LAPORAN TUGAS AKHIR ANALISIS TINGKAT KAPABILITAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN AKADEMIK TERPADU MENGGUNAKAN COBIT 5 PADA POLITEKNIK KESEHATAN SEMARANG Disusun Oleh: Nama : Diah Kusumaningrum NIM : A12.2013.04894 Program Studi : Sistem Informasi - S1 FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2017 i
LAPORAN TUGAS AKHIR ANALISIS TINGKAT KAPABILITAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN AKADEMIK TERPADU MENGGUNAKAN COBIT 5 PADA POLITEKNIK KESEHATAN SEMARANG Laporan ini disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan program studi Sistem Informasi S-1 pada Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dian Nuswantoro Disusun Oleh: Nama : Diah Kusumaningrum NIM : A12.2013.04894 Program Studi : Sistem Informasi - S1 HALAMAN JUDUL FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2017 ii
PERSETUJUAN LAPORAN TUGAS AKHIR iii
PENGESAHAN DEWAN PENGUJI iv
PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR v
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS vi
UCAPAN TERIMAKASIH Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT Tuhan Yang Maha Pengasih dan Maha Penyayang yang telah melimpahkan segala rahmat, hidayah dan inayah-nya kepada penulis sehingga laporan Tugas Akhir dengan judul Analisis Tingkat Kapabilitas Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu Menggunakan COBIT 5 pada Politeknik Kesehatan Semarang dapat penulis selesaikan sesuai dengan rencana karena dukungan dari berbagai pihak yang tidak ternilai besarnya. Oleh karena itu penulis menyampaikan terima kasih kepada : 1. Bapak Dr. Ir. Edi Noersasongko, M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 2. Bapak Dr. Abdul Syukur, Drs, MM, selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dian Nuswantoro. 3. Bapak Affandy, M.kom, Ph.D, selaku Ka.Progdi Sistem Informasi yang telah memberikan pengarahan terhadap mahasiswanya. 4. Bapak Heru Pramono Hadi, SE, M.Kom, selaku pembimbing tugas akhir yang memberikan bimbingan yang berkaitan dengan penelitian penulis. 5. Dosen-dosen pengampu di Fakultas Ilmu Komputer Sistem Informasi Universitas Dian Nuswantoro Semarang yang telah memberikan ilmu dan pengetahuannya masing-masing. 6. Bapak Sudiarto beserta segenap staff Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, selaku pihak objek penelitian yang telah bersedia meluangkan waktu membantu dalam memperoleh data bagi penulis dalam melakukan penelitian tugas akhir 7. Kedua orang tua tercinta Waluyo dan Hermin Lestari, yang telah memberikan dorongan, nasehat, kasih sayang, doa, dukungan material dan spiritual, tak lupa juga kepada kakak-kakak penulis tercinta Erlina Megawati vii
viii dan Fajar Setiawan yang telah mendukung penulis dalam pembuatan untuk laporan Tugas Akhir ini. 8. Sahabat dan teman teman seperjuangan Melita Dyah, Maria Alfonsa C.D.P, Della Sastiara, Alvina Hendika Putri yang telah memberikan semangat dan bersedia membantu untuk penulis dalam menyelesaikan laporan Tugas Akhir ini. 9. Pihak-pihak yang telah banyak membantu penulis, yang tidak dapat penulis sebutkan namanya satu-persatu Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan balasan yang lebi besar kepada beliau-beliau dan pada akhirnya penulis menyadari bahwa masih banyak kesalahan dan kekurangan pada proyek Tugas Akhir ini, oleh sebab itu penulis memohon maaf atas kesalahan dan kekurangan tersebut. Penulis sangat berharap proyek ini dapat semakin disempurnakan lagi sehingga dapat menjadi lebih berkembang dan lebih bermanfaat sebagai mana fungsinya. Semarang, 14 Februari 2017 Diah Kusumaningrum
ABSTRAK Politeknik Kesehatan Semarang telah menerapkan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu dalam membantu proses administrasi akademik yang berjalan. Namun terdapat permasalahan terkait dengan kinerja sistem yaitu data yang diinputkan admin tidak tersimpan dan menu pembayaran yang terkadang tidak langsung terupdate meskipun mahasiswa telah membayar. Hal ini menyebabkan waktu yang dibutuhkan user dalam melakukan proses bisnis menjadi lebih lama. Penelitian ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui tingkat kapabilitas terkait dengan tata kelola Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu sehingga dapat menghasilkan saran perbaikan yang dapat dijadikan sebagai masukan bagi pihak Politeknik Kesehatan Semarang untuk dapat mencapai tingkat kapabilitas tata kelola yang diharapkan. Dalam melakukan analisis tata kelola digunakan kerangka kerja COBIT 5 dengan domain proses MEA01 (Monitor, Evaluate, and Assess Performance and Conformance). Metode pengumpulan data menggunakan kuesioner dan wawancara, sedangkan metode analisisnya analisis kapabilitas dan analisis kesenjangan. Berdasarkan penelitian yang dilakukan, didapatkan tingkat kapabilitas saat ini pada level 1 Performed dengan status Largely Achieved setara dengan 1,79. Kesimpulan yang didapat berdasarkan pencapaian adalah proses pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja kesesuaian belum terkelola dengan baik. Untuk mencapai tingkat kapabilitas yang diharapkan pada level 2 maka perlu dilakukan strategi perbaikan pada level 1 hingga level 2 yaitu proses direncanakan, ditetapkan targetnya, dilaporkan dan didokumentasikan. Kata kunci : COBIT 5, MEA01, Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu, Tata Kelola, Tingkat Kapabilitas xviii + 107 halaman; 23gambar; 16 tabel; 5 lampiran Daftar Acuan: 12 (2009 2016) ix
ABSTRACT Politeknik Kesehatan Semarang has implemented the Integrated Academic Management Information System in helping their academic administrative process which is running at the moment. However, in practice, there are problems associated with the performance of the system that include inputing data which was inputed by the admin is not stored and the payment menu are sometimes not immediately updated even though the students have been paid. So it will take much longer time for the user to perform business processe. This research is conducted in order to determine capability level that was associated with the IT governance of Integrated Academic Management Information System so then can generate best suggestions for improvements that can be used for Politeknik Kesehatan Semarang to achieve expeced capability level of IT governance. COBIT 5 framework using domain process MEA01 (Monitor, Evaluate and Assess Performance and Conformance) is used in analyzing IT governance. The method of data collecting was using questionnaires and interviews, while the method of analyzing were capability analysis and gap analysis. Based on the research conducted, it was found that the current capability level at level 1(Performed) with Largely Achieved status that was equivalent to 1,79. The conclusion based on the achievement that has been reached is the process of monitoring, evaluate and assess performance and conformance has not been managed properly. In order to be able to achieve the expected capability level at level 2 (Managed), it is necessary to do the repair strategy at level 1 to level 2 which is process planned, established target, reported and documented. Keywords : COBIT 5, MEA01, Integrated Academic Management Information System, IT Governance, Capability Level xviii + 107 pages; 23 images; 16 tables; 5 appendixes References: 12 (2009 2016) x
DAFTAR ISI Halaman Judul... ii Persetujuan Laporan Tugas Akhir... iii Pengesahan Dewan Penguji... iv Pernyataan Keaslian Tugas Akhir... v Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah Untuk Kepentingan Akademis.. vi Ucapan Terimakasih... vii Abstrak... ix Abstract... x Daftar Isi... xi Daftar Gambar... xiv Daftar Tabel... xvi Daftar Lampiran... xvii Bab 1 Pendahuluan... 1 1.1 Latar Belakang Masalah... 1 1.2 Rumusan Masalah... 4 1.3 Batasan Masalah... 4 1.4 Tujuan Penelitian... 5 1.5 Manfaat Penelitian... 5 Bab 2 TINJAUAN PUSTAKA... 6 2.1 Tinjauan Pustaka... 6 2.2 Tata Kelola Teknologi Informasi... 9 2.3 COBIT... 12 2.4 COBIT 5... 13 xi
xii 2.4.1 Model Referensi Proses COBIT 5... 15 2.4.2 Model Kapabilitas Proses COBIT 5... 18 2.4.3 Analisis Kesenjangan(GAP Analysis)... 26 2.5 MEA01 (Monitor, Evaluate and Assess Conformace and Asureance).. 26 2.6 RACI Chart... 27 2.7 Sistem Informasi Akademik... 29 2.8 Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu (SI Madu)... 29 Bab 3 METODE PENELITIAN... 30 3.1 Objek Penelitian... 30 3.2 Jenis dan Sumber Data... 30 3.2.1 Jenis Data... 30 3.2.2 Sumber Data... 30 3.3 Metode Pengumpulan Data... 31 3.4 Metode Analisis... 32 Bab 4 HASIL DAN PEMBAHASAN... 35 4.1 Gambaran Umum... 35 4.1.1 Sejarah Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang... 35 4.1.2 Visi Misi... 36 4.1.3 Struktur Organisasi Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang... 36 4.1.4 Tugas dan Tanggung Jawab... 37 4.2 RACI Chart... 39 4.3 Analisis dan Pembahasan... 41 4.3.1 Hasil Pengumpulan Data... 41 4.3.2 Analisis Kesenjangan... 66 4.4 Strategi Perbaikan... 69
xiii Bab 5 PENUTUP... 71 5.1 Simpulan... 71 5.2 Saran... 72 DAFTAR PUSTAKA... 73 LAMPIRAN... 75
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Sejarah Perkembangan COBIT... 13 Gambar 2.2 Model Referensi Proses COBIT 5... 15 Gambar 2.3 Rating yang Dibutuhkan pada COBIT 5... 20 Gambar 2.4 Model Kapabilitas Proses COBIT 5... 21 Gambar 2.5 RACI Chart MEA01... 28 Gambar 4.1 Struktur Organisasi Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang... 36 Gambar 4.2 Grafik Kesenjangan Level Kapabilitas... 67 Gambar L.1 Gambaran Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu... 75 Gambar L.2 Halaman Utama / Modul Dashboard SI-Madu... 76 Gambar L.3 Halaman pendataan program studi pada Modul Master... 77 Gambar L.4 Halaman tambah data program studi pada Modul Master... 77 Gambar L.5 Halaman Modul Data Dosen... 78 Gambar L.6 Halaman Tambah data Modul Data Dosen... 78 Gambar L.7 Halaman Modul Data Mahasiswa... 79 Gambar L.8 Halaman tambah data Modul Data Mahasiswa... 79 Gambar L.9 Halaman penjadwalan kuliah pada Modul Perkuliahan... 80 Gambar L.10 Halaman edit jadwal kuliah pada Modul Perkuliahan... 80 Gambar L.11 Halaman Pembayaran Mahasiswa pada Modul Keuangan... 81 Gambar L.12 Halaman Pembayaran mahasiswa dengan upload file... 81 Gambar L.13 Halaman Laporan Jadwal Kuliah pada Modul Laporan... 82 Gambar L.14 Halaman Laporan Rekap Penjadwalan Modul Laporan... 82 Gambar L.15 Halaman data Pengumuman pada Modul Utility... 83 xiv
Gambar L.16 Halaman tambah Pengumuman pada Modul Utility... 83 xv
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Penelitian Terkait... 8 Tabel 4.1 Pemetaan Responden berdasarkan RACI Chart... 39 Tabel 4.2 RACI Chart... 40 Tabel 4.3 Tabel Hasil Wawancara... 43 Tabel 4.4 Ringkasan Pencapaian Level dari Kuesioner... 45 Tabel 4.5 Tabel Pencapaian Level 0... 46 Tabel 4.6 Tabel Pencapaian Level 1... 48 Tabel 4.7 Tabel Pencapaian Level 2 PA 2.1 Performance Management... 51 Tabel 4.8 Tabel Pencapaian Level 2 PA 2.2 Work Product Management... 53 Tabel 4.9 Tabel Pencapaian Level 3 PA 3.1 Process Definition... 56 Tabel 4.10 Tabel Pencapaian Level 3 PA 3.2 Process Deployment... 57 Tabel 4.11 Tabel Pencapaian Level 4 PA 4.1 Process Measurement... 60 Tabel 4.12 Tabel Pencapaian Level 4 PA 4.2 Performance Management... 61 Tabel 4.13 Tabel Pencapaian Level 5 PA 5.1 Process Innovation... 63 Tabel 4.14 Tabel Pencapaian Level 5 PA 5.2 Process Optimization... 65 Tabel 4.15 Perhitungan Nilai Kesenjangan... 68 xvi
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Gambaran Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu... 75 Lampiran 2. Hasil Perhitungan Kuesioner... 84 Lampiran 3. Kuesioner... 89 Lampiran 4. Wawancara... 104 Lampiran 5. Surat Persetujuan Survei... 107 xvii
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Perguruan tinggi sebagai salah satu institusi yang bergerak dan memberikan pelayanan dalam bidang pendidikan, dituntut untuk dapat menyesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi terkait dengan pemanfaatan teknologi informasi saat ini. Perguruan Tinggi saat ini merupakan istitusi dalam bidang pendidikan yang sudah banyak menerapkan teknologi informasi guna membantu mempermudah dalam kegiatan operasional maupun proses bisnis dalam kesehariannya. Penerapan teknologi informasi pada perguruan tinggi salah satunya adalah dengan menerapkan Sistem Informasi Manajemen Akademik yang berisi layanan yang digunakan untuk memproses dan mengintegrasikan unit kerja terkait dengan alur dan proses kegiatan administrasi akademik yang bermanfaat untuk membuat pelayanan terhadap data dan informasi menjadi lebih tertib, akurat, mudah dan aman. Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang merupakan gabungan dari sebanyak sebelas akademi kesehatan yang ada di Jawa Tengah pada awal mulanya. Akademi -akademi kesehatan yang tersebar pada beberapa kota ini kemudian menjadi fakultas dan program studi yang terdapat pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang. Selama perkembangannya, saat ini Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang telah memiliki berbagai fakultas dan program studi tambahan yang bertugas memberi pelayanan pendidikan dalam bidang kesehatan kepada mahasiswa - mahasiswinya yang terdiri dari beberapa fakultas antara lain Fakultas Keperawatan, Fakultas Keperawatan Gigi, Fakultas Radiodiagnostik dan Radioterapi, Fakultas Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Fakultas Kesehatan Lingkungan, Fakultas Gizi, Fakultas Kebidanan, dan Fakultas Analis Kesehatan. Dengan adanya berbagai unit pelayanan mahasiswa yang saling terkait dalam proses administrasi pendidikan tersebut, diperlukan teknologi informasi yang 1
2 dapat mengintegrasikan setiap bagian sehingga dapat mendukung pihak politeknik dalam memberikan pelayanan yang optimal kepada dosen dan mahasiswa terkait dengan kegiatan administrasi akademik. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, pihak Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang telah menerapkan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu yang merupakan unit pelayanan dengan dukungan teknologi informasi untuk setiap satuan kerja fakultas yang ada pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang yang telah befungsi mengintegrasikan setiap unit kerja pelayanan di setiap fakultas sehingga dapat memberikan pelayanan yang optimal terkait dengan administrasi akademik mahasiswa. Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu memiliki beberapa layanan antara lain pembayaran administrasi, KRS, jadwal perkuliaan, KHS, transkrip nilai, data SKPI (Surat Keterangan Pendamping Ijazah), dan sharing dokumen untuk dosen berupa SK (Surat Keterangan) mengajar dari akademik ke bagian program studi. Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang telah menerapkan sistem ini selama beberapa tahun, namun dalam pelaksanaannya masih pernah terjadi beberapa kendala dan terdapat keluhan dari user pengguna sistem seperti data yang diinputkan tidak masuk meskipun telah diiput berkali-kali, selai itu terdapat masalah lainnya seperti mahasiswa kesulitan dan mengalami keterlambatan dalam mengunduh KRS maupun berkas terkait lainnya dikarenakan status pembayaran yang terkadang tidak terupdate pada menu pembayaran. Untuk itu mahasiswa harus datang ke politeknik untuk melakukan verifikasi kembali terkait dengan pembayaran yang dilakukan. Selain itu jumlah SDM yang terdapat pada Politeknik dinilai kurang dan tidak memiliki latar belakang pendidikan IT dikarenakan tenaga yang digunakan merupakan tenaga dosen dan administrasi umum pada politeknik saja sehingga dalam menagani permasalahan dalam keseharian masih bergantung terhadap pihak ketiga, sehingga dirasakan dalam pemanfaatan sistem informasi yang berjalan kurang optimal dan tidak ada otoritas penuh terhadap sistem yang sedang berjalan. Untuk itu diperlukan analisis terhadap tata kelola TI terkait dengan sistem informasi akademik yang sedang berjalan. Tata kelola TI sendiri merupakan kegiatan penjaminan tata kelola TI
3 sehingga sejalan dan mendukung strategi dan tujuan bisnis perusahaan [1]. Tata kelola perlu dilakukan mengingat organisasi yang telah menerapkan teknologi informasi dituntut untuk dapat menyelaraskan kinerja teknologi infornasi agar sesuai dengan tujuan dan bisnis Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang. Dalam melakukan tata kelola teknologi informasi terdapat beberapa alat yang digunakan, salah satunya adalah COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology). COBIT merupakan kerangka kerja yang menyediakan kebijakan, indikator, ukuran, kriteria dan praktik terbaik sehingga mampu membantu organisasi dalam menciptakan tata kelola TI yang optimal. Kerangka kerja COBIT digunakan dalam penelitian ini karena standar COBIT dinilai telah memiliki spektrum atau cakupan yang lebih luas dan memberikan gambaran yang paling detail berkaitan dengan strategi dan pengaturan proses TI dibandingkan model audit lain saat ini yaitu antara lain ITIL, COSO dan ISO 17799. Model lain hanya mencakup sebagian proses COBIT saja dalam hal pengelolaan dimana untuk ITIL proses PO sebagian dilakukan dan domain proses M tidak dilakukan, untuk COSO proses domain PO, AI, DS sebagian dilakukan namun domain M juga tidak dilakukan, sedangkan ISO 17799 semua domain proses dilakukan namun detail tidak semendalam COBIT. Selain itu, dilihat dari kelengkapan standar terkait dengan proses TI, yaitu standar operasional dan teknis, COBIT dinilai lebih baik dibandingkan dengan model audit lain [2]. Sehingga mampu memberi dukungan terhadap strategi binis organisasi lebih menyeluruh. Pada penelitian yang akan dilakukan COBIT yang akan digunakan adalah COBIT 5, karena kerangka kerja COBIT 5 telah banyak dan secara luas digunakan dalam tata kelola Teknologi Informasi. COBIT 5 terdiri dari beberapa domain dan salah satu domainnya adalah MEA (Monitoring, Evaluate and Assess). Monitoring, evaluasi dan penilaian akan menghasilkan gambaran tingkat kapabilitas dan kesesuaian sistem informasi saat ini dan rekomendasi perbaikan ke depan sehingga dapat membantu pihak Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang untuk mencapai kondisi tata kelola yang diharapkan.
