BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM. perancangan Document Flow, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini akan membahas tentang perancangan sistem yang meliputi perancangan Document Flow, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD) yang ada pada Sistem Informasi Optimalisasi Perencanaan Pengadaan Pada PT PLN (Persero) Upj Ngagel. Pada DFD digambarkan juga diagram Hierarchy Input Process Output (HIPO) yang menggambarkan proses-proses yang terdapat pada sistem pada setiap levelnya. Pada ERD terdapat Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM) yang menggambarkan tabel-tabel dan relasinya secara konsep dan detilnya. Dalam Bab ini juga dilengkapi dengan desain Input Output yang menggambarkan tampilan input dan output program yang akan dibuat. 3.1 Identifikasi Masalah 3.1.1 Analisis Sistem Dalam analisis sistem ini, telah dilakukan observasi terhadap proses bisnis dari proses perencanaan pengadaan komputer pada PT. PLN (Persero) Upj Ngagel dan dilakukan pengumpulan data-data yang dibutuhkan. Data-data tersebut didapatkan dari pihak staft IT maupun supervisor IT PT. PLN (Persero) Upj Ngagel. Observasi ini dilakukan dengan cara pengamatan langsung pada PT. PLN (Persero) Upj Ngagel untuk mengamati secara langsung aktivitasaktivitasnya. Selain observasi, dilakukan wawancara langsung dengan pihak staft IT maupun supervisor PT. PLN (Persero) Upj Ngagel untuk menggali informasi yang lebih detil. Setelah wawancara, maka didapatkan data-data yang diperlukan 36

Data Terjadi Kerusakan T Y Teknisi Memberi Informasi bahwa Butuh Penggantian Part Supervisor Mendapatkan Informasi Untuk Melakukan Penggantian Proses Pembelian Langsung Staft IT Membuat Surat Tugas Penggantian Part Memutuskan yang Diganti Berdasarkan Tahun Pengadaan Supervisor Menyetujui Surat Tugas Tanpa Melihat Nilai Aset Proses Perencanaan Untuk Dilakukan Pembelian Terpusat Supervisor Staft IT Memilih yang memiliki Tahun Pengadaan Teknisi Membeli Part Supervisor Melaporakan Daftar yang akan diganti

38 pembelian terpusat ketika memutuskan komputer yang diganti berdasarkan tahun pengaadaan. Selain informasi tersebut, diketahui sebuah informasi bahwa proses pendataan dan pencatatan perawatan belum terdata dengan baik. Terbukti dengan bentuk laporan perawatan komputer yang tidak mencantumkan kode komputer yang rusak. Selain laporan perawatan, terdapat juga laporan asset dan surat tugas. Untuk lebih memahami berikut merupakan penjelasan dari masing-masing proses perencanaan pengadaan barang pada PT. PLN (Persero) Upj Ngagel : 1. Proses Perencanaan Untuk Dilakukan Pembelian yang dilakukan terpusat. Dalam merencanakan merencanakan aset komputer pada PT. PLN (Persero) UPJ Ngagel yang butuh dilakukan penggantian, saat ini yang dilakukan adalah dengan perkiraan, artinya perusahaan tidak mempertimbangkan masa manfaat komputer yang akan datang, melainkan dengan melihat tahun pengadaan dari sebuah komputer. Setiap merencakan jumlah komputer yang diadakan secara terpusat, staft IT menyeleksi komputer yang memiliki tahun pengadaan terendah. Dari proses itu didapatkan jumlah komputer yang akan diadakan, yang kemudian dilaporkan ke supervisor untuk diberikan kepada bagian inventarisasi guna dilaporkan ke PLN Area jawa Timur. 2. Proses Pembelian Langsung. Dalam proses pengadaan aset di PT. PLN (Persero) UPJ Ngagel berdasarkan keputusan direksi nomor 066. K/DIR/2011 dapat dilaksanakan pembelian langsung.. Untuk pembelian langsung merupakan pembelian dilakukan untuk pengadaan inventaris perkantoran seperti kebutuhan alat-alat

39 perkantoran, kebutuhan perawatan pelatan perkantoran, kebutuhan kebersihan kantor. Pembelian langsung tidak memerlukan panitia khusus dan tidak memerlukan tenaga dari luar (out sourcing) karena kegiatan pembelian tersebut dilakukan rutin setiap bulan. Khusus untuk pembelian barang yang menyangkut komputer, hal pertama yang dilakukan dalam proses pengadaan adalah memeriksa kondisi komputer yang rusak. Apabila hasil pemeriksaan dirasa memerlukan dilakukan penggantian part, maka staft IT membuat permohonan Surat Tugas yang nantinya disahkan oleh Supervisor bagian IT. Setelah dilakukan pembelian part maka teknisi segera melakukan penggantian part. Dan kemudian staft IT melakukan pendataan dan pencatatan terhadap komputer yang telah mengalami pergantian part. 3.1.2 Document Flow Document flow yaitu bagan yang memiliki arus pekerjaan secara menyeluruh dari suatu sistem manual yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang terdapat di dalam proses bisnis. Untuk memperjelas Document Flow yang ada pada PT. PLN (Persero) UPJ Ngagel pada saat ini dapat dilihat pada gambar berikut ini.

Supplier Teknisi Staft IT Bag. Inventarisasi Supervisor START Nota Pembelian Memeriksa Kondisi Mengelompokkan tipe model Label Label Monitor Memberi Kode Membuat Label dan Monitor Menyimpan Data Membuat Laporan Aset Menyimpan dan mendata komputer Data Laporan Aktif END

Karyawan Staft IT Teknisi Supervisor START Data Karyawan Y Menyimpan Data Kepemilikan Mencari yang akan dipindah user kepemilikannya Memeriksa Data Kepemilikan Karyawan memiliki komputer? Membuat Laporan Penerimaan komputer Membuat Laporan History Kepemilikan T Menambahkan Data Kepemilikan Mendistribusikan ke ruangan karyawan History Kepemilikan END

Supervisor Staft IT Bag. Inventarisasi START Data yang akan dihapus Menyimpan data penghapusan komputer Membuat Laporan Penghapusan Laporan Non Aktif END

Supplier Karyawan Teknisi Supervisor Bag.Inventarisasi Staft IT Membuat Nota Pembelian 2 Nota Pembelian 1 Nota Pembelian Part START Laporan Kerusakan Memperbaiki Ada Penggantian Komponen T Testing 1 Nota Pembelian Part Barang Baru 2 Surat Tugas Pembelian Alat Membeli Barang Rekap Hasil Perawatan Y Mengesahkan Surat Tugas 1 Surat 2 Tugas Pembelian Surat 3 Tugas Alat Pembelian Surat Tugas Alat Pembelian Alat Laporan History Perawatan END 1 Surat Tugas Pembelian Alat Membuat Surat Tugas Mendata hasil Perbaikan Informasi Hasil Perawatan Membuat Laporan Perawatan

Staft IT Supervisor START Data Menghitung yang tahun pengadaannya rendah Membuat Laporan Perencanaan Penmgadaaan Hasil Perencanaan END

Input Proses Output Proses Output Data Data Karyawan Input Data Perawatan Nilai residu Proses Administrasi (Pendataan, Kepemilikan, Penghapusan, Perawatan ) Label Laporan Aktif Laporan Non Aktif Laporan History Kepemilikan History Perawatan Menghitung Nilai Aktiva (Penyusutan ) Menghitung Cost Menghitung Benefit Menghitung Ratio Benefit Cost Nilai Aktiva Hasil Analisa Berdasarkan Ratio Cost Benefit

