Jurnal Kompetensi Teknik Vol. 6, No.1, November 2014 59 Sistem arsip surat di jurusan Teknik Elektro Unnes berbasis Java Tatyantoro Andrasto 1, Djoko Adi Widodo 2, dan Anggraeni Mulwinda 3 1,2,3.. Jurusan Teknik Elektro, Fakultas Teknik, Universitas Negeri Semarang Abstrak: Arsip khususnya surat masuk dan surat keluar merupakan hal yang tidak dapat dihindari dalam suatu instansi bahkan merupakan bagian terpenting dalam sistem manajemen. Arsip surat yang masuk maupun keluar juga harus disimpan dalam jangka waktu tertentu untuk kebutuhan administrasi. Manajemen surat dibutuhkan untuk mengatur format dan jalannya suatu prosedur data untuk mengawasi dan mengamankan surat agar tidak sembarang orang dapat melihat atau mengubahnya. Namun, dengan berbagai kerumitan manajemen surat masih ada perusahaanperusahaan yang mengelola arsip surat secara manual.penggunaan cara manual dalam pengarsipan data-data dalam sebuah instansi dianggap menjadi suatu masalah yang harus diselesaikan, untuk itu dibutuhkan suatu sistem informasi komputer yang mampu menggantikan cara lama tersebut ke cara baru yang lebih unggul. Disamping untuk mengurangi penggunaan kertas sebagai media pengarsipan data, kemudahan menyimpan, mengakses, dan mencari datadata menjadi point penting peneliti dalam pengembangan aplikasi. Metode penelitian yang digunakan adalah metode Research and Development (R & D) dengan teknik pengumpulan data berupa angket kepada responden. Responden dalam penelitian ini adalah 3 orang pegawai jurusan Teknik Elektro UNNES. Hasil dari penelitian kepada 3 orang pegawai jurusan Teknik Elektro UNNES., sistem arsip surat menggunakan pemrograman java di jurusan Teknik Elektro UNNES dapat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan dan pencarian data lebih mudah dilakukan, dan pengarsipan surat juga menjadi lebih rapi, sehingga dapat disimpulkan bahwa SISTEM ARSIP SURAT DI JURUSAN TEKNIK ELEKTRO UNNES BERBASIS JAVA masuk ke dalam kategori sangat layak. Kata kunci: surat, arsip. 1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Arsip khususnya surat masuk dan surat keluar merupakan hal yang tidak dapat dihindari dalam suatu instansi bahkan merupakan bagian terpenting dalam sistem manajemen. Arsip surat yang masuk maupun keluar juga harus disimpan dalam jangka waktu tertentu untuk kebutuhan administrasi. Manajemen surat dibutuhkan untuk mengatur format dan jalannya suatu prosedur data untuk mengawasi dan mengamankan surat agar tidak sembarang orang dapat melihat atau mengubahnya. Namun dengan berbagai kerumitan manajemen surat, masih ada perusahaan-perusahaan yang mengelola arsip surat secara manual. Penggunaan cara manual dalam pengarsipan data-data dalam sebuah instansi dianggap menjadi suatu masalah yang harus diselesaikan, untuk itu dibutuhkan suatu sistem informasi komputer yang mampu menggantikan cara lama tersebut ke cara baru yang lebih unggul. Disamping untuk mengurangi penggunaan kertas sebagai media pengarsipan data, kemudahan menyimpan, mengakses, dan mencari data-data menjadi point penting peneliti dalam pengembangan aplikasi. Pengelolaan surat merupakan bagian penting dalam sebuah Good Corporate Government. Sementara kelemahan dari kondisi yang ada antara lain: 1. Manajemen surat kurang efisien disebabkan waktu yang dibutuhkan dalam pencatatan secara manual dan distribusi fisik surat kepada masing-masing unit kerja. 2. Terjadi duplikasi data dan fungsi, hal ini disebabkan masing-masing bagian melakukan pengarsipan tersendiri baik arsip elektronik maupun arsip fisik. 3. Kesulitan dalam pencarian surat untuk keperluan referensi disebabkan arsip surat dan data elektronik surat keluar belum dikelola dengan baik. Kemajuan teknologi di era sekarang banyak mendorong munculnya gagasan gagasan baru untuk menciptakan berbagai
60 Jurnal Kompetensi Teknik Vol. 6, No.1, November 2014 aplikasi yang digunakan untuk mempermudah pekerjaan manusia khususnya dalam bidang surat menyurat. Dari beberapa masalah tersebut maka dilakukan penelitian untuk membangun sebuah aplikasi rekap data, yang mencakup surat masuk, surat keluar, nota dinas, dan perjalanan dinas. Aplikasi ini dibangun dengan alasan : 1. Mempermudah penanganan dan pengolahan surat pada jurusan Teknik Elektro UNNES yang selama ini masih menggunakan cara manual. 2. Aplikasi sistem arsip surat beserta pengelompokannya menggunakan pemrograman java mempermudah dalam pencarian surat yang telah diarsipkan serta mengurangi resiko duplikasi data. 3. Aplikasi sistem arsip surat beserta pengelompokkannya menggunakan pemrograman java dapat mencetak surat keluar sehingga lebih mengefisienkan waktu pengiriman surat dan meminimalisir penggunaan kertas. 