4 Berdasarkan permasalahan yang dibahas sebelumnya, dalam penelitian ini domain COBIT 5 yang digunakan adalah MEA (Monitoring, Evaluate, and Assess) dengan sub domain MEA01 (Monitoring, Evaluate and Assess Performance and Conformance). Domain ini menitik beratkan pada pengawasan, evaluasi, dan penilaian kinerja dan kesesuaian terhadap teknologi informasi pada sebuah organisasi atau perusahaan [3]. Penelitian ini bermaksud untuk menerapkan Framework COBIT 5 pada domain MEA01 untuk menganalisis tata kelola dan tingkat kapabilitas Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang. Hasil analisis yang didapat bertujuan untuk mengetahui tingkat kapabilitas Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang dan membantu pihak politeknik dengan menghasilkan saran perbaikan yang dapat dijadikan masukan untuk menentukan dan mengambil tindakan perbaikan guna mencapai tingkat kapabilitas yang diharapkan oleh Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang. Berdasarkan latar belakang diatas penulis mengambil judul topik Analisis Tingkat Kapabilitas Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu Menggunakan COBIT 5 pada Politeknik Kesehatan Semarang 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang penelititan yang telah penulis paparkan di atas, maka penulis melakukan perumuskan masalah pada proposal tugas akhir ini yaitu. 1. Berapa tingkat kapabilitas tata kelola Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang dengan menggunakan framework COBIT 5? 2. Bagaimana strategi perbaikan yang sesuai untuk mencapai tingkat yang diharapkan terkait dengan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang? 1.3 Batasan Masalah Dengan tujuan membatasi ruang lingkup dalam penelitian ini sehingga dalam pembahasannya tidak meyimpang dari maksud dan tujuan yang ada serta
5 mempermudah dalam penyelesaian masalah, penulis menetapkan batasan masalah sebagai berikut. 1. Analisa Tata Kelola TI pada Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu dengan menggunakan kerangka kerja COBIT 5 pada domain MEA01 (Monitor, Evaluate and Assess Performance and Conformance) 2. Mengetahui tingkat kapabilitas Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang berdasarkan kerangka kerja COBIT 5 3. Data yang digunakan sebagai acuan pada penelitian ini berasal dari hasil observasi, studi dokumen, kuesioner dan wawancara berdasarkan COBIT 5 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan dari dilakukannya penelitian pada tugas akhir yang hendak dicapai oleh penulis adalah. 1. Mengetahui tingkat kapabilitas terkait tata kelola Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu dengan menggunakan framework COBIT 5 2. Memberikan gambaran tentang strategi perbaikan apa yang sesuai sehingga dapat membantu dalam mencapai tingkat yang diharapkan. 1.5 Manfaat Penelitian Penelitian dilakukan dengan maksud untuk dapat memberi kontribusi serta manfaat bagi pihak-pihak yang terlibat didalamnya. Berikut merupakan manfaat yang didapat dari penelitian tugas akhir ini. 1. Dapat digunakan sebagai bahan acuan dan memberikan informasi untuk penelitian-penelitian berikutnya terkait dengan Framework COBIT 5 2. Hasil analisis dan evaluasi Framework COBIT 5 dapat digunakan untuk mengukur dan mengetahui tingkat kapabilitas dan menghasilkan solusi dan strategi perbaikan sehingga dapat digunakan pihak terkait dalam mengambil keputusan dalam melakukan tindakan perbaikan untuk mencapai sasaran dan kondisi yang diharapkan.
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Tinjauan Pustaka Terdapat beberapa penelitian terdahulu terkait dengan analisis tata kelola TI yang berpedoman dan berdasarkan kerangka kerja COBIT 5, yaitu antara lain dapat dilihat dalam pemaparan beberapa penelitian berikut: 1. Pada penelitian yang dilakukan oleh Widya Cholil, dkk, 2013 [4], melakukan audit tata kelola pada sistem kepegawaian yang ada pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi di kota Palembang dikarenakan pada dinas tersebut sudah menggunakan teknologi informasi sehingga dianggap dengan pengelolaan yang semakin kompleks diperlukan tata kelola yang memadai. Untuk itu dilakukan audit tata kelola dengan menggunakan kerangka kerja COBIT 5 dan berfokus pada domain MEA sehingga dapat diketahui tingkat kapabilitas sistem kepegawaian pada dinas tersebut. Metode pengumpulan data yang dilakukan adalah dengan melakukan pembagian kuesioner, wawancara, dan observasi. Sedangkan metode analisis yang digunakan yaitu analisis tingkat kapabilitas dan analisis kesenjangan. Hasil dari penelitian ini yaitu didapat rata-rata tingkat kapabilitas setiap sub domain yaitu 3,39 pada subdomain MEA01, tingkat kapabilitas 3,39 pada subdomain MEA02 dan tingkat kapabilitas 2,58 pada subdomain MEA03 dengan rata-rata tingkat kapabilitas domain MEA dengan skala 3 yaitu Established Process yang dapat diartikan bahwa sistemnya sudah distandarisasi,didokumentasi, dikomunikasikan melalui upaya pelatihan namun dalam penerapannya masih bergantung pada pegawai. 2. Penelitian selanjutnya dilakukan oleh I Nyoman Adipurwabangsa, dkk, 2014 [5] yang mana pada penelitian ini peneliti melakukan evaluasi pada sistem E- Government yang ada pada kota Denpasar dikarenakan kurang adanya formalisasi dalam prosedur dan aturan pada manajemen TInya, selain itu juga 6
7 dikarenakan ingin mewujudkan Good and Clean Government. Sehingga berdasarkan hal-hal tersebut diperlukan pemantauan dan evaluasi pada tata kelola E-Government yang dinilai efektif untuk dapat dijadikan sebagai acuan. Dalam upaya pemantauan dan evaluasi digunakan kerangka kerja COBIT 5 dengan domain MEA. Dari hasil penelitian yang dilakukan, didapatkan tingkat kapabilitas pada domain MEA secara keseluruhan pada level 1 (Performed Process) dengan pencapaian pada masing-masing subdomain MEA yaitu pada capability level 67% pada PA 1.1 domain MEA01, capability level 70% pada PA 1.1 domain MEA02, dan capability level sebesar 59% pada PA1.1 MEA03. Dengan level kapabilitas yang diharapkan adalah pada level 2 (Managed Process). 3. Penelitian selanjutnya dilakukan oleh A Yani Ranius, 2014 [6] yaitu audit terhadap tata kelola teknologi informasi yang ada pada Universitas Bina Darma dikarenakan tingkat kematangan perlu untuk diketahui sehingga dapat memberi rekomendasi perencanaan tata kelola pada masa yang akan datang. Untuk itu dilakukan evaluasi pada teknologi informasi yang ada pada Universitas Bina Darma dengan menggunakan COBIT 5 dengan domain MEA01, MEA02, dan MEA03. Hasil yang didapat dari evaluasi yang dilakukan yaitu menunjukkan rata-rata kapabilitas sebesar 3,54 pada rentang 0-5 terhadap domain MEA dengan tingkat kapabilitas masing-masing domain yaitu 3,75 pada domain MA01, 3,33 pada domain MEA02 dan 3,34 pada domain MEA03. Sedangkan tingkat kapabilitas yang diharapkan dengan nilai 5,00.
8 No Nama Peneliti dan Tahun Tabel 2.1 Penelitian Terkait Masalah Metode Hasil 1. Widya Analisa tata kelola TI Capability rata-rata tingkat Cholil, serta mengukur dan level dengan kapabilitas setiap dkk, memonitor sistem menggunakan sub domain yaitu 2013[4] kepegawaian karena kerangka kerja 3,39 pada dinas tersebut sudah COBIT 5 subdomain menggunakan domain MEA MEA01, tingkat teknologi informasi kapabilitas 3,39 sehingga dianggap pada subdomain dengan pengelolaan MEA02 dan tingkat yang semakin kapabilitas 2,58 kompleks diperlukan pada subdomain tata kelola yang MEA03 dengan memadai. rata-rata tingkat kapabilitas domain MEA dengan skala 3 yaitu Established Process 2. I Nyoman Evaluasi Sistem E- Capability tingkat kapabilitas Adipurwa Government karena level dengan pada domain MEA bangsa, kurang adanya menggunakan secara keseluruhan dkk, 2014 formalisasi dalam kerangka kerja pada level 1 [5] prosedur dan aturan COBIT 5 (Performed pada manajemen TI. domain MEA Process) Dengan level kapabilitas yang diharapkan
9 No Nama Peneliti dan Tahun Masalah Metode Hasil adalah pada level 2 (Managed Process) 3. A Yani Audit dalam Capability Indeks rata-rata Ranius, pengelolaan TI level dengan tingkat kapabilitas 2014[6] dimana diperlukan menggunakan sebesar 3,54 pada untuk menyusun kerangka kerja rentang 0-5. 3,75 perencanaan tata COBIT 5 pada MEA01, 3,33 kelola mendatang domain MEA pada MEA02, dan 3,34 pada MEA03. Sedangkan tingkat kapabilitas yang diharapkan 5,00. Berdasarkan pada penelitian diatas, dapat disimpulkan bahwa COBIT 5 khususnya pada domain MEA (Monitor, Evaluate and Assess) dapat digunakan untuk menghadapi permasalahan terkait dengan tata kelola TI dan juga untuk acuan dalam menerapkan tata kelola yang sesuai dalam mengelola teknologi informasi pada sebuah organisasi atau perusahaan. 2.2 Tata Kelola Teknologi Informasi Berikut ini merupakan beberapa definisi dari tata kelola teknologi informasi yang dikemukakan oleh beberapa ahli di bidangnya antara lain yaitu [1]: 1. Merupakan kapasitas yang dimiliki oleh sebuah organisasi yang digunakan untuk dapat melakukan pengendalian terhadap implementasi strategi TI dan
10 diarahkan dengan tujuan merealisasikan kepentingan organisasi untuk mencapai daya saing yang diharapkan korporasi. 2. Tata kelola teknologi informasi menurut IT Governance Institute yaitu tata kelola teknologi informasi merupakan tanggung jawab dari manajemen eksekutif dan juga dewan direksi perusahaan. Berisi proses organisasi, struktur, dan kepemimpinan yang terintegrasi dengan tatakelola perusahaan dan dapat memberikan jaminan bahwa teknologi informasi mampu memberi dukungan terhadap tujuan dan strategi bisnis perusahaan. 3. Tata kelola teknologi informasi merupakan tindakan penilaian yang dilakukan oleh manajemen eksekutif, dewan direksi, dan manajemen teknologi informasi dalam hal kapasitas organisasi untuk dapat melakukan pengendalian pada formulasi dan implementasi strategi teknologi informasi dengan maksud untuk dapat memberi dukungan pada bisnisnya. Berdasarkan ketiga penjelasan yang terdapat diatas maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan tata kelola teknologi informasi adalah serangkaian upaya yang dilakukan oleh dewan direksi beserta jajarannya, manajemen eksekutif dan manajemen teknologi informasi dengan tujuan untuk dapat memberikan jaminan bahwa kegiatan atau proses pengelolaan teknologi informasi mampu memberi dukungan dan dapat berjalan selaras dengan strategi bisnis yang dimiliki suatu perusahaan. Tata kelola teknologi informasi ini merupakan bagian terintegrasi dari pengelolaan perusahaan yang mencakup kepemimpinan, struktur serta proses organisasi yang memastikan bahwa teknologi informasi perusahaan dapat dipergunakan untuk mempertahankan dan memperluas strategi dan tujuan organisasi. Dalam tata kelola teknologi informasi terdapat tiga komponen utama kerangka kerja yang antara lain sebagai berikut[1]: 1. Perencanaan Arsitektur Enterprise yang berfokus kepada pemodelan arsitektur Enterprise dan manajemen, perencanaan teknologi informasi strategis dan arah pengembangan, dan manajemen standar
11 2. Rasionalisasi portofolio yang berfokus kepada rasionalisasi aplikasi dan ifrastruktur, analisis proyek dan portofolio, dan meger serta integrasi 3. Penyelarasan Layanan yang berfokus kepada manajemen penyampaian layanan, hubungan bisnis, keuangan teknologi informasi, kepatuhan terhadap aturan, dan perencanaan bisnis berkelanjutan. Tata kelola berguna untuk mengatur jalannya penggunaan TI, selain itu juga untuk memastikan kinerja TI sesuai dengan tujuan TI sebagai berikut [1]: 1. Penggunaan teknologi informasi yang memungkinkan organisasi untuk mengeksploitasi kesempatan yang ada dan memaksimalkan keuntungan 2. Keselarasan TI dengan perusahaan dan merealisasi sesuai dengan keuntungankeuntungan yang diinginkan dari penerapan TI 3. Penggunaan manajemen resiko yang terkait TI secara tepat 4. Penggunaan sumber daya TI yang bertanggung jawab Model best practices yang umu digunakan dalam melakukan tata kelola teknologi infornasi yaitu Technology Infrastructure Technology (ITIL), Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway (COSO), National Institute of Standards and Technology (NIST), Information IT Security, ISO/IEC 38500, dan Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT). Dalam kerangka COSO terdapat komponen information and communication (informasi dan komunikasi) yang mengatur penerapan informasi maupun kepatuhan untuk menghasilkan informasi yang akurat dan handal bagi informasi yang bersifat operasional, finansial. Model COSO lebih berorientasi pada kontrol internal mengenai pelaporan keuangan. ITIL adalah suatu rangkaian konsep dan teknik pengelolaan infrastruktur, pengembangan, serta operasi TI. Di dalam ITIL dijelaskan tentang praktik penting dalam TI yang dilengkapi dengan daftar cek, daftar tugas, dan prosedur tentang TI. COBIT memiliki kelebihan dibandingkan dengan model lainnya karena COBIT merupakan model yang lengkap dan berfokus pada tata kelola teknologi informasi dalam organisasi. Di dalam kerangka COBIT terdapat beberapa komponen yang berasal dari ITIL, Val IT 2.0Key Management Practice, dan Risk IT Management Practice[7].