Nilai Aktiva History Perawatan Massa Manfaat Nilai residu Perkiraan Biaya Ganti Part / Ganti komputer Menghitung Penyusutan (Metode Garis Lurus) Menghitung Standar per tahun pembelian di tahun X : 1.Menghitung Standar biaya kerusakan 2. Standar kerusakan komputer 3. Standar biaya kerugian Menghitung Cost per tahun pembelian di tahun X. Service + Biaya Penggantian Part + Intangible Cost (Downtime, Workpractice) Menghitung PV Cost : A = Total Cost r = 0.08 Menghitung Benefit per tahun pembelian di tahun X. Job Satisfaction + Decrease Cost Menghitung PV Benefit : A = Total Benefit r = 0.08 Menghitung Ratio B/C : PV Benefit PV Cost Optimalisasi = memilih komputer terbaik untuk dilakukan penggantian. Dengan ratio > 0 Semakin besar rationya semakin benefit Optimalisasi = memilih keputusan penggantian part atau ganti komputer. Dengan Rule Menghitung estimasi Downtime per tahun pembelian di tahun X : Downtime tahun xxxx = lama komputer tidak bekerja x standar biaya kerugian Menghitung estimasi Workpractice per tahun pembelian di tahun X : workpractice tahun xxxx = kerusakan x standar biaya kerusak Menghitung estimasi Job satisfaction per tahun pembelian di tahun X : Job satisfaction tahun xxxx = Standar biaya kerusakan ((kerusakan standar kerusakan komputer) x standar biaya kerusakan ) Menghitung estimasi Decrease Cost per tahun pembelian di tahun X: Standar biaya kerusakan ((kerusakan standar kerusakan komputer) x standar biaya kerusakan )

47 Untuk mempermudah dalam memutuskan apakah komputer perlu dilakukan penggantian part atau penggantian komputer, maka ditetapkan sebuah rule seperti tabel berikut. Tabel 3.1 Rule Penggantian Part Atau Penggantian IF Selisih biaya Nilai Aktiva < = Biaya Ganti Ratio BC IF THEN Biaya Ganti Part > = Sisa Nilai Aktiva THEN Ganti Dimana sisa nilai aktiva adalah nilai aktiva komputer pada tahun ini, biaya ganti part adalah taksiran biaya penggantian part, dan biaya ganti komputer adalah taksiran biaya penggantian komputer. Seluruh biaya taksiran ini diinputkan oleh petugas. 1. Input Data pertama yang harus dipersiapkan adalah nilai aktiva sebuah komputer. Nilai aktiva yang digunakan disini adalah nilai pembelian komputer. Data kedua yang harus dipersiapkan adalah data perawatan komputer. Data ini diperlukan untuk menghitung cost dan benefit sebuah komputer. Data pendukung lainnya yang harus dipersiapkan adalah ketetapan massa manfaat dan ketetapan nilai residu. >= 1 < 1 IF Biaya Ganti Part > = Sisa Nilai Aktiva THEN Ganti IF Biaya Ganti Part < Sisa Nilai Aktiva THEN Ganti Part IF Biaya Ganti Part < Sisa Nilai Aktiva THEN Ganti Part

48 Setelah mempersiapkan data, yang harus dilakukan selanjutnya adalah mengidentifikasi cost atau biaya dan benefit atau manfaat sebuah komputer. Pemilihan variabel tentunya harus disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Untuk cost, variabel yang digunakan adalah biaya servis, biaya penggantian part, biaya intangible cost (downtime dan workpractice). Sedangkan variabel benefit yang digunakan adalah decrease cost dan intangible benefit (job satisfaction). 2. Proses dan Output A. Proses Menghitung Penyusutan Pertama kali yang harus dilakukan adalah menghitung penyusutan komputer. Penyusutan ini berguna untuk mengetahui nilai susut per tahun dan nilai buku/ nilai aktiva sebuah komputer. Untuk menghitungnya diperlukan inputan nilai residu. Rumus yang digunakan untuk menghitung penyusutan adalah dengan rumus 2.10. Berikut ini contoh menghitung penyusutan komputer. Tabel 3.2 Tabel Infromasi Nilai Tahun Massa Nilai Nilai Id_komputer Pembelian manfaat Aktiva Residu ibm/thinkcentre/0001/0001 2010 4 6000000 200000 rakitan/rakitan/0001/0001 Biaya penyusutan per tahunnya adalah sebagai berikut. 2009 4 8000000 200000 Biaya penyusutan ibm/thincentre/0001/0001 = (6000000-200000) / 4 = 1450000 Biaya penyusutan ini tiap tahunnya dikurangkan terhadap nilai aktiva sehingga didapatkan nilai aktiva terbaru. Jika umur komputer melebihi masa manfaat (4 tahun) maka nilai aktiva akan sama dengan nilai residu.

49 Tabel 3.3 Tabel Informasi Nilai Aktiva Terbaru Biaya Tahun Nilai Id_komputer Penyusutan Pembelian Aktiva /tahun ibm/thinkcentre/0001/0001 rakitan/rakitan/0001/0001 B. Proses Menghitung Standar Nilai Aktiva Now 2010 1450000 6000000 1650000 2009 1950000 8000000 200000 Sebuah standar diperlukan sebgai acuan untuk menghitung intangible cost dan intangible benefit. Untuk menghitung standar digunakan rumus statitik pemustan data yaitu mean. Berikut ini akan dijelaskan contoh menghitung (1) standar biaya kerusakan, (2) standar kerusakan komputer dan (3) standar biaya kerugian. 1. Menghitung standar biaya kerusakan. Menggunakan rumus 2.7. Contoh perhitungannya adalah sebagai berikut. Diketahui selama tahun 2011 total biaya servis dan penggantian part dari 30 unit komputer adalah 410000. Total kerusakan / total frekuansi kerusakan selama tahun 2011 dari 30 unit komputer adalah 27 kali. Standar biaya kerusakan tahun 2011 = 410000 / 27 = 15158 rupiah per rusak 2. Menghitung standar kerusakan komputer. Menggunakan rumus 2.9. Standar kerusakan ini diperlukan sebgai acuan untuk menentukan apakah biaya yang dikeluarkan untuk kerusakan komputer tergolong wajar atau melebihi standar. Contoh perhitungannya adalah sebagai berikut. Diketahui selama tahun 2011 untuk komputer yang diadakan tahun 2010 tercatat total frekuensi rusak komputer adalah 15 dari total komputer rusak 14

50 unit (komputer yang diadakan tahun 2010). Maka standar kerusakan komputer untuk tahun pengadaan 2010 adalah. Standar kerusakan komputer (2010) = 15/14 = 1,07 kerusakan per komputer 3. Mencari standar biaya kerugian. Menggunakan rumus 2.8. Standar ini digunakan untuk mencari kerugian yang diakibatkan karena komputer belum selesai untuk diperbaiki. Rumus yang digunakan adalah rumus nomer 2.7. Perlu diperhatikan bahwa tidak semua biaya servis dan ganti part masuk dalam biaya downtime, hanya servis atau ganti part yang memiliki tenggang waktu dalam pengerjaannya yang dimasukkan dalam biaya downtime. Sehingga komputer yang selesai diservis pada hari yang sama saat pelaporan kerusakan tidak dimasukkan dalam biaya downtime servis. Contoh perhitungannya adalah sebagai berikut. Diketahui selama tahun 2011 total biaya servis dan penggantian part yang mengalami tenggang waktu dari 30 unit komputer adalah 150000. Total kerusakan / frekuansi tenggang waktu perbaikan selama tahun 2011 dari 30 unit komputer adalah 2 hari. Total komputer yang memiliki tenggang waktu kerusakan selama tahun 2011 adalah 1 komputer. Standar biaya kerugian DT tahun 2011 = 150000 / 2 = 75000 rupiah per hari C. Proses Menghitung Cost Setelah dilakukan perhitungan penyusustan, langkah selanjutnya adalah menghitung cost komputer. Untuk menghitung cost komputer harus diupdate tiap tahunnya. Ada tiga tahapan dalam menghitung cost yaitu menghitung (1) intangible cost, (2) total cost dan (3) present value cost. Untuk menghitung intangible cost yang dilakukan adalah sebagai berikut.

