabel Kendaraan {kodekendaraan, merk, tipe, jenis, keterangan} 3. Tabel Peralatan {kodebarang, namabarang, merk, satuan, fungsi, keterangan}
56 4. Tabel Bangunan {kodebangunan, nama, jenis, keterangan} 5. Tabel Pengadaan {NoBukti, tanggal, kodeaktiva, jenisaktiva, hargaperolehan, masaekonomis, nilaisisa} III.3.2.3.2 Normalisasi Teknik Normalisasi digunakan untuk menghilangkan beberapa group elemen yang berulang. Berikut ini adalah langkah-langkah normalisasi yang dilakukan dalam merancang database pada sistem informasi penyusutan aktiva tetap. 1. Unnormalisasi No Pengadaan Tanggal Nama Aktiva Jenis Aktiva Harga Perolahan Jumlah Masa Ekonomis Nilai Penyusutan Penyusutan pertahun Pemasok Alamat Kota Gambar III.26 Tabel Unnormalisasi
57 2. Normalisasi Pertama (1NF) Sebuah model data dikatakan memenuhi normal pertama apabila setiap atribut yang dimilikinya memiliki satu dan hanya satu nilai. No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Nama Field NoPengadaan Tanggal Alamat NamaAktiva JenisAktiva HargaPerolehan Jumlah Masa Ekonomis NilaiPenyusutan Penyusutanpertahun Gambar III.27 Tabel Normalisasi Pertama 3. Normalisasi Kedua (2NF) Sebuah model data dikatakan bentuk normal kedua apabila ia memenuhi bentuk normal pertama dan setiap atribut bergantung sepenuhnya hanya pada kunci utama atau primary key identitas tersebut. a. Tabel Kendaraan KdKendaraan Merk Tipe Jenis Harga Jumlah Masa Ekonomis b. Tabel Peralatan KdPeralatan Nama Peralatan Merk Jenis Harga Jumlah Masa Ekonomis
58 c. Tabel Dana Bangunan KdBangunan Nama Bangunan Luas Lokasi Harga Perolehan Jumlah Total Pensiun d. Tabel Dana Pengadaan NoBukti Tanggal Nama Pemasok Alamat Keterangan Gambar III.28 Tabel Normalisasi Kedua 4. Normalisasi Ketiga (3NF) Sebuah model data dikatakan bentuk normal ketiga apabila ia memenuhi bentuk normal kedua dan tidak ada satupun atribut non-identifying (bukan pengidentifikasi unik) yang bergantung pada atribut non-identifying lain. Apabila ada, pisahkan salah satu atribut tersebut menjadi entitas baru, dan atribut yang bergantung padanya menjadi atribut entitas baru tersebut. Kendaraan KodeKendaraan Merk Tipe Jenis Keterangan Bangunan KodeBangunan Nama Jenis Keterangan Pengadaan NoBukti Tanggal KodeAktiva JenisAktiva HargaPerolehan MasaEkonomis NilaiSisa Peralatan KodeBarang NamaBarang Merk Satuan Fungsi Keterangan Gambar III.29 Tabel Normalisasi Ketiga
59 III.3.2.3.3 Desain Tabel/File Berdasarkan hasil normalisasi tersebut di atas, maka struktur tabel data yang terbentuk dari database dbpenyusutan adalah sebagai berikut. 1. Struktur Tabel Login, tabel ini memiliki struktur sebagai berikut : Nama Database Primary Key : tbllogin : username Foreign Key : - Tabel III.2. Struktur Tabel Login Nama Field Tipe Size Keterangan Username VarChar 30 Username Password VarChar 30 Password 2. Struktur Tabel Kendaraan, tabel ini memiliki struktur sebagai berikut : Nama Database Primary Key : tblkendaraan : kodekendaraan Foreign Key : - Tabel III.3. Struktur Tabel Kendaraan Nama Field Tipe Size Keterangan Kodekendaraan VarChar 6 Kode Kendaraan Merk VarChar 30 Merek Tipe VarChar 30 Tipe Jenis VarChar 30 Jenis Keterangan VarChar 100 Keterangan
60 3. Struktur Tabel Peralatan, tabel ini memiliki struktur sebagai berikut : Nama Database Primary Key : tblperalatan : kodeperalatan Foreign Key : - Tabel III.4. Struktur Tabel Peralatan Nama Field Tipe Size Keterangan KodeBarang VarChar 6 Kode Peralatan/Barang Namabarang VarChar 30 Nama Barang Merk VarChar 30 Merk Satuan VarChar 30 Satuan Fungsi VarChar 30 Fungsi Keterangan VarChar 100 Keterangan 4. Struktur Tabel Bangunan, tabel ini memiliki struktur sebagai berikut : Nama Database Primary Key : tblbangunan : kodebangunan Foreign Key : - Tabel III.5. Struktur Tabel Bangunan Nama Field Tipe Size Keterangan KodeBangunan VarChar 6 Kode Bangunan Nama VarChar 30 Nama Bangunan Jenis VarChar 30 Jenis Keterangan VarChar 100 Keterangan 5. Struktur Tabel Pengadaan, tabel ini memiliki struktur sebagai berikut : Nama Database Primary Key : tblpengadaan : kodepengadaan Foreign Key : -
61 Tabel III.6. Struktur Tabel Pengadaan Nama Field Tipe Size Keterangan NoBukti VarChar 6 NoBukti Tanggal Data 8 Tanggal KodeAktiva VarChar 10 Kode Aktiva JenisAktiva VarChar 20 Jenis Aktiva HargaPerolehan Int 8 HargaPerolehan MasaEkonomis Int 8 MasaEkonomis NilaiSisa Int 8 NilaiSisa III.3.2.3.4 ERD aktiva tetap. Berikut ini merupakan ERD pada rancangan sistem informasi penyusutan kdkendaraan Merk tipe jenis harga KodeAktiva HargaPeroleh aa NilaiSisa NoBukti Tangal JenisAktiva Masa Manfaat Kendaraan Dilakukan Pengadaan Dilakukan Peralatan Dilakukan Bangunan Kdperalatan nama merk fungsi keterangan Kdbangunan nama Jenis Keterangan Gambar III.31 Entity Relationship Diagram