12 2.3 COBIT COBIT merupakan kerangka kinerja yang menyediakan standar dalam kerangka kerja domain yang terdiri dari sekumpulan proses TI yang merepresentasikan aktivitas yang dapat dikendalikan dan terstruktur. COBIT dapat membantu manajer untuk menyelesaikan masalah teknis yang ada dan kebutuhan pengendalian [1]. Tujuan utama COBIT adalah memberikan kebijakan yang jelas dan praktik yang baik dalam tata kelola teknologi informasi dengan menbantu manajemen senior memahami dan mengelola risiko terkait dengan tata kelola TI dengan cara memberikan kerangka kerja tata kelola TI dan panduan tujuan kendali rinci bagi pihak manajemen, pemilik proses bisnis, pengguna dan auditor [1]. COBIT mengintegrasikan praktik-praktik yang baik mengelola teknologi informasi dan menyediakan kerangka kerja untuk tata kelola teknologi informasi yang dapat membantu pemahaman dan pengelolaan risiko serta memperoleh keuntungan terkait dengan teknologi informasi. Dengan demikian implementasi COBIT sebagai kerangka kerja tata kelola teknologi informasi dapat memberikan keuntungan sebagai berikut[1]: 1. Penyelarasan yang lebih baik, berdasarkan pada fokus bisnis 2. Sebuah pandangan, dapat dipahami oleh manajemen tentang hal yang dilakukan teknologi informasi 3. Tanggung jawab dan kepemilikan yang jelas didasarkan pada orientasi proses 4. Dapat diterima secara umum dengan pihak ketiga dan pembuat aturan 5. Berbagai pemahaman diantara pihak yang berkepentingan, didasarkan pada penggunaan bahasa yang sama 6. Pemenuhan kebutuhan atau sebagai pelengkap bagi Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission (COSO) untuk lingkungan kendali teknologi informasi.
13 2.4 COBIT 5 Sejarah dari perkembangan COBIT pertama kali muncul pada tahun 1996 dengan versi 1 yang menekankan pada audit, kemudian dilanjutkan dengan muculnya COBIT versi 2 pada tahun 1998 yang menekankan pada tahap pengendalian, lalu selanjutnya pada tahun 2000 muncul COBIT versi 3 yang berorientasi pada aspek manajemen. Pada tahun 2005 pada bulan Desember, COBIT muncul kembali dengan versi 4 dan dilanjutkan pada bulan Mei 2007 muncul COBIT 4.1 yang berorirntasi pada tata kelola teknologi informasi. Dan saat ini versi paling terbaru yang tepatnya muncul pada tahun 2012 bulan Juni yaitu adalah COBIT versi 5 yang berorientasi pada tata kelola teknologi perusahaan[8]. Gambar 2.1 Sejarah Perkembangan COBIT[8] COBIT menyediakan prinsip, praktik, perangkat analisis serta model yang diterima secara global dan dirancang untuk dapat memaksimalkan rasa percaya dari pimpinan bisnis dan TI terkait dengan nilai yang ada pada informasi dan aset teknologi informasi [3]. COBIT 5 merupakan generasi terbaru yang sesuai dengan panduan ISACA yang didalamnya membahas tentang tata kelola dan manajemen TI dari bidang bisnis, komunitas TI, resiko, asuransi dan keamanan. Perusahaan telah banyak yang menggunakan COBIT 5 antara lain oleh perusahaan bidang asuransi, bidang bisnis, dan lain sebagainya. COBIT 5 bagi suatu organisasi dapat membantu semua kebutuhan [3]:
14 1. Membantu stakeholder untuk menetukan apa yang diinginkan dari suatu informasi, yang tekait dengan keuntungan yang didapat, risiko seta biaya untuk menjamin nilai tambah yang diharapkan sehingga akan tercapai 2. Membahas peningkatan ketergantungan pada kesuksesan organisasi, seperti konsultan, klien, dan pemasok. Alat internal dan mekanisme yang akan digunakan untuk meningkatkan nilai tambah yang diharapkan 3. Membantu dalam mengatasi peningkatan yang signifikan dari jumlah informasi yang ada. Dengan cara memilih informasi yang kredibel dan relevan untuk mendapat keputusan yang efektif dan efisien. Sehingga informasi tersebut dapat dikelola dengan model informasi untuk membantu mencapainya 4. Bisnis organisasi merupakan bagian terpenting untuk mengatasi TI. Hal tidak memuaskan pada bisnis adalah terpisahnya TI. Karena TI merupakan hal terpenting dari suatu proyek bisnis, manajemen risiko, struktur organisasi, kebijakan dan sebagainya 5. Memberikan panduan untuk inovasi dan teknologi tentang penemuan produk baru dan membuat produk untuk menarik pelanggan.
15 2.4.1 Model Referensi Proses COBIT 5 COBIT 5 memiliki beberapa model referensi proses yang meliputi cakupan penuh dari aktivitas bisnis dan TI yang berelasi dengan proses tata kelola dan manajemen. Model referensi ini sudah bisa mewakili semua proses pada perusahaan yang berkaitan dengan TI. Model referensi pada COBIT 5 merupakan penerus dari model COBIT 4.1 yang diintegrasikan dengan model proses RiskIT dan ValIT [9]. Gambar 2.2 Model Referensi Proses COBIT 5[3] Pada gambar tersebut, terdapat 37 model proses pada tata kelola dan manajemen COBIT 5. Semua proses tersebut dikelompokkan kedalam dua domain yaitu Tata kelola (Governance) dan Manajemen (Management) [3]. 1. Tata Kelola (Governance) Pada domain ini didalamnya memuat lima proses pada tata kelola TI dengan domain Evaluasi, Pengarahan dan Pengawasan (Evaluate, Direct, and Monitoring), yaitu:
16 a. EDM01 Memastikan terdapat pengaturan dan pemeliharaan kerangka kerja tata kelola (Ensure governance framework setting and maintenance) b. EDM02 Memastikan mendapat keuntungan atau manfaat (Ensure benefits delivery) c. EDM03 Memastikan optimalisasi resiko (Ensure risk optimisation) d. EDM04 Memastikan pengoptimalan sumber daya (Ensure resource optimization) e. EDM05 Memastikan transparansi stakeholder (Ensure stakeholder transparency) 2. Manajemen (Management) Pada domain ini didalamnya memuat empat domain yang sesuai dengan area tanggung jawab dari Plan, Build, Run and Monitor (PBRM) dan menyediakan beberapa ruang lingkup TI yang menyeluruh yang terdiri dari: a. Domain Meluruskan, Merencanakan dan Mengatur (Align, Plan and Organize) dimana terdapat 13 proses antara lain, yaitu: 1) APO01 Mengelola kerangka kerja manajemen TI (Manage the IT management framework) 2) APO02 Mengelola, menetapkan rencana strategi TI (Manage strategy) 3) APO03 Mengelola arsitektur sistem informasi perusahaan (Manage enterprise architecture) 4) APO04 Mengelola inovasi atau perubahan teknologi (Manage inovation) 5) APO05 Mengatur portofolio TI (Manage portofolio) 6) APO06 Mengelola anggaran dan biaya investasi TI (Manage budget and costs) 7) APO07 Mengelola sumber daya manusia (Manage human resource) 8) APO08 Mengelola hubungan dan kerjasama organisasi (Manage relationships) 9) APO09 Mengelola kesepakatan perjanjian layanan (Manage service agreements) 10) APO10 Mengelola pemasok atau supplier (Manage suppliers)
17 11) APO11 Mengelola kualitas (Manage quality) 12) APO12 Mengelola dan mengatur resiko TI (Manage risk) 13) APO13 Mengelola keamanan (Manage Security) b. Domain Membangun, Memperoleh dan Mengimplementasikan (Build, Acquire, and Implement) dimana terdapat 10 proses antara lain, yaitu: 1) BAI01 Mengelola program dan proyek organisasi (Manage programmes and projects) 2) BAI02 Mengelola definisi kebutuhan (Manage requirements definitions) 3) BAI03 Mengelola identifikasi dan pembangunan solusi otomatis (Manage solutions identification and build) 4) BAI04 Mengelola ketersediaan dan kapasitas (Manage availability and capacity) 5) BAI05 Mengelola perubahan pemberdayaan organisasi (Manage organizational change enablement) 6) BAI06 Mengelola perubahan (Manage changes) 7) BAI07 Mengelola penerimaan perubahan dan transisi (Manage change acceptance and transitioning) 8) BAI08 Mengelola pengetahuan (Manage knowledge) 9) BAI09 Mengelola aset (Manage assets) 10) BAI10 Mengelola susunan/konfigurasi (Manage cofiguration) c. Domain Menghasilkan, Melayani dan Mendukung (Deliver, Service and Support) dimana terdapat 6 proses antara lain,yaitu: 1) DSS01 Mengelola operasi (Manage operations) 2) DSS02 Mengelola permintaan layanan dan insiden (Manage service requests and incidents) 3) DSS03 Mengelola permasalahan (Manage problems) 4) DSS04 Mengelola layanan yang berkelanjutan (Manage continuity) 5) DSS05 Mengelola layanan keamanan (Manage security service) 6) DSS06 Mengelola kontrol proses bisnis (Manage business process controls)
18 d. Domain Pengawasan, Evaluasi dan Penilaian (Monitoring, Evaluate and Assess) dimana ada 3 proses didalamnya atara lain, yaitu: 1) MEA01 Mengawasi, mengevaluasi dan menilai kinerja dan kesesuaian (Monitoring, evaluate and assess performance and conformance) 2) MEA02 Mengawasi, mengevaluasi dan menilai sistem pengendalian internal (Monitoring, evaluate and assess the system of internal control) 3) MEA03 Mengawasi, mengevaluasi dan menilai kepatuhan dan kebutuhan eksternal (Monitoring, evaluate and assess compliance with external requirements) 2.4.2 Model Kapabilitas Proses COBIT 5 Pada kerangka kerja COBIT 4.1 memperkenalkan model kematangan proses (maturity model), sedangkan pada kerangka kerja COBIT 5 memperkenalkan model kapabilitas proses (capability model). COBIT 5 didasarkan pada ISO/IEC 15504, yang berisi tentang standar mengenai Software Engineering dan Process Assess. Pada model kapabilitas proses dilakukan pengukuran performansi pada masing-masing proses tata kelola atau proses manajemen dimana dilakukan identifikasi dan analisis yang perlu untuk ditingkatkan performansinya [3]. Kapabilitas proses yang ada kemudian dituangkan pada suatu penilaian kapabilitas proses yang disebut dengan Process Assesment Model. Dimana Process Assesment Model ini memiliki kegunaan sebagai dokumen dasar referensi dalam melaksanakan penilaian performa dari kapabilitas TI suatu organisasi sebagai berikut[10]: 1. Mendefinisikan kebutuhan minimum untuk penilaian terhadap output-output yang dibutuhkan 2. Mendefinisikan proses kapabilitas kedalam dua dimensi yaitu proses dan kapabilitas 3. Menggunakan indikator proses kapabilitas dan proses performa untuk menentukan telah terpenuhinya atribut proses
19 4. Mengukur performa proses untuk memenuhi work product, dilakukan berdasarkan sebuah urutan praktik dasar dan aktivitas-aktivitas 5. Mengukur proses kapabilitas melalui pencapaian atribut dengan adanya bukti yang spesifik (level 1) dan generic (level yang lebih tinggi). Dalam model penilaian proses, ada enam tingkat kapabilitas pada dimensi kapabilitas. Enam tingat kapabilitas tersebut memiliki Sembilan proses atribut didalamnya. Level 0 mengenai keberadaan proses. Kegiatan penilaian dilakukan untuk dapat membedakan antara penilaian untuk level 1 dengan level- level lainnya yang diatas level 1 atau yang lebih tinggi. Kegiatan ini dilakukan karena level 1 merupakan level yang menentukan apakah sebuah proses telah berhasil dalam mencapai tujuannya, oleh sebab itu sangat penting untuk dapat dicapai dan sekaligus menjadi dasar untuk mencapai level lain dengan tingkatan yang lebih tinggi. Didalam kegiatan penilaian yang dilakukan pada setiap level, hasil yang didapatkan akan diklasifikasikan kedalam 4 kategori, yaitu: 1. N (Not achieved) Pada katergori not achieved, pencapaian atas atribut yang terdefinisi pada proses penilaian ini hanya ditemukan sedikit bukti atau bahkan tidak memiliki bukti. Skala yang didapat antara 0% sampai dengan 15% 2. P (Partically achieved) Pada kategori partically achieved, dari pendekatan dan pencapaian atas atribut yang terdefinisi dalam penilaian proses terdapat beberapa bukti yang ditemukan. Dengan skala yang dicapai >15% sampai dengan 50% 3. L (Largely achieved) Pada kategori largely achieved, ditemukan beberapa bukti terkait dengan pendekatan sistematis dan pencapaian signifikan yang didapat dari atribut yang terdefinisi dalam penilaian proses. Meskipun kelemahan yang tidak signifikan yang berkaitan dengan atribut masih ditemukan ditemukan dalam proses yang dinilai. Skala pencapaian antara >50% sampai dengan 85%