51 1. Menghitung intangible cost. Estimasi atau perkiraan dapat dilakukan untuk menghitung sesuatu yang tidak benilai nyata. Formula estimasi Workpractice Contoh penerapannya adalah sebagai berikut. Menggunakan rumus 2.3. ibm/thinkcentre/0002/0001 (tahun pengadaan 2010) selama tahun 2011 mengalami total reparasi 2 kali. Maka workpractice komputer dengan kode ibm/thinkcentre/0002/0001 pada tahun 2011 adalah. (Telah dihitung sebelumnya pada halaman 49 standar biaya kerusakan tahun 2011 untuk komputer dengan tahun pengadaan 2010 adalah : 15185) Workpractice ibm/thinkcentre/0002/0001 = 2 x 15185 = 30370.37 Formula estimasi Downtime Contoh penerapannya adalah sebagai berikut. Menggunakan rumus 2.4. ibm/thinkcentre/0002/0001 (tahun pengadaan 2010) selama tahun 2011 mengalami total reparasi 2 kali. Reparasi yang pertama dilaporakan tanggal 1 April 2011 dan selesai tanggal 3 April 2011, reparasi yang kedua dilaporakan tanggal 1 Desember 2011 dan selesai tanggal 1 Desember 2011. Maka downtime komputer ibm/thinkcentre/0002/0001 pada tahun 2011 adalah. (Standar biaya kerugian tahun 2011 adalah 75000) Total selisih komputer ibm/thinkcentre/0002/0001 tidak bekerja selama tahun 2011 adalah 2 hari Downtime ibm/thinkcentre/0002/0001 tahun 2011 = 2 x 75000 = 150000 2. Menghitung total cost. Menggunakan rumus 2.2. Diketahui data untuk komputer ibm/thinkcentre/0002/0001 sebagai berikut. Tahun pengadaan ibm/thinkcentre/0002/0001 = 2010.

52 Tabel 3.4 Informasi Standar Biaya Kerusakan Tahun Total Pengeluaran Total Frekuensi Kerusakan seluruh Standar Biaya kerusakan seluruh komp komp 2010 660000 38 660000 / 38 = 17368 2011 410000 27 410000 / 27 = 15182 2012 1430000 34 1430000 / 34= 42058.8 2013 23810000 10 23810000/10=2381000 Tabel 3.5 Informasi Standar Rusak Tahun Pengadaan 2010 Tahun Total Frekuensi Kerusakan u/ tahun pengadaan 2010 Total Rusak u/ thn pengadaan 2010 Standar Kerusakan komputer u/ tahun pengadaan 2010 2010 28 14 28/14 = 2 2011 15 14 15/14 = 1,07 2012 22 14 22/14 = 1,57 2013 4 14 4/14 = 0.28 Tabel 3.6 Informasi Standar Biaya Kerugian Tahun Total Frekuensi Total biaya u/ komp Standar lama komputer yang mengalami Kerugian tidak bekerja (hari) downtime Biaya 2010 0 0 0 2011 2 150000 150000 / 2 = 75000 2012 10 1100000 1100000 / 10 = 110000 2013 5 290000 290000 / 5 = 58000 Tabel 3.7 Informasi History ibm/thinkcentre/0002/0001 Tahun Total Total Sevice Ganti part History reparasi Hari DT 2010 instalasi = 30000 0 0 2 update anvir = 10000 2011 Update anvir = 10000 Ganti ram = 2 2 150000 2012 Update anvir =10000 0 1 0 2013 Cleaning komp = 30000 0 1 1

53 Menghitung Intangible Cost dan total cost untuk komputer ibm/thinkcentre/0002/0001 adalah. Tahun 2010 Workpractice = total reparasi x standar biaya kerusakan = 2 x17368 = 34736.8421 Downtime = total hari DT x standar biaya kerugian = 0 x 0 = 0 Total Cost tahun 2010 = service + Ganti Part + Intangible cost = 40000 + 0 + 34736.8421 = 74736.8421 Dengan cara yang sama maka didapat ibm/thinkcentre/0002/0001 adalah total cost untuk komputer Tabel 3.8 Hasil Total Cost ibm/thinkcentre/0002/0001 Tahun Total Cost 2010 74736.8421 2011 340370.37 2012 52058.823 2013 2469000 3. Menghitung PV Cost. Menggunakan rumus 2.1. Untuk menghitung PV cost adalah sebagai berikut. = 74736.8421 (1 + 0.08) + 2469000 (1 + 0.08) PV Cost = 2217128.191 + 340370.37 (1 + 0.08) + 52058.823 (1 + 0.08)

54 D. Proses Menghitung Benefit Setelah cost dihitung selanjutnya adalah menghitung benefit. Ada tiga tahapan dalam menghitung benefit yaitu menghitung (1) intangible benefit, (2) total benefit dan (3) present value benefit. Berikut ini adalah penjelasannya 1. Untuk menghitung intangible benefit maka yang dijadikan acuan adalah standar kerusakan komputer dan standar biaya kerusakan. Berikut ini adalah contoh penerapan menghitung intangible benefit. Formula estimasi Job Satisfaction dan Decrease Cost Contoh penerapannya adalah sebagai berikut. Menggunakan rumus 2.5. ibm/thinkcentre/0002/0001 diketahui costnya pada tabel sebelumnya tabel 3.6. Dan standar biaya kerusakan telah dihitung pada tabel 3.3. Maka job satisfaction dan decrease cost adalah sebagai berikut. Karena komputer ibm/thinkcentre/0002/0001 diadakan tahun 2010 maka standar kerusakan yang digunakan adalah standar kerusakan tahun 2010. Tahun 2010 Job satisfaction = 17368,42 ((2-2) x 17368,42) = 17368,42 Decrease cost = 17368,42 ((2-2) x 17368,42) = 17368,42 Dengan cara yang sama maka didapat hasil sebagai berikut. Tabel 3.9 Hasil Benefit ibm/thinkcentre/0002/0001 Tahun Decrease Cost Job Satisfaction 2010 17368,42 17368,42 2011 1084,65 1084,65 2012 66092,43 66092,43 2013 680285,71 680285,71 2. Menghitung total benefit. Menggunakan rumus 2.2. Total benefit adalah Decrease cost + Job Satosfaction. Berikut ini adala hasil perhitunga total

55 benefit komputer ibm/thinkcentre/0002/0001 Tabel 3.10 Hasil Total Benefit ibm/thinkcentre/0002/0001 Tahun Decrease Cost Job Satisfaction Total Benefit 2010 17368,42 17368,42 34736,84 2011 1084,65 1084,65 2169,31 2012 66092,43 66092,43 132184,87 2013 680285,71 680285,71 1360571,42 3. Menghitung PV Benefit. Menggunakan rumus 2.1. Rumus menghitung pv benefit sama dengan pv cost hanya variabel nya saja yang diganti dari cost menjadi benefit. Berikut adalah contoh penerapannya. = 34736.84 (1+0.08) 1 + 2169,31 (1+0.08) 2 + 132184,87 (1+0.08) 3 + 1360571,42 (1+0.08) 4 = 1139016,81 E. Proses Menghitung Ratio Benefit Cost Untuk mengoptimalkan atau memillih komputer yang terbaik untuk dilakukan penggantian komputer sesuai dengan buku IT investment karangan Schniederjans (2008, h.144) dilakukan dengan menghitung ratio benefit dan cost. Dimana jika hasilnya lebih dari 0 maka komputer masih menguntungkan sehingga komputer tersebut lebih baik dipertahankan karena memiliki benefit yang dihasilkan lebih banyak dari costnya. Dan jika perusahaan ingin memilih 5 dari 30 unit komputer untuk dilakukan penggantian komputer maka yang dilakukan adalah membanding ratio komputer satu dengan komputer lainnya, 5 ratio terkecil adalah yang terpilih untuk dilakukan penggantian komputer. Berikut ini adalah contoh penerapan menghitung ratio benefit cost (menggunakan rumus 2.2) untuk komputer ibm/thinkcentre/0002/0001.

