SISTEM INFORMASI PENDIDIKAN BERBASIS WEB Maslihah Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi, ITATS, SURABAYA Jl.A.Rakhman Hakim 100 Sukolilo, Surabaya ABSTRAK Sistem informasi pendidikan hingga saat ini pada umumnya merupakan sistem informasi off-line, dimana informasi hanya dibuat secara manual baik melalui dokumendokumen resmi yang tersimpan, media cetak maupun lewat papan pengumuman yang terpasang di lingkungan sekolah. Hanya para guru dan siswa saja yang dapat mengetahui secara cepat informasi yang sedang berkembang sementara orang tua atau wali murid atau kebanyakan baru mengetahui informasi tersebut melalui putra-putri mereka yang duduk dibangku sekolah. Kasus semacam ini terjadi dikarenakan informasi hanya bisa diperoleh pada waktu dan hari-hari tertentu saja sehingga penyampaian informasi dirasa kurang efektif mengingat kesibukan dari orang tua atau wali murid serta daya jangkau informasi yang masih sempit dan terbatas. Berdasarkan uraian diatas, maka dilakukan peningkatan pelayanan dibidang informasi. Sistem informasi manual yang telah ada akan dikembangkan menjadi sistem informasi digital (komputerisasi) dalam bentuk sebuah website on-line. Tujuan dari perancangan sistem ini adalah memberikan kemudahan dalam penyampaian informasi pendidikan yang ada secara luas tidak hanya untuk para guru dan siswa tetapi juga untuk dapat diakses oleh masyarakat umum melalui internet. Melalui pengembangan sistem ini akses informasi dapat dilakukan kapanpun dan dimanapun tanpa harus berhubungan secara langsung dengan sumber informasi yang ada. Sistem ini menggunakan HTML (HyperText Markup Language) yang merupakan bahasa dasar dalam pembuatan website. Agar website tampak lebih dinamis dan menarik, maka dalam HTML tersebut akan disisipkan ASP (Active Server Page) yang merupakan bahasa skrip dengan teknologi server side serta software pembuat animasi Macromedia Flash. Sedangkan program penyimpanan dan pengolahan database menggunakan Microsoft Access dan SQL (Structure Query Language). Kata Kunci : Informasi Pendidikan, HTML, ASP PENDAHULUAN Latar Belakang Perkembangan teknologi yang demikian pesatnya dirasa makin memberikan banyak kemudahan dalam membantu memecahkan permasalahan dalam berbagai aspek kehidupan. Internet sebagai salah satu contoh dari hasil perkembangan teknologi informasi merupakan satu penemuan yang benar-benar patut kita syukuri. Betapa tidak, kini dengan perancangan sistem informasi yang tepat, suatu informasi dapat disampaikan dan diterima dengan begitu mudah dan cepat. Dalam bidang pendidikan, teknologi informasi mempunyai peranan penting guna mewujudkan suatu sistem pendidikan yang kondusif. Hal tersebut berkaitan dengan timbulnya pertanyaan-pertanyaan seperti Kemana saya akan melanjutkan pendidikan?, C-25-1
Kapan ujian akan dimulai? merupakan beberapa contoh dari banyaknya pertanyaan yang sering kita jumpai dalam praktek sehari-hari. Bertolak dari latar belakang diatas, maka seolah berkeinginan untuk meningkatkan pelayanan informasi pendidikan yang diperlukan secara maksimal. Saat ini sistem informasi pendidikan yang ada di sekolah kebanyakan masih dilakukan secara manual ( offline), dimana informasi dikemas dalam bentuk dokumendokumen resmi yang tersimpan, media cetak maupun melalui papan pengumuman yang ada di lingkungan sekolah. Mulai dari informasi nilai siswa, absensi, jadwal pelajaran, data guru dan karyawan, data siswa hingga berita hangat yang sedang berkembang masih menganut sistem manual. Meski demikian sistem ini bukanlah sistem yang buruk, akan tetapi dari segi efisiensi dan efektifitasnya masih mempunyai kekurangan yang harus diperbaiki. Permasalahan Dari hasil survey pada umumnya sistem informasi pendidikan di Surabaya timbul beberapa masalah, antara lain : 1. Bagaimana efisiensi pengolahan dan pencarian data dapat dilakukan semaksimal mungkin? 