20 4. F (Fully achieved) Pada kategori fully achieved, terdapat bukti penuh dari pendekatan yang dilakukan secara lengkap dan sistematis, dan atribut pada proses yang dinilai telah tercapai penuh. Tidak terdapat kelemahan yang berkaitan dengan atribut proses yang dinilai. Skala pencapaian antara >85% sampai dengan 100%. Suatu proses cukup meraih kategori Largely achieved (L) atau Fully achieved (F) untuk dapat dinyatakan bahwa proses tersebut telah mencapai level kapabilitas tersebut, namun proses tersebut harus meraih kategori Fully achieved (F) untuk dapat melanjutkan penilaian ke level kapabilitas selanjutnya. Jadi dapatdimisalkan suatu proses untuk mencapai level 3, maka pada level 1 dan 2 proses tersebut harus mencapai kategori Fully achieved (F), sementara level kapabilitas 3 cukup mencapai kategori Largely achieved (L) atau Fully achieved (F) [10]. Gambar 2.3 Rating yang Dibutuhkan pada COBIT 5[10]
21 Pada model kapabilitas dilakukan pengukuran performansi pada setiap tata kelola dan manajemen. Ada enam tingkat kapabilitas yang terdiri dari level 0 (Incomplete Process) hingga level 5 (Optimising Process) yang masing-masing memiliki beberapa proses atribut dimulai dari level 1 hingga level 5. Gambar 2.4 Model Kapabilitas Proses COBIT 5[10] Enam tingkatan kapabilitas yang dicapai oleh masing-masing proses antara lain, yaitu [10]: 1. Incomplete Process (Level 0) Merupakan proses yang tidak lengkap, dimana proses ini hanya terdapat sedikit sekali bukti atau bahkan tidak memiliki bukti sama sekali dalam hal pencapaian dari tujuan proses. Selain itu proses tidak dapat diimplementasikan atau dinilai dalam mencapai tujuannya mengalami kegegalan. Pada proses ini tidak memiliki atribut. Kriteria yang ada pada tingkatan ini terkait dengan kesadaran akan adanya suatu proses. 2. Performed Process (Level 1) Merupakan proses yang dijalankan. Proses yang dilakukan sudah mencapai tujuan. Ketentuan atribut proses yang ada pada level 1 yaitu:
22 a. PA 1.1 Process Performance Mengukur seberapa jauh keberhasilan pencapian tujuan dari suatu proses. Pencapaian penuh terhadap atribut ini mengakibatkan proses tersebut meraih apa yang sudah ditentukan. 1) Sumber daya, informasi dan proses pada pengendalian internal perusahaan 2) Jaminan inisiatif dilakukan dan direncanakan secara efektif 3) Identifikasi kekurangan pengendalian internal yang akan dilaporkan. 3. Managed Process (Level 2) Proses yang sudah mencapai tujuan diimplementasikan dengan lebih teratur, dijalankan, dikontrol, dan dikelola dengan tepat. Atribut proses yang terdapat pada level 2 memiliki ketentuan yaitu: a. PA 2.1 Performance Management Mengukur performa dari proses yang dikelola telah sampai sejauh mana. Atribut ini mempunyai hasil pencapaian penuh sebagai berikut: 1) Proses identifikasi pada performa objektif 2) Proses yang dimonitor dan direncanakan pada performa 3) Proses harus sesuai sebagai pemenuhan perencanaan pada performa 4) Otoritas dan tanggung jawab pada saat melakukan definisi, komunikasi dan melakukan tugas. b. PA 2.2 Work Product Management Mengukur hasil pencapaian kerja yang dihasilkan oleh proses yang dikelola telah sampai sejauh mana. Atribut ini mempunyai hasil pencapaian penuh sebagai berikut: 1) Produk kerja didefinisikan sebagai kebutuhan 2) Dokumentasi dan Kontrol pada hasil yang ditetapkan sebagai kebutuhan 3) Identifikasi dengan baik pada hasil kerja, dilakukan kontrol dan dokumentasi. 4) Hasil kerja dicek kembali yang sesuai dengan rencana dan kebutuhan pada saat mencapai kebutuhan tersebut.
23 4. Established Process (Level 3) Proses diimplementasikan secara teratur yang selanjutnya sudah berhasil ditetapkan dan sudah mencapai hasil yang diharapkan. Ketentuan atribut yang terdapat pada level 3, yaitu: a. PA 3.1 Process Definition Mengukur proses standar yang ada dikelola sudah sampai sejauh mana dengan maksud memberi dukungan terhadap pengerjaan proses yang telah terdefinisi. Atribut ini mempunyai hasil pencapaian penuh sebagai berikut: 1) Proses standar, yang meliputi pada panduan dasar harus layak, mendeskripsikan elemen fundamental dalam proses yang terdefinisi 2) Interaksi dan urutan pada proses standar yang ditetapkan 3) Kompetensi dibutuhkan dan peran yang dilakukan untuk proses identifikasi pada proses standar 4) Diperlukan sebuah infrastruktur dan membutuhkan lingkungan kerja untuk melakukan identifikasi 5) Metode sesuai dengan proses pengawasan dan sesuai yang ditetapkan b. PA 3.2 Process Deployment Mengukur telah sampai sejauh manakah proses standar dijalankan secara efektif seperti pada proses terdefinisi untuk tercapainnya hasil proses tersebut. Atribut ini mempunyai hasil pencapaian penuh sebagai berikut: 1) Standar operasi ditentukan berdasarkan proses yang diidentifikasikan 2) Dalam menjakankan proses yang telah dikomunikasikan dan ditugaskan, dibutuhkan otoritas, tanggung jawab dan juga peran serta 3) Edukasi, pengalaman dan pelatihan harus dilakukan pada setiap personil yang akan melakukan definisi kompeten 4) Dalam melakukan proses diperlukan sumber daya dan informasi 5) Proses yang terdefinisi harus dikelola, dipelihara dan disediakan untuk lingkungan kerja dan infrastruktur 6) Data yang sudah benar dikumpulkan dan dianalisis untuk selanjutnya dilakukan perbaikan secara terus menerus.
24 5. Predictable Process (Level 4) Proses ini dapat diprediksi. Proses yang berjalan dioperasikan dengan batasan yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang sesuai dengan harapan. Ketentuan atribut yang terdapat pada level 4, yaitu: a. PA 4.1 Process Measurement Mengetahui sejauh manakah hasil yang didapatkan dari pengukuran yang dilakukan dapat berguna terkait untuk memastikan performa dari proses dapat mendukung dalam mencapai tujuan proses yang berperan mendukung tujuan organisasi.pengukuran dapat berupa pengukuran produk, pengukuran proses maupun dapat berupa pengukuran keduaduanya. Atribut ini mempunyai hasil pencapaian penuh sebagai berikut: 1) Tujuan bisnis relevan ditetapkan untuk kebutuhan proses informasi 2) Kebutuhan proses internal merupakan tujuan dari pengukuran proses 3) Performa perusahaan yang telah ditetapkan adalah tujuan kuantitatif 4) Identifikasi pada pengukuran dan frekuensi pada performa proses 5) Hasil dari pengukuran dianalisa, dikumpulkan dan dilaporkan untuk memantau tujuan kuantitatif 6) Menggambarkan performa proses pada hasil pengukuran. b. PA 4.2 Process Control Mengukur sejauh manakah secara kuantitatif sebuah proses dapat menghasilkan proses yang dinilai mampu, stabil dan dapat diprediksi sesuai dengan batasan yang telah ditetapkan. Atribut ini mempunyai hasil pencapaian penuh sebagai berikut: 1) Kontrol dan teknik analisa harus diaplikasikan 2) Performa proses normal telah ditetapkan 3) Penyebab khusus suatu variasi adalah analisa data pengukuran 4) Cara memecahkan penyebab khusus dari variasi adalah tindakan koreksinya. Respon pada tindakan koreksi harus dibatasi pada saat mengkontrol.
25 6. Optimising Process (Level 5) Pada proses ini merupakan proses optimasi dimana proses yang telah berjalan dilakukan peningkatan berkelanjutan sebagai usaha pemenuhan baik dimasa sekarang maupun masa depan dari tujuan bisnis. Ketentuan atribut yang terdapat pada level 5, yaitu: a. PA 5.1 Process Innovation Pada proses ini merupakan proses dilakukannya pengukuran sebuah perubahan proses yang telah teridentifikasi dari analisis penyebab umum, adanya variasi, dan dari investigasi pendekatan inovatif berfungsi untuk mendefinisikan dan melaksanakan proses. Atribut ini mempunyai hasil pencapaian penuh sebagai berikut: 1) Tujuan bisnis relevan untuk peningkatan pada definisinya 2) Variasi performa proses harus tepat pada saat analisa 3) Pelaksanaan praktik yang inovasi dan terbaik untuk data yang dianalisis 4) Proses yang baru didefinisikan untuk peningkatan teknologi baru 5) Peningkatan proses digunakan untuk strategi implementasi. b. PA 5.2 Process Optimisation Melakukan pengukuran terhadap perubahan definisi, performa proses dan manajemen agar dapat mencapai hasil yang memberi dampak efektif dalam pencapaian tujuan proses peningkatan. Atribut ini mempunyai hasil pencapaian penuh sebagai berikut: 1) Dilakukan penilaian kesesuaian terhadap dampak dari perubahan yang telah dilakukan dengan tujuan dari proses yang telah didefinisikan dan proses standar 2) Mengelola implementasi dari perubahan yang telah disetujui untuk selajutnya dapat dipastikan bahwa perbedaan-perbedaan pada performa proses dapat dimengerti dan dilakukan setelahnya 3) Berdasarkan performa saat ini, mengevaluasi keefektivitasan perubahan proses berdasarkan persyaratan produk dan tujuan proses untuk menentukan hasil memiliki penyebab umum dan khusus.
26 2.4.3 Analisis Kesenjangan(GAP Analysis) Analisis kesenjangan merupakan perhitungan yang digunakan untuk dapat mengetahui kesenjangan atau selisih antara hasil penilaian yang dilakukan berupa nilai aktual tingkat kapabilitas dengan nilai ekspektasi tingkat kapabilitas yang diharapkan oleh pihak terkait[11]. Hasil perhitungan analisis ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi saran perbaikan yang diperlukan guna melakukan peningkatan tingkat kapabilitas berdasarkan proses atribut yang terdapat pada kerangka kerja COBIT 5. Perhitungan yang digunakan untuk menganalisis kesenjangan tingkat kapabilitas tata kelola Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu yang ada pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang yaitu : (3.1) to be : nilai yang diharapkan as is : nilai saat ini 2.5 MEA01 (Monitor, Evaluate and Assess Conformace and Asureance) MEA01 (Monitor, Evaluate, and Assess Performance and Conformance) yaitu merupakan proses mengumpulkan, memvalidasi, dan mengevaluasi bisnis, IT dan tujuan proses dan metrik. Memantau bahwa proses berkinerja terhadap kinerja dan kesesuaian tujuan proses dan metrik persetujuan dan dapat secara sistematis dan tepat waktu dalam memberikan laporan [9]. MEA01 memiliki 5 komponen subdomain antara lain sebagai berikut [9]: 1. MEA01.01 (Membantu pendekatan pemantauan) Terlibat dengan para pemangku kepentingan (stakeholder) untuk membangun dan mempertahankan pendekatan monitoring, menetukan tujuan, lingkup dan metode, mengukur solusi bisnis dan pelayanan serta kontribusi untuk tujuan perusahaan. Mengintegrasikan pendekatan ini dengan kinerja perusahaan sistem manajemen.
27 2. MEA01.02 (Mengatur kinerja dan kesesuaian target) Berkerja dengan para pemangku kepentingan (stakeholder) untuk mengidentifikasi, meninjau secara berkala, meng-update dan menyetujui kinerja dan kesesuaian target dalam sistem pengukuran kinerja. 3. MEA01.03 (Mengumpulkan data kesesuaian dan kinerja proses) Mengumpulkan dan mengolah data tepat waktu dan akurat selaras dengan pendekatan dan tujuan perusahaan. 4. MEA01.04 (Analisis dan melaporkan kinerja) Meninjau secara berkala dan melaporkan kinerja terhadap sasaran, menggunakan metode yang merangkum semuanya, seperti bagaimana kinerja IT dan kesesuaian dengan sistem pemantauan perusahaan. 5. MEA01.05 (Memastikan pelaksanaan tindakan perbaikan) Membantu para pemangku kepentingan (stakeholder) dalam mengidentifikasi, memulai dan pelacakan tindakan perbaikan untuk tujuan yang tidak sesuai. 2.6 RACI Chart RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) Chart merupakan gambaran peran dari berbagai pihak dalam penyesuaian pekerjaan pada proyek dan proses bisnis. Dalam proses COBIT ini RACI Chart dapat mengetahui struktur organisasi yang ideal karena dengan RACI Shart akan diketahui pihakpihak mana saja yang bertanggung jawab didalamnya[9]. RACI Chart merupakan setiap prosedur yang memiliki sumberdaya antara bentuk pemetaan dengan aktivitas. Untuk melakukan penilaian menggunakan domain MEA01, maka digunakan mapping/pemetaan dan SDM yang ada pada sistem informasi. Berikut merupakan diagram RACI untuk MEA01:
28 Gambar 2.5 RACI Chart MEA01[9] Pada mapping tersebut sudah jelas bahwa digunakan untuk seluruh control objective yang terdapat pada domain MEA. RACI mempunyai arti [9]: 1. R (Responsible) yaitu pihak pelaksana harus menyelesaikan semua aktivitasnya dengan tanggung jawab 2. A (Accountable) yaitu pihak yang mengatur jalannya setiap aktivitas 3. C (Consulted) yaitu pihak yang mendapat tugas untuk tempat konsultasi selama aktivitas dilaksanakan 4. I (Informed) yaitu pihak yang mendapat informasi tentang semua pelaksanaan aktivitas.