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan identifikasi masalah di atas, maka rumusan masalah dapat dinyatakan sebagai berikut: 1. Bagaimana membuat sistem arsip surat menggunakan pemrograman java? 2. Bagaimana sistem arsip surat berbasis java dapat mempermudah akses arsip surat? 1.3. Tujuan Penelitian Menjawab rumusan masalah di atas maka tujuan penelitian ini adalah : 1. Membuat sistem arsip surat menggunakan pemrograman java. 2. Sistem arsip surat berbasis java dapat mempermudah akses arsip surat. 1.3. Tinjauan Pustaka 1.3.1. Pengertian arsip Menurut Zulkifli (2005) menyatakan Arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, media komputer piringan dan kertas fotocopy. Berdasarkan uraian di atas dapat didefinisikan bahwa arsip adalah naskah-naskah atau dokumendokumen sebagai pusat ingatan dari berbagai kegiatan atau organisasi dimana naskah-naskah tersebut disimpan sebaik mungkin secara sistematis ditempat yang telah disediakan agar lebih mudah dicari apabila diperlukan kembali. Ig. Wursanto (2003) menyatakan bahwa surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan sebagainya) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang di terima dari instansi lain atau dari perorangan. Surat masuk adalah semua jenis surat yang di terima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang di terima melalui pos (kantor pos) maupun yang di terima dari kurir (pengirim surat) dengan menggunakan buku pengiriman (ekspedisi), (Wursanto, 2003:108). Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain (Wursanto, 2003 144 ).
Jurnal Kompetensi Teknik Vol. 6, No.1, November 2014 61 1.3.2. Perangkat Pembangun Aplikasi Sistem Arsip Surat Berbasis Java XAMPP Xampp adalah tool yang menyediakan paket perangkat lunak dalam satu buah paket yaitu Apache (web server), MySQL (database), PHP (server side scripting), Perl, FTP server, phpmyadmin dan berbagai pustaka bantu lainnya. Dengan menginstall XAMPP maka tidak perlu lagi dilakukan installasi dan konfigurasi web server Apache, PHP dan MySQL secara manual karena XAMPP akan otomatis menginstallasi dan mengkonfigurasi.(sule, 2013). Netbeans Dalam pembuatan sistem arsip surat berbasis java, dibutuhkan suatu aplikasi pendukunguntuk mengolah bahasa pemrograman yaitu netbeans. Nishom (2012) berpendapat bahwa: NetBeans adalah Integrated Development Environment (IDE) berbasiskan Java dari Sun Microsistems yang berjalan di atas Swing. Swing adalah sebuah teknologi Java untuk pengembangan aplikasi Desktop yang dapat bejalan di berbagai macam platform seperti Windows, Linux, Mac OS X and Solaris. Semua fungsi IDE disediakan oleh modul-modul. Tiap modul menyediakan fungsi yang didefinisikan dengan baik, seperti dukungan untuk bahasa pemrograman Java, editing, atau dukungan bagi CVS. Fungsi dari netbeans adalah sebagai editor bahasa pemrograman java untuk membuat atau mengembangkan perangkat lunak (Nishom, 2012). Netbeans yang digunakan dalam pembuatan aplikasi sistem arsip surat adalah Netbeans versi 7.0.1. Sebelum melakukan installasi Netbeans, installasi JDK (Java Development Kit) harus dilakukan terlebih dahulu. JDK adalah semacam kotak peralatan (kit) yang diperlukan ketika kita memulai kegiatan programming java. Dalam sistem arsip surat yang dibuat, peneliti menggunakan JDK 6. 2. Metode Penelitian 2.1. Subjek Penelitian Subjek penelitian ini adalah membangun sistem arsip surat yang ada di jurusan Teknik Elektro UNNES. 2.2. Alat Penelitian Sebagai sarana penelitian, diperlukan adanya alat penelitian. Alat yang digunakan dalam penelitian dibagi menjadi tiga, yaitu, piranti keras (hardware), piranti lunak (software) dan web hosting. 1. Hardware yang diperlukan disini adalah komputer dengan spesifikasi minimum Pentium 2 atau setara, 64MB RAM, 16MB VGA dan membutuhkan memori harddisk 35MB.. 2. Software yang dibutuhkan adalah kebutuhan sistem operasi yang mendukung jaringan, OS Windows 98/2000/ME/XP, bahasa pemrograman seperti PHP, MySQL dan software pendukung aplikasi jaringan seperti Apache Server. Penulis menggunakan XAMPP 1.7.1 yang terdiri dari Php, MySql dan apache server. 3. Netbean. 2.1.3. Metode Pengumpulan Data Dalam penyusunan skripsi ini, penyusun menggunakan metode sebagai berikut: 1. Studi Literatur Untuk mendapatkan pengetahuan tentang sistem perancangan yang akan digunakan atau diterapkan yang sesuai dengan judul penelitian digunakan beberapa buku yang berhubungan dengan permasalahan, jurnal penelitian sebagai acuan dan sumber-sumber lain yang berasal dari media cetak serta elektronik yang tersedia di internet yaitu http://id.wikipedia.org, mesin pencarian www.google.co.id, www.yahoo.co.id.