2. Bagaimana agar terjalin komunikasi yang lebih baik antara pihak sekolah dengan pihak di luar sekolah? 3. Bagaimana agar penyampaian informasi mengenai sekolah tersebut kepada masyarakat luas dapat dilakukan secara nonstop tanpa di batasi oleh jam atau harihari tertentu? Batasan Masalah Dari uraian diatas maka pada system ini permasalahan yang diangkat adalah bagaimana memaksimalkan penyampaian informasi pendidikan kepada masyarakat luas. Adapun batasan masalahnya adalah sebagai berikut : 1. Desain halaman web akan dibuat dengan menggunakan HTML, ASP, dan pembuatan database menggunakan Microsoft Access 2. Informasi yang dibahas adalah mengenai profil sekolah, fasilitas sekolah (bangunan dan perlengkapan sekolah), data pegawai, data siswa, kalender pendidikan, jadwal pelajaran dan jadwal ujian, nilai rapor, ekstrakurikuler, berita / pengumuman serta artikel dan buku tamu. Sedangkan informasi yang tidak dibahas adalah mengenai informasi administrasi siswa dan pegawai serta perpustakaan, mengingat tingkat kesulitannya yang relatif tinggi serta keterbatasan yang dimiliki penulis. 3. Software browser yang digunakan adalah Microsoft Internet Explorer. 4. File gambar yang berfungsi menunjang informasi yang disampaikan. Maksud dan Tujuan 1. Membuat sistem informasi pendidikan berbasis web. 2. Memberikan informasi bagi pelajar yang ingin melanjutkan ke sekolahnya tersebut 3. Melalui website ini diharapkan dapat memberikan kemudahan baik bagi keluarga besar yang sekolah disekolah tersebut maupun masyarakat luas dalam menyampaikan dan menerima informasi pendidikan. C-25-2
METODOLOGI Penulisan system ini menggunkan metode : 1. Observasi Pengumpulan informasi dilakukan dengan observasi secara langsung (komunikasi dua arah) serta melakukan analisa permasalahan kebutuhan guna memperoleh informasiinformasi yang menunjang dalam pembuatan sistem. 2. Studi Literatur Untuk memperoleh informasi mengenai database dan penyampaian informasi berbasis web maka dilakukan studi literatur melalui buku-buku yang berkaitan dengan permasalahan diatas serta contoh-contoh website pada media internet. 3. Perancangan Sistem Setelah pengumpulan informasi dan analisa kebutuhan dilakukan, maka tahap selanjutnya adalah perancangan basis data. Proses perancangan basis data ini terdiri dari beberap langkah : - Pembuatan Diagram Berjenjang - Pembuatan DFD (Data Flow Diagram) - Pembuatan ERD (Entity Relationship Diagram) - Pembuatan Basis Data - Pembuatan Website 4. Implementasi Sistem Mengimplementasikan rancangan sistem ke dalam bentuk program. Sistematika Sistematika pembahasan penulisan system ni tersusun atas : BAB I : PENDAHULUAN Bab ini mengemukakan dasar penulisan yang meliputi latar belakang, permasalahan, batasan masalah, maksud dan tujuan, metodologi dan sistematika penulisan dalam penyusunan ini. BAB II : LANDASAN TEORI Semua teori dasar yang diperlukan dalam penulisan system ini, beserta perangkat lunak apa saja yang digunakan akan dibahas dalam bab ini. BAB III : PERANCANGAN SISTEM Menjelaskan tentang proses perancangan program mulai dari Data Flow Diagram hingga perancangan data base yang meliputi pembuatan tabel- tabel. BAB IV : IMPLEMENTASI SISTEM Dalam bab ini membahas mengenai cara kerja program berkaitan dengan interaksi yang dilakukan oleh user disertai dengan tampilan program (interface). BAB V : PENUTUP Berisikan kesimpulan maupun saran sebagai hasil dari penelitian yang telah dibuat. PERANCANGAN SISTEM Pada bab ini akan dibahas mengenai perancangan sistem secara umum yang meliputi pembuatan Diagram Berjenjang, Diagram Kontek, Data Flow Diagram (DFD), pembuatan Entity Relationship Diagram (ERD) yang digambarkan berupa Conceptual C-25-3