29 2.7 Sistem Informasi Akademik Sistem informasi akademik merujuk pada seperangkat sistem dan aktivitas yang digunakan untuk menata, memproses dan menggunakan informasi sebagai sumber dalam organisasi. Adapun output berupa informasi yang dihasilkan oleh sistem ini akan mensuplai informasi kepada para pimpinan ata pembuat keputusan yang dapat diklasifikasikan pemanfaatan dan maksud yang berbeda-beda sebagai berikut [12]: 1. Sistem Informasi Akademik untuk menghasilkan laporan di berbagai kegiatan akademik, keuangan, personel, distribusi mahasiswa di berbagai jurusan, dll 2. Sistem Informasi Akademik untuk mempertimbangkan konsekuensi tindakan 3. Sistem Informasi Akademik untuk mendukung pengambilan keputusan, evaluasi dan pengembangan sistem 2.8 Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu (SI Madu) Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu merupakan sistem informasi berjalan secara online yang telah diterapkan pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang yang digunakan sebagai dukungan dan juga memberi kemudahan dalam menjalankan kegiatan administrasi akademik bagi dosen, mahasiswa, dan pihak terkait lainnya. Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu ini, Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang dapat dengan lebih baik, cepat dan mudah dalam memberikan layanan dan informasi bagi dosen maupun mahasiswa didalam maupun diluar lingkungan politeknik. Layanan yang terdapat pada Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu dalam mendukung administrasi akademik tersebut antara lain yaitu : 1. Informasi pembayaran Administrasi 2. Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi (KHS), Kartu Ujian 3. Transkrip Nilai Kuliah 4. Surat Keterangan Pendamping Ijazah 5. Sharing dokumen bagi dosen.
30 BAB 3 METODE PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian Penelitian ini dilakukan pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang yang berlokasi di Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik Semarang terkait dengan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu yang terdapat pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang. 3.2 Jenis dan Sumber Data 3.2.1 Jenis Data Jenis data yang digunakan dalam penelitian dengan menggunakan data 2 jenis data yaitu : 1. Data Kualitatif Data yang menunjukkan kualitas dari objek yang sedang diteliti. Didapat dari hasil wawancara dan studi pustaka. Bentuk dari data ini dinyatakan dalam kalimat ataupun gambar. 2. Data Kuantitatif Data yang diperoleh dari hasil kuesioner dalam bentuk angka dan sifatnya nyata. Kuesioner tersebut misalnya memiliki skala interval dari 0-4. 3.2.2 Sumber Data 1. Data Primer Data primer adalah data yang diperoleh dari sumber utama secara langsung. Data dikumpulkan melalui cara observasi, wawancara, kuesioner yang disebarkan kepada karyawan Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang 2. Data Sekunder Data sekunder adalah data yang diperoleh dari studi pustaka melalui dokumen maupun literatur terkait dengan penelitian yang dilakukan.
31 3.3 Metode Pengumpulan Data Sesuai dengan kerangka kerja COBIT, proses pengumpulan data dilakukan dengan metode kuesioner dan selanjutnya untuk memperkuat dilakukan pengumpulan data dengan metode lain yaitu seperti observasi, wawancara, dan juga studi pustaka. 1. Observasi Metode pengumpulan data dengan cara observasi dilakukan dengan mengamati objek penelitian secara langsung sehingga dapat mengetahui keadaan yang sebenarnya mengenai hal yang diteliti dan mengambil data yang diperluan. Dalam penelitian ini observasi dilakukan pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang. Observasi dilakukan dengan mengamati bagaimana cara kerja dan kinerja dari sistem informasi yang sedang berjalan, output yang dihasilkan dan melihat pihak mana saja yang berkepentingan. 2. Wawancara Wawancara merupakan proses untuk mendapatkan keterangan maupun informasi dari narasumber secara langsung melalui kegiatan tanya jawab. Metode ini dilakukan untuk dapat menguji kebenaran data dan menjaring informasi pendukung kuesioner secara lebih lengkap yang sebelumnya tidak dapat terjaring melaui kuesioner. Wawancara dilakukan sesuai dan berpedoman pada kerangka kerja COBIT 5. Wawancara dilakukan pada pihak-pihak staff terkait dengan penggunaan sistem informasi yang ada pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang. 3. Kuesioner Metode pengumpulan data dengan menggunakan kuesioner yang berupa kuesioner tingkat kapabilitas yang digunakan untuk dapat mengetahui tingkat kapabilitas terkait dengan proses pada subdomain MEA01 yaitu pada proses pengawasan, evaluasi, dan penilaian kinerja dan kesesuaian (monitor, evaluate and assess performance and conformance) dari sistem informasi yang ada pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang. Kuesioner tersebut berisi daftar pertanyaan yang akan diberikan kepada responden pada
32 Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang. Responden dipilih berdasarkan RACI Chart dan daftar pertanyaan disusun sesuai dengan berpedoman pada framework COBIT 5 dengan menggunakan domain MEA dan berfokus kepada sub domain MEA01 Daftar pertanyaan kuesioner assessment disusun berdasarkan standar base practice dan work product output domain MEA COBIT 5 menurut ISACA 2012 4. Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan dengan mempelajari literatur terkait maupun sumber informasi lainnya yang memiliki keterkaitan dengan topik yang dibahas di dalam penelitian. Sumber dapat berasal dari buku, penelitian sebelumnya, jurnal, artikel, dokumen tertulis dan lain sebagainya. Hal ini dilakukan guna memberi gambaran dan wawasan yang lebih mendalam tentang subjek maupun objek dari bidang yang akan di teliti. 3.4 Metode Analisis Berdasarkan hasil pengumpulan data dengan menggunakan metode wawancara dan kuesioner, berikut merupakan metode yang dapat digunakan untuk menganalisis data yang didapatkan dalam penelitian ini berdasarkan kerangka kerja COBIT 5. 1. Analisis Tingkat Kapabilitas (Capability Level Analysis) Dilakukannya analisis tingkat kapabilitas memiliki tujuan untuk mengetahui dan mengukur sejauh mana tingkat kapabilitas keseluruhan tata kelola saat ini dan tingkat kapabilitas yang diharapkan, serta kondisi dari tata kelola terhadap proses pengawasan, evaluasi, dan penilaian kinerja dan kesesuaian (monitor, evaluate and assess performance and conformance). Data yang digunakan dalam analisis ini diperoleh dari data hasil kuesioner tingkat kapabilitas. Responden untuk kuesioner tersebut telah dipetakan berdasarkan RACI Chart sesuai pedoman yang ada pada COBIT. Berdasarkan data yang telah diperoleh, akan dilakukan proses penghitungan rata-rata dari setiap jawaban sehingga didapat keseluruhan tingkat kapabilitas. Berikut merupakan
33 langkah dalam melakukan analisis tingkat kapabilitas pada objek yang diteliti yaitu Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang. a. Pertanyaan pada kuesioner tersusun berdasarkan beberapa level kapabilitas yang terdapat pada COBIT 5 antara lain Incompleted Process (Level 0), Performed Process (Level 1) Managed Process (Level 2), Estabilished Process (Level 3), Predictable Process (Level 4), Optimized Process (Level 5). b. Setiap level memiliki Proses Atribut (PA) berupa kriteria-kriteria yang perlu untuk dipenuhi instansi sesuai dengan standar pemenuhan yang terdapat pada COBIT 5 c. Setiap kriteria yang ada memiliki skala pencapaian antara 1 sampai 4 d. Selanjutnya setelah data didapat, dilakukan penjumlahan seluruh skor yang ada pada tiap kriteria pada kuesioner tersebut lalu dirata-rata e. Hasil dari perhitungan rata-rata tersebut yang dilakukan dengan dibagi jumlah atau bobot maksimal untuk kemudian dikali dengan 100%. Sehingga didapat hasil perhitungan berupa prosentase pencapaian. f. Jumlah atau bobot maksimal didapat dari jumlah responden dikali dengan skor maksimal jawaban kuesioner(skor 4) g. Hasil dari perhitungan tersebut berupa hasil akhir yang dikelompokkan sebagai berikut: N yaitu Not Achieved dengan skala 0% sampai dengan 15%, P yaitu Partically Achieved dengan skala lebih dari 15% sampai dengan 50%, L yaitu Largely Achieved dengan skala lebih dari 50% sampai dengan 85%, dan F yaitu Fully Achieved dengan skala lebih dari 85% sampai dengan 100% 2. Analisis Kesenjangan(GAP Analysis) Analisis kesenjangan merupakan perhitungan yang digunakan untuk dapat mengetahui kesenjangan atau selisih antara hasil penilaian yang dilakukan berupa nilai aktual tingkat kapabilitas dengan nilai ekspektasi tingkat kapabilitas yang diharapkan oleh pihak terkait. Hasil perhitungan analisis ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi saran perbaikan yang diperlukan guna melakukan peningkatan tingkat kapabilitas berdasarkan proses atribut
34 yang terdapat pada kerangka kerja COBIT 5. Perhitungan yang digunakan untuk menganalisis kesenjangan tingkat kapabilitas tata kelola Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu yang ada pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang yaitu : (3.1) to be : nilai yang diharapkan as is : nilai saat ini
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum 4.1.1 Sejarah Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang Pada mulanya Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang merupakan gabungan dari sebanyak sebelas akademi kesehatan yang ada di Jawa Tengah dibawah kepemilikan Departemen Kesehatan RI. Akademi - akademi kesehatan yang tersebar pada beberapa kota ini kemudian menjadi jurusan dan program studi yang terdapat pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang. Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang berdiri didasarkan kepada Surat Keputusan Mentri Kesehatan dan Kesejahteraan Sosial RI 298 / MENKES- KESOS / SK / IV / 2001 tanggal 16 April 2001 dan kemudian terakhir diubah dengan adanya peraturan Mentri Kesehatan RI Nomor 890 / MENKES / VIII / 2007 tanggal 2 Agustus 2007 yang menjelaskan tentang Organisasi dan Tata Kerja Politeknik Kesehatan. Politeknik Kesehatan Depkes Semarang kemudian berganti nama menjadi Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang berdasarkan surat Sekretariat Jendral Kementrian Kesehatan RI Nomor TU 05.02/II/II/1535/2010 tanngal 18 Februari 2010 tentang Perubahan Nomenklatur Departemen Kesehatan RI. Selama perkembangannya, saat ini Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang telah memiliki berbagai fakultas dan program studi tambahan yang bertugas memberi pelayanan pendidikan dalam bidang kesehatan kepada mahasiswa - mahasiswinya yang terdiri dari beberapa fakultas antara lain Fakultas Keperawatan, Fakultas Keperawatan Gigi, Fakultas Radiodiagnostik dan Radioterapi, Fakultas Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Fakultas Kesehatan Lingkungan, Fakultas Gizi, Fakultas Kebidanan, dan Fakultas Analis Kesehatan. 35
36 4.1.2 Visi Misi 1. Visi Menjadi Institusi Pendidikan Tinggi yang Menghasilkan Tenaga Kesehatan Berbasis Kearifan Lokal dan Diakui Internasional Tahun 2025. 2. Misi 1. Meningkatkan layanan pendidikan bermutu yang professional dan terpadu melalui perbaikan standard an sistem manajemen secara terus menerus dengan didukung teknologi informasi 2. Meningkatkan kualitas pelayanan dan pengabdian pada masyarakat untuk memenuhi kebutuhan program pembangunan di bidang kesehatan 3. Mendorong produktivitas dan kualitas sumber daya manusia untuk meningkatan pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi 4. Mengembangkan penelitian berbasis kearifan lokal dan meningkatkan kualitas publikasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat untuk memenuhi kebutuhan program pembangunan di bidang kesehatan 5. Menyelenggarakan inovasi program melalui dukungan sumber daya internal dan eksternal melalui kerjasama lintas program dan lintas sektor 4.1.3 Struktur Organisasi Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang Gambar 4.1 Struktur Organisasi Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang
37 4.1.4 Tugas dan Tanggung Jawab 1. Unit Komputer/Informasi dan Teknologi Unit Komputer/Informasi dan Teknologi adalah unit penunjang teknis di bidang pengolahan data dan informasi yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada direktur. Secara teknis fungsional dibina oleh Pudir III. Unit Komputer/Informasi dan Teknologi mempunyai fungsi : a. Pengumpulan dan pengolahan data dan informasi b. Penyajian dan penyimpanan data dan informasi c. Pemberian layanan dan pendayagunaan komputer d. Pelaksanaan urusan tata usaha Unit Komputer/Informasi dan Teknologi e. Pengembangan teknologi informasi f. Melakukan koordinasi dengan Sub Unit Komputer/Informasi dan Teknologi pada masing-masing Fakultas g. Membentuk Sub Unit Komputer/Informasi dan Teknologi pada masingmasing Fakultas sesuai dengan kebutuhan Tugas utama dari Unit Komputer/Informasi dan Teknologi yaitu : a. Merencanakan pengembangan Sistem Informasi yang ada pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang b. Memonitor implementasi Sistem Informasi yang ada pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang c. Melaksanakan trouble shooting aplikasi Sistem Informasi d. Memastikan kehandalan sarana publikasi elektronik yaitu website e. Memelihara (maintenance) website, baik dari sisi struktur maupun konten f. Memastikan koneksi internet khususnya pada Direktorat dapat berjalan dengan baik Tugas Khusus dari Unit Komputer/Informasi dan Teknologi yaitu : a. Penyelenggaraan Sipenmaru (Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru) a. Pelaksanaan SI-Madu (Sistem Informasi Manajemen Akademik Tepadu) b. Pelaksanaan Aplikasi E-Learning c. Maintenance Website utama
38 d. Pelaporan data ke Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) 2. Staff IT Direktorat a. Memonitor email yang masuk pada admin b. Membantu trouble shooting masalah SI-Madu c. Melakukan dokumentasi klaim data berkaitan dengan forlap DIKTI d. Memerikasa dan menangani konektivitas jaringan di Direktorat e. Melakukan pemeliharaan computer dan peralatan dengan cara mendeteksi kerusakan atau penyebab ketidakberfungsian perangkat f. Membantu dokumentasi file data berkaitan dengan seb profile g. Melakukan tugas kedinasan lain 3. Admin Jurusan/Program Studi a. Mengatur tahun ajaran dan semester berjalan di aplikasi SI-Madu b. Menginput jadwal kuliah di SI-Madu c. Melakukan pembagian kelas pada SI-Madu d. Menginput jadwal UTS/UAS pada SI-Madu e. Menginput nilai pada SI-Madu f. Memberikan asistensi aktivasi login mahasiswa dan dosen di Jurusan/Program Studi
39 4.2 RACI Chart Berdasarkan struktur organisasi yang terdapat pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang, maka selanjutnya dapat dipetakan bagian fungsional yang berperan serta di dalam proses pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu (SI-Madu) dengan menggunakan RACI Chart. Pemetaan RACI Chart digunakan sebagai panduan dalam menentukan responden penelitian langsung yang dilakukan dengan penyebaran kuesioner kepada karyawan Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang. Berikut ini adalah pemetaan RACI Chart yang didasarkan pada domain MEA01 : Tabel 4.1 Pemetaan Responden berdasarkan RACI Chart Struktur Fungsional Tabel RACI Chief Information Officer (CIO) Business Process Owner (BPO) Struktur Fungsional Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang Kepala Unit Komputer/Informasi dan Teknologi Kepala sub bagian Administrasi Akademik (ADAK) Kepala sub bagian Keuangan Jumlah Responden 1 2 Head Operation (HO) Staff IT Superadmin Direktorat 1 Service Manager (SM) Staff admin masing-masing fakultas/program studi 14 Jumlah Responden 18
40 Tabel 4.2 RACI Chart KMP Ref Practice/Activity Person CIO BPO HO SM MEA01.01 Establish a monitoring approach MEA01.02 Set performance and conformance targets R I C C A R R R MEA01.03 Collect performance and conformance data A R R R MEA01.04 Analyse and report performance A R R R MEA01.05 Ensure the implementation of corrective actions A R R R Pada mapping tersebut sudah jelas bahwa digunakan untuk seluruh control objective yang terdapat pada domain MEA. RACI mempunyai arti: 1. R (Responsible) yaitu pihak pelaksana harus menyelesaikan semua aktivitasnya dengan tanggung jawab 2. A (Accountable) yaitu pihak yang mengatur jalannya setiap aktivitas 3. C (Consulted) yaitu pihak yang mendapat tugas untuk tempat konsultasi selama aktivitas dilaksanakan 4. I (Informed) yaitu pihak yang mendapat informasi tentang semua pelaksanaan aktivitas.
41 4.3 Analisis dan Pembahasan Analisis hasil penelitian dituliskan jika akan melakukan analisis statistik terhadap hasil yang didapatkan/diperoleh. Analisis statistik yang dimuat hanya tampilan akhir, atau rangkuman yang menunjukkan hasil analisis statistik, sedangkan perhitungan statistik serta prosedur teknis lengkapnya dimuat dalam lampiran. Pembahasan menunjukkan tingkat penguasaan peneliti terhadap perkembangan ilmu, paradigma, konsep dan teori, yang dipadukan dengan hasil penelitian. Pembahasan biasanya mencakup hal-hal berikut : 1. Penalaran hasil penelitian, baik secara teoritis, empiris maupun non empiris, sehingga dapat menjawab pertanyaan. 2. Perpaduan temuan penelitian dengan hasil penelitian terdahulu, serta implikasi dan perkembangannya dimasa mendatang. 3. Kesesuaian hasil penelitian dengan tujuan yang telah ditetapkan. 4. Keterbatasan atau kekurangan dalam penelitian yang bersangkutan sehingga dapat diajukan sebagai rekomendasi bagi penelitian selanjutnya. 4.3.1 Hasil Pengumpulan Data Berdasarkan rumusan masalah dan tujuan yang tertulis pada bab 1, dan serangkaian proses penelitian yang terdapat pada bab 3. Maka penulis akan menyelesaikan pokok permasalahan yang disesuaikan dengan tujuan penelitian. Penelitian ini akan secara runtut menganalisis dan membahas mengenai Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu (SI-Madu) yang terdapat pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang. Setelah dilakukan penenlitian, kemudian dari hasil penilaian akan diberikan saran perbaikan untuk mendapatkan hasil yang maksimal sesuai dengan tujuan pembuatan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu. Hasil penelitian akan diproses dan dibahas secara bertahap sebagai berikut :
42 4.3.1.1 Hasil Studi Dokumen Hasil dari studi dokumen yang dilakukan pada penelitian ini berupa Blueprint Pengembangan, Pengelolaan, dan Pemanfaatan Sistem Informasi serta Panduan Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu, yang didalamnya berisi paduan secara terperinici mengenai prosedur dalam menggunakan sistem. Adapun pembahasan utama yang tertuang dalam Blueprint Pengembangan, Pengelolaan, dan Pemanfaatan Sistem Informasi dan Panduan Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu (SI- Madu) adalah sebagai berikut : 1. Latar belakang pembuatan masing-masing sistem yang terdapat pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang 2. Visi Misi Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang yang mendasari dukungan pengembangan teknologi informasi 3. Tujuan TI Blueprirnt dan dasar hukum penyelenggaraan Tata Kelola Teknologi Informasi pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang 4. Ikhtisar, hasil, dan rekomendasi self assessment unit Teknologi Informasi 5. Arsitektur TI yang telah ada di Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang 6. Panduan lengkap mengenai penggunaan setiap modul yang terdapat pada Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu
43 4.3.1.2 Hasil Wawancara Berikut ini merupakan hasil wawancara yang dilakukan dengan narasumber dari Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang Tabel 4.3 Tabel Hasil Wawancara Pertanyaan Wawancara Terkait dengan MEA01 (Monitor, Evaluate, Assessment) MEA01.01 Establish a monitoring approach MEA01.02 Set performance and conformance targets Hasil Pembahasan Belum ada kegiatan maupun prosedur penilaian yang pasti sedangkan proses pemantauan yang dilakukan yaitu save regulated atau pemantauan sendiri dan melalui kuesioner yang terdapat pada SI-Madu Secara eksplisit belum terdapat Standart Operasional Procedure (SOP) terkait dengan kegiatan pengawasan terhadap sistem. Pembaruan data dilakukan setiap tahun ajaran baru, her-registrasi, dan setiap semester terkait dengan data dosen, pendaftaran, dan penelitian Monitoring kerja langsung pada output produk, dilihat apakah sudah berjalan dengan baik. Dilakukan penambahan fitur berkala terhadap sistem sesuai dengan kebutuhan MEA01.03 Collect and process performance and Jobdesk telah terdeskripsi dan terpahami, serta terdapat pemabatasan
44 Pertanyaan Wawancara Terkait dengan MEA01 (Monitor, Evaluate, Assessment) Hasil Pembahasan conformace data hak akses bagi masing-masing pengguna Pengumpulan dan pembaharuan data dilakukan tepat waktu, dilakukan setiap awal dan akhir semester. Terkait dengan validitas data, selalu dilakukan pengecekan terlebih dahulu oleh masing-masing admin. Kewenangan diberikan kepada masingmasing admin program studi dan super admin yang mereview semua data MEA01.04 Analyse and report performance MEA01.05 Ensure the implementation of corrective action Hasil analisis dan pengawasan terkait dengan kinerja pengelolaan SI-Madu belum dibuat dalam bentuk dokumentasi terperinci namun bentuk analisis dilakukan dengan pengadaan kuesioner pada website dan sistem. Bila terjadi permasalahan, unit IT dan admin subbagian akan melaporkan dibagian manakah yang masih kurang atau tidak berfungsi sehingga dapat langsung mengambil tindakan eksekusi. Perbaikan yang dilakukan masih bergantung dengan hubungan kerjasama MOU bersama pihak ketiga.
45 4.3.1.3 Hasil Kuesioner Berikut merupakan rincian spesifik mengenai hasil dari pencapaian level dan penilaian proses masing-masing atribut. Tabel 4.4 Ringkasan Pencapaian Level dari Kuesioner Process name Description Purpose MEA 01 Monitoring, Evaluate, and Assess Performance and Conformance Berfokus pada pengelolaan dan penerapan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang Transparansi kinerja dan kesesuaian terhadap tujuan bisnis dari Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang Level Level 0 Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5 Process PA PA PA PA PA PA PA PA PA Atribut 1.1 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 5.2 Rating by 85,76% 78.61% 88. 73. 83. 80. 77. 76. 76. 74. Precentage 19 26 68 21 43 39 74 07 % % % % % % % % Rating by Criteria Capability Level Achieved F L F L L L L L L L 1 status 78,61% Target 1,79
46 Berdasarkan tabel pencapaian level dari hasil kuesioner diatas menunjukkan bahwa tingkat kapabilitas tata kelola terkait dengan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang saat ini berada pada level 1 yaitu Performed dengan nilai dan dengan status kriteria Largely Achieved sebesar 78,61% atau setara dengan 1,79. Level ini menunjukkan bahwa proses pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja pengelolaan data Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu belum sepenuhnya terkelola dengan baik. Sedangkan level 2 merupakan level target yang diharapkan, dikarenakan proses pemenuhan setiap level dilakukan secara bertahap sampai mencapai status Fully Achieved dengan prosentase sebesar >85% pada setiap proses atributnya. Sehingga level tingkat kapabilitas selanjutnya dari level tingkat kapabilitas yang dimiliki saat ini merupakan level target yang diharapkan. Pembahasan mengenai pencapaian setiap level beserta proses atribut yang ada adalah sebagai berikut: 1. Level 0 (Incomplete) Level ini memiliki kriteria dalam menjalankan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang terkait dengan kesadaran tentang keamanan dan kemudahannya. Hasil yang diperoleh dari penelitian mencapai sebesar 85,76 % dengan status Fully Achieved. Berdasarkan hasil tersebut, menunjukkan bahwa Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang telah memperhatikan keamanan dan kemudahan dalam pengoperasian Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu sehingga pengguna mampu dengan mudah mengoperasikan sistem informasi dan tidak mudah terjadi gangguan terkait keamanan. Tabel 4.5 Tabel Pencapaian Level 0 No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan 1 Menyadari dampak resiko, ancaman, dan gangguan operasional berbasis IT yang menghambat atau 88,89% Pihak Politeknik Kesehatan Semarang sepenuhnya sadar akan dampak resiko,
47 No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan menghilangkan pelayanan ancaman dan gangguan operasional yang dapat menghambat, mengganggu maupun menghilangkan layanan 2 Jika terjadi gangguan pada Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu, pihak terkait segera melakukan perbaikan 3 Keamanan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu selalu diperhatikan sebagai sarana dalam pelayanan administrasi akademik 4 Cara mengoperasikan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu mudah 84,72% Kelancaran informasi dari Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu selalu diperhatikan disaat terjadi gangguan, sehingga kinerja tidak terganggu dan informasi mampu disampaikan dengan baik 87,50% Keamanan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu diperhatikan sehingga tidak meminimalisir terjadinya resiko yang mengganggu kinerja sistem 81,94% Cara pengoperasian Sistem Informasi Manajemen Akademik
48 No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan hingga tidak diperlukan Terpadu mudah bimbingan khusus digunakan. Selain itu terdapat panduan pengguaan bila diperlukan 2. Level 1 (Performed) Level ini memiliki kriteria yang berkaitan dengan pencapaian tujuan dari aktivitas proses yang berjalan pada Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu yang dilakukan oleh pihak Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang. Dari hasil penelitian yang dilakukan didapat hasil penilaian dengan presentase sebesar 78,61% dengan status penilaian Largely Achieved. Hal ini menunjukkan bahwa pada pihak Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang masih terdapat beberapa kelemahan dalam melakukan pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu dimana peninjauan tidak dilakukan secara berkala dan pelaporan tidak terdokumentasi dan tersampaikan dengan baik. Tabel 4.6 Tabel Pencapaian Level 1 No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan 1 Melakukan pendekatan monitoring untuk pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu 79,17% Pihak Politeknik Kesehatan Semarang telah melakukan kegiatan monitoring atau pengawasan terhadap kinerja Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu
49 No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan namun belum terstandar dengan baik. 2 Mengatur kinerja dan kesesuaian target dari Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu 3 Proses pengumpulan data dan input data dilakukan dengan tepat waktu 4 Meninjau secara berkala dan melaporkan hasil kerja Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu 76,39% Kinerja dari Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu targetnya belum ditetapkan dengan jelas dan kinerja cukup terpenuhi 75,00% Proses pengelolaan terkait pengumpulan dan input data telah terjadwal dan dilakukan tepat waktu sesuai keperluan pada masing-masing semesternya 80,56% Pelaporan selama ini hanya pada Unit Informasi dan Teknologi, sedangkan pelaporan pada Direktur Utama Politeknik dilakukan namun tidak teratur dan hanya dalam bentuk lisan dan tidak
50 No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan terdokumentasi sehingga kurang maksimal dalam penyampaian hasil kinerja yang ada 5 Melakukan tindakan perbaikan dari masalah dan yang dihadapi pada Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu 81,94% Selalu dikomunikasikan dan dilakukan tindakan perbaikan jika ditemukan permasalahan, namun penanganan masih dilakukan pihak ketiga jika pihak politeknik tidak mampu menangani permasalahan tersebut. 3. Level 2 (Managed) Level ini memiliki kriteria mengenai pengelolaan data pada Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu sesuai dengan rencana awal dari pembangunan Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang. Level ini memiliki dua proses atribut antara lain Performance Management dan Work Product Management. Dari hasil penelitian yang dilakukan, rata-rata dari dua proses atribut didapat hasil penilaian dengan presentase sebesar 80,73% dengan status penilaian Largely Achieved. Hal ini menunjukkan bahwa pihak Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang dalam masih terdapat kekurangan dalam melakukan pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik
51 Terpadu, selain itu dalam pengimplementasiannya masih belum sepenuhnya mencapai tujuan awal perencanaan pembangunan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu. a. PA 2.1 Performance Management Mengetahui sampai sejauh mana pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja pada pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu sesuai dengan perencanaan, dengan hasil pencapaian yang diperoleh sebesar 88,19% dengan setatus Fuly Achieved. Hal ini menunjukkan optimisasi proses pengawasan, evaluasi dan penilaian terhadap pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu hanya tercapai penuh dalam pengelolaannya dan sepenuhnya dilakukan dengan baik atau tidak terdapat kekurangan dalam pelaksanaannya. Tabel 4.7 Tabel Pencapaian Level 2 PA 2.1 Performance Management No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan 1 Hasil yang dicapai dari Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu sesuai dengan perencanaan 2 Merencanakan dan memantau proses pengawasan, evaluasi dan penilaian terhadap Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu 87,50% Hasil pencapaian Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu telah sesuai dengan perencanaan awal yang ditetapkan oleh pihak Politeknik Kesehatan Kemenekes Semarang 84,72% Proses pengawasan, evaluasi dan penilaian terhadap Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu telah dipantau dengan
52 No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan seksama namun perencanaan masih belum dilaksanakan dengan jelas dan terperinci 3 Input data pada Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu sesuai dengan keadaan yang ada 4 Terdapat pengambilan tindakan jika proses tidak sesuai dengan perencanaan pembangunan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu 5 Melakukan tindakan perbaikan dari masalah dan resiko yang dihadapi 93,06% Semua data yang diinputkan pada Sistem Informasi Akademik Terpadu telah sesuai dengan ketentuan, kebutuhan dan keadaan yang ada 86,11% Tindakan langsung diambil setelah didiskusikan permasalahan ketidaksesuaian yang terjadi terhadap Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu 84,72% Tindakan perbaikan diambil untuk segera memperbaiki permasalahan yang dengan tujuan tidak memjadikan kinerja Sistem Informasi
53 No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan Manajemen Akademik Terpadu terhambat 6 Selalu mengkomunikasikan dengan pemangku kepentingan jika terjadi gangguan dan kesalahan 93,06% Pengkomunikasian selalu dilakukan dengan pemangku yang berkaitan melalui diskusi kelompok bila terdapat gangguan dan kesalahan dalam Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu b. PA 2.2 Work Product Management Mengetahui mengukur sampai sejauh mana hasil pencapaian kerja dari pelaksanaan pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja pada pengelolaan data Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu, dengan hasil pencapaian yang diperoleh sebesar 73,26% dengan setatus Largely Achieved. Hal ini menunjukkan optimisasi proses pengawasan, evaluasi dan penilaian terhadap pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu hanya tercapai sebagian besar dalam pengelolaannya dan masih belum sepenuhnya dilakukan dengan baik. Tabel 4.8 Tabel Pencapaian Level 2 PA 2.2 Work Product Management No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan 1 Kesalahan dan pemrosesan data pada Sistem Informasi 73,61% Perbaikan terhadap kesalahan dalam
54 No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan Manajemen Akademik pemrosesan data pada Terpadu dapat segera Sistem Informasi diperbaiki dalam waktu cepat Manajemen Akademik Terpadu diperbaiki dalam waktu yang cukup cepat 2 Data yang diinformasikan pada Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu selalu di back up secara teratur 3 Mendokumentasikan hasil kerja berupa laporan 79,17% Data yang terdapat pada Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu telah diback up atau dicadangkan secara teratur sehingga resiko kehilangan data dapat diminimalisir 70,83% Hasil kerja diri pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja belum sepenuhnya didokumentasikan dalam sebuah laporan. Pada blue print terdapat sekilas pendokumentasian tapi hanya sekilas saja dan kurang jelas penjabarannya 4 Laporan yang dihasilkan 69,44% Dikarenakan pelaporan
55 No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan selalu mencantumkan sumber kegiatan pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu masih belum dibuat dengan terinci maka sumber juga belum tercantum dengan jelas 4. Level 3 (Established) Level ini memiliki kriteria yang menunjukkan pada pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu yang telah dilaksanakan secara teratur dan sudah mencapai hasil yang diharapkan oleh pihak Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang. Dari hasil penelitian yang dilakukan didapat hasil penilaian dengan presentase sebesar 81,94% dengan status penilaian Largely achieved. Hal ini menunjukkan bahwa pihak Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang masih belum sepenuhnya terlaksanakan sesuai dengan perencanaan yang diharapkan dalam melakukan pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu. a. PA 3.1 Process Definition Mengetahui sampai sejauh mana pelakasanaan proses pengawasan, evaluasi dan penilaian pada pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu sesuai dengan landasan hukum yang dijadikan acuan dan dengan hasil pencapaian yang diperoleh sebesar 83,68% dengan setatus Largely Achieved. Hal ini menunjukkan optimisasi proses pengawasan, evaluasi dan penilaian terhadap pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu hanya tercapai sebagian besar
56 dalam pengelolaannya dan masih belum sepenuhnya dilakukan dengan baik. Tabel 4.9 Tabel Pencapaian Level 3 PA 3.1 Process Definition No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan 1 Terdapat kebijakan khusus sebagai acuan pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu 2 Terdapat landasan hukum pada perencanaan hingga pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu 3 Pengumpulan dan analisis data sesuai dengan prosedur yang direncanakan 4 Terdapat infrastruktur dan lingkungan kerja yang 87,50% Hanya terdapat beberapa kebijakan yang dijadikan sebagai acuan dalam pembangunan dan pengelolaan terhadap Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu 84,72% Hanya terdapat beberapa landasan hukum dalam perencanaan hingga pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu 81,94% Prosedur yang digunakan dalam pengumpulan dan analisis data cukup terlakasana dengan baik 80,56% Infrastruktur dan lingkungan kerja
57 No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan memadai terkait dengan cukup memadai terkait Sistem Informasi Manajemen pelaksanaan Akademik Terpadu pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu b. PA 3.2 Process Deployment Mengetahui sampai sejauh mana pelakasanaan proses pengawasan, evaluasi dan penilaian pada pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu dijalankan secara efektif seperti proses yang terdefinisi dengan hasil pencapaian yang diperoleh sebesar 80,21% dengan setatus Largely Achieved. Hal ini menunjukkan optimisasi proses pengawasan, evaluasi dan penilaian terhadap pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu hanya tercapai sebagian besar dalam pengelolaannya dan masih belum sepenuhnya dilakukan dengan baik. Tabel 4.10 Tabel Pencapaian Level 3 PA 3.2 Process Deployment No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan 1 Telah melakukan kegiatan pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja 80,56% Kegiata pengawasan, evaluasi dan penilaian telah dilakukan namun tidak memiliki pedoman yang khusus sehingga belum terarah dengan baik dan hasilnya belum terinformasikan dengan
58 No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan tepat 2 Sumber daya yang dibutuhkan disesuaikan dengan proses pengelolaan datanya 3 Data yang diperoleh layak dan sesuai untuk diinformasikan 4 Terdapat pelatihan untuk mendapatkan SDM yang berpengalaman dan menguasai proses pengelolaan pada Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu 73,61% Sumber daya yang terdapat pada Politekinik Kesehatan Kemenkes Semarang khususnya SDM masih merupakan tenaga dosen yang merangkap sebagai admin 84,72% Data data yang diinputkan dan terdapat pada Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu merupakan informasi yang sesuai dan valid sehingga layak untuk diinformasikan kepada user 81,94% Terdapat pelatihan terhadap SDM yang terlibat dalam proses pengelolaan data Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu, namun tidak rutin dilakukan dan
59 No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan hanya dilakukan pada awal penerapan terhadap admin masing-masing fakultas 5. Level 4 (Predictable) Level ini memiliki kriteria yang menunjukkan aktivitas proses pada pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu yang dilakukan oleh pihak Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang dijalankan dengan batasan yang telah ditentukan agar mencapai hasil dan tujuan dari pembangunan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu. Dari hasil penelitian yang dilakukan didapat hasil penilaian dengan presentase sebesar 76,91% dengan status penilaian Largely Achieved. Hal ini menunjukkan bahwa pihak Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang masih terdapat kekurangan pada beberapa aspek yang ada dalam melakukan pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu. a. PA 4.1 Process Measurement Mengetahui sampai sejauh mana pelakasanaan proses pengawasan, evaluasi dan penilaian pada pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu diukur dan hasilnya berguna untuk memastikan performa proses mendukung pencapaian tujuan proses, dengan hasil pencapaian yang diperoleh sebesar 77,43% dengan setatus Largely Achieved. Hal ini menunjukkan optimisasi proses pengawasan, evaluasi dan penilaian terhadap pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu hanya tercapai sebagian besar dalam pengelolaannya dan masih belum sepenuhnya dilakukan dengan baik.
60 Tabel 4.11 Tabel Pencapaian Level 4 PA 4.1 Process Measurement No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan 1 Adanya acuan pengukuran pada kinerja pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu 2 Telah ditetapkan kebutuhan informasi terkait dengan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu 3 Hasil pengukuran dikumpulkan untuk memantau tercapainya tujuan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu 70,83% Acuan dalam pengukuran kinerja belum sepenuhnya terdefinisi dengan jelas sehingga pihak yang terlibat hanya mengukur kinerja dilihat berdasarkan work product yang ada saja 80,56% Kebutuhan informasi telah ditetapkan sesuai dengan kebutuhan masing masing informasi yang disajikan pada Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu 77,78% Hasil pengukuran didiskusikan dan dievaluasi serta digunakan untuk bahan pertimbangan perbaikan resiko namun pengukuran belum terstruktur
61 No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan dengan baik 4 Hasil pengukuran digunakan untuk mengetahui kinerja proses 80,56% Hasil pengukuran kinerja yang berjalan digunakan untuk mengetahui kinerja proses melalui diskusi yang dilakukan pihak terkait guna mengurangi resiko b. PA 4.2 Process Control Mengetahui sampai sejauh mana pelakasanaan proses pengawasan, evaluasi dan penilaian pada pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu dinilai mampu, dapat diprediksi dan stabil sesuai batasan, dengan hasil pencapaian yang diperoleh sebesar 76,39% dengan setatus Largely Achieved. Hal ini menunjukkan optimisasi proses pengawasan, evaluasi dan penilaian terhadap pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu hanya tercapai sebagian besar dalam pengelolaannya dan masih belum sepenuhnya dilakukan dengan baik. Tabel 4.12 Tabel Pencapaian Level 4 PA 4.2 Performance Management No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan 1 Terdapat kewenangan dalam mengakses dan memperbarui informasi pada Sistem Informasi Manajemen 86,11% Kewenangan dalam mengakses dan memperbarui informasi yang terdapat pada
62 No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan Akademik Terpadu sistem terdefinisi dengan jelas dan tepat 2 Mengkoreksi jika terjadi masalah pengelolaan dan cara mengatasi masalah tersebut 3 Sistem membatasi jumlah kegagalan input data 4 Selalu dilakukan pengecekan untuk mengetahui kinerjanya 81,94% Jika terjadi permasalahan selama pengelolaan, pengkoreksian selalu dilakukan dan didiskusikan guna mendapatkan solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut 62,50% Tidak terdapat pembatasan dalam hal kegagalan data yang diinputkan sehingga kurang mempermudah dalam penginputan data 75,00% Pengecekan kinerja dilihat dari work product yang selama ini berjalan dalam setiap pengoperasiannya tetapi belum terjadwal dengan baik
63 6. Level 5 (Optimizing) Level ini memiliki kriteria yang menunjukkan aktivitas proses pada pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu yang dilakukan oleh pihak Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang telah ditingkatkan secara terus menerus sehingga mampu mencapai tujuan pembangunan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu. Dari hasil penelitian yang dilakukan didapat hasil penilaian dengan presentase sebesar 75,41% dengan status penilaian Largely Achieved. Hal ini menunjukkan bahwa pihak Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang masih belum sepenuhnya berhasil meningkatkan secara terus menerus pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu. a. PA 5.1 Process Innovation Mengetahui sampai sejauh mana pelakasanaan proses pengawasan, evaluasi dan penilaian pada pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu diukur perubahannya, dengan hasil pencapaian yang diperoleh sebesar 76,74% dengan setatus Largely Achieved. Hal ini menunjukkan proses pengawasan, evaluasi dan penilaian terhadap pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu hanya tercapai sebagian besar dalam pengelolaannya dan masih belum sepenuhnya dilakukan dengan baik. Tabel 4.13 Tabel Pencapaian Level 5 PA 5.1 Process Innovation No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan 1 Terdapat rencana perbaikan dan rencana peningkatan performa proses pengawasan, evaluasi, dan penilaian kinerja Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu 81,94% Rencana perbaikan dan peningkatan performa proses pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu
64 No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan belum tercapai sesuai dengan yang diharapkan 2 Menganalisa hasil dari performa proses pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja untuk mengidentifikasi masalah dalam pelaksanaan 3 Mengidentifikasi peningkatan proses pengawasan, evaluasi, dan penilaian kinerja Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu 4 Membuat strategi implementasi untuk mencapai tujuan peningkatan proses pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu 75,00% Hasil dari proses pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu belum sepenuhnya dianalisa 75,00% Peningkatan proses pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu belum terindentifikasi 75,00% Strategi implementasi dirumuskan guna meningkatkan performa proses pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu
65 b. PA 5.2 Process Optimization Mengetahui sampai sejauh mana pelakasanaan proses pengawasan, evaluasi dan penilaian pada pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu diukur perubahan definisi, performa proses dan manajemen agar mencapai hasil dan memberi dampak dalam peningkatan proses, dengan hasil pencapaian yang diperoleh sebesar 74,04% dengan setatus Largely Achieved. Hal ini menunjukkan optimisasi proses pengawasan, evaluasi dan penilaian terhadap pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu hanya tercapai sebagian besar dalam pengelolaannya dan masih belum sepenuhnya dilakukan dengan baik. Tabel 4.14 Tabel Pencapaian Level 5 PA 5.2 Process Optimization No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan 1 Mempunyai penilaian akibat/dampak perubahan dari adanya proses pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu yang dilakukan 2 Implementasi dari perubahan telah disetujui dan kemudian dikelola menghasilkan strategi implementasi peningkatan 73,61% Belum sepenuhnya terdapat penilaian terhadap akibat maupun dampak perubahan dengan adanya proses pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu 75,00% Implementasi dari perubahan yang ada selalu dimintakan persetujuan guna selanjutnya diterapkan
66 No Kriteria Hasil Presentase Pembahasan proses untuk peningkatan proses 3 Terdapat pendekatan kualitas strategi implementasi untuk peningkatan proses pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu 73,61% Pendekatan kualitas strategi implementasi belum terdefinisi dengan jelas dan sehingga hasil yang dicapai belum maksimal 4.3.2 Analisis Kesenjangan Tingkat kapabilitas yang ditargetkan untuk dicapai adalah level 2 yaitu Managed Process. Jika tingkat kapabilitas yang dicapai oleh pihak Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang saat ini pada level 1 maka level selanjutnya yang akan dicapai adalah level 2. Hasil pencapaian tingkat kapabilitas saat ini pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang terhadap tata kelola Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu adalah sebesar 1,79 sedangkan tingkat kapabilitas yang ditargetkan untuk dicapai adalah pada level 2. Berikut ini merupakan grafik kesenjangan tingkat kapabilitas saat ini dan tingkat kapabilitas yang diharapkan untuk dicapai Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang dalam kaitannya dengan tata kelola Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu.
67 Capability to be as is 0 1 2 Gambar 4.2 Grafik Kesenjangan Level Kapabilitas Berdasarkan grafik yang disajikan diatas, dapat diketahui kesenjangan antara nilai tingkat kapabilitas saat ini dengan tingkat kapabilitas yang diharapkan dicapai. Dapat dilihat bahwa nilai kesenjangan yang ada sebesar 0,21 antara nilai tingkat kapabiltas saat ini (as is) dengan nilai tingkat kapabilitas yang diharapkan dicapai (to be). Berdarakan nilai kesenjangan yang didapatkan diatas, maka selanjutnya dapat dirumuskan analisis strategi perbaikan pada kriteria pemenuhan pada masing-masing proses atribut mulai dari level 1 hingga level 2 sehingga dapat mencapai status Fully Achieved pada masing-masing proses atribut di setiap levelnya. Status Fully Achieved didapatkan apabila presentase kriteria pemenuhan proses atribut mencapai >85% (dengan batas bawah pencapaian sebesar 85,01 pada tabel). Hasil analisis kesenjangan yang didapat dengan cara melihat besarnya selisih antara nilai tingkat kapabilitas yang dicapai saat ini dengan nilai kapabilitas yang diharapkan dapat dilihat dengan lebih jelas melalui tabel berikut :
68 Tabel 4.15 Perhitungan Nilai Kesenjangan Proses Atribut Jumlah Pernyataan Nilai saat ini (As is) Nilai yang diharapkan (To be) Nilai Kesenjangan (Gap) PA 1.1 5 78,61% 85,01% 6,40% Process Performance PA 2.1 6 88,19% 85,01% -3,18% Performance Management PA 2.2 4 73,26% 85,01% 11,75% Work Product Management Berdasarkan hasil kesenjangan tingkat kapabilitas saat ini dengan tingkat kapabilitas yang diharapkan tersebut, selanjutnya akan dihasilkan dan diperoleh strategi perbaikan untuk masing masing proses atribut pada level yang yang harus mencapai Fully Achieved (>85% - 100% )yang dapat secara bertahap diimplementasikan pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang sebagai salah satu upaya dalam peningkatan dalam pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu sehingga mampu mencapai tingkat kapabilitas yang diharapkan pihak Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang.
69 4.4 Strategi Perbaikan Strategi perbaikan diberikan berdasarkan masing-masing indikator pada proses atribut, dimana sebelumnya telah dilakukan analisa pada setiap proses atribut secara bertahap dari level 1 hingga level 2. Berikut merupakan penjabaran strategi perbaikan yang dibutuhkan untuk setiap proses atribut. 1. PA 1.1 (Process Performance) Strategi perbaikan yang dapat dilakukan bagi proses atribut PA 1.1 adalah : a. Seluruh hasil dari kegiatan pengawasan, evaluasi dan penilaian terhadap Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu dilaporkan kepada pihak manajemen. Sehingga hasil dari kegiatan berupa segala kekurangan yang maupun kelebihan dalam proses pengawasan, evaluasi dan penilaian terhadap kinerja dapat terpantau dan apabila ditemukan ditemukan kekurangan, pihak manajemen dapat dengan segera menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan guna memperbaiki kekurangan yang adapada hasil kegiatan pengawasan, evaluasi dan penilaian kedepannya. Selain itu dapat dijadikan sebagai pertimbangan dalam evaluasi pada pada bagian mana yang masih belum maksimal apabila terjadi kekurangan atau kesalahan pada kinerja yang berulang. b. Sebelum melaksanakan kegiatan pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu seharusnya dilakukan penetapan atau penentuan target yang hendak dicapai dari kegiatan tersebut sehingga kegiatan proses pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja sistem dapat berjalan lebih terarah sesuai dengan target yang telah ditetapkan atau ditentukan dan tidak meluas ataupun menyimpang dari apa yang telah ditetapkan. 2. PA 2.1 (Performance Management) Strategi perbaikan yang dapat dilakukan bagi proses atribut PA 2.1 adalah : a. Mendefinisikan dengan jelas rencana dalam proses pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja sehingga selama kegiatan proses pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja Sistem Informasi Manajemen Akademik
70 Terpadu, harus dilaksanakan sesuai dengan apa saja yang sudah direncanakan, dan apabila ada perubahan dari rencana segera diinformasikan kepada seluruh anggota yang terlibat, sehingga nantinya tidak terjadi kesalahpahaman antara satu anggota dengan yang lainnya. b. Mendefinisikan secara jelas terkait dengan sumber daya dan fasilitas yang dibutuhkan untuk dapat melaksanakan kegiatan pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja sehigga kegiatan dapat berlangsung sebagaimana seharusnya, dilakukan identifikasi peran serta tanggung jawab dari pihakpihak yang berkaitan dengan proses tersebut. 3. PA 2.2 (Work Product Management) Strategi perbaikan yang dapat dilakukan bagi proses atribut PA 2.2 adalah : a. Hasil kegiatan proses didokumentasikan kedalam laporan tertulis yang selanjutnya dapat dilaporkan pada Direktur Utama Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang untuk selanjutnya dapat selalu dikontrol sehingga dapat diketahui bila masih terdapat kekurangan pada kinerja dan pengambilan keputusan dapat segera dilakukan b. Dalam pelaksanaan kegiatan proses pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja seharusnya ditetapkan kualitasnya, penetapan kualitas tersebut dapat diganakan sebagai tolak ukur dalam kegiatan proses pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja tersebut untuk kedepannya. Selain itu dapat diketahui apabila terjadi peningkatan maupun penurunan c. Setelah kegiatan pengawasan, evaluasi, dan penilaian kinerja selesai dilaksanakan, seharusnya dilakukan analisa kepada hasil yang didapatkan dari kegiatan tersebut sehingga dapat dikomunikasikan dengan lebih baik apabila terdapat masalah.
BAB 5 PENUTUP 5.1 Simpulan Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang terhadap tata kelola Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu yang diterapkan sampai saat ini dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Tingkat kapabilitas tata kelola Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu pada Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang yaitu adalah pada level 1 yaitu Performed Dengan status Largely Achieved dengan presentase sebesar 78,61% atau setara dengan 1,79. Hal ini menunjukkan bahwa tata kelola Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu belum dikelola dan dikomunikasikan dengan baik. 2. Strategi perbaikan yang dapat dilakukan oleh pihak Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang untuk dapat meningkatkan tata kelola terhadap Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu adalah sebagai berikut: a. PA 1.1 : melaporkan hasil pengawasan, evaluasi dan penilaian terhadap kinerja pada pihak manajemen sehingga hasil dari kegiatan berupa segala kekurangan yang maupun kelebihan dalam proses pengawasan, evaluasi dan penilaian terhadap kinerja dapat terpantau, serta melakukan penetapan target yang hendak dicapai dari kegiatan tersebut sehingga kegiatan proses pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja sistem dapat berjalan lebih terarah b. PA 2.1 : mendefinisikan dengan jelas rencana kegiatan, sumber daya dan fasilitas yang dibutuhkan dalam proses pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja sehingga selama kegiatan proses pengawasan, evaluasi dan 71
72 penilaian kinerja dilakukan identifikasi peran serta tanggung jawab dari pihak-pihak yang berkaitan dengan proses tersebut c. PA 2.2 : mendokumentasikan dan melaporkan hasil kegiatan kepada Direktur Utama Politeknik untuk dapat dikontrol dan dievaluasi, penetapan kualitas yang dapat digunakan sebagai tolak ukur dalam pelaksanaan kegiatan, serta menganalisa hasil yang didapatkan dari kegiatan tersebut sehingga dapat dikomunikasikan dengan lebih baik. 5.2 Saran Saran atau rekomendasi merupakan implikasi hasil penelitian terhadap perkembangan ilmu, teknologi, serta penggunaan praktis. Memberikan saran bagi peneliti berikutnya, sebagai hasil pemikiran dan keterbatasan penelitian. 1. Melakukan penjadwalan dan membentuk standar prosedur serta mendokumentasikan dan mengkomunikasikan dengan baik terkait dengan tata kelola Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu pada proses pengawasan, evaluasi dan penilaian kinerja dan kesesuaian serta melakukan penambahan SDM sehingga untuk kedepannya Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang tidak perlu bergantung pada pihak ketiga dalam hal penanganan aplikasi jika terjadi permasalahan. Dan langkah dalam strategi perbaikan dapat secara bertahap dilakukan. 2. Bagi penelitian berikutnya, pihak Politeknik Kesehatan Kemenekes Semarang melakukan audit tata kelola Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu dengan menggunakan kerangka kerja lain seperti ITIL, COSO, ISO, dll. Dengan tujuan untuk menilai dan mengevaluasi tata kelola berkaitan dengan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu sehingga dapat melengkapi hasil yang telah didapat dengan menggunakan kerangka kerja COBIT 5.
DAFTAR PUSTAKA [1] K. Surendro, Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi. Bandung: INFORMATIKA, 2009. [2] M. B. Chaniago, Evaluasi Sistem Informasi untuk Menilai Proses Deliver dan Support dalam Kegiatan Penelitian dan Pengembangan di PUSLIT TELIMEK LIPI, J. Ilm. Teknol. Inf. Terap., vol. II, no. 2, 2016. [3] ISACA, A Business Framework for the Governance and Management of Enterprise IT. USA: ISACA, 2012. [4] W. Cholil, E. Yulianingsih, A. A. Diharja, D. Universitas, B. Darma, M. Universitas, B. Darma, J. Jenderal, A. Yani, and N. Palembang, Audit Tata Kelola Sistem Kepegawaian Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Sumatera Selatan dengan Kerangka COBIT Versi 5, Teknol. Inf., vol. 5, 2013. [5] I. N. A. Purbawangsa, E. Darwiyanto, and K. R. S.W., EvaluasiSistem E- Government Kota Denpasar Menggunakan Framework COBIT 5 pada Domain Monitor, Evaluate and Assess ( MEA ), in e-proceeding of Engineering, 2014, vol. 1, pp. 1 10. [6] A. Y. Ranius, AUDIT TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI PADA UNIVERSITAS, in Digital Information & Systems Conference (DISC), 2014, pp. 91 95. [7] R. Mulyana, R. Augerah, and K. ZA, Silabi Analisis Tata Kelola Teknologi Informasi Layanan Sistem Informasi Akademik Universitas Riau Menggunakan Kerangka Kerja COBIT, J. Akunt., vol. 4, no. 1, pp. 33 43, 2015. [8] A. Winarno, A. Setiawan, A. D. Yulianto, C. Windarto, and E. S. Wibowo, Tugas Mata Kuliah Audit dan Evaluasi Teknologi Informasi COBIT 73
74 (Control Objectives for Information and Related Technology). Yogyakarta, p. 3, 2012. [9] ISACA, COBIT 5 : Process Reference Guide Exposure Draft. USA: ISACA, 2011. [10] ISACA, COBIT 5: Self Assessment Guide: Using COBIT 5. USA: ISACA, 2013. [11] D. A. Anggoro, Analisis Kepatuhan Karyawan Terhadap Kebijakan Pengamanan Data pada PT XYZ dengan Standar COBIT 5, J. Ilm. Univ. Bakrie, vol. 2, no. 5, 2014. [12] E. Indrayani, Pengelolaan Sistem Informasi Akademik Perguruan Tinggi Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), J. Penelit. Pendidik., vol. 12, no. 1, 2011.
LAMPIRAN Lampiran 1. Gambaran Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu Modul Dashboard Modul Master Modul Dosen Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu Modul Mahasiswa Modul Perkuliahan Modul Keuangan Modul Laporan Modul Utility Gambar L.1 Gambaran Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu 75
76 Nama Fasilitas Deskripsi Singkat Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu Modul Dashboard Modul Dashboard merupakan halaman awal dari Si-Madu. Modul ini terdiri dari daftar pengumuman, chart, dan laporan. Tampilan Aplikasi Gambar L.2 Halaman Utama / Modul Dashboard SI-Madu
77 Nama Fasilitas Deskripsi Singkat Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu Modul Master Modul Master digunakan untuk mendatakan data fakultas, jurusan, program studi, ruangan, kelompok mata kuliah, matakuliah, kurikulum, paket kurikulum, jenis pembayaran, verifikasi kurikulum, verifikasi paket matakuliah pada Si-Madu. Tampilan Aplikasi Gambar L.3 Halaman pendataan program studi pada Modul Master Gambar L.4 Halaman tambah data program studi pada Modul Master
78 Nama Fasilitas Deskripsi Singkat Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu Modul Dosen Modul Data Dosen digunakan untuk mendatakan dosem pada SI- Madu Tampilan Aplikasi Gambar L.5 Halaman Modul Data Dosen Gambar L.6 Halaman Tambah data Modul Data Dosen
79 Nama Fasilitas Deskripsi Singkat Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu Modul Mahasiswa Modul Data Mahasiswa digunakan untuk mendatakan data mahasiswa pada SI-Madu Tampilan Aplikasi Gambar L.7 Halaman Modul Data Mahasiswa Gambar L.8 Halaman tambah data Modul Data Mahasiswa
80 Nama Fasilitas Deskripsi Singkat Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu Modul Perkuliahan Modul Perkuliahan digunakan untuk mendatakan data tahun ajaran & semester, posting kurikulum ke mahasiswa, jadwal kuliah, verifikasi jadwal kuliah, cetak absen perkuliahan pada Si-Madu. Tampilan Aplikasi Gambar L.9 Halaman penjadwalan kuliah pada Modul Perkuliahan Gambar L.10 Halaman edit jadwal kuliah pada Modul Perkuliahan
81 Nama Fasilitas Deskripsi Singkat Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu Modul Keuangan Modul Keuangan digunakan untuk mendatakan dan melakukan posting tagihan mahasiswa, posting tagihan mahasiswa per-nim, pembayaran mahasiswa, dispensasi pembayaran mahasiswa, pada Si-Madu. Tampilan Aplikasi Gambar L.11 Halaman Pembayaran Mahasiswa pada Modul Keuangan Gambar L.12 Halaman Pembayaran mahasiswa dengan upload file
82 Nama Fasilitas Deskripsi Singkat Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu Modul Laporan Modul Laporan digunakan untuk melihat dan mencetak Laporan Program Studi, Laporan Kurikulum, Laporan Rekap Posting tahun ajaran dan semester, Laporan rekap posting kurikulum ke mahasiswa, laporan jadwal kuliah, laporan rekap penjadwalan kuliah, laporan rekap posting tagihan mahasiswa, laporan pembayaran mahasiswa, Laporan Rekap pembayaran mahasiswa pada Si-Madu. Tampilan Aplikasi Gambar L.13 Halaman Laporan Jadwal Kuliah pada Modul Laporan Gambar L.14 Halaman Laporan Rekap Penjadwalan Modul Laporan
83 Nama Fasilitas Deskripsi Singkat Sistem Informasi Manajemen Akademik Terpadu Modul Utility Modul Utility digunakan untuk mengatur dan menampilkan pengumuman, mengatur pengguna dan mengganti password pengguna pada Si-Madu. Tampilan Aplikasi Gambar L.15 Halaman data Pengumuman pada Modul Utility Gambar L.16 Halaman tambah Pengumuman pada Modul Utility