62 Jurnal Kompetensi Teknik Vol. 6, No.1, November 2014 2. Pengujian sistem Merupakan usaha untuk memperoleh dan mengumpulkan data dengan cara melakukan pengamatan dan pengujian pada sistem. 2.1.4. Analisa Permasalahan Yaitu dengan melakukan analisa terhadap permasalahan untuk mengetahui dan menentukan batasan-batasan sistem sehingga dapat menentukan cara yang paling efektif dalam penyelesaian permasalahan disesuaikan dengan sistem yang dibuat. 2.1.5. Perancangan Sistem. 1. Perancangan sistem Dalam perancangan sistem, penulis memodelkan sistem dengan menggunakan UML ( Unified Modelling language) yaitu dengan menggambarkan system melalui diagram. 2. Perancangan menu untuk user, operator dan admin. 3. Perancangan tampilan menu user, operator dan admin. 4. Desain Diagram Arus Data (DAD). 5. Perancangan Basis data Setelah pengumpulan informasi dan analisis kebutuhan dilakukan, maka tahap selanjutnya adalah merancang basis data. 6. Perancangan diagram entity relationship. 7. Pembuatan Situs Web Setelah melakukan perancangan sistem sebagai perangkat lunak system maka dilakukan penulisan program dengan menggunakan MySql dan PHP. 2.1.6. Pengujian sistem Yaitu menguji implementasi sistem berdasarkan rancangan yang telah dibuat. Pertama-tama, pengujian dilakukan pengujian ini dilakukan berulang yang sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan (Andrasto, 2011). 2.1.7. Dokumentasi Yaitu merupakan langkah akhir dari penelitian, berupa penyusunan laporan mulai dari latar belakang permasalahan sampai dengan evaluasi sistem. 3. Hasil dan Pembahasan Saat aplikasi ini dijalankan, harus melakukan proses login. Masukkan username dan password yang sesuai untuk dapat masuk ke halaman utama. Gambar 1. Form Login
Jurnal Kompetensi Teknik Vol. 6, No.1, November 2014 63 Setelah masuk halaman utama, user dapat memilih menu-menu yang ada pada menu utama. Klik pada salah satu menu, maka akan muncul halaman baru sesuai dengan menu yang dipilih. Menu tersebut adalah menu utama seperti terlihat pada gambar di bawah ini Gambar 2. Menu Utama 1. Menu perjalanan dinas Gambar 3. Menu perjalanan dinas
64 Jurnal Kompetensi Teknik Vol. 6, No.1, November 2014 Untuk menambahkan data baru, klik tombol tambah data baru, dan isi form yang tersedia. Gambar 4. Form Data Baru a. Klik tombol simpan untuk menyimpan data ke dalam database. b. Untuk mengubah data yang ada, klik edit pada baris data yang akan diubah. c. Setelah itu edit data sesuai kebutuhan kemudian klik tombol simpan untuk mengubah data. d. Untuk menghapus data, sorot data yang akan dihapus, kemudian klik tombol delete. Gambar 5. Baris data 2. Menu Surat Masuk a. Untuk menambahkan data baru, isi form yang tersedia. b. Klik tombol simpan baru untuk menyimpan data ke dalam database. c. Untuk mengubah data yang ada, sorot data yang akan diubah. Setelah itu edit data sesuai kebutuhan kemudian klik tombol simpan untuk mengubah data. d. Untuk melihat arsip surat masuk dalam bentuk gambar scan surat, klik tombol lihat arsip. e. Untuk menghapus data, sorot data yang akan dihapus, kemudian klik tombol hapus.