Data Model (CDM), Phisycal Data Model (PDM) serta pejelasan mengenai struktur tabel yang terdapat dalam rancangan database. Hal ini perlu dilakukan guna memberikan kemudahan dalam pembuatan program aplikasi sesuai dengan desain sistem yang ada, sehingga diperoleh suatu program aplikasi yang benar-benar tepat sasaran baik dari segi informasi maupun pengolahan data. Diagram Alir Data Diagram Berjenjang disini menjelaskan tentang tahapan proses pada suatu system, Diagram Kontek menjelaskan tentang proses didalam system dan kaitannya dengan entitiy-entitiy yang tekait pada setiap proses, Diagram alir data ( Data Flow Diagram (DFD)) merupakan suatu diagram yang ditujukan untuk membantu menganalisa suatu sistem ditinjau dari arus data yang ada dalam suatu system dan juga hubungannya dengan data-data yang perlu diambil dan data yang perlu disimpan pada tiap tahapan proses. Langkah pertama dalam pembuatan diagram alur ini adalah membuat diagram kontek untuk memberikan gambaran secara keseluruhan dari sebuah sistem, selanjutnya sistemsistem yang masih bersifat global di-breakdown hingga menjadi sub-sub sistem yang lebih kecil dan terperinci. Diagram Berjenjang, Diagram Kontek, Conceptual Data Model (CDM), Phisycal Data Model (PDM) sistem informasi pendidikan dapat dilihat pada gambar berikut : 0 Sistem Informasi Pendidikan Top Level 1 2 Browsing Administrasi Level 0 1.1 Lihat Informasi 1.2 Buku Tamu 1.3 Artikel 1.4 Login Member 2.1 Login Admin Level 1 1.4.1 1.4.2 2.1.1 2.1.2 2.1.3 Info Pegawai or Siswa Raport Insert Edit Delet Level 2 Gambar 1. Bagan Berjenjang Sistem Informasi Pendidikan C-25-4
Gambar 2. Diagram Kontek Sistem Informasi Pendidikan Entity Relational Diagram (ERD) Entity Relational Diagram merupakan suatu diagram yang mempresentasikan model data yang ada pada sistem dimana didalamnya terdapat entity dan relationship. Berikut skema relasi database yang terdapat pada Sistem Informasi Pendidikan C-25-5
Gambar 3. Conceptual Data Model (CDM) C-25-6
Gambar 4. Phisycal Data Model (PDM) C-25-7
Struktur Tabel Setelah desain database selesai dibuat, selanjutnya akan dibuat struktur tabel dari database. IMPLEMENTASI SISTEM Pada bab ini berisikan penjelasan secara umum dari halaman web disertai dengan tampilan program yang terdapat dalam Sistem Informasi Pendidikan Surabaya. Penjelasan Tampilan Program Halaman Home (Non Member) Halaman ini merupakan halaman yang akan tampil setelah halaman default.asp Gambar 5. Tampilan Halaman Home C-25-8
dieksekusi oleh browser. Didalamnya terdapat kata sambutan Selamat Datang kepada user serta ucapan terima kasih dari web master. Pada halaman home (non member) ini terdapat beberapa menu utama yaitu, menu Profil, Guru & Karyawan, Organisasi & Kegiatan serta menu Serba-Serbi. Form login pada salah satu sisi halaman diggunakan untuk masuk ke halaman home khusus bagi member. Halaman Identitas Sekolah Halaman Identitas Sekolah merupakan sub menu dari menu Profil. Berisikan informasi mengenai sejarah berdirinya sekolah tesebut Halaman Visi, Misi dan Tujuan Halaman ini termasuk dalam menu Profil yang memberikan informasi tentang visi, misi dan tujuan yang dimiliki oleh sekolah Halaman Bangunan dan Ruang Belajar Merupakan bagian dari menu Profil yang berisikan informasi mengenai jenis-jenis bangunan dan ruang beserta luas dan kondisinya. Halaman Perlengkapan Sekolah Halaman ini merupakan bagian terakhir dari menu Profil yang berisikan informasi mengenai berbagai jenis perlengkapan pendukung proses belajar mengajar seperti komputer, lemari, mesin ketik, dan lain sebagainya berikut kondisinya. Halaman Komite Sekolah Halaman ini merupakan sub menu dari menu Guru & Karyawan yang berisikan informasi mengenai nama-nama anggota komite sekolah yang ada di sekolah tersebut. Halaman Guru Pengajar Halaman guru pengajar juga merupakan sub menu dari menu Guru & Karyawan yang menyampaikan informasi mengenai daftar nama-nama guru pengajar yang ada di sekolah tersebut Halaman Wali Kelas Halaman Wali Kelas termasuk sub menu dari menu Guru & Karyawan. Pada halaman ini disampaikan