56 = = 1139016,81 2217128.191 = 0.513 Ratio BC < 1, artinya cost yang dihasilkan lebih besar dari benefit Sedangkan untuk mengoptimalkan apakah komputer harus direparasi atau dilakukan penggantian komputer maka digunakan rules pada tabel 3.1 rule penggantian part atau penggantian komputer. Berikut adalah contoh penerapannaya. Suatu ketika komputer ibm/thinkcentre/0002/0001 mengalami kerusakan dan ternyata butuh untuk dilakukan penggantian part senilai 500.000, jika diketahui harga komputer untuk membeli baru adalah 3.000.000 Maka keputusannya adalah sebagai berikut. Ratio BC komputer ibm/thinkcentre/0002/0001 = 0.513 Nilai aktiva ibm/thinkcentre/0002/0001 tahun 2013 = 1.900.000 Biaya ganti part < nilai aktiva = 500.000 < 1.900.000 Karena ratio < 1 dan Biaya ganti part < nilai aktiva maka keputusannya adalah = GANTI PART 3.2.1 System Flow Berikut ini adalah sytem flow dari proses optimalisasi perencanaan pengadaan komputer

Staft IT System Teknisi Bag.Inventarisasi Supervisor Start Input Data Barang Mengelompokkan Tipe Model Menyimpan Data Barang Cetak Label dan Label Monitor Cetak Laporan Model RAM HARDISK PROCESSOR MONITOR Label Label Monitor Data Laporan Aset Aktif End

Karyawan Staft IT System Supervisor START Mencari data komputer Mengindentifikasi Data Data Karyawan Supervisor START Data yang akan dihapus Input Data Kepemilikan Staft IT Input Data yang akan dihapus T Simpan Data pada tabel History Kepemilikan Karyawan Ubah Status menjadi Non Aktif Membuat Laporan Penghapusan memiliki user sebelumnya History Kepemilikan Cetak Laporan History Kepemilikan System History Kepemilikan Y Menambahkan data dan memperbarui user kepemilikan pada tabel History Kepemilikan Laporan History Kepemilikan END Bag. Inventarisasi Laporan Non Aktif END

Karyawan Staft IT System Bag.Inventarisasi Supervisor Teknisi Supplier Start Pelaporan Kerusakan Input Pelaporan kerusakan Mencetak daftar kerusakan Lap_Kerusakan Daftar kerusakan komputer Input Permohonan Surat Tugas 2 Simpan hasil perawatan Input Hasil Perawatan 1 Y Hasil Perawatan Ada Penggantian Komponen T Simpan Data History dan update status kerusakan History 4 Penggantian CPU Y Model Baru? Y Simpan Model Baru T Model Label CPU 5 Update Lap_Kerusakan T Update Data Barang Non aktifkan komputer yang lama Simpan komputer yang baru Cetak label CPU Perbarui Kepemilikan Karyawan Meyimpan data Permohonan Surat Tugas Cetak Surat Tugas 1 Surat 2 Tugas Pembelian Surat 3 Tugas Alat Pembelian Surat Tugas Alat Pembelian Alat Karyawan RAM HARDISK PROCESSOR MONITOR Simpan ke Data History History History Kepemilikan Lap_Kerusakan Update Surat Tugas Detil Surat Tugas Analisa 4 Cetak Laporan Perawatan 1 Surat Tugas Pembelian Alat Daftar Permohonan Surat Tugas Menyetujui Surat Tugas Daftar Permohonan Surat Tugas ACC 3 Surat Tugas Pembelian Alat Laporan History Perawatan End 2 Surat Tugas Pembelian Alat Membeli Alat 1 Nota Pembelian Part Barang Baru Melakukan Perbaikan Penyelesaian Testing Rekap Hasil Perawatan Hasil Perawatan 5 1 Label CPU 2 Menebuat Nota Pemebelian 2 Nota Pembelian 1 Nota Pembelian

Staft IT System Staft IT Start Nilai Residu Input Nilai Residu Input Tahun Menghitung Penyusutan Simpan Data Penyusutan Menghitung Cost, Intangible Cost, Total Cost Menghitung PV Cost Menghitung Benefit, Intangible Benefit, Total Benefit Menghitung PV Benefit Menghitung Rasio Benefit/Cost Update Analisa Cetak Laporan Hasil Analisa komputer Update Update Penyusutan Analisa History Cost PV Cost Analisa Benefit PV Benefit Analisa Analisa Laporan Hasil Analisa End

61 3.2.2 Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang tersetruktur. DFD dapat menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas. Selain itu DFD juga menggambarkan komponen dan aliran data antar komponen yang terdapat pada sistem yang akan dikembangakan. Penggambaran sistem menggunakan DFD context diagram dapat dilihat pada Gambar 3.14. Context diagram dapat didekomposisi lagi menjadi level yang lebih rendah (lowest level) untuk menggambarkan sistem lebih rinci. Pada context diagram tersebut terdapat 5 entity (Teknisi, Bagian Inventaris, Supplier, Supervisor dan Karyawan) dan satu proses utama Rancang Bangun Sistem Informasi Perencanaan Pengadaan. 1. Context Diagram Context diagram dari Sistem Informasi Perencanaan Pengadaan pada PT. PLN (Persero) Upj Ngagel dapat dilihat pada Gambar 3.14. Pada context diagram terdapat satu proses utama dari sistem dan 5 entity (Teknisi, Bagian Inventaris, Supplier, Supervisor dan Karyawan) yang terhubung dengan proses utama.

Data Kerusakan Teknisi Hasil Perawatan Penggantian Parts Label Kode Monitor Surat Tugas 2 Daftar Kerusakan Suplier Label Kode CPU Supervisor Penyelesaian Nota Pembelian Nota Pembelian Parts Data yang akan dihapus Tahun Nilai Residu Permohonan Surat Tugas ACC 0 Laporan Analisa Lap komputer Non Aktif Surat Tugas 1 Rancang Bangun Sistem Informasi Perencanaan Pengadaan Daftar Permohonan Surat Tugas Laporan Aset Komp Aktif Lap History Kepemilikan Surat Tugas 3 Laporan Perawatan + Bagian Inventaris Data Ruang Identitas Pelaporan Kerusakan Karyawan

0 Rancang Bangun Sistem Informasi Perencanaan Pengadaan 1 Pendataan 1.1 Penyimpanan Data 1.2 Pembuatan Laporan Aset 2 Kepemilikan 3 Perawatan 3.1 Pembuatan Surat Tugas Penggantian Part 3.2 Pendataan Perbaikan 3.3 Pembuatan Lap. Perawatan 4 Penghapusan 5 Analisa Perencanaan Pengadaan 5.1 Menghitung Penyusutan 5.2 Menyajikan Hasil Analisa 5.3 Menyajikan Hasil Analisa 5.4 Menghitung Ratio BC 5.5 Menyajikan Hasil Analisa

64 komputer baru hingga pergantian kepemilikan dapat dilakukan pada proses ini. Proses ini user dapat mencetak laporan history kepemilikan komputer. c. Proses perawatan komputer. Proses ini digunakan untuk mendata hasil perawatan komputer, mulai dari perawatan rutin tiap bulan, service, pendataan penggantian parts, penggantian cpu. Proses ini dapat didekomposisi lagi menjadi : i. Proses pembuatan Surat Tugas Penggantian Part. ii. iii. Proses pendataan perbaikan komputer. Proses pembuatan Laporan Perawatan. d. Proses penghapusan komputer. Proses ini digunakan untuk merubah status aktif komputer menjadi non aktif. e. Proses analisa perencanaan pengadaan komputer. Proses ini digunakan untuk menghitung tafsiran dari nilai komputer (nilai aktiva), yang diproses dari hasil penyusutan. Didalam proses ini juga menghitung keuntungan dan kerugian komputer, yang kemudian dipresentasikan dalam bentuk Ratio Benefit Cost (Ratio BC). Proses ini dapat didekomposisi lagi menjadi : i. Proses menghitung penyusutan komputer. ii. Proses menghitung ratio benefit cost komputer. iii. Proses menyajikan hasil analisa komputer.

