RENCANA AKSI AREA PERUBAHAN 4 PENGUATAN KELEMBAGAAN REFORMASI BIROKRASI SEKRETARIAT JENDERAL DAN BADAN KEAHLIAN DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA A. ROAD MAP 2015 2019 Rencana Aksi Area Perubahan 4 Penguatan Kelembagaan yang akan dilakukan Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (Setjen dan BK DPR RI) untuk periode 2016-2019 sebagaimana terdapat dalam Keputusan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 550/SEKJEN/2016 tentang Road Map Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia 2015 2019, adalah sebagai berikut: URAIAN SUB OUTPUT WAKTU PELAKSANAAN 2016 2017 2018 2019 Penyusunan rencana kerja evaluasi organisasi Penyusunan instrument evaluasi organisasi Evaluasi Pengumpulan data evaluasi organisasi Laporan Evaluasi Pengolahan dan analisis data evaluasi organisasi Laporan evaluasi organisasi Penyusunan Kebijakan Penyusunan Pedoman Pembangunan sistem penataan organisasi berbasis teknologi informasi Pedoman Aplikasi Sistem B. RENCANA AKSI TAHUN 2017 Berdasarkan evaluasi atas pelaksanaan Reformasi Birokrasi tahun 2016 dan rencana aksi tahun 2017 sebagaimana terdapat dalam road map Reformasi Birokrasi, maka pada Laporan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Tahun 2016 telah ditetapkan Rencana Aksi Area Perubahan 4 Penguatan Kelembagaan Tahun 2017 adalah sebagai berikut: URAIAN Evaluasi SUB OUTPUT 2017 Penyusunan rencana kerja evaluasi organisasi Penyusunan instrument evaluasi organisasi Laporan Evaluasi 1
URAIAN Penyusunan Kebijakan SUB OUTPUT 2017 Pengumpulan data evaluasi organisasi Pengolahan dan analisis data evaluasi organisasi Laporan evaluasi organisasi Pembangunan sistem penataan organisasi berbasis teknologi informasi Aplikasi Sistem 2
C. RINCIAN RENCANA AKSI TAHUN 2017 Rincian Rencana Aksi Area Perubahan 4 Penguatan Kelembagaan adalah sebagai berikut: URAIAN SUB OUTPUT TAHUN 2017 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 KETERANGAN Penyusunan rencana kerja evaluasi organisasi Penyusunan instrument evaluasi organisasi Pengumpulan data evaluasi organisasi Pengolahan dan analisis data evaluasi organisasi Laporan Evaluasi Evaluasi Laporan evaluasi organisasi Dari hasil evaluasi dan berdasarkan arahan Pimpinan DPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal perlu dilakukan perubahan struktur organisasi yang mengakibatkan perubahan Perpres Penyusunan Naskah Akademik dan Rancangan Peraturan Presiden Pengajuan Surat Usulan (Perubahan Perpres) dengan dilampirkan Naskah Akademik dan Rancangan Peraturan Surat Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor SJ/00693/SETJEN- DPRRI/KP.03/01/2017 tanggal 16 Januari 2017 tentang Penyampaian Naskah Akademik 3
URAIAN Presiden SUB OUTPUT TAHUN 2017 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 KETERANGAN dan Draft Perubahan Peraturan Presiden Nomor 27 Tahun 2015 Ekspose Usulan di Kemenpan dan RB Proses dapat diteruskan apabila telah mendapatkan ijin prakarsa untuk pembentukan Peraturan Presiden. Pembahasan penyempurnaan hasil ekspose sebagai bahan harmonisasi Rancangan Perpres Harmonisasi Rancangan Perpres di Kemenkumham Penerbitan Perpres terkait organisasi Penyusunan Naskah Akademik dan Rancangan Persekjen terkait organisasi dan tata kerja Pengajuan Surat Usulan (Perubahan Persekjen) dengan dilampirkan Naskah Akademik dan Rancangan Persekjen Ekspose Usulan 4