informasi mengenai siapa saja nama walikelas yang ada di sekolah tersebut. Halaman Karyawan Merupakan sub menu terakhir dari menu Guru & Karyawan yang berisikan informasi mengenai nama-nama pegawai yang tidak termasuk dalam kategori komite sekolah maupun guru pengajar. Halaman OSIS Halaman OSIS merupakan sub menu pertama dari menu Organisasi & Kegiatan. Halaman ini memberikan informasi mengenai daftar nama-nama siswa yang mempunyai jabatan penting dalam kepengurusan OSIS. Halaman Prestasi Siswa Pada sub menu terakhir dari menu Organisasi & Kegiatan ini, disampaikan informasi mengenai berbagai prestasi yang pernah diraih oleh siswa-siswi di sekolah tersebut demi mengharumkan nama baik sekolah mereka baik di tingkat daerah maupun propinsi. Halaman Pengumuman Halaman pengumuman adalah sub menu pertama pada menu Serba-Serbi. Berisikan informasi berita atau pengumuman baik yang terjadi di lingkungan sekolah maupun di luar sekolah yang mempunyai fungsi yang sama dengan papan pengumuman. Halaman Artikel Halaman ini merupakan salah satu halaman yang mampu berinteraksi dengan user selain halaman buku tamu. Pada sub menu Serba-Serbi ini, user dapat membaca atau C-25-9
mengirim artikel melalui form isian yang telah disediakan sesuai dengan keinginannya. Namun demikian, artikel kiriman tersebut tidak langsung dapat dimuat dan dibaca oleh user lain melainkan diseleksi terlebih dahulu oleh administrator web mengenai kelayakannya. Halaman Buku Tamu Sub menu terakhir dari menu Serba-Serbi ini juga mengajak user untuk berinteraksi dengan mengisi buku tamu guna menyampaikan saran, kritik atau komentarnya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan sekolah tersebut. Inputan dari user ini akan ditampilkan pada halaman buku tamu dan dapat dibaca oleh user lain setelah tombol submit ditekan. Halaman Home (Member) Pada halaman Home untuk member ini sama dengan halaman Home non member, tetapi ada beberapa tambahan menu utama yang tidak terdapat dalam halaman Home non member. Menu-menu tersebut antara lain, menu Data, Agenda dan menu Nilai Siswa. Kemudian tampak juga pada halaman ini dan semua halaman member lainnnya, nama dari seorang member sebagai indikasi bahwa mereka berhasil masuk ke halaman member. Tombol Ganti Password dan tombol Keluar masing-masing digunakan untuk mengganti password dan keluar dari halaman member. Halaman Data Pegawai Halaman Data Pegawai merupakan sub menu dari menu utama Data amemberikan informasi tentang data-data pribadi pegawai yang ada di SMUN 3 Surabaya, mulai dari nama, nip, tanggal lahir hingga gelar pendidikan terakhir yang pernah diraih. Halaman ini dilengkapi dengan fasilitas pencarian data otomatis guna membantu user dalam upaya pencarian informasi data pegawai secara lebih cepat. alaman Data Siswa Halaman ini tidak jauh berbeda dengan halaman Data Pegawai. Fasilitas yang dimiliki juga sama namun dari segi informasi jelas berbeda, sebab halaman ini memberikan informasi mengenai data pribadi siswa-siswi yang pernah belajar di sekolah tersebut Berikut tampilan halamannnya. Halaman Data Status Siswa Halaman yang satu ini merupakan bagian dari halaman Data Siswa yang menampilkan informasi mengenai keadaan status belajar siswa-siswi di lingkukan sekolah tersebut. Berapakah siswa yang aktif tahun ini?, adakah siswa berstatus transfer?, berapakah yang lulus?, atau berapa siswa yang pindah atau drop out tahun ini?. Semua pertanyaan-pertanyaan diatas dapat diketahui jawabannya melalui informasi yang disajikan dalam halaman Data Status Siswa berukut ini. Halaman Data Kelas Halaman Data Kelas juga tergabung dalam menu utama Data. Halaman ini sangat membantu untuk mengetahui informasi dari tiap-tiap kelas yang ada. Mulai dari nama wali kelas, nama siswa, jumlah siswa, agama siswa hingga informasi jumah dari jenis kelamin siswa laki-laki atau perempuan yang ada dalam kelas. Disamping itu dilengkapi juga dengan fasilitas pencarian data kelas atau nama siswa dalam satu kelas. Halaman Kaleder Pendidikan Merupakan sub menu pertama dari menu Agenda. Pada halaman ini disajikan informasi mengenai jadwal kegiatan yang akan diselenggarakan oleh pihak sekolah yang terangkum dalam sebuah kalender pendidikan. Kapan dan kegiatan apa yang akan dilaksanakan serta siapa pelaksana kegiatan tersebut dapat diketahui melalui halaman ini. C-25-10