Bagian Inventaris [Ruang] [Data ] Simpan 8 Model Simpan Simpan Teknisi [Label Kode CPU] [Label Kode Monitor] Simpan Simpan 1 [Identitas] Simpan Pendataan [Nota Pembelian Parts] [Pelaporan Kerusakan] [Data Kerusakan ] [Surat Tugas 2] Karyawan Teknisi Suplier simpan [Penyelesaian] Simpan simpan [Lap komputer Non Aktif] [Nota Pembelian] Bagian Inventaris 9 History Kepemilikan 4 Penghapusan + dt ruang [Laporan Aset Komp Aktif] [Surat Tugas 1] simpan dt [Laporan Analisa] dt karyawan ambil dt [Hasil Perawatan Penggantian Parts] 2 Kepemilikan [Laporan Perawatan ] [Daftar Permohonan Surat Tugas] [Permohonan Surat Tugas ACC] Supervisor 3 Perawatan 19 Benefit 20 pv_benefit Supervisor + ambil dt ruang [Surat Tugas 3] 10 Surat Tugas Simpan 11 Detil Surat Tugas Simpan 12 History Simpan ambil dt kary [Lap History Kepemilikan ] ambil dt komp ambil dt 2 RAM 3 Harddisk 4 Processor 5 Monitor 6 Karyawan 7 Ruang 21 Lap_Kerusakan 1 ambil ambil ambil & simpan ambil & simpan ambil & simpan ambil & simpan ambil & simpan Supervisor [Data yang akan dihapus] 5 Analisa Perencanaan Pengadaan + [Nilai Residu] [Tahun] simpan 13 Analisa simpan simpan 14 Penyusutan simpan ambil dt simpan 15 Cost ambil dt simpan 18 pv_cost ambil dt ambil dt simpan Ambil & Update Status Non Aktif

Suplier Bagian Inventaris Karyawan [Nota Pembelian] [Label Kode Monitor] Teknisi [Identitas] [Ruang] [Data ] [dt karyawan] [dt ruang] 1.1 [Simpan] Penyimpanan Data [Label Kode CPU] [Simpan] [Simpan] [Simpan] [Simpan] [Simpan] 6 Karyawan 7 Ruang 8 Model 1 2 RAM 3 Harddisk 4 Processor 5 Monitor ambil dt monitor ambil dt nik ambil dt ruang ambil dt model ambil dt komp ambil dt ram ambil dt hd ambil dt processor 1.2 Pembuatan laporan Aset [Laporan Aset Komp Aktif] Supervisor

67 5. Data Flow Diagram Level 1 Sub Proses Perawatan DFD level 1 sub proses perawatan komputer dapat dilihat pada Gambar 3.18. DFD tersebut merupakan hasil dekomposisi dari DFD level 0 proses perawatan komputer dan terdiri dari 3 proses yaitu: i. Pembuatan Surat Tugas penggantian part. Pada proses ini user dapat ii. iii. membuat serta mencetak surat tugas untuk pembelian part baru, data tersebut kemudian disimpan pada database sura tugas dan detil surat tugas. Pendataan perbaikan komputer. Pada proses ini user mendata hasil perawatan komputer yang dilakukan oleh teknisi, baik perawatan berupa penggantian part, service, pargantian cpu. Data perawatan tersebut kemmudian disimpan pada database history komputer. Pembuatan laporan perawatan komputer. Pada proses ini user dapat mencetak laporan history perawatan komputer yang ada pada database history komputer.

21 Lap_Kerusakan 1 2 RAM [ambil dt] ambil dt [Simpan] 11 Detil Surat Tugas Karyawan [Pelaporan Kerusakan] [Nota Pembelian Parts] Suplier [simpan dt] [ambil & simpan] [ambil & simpan] [ambil & simpan] [ambil & simpan] [ambil & simpan] [ambil] [simpan] [simpan] [Simpan] 3 Harddisk 4 Processor 3.2 [ambil] Pendataan Perbaikan 5 Monitor 6 Karyawan 7 Ruang ambil dt [Surat Tugas 2] Teknisi [Penyelesaian] [Daftar Kerusakan ] [Daftar Permohonan Surat Tugas] 12 History 9 History Kepemilikan [Hasil Perawatan Penggantian Parts] 8 Model ambil dt perawatan 3.1 [Simpan] Pembuatan Surat Tugas Penggantian Parts [Surat Tugas 1] [Data Kerusakan ] 3.3 Pembuatan Laporan Perawatan 10 Surat Tugas Bagian Inventaris [Surat Tugas 3] [Permohonan Surat Tugas ACC] Supervisor [Laporan Perawatan ]

Supervisor [ambil dt] [Nilai Residu] 1 12 History total kerusakan dan total hari perbaikan komputer [simpan] [simpan] 5.1 Menghitung Penyusutan 13 Analisa total hari perbaikan [ambil dt] total kerusakan dan biaya kerusakan 15 Cost [ambil dt] [ambil dt] [simpan] update data ambil data cost 18 pv_cost 14 Penyusutan [ambil dt] Standar kerugian dan standar biaya kerugian [simpan] 20 pv_benefit [simpan] 5.3 Menghitung Standar Biaya Kerugian dan Standar Biaya Kerugian 5.4 Menghitung Downtime dan Workpractices 5.5 Menghitung Total Cost Dan Present Value Cost 5.6 Menghitung Job Satisfaction dan Decrease Cost ambil data uodate data benefit [Laporan Analisa] 5.2 Menghitung Standar Kerusakan dan Standar biaya kerusakan ambil dt [simpan] ambil data benefit tahun tahun Standar kerusakan dan standar biaya kerusakan 5.8 Menghitung Ratio Benefit Cost 5.7 Menghitung Total Benefit dan Present Value benefit 19 Benefit tahun tahun tahun [Tahun] Supervisor

memiliki Relation_833 memiliki memiliki memiliki memiliki memiliki memiliki memiliki memiliki memiliki memiliki memiliki memiliki memiliki memiliki memiliki memiliki bertanggung jawab memiliki memiliki berada memiliki memiliki memiliki memiliki memiliki id_komputer nilai_aktiva massa_manfaat tahun_beli status RAM id_ram tipe_ram ukuran_ram Harddisk id_hd ukuran_hd Processor id_processor fitur_processor Monitor id_monitor merek ukuran Karyawan id_karyawan nama_karyawan Ruang id_ruang nama_ruang Model id_model merek model tipe_ram ukuran_ram ukuran_hd fitur_processor merek_monitor ukuran_monitor History Kepemilikan id_kepemilikan status tgl Surat Tugas id_surat tgl status Detil Surat Tugas id_detil ket_ram ket_hd ket_processor ket_monitor nama_part_lain ket_part_lain uraian_kerusakan penyelesaian qty status History id_history tgl nama_parts_lain ket_part_lain biaya_ram biaya_hd biaya_processor biaya_monitor biaya_part_lain uraian penyelesaian biaya_reparasi Analisa id_analisa tgl nilai_residu tarif_penyusutan sisa_nilai_aktiva total_ganti_parts total_reparasi total_cost total_benefit pv_cost pv_benefit ratio_cb Penyusutan tanggal aktiva nilai_residu tarif_penyusutan penyusutan_tiap_tahun akumulasi_terakhir nilai_akhir_aktiva Cost id_cost tahun service ganti_parts total_repair total_hari work_practices downtime intangible total_cost pv_cost tahun total_benefit pv_benefit_per_tahun Benefit id_benefit tahun total_repair decrease_cost job_satisfaction intangible_benefit total_benefit pv_benefit tahun total_cost total_cost_per_tahun Lap_Kerusakan id_laporan tanggal uraian_kerusakan status tanggal_selesai