Jurnal Kompetensi Teknik Vol. 6, No.1, November 2014 65 Gambar 6. Form Surat Masuk 3. Menu Arsip Surat Masuk Gambar 7. Form Arsip Surat masuk
66 Jurnal Kompetensi Teknik Vol. 6, No.1, November 2014 a. Untuk mengubah gambar scan surat, sorot data dari gambar yang akan diubah, kemudian klik tombol ganti gambar. b. Klik tombol simpan untuk menyimpan data ke dalam database. 4. Menu Nota Dinas Gambar 8. Form Nota Dinas a. Untuk input data, isi form yang tersedia. b. Klik tombol simpan baru untuk menyimpan data ke dalam database. c. Untuk mengubah data yang ada, sorot data yang akan diubah. Setelah itu edit data sesuai kebutuhan kemudian klik tombol simpan untuk mengubah data. d. Untuk menghapus data, sorot data yang akan dihapus, kemudian klik tombol hapus. 5. Menu Pegawai a. Untuk mengubah data yang ada, sorot data yang akan diubah. Setelah itu edit data sesuai kebutuhan kemudian klik tombol ubah untuk mengubah data. b. Untuk mengganti foto pegawai, sorot profil pegawai pada tabel, kemudian klik tombol ganti gambar, setelah itu pilih gambar yang sesuai. Setelah gambar terpilih, klik tombol simpan. c. Untuk menghapus data, sorot data yang akan dihapus, kemudian klik tombol hapus.
Jurnal Kompetensi Teknik Vol. 6, No.1, November 2014 67 Gambar 9. Form Pegawai Gambar 10. Ubah atau Hapus 6. Menu Surat Keluar a. Untuk menambahkan data baru, isi form yang tersedia. b. Klik tombol simpan baru untuk menyimpan data ke dalam database. c. Untuk mengubah data yang ada, sorot data yang akan diubah. Setelah itu edit data sesuai kebutuhan, kemudian klik tombol simpan untuk mengubah data. d. Untuk mencetak data, sorot data yang akan dicetak, kemudian klik tombol cetak untuk mencetak data. e. Untuk menghapus data, sorot data yang akan dihapus, kemudian klik tombol hapus.
68 Jurnal Kompetensi Teknik Vol. 6, No.1, November 2014 Gambar 11. Form Surat Keluar 7. Cetak Surat Keluar Gambar 12. Hasil Cetak Surat Keluar
Jurnal Kompetensi Teknik Vol. 6, No.1, November 2014 69 4. Penutup 4.1. Kesimpulan Berdasarkan pada hasil karya penelitian ini dapat disimpulkan : 1. Telah dihasilkan program Sistem Arsip Surat di Jurusan Teknik Elektro UNNES Berbasis JAVA pada Jurusan Teknik Elektro UNNES. Program ini dapat juga dipakai sebagai publikasi karya ilmiah yang dihasilkan oleh Jurusan Teknik Elektro UNNES. 2. Program ini sekaligus dapat dipakai untuk mencetak surat keluar dengan menyesuaikan dengan format surat keluar yang diinginkan. 3. Program yang dibuat berbasis JAVA dengan menggunakan program xamp pwin32-1.7.3. sehingga pemrograman databasenya menggunakan SQL. 4.2. Saran Hasil penelitian ini diharapkan mampu digunakan sebagai referensi untuk pemrograman database pada lingkungan yang berbeda dengan melakukan penyesuaian pada bagian tertentu. Bahkan jika ada yang tertarik untuk lebih mengembangkan lagi karya ini menjadi lebih sempurna sehingga akan mampu mengembangkan penelitian di bidang informatika lebih baik lagi sesuai dengan slogan jayalah software Indonesia. PLN(Persero) Wilayah Sulutt enggo. Tersedia di http:// ejournal. unsrat.ac.id/ index.php/ elekdankom/article/view/ 548 [diakses pada 16/12/13] Susi. 2013. Pemrograman Java. Tersedia di www.susi.staff. jak-stik.ac.id [diakses pada 05/06/14] Triyono. 2013. Pembuatan Sistem Informasi Penatausahan Surat dan Arsip Berbasis Web Studi Kasus Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Bengkulu. Tersedia di http://ejurnal.its.ac.id/index.php/tek nik/article/view/4831 [diakses pada 20/12/13] Wursanto, I.G.2003. Dasar-dasar Ilmu Organisasi.Yogyakarta:Andi Yusnita Dewi. 2014. Kriteria Sistem Yang Baik. Tersedia di http:// yusnitadewi.ilearning.me/kkp-babii/.[diakses pada 21/03/14] Zulkifli, Amsyah. 2005. Manajemen Kearsipan.J akarta: Gramedia Pustaka 5. Daftar Pustaka Ferdinand.M. 2012. Konsep Dasar Sistem Informasi. Tersedia di www.docstoc.com/sisteminformasimanajemen (Ferdinand Magaline) [diakses pada 12/01/14] Moekijat. 1989. Tata Laksana Kantor. Bandung:Mandar Maju Nishom. 2012. Pengertian Netbeans, tersedia di http://www.isomwebs.com/2012/ pengertian-netbeans/) [diakses pada 9/01/14] Sandy, dkk. 2009. Perancangan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada PT.