Halaman Jadwal Pelajaran Sebagaimana nama halamannya, jelas halaman ini sangat membantu para siswa dan guru dalam proses belajar mengajar. Semua jadwal pelajaran mulai dari kelas I hingga kelas III di seklah tersebut ada dalam satu kelas dapat ditampilkan melalui halaman ini. Mulai dari hari, kemudian apa nama pelajaran dan jam berapakah pelajaran dimulai hingga nama guru pengajarnya-pun dapat diketahui. Halaman ini dilengkapi juga dengan fasilitas pencarian data. Halaman ini merupakan sub menu kedua dari menu Agenda. Halaman Jadwal Ujian Pada prinsipnya halaman ini sama dengan halaman Jadwal Pelajaran. Halaman ini memberikan informasi jadwal ujian mulai awal hingga akhir ujian yang diselenggarakan oleh pihak sekolah. Merupakan sub menu terakhir dari menu Agenda. Halaman Nilai Akademis Halaman Nilai Akademis adalah sub menu pertama dari menu Nilai Siswa. Merupakan halaman khusus bagi member yang mempunyai jabatan sebagai wali kelas. Berisikan informasi daftar nilai akademis siswa dan digunakan pula untuk memasukkan nilai ujian para siswa yang nantinya dapat ditampilkan dalam bentuk rapor. Pada halaman ini, masing-masing wali kelas hanya diperkenankan untuk memasukkan, mengubah dan menghapus nilai dari siswa sesuai dengan kelas yang diasuhnya. Secara otomatis sistem akan memberikan pesan kesalahan jika hal diatas dilanggar. Halaman Nilai Non Akademis Halaman ini tidak jauh berbeda dengan halaman Nilai Akademis, termasuk dalam menu utama Nilai Siswa dan aturan sistem yang diterapkan juga sama. Jika pada halaman Nilai Akademis memberikan informasi tentang daftar nilai akademis (berhubungan dengan pelajaran) siswa maka pada halaman Nilai Non Akademis menyajikan informasi mengenai daftar nilai non akademis (berhubungan dengan ekstrakurikuler atau kepribadian) siswa. KESIMPULAN Berdasarkan perancangan dan implementasi Sistem Informasi Pendidikan di Surabaya Berbasis Web ini dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Pencarian informasi data dapat dilakukan lebih cepat dikarenakan adanya fasilitas pencarian data otomastis dengan cara memasukkan kata kunci sebagai parameter. 2. Adanya fasilitas buku tamu yang terdapat dalam website, memberikan kemudahan bagi masyarakat guna menyampaikan saran dan kritiknya demi kemajuan sekolah tersebut. 3. Masyarakat yang ingin mengetahui informasi tentang sekolah tersebut tidak harus datang ke sekolah yang bersangkutan, mengingat sistem yang telah dikembangkan kini dapat diakses kapanpun dan dimanapun melalui jaringan global internet. DAFTAR PUSTAKA Abdul Kadir., Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data, Andi, Yogyakarta, 1999. Budi Permana, Microsoft Access 2000, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 1999. Didik Wijaya dan Andar Parulian Hutasoit, Tip dan Trik Macromedia Flash MX dengan ActionScript, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 2003. Eric A. Smith, MCSD, Active Server Pages 3 Weekend Crash Course,PT. Elex C-25-11
Media Komputindo, Jakarta, 2002. Hengky Prihatna, Kiat Praktis Menjadi Webmaster Profesional, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 2005. Jogiyanto Hartono, MBA, Ph.D., Analisis & Disain Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta, 1990. Linda Marlinda, S.Kom., Sistem Basis Data, Andi, Yogyakarta, 2004. Yahya Kurnia, ST., Aplikasi Web Database dengan ASP, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 2001. C-25-12