1. BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam memberikan gaji setiap perusahaan memiliki sistem yang berbeda-beda. Dimana gaji yang diberikan kepada para tenaga kerja juga berbeda sesuai dengan jabatan dan tingkat golongannya. Sehingga bukan hal yang mengherankan apabila suatu perusahaan mengalami kesulitan dalam melakukan perhitungan gaji tenaga kerja tersebut. Hal ini umumnya disebabkan karena adanya jumlah tenaga kerja yang banyak dan waktu yang digunakan untuk menghitung gaji sangatlah singkat dan biasanya dilakukan diakhir bulan. Penggajian di dalam suatu perusahaan merupakan salah satu peran yang sangat penting. Dalam perkembangan teknologi informasi zaman sekarang, telah banyak perusahaan yang melakukan pengolahan data secara terkomputerisasi dalam berbagai hal termasuk dalam mengolah sistem penggajiannya. CV. Sumber Usaha Natural Stone Industry adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang penjualan batu alam yang mana pada akhir periode akuntansi (bulan) melakukan proses penggajian kepada para karyawannya dan membuat laporan gaji sebagai pertanggung jawaban kepada pimpinan perusahaan. Dalam proses pencatatan dan perhitungan gaji karyawan CV. Sumber Usaha Natural Stone Industry telah menggunakan komputer dalam membantu kegiatan, tetapi penggunaan komputer tersebut menggunakan spreadsheet Microsoft Excel. Penggunaan Microsoft Excel menyebabkan bagian keuangan memasukkan data karyawan satu persatu setiap bulannya. Selain itu proses penghitungan penggajian dilakukan setelah buku presensi dikumpulkan. Buku presensi tersebut biasanya diberikan oleh kepala koordinator karyawan kepada bagian keuangan setiap dua hari sebelum akhir bulan. Sehingga memungkinkan keterlambatan dalam pencairan data kepada karyawan dan memakan waktu lama. Penggunaan Microsoft Excel juga dapat menyebabkan terjadinya duplication (duplikasi) data, sehingga terjadi pemborosan ruang penyimpanan dan menyulitkan saat proses updating data serta 1
memungkinkan kehilangan informasi. Oleh sebab itu perusahaan ini sebenarnya membutuhkan suatu sistem penggajian sehingga proses kerja bagian keuangan menjadi lebih mudah. Berdasarkan uraian di atas, maka perlu digunakan suatu penerapan aplikasi yang terkomputerisasi yaitu dengan menggunakan aplikasi penggajian berbasis web, yang memiliki kelebihan sistem presensi dan tidak lagi menginputkan presensi secara manual, perhitungan gaji yang otomatis, laporan gaji, jurnal penggajian, buku besar penggajian, SPT yang tergenerate otomatis. Perancangan aplikasi ini dilakukan agar dapat menghasilkan suatu aplikasi yang dapat menghasilkan laporan gaji setiap periodenya, melakukan perhitungan PPh 21, menghasilkan Surat Pemberitahuan (SPT), menyajikan laporan gaji, jurnal penggajian beserta buku besar penggajian. Maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian bidang penggajian pada sebuah perusahaan dengan memilih judul APLIKASI PENGGAJIAN KARYAWAN DAN PERHITUNGAN PPH 21 BERBASIS WEB PADA CV SUMBER USAHA NATURAL STONE INDUSTRY DI BALI. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan di atas, maka diperoleh suatu rumusan masalah yaitu: a. Bagaimana merancang dan membuat aplikasi penggajian berbasis Web pada CV. Sumber Usaha Natural Stone Industry di Bali? b. Bagaimana membuat aplikasi presensi karyawan? c. Bagaimana membuat aplikasi menghitung gaji dan PPH 21 serta menghasilkan SPT? d. Bagaimana membuat aplikasi jurnal penggajian, buku besar penggajian, dan laporan penggajian? 1.3 Tujuan Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka diperoleh tujuan yaitu: a. Merancang dan membuat aplikasi perhitungan penggajian pada CV. Sumber Usaha Natural Stone Industry di Bali yang berbasis Web dan dapat memenuhi kebutuhan pada perusahaan tersebut. 2
b. Memberikan sistem presensi karyawan pada aplikasi sehingga presensi tidak dilakukan secara manual. c. Memberikan hasil perhitungan gaji, PPH 21 serta menampilkan SPT. d. Dapat membuat jurnal penggajian, buku besar penggajian dan laporan penggajian. 1.4 Batasan Masalah Adapun permasalahan yang dihadapi oleh CV. Sumber Usaha Natural Stone Industry adalah penyusunan laporan penggajian masih manual serta menyulitkan pihak keuangan untuk membayar gaji karyawan. Karena keterbatasan waktu dan mengingat banyaknya permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan terdapat batasan masalah. a. Pembahasan sistem mencakup data karyawan, data jabatan, data PTKP, data COA, proses pencatatan presensi, proses pencatatan lembur, proses perhitungan gaji, proses perhitungan PPH 21, menampilkan laporan gaji, jurnal penggajian, buku besar penggajian dan SPT. b. Laporan yang dihasilkan adalahlaporan penggajian, jurnal penggajian, buku besar penggajian dan SPT. c. Aplikasi tidak menghitung PPh Pasal 21 untuk karyawati yang penghasilannya digabung suami. d. Aplikasi tidak menghitung PPh Pasal 21 untuk karyawati yang suami tidak mempunyai pengghasilan. e. Aplikasi ini hanya dapat digunakan CV. Sumber Usaha Natural Stone Industry. f. Aplikasi ini hanya menangani hingga pengisian SPT format 1721 masa. 1.5 Definisi Operasional a. Aplikasi berbasis web Aplikasi berbasis web merupakan sebuah aplikasi yang dapat diakses oleh satu atau beberapa pengguna aplikasi jika pengguna tersebut terhubung dalam suatu jaringan (baik internet maupun intranet). Aplikasi berbasis web ini mampu melakukan perhitungan gaji dan PPh Pasal 21, sehingga dapat 3
membantu pekerjaan bagian keuangan dalam melakukan penggajian untuk karyawanpada CV Sumber Usaha Natural Stone Industry. b. Penggajian Penggajian merupakan kegiatan yang rutin memberikan sejumlah uang yang diberikan kepada seseorang baik itu seorang pegawai atau karyawan sebagai imbalan jasa atas usaha atau kerja terhadap perusahaan yang dilakukan setiap periodenya di CV Sumber Usaha Natural Stone Industry. c. Karyawan Karyawan adalah orang yang bekerja pada CV Sumber Usaha Natural Stone Industry. d. Pajak Penghasilan Pasal 21 Pajak penghasilan pasal 21 merupakan pajak penghasilan yang dikenakan atas penghasilan berupa gaji yang diterima oleh karyawan CV Sumber Usaha Natural Stone Industry. e. CV Sumber Usaha Natural Stone Industry CV Sumber Usaha Natural Stone Industry adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang pejualan batu alam yang mana memiliki karyawan sebanyak 115 orang. 1.6 MetodePengerjaan System Development Life Cycle (SDLC) adalah tahap-tahap pekerjaan yang dilakukan oleh analisis sistem dan programmer dalam membangun sistem informasi. SDLC merupakan keseluruhan proses dalam membangun system melalui beberapa langkah. (Sommervile, 2005) 4
Gambar 1.1 Metode Waterfall Sumber: (Sommervile, 2005) Sebagai acuan dari alur kerja dalam membangun sistem. Berikut ini merupakan penjelasan dari gambar di atas. a. Requirement Definition (Analisis kebutuhan) 1) Melakukan eksplorasi mengenai sistem penggajian dan PPh 21 pada suatu perusahaan. 2) Melakukan eksplorasi mengenai cara membangun aplikasi penggajian yang berbasis web. 3) Studi kepustakaan dengan memahami buku referensi, data yang diperlukan untuk menunjang pembuatan sistem baik pada hardware maupun software. 4) Tahap analysis meliputi pemahaman terhadap bagaimana merancang dan membangun aplikasi penggajian karyawan dan PPh 21 yang dilengkapi dengan perjunalan dan buku besar dari penggajian tersebut dan dapat menghasilkan SPT. b. System and Design(Desain) Tahapan dimana untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan ditahap analisis menjadi representasi ke dalam bentuk software. Membuat spesifikasi utama yaitu merancang flowmap, data flow diagram dan entity relationship diagram dengan menggunakan Microsoft visio 2007. c. Implementation and Unit Testing (Pengkodean) 5
Tahapan dimana dibuat pemrograman dengan proses coding yang dimengerti mesin terhadap desain yang telah ditentukan. Pemrograman yang dilakukan memakai bahasa pemrograman PHP, MySQL sebagai peyimpanan data. d. Integration and System Testing (Pengujian) Tahapan dimana dilakukan pengujian aplikasi yang sudah dibuat. Semua fungsi-fungsi aplikasi harus diujicobakan dan disimulasikan dengan mengunakan website yang telah dibuat agar aplikasi bebas dari error, dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan yang dirancang. e. Operation and Maintenance (Perawatan) Tahapan dimana dilakukan setelah semua tahapan selasai. Proses ini dilakukan dengan analisis spesifikasi ulang untuk perubahan perangkat lunak yang ada, tetapi tidak membuat perangkat lunak yang baru melainkan mempebaharuinya demi kenyamanan pemakaian aplikasi ini. Adapun tahapan-tahapan yang dilakukan adalah Requirements Definition (Analisis Kebutuhan), System and Design (Desain), Implementation and Unit Testing (Pengkodean), dan Integration and System testing (Pengujian). Penggunaan model waterfall ini dikarenakan model tersebut mempunyai tahapan-tahapan yang dapat mengurangi resiko terjadinya pengulangan pada pengembangan sistem tersebut karena setiap tahapannya harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum menjalankan tahapan berikutnya sampai semua tahapan selesai semua. 1.7 Jadwal Pengerjaan Tabel 1.1 Jadwal Pengerjaan Tahun 2013 Kegiatan Maret April Mei Juni Juli Analisis Kebutuhan Desain Pengkodean Pengujian 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 6