Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Inventori pada PT. Oriental Chitra International Sitti Nurbaya Ambo, S.Kom Universitas Gunadarma e-mail : baya_ambo@yahoo.com ABSTRAK Perusahaan membutuhkan adanya suatu sistem informasi penjualan maupun inventori yang berbasiskan komputer dengan data terintegrasi, sehingga PT. Oriental Chitra International bisa mendapatkan informasi yang cepat dengan kesalahan yang sekecil mungkin. Metode yang digunakan dalam penulisan ini adalah dengan melakukan wawancara dengan pihak terkait langsung dengan sistem, melakukan studi pustaka mengenai pengumpulan data dan informasi yang dibutuhkan melalui beberapa literatur buku serta informasi lain dari internet, dan dilengkapi dengan melakukan penelitian terhadap permasalahan yang ada. Dari penulisan ini dihasilkan suatu rancangan sistem informasi penjualan dan inventori yang dapat digunakan untuk implementasi dan pengembangan dalam membangun sistem lebih lanjut. Kata kunci : sistem penjualan, sistem inventori PENDAHULUAN PT. Oriental Chitra International merupakan salah satu contoh dari sebuah perusahan yang membutuhkan informasi terutama dalam menjalankan dua kegiatan utamanya, yaitu pemasaran dan distribusi barang. Kedua kegiatan tersebut memiliki hubungan secara langsung dengan konsumen, sehingga perusahaan berkepentingan untuk dapat memenuhi kebutuhan para konsumennya. Untuk keperluan tersebut, perusahaan membutuhkan adanya suatu sistem informasi penjualan maupun inventori yang berbasiskan komputer dengan data terintegrasi, dikarenakan dalam pengolahan datanya saat ini masih menggunakan sistem manual dan belum adanya database yang bisa digunakan untuk menghasilkan data yang terintegrasi antara satu dengan lainnya. Dimana sistem yang diperlukan tersebut adalah suatu sistem yang dapat mempermudah usahanya dalam bertransaksi dengan pelanggan, menyimpan semua data hasil penjualan dengan pelanggan, mempermudah dalam proses pendataan penyimpanan barang di gudang yang dimilikinya. Diharapkan dengan dibuatnya rancangan sistem informasi penjualan dan inventori dengan pendekatan UML (Unified Modeling Language), dapat mempermudah bagi PT. Oriental Chitra International untuk membangun dan
mengembangkannya menjadi suatu sistem aplikasi yang berguna untuk mendukung kegiatan usahanya serta dapat mempermudah kerja bagi para karyawannya. TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Sistem Informasi Informasi memeliki arti yang sangat penting bagi suatu organisasi terutama untuk membuat keputusan. Informasi dapat diperoleh dari suatu sistem informasi (information sistem). (Jogiyanto HM, 1990) Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut : Sistem informasi adalah sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dati komponen manual dan komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, menyimpan data, memproses data, dan menghasilkan informasi untuk pemakai. (Lani Sidharta, 1995). Pengertian Sistem Inventaris Sistem inventaris mendukung persiapan laporan internal dan laporan eksternal yaitu dengan memberikan data tentang transaksi yang berhubungan dengan inventaris untuk membuat laporan manajemen. (Lani Sidharta, 1995). METODE PENELITIAN Unified Modelling Language adalah sebuah bahasa yang telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem. Dengan menggunakan UML kita dapat membuat model untuk semua jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada piranti keras, sistem operasi dan jaringan apapun, serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun. Seperti bahasa-bahasa lainnya, UML mendefinisikan notasi dan syntax/semantik. Notasi UML merupakan sekumpulan bentuk khusus untuk menggambarkan berbagai diagram piranti lunak. Konsepsi Dasar UML UML tidak menyertakan metode yang harus digunakan dalam proses analisis dan proses desain. Pada bagian ini akan dibahas mengenai diagram-diagram dalam UML dan bagaimana pemanfaatannya. Diagram-diagram tersebut antara lain adalah:
Use Case Diagram Class Diagram Behaviour Diagram o Activity Diagram o Statechart Diagram o Interaction Diagram - Sequence Diagram - Collaboration Diagram Implementation Diagram o Component Diagram o Deployment Diagram Dari seluruh diagram yang dimiliki oleh UML. Tidak seluruhnya wajib digunakan. Diagram-diagram yang digunakan dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Diagram Use Case (Use Case Diagram) Use Case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah apa yang diperbuat sistem, dan bukan bagaimana. Sebuah Use Case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dan sistem. Use case merupakan sebuah pekerjaaan tertentu, misalnya login ke sistem, meng-create sebuah daftar belanja dan sebagainya. Seorang/sebuah aktor adalah sebuah entitas manusia atau mesin yang berinteraksi dengan sistem untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu. Diagram use case digunakan selama proses analisis untuk memperoleh kebutuhan sistem dan untuk memahami bagaimana sistem seharusnya bekerja. Selama tahap desain, diagram use case menetapkan perilaku sistem saat diterapkan. Dalam sebuah model mungkin terdapat satu atau beberapa diagram use case. Diagram Kelas (Class Diagram) Class adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metoda/fungsi). Class diagram
menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan, asosiasi dan lain-lain. Diagram Kelakuan (Behaviour Diagram) Diagram kelakuan terdiri dari diagram aktivitas dan diagram keadaan. Perbedaan dari kedua diagram tersebut adalah bahwa diagram aktivitas berorientasi proses sedangkan diagram keadaan berorientasi keadaan sesaat dari siklus hidup objek. Diagram Aktivitas (Activity Diagram) Diagram aktivitas menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Diagram aktivitas juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Diagram aktivitas juga dipergunakan untuk menggambarkan perilaku paralel atau menjelaskan bagaimana perilaku dalam berbagai use case berinteraksi. Diagram Urutan (Sequence Diagram) Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam desain di sekitar sistem (termasuk pengguna, display dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri atas dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait) Sequence diagram biasa digunakan untuk menggambarkan skenario atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan sebagai respons dari sebuah event untuk menghasilkan output tertentu. Diawali dari apa yang men-trigger aktifitas tersebut, proses dan perubahan apa saja yang terjadi secara internal dan output apa yang dihasilkan. Diagram Kolaborasi (Collaboration Diagram) Diagram Kolaborasi juga menggambarkan interaksi antar objek seperti sequence diagram, tetapi lebih menekankan pada peran masing-masing objek dan bukan pada waktu penyampaian message. Setiap message memiliki sequence number, dimana message dari level tertinggi memiliki nomor 1. Message dari level yang sama memilki prefiks yang sama.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Diagram-diagram Unified Modeling Language (UML) yang digunakan untuk rancangan yang diusulkan adalah sebagai berikut : Business Use-Case Sistem Penjualan dan Inventori Berikut adalah diagram use case dari sistem Informasi Penjualan dan Inventori: Gambar 1. Diagram Use Case Sistem Informasi Penjualan dan Inventori. Use Case Paket Penerimaan Order Penjualan Gambar 2. Use-Case dalam Paket Penerimaan Order Penjualan
Use Case Paket Transaksi Pembayaran. Gambar 3. Use-Case dalam Paket Transaksi Pembayaran Activity Diagram Melakukan Transaksi Pembayaran Gambar 3.4. Activity Diagram Transaksi Pembayaran Use Case Paket Pembuatan Surat Jalan
Gambar 5. Use-Case Paket Pembuatan Surat Jalan Activity Diagram Meminta Informasi Data Pelanggan Gambar 6. Activity Diagram Meminta Data Pelanggan Use Case Paket Persiapan dan Pengeluaran Barang Penjualan
