BAB III PEMBAHASAN 3.1 Flow Map Dalam pembuatan sistem informasi pengarsipan surat ini mempunyai dua buah flowmap yaitu flow map surat masuk dan surat keluar. Dimana flow map ini menndefinisikan dari sebuah sistem pengarsipan surat dimulai dari datangnya surat sampai dengan surat keluar(balasan). 3.1.1 Flow Map Surat Masuk Pada flow map proses surat masuk ini mempunyai fungsinya masingmasing dan terdiri 3 fungsi yaitu : 1. User, dalam fungsi pertama yaitu user mempunyai dokumen berupa surat masuk yang didalamnya berupa data surat masuk kemudian akan melalui proses penyimpanan surat masuk kemudian proses edit jika ada kesalahan input. 2. Surat masuk, setelah mendapatkan dokumen berupa surat maka dilakukan proses tambah yang didalamnya berupa penginputan data isi surat kemudian data disimpan. Proses selanjutnya adalah pengeditan data surat masuk jika ada kesalahan penginputan pada poses tambah lalu setelah semua proses telah selasai data surat dapat ditampilkan lewat proses preview.
3. Sistem Database, dalam fungsi sistem database operator ini mempunyai tugas menyimpan data dari proses isi data surat masuk kemudian menjadi dokumen data yang telah di olah. Gambar 3.1 Flow Map Surat Masuk
3.1.2 Flow Map Surat Keluar Pada flow map proses surat keluar ini mempunyai fungsinya masingmasing dan terdiri 3 fungsi yaitu : 4. User, dalam fungsi pertama yaitu user mempunyai dokumen berupa surat keluar yang didalamnya berupa data surat keluar kemudian akan melalui proses isi surat keluar dan penyimpanan surat masuk kemudian proses edit jika ada kesalahan input. 5. Surat keluar, setelah mendapatkan dokumen berupa surat maka dilakukan proses tambah yang didalamnya berupa penginputan data isi surat kemudian data disimpan. Proses selanjutnya adalah pengeditan data surat masuk jika ada kesalahan penginputan pada poses tambah lalu setelah semua proses telah selasai data surat dapat ditampilkan lewat proses preview. 6. Sistem Database, dalam fungsi sistem database operator ini mempunyai tugas menyimpan data dari proses isi data surat keluar kemudian menjadi dokumen data yang telah di olah.
Gambar 3.2 Flowmap surat keluar
3.2 Perancangan Basis Data 3.2.1 Entity Relationship Diagram (ERD) Gambar 3.3 Entity Relationship Diagram (ERD) 3.3 Aliran Informasi Diagram konteks atau disebut juga dengan model sistem fundamental merepresentasikan seluruh elemen sistem sebagai sebuah bubble tunggal dengan data input output yang ditunjukkan oleh anak panah yang masuk dan keluar secara berurutan.
Gambar 3.4 Diagram Konteks 3.3.1 Data Flow Diagram (DFD) Terdapat 2 proses utama yaitu: proses daftar hadir masuk dan proses daftar hadir keluar. 3.3.1.1 DFD Level 1 1: Surat Masuk Proses ini adalah proses pendataan yang dilakukan oleh user dengan data dari surat yang masuk untuk diarsipkan untuk keperluan tertentu. 2: Surat Keluar Proses ini adalah proses pendataan yang dilakukan oleh user dengan data dari surat yang akan keluar untuk diarsipkan untuk keperluan tertentu.
#$! #$! %! % " #$ #$ Gambar 3.5 DFD Level 1 3.3.1.2 DFD Level 2 Proses Surat Masuk 1.1: Tambah User menginputkan data isi surat masuk berupa tanggal agenda, asal surat, tanggal surat, no surat, perihal, keterangan. 1.2: Edit Proses ini merupakan proses pengeditan data surat masuk jika ada kesalahan input data pada proses tambah. 1.3: Cari Proses ini merupakan proses pencarian data surat masuk yang sudah di input dan tersimpan di database.
1.4: Preview Proses ini merupakan proses pencarian untuk menampilkan surat yang sudah masuk dalam jangka waktu tertentu dalam bentuk laporan. Gambar 3.6 DFD Level 2 Proses Surat Masuk 3.3.1.3 DFD Level 2 Proses Surat Keluar 2.1: Tambah User menginputkan data isi surat keluar berupa tanggal agenda, no agenda, ditujukan kepada, perihal, keterangan. 2.2: Edit
Proses ini merupakan proses pengeditan data surat keluar jika ada kesalahan input data pada proses tambah. 2.3: Cari Proses ini merupakan proses pencarian data surat keluar yang sudah di input dan tersimpan di database. 2.4: Preview Proses ini merupakan proses pencarian untuk menampilkan surat yang sudah masuk dalam jangka waktu tertentu dalam bentuk laporan. Gambar 3.7 DFD Level 2 Proses Surat Keluar
3.4 Perancangan Arsitektur Menu Perancangan arsitektur menu aplikasi pengarsipan surat KOPERTIS Wilayah IV menggunakan arsitektur network. Gambar 3.8 Arsitektur menu
3.5 Perancangan Skema Relasi Gambar 3.9 Skema Relasi 3.6 Perancangan Antarmuka Gambar 3.10 Perancangan Antarmuka Menu Utama
Gambar 3.11 Perancangan Antarmuka Pengolahan Data Surat Masuk
Gambar 3.12 Perancangan Antarmuka Isi Surat Masuk
Gambar 3.13 Perancangan Antarmuka Edit Data Surat Masuk
Gambar 3.14 Perancangan Antarmuka Laporan Surat Masuk
Gambar 3.15 Perancangan Antarmuka Pengolahan Data Surat Keluar
Gambar 3.16 Perancangan Antarmuka Isi Data Surat Keluar
Gambar 3.17 Perancangan Antarmuka Edit Data Surat Keluar
Gambar 3.18 Perancangan Antarmuka Laporan Surat Keluar
3.7 Perancangan Pesan Gambar 3.19 Perancangan Pesan Input Data Dibatalkan
Gambar 3.20 Perancangan Pesan Data Tidak Ditemukan
Gambar 3.21 Perancangan Pesan Keluar