URAIAN SUB OUTPUT TAHUN 2017 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 KETERANGAN Pembahasan Rancangan Persekjen Penerbitan Surat Persetujuan dari Kemenpan dan RB Penetapan Persekjen terkait organisasi dan tata kerja Penyusunan Kebijakan Pembangunan sistem penataan organisasi berbasis teknologi informasi Aplikasi Sistem 5
Berdasarkan rincian rencana aksi di atas, sampai dengan bulan Juli 2017 terdapat tambahan informasi kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Setjen dan BK DPR RI. Pada awal tahun 2017, Setjen dan BK menindaklanjuti kegiatan evaluasi organisasi yang telah dilaksanakan pada akhir tahun 2016 dan berdasarkan arahan Pimpinan DPR dan Pimpinan Sekretariat Jenderal dengan melakukan penyusunan naskah akademik perubahan struktur organisasi Setjen dan BK DPR RI. Setjen dan BK DPR RI telah mengajukan usulan perubahan struktur organisasi melalui Surat Nomor SJ/00693/SETJEN-DPRRI/KP.03/01/2017 tanggal 16 Januari 2017 perihal Penyampaian Naskah Akademik dan Draft Perubahan Peraturan Presiden Nomor 27 Tahun 2015. organisasi tersebut meliputi penguatan dan penempatan fungsi-fungsi pada masing-masing eselon I yang berimplikasi pada perubahan Peraturan Presiden Nomor 27 Tahun 2015 tentang Sekretariat Jenderal dan Badan Keahlian DPR RI. Perubahan dalam Peraturan Presiden yang diusulkan secara umum dapat dijelaskan sebagai berikut: 1) Penambahan Staf Khusus Pimpinan DPR, khususnya Staf Khusus Ketua DPR yang semula 3 orang menjadi 5 orang. 2) kembali rumusan fungsi Deputi Bidang Persidangan dan Deputi Bidang Administrasi. 3) Pada Badan Keahlian, yaitu ditambahkan 1 eselon II dengan nomenklatur Sekretariat Badan Keahlian dan peningkatan fungsi TU pada masing-masing pusat yang sebelumnya ditangani oleh eselon IV menjadi eselon III. 4) Pada Deputi Bidang Persidangan, dilaksanakan penambahan fungsi protokol yang merupakan pindahan dari Deputi Bidang Administrasi. Dampaknya dalam batasan organisasi dilakukan penambahan jumlah eselon II, yang semula berjumlah 5 Biro menjadi 6 Biro. 5) Pada Deputi Bidang Administrasi, dilaksanakan penambahan 1 eselon II dengan fungsi pengelolaan administrasi keanggotaan dan pengelolaan pegawai non pegawai negeri serta pemisahan fungi perencanaan dengan keuangan. 6) Pada Inspektorat Utama, yaitu penguatan fungsi TU pada masing-masing inspektorat yang sebelumnya ditangani oleh eselon III yang melaksanakan dukungan adminisrasi kepada keseluruhan inspektorat utama menjadi eselon III yang langsung berada di bawah masing-masing inspektorat. 7) Perubahan tersebut di atas juga berimplikasi kepada beberapa unit kerja eselon III dan IV sehingga perlu dilakukan penyesuaian. Bersamaan dengan usulan perubahan Peraturan Presiden juga telah diusulkan gambaran perubahan struktur organisasi: 1) Pada Deputi Bidang Persidangan terdapat perubahan sebagai berikut: a) Pengurangan 1 eselon III dan 2 eselon IV yaitu Bagian Tata Usaha Tenaga Ahli dan Staf Administrasi Anggota DPR yang dilakukan pemindahan fungsi ke Deputi Bidang Administrasi. b) Penambahan 2 eselon IV di Bagian Tata Usaha Pimpinan Sekretariat Jenderal, yang menjalankan tugas tata usaha Pusat Pendidikan dan Pelatihan serta Pusat Data dan Informasi. 6
c) Penambahan 1 eselon II, 2 eselon III, dan 4 eselon IV yaitu keseluruhan Biro Protokol yang sebelumnya berada di Deputi Bidang Administrasi. 2) Pada Deputi Bidang Administrasi terdapat perubahan sebagai berikut: a) Pembentukan 1 eselon II baru yaitu Biro Administrasi Keanggotaan dan Kepegawaian Non Pegawai Negeri yang terdiri atas: (1) 1 unit kerja setingkat eselon III dan 2 unit kerja setingkat eselon IV yaitu Bagian Keanggotaan dan Kesekretariatan Fraksi, yang merupakan pindahan dari Biro Kepegawaian dan. (2) 1 unit kerja setingkat eselon III dan 2 unit kerja setingkat eselon IV yaitu Bagian Tata Usaha Tenaga Ahli dan Staf Administrasi Anggota DPR, yang merupakan pindahan dari Biro Kesekretariatan Pimpinan dengan mengeluarkan fungsi pengelolaan pegawai non pegawai negeri. (3) pembentukan 1 unit kerja setingkat eselon III dan 2 unit kerja setingkat eselon IV yaitu Bagian Administrasi Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri, yang merupakan unit kerja khusus yang menangani pengelolaan pegawai pemerintah non pegawai negeri. b) Pemisahan Biro Perencanaan dan Keuangan sehingga menjadi 2 Biro yaitu Biro Perencanaan dan Biro Keuangan. c) Gambaran penataan organisasi Biro Perencanaan sebagai berikut: (1) 1 unit kerja setingkat eselon III dan 2 unit kerja setingkat eselon IV yaitu Bagian Penyusunan Program dan Anggaran DPR RI, yang merupakan penataan organisasi dari Bagian Perencanaan (eksisting). (2) 1 unit kerja setingkat eselon III dan 2 unit kerja setingkat eselon IV yaitu Bagian Manajemen Kinerja dan Reformasi Birokrasi, yang merupakan penataan organisasi dari sebagian fungsi Bagian Perencanaan (eksisting) dan fungsi Subbagian monitoring dan evaluasi Bagian Evaluasi dan Pelaporan (eksisting) serta penambahan fungsi pengelolaan pelaksanaan Reformasi Birokrasi. d) Gambaran penataan organisasi Biro Keuangan sebagai berikut: (1) 1 unit kerja setingkat eselon III dan 3 unit kerja setingkat eselon IV yaitu Bagian Administrasi Keuangan, yang merupakan penataan organisasi dari Bagian Administrasi Keuangan dengan 2 subbagian yaitu Subbagian Kas dan Pembukuan serta Subbagian Penggajian (eksisting) dan ditambahkan Subbagian Pelaporan. (2) 1 unit kerja setingkat eselon III dan 3 unit kerja setingkat eselon IV yaitu Bagian Perjalanan yang tidak mengalami perubahan. (3) Bagian Evaluasi dan Pelaporan dihilangkan, dengan melakukan penataan tugas dan fungsi yaitu fungsi monitoring dan evaluasi dilaksanakan di Bagian Manajemen Kinerja dan Reformasi Birokrasi sedangkan fungsi pelaporan dilaksanakan di Bagian Administrasi Keuangan. 7
3) Pada Inspektorat Utama, yaitu penguatan fungsi TU pada masing-masing inspektorat. Sebelumnya fungsi tata usaha dilaksanakan oleh Bagian Tata Usaha Inspektorat Utama yang melayani secara keseluruhan administrasi di lingkungan inspektorat utama. Usulan perubahan yaitu penguatan administrasi di masingmasing inspektorat dengan pembentukan Bagian Administrasi Inspektorat I dan Bagian Administrasi Inspektorat II. Sedangkan yang semula Bagian Tata Usaha Inspektorat Utama menjadi Bagian Administrasi Inspektorat Utama dengan 3 Subbagian yaitu Bagian Tata Usaha Inspektur Utama, Subbagian Evaluasi, dan Subbagian Tindak Lanjut. 4) Pada Pusat Pendidikan dan Pelatihan terdapat perubahan sebagai berikut: a) Pada masing-masing dibentuk Subbidang sehingga organisasi Pusat Pendidikan dan Pelatihan menjadi sebagai berikut: (1) Bidang Perencanaan Diklat terdiri atas Subbidang Tata Usaha dan Subbidang Perumusan Rencana Diklat. (2) Bidang Pelaksanaan Diklat terdiri atas Subbidang Tata Usaha dan Subbidang Perumusan Pelaksanaan Diklat. (3) Bidang Evaluasi Diklat terdiri atas Subbidang Tata Usaha dan Subbidang Perumusan Evaluasi Diklat. b) Fungsi tata usaha yang dilaksanakan oleh Subbagian Tata Usaha dipindahkan ke Bagian Tata Usaha Pimpinan Sekretariat Jenderal. 5) Pada Pusat Data dan Informasi terdapat perubahan sebagai berikut: a) Pada masing-masing dibentuk Subbidang sehingga organisasi Pusat Data dan Informasi menjadi sebagai berikut: (1) Bidang Data dan Teknologi Informasi terdiri atas Subbidang Tata Usaha dan Subbidang Perumusan Pengelolaan Data dan Teknologi Informasi. (2) Bidang Arsip dan Museum terdiri atas Subbidang Tata Usaha dan Subbidang Pengelolaan Arsip dan Museum. (3) Bidang Risalah terdiri atas Subbidang Tata Usaha dan Subbidang Perumusan Pengelolaan Risalah. b) Fungsi tata usaha yang dilaksanakan oleh Subbagian Tata Usaha dipindahkan ke Bagian Tata Usaha Pimpinan Sekretariat Jenderal. 6) Pada Badan Keahlian, terdapat perubahan sebagai berikut: a) Pembentukan Sekretariat Badan Keahlian yang melaksanakan administrasi kepala badan keahlian dan dukungan perpustakaan. Sekretariat Badan Keahlian merupakan unit kerja setingkat eselon II yang terdiri atas 2 Bagian yaitu Bagian Administrasi Kepala Badan Keahlian (terdiri atas 2 subbagian yaitu Subbagian Perencanaan dan Keuangan dan Subbagian Tata Usaha dan Pelaporan) dan Bagian Perpustakaan (terdiri atas Subbagian Tata Usaha dan Subbagian Urusan Jabatan Fungsional). b) Penguatan administrasi di masing-masing pusat, yang selama ini dilaksanakan oleh unit kerja setingkat eselon IV menjadi dilaksanakan oleh 8
unit kerja setingkat eselon III tanpa membawahi unit kerja setingkat eselon IV. 7) Dengan keseluruhan usulan perubahan tersebut di atas hal ini berimplikasi kepada beberapa unit kerja eselon III dan IV lainnya sehingga perlu dilakukan penyesuaian. Dari usulan perubahan struktur di atas maka jumlah perubahan posisi unit kerja berdasarkan eselonnya adalah sebagai berikut: 1) Pada Deputi Bidang Persidangan, terdapat perubahan sebagai berikut: a) Penambahan 1 unit kerja setingkat eselon II; b) Penambahan 1 unit kerja setingkat eselon III; dan c) Penambahan 4 unit kerja setingkat eselon IV. 2) Pada Deputi Bidang Administrasi, terdapat perubahan sebagai berikut: a) Penambahan 1 unit kerja setingkat eselon II; dan b) Penambahan 1 unit kerja setingkat eselon IV. 3) Pada Inspektorat Utama, terdapat perubahan yaitu penambahan 2 unit kerja setingkat eselon III. 4) Pada Pusat Pendidikan dan Pelatihan, terdapat penambahan 5 unit kerja setingkat eselon IV. 5) Pada Pusat Data dan Informasi, terdapat perubahan sebagai berikut: a) Pengurangan 1 unit kerja setingkat eselon III; dan b) Penambahan 5 unit kerja setingkat eselon IV. 6) Di Badan Keahlian, terdapat perubahan sebagai berikut: a) Penambahan 1 unit kerja setingkat eselon II; b) Penambahan 6 unit kerja setingkat eselon III; dan c) Pengurangan 4 unit kerja setingkat eselon IV. Persandingan rekapitulasi unit kerja berdasarkan eselon untuk kondisi eksisting dan usulan sebagaimana terlampir. Proses penataan organisasi yang dapat mengakibatkan perubahan Peraturan Presiden berada dalam kewenangan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. Urutan kegiatan yang dilaksanakan dalam penataan organisasi setelah dilakukan pengajuan usulan penataan organisasi Setjen dan BK DPR RI adalah sebagai berikut: 1. Ekspose Usulan di Kemenpan dan RB Pada kegiatan ini akan dilaksanakan pemaparan konsep perubahan Peraturan Presiden yang akan dilaksanakan dalam koordinasi Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi dengan melibatkan kementerian terkait yaitu Sekretariat Negara, Sekretariat Kabinet, Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, Kementerian Keuangan, Badan Kepegawaian Negara dan Lembaga Administrasi Negara. 2. Pembahasan penyempurnaan hasil ekspose sebagai bahan harmonisasi Rancangan Perpres. 3. Harmonisasi Rancangan Perpres di Kemenkumham 9
Pada kegiatan ini akan dilaksanakan harmonisasi Rancangan Peraturan Presiden yang akan dilaksanakan dalam koordinasi Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia. 4. Penerbitan Perpres terkait organisasi Pada kegiatan ini akan dilaksanakan penerbitan Peraturan Presiden yang akan dilaksanakan dalam koordinasi Sekretariat Negara dan Sekretariat Kabinet. 5. Penyusunan Naskah Akademik dan Rancangan Persekjen terkait organisasi dan tata kerja Setelah Perpres baru terbit, maka selanjutnya melaksanakan perubahan Peraturan Seken tentang dan Tata Kerja. Selanjutnya Setjen dan BK melakukan penyusunan Naskah Akademik yang menggambarkan perubahan organisasi Setjen dan BK secara mendetail sebagaimana gambaran dalam Peraturan Seken tentang dan Tata Kerja. 6. Pengajuan Surat Usulan (Perubahan Persekjen) dengan dilampirkan Naskah Akademik dan Rancangan Persekjen. Pada kegiatan ini akan penyampaian Surat Usulan (Perubahan Persekjen) dengan dilampirkan Naskah Akademik dan Rancangan Persekjen yang ditujukan kepada Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. 7. Ekspose Usulan Pada kegiatan ini akan dilaksanakan pemaparan konsep perubahan Peraturan Persekjen tentang dan Tata Kerja yang akan dilaksanakan dalam koordinasi Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi dengan melibatkan kementerian terkait yaitu Kementerian Keuangan, Badan Kepegawaian Negara dan Lembaga Administrasi Negara. 8. Pembahasan Rancangan Persekjen 9. Penerbitan Surat Persetujuan dari Kemenpan dan RB Pada kegiatan ini akan dilaksanakan penerbitan Surat Persetujuan penataan organisasi dan tata kerja yang dikeluarkan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. 10. Penetapan Persekjen terkait organisasi dan tata kerja Setelah mendapatkan surat persetujuan penataan organisasi, maka dapat dilakukan penetapan Peraturan Sekjen tentang dan Tata Kerja. Keseluruhan proses penataan organisasi selesai dengan adanya penetapan Persekjen terkait organisasi dan tata kerja. 10
Terkait penyusunan Kebijakan pada tahun 2016 telah menetapkan pedoman penataan organisasi sebagai acuan bagi Bagian Ortala dan unit kerja lainnya di lingkungan Setjen dan BK DPR RI untuk melaksanakan penataan organisasi serta memberikan gambaran langkah yang harus dilaksanakan dalam penataan organisasi Setjen dan BK DPR RI. Pada tahun 2017, Setjen dan BK DPR RI mempunyai rencana aksi untuk melaksanakan pembangunan sistem penataan organisasi berbasis teknologi informasi, aplikasi ini merupakan bagian dari aplikasi ortala (organisasi dan tata laksana). Rencana dalam aplikasi ini pegawai Setjen dan BK dapat mendapatkan informasi antara lain: 1. Struktur organisasi yang berlaku 2. Tugas dan fungsi unit kerja sesuai dengan Peraturan Sekjen tentang dan Tata Kerja 3. Sejarah organisasi berdasarkan Peraturan Sekjen tentang dan Tata Kerja 4. Berpartisipasi aktif dalam memberikan masukan terkait penataan organisasi. 11