ID_HISTORY = ID_HISTORY ID_MONITOR = ID_MONITOR ID_PROCESSOR = ID_PROCESSOR ID_HD = ID_HD ID_SURAT = ID_SURAT ID_SURAT = ID_SURAT MONITOR ID_MONITORvarchar(10) MEREK varchar(25) UKURAN varchar(10) ID_RAM = ID_RAM HISTORY_KOMPUTER ID_HISTORY varchar(10) TGL date ID_SURAT varchar(10) ID_KOMPUTER varchar(25) ID_MONITOR varchar(10) ID_PROCESSOR varchar(10) ID_HD varchar(10) ID_RAM varchar(10) ID_KARYAWAN varchar(10) ID_LAPORAN varchar(50) NAMA_PARTS_LAINvarchar(25) KET_PART_LAIN varchar(25) BIAYA_MONITOR integer BIAYA_PROCESSORinteger BIAYA_HD integer BIAYA_RAM integer BIAYA_PART_LAIN integer URAIAN varchar(25) PENYELESAIAN varchar(25) BIAYA_REPARASI decimal(18) SURAT_TUGAS ID_SURAT varchar(10) ID_KARYAWANvarchar(10) TGL date STATUS varchar(25) DETIL_SURAT_TUGAS ID_DETIL varchar(10) ID_KOMPUTER varchar(25) ID_SURAT varchar(10) KET_RAM varchar(25) KET_HD varchar(25) KET_PROCESSOR varchar(25) KET_MONITOR varchar(25) NAMA_PART_LAIN varchar(25) KET_PART_LAIN varchar(25) URAIAN_KERUSAKANvarchar(50) PENYELESAIAN varchar(25) QTY integer STATUS varchar(25) PROCESSOR ID_PROCESSOR varchar(10) FITUR_PROCESSORvarchar(25) ID_KOMPUTER = ID_KOMPUTER MODEL HARDDISK ID_HD = ID_HD ID_MODEL varchar(25) ID_HD varchar(10) MEREK varchar(25) UKURAN_HDvarchar(10) MODEL varchar(25) TIPE_RAM varchar(5) RAM KOMPUTER UKURAN_RAM varchar(10) ID_RAM varchar(10) ID_KOMPUTER varchar(25) UKURAN_HD varchar(10) ID_RAM = ID_RAM TIPE_RAM varchar(5) ID_RAM varchar(10) FITUR_PROCESSORvarchar(25) UKURAN_RAMvarchar(10) ID_HD varchar(10) MEREK_MONITOR varchar(25) ID_MODEL = ID_MODEL ID_PROCESSOR varchar(10) ID_KOMPUTER UKURAN_MONITORvarchar(10) ID_KOMPUTER = ID_MONITOR varchar(10) ID_MODEL varchar(25) ANALISA NILAI_AKTIVA integer LAP_KERUSAKAN MASSA_MANFAATinteger ID_KOMPUTER = ID_KOMPUTER ID_LAPORAN varchar(50) ID_ANALISA varchar(10) ID_KOMPUTER = ID_KOMPUTER TAHUN_BELI integer ID_KOMPUTER varchar(25) ID_KOMPUTER varchar(25) STATUS varchar(10) TANGGAL timestamp TGL date URAIAN_KERUSAKANvarchar(25) NILAI_RESIDU integer STATUS varchar(25) TARIF_PENYUSUTAN integer TANGGAL_SELESAI timestamp SISA_NILAI_AKTIVA integer ID_HISTORY varchar(5) TOTAL_GANTI_PARTSinteger ID_KOMPUTER = ID_KOMPUTER TOTAL_REPARASI integer TOTAL_COST integer TOTAL_BENEFIT integer PV_BENEFIT ID_KOMPUTER = ID_KOMPUTER PV_COST integer ID_KOMPUTER ID_LAPORAN ID_LAPORAN varchar(25) = PV_BENEFIT integer TAHUN varchar(50) RATIO_CB integer TOTAL_COST float TOTAL_COST_PER_TAHUNfloat ID_KARYAWAN = ID_KARYAWAN ID_ANALISA = ID_ANALISA ID_KARYAWAN = ID_KARYAWAN PENYUSUTAN ID_ANALISA varchar(5) ID_KOMPUTER varchar(25) TANGGAL timestamp AKTIVA float NILAI_RESIDU float TARIF_PENYUSUTAN float PENYUSUTAN_TIAP_TAHUNfloat AKUMULASI_TERAKHIR float NILAI_AKHIR_AKTIVA float ID_KOMPUTER = ID_KOMPUTER ID_KOMPUTER = ID_KOMPUTER ID_MONITOR = ID_MONITOR ID_PROCESSOR = ID_PROCESSOR HISTORY_KEPEMILIKAN ID_KEPEMILIKANvarchar(10) ID_KARYAWAN varchar(10) ID_KOMPUTER varchar(25) ID_KOMPUTER = ID_KOMPUTER STATUS varchar(10) TGL date ID_KOMPUTER = ID_KOMPUTER ID_KARYAWAN = ID_KARYAWAN KARYAWAN ID_KARYAWAN varchar(10) ID_RUANG varchar(10) NAMA_KARYAWANvarchar(25) ID_RUANG = ID_RUANG RUANG ID_RUANG varchar(10) NAMA_RUANGvarchar(25) BENEFIT ID_BENEFIT varchar(5) ID_KOMPUTER varchar(25) TAHUN varchar(50) TOTAL_REPAIR float DECREASE_COST float JOB_SATISFACTION float INTANGIBLE_BENEFITfloat TOTAL_BENEFIT float COST ID_COST varchar(5) ID_KOMPUTER varchar(25) TAHUN varchar(50) SERVICE float GANTI_PARTS float TOTAL_REPAIR float TOTAL_HARI float WORK_PRACTICESfloat DOWNTIME float INTANGIBLE float TOTAL_COST float PV_COST ID_KOMPUTER varchar(25) TAHUN varchar(50) TOTAL_BENEFIT float PV_BENEFIT_PER_TAHUNfloat

72 3.3.1 Struktur Database Sistem informasi perencanaan pengadaan komputer pada PT. PLN (Persero) Upj Ngagel mempunyai struktur database sebagai berikut: 1. Tabel Primary Key : Id_komputer Foreign Key : Id_ram, Id_hd, Id_processor, Id_monitor, Id_model Fungsi : Untuk menyimpan data komputer. Tabel 3.11 No Nama Field Tipe Data Size Deskripsi 1 Id_komputer Varchar 25 Id dari komputer 2 Id_ram Varchar 10 Id dari ram 3 Id_hd Varchar 10 Id dari harddisk 4 Id_processor Varchar 10 Id dari processor 5 Id_monitor Varchar 10 Id dari monitor 6 Id_model Varchar 25 Id dari model komputer 7 Nilai_aktiva Integer - Harga beli komputer 8 Massa_manfaat Integer - Umur dari komputer 9 Tahun_beli Integer - Tahun pembelian 10 Status Varchar 10 Kondisi komputer 2. Tabel Ram Primary Ke Foreign Key : - Fungsi : Id_ram : Untuk menyimpan data ram. Tabel 3.12 Ram No Nama Field Tipe Data Size Deskripsi 1 Id_ram Varchar 10 Id dari ram 2 Tipe_ram Varchar 25 Tipe model ram 3 Ukuran_ram Varchar 25 Ukuran dari ram

73 3. Tabel Harddisk Primary Key : Id_hd Foreign Key : - Fungsi : Untuk menyimpan data harddisk. Tabel 3.13 Harddisk No Nama Field Tipe Data Size Deskripsi 1 Id_hd Varchar 10 Id dari harddisk 2 Ukuran_hd Varchar 25 Kapasitas penyimpanan 4. Tabel Processor Primary Key : Id_processor Foreign Key : - Fungsi : Untuk menyimpan data processor. Tabel 3.14 Processor No Nama Field Tipe Data Size Deskripsi 1 Id_processor Varchar 10 Id dari processor 2 Fitur_processor Varchar 25 Nama processor 5. Tabel Monitor Primary Key : Id_monitor Foreign Key : - Fungsi : Untuk menyimpan data monitor. Tabel 3.15 Monitor No Nama Field Tipe Data Size Deskripsi 1 Id_monitor Varchar 25 Id dari monitor 2 Merek Varchar 20 Merek monitor 3 Ukuran Varchar 25 Ukuran layar monitor

74 6. Tabel Karyawan Primary Key : Id_karyawan Foreign Key : Id_ruang Fungsi : Untuk menyimpan data karyawan. Tabel 3.16 Karyawan No Nama Field Tipe Data Size Deskripsi 1 Id_karyawan Varchar 10 NIK karyawan 2 Id_ruang Varchar 10 Id_ruang 3 Nama_karyawan Varchar 25 Nama karyawan 7. Tabel Ruang Primary Key : Id_ruang Foreign Key : - Fungsi : Untuk menyimpan data ruang. Tabel 3.17 Ruang No Nama Field Tipe Data Size Deskripsi 1 Id_ruang Varchar 10 Id ruangan 2 Nama_ruang Varchar 25 Nama ruang 8. Tabel Model Primary Key : Id_model Foreign Key : - Fungsi : Untuk menyimpan data model komputer. Tabel 3.18 Model No Nama Field Tipe Data Size Deskripsi 1 Id_model Varchar 25 Id model 2 Merek Varchar 25 Merek CPU komputer 3 Model Varchar 25 Nama model CPU 4 Tipe_ram Varchar 25 Tipe model ram

75 No Nama Field Tipe Data Size Deskripsi 5 Ukuran_ram Varchar 25 Ukuran dari ram 6 Ukuran_hd Varchar 25 Kapasitas penyimpanan 7 Fitur_processor Varchar 25 Nama processor 8 Merek_monitor Varchar 25 Merek monior 9 Ukuran_monitor Varchar 25 Ukuran layar monitor 9. Tabel History_Kepemilikan Primary Key : id_kepemilikan Foreign Key : Id_karyawan, Id_komputer Fungsi : Untuk menyimpan data history dari kepemilikan komputer. Tabel 3.19 Kepemilikan_ No Nama Field Tipe Data Size Deskripsi 1 Id_kepemilikan Varchar 10 Id kepemilikan komputer 2 Id_karyawan Varchar 10 Penaggung jawab komputer 3 Id_komputer Varchar 25 Id komputer 4 Status Varchar 10 Status kondisi komputer 5 Tgl Date - Tanggal history 10. Tabel Surat_Tugas Primary Key : Id_surat Foreign Key : Id_karyawan Fungsi : Untuk menyimpan data surat tugas penggantian parts Tabel 3.20 Surat_Tugas No Nama Field Tipe Data Size Deskripsi 1 Id_surat Varchar 10 Id surat tugas 2 Id_karyawan Varchar 10 Teknisi yang menangani 3 Tgl Date - Tanggal pembuatan surat 4 Status Varchar 25 Disetujui, Belum Disetujui, Closed 11. Tabel Detil_Surat_Tugas Primary Key : Id_detil

76 Foreign Key : Id_komputer, Id_surat Fungsi : Untuk menyimpan detil dari surat tugas. Tabel 3.21 Detil_Surat_Tugas No Nama Field Tipe Data Size Deskripsi 1 Id_detil Integer - Id detil surat tugas 2 Id_komputer Varchar 25 Id_komputer yang rusak 3 Id_surat Varchar 10 Id surat tugas 4 Ket_ram Varchar 25 Spesifikasi ram 5 Ket_hd Varchar 25 Ukuran hd 6 Ket_processor Varchar 25 Spesifikasi processor 7 Ket_monitor Varchar 25 Ukuran monitor 8 Nama_part_lain Varcahar 25 Jenis part lain 9 Ket_part_lain Varchar 25 Spesifikasi part lain 10 Uraian_kerusakan Varchar 25 Uraian kerusakan part 11 Penyelesaian Varchar 25 Deskripsi penyelesaian 12 Qty Integer - Jumlah kerusakan 13 Status Varchar 25 Disetujui, Belum Disetujui, Closed 12. Tabel History_ Primary Key : Id_history Foreign Key : Id_komputer, Id_monitor, Id_processor, Id_hd, Id_ram, Fungsi Id_karyawan : Untuk menyimpan histori transaksi perawatan komputer. Tabel 3.22 History_ No Nama Field Tipe Data Size Deskripsi 1 Id_history Varchar 10 Id history 2 Tgl Date - Tanggal perawatan 3 Id_surat Varchar 10 Id surat tugas 4 Id_komputer Varchar % Id komputer 5 Id_monitor Varchar 25 Id monitor 6 Id_processor Varchar 10 Id processor 7 Id_hd Varchar 10 Id harddisk 8 Id_ram Varchar 10 Id ram 9 Id_karyawan Varchar 10 Identitas petugas 10 Id_Laporan Varchar 50 Id pelaporan kerusakan 11 Nama_parts_lain Varchar 25 Jenis part lain

77 No Nama Field Tipe Data Size Deskripsi 12 Ket_part_lain Varchar 25 Spesifkasi part lain 13 Biaya_monitor Decimal 18,0 Biaya pembelian monitor 14 Biaya_processor Decimal 18,0 Biaya pembelian processor 15 Biaya_hd Decimal 18,0 Biaya pembelian hd 16 Biaya_ram Decimal 18,0 Biaya pembelian ram 17 Biaya_part_lain Decimal 18,0 Biaya pembelian part lain 18 Uraian Varchar 50 Uraian kerusakan part 19 Penyelesaian Varchar 25 Deskripsi penyelesaian 20 Biaya_reparasi Decimal 18,0 Biaya reparasi komputer 13. Tabel Analisa Primary Key : Id_analisa Foreign Key : Id_komputer Fungsi :Untuk menyimpan hasil analisa perencanaan pengadaan komputer. Tabel 3.23 Analisa No Nama Field Tipe Data Size Deskripsi 1 Id_analisa Varchar 5 Id analisa 2 Id_komputer Varchar 25 Id komputer 3 Tgl Date - Tanggal terakhir analisa 4 Nilai_residu Float - Batas nilai akhir aktiva 5 Tarif_penyusutan Float - Presentase biaya penyusutan tiap tahun 6 Sisa_nilai_aktiva Float - Nilai sisa aktiva terbaru 7 Total_ganti_parts Float - Total penggantian part 8 Total_reparasi Float - Total reparasi komputer 9 Total_cost Float - Total biaya 10 Total_benefit Float - Total keuntungan 11 PV_cost Float - Present Value kerugian 12 PV_benefit Float - Present Value keuntungan 13 Ratio_BC Float - Rasio keuntungan kerugian 14. Tabel Benefit Primary Key : Id_benefit

78 Foreign Key : - Fungsi : Untuk menyimpan benefit dari komputer Tabel 3.24 Benefit No Nama Field Tipe Data Size Deskripsi 1 Id_benefit Varchar 5 Id benefit 2 Id_komputer Varchar 25 Id komputer 3 Tahun Date - Tahun perhitungan 4 Total_repair Float - Total kerusakan 5 Decrease_cost Float - Penurunan biaya 6 Job_satisfaction Float - Kepuasan kerja komputer 7 Intangible_benefit Float - Keuntungan tidak nyata 8 Total_benefit Float - Total keuntungan 15. Tabel Cost Primary Key : Id_Cost Foreign Key : - Fungsi : Untuk menyimpan cost dari komputer Tabel 3.25 Cost No Nama Field Tipe Data Size Deskripsi 1 Id_cost Varchar 5 Id cost 2 Id_komputer Varchar 25 Id komputer 3 Tahun Varchar 4 Tahun perhitungan 4 Service Float - Biaya service 5 Ganti_parts Float - Biaya ganti parts 6 Total_repair Float - Total reparasi komputer 7 Total_hari Float - Total hari komputer direparasi 8 Work_practices Float - Kerugian pemakaian 9 Down_time Float - Kerugian waktu istirahat 10 Intangible Float - Kerugian tidak nyata 11 Total_cost Float - Total kerugian 16. Tabel Penyusutan Primary Key : - Foreign Key : Id_Analisa, Id_komputer

79 Fungsi : Untuk menyimpan penyusutan komputer Tabel 3.26 Penyusutan No Nama Field Tipe Data Size Deskripsi 1 Id_analisa Varchar 5 Id analisa 2 Id_komputer Varchar 25 Id komputer 3 Tanggal Date - Tanggal perhitungan 4 Aktiva Float - Harga beli komputer 5 Nilai_residu Float - Batas nilai akhir aktiva 6 Tarif_penyusutan Float - Presentase biaya penyusutan tiap tahun 7 Penyusutan_tiap_tahun Float - Biaya penyusutan tiap tahun 8 Akumulasi_terakhir Float - Akumulasi penyusutan 9 Nilai_akhir_aktiva Float - Nila akhir komputer 17. Tabel PV_Benefit Primary Key : - Foreign Key : Id_ Fungsi : Untuk menyimpan perhitungan present value benefit komputer per tahun Tabel 3.27 PV_Benefit No Nama Field Tipe Data Size Deskripsi 1 Tahun Varchar 5 Tahun perhitungan 2 Id_komputer Varchar 25 Id komputer 3 Total_benefit Float - Total benefit komputer 4 Pv_benefit_per_tahun Float - PV benefit komputer 18. Tabel PV_Cost Primary Key : - Foreign Key : Id_ Fungsi : Untuk menyimpan perhitungan present value cost komputer per tahun

80 Tabel 3.28 PV_Cost No Nama Field Tipe Data Size Deskripsi 1 Tahun Varchar 5 Tahun perhitungan 2 Id_komputer Varchar 25 Id 3 Total_cost Float - Total cost komputer 4 Pv_cost_per_tahun Float - PV cost komputer 19. Tabel Lap_Kerusakan Primary Key : Id_Laporan Foreign Key :Id_ Fungsi : Untuk menyimpann data pelaporan kerusakan komputer Tabel 3.29 Lap_Kerusakan No Nama Field Tipe Data Size Deskripsi 1 Id_Laporan Varchar 50 Id pelaporan kerusakan 2 Id_komputer Varchar 25 Id 3 Tanggal Datetime - Tanggal pelaporan kerusakan 4 Uraian_kerusakan Varchar 25 Uraian kerusakan komputer 5 Status Varchar 25 Status penanganan pelaporan karyawan 6 Tanggal_selesai Datetime - Tanggal pelaporan selesai diperiksa teknisi 3.3.2 Desain Input Output Pada tahap ini dilakukan perancangan input output untuk berinteraksi antara user dengan sistem. 1. Desain Master Model Desain input master model merupakan menu yang digunakan untuk memasukkan data spesifikasi komputer baru, sebelum mengiputkan komputer. Form ini bertujuan untuk mempermudah memasukkan data komputer dengan spesikasi yang sama dalam jumlah yang banyak. Desain input master model dapat dilihat pada Gambar 3.22.

81 2. Desain Penyimpanan Data Gambar 3.22 Desain Input Master Model Form ini digunakan untuk memasukkan data komputer yang ada di PT. PLN (Persero) Upj Ngagel. Form penyimpanan data komputer ini berisi spesifikasi komputer, nilai kativa, massa manfaat dan tahun pembelian. Desain input donatur dapat digambarkan pada Gambar 3.23.

82 Penyimpanan Model :... ID : ID Monitor : Merek Monitor : Ukuran Monitor : Kapasitas Harddisk : Tipe Ram : Ukuran Ram : Processor : Nilai Aktiva : Massa Manfaat : Tahun Beli : Save Cancel Generate ID Gambar 3.23 Desain Penyimpanan Data 3. Desain Kepemilikan Form ini digunakan untuk memasukkan data kepemilikan komputer karyawan. Form kepemilikan komputer berisi data komputer beserta spesifikasinya dan data karyawan beserta ruangannya. Desain kepemilikan komputer dapat digambarkan pada Gambar 3.24.

83 4. Desain Penghapusan Gambar 3.24 Desain Kepemilikan Form penghapusan komputer merupakan menu yang digunakan untuk melakukan proses perubahan status komputer yang sebelumnya aktif menjadi non-aktif. Form penghapusan komputer berisi data komputer beserta spesifikasinya. Desain penghapusan komputer dapat dilihat pada Gambar 3.25.

P e n gh a p u sa n K o m p u te r K o m p u te r :... P e m ilik K o m p u te r : R u a n g : T ip e R a m : U ku ra n R a m : P ro ce sso r : ID M o n ito r : M e re k M o n ito r : U ku ra n M o n ito r : S a ve C a n ce l

Pergantian User Tanggal : Tanggal :... Karyawan Lama : NIK : Tipe Ram : Ukuran Ram : Harddisk : Processor : Merek Monitor : Ukuran Monitor : Karyawan Baru : NIK : Save Cancel...

Pelaporan Kerusakan Input Data Laporan Daftar kerusakan Id_Laporan: ID_ Tanggal Uraian Kerusakan Status Tgl : Id_ : Uraian Kerusakan: Sudah Ditangani : 08 June 2012 Enter More Text Save Cancel Refresh Cetak Daftar Kerusakan Pilih

Permohonan Surat Tugas ID Surat Tugas : Tanggal : 08 June 2012 Nama Karyawan :... NIK : ID Detil : ID :... Uraian Kerusakan : Penyelesaian : RAM Harddisk Processor Monitor Lainnya Enter More Text Keterangan Parts Keterangan Parts Keterangan Parts Keterangan Parts Nama Part Ganti Part / Ganti CPU Keterangan Part ID Surat ID Detil ID RAM HD Processor Save Cancel Cetak Surat Tugas

Persetujuan Surat Tugas Daftar Surat Tugas Belum Disetujui Analisa Id_ : Perkiraan Biaya Beli Baru ID_Surat ID_ Spesifikasi Uraian Kerusakan Id_Surat Tugas : Item yang rusak : Perkiraan Biaya Beli Part Uraian Kerusakan : Enter More Text Double Click Proses Persetujuan Tahun Beli : Penggantian Parts Nilai komputer saat ini : Saran dari Sistem : Penyelesaian : Decrease Cost Job Satisfaction Alasan : Workpractices Downtime Save Cancel Refresh Penggantian

Perbaikan ID : Tanggal : 08 June 2012 Data Reparasi Data Ganti Spare Part Ganti Monitor Ganti CPU ID_ : Petugas Teknisi : Item yang rusak : Uraian Kerusakan : Save RAM Harddisk Processor Monitor Part Lain Enter More Text Nama Part Cancel...

Perbaikan Data Reparasi RAM Data Ganti Spare Part ID Ram Lama : Diganti dengan Tipe : Ukuran : Biaya : ID : Tanggal : 08 June 2012 Ganti Monitor ID_Surat : ID_ : Petugas teknisi : Uraian Kerusakan : Processor ID Ram Lama : Diganti dengan Merek : Biaya : Ganti CPU Save Enter More Text Harddisk ID Ram Lama : Diganti dengan Ukuran : Biaya : Cancel Pilih Surat Tugas Part Lain ID Ram Lama : Diganti dengan Jenis Part : Keterangan : Biaya :

Perbaikan Data Reparasi Data Ganti Spare Part ID : Tanggal : 08 June 2012 Ganti Monitor ID_Surat : ID_ : Petugas Teknisi : Uraian Kerusakan : Monitor Save Ganti CPU Enter More Text ID Monitor Lama : Diganti dengan Merek : Id Monitor Baru : Ukuran : Biaya : Cancel Cetak Label Pilih Surat Tugas Generate ID

Perbaikan Data Reparasi Data Ganti Spare Part Spesifikasi CPU Baru Non Aktifkan ID : ID_ Lama : Petugas Teknisi : Uraian Kerusakan : Tanggal : 08 June 2012 Ganti Monitor ID_Surat : Monitor : Merek : Model : Tipe Ram : Ukuran Ram : Ukuran Harddisk : Processor : Nilai Aktiva Baru : Massa Manfaat Baru : Tahun Pembelian : Ganti CPU Membuat Baru Enter More Text Perbarui History Kepemilikan Pilih Surat Tugas Pilih Merek Buat Model Baru Cancel

Penyusutan Nilai Residu : Hitung Refresh Data Tanggal Hari ini : Tanggal ID_ Pengguna Nilai_Aktiva Massa_Manfaat Tahun_Pengadaan Sisa_Nilai_Aktiva Nilai_Residu Double Click

Detil Penyusutan ID : Fitur Ram : Fitur Harddisk : Fitur Processor : Fitur Monitor : Tahun : Massa Manfaat : Nilai Residu : Tahun Tahun Nilai_Aktiva Biaya Penyusutan Akumulasi Penyusutan Nilai Akhir Aktiva Tutup Detil Penyusutan