Gambar 7. Use-Case Paket Persiapan dan Pengeluaran Barang Penjualan Paket Sistem Login Gambar 8. Use-Case dalam Paket Login Use-case dari paket sistem login menggambarkan kegiatan yang dilakukan pada saat memasuki sistem yang merupakan proteksi sistem. Paket Realisasi Sistem Penjualan dan Inventori Paket Realisasi Sistem Penjualan dan Inventori berisi Paket Realisasi Sistem Login, Paket Realisasi Sistem Penjualan, Paket Realisasi Sistem Inventori. Realisasi Sistem Login Realisasi Sistem Penjualan Realisasi Sistem Inventori
Gambar 9. Paket Realisasi Sistem Inventori dan Penjualan Sequence Diagram Sequence Diagram Realisasi Paket Sistem Login Gambar 10. Sequence Diagram dari Realisasi Paket Sistem Login Sequence Diagram Realisasi Paket Sistem Inventori
Gambar 11. Sequence Diagram dari Realisasi Paket Sistem Inventori Collaboration Diagram Collaboration Diagram Realisasi Paket Sistem Login Gambar 12. Collaboration Diagram dari Realisasi Paket Sistem Login Collaboration Diagram Realisasi Paket Sistem Inventori
1 : 1. M a s u k ( ) : S ta f : L a ya r U ta m a In ve n to r y 2 : 2. M a s u k ( ) 5 : 3.c. M e n g h a p u s D a ta B a r a n g ( ) 3 : 3.a. In p u t D a ta B a r a n g ( ) : L a y a r In p u t B a r a n g : M a s te r D a t a B a ra n g : L a ya r H a p u s B a ra n g 6 : 4. D a ta B a r a n g ( ) 7 : 5. M e r u b a h M a s t e r D a ta B a r a n g ( ) 4 : 3.b. M e n g e d i t D a ta B a r a n g ( ) : L a ya r E d i t B a r a n g : M e m p r o s e s D a ta B a r a n g Gambar 13. Collaboration Diagram dari Realisasi Paket Inventori Desain Class Diagram Selama analisis, entity menggambarkan unit-unit informasi yang diolah. Oleh karena itu dalam model perancangan, kelas entity dibentuk menjadi bagian yang berdasar pada database. Diagram Detail Paket Sistem Login < < C l a s s _ M o d u l e > > B i o d a ta S ta f K o d e _ U s e r P a s s w o r d N a m a _ U s e r H a k _ A k s e s D a ta L o g i n ( ) P e r i k s a D a ta L o g i n ( ) T a m b a h k a n B i o d a ta S ta f( ) Gambar 14. Class Diagram Detail dari Realisasi Paket Login. Diagram Detail Paket Realisasi Sistem Penjualan.
Gambar 15. Class Diagram Detail dari Realisasi Paket Sistem Penjualan. Diagram Detail Realisasi Paket Sistem Inventori. Data Barang Kd_Brg Nam a_brg Harga_Satuan Satuan Stok Masuk() Input Data Barang() Edit Data Barang() Hapus Data Barang() Gambar 16. Class Diagram Detail dari Realisasi Paket Sistem Inventori Desain Class Diagram Keseluruhan
Gambar 17. Class Diagram Detail dari Realisasi Keseluruhan. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Sistem yang dibutuhkan perusahaan ini adalah suatu sistem yang dapat menyimpan, menjaga dan melakukan proses pendataan barang-barang usaha yang dimiliki perusahaan ini sehingga memberikan keluaran sesuai dengan yang diinginkan oleh pihak perusahaan serta dapat memepermudah proses usaha penjualannya. Sebagai jawaban dari permasalahan di atas, penulis membuat rancangan sistem penjualan dan inventori yang terintegrasi., di mana penulis membahas permasalahan yang ada guna mendapatkan solusi untuk kelancaran penjualan dan persediaan barang perusahaan tersebut. Dengan adanya rancangan database untuk sistem penjualan dan inventori bagi
PT. Oriental Chitra International ini, diharapakan kegiatan usaha yang dilakukan oleh PT. Oriental Chitra International dapat lebih meningkat. Saran Penulis menyarankan untuk mencoba mengembangkan rancangan database yang telah ada menjadi sebuah aplikasi yang sesuai dengan kemampuan perusahaan. Sehingga sistem tersebut dapat berjalan dengan baik guna meningkatkan produktifitas dan pendapatan untuk perusahaan tersebut. DAFTAR PUSTAKA Ariesto Hadi Sutopo., 2002; Analisis dan Desain Berorientasi Objek Edisi Pertama, Penerbit J&J Learning Yogyakarta Jogiyanto H.M., 1999, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, cetakan pertama, Edisi Kedua, Penerbit Andi Offset Yogyakarta. Lani Sidharta, 1995, Sistem Informasi Bisnis: Aplikasi-aplikasi dalam Sistem Informasi Bisnis, Elexmedia Komputindo, Jakarta. Simon Bennett., et all, Object Oriented Systems Analysis and Design Using UML, Computer Science Series, Mc Graw